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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS DEL ECUADOR Manual de Ofimática Manual General

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ÍNDICE

OWA (OUTLOOK WEB ACCESS) CORREO ELECTRÓNICO 1.- NAVEGACIÓN BÁSICA.........................................................................

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1.1.- Barra de menú de OWA ……………………………………………...

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2.- LEYENDO CORREO Y NAVEGANDO EN LA BANDEJA DE ENTRADA ………………………………………………………….

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3.- LEER MENSAJES.……………………………………………………..

140

4.- ESCRIBIR Y ENVIAR MENSAJES.………………………………….

140

4.1.- Mensajes nuevos ..……………………………………………………. 4.2.- Archivos adjuntos.……………………………………………………. 4.3.- Opciones de mensaje.………………………………………………… 4.4.- Responder y reenviar mensajes existentes.………………………….

140 142 142 144

5.- ELEMENTOS ELIMINADOS ………………………………………..

144

6.- CALENDARIO Y CITAS………………………………………………

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6.1.- Vista del Calendario………………………………………………….. 6.2.- Concertar Nuevas Citas……………………………………………… 6.3.- Asistentes de la Invitación……………………………………………. 6.4.- Frecuencia…………………………………………………………......

145 146 147 148

7.- CONTACTOS……………………………………………………………

148

8.- TAREAS………………………………………………………………….

150

9.- OPCIONES………………………………………………………………

151

9.1.- Configuración Regional……………………………………………….

151

9.2.- Mensajería…………………………………………………………...... 9.2.1.- Opciones del mensaje………………………………………………. 9.2.2.- Firma de correo electrónico…………………………………………

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9.2.3.- Formato de mensaje…………………………………………………

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9.2.4.- Opciones de seguimiento de mensaje………………………………. 9.2.5.- Opciones del panel de lectura……………………………………….

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9.3.- Ortografía………………………………………………………………

154

9.4.- Opciones del Calendario……………………………………………… 9.4.1.- Opciones del Calendario……………………………………………. 9.4.2.- Semana laboral del Calendario…………………………………….. 9.4.3.- Opciones de aviso…………………………………………………… 9.4.4.- Procesamiento automático del calendario…………………………

154 154 154 155 155

9.5.- Asistente para fuera de la oficina…………………………………….

155

9.6.- Reglas…………………………………………………………………..

156

9.7.- Cambiar contraseña……………………………………………………

157

9.8.- Configuración general…………………………………………………

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9.9.- Elementos eliminados…………………………………………………

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10.- SALIENDO DEL SISTEMA………………………………………….

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INGRESO AL OWA (Outlook Web Access) Para ingresar al OWA o correo electrónico, abrir el Internet Explorer y digitar la siguiente dirección: http://www.minjusticia-ddhh.gov.ec y dar enter. Le aparece la página web del Ministerio de Justicia, dar un clic sobre la opción que dice Intranet y Aplicaciones que se encuentra en el menú del lado izquierdo, le aparece una subopción que dice Correo Electrónico.

Figura No.1 Dar un clic sobre Correo Electrónico, le aparece la siguiente pantalla:

Figura No.2

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En usuario digitar el nombre de su usuario, el cual se compone de su primer apellido y la inicial de su primer nombre. Ejemplo: William Panchi, el usuario sería: panchiw; y la clave para ingresar es: Usuario2008, hasta que cada usuario la cambie. Dar un clic en el botón Aceptar. Un vez que se haya valida el usuario y la clave en el servidor, le aparece la pantalla de su respectivo correo. 1.- NAVEGACIÓN BASICA La primera pantalla que usted verá una vez haya iniciado sesión en OWA será su Bandeja de entrada. Usted verá el menú en la parte inferior e izquierda de la pantalla y una pequeña barra de herramientas en la parte de superior de su bandeja de entrada.

