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Trucos y consejos a conocer por todo usuario del entorno Windows XP y Office 2007 Curso desarrollado del 10 de enero al 3 de marzo de 2011. Grupo: Minformรกtica14 Centro de Estudios CIS


Participantes en el proyecto: TURNO DE MAÑANA:

TURNO DE TARDE:

Carolina Aguirre Ocampo

Juan Máximo Arévalo Bravo

Jorge Batista Levita

David Belmar Díaz

Blanca Boluda Panizo

Eva María Cernadas Vázquez

María Isabel de Castro Fernández

Jorge Clemente Calero

Jorge García del Pino Vaquero

Dany Augusto Gaona Gahona

Amalia Gayubo Ausin

Trinidad Gelado Renilla

Borja Gómez de Lucas

Mª del Mar Hidalgo Moreno

María Gómez Villaverde

Sorin Ionescu

Ana Cristina Hartmann

Oscar Ramiro Jiménez Ontaneda

Mª del Mar Jiménez Pablo

Blanca Martín Paulino

Nataliya Martynuyk

Clara Paredes Fernandez

Mirta Meza Benítez

Juana Pascual García

Manuel Sousa Miguel

Emilia Rasilla Gutierrez

Ruth Vargas Benavides


Ms Windows


Crear un usuario invitado en Windows En primer lugar vamos a Panel de control y dentro de este a cuentas de usuario

A continuación, en el apartado de “Cuentas de Usuario, haga clic en Crear una cuenta nueva.

Escriba un nombre para su cuenta de usuario, y a continuación haga clic en siguiente


Nos aparecer谩 la ventana cuentas de usuarios Marcar opci贸n Limitada Y a continuaci贸n hacer clic en Crear cuenta

Nos aparecer谩 la ventana, Cuentas de usuario y activamos la cuenta de invitado.


Ya tenemos creado el Usuario Invitado.

Doble clic, para entrar en Cuentas de Usuario Vamos a cambiar el dibujo de nuestro logotipo, Clic en cambiar la imagen

Nos aparecen todos los logotipos existentes.


Se selecciona imagen y se acepta.

Para elegir usuario Reiniciar ordenador o tecla Windows presionada y tecla L


Todos los usos de windows Introducción En los teclados coexisten letras de todo tipo: la veterana y siempre omnipresente "tecla espaciadora", la anglosajona "w", la independiente y problemática "ç", el erudito "acento" o el calculador y organizado "intro".

Tecla Espaciadora

tecla Windows

tecla Ç

Tecla de acento

Tecla intro

Pero en este mar de letras se encuentra, entre números y símbolos, un ocupante reciente. Posiblemente, una de las letras que mejor soporta el paso del tiempo. Y no por su eficiencia o necesidad, sino porque nadie la utiliza. Es la desconocida tecla de Windows Sí, pulsándola se despliega el menú de Inicio de Windows pero, ¿sirve para algo más? ¿merece la pena usarla? La respuesta es, sí. La tecla de Windows, aunque una de las teclas menos utilizadas de nuestros teclados, puede llegar a ser realmente funcional. ¿Para qué sirve la tecla de Windows? La tecla de Windows permite ejecutar aplicaciones y funciones básicas que el sistema de Microsoft ofrece a nivel usuario. Por ejemplo, con la tecla de Windows puedes bloquear el sistema, ejecutar el Explorador de Archivos o minimizar todas las ventanas.


Tecla Windows Tecla Windows está entre el "Ctrl" y "Alt" de la izquierda del teclado.

Tecla Windows Las diferentes funciones son: Windows: menú de Inicio

Windows + E Ejecutar el Explorador de Archivos

Windows + D Minimizar o restaurar todas las ventanas Windows + R Desplegar la ventana de ejecución de comandos


Windows + F Ejecutar el buscador de archivos del sistema Windows + Pausa: Sistema

Windows + Control + F Búsqueda de archivos localmente

Windows + Tab: se mueve entre las aplicaciones en la barra de tareas (con la barra espaciadora se activa la aplicación seleccionada). Windows + D: minimiza o restaura todas las ventanas a la vez. Es lo mismo que el mostrar escritorio de la barra de acceso rápido. Windows + F1: Abre el centro de ayuda y soporte técnico


Windows + F3: Abre la búsqueda de archivos para acceder a esta el usuario deberá estar en el escritorio.

