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Professionelles Travel Management

Stephan Zürcher, Travel Management-

Peter Springer, Leiter Geschäftsreisen,

Beratungen, Inhaber & Geschäftsführer

Tarif- & Geschäftsreise-Spezialist

Lieber Business-Traveller, ist Travel-Management mit Kostenoptimierung für Sie ein Thema? Dann sollten wir uns kennen lernen. Wir von travelXperts ag sind spezialisiert auf Dienstleistungen für Geschäftsreisende. Nutzen Sie unsere persönliche, kompetente, exakt auf Ihren Bedarf ausgerichtete Beratung von ausgewiesenen Travel Management Spezialisten, die sich im dauernd verändernden Business-Travel Umfeld auskennen und zu behaupten wissen. Entsprechend Ihrer Situation erhalten Sie unseren Service entweder als Beratung Ihres eigenen Travel-Managers in Zeit-Miete oder als Mandat – Sie wählen die passende Variante. Modernes Travel Management deckt nebst den klassischen Reisedienstleistungen (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn etc.) auch das Programm-Management der vorund nachgelagerten Prozesse ab. Diese sollen, wenn immer möglich von geeigneten IT-Tools durchgängig und ohne Prozessbruch aufgesetzt werden:

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Vor der Reise Erstklassige Reiseberatung, Reisehinweise /-Warnungen, elektronische Reisebewilligungsverfahren, preis- und kostenbewusste Reisebuchungen (kreatives Ticketing), Unterstützung bei der Einhaltung von Reiserichtlinien, Effizienter Visa-Dienst, «pre-trip» Reporting etc. Während der Reise Unterstützung bei Reiseänderungen rund um die Uhr. Reisewarnungen und Sicherheit auf Reisen, Hilfestellung bei Notsituationen: weltweite «traveller localisation», Reiseversicherung. Effiziente und «smarte» Zahlungsmöglichkeiten für Reiseleistungen unterwegs (z. B. sog. «walking cards») etc. Nach der Reise Übersichtliches und zeitnahes, papierloses Abrechnungssystem, umfassende Reportings nach vielen erdenklichen Kriterien z. B. Aufzeigen von sog. «lost opportunities», Analyse des Buchungs- und/oder Umbuchungsverhaltens etc. Keyaccount-, Operation-, Travel- & Programmmanagement «alles aus einer Hand», als Standard oder massgeschneidert, z. B. • Auswertung von Reports mit anschliessenden Optimierungsvorschlägen. Ausarbeiten von Grundlagen zur Beschaffungsoptimierung bei Leistungsträgern wie Airlines, Hotels, Mietwagen etc., Vorschläge zur Prozessoptimierung mittels geeigneter IT-Tools • sämtliche Travel- und Entertainment-Kosten aus einer einzigen Datenquelle (z. B. SAP TM-Tool)

Rolf Saladin, Tarif- & Geschäftsreise-Spezialist

• Unterstützung und Beratung mit fachspezifi schem Knowhow bei Einkauf und Verhandlungen mit Leistungsträgern (Rahmenabkommen mit Airlines, Hotels, Mietwagen etc.) • Unterstützung im Risiko-Management (Risiko und Sicherheit auf Reisen) • Messung der Kundenzufriedenheit etc. Ein konkretes Beispiel von TravelManagement: Ein KMU das aufgrund seines kleineren bis mittleren Geschäftsreisevolumens keinen eigenen Travel-Manager beschäftigen will, mietet uns auf Zeit. Die Optimierungsmöglichkeiten werden mit dem Kunden zusammen defi niert. Dann wird ein z. B. 5 – 7 Punkte-Programm ausgearbeitet, die erkannten Schwachpunkte werden herausgefiltert. Mit geeigneten IT-Tools (Programm-Management) wird, immer noch orientiert am ausgearbeiteten 5 – 7 Punkte-Programm, der gesamte Travel Management Prozess auf eine gesunde Basis gebracht, z. B. gemeinsame Erarbeitung bzw. Überarbeitung des existierenden Reisereglements der Firma. Einführung eines Reisebewilligungsverfahrens. Einführung von geeigneten Abrechnungstools, um die Kosten sowohl des Reisebüros als auch anfallender Ausgaben unterwegs mittels Kreditkarten oder Barauslagen zusammenzuführen, damit die gesamte Breite der Travel& Entertainment-Kosten für den CFO aus einer einzigen Datenquelle ersichtlich ist. Datenauswertungen der gebuchten und abgefl ogenen Reiserouten, Einführung von geeigneten «IT-Begleit-Tools» zur Sicherheit von Firmenreisenden auf ihrer Dienstreise.

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