Figura No.3 Todas las opciones de OWA pueden ser accedidas desde una de dos áreas. La barra de menú en la parte izquierda de la pantalla, la cual será la misma sin importar la característica que este usando y la Barra de herramientas específica de la característica que este usando (Calendario, Bandeja de entrada, Contactos, etc.). 1.1.- Barra de menú de OWA La barra de menú de OWA ubicada en la parte izquierda de la pantalla, le dará un acceso directo a todas las características y funcionalidades de OWA.

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El botón a la derecha de las Carpetas permite ocultar la vista de carpetas haciendo clic en el botón Flechas a la izquierda:

.

Cuando se hace clic sobre este botón el Panel de carpetas mostrara un espacio. Los accesos directos en la parte inferior del menú se pueden mostrar como pequeños botones haciendo clic en la zona de puntitos.

Los accesos directos se mostrarán así:

Haga clic en la zona de puntitos nuevamente para que los accesos directos puedan volver a la vista de íconos grandes. Figura No.4 2.- LEYENDO CORREO Y NAVEGANDO EN LA BANDEJA DE ENTRADA La Bandeja de entrada del OWA es similar a la Bandeja de entrada del Outlook. Por defecto los mensajes de correo se muestran en orden de fecha, con los mensajes más recientes en la parte de arriba de la lista. Usted puede ordenarlos por cualquiera de los campos en su Bandeja de entrada simplemente haciendo clic en la opción que dice Organizar por: que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

Figura No.5

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Adicionalmente, la Bandeja de entrada tiene otros botones que son usados para administrar su Correo.

Figura No.6 Nuevo: Al dar un clic en la fecha hacia abajo que está junto a la palabra nuevo en la parte superior, tiene varias opciones para crear: un nuevo correo, una nueva cita, convocatoria, contacto, tarea, etc, como se muestra a continuación:

Figura No.7 Panel de vista previa Esta opción dividirá su bandeja de entrada en dos partes. La parte superior/izquierda mostrará la lista de los mensajes, y la parte inferior/derecha mostrará el contenido del mensaje seleccionado. Haga clic en la flecha a la derecha del botón Panel de vista previa para seleccionar donde quiere se que vea el panel. Adicionalmente la barra de herramientas de la bandeja de entrada permite seleccionar diferentes vistas. Haga clic en la lista despegable que aparece junto al botón de bandeja de entrada para ver las diferentes vistas de la Bandeja de entrada. Comprobar mensajes. OWA busca mensajes de correo nuevos en el servidor cada 4 minutos. Si usted quiere chequearlos manualmente haga clic en este botón. Mover o copiar Este botón moverá los mensajes seleccionados a la carpeta que usted seleccione. Borrar. Este botón borrará los ítems seleccionados de su Bandeja de entrada.

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Buscar Este botón abrirá una ventana de búsqueda que le permitirá buscar un texto específico dentro de todos sus mensajes. Dentro de una carpeta en específico, en subcarpetas.

Figura No.8 Responder Este botón sirve para responder el mail sobre el cual este ubicado. Responde personas

r a todos Este botón sirve para responder al mail a todos las que le enviaron dicho mail.

3.- LEER MENSAJES Para leer el mensaje que esta en su bandeja de entrada haga doble clic en el mensaje que desea leer. El mensaje se abrirá en una nueva ventana. Cuando termine de leer el mensaje ciérrelo haciendo clic en la X en la parte superior derecha de la ventana, o también puede usar los botones para responder, responder a todos, reenviar, imprimir, mover a una carpeta, o borrarlo. Los mensajes con archivos adjuntos se mostrarán con un ícono de un clip en la bandeja de entrada. Para ver los archivos adjuntos haga clic derecho en él y seleccione Guardar destino como.

Figura No.9 4.- ESCRIBIR Y ENVIAR MENSAJES 4.1.- Mensajes nuevos

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Para crear un Nuevo mensaje de correo electrónico, tiene en la parte superior la opción que dice Nuevo, haga clic en el botón Nuevo en la vista de la bandeja de entrada.