Windows +Pausa/Inter: Abre la ventana Propiedades del Sistema, muy útil. Windows + M: minimiza todas las ventanas. Misma que con D, Windows +shift+ M: deshace la minimización de las ventanas volviendo a la última ventana abierta Windows + L: bloquea la estación de trabajo. Solo útil si el usuario tiene clave, Windows + U: Abre el Administrador de Utilidades (Aplicaciones de accesibilidad).

Windows + Ctrl + Tab: permite moverse entre pestañas o subventanas de una aplicación (p. ej., Firefox). ¿Cuál es la diferencia de hacerlo sin la tecla Windows? Si usted tiene un Microsoft Natural Keyboard con software IntelliType instalado, usted puede utilizar los siguientes accesos directos también. Si llega el caso, tengo un Microsoft Natural


Keyboard, así que instalé IntelliType y efectivamente funcionan estos ahora: Windows Key + P : Starts Print Manager Tecla Windows + P: Inicia el Administrador de impresión

Microsoft Natural Keyboard Windows + C: Abre el Panel de control Windows + V: Inicia Portapapeles Windows + K: Abre el cuadro de diálogo Propiedades del Teclado


Claves para ejecutar Windows+R Esta ventana es muy utilizada para ejecutar una aplicaciรณn de forma rรกpida

Windows + R

winword

abre un nuevo documento en Word

Windows + R

notepad

abre Bloc de notas

Windows + R

charmap

abre un Mapa de caracteres

Windows + R

osk

abre un Teclado en pantalla

Windows + R

pbrush

abre el Paint

Windows + R

powerpnt

abre el Power Point

Windows + R

fsmgmt.msc

abre Carpetas Compartidas

Windows + R

mmsys.cpl

abre Sonido y audio

Windows + R

winver

abre Informaciรณn acerca de Windows

Windows + R

sol

abre un juego (solitario)

Windows + R

iexplore

abre Internet Explorer

Windows + R

clipboard

abre

Portapapeles

Windows + R

excel

abre

una ventana de Microsoft excel

Windows + R

wordpad

abre un Documento (Word pad)

Windows + R

inetcpl.cpl

abre Propiedades de Internet

Windows + R

timedate.cpl

abre Propiedades de fecha y hora

Windows + R

access.cpl

abre Opciones de accesibilidad

Windows + R

appwiz.cpl

abre para Agregar o quitar programas

Windows + R

main.cpl

abre Propiedades del Ratรณn

Windows + R

ncpa.cpl

abre Conexiones red

Windows + R

diskmgmt.msc

abre una ventana de Administraciรณn de disco


Ejecutar un programa al iniciar Windows (Ej.: Word) Si siempre abre los mismos programas después de encender el equipo (por ejemplo: Word), podría resultarle cómodo configurarlos para que se ejecuten automáticamente al iniciar Windows. Los programas o los accesos directos ubicados en la carpeta Inicio se ejecutarán siempre que se inicie Windows. Haga clic en el botón Inicio, en Todos los programas; haga clic con el botón secundario del ratón en la carpeta Inicio y, a continuación, haga clic en Abrir.

Abra la ubicación que contiene el elemento para el que desee crear un acceso directo.

Haga clic con el botón secundario del ratón en el elemento y, a continuación, haga clic en Crear acceso directo. El nuevo acceso directo aparecerá en la misma ubicación que el elemento original.

1


Arrastre el acceso directo hasta la carpeta Inicio

La prรณxima vez que inicie Windows, el programa se ejecutarรก automรกticamente. 2


Otra manera de hacer Para omitir el paso desarrollado anteriormente crear un acceso directo y arrastrarlo hasta Inicio + programas + inicio.

Listo!

3


Ocultar y/o mostrar una carpeta Mucha gente comparte un único ordenador con diferentes personas, muchos lo hacen con un mismo usuario, y algunos necesitan “esconder secretos” dentro del equipo. En Windows se puede ocultar de manera sencilla una carpeta a la vista de los curiosos.

Ocultar carpeta: En la lista de carpetas, selecciona la carpeta que quieras ocultar.

Con el botón derecho >> haz clic en el menú Carpeta >> selecciona >> propiedades.


Se abre la ventana de propiedades de estructura >> en la pestaña general buscar atributos y entonces selecciona Ocultar >> aceptar.

Le saldrá otra ventana para confirmar cambios. Podrás elegir entre “aplicar cambios solo a esta carpeta” o “aplicar cambios a esta carpeta y a todas las subcarpetas y archivos”. En este caso he elegido la primera opción. Si estás de acuerdo aceptas.