Aparece la siguiente pantalla:

Figura No.10 Si desea enviar un correo externo, escriba directamente en Para: la dirección de correo, si es un correo para alguna persona del Ministerio, dé un clic en Para: le aparece una lista ordenada alfabéticamente de todas las personas que trabajan en el Ministerio, puede buscar por el apellido de la persona que desea enviar el correo, dar doble clic sobre el nombre, aparecerá en la parte inferior donde dice Para-> , dar un clic en el botón Aceptar cuando ya haya seleccionado la persona o las personas para quienes desea enviar el correo.

Figura No.11

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Figura No.12 Escribir el Asunto y el mensaje, y dar un clic en el botón Enviar. 4.2.- Archivos adjuntos Si desea adjuntar un documento o cualquier archivo al e-mail que esta enviando haga clic en el ícono del Clip en la barra de herramientas, abrirá una ventana de archivos adjuntos.

Figura No.13 1. Haga clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo que desea adjuntar. Desde el cuadro de dialogo que aparece seleccione el archivo deseado y haga clic en Aceptar. 2. Haga clic en Adjuntar. Deberá esperar hasta que el nombre del archivo aparezca en el campo Archivos adjuntos actuales. 3. Haga clic en Cerrar para continuar. 4.3.- Opciones de mensaje Cuando se escribe un mensaje se presentan varias opciones. Formato de texto.

Figura No.14

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Usted puede cambiar varios aspectos de la letra y párrafo seleccionándolos de las opciones en la parte superior de la pantalla. Puede cambiar el tipo, color, tamaño, resaltado, alineación y agregar numeración y viñetas. Se tiene también otra barra de herramientas con varias opciones:

Figura No.15 Este icono sirve para enviar el correo al destinatario seleccionado. Cuando el correo este completo y correctamente direccionado haga clic en el botón Enviar para enviar el mensaje. Si aun no desea enviar el mensaje, haga clic en el botón Guardar. Esto guardará el correo en la carpeta Borradores. Este icono sirve para adjuntar un archivo. Con este icono usted puede ir a la Libreta de Direcciones, si desea incluir a algún destinatario más. Importancia Alta/Baja

Para marcar un mensaje con el indicador de importancia Alta o indicador de Baja importancia haga clic en el botón correspondiente en la barra de herramientas de mensajes. Ortografía Dar clic en la fecha para abajo, se abre esta pantalla del corrector ortográfico deberá seleccionar el idioma a revisar.

Figura No.16 Más opciones de mensaje.

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Haga clic el botón Opciones para mostrar más opciones. Usted puede usar las opciones de seguimiento para recibir una notificación cuando el e-mail sea recibido y/o leído (o borrado sin ser leído) por el destinatario.

Figura No.17 4.4.- Responder y reenviar mensajes existentes Responder y reenviar mensajes existentes se puede realizar de dos formas. Desde la bandeja de entrada seleccione el mensaje que desea responder o reenviar y haga clic en el botón apropiado de la barra de herramientas de la bandeja de entrada.

Figura No.18 Notas: •

• •

Si usted selecciona Responder a todos su mensaje de respuesta se enviará a quien lo envía y a todos los destinatarios, es decir que si usted va a responder a un mensaje que originalmente fue enviado a una lista de distribución la respuesta llegara a todos los miembros de la lista de distribución. Si usted selecciona Reenviar, cualquier archive adjunto al mensaje original se enviará al nuevo destinatario. Si usted selecciona Responder o Responder a todos, los archivos adjuntos no serán enviados.

5.- ELEMENTOS ELIMINADOS Cuando elimina elementos desde Bandeja de entrada, estos son movidos en la carpeta Elementos Eliminados o Deleted Items. Los elementos borrados desde su Calendario, Tareas y Contactos también terminan en la carpeta Elementos Eliminados.

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Los elementos en la carpeta Elementos Eliminados no son removidos de OWA (y del servidor de Correo) hasta que vacíe la carpeta Elementos Eliminados. Para hacer eso puede hacer clic derecho sobre la carpeta Elementos Eliminados - Vaciar Elementos Eliminados.

Figura No.19 6.- CALENDARIO Y CITAS 6.1.- Vista del Calendario La vista por defecto del calendario es el día actual con una pequeña vista del mes actual en el lado izquierdo de la pantalla.

Figura No.20

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Para cambiar la vista del calendario los botones de la barra de herramientas en la parte superior del calendario:

Figura No.21 Muestra un día a la vez (Este es el predeterminado). Muestra una semana laboral (lunes a viernes) a la vez. Muestra una semana (domingo – Sábado) a la vez. Muestra un mes completo. 6.2.- Concertar Nuevas Citas Hay dos formas de crear nuevas citas en su calendario. Mientras ve el calendario puede dar clic en el botón Nuevo el la barra de herramientas del calendario, o puede simplemente hacer doble clic en el espacio correspondiente a la hora de inicio de la reunión. Cuando hace doble clic una venta en blanco de Cita aparecerá.

Figura No.22 Llene en el Asunto, la ubicación (si es necesario) y las horas y fechas apropiadas de inicio y fin. Si la cita es una reunión o un viaje que durará varios días, ponga una marca en el checkbox Todo el día. Si desea hacer un recordatorio de la reunión, ponga un a marca en el cuadro Aviso y escoja cuando le gustaría que le recordara. Por defecto es 15 minutos antes de la reunión. Copyright © 2008 Unidad de Tecnología - Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Reservados todos los derechos. Sep 2008

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Puede marcar en su calendario diferentes colores dependiendo del tipo de reunión. Ejemplo: Ocupado marcará su calendario en azul oscuro. Fuera de la Oficina marcará su calendario en púrpura Provisional marcará su calendario en azul claro Libre marcará su calendario en verde. Esta opción en útil si precisamente se está dando en recordatorio (por ejemplo para un cumpleaños) que no tiene que atender realmente.

Figura No.23 6.3.- Asistentes de la Invitación Si está celebrando una reunión que le gustaría que otras personas atendieran, haga clic en el botón Invitar a los asistentes en la parte superior de la ventana de citas. Esto adicionará tres líneas en la parte superior de su cita: Requerido, Opcional y Recursos

Figura No.24

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En esos tres campos ingrese la dirección Correo apropiada, o haga clic en los botones para mostrar la libreta de direcciones. Cuando haya ingresado toda la información requerida, haga clic en Enviar. Esto enviará la petición de reunión a las personas listadas. Estas personas enviarán un Correo confirmando si atenderán o no a la reunión.

6.4.- Frecuencia Si programa una reunión que sucede en un horario regular, o un acontecimiento anual como un cumpleaños, haga clic en el botón Periodicidad en la barra de herramientas de Citas para configurar la información de Periodicidad.

Figura No.25 Elija cómo debe repetirse la cita, y en qué día. Después, elija las fechas de comienzo y final para la repetición. Por ejemplo: Si tiene una cita cada 2 semanas el jueves. Tiene en total 12 citas. Debe escoger lo siguiente: Frecuencia: Semanal Repetir cada 2 semanas el jueves Finalizar después de 10 repeticiones 7.- CONTACTOS Los contactos son muy fáciles de crear y administrar en OWA.

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Figura No.26 Para crear un contacto nuevo, haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de Contactos. La ventana de contactos aparecerá.

Figura No.27

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Llene la información relevante y haga clic en Guardar y Cerrar para terminar. 8.- TAREAS La interfaz de tareas de OWA permite crear tareas y configurar fechas y recordatorios.

Figura No.28 Para crear una tarea nueva tareas haga clic en el botón Nuevo de la ventana principal del panel de tareas.

Puede llenar el encabezado de la tarea con la información deseada, también puede hacer seguimiento de la tarea actualizando el campo % Completado según sea necesario.