La carpeta existirá pero oculta a los curiosos que no sepan que esta. En la vista de Iconos ni se detectara.


Mostrar carpeta: Para volver a mostrar la carpeta que has ocultado tienes que ir al lugar donde ocultaste la carpeta. En este caso se ocultó en el escritorio.

Después vete al menú herramientas >> opciones de carpetas.


Le abrirá la ventana de opciones de carpeta. Ir a la pestaña "VER", hay una carpeta que tiene como nombre “ARCHIVOS Y CARPETAS OCULTOS”. Y entonces te posicionaras en el icono “muestra todos los archivos y carpetas ocultos” dar aplicar y enseguida aceptar.

Presiona F5 y ya la aparecerá la carpeta que estaba oculta.


Compartir y mostrar carpetas Para compartir y mostrar carpetas se necesita realizar dos pasos previos por separado. Selección de la carpeta/as que se quieren compartir y modificar desde los equipos en red. Para ello se selecciona la carpeta con el botón derecho del ratón y se abre el menú contextual, Selecciona propiedades de la carpeta y en la pestaña de compartir se habilitan las opciones de Compartir esta carpeta en la red, Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos (si se desea).y que el Recurso compartido es el elegido. Hacer clic / Enter en botón de Aceptar para aplicar todas las modificaciones.

Puede comprobar que la carpeta está disponible para compartir porque observará como aparece una mano debajo de la carpeta.


El segundo paso es ir a al botón Inicio de Windows y seleccionar Mi PC haciendo clic con el botón derecho y se hace clic en la opción Propiedades.

Una vez hecho clic en Propiedades se abre la ventana de Propiedades de del sistema. Vamos a la pestaña de Nombre de equipo. Hacemos clic en la opción de cambiar y se abre la ventana de Cambios en el nombre del equipo en donde se anota el Nombre/es del equipo/s para acceder posteriormente al equipo concreto deseado. Importante escribir el grupo de trabajo común para todos los equipos que van a estar conectados a la red, se Acepta para aplicar los cambios.


Volvemos al Escritorio una vez tenemos anotados los nombres de nuestros equipos conectados en red y compartiendo las carpetas seleccionadas hay que acceder a ellas.

Acceso a los equipos en red y sus carpetas compartidas Hay tres maneras igualmente validas de acceso. 1. Vamos a men煤 de ejecutar pulsando bot贸n de Inicio de Windows + R en el Escritorio y escribiendo \\+nombre del equipo y Aceptamos.

Al aceptar abrimos el explorador de archivos del equipo de la red al que hemos decidido entrar. Para finalizar buscamos la carpeta/as que hemos habilitado anteriormente para compartir y hacemos doble clic sobre ella para acceder a la informaci贸n y para copiar/pegar/cortar/ y/o modificar los archivos o carpetas que han sido habilitado anteriormente.

Existen otras dos maneras diferentes para poder acceder a cualquiera de los equipos que con los que estamos trabajado en red. 2. Escribiendo en la barra de direcciones (\\+ nombre del equipo en red al que se quiere acceder) pulsar Aceptar


Botón de Inicio de Windows, opción Buscar, hacemos clic.

Se selecciona haciendo clic en la flecha verde búsqueda de Un Equipo en la red, se escribe el nombre del equipo en red SIN las barras invertidas (\\)y se hace clic en el botón de Búsqueda.


AutomĂĄticamente en la ventana de resultado aparecerĂĄ el equipo en red. Se hace doble clic para acceder al explorador de archivos donde se sitĂşan la/s carpeta/s compartida/s.


Dejar de compartir carpetas y archivos Para dejar de compartir carpetas y archivos se tienen que acceder a la ventana de propiedades de la carpeta en concreto compartida y en la pestaĂąa de Compartir deshabilitar las opciones de Compartir esta carpeta en la red y Aceptar.

Para finalizar y verificar que la carpeta ya NO estĂĄ compartida debe de aparecer sin el sĂ­mbolo de la mano.