Figura No.29

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En el espacio en blanco que aparece bajo el encabezado, puede escribir información adicional relacionada con la tarea. Cuando haga clic en el botón Guardar y Cerrar la tarea se agregara a la lista de tareas en la ventana principal. 9.- OPCIONES Para acceder a la ventana de opciones de OWA Haga clic en el botón Opciones en la barra de accesos de herramientas que está en la parte superior derecha de la pantalla.

OWA tiene varias opciones para personalizar la apariencia de la aplicación. La ventana de opciones es más grande que su pantalla, por lo que deberá usar las barras de desplazamiento para ver la ventana completa. 9.1.- Configuración Regional La configuración de idioma y zona horaria deben estar acordes al país donde vive, no cambie los valores que están por omisión (recomendado). El formato de la fecha y hora puede cambiarlos si así lo desea. Nota.- Si el idioma en que aparece todo en su correo está en Inglés es necesario cambiarlo en estas opciones para ponerlo en Español.

Figura No.30

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9.2.- Mensajería 9.2.1.- Opciones del mensaje: Tienes varias opciones como por ejemplo: cuántos mensajes por página desea que se muestre, mostrar una notificación al recibir un nuevo mensaje, etc. usted las puede cambiar si desea.

Figura No.31 9.2.2.- Firma de correo electrónico: Usted puede incluir una firma la misma que estará al pie de cada mensaje de correo que usted envíe, sin la necesidad de tener que escribir en cada mensaje, escriba los datos y marque la casilla que dice: Incluir automáticamente mi firma en los mensajes salientes. Ejemplo:

Figura No.32 9.2.3.- Formato de mensaje: Hay 2 tipos de formatos para enviar mensajes: 1.- HTML, con este formato usted puede cambiar el tipo de letra, tamaño, color, poner viñetas, numeración, etc, mediante la barra de herramientas que le aparece al escribir un correo nuevo. 2.- Texto sin formato, con este formato usted no puede elegir ninguno de los formatos escritos anteriormente e incluso no le aparece la barra de herramientas al escribir un correo nuevo. Adicionalmente se puede cambiar el tipo y el tamaño de letra que por omisión aparece cuando se escribe un correo nuevo, que es Tahoma de 10, de esta manera no tendrá que estar cambiándolo en cada mensaje.

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Figura No.33 9.2.4.- Opciones de seguimiento de mensaje: Hay algunas veces en las cuales al recibir un nuevo correo y abrirlo, aparece un mensaje que dice: “El destinatario ha pedido una confirmación de lectura” , cuando se selecciona que si, se envía un correo de leído, así la persona que envió el correo sabe que usted lo leyó. En estas opciones se puede configurar, por omisión está, Preguntar antes de enviar una respuesta.

Figura No.34 9.2.5.- Opciones del panel de lectura: Con la opción que viene por omisión “Marcar el elemento como leído al cambiar la selección” cuando usted tiene un correo nuevo que todavía no lo ha leído (está en negrita), pero con las teclas se baja a otro correo, automáticamente se quita la negrita y se pone como leído. Para que no ocurra esto, se puede cambiar y poner como “No marcar automáticamente los elementos como leídos”, de esta manera se marcará como leído solo en el momento que usted abra el correo.

Figura No.35 Si usted realiza algún cambio en cualquiera de estas opciones, tiene que guardar para que los cambios se realicen, mediante el botón Guardar que tiene en la parte superior.

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9.3.- Ortografía En opciones de ortografía puede elegir si desea alguna de estas opciones, por omisión no está seleccionada ninguna opción. En el idioma por omisión está seleccionado Español, también lo puede cambiar.

Figura No.36 9.4.- Opciones del Calendario 9.4.1.- Opciones del Calendario: Si se marca la casilla “Mostrar los números de la semana”, cuando en el calendario usted escoge la opción Mes en la parte superior, al izquierdo de cada semana del mes, le aparece el número que corresponde a esa semana en el año.

En el Calendario el aparece por omisión el Incremento de 30 minutos, puede cambiarlo.

Figura No.37 9.4.2.- Semana laboral del Calendario: Puede elegir desde que día hasta que día es su semana laboral, por omisión está de lunes a viernes, puede cambiar la hora de inicio y finalización también.

Figura No.38

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9.4.3.- Opciones de aviso: Muestra una alerta o reproduce un sonido cuando se vence un aviso.

Figura No.39 9.4.4.- Procesamiento automático del calendario: Elegir las opciones adecuadas para el manejo de su calendario.

Figura No.40 9.5.- Asistente para fuera de la oficina Usted puede usar el Asistente para fuera de la oficina para que mientras usted este fuera se envíe un mensaje automáticamente a las personas la primera vez que estas le escriban. Para usar el asistente escriba su mensaje para fuera de la oficina (Este puede incluir información de un contacto alterno y las fechas en que estará afuera). Para esto marque la casilla que dice “Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina”. Puede también elegir la fecha desde la que enviará estas respuestas automáticas y la fecha límite. Escribir el mensaje que desea que las otras personas reciban cuando le envíen un mail, tanto en el primer recuadro como en el segundo. El primer recuadro es para las personas que pertenecen a la organización y el segundo recuadro para las personas externas.

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Figura No.41

Figura No.42 9.6.- Reglas Las reglas sirven para poder definir que hacer cuando reciba un mail por ejemplo: de un remitente en particular, si el mail que recibe tiene adjuntos, si el mensaje incluye ciertas palabras, etc. Para crear una nueva regla, dar un clic donde dice Nueva regla, se muestran varias opciones, elija la que usted desee.

Figura No.43 Copyright © 2008 Unidad de Tecnología - Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Reservados todos los derechos. Sep 2008

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Una vez seleccionada cualquier de las opciones anteriores, le aparece una pantalla donde puede configurar la regla, de acuerdo a lo que se necesite.

Figura No.44 9.7.- Cambiar contraseña Aquí usted puede cambiar su contraseña para ingresar al correo, en el campo contraseña anterior: escribir la contraseña actual, en el campo contraseña nueva: escribir la contraseña que desee y en el campo confirmar contraseña nueva: repetir la contraseña nueva.

Figura No.45 9.8.- Configuración general

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Aquí usted puede definir parámetros generales como: resolver los nombres primero en la lista global de direcciones y después en los contactos y también la apariencia y color para la ventana del correo.

Figura No.46 9.9.- Elementos eliminados Esta opción le da la posibilidad de recuperar correos que usted haya borrado recientemente, incluso de la bandeja elementos de eliminados, para esto ubicarse en el mail que desea recuperar de la lista que aparece, dar clic donde dice Recuperar en la carpeta Elementos eliminados, y el mail desaparece de esta lista y pasa a la bandeja de eliminados de donde usted la puede mover a la bandeja que desee. Si desea eliminar definitivamente los mails de este lugar, marque los mails que desee y de un clic donde dice Eliminar definitivamente.

Figura No.47

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10.- SALIENDO DEL SISTEMA Cuando termine de usar OWA es muy importante que salga adecuadamente de la aplicación. Esto asegurará que sus correos no podrán ser leídos por otras personas que usen el computador después de usted. Esto es especialmente importante si usted usa un computador en un lugar público tal como un Café Internet. Para salir apropiadamente del sistema, haga clic en el Botón Cerrar Sesión, que esta en la parte superior derecha de la pantalla de OWA. Se mostrará una pantalla indicando que ha salido del sistema y presentando las opciones de inicio de sesión.

Figura No.48 En esta pantalla dar un clic en el botón que dice Cerrar ventana, aparece la pantalla de confirmación para cerrar la ventana, dar un clic en el botón Si, y la sesión se ha cerrado por completo.

Figura No.49

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