Desfragmentar el disco duro Desfragmentador del disco El disco duro de nuestro ordenador está formado por una serie de pistas y sectores a modo de trocitos de una tarta, y cuando cargamos algo en dicho disco, el sistema operativo se va encargando de ir colocando los diversos bloques de datos del archivo cargado en los mencionados sectores, uno detrás de otro para que la cabeza lectora acceda a ellos de una forma fácil y rápida. Pero ocurre que con el paso del tiempo, estamos continuamente borrando programas, y cargando otros nuevos, "copiamos y pegamos" archivos de un sitio a otro y en fin, estamos cambiando el contenido de esos sectores casi cada día; el resultado es que a la vuelta de un tiempo empezamos a notar que nuestro ordenador ya no tiene "esa alegría" de antes y cada vez lo notamos algo más lento. Y nos preguntamos ¿qué le ocurre al PC?, y la respuesta será que tenemos el disco duro muy fragmentado, es decir, los programas y mil archivos que tenemos en él ya no están todos ordenados como en un principio sino que hay bloques desperdigados en muchas pistas y la cabeza lectora tiene que estar continuamente localizando esos bloques, lo que se nota por tanto en una ralentización de las lecturas de archivos y por tanto en respuesta más lenta a nuestras órdenes. La solución a esto la tiene el propio sistema operativo y está a tu disposición para poder usar cuando la desees: EL DESFRAGMENTADOR DE DISCO que se encargará de localizar los diversos bloques de un mismo archivo y de volver a reunirlos y colocarlos en sectores uno a continuación del otro, en beneficio de la velocidad de procesamiento de datos y la rapidez del sistema.

Consejos previos Antes de empezar, hay que tener en cuenta algunos consejos ya que muy a menudo suele ocurrir que el Desfragmentador de disco se detiene a mitad del proceso y vuelve a empezar. Esto suele ocurrir por estar usando otros programas al mismo tiempo. Cada vez que el disco duro recibe la orden de grabar datos nuevos el desfragmentador tiene que comenzar de nuevo. Es imprescindible que, en el momento que comience el proceso, no tengamos abierto ningún otro programa. A veces nos encontramos ese mismo problema si tenemos activo un protector de pantalla, al ponerse en funcionamiento el protector de pantalla realiza accesos al disco y el desfragmentador comienza de nuevo. Es recomendable desactivar el protector de pantalla mientras se está realizando el proceso de desfragmentación. Para desactivar el protector de pantalla hay que ir al Escritorio, y hacer click con el botón derecho del ratón sobre un espacio libre (no sobre algún icono) y elegir Propiedades en el menú que aparece. Ahora, en la ventana que se abre, hay que seleccionar la pestaña Protector de pantalla, y en dicha opción, se accede al desplegable “Ninguno”.


También es aconsejable desactivar temporalmente el escaneo automático del antivirus. Esta operación puede interrumpir el proceso de desfragmentación, provocando que deba empezar desde cero. Si el antivirus no permite su desactivación, lleva la operación a cabo en un tiempo que sepas que el antivirus no iniciará ninguna actividad.

Cómo se ejecuta El uso del desfragmentador es muy sencillo, pudiendo llegar hasta él de dos maneras: 1- Click en "Mi PC" (en el Escritorio), y si no lo tuvieras en tu Escritorio, lo encuentras en:

Se nos abrirá una ventana como esta:

Seleccionamos la unidad de disco que queremos desfragmentar, en este caso (C:), y hacemos click sobre botón derecho del ratón:


Entramos en propiedades y nos vamos a la pesta帽a de herramientas, para finalmente dar al bot贸n:


2- Otra forma de llegar al desfragmentador del disco es la siguiente:  Inicio  Todos los programas  Accesorios  Herramientas del sistema  Desfragmentador de disco

Uso del desfragmentador Una vez que hemos arrancado el programa por cualquiera de las dos formas anteriormente descritas, nos encontramos con una nueva ventana como la que aparece a continuación:


En el caso del ejemplo vemos que nos aparece información de las dos unidades de disco duro disponibles en el sistema, C: y D: la típica barra de menú, y en la parte inferior unos botones de acción y los códigos de color de la información que se va a presentar. Lo primero que debemos realizar es un análisis del disco duro (C:) para saber si debemos desfragmentar o no. Para comenzar el análisis pinchamos en la unidad que vamos a analizar (en este caso está seleccionada la unidad C:) y pulsamos con el ratón el botón Analizar. Veremos a los pocos segundos (dependiendo de la velocidad de tu procesador) que te sale un mensaje con información de “si es necesaria o no la desfragmentación”, en mi caso me responde que C: está muy fragmentado NECESITA DESFRAGMENTAR.

Desde ahí mismo puedes hacer click sobre “Desfragmentar” (para no tener que volver a la pantalla anterior), dando comienzo el proceso. Vemos como efectivamente, existen muchas líneas verticales blancas y rojas lo que quiere decir respectivamente que tengo muchos “espacios libres” entre sectores y muchos “archivos fragmentados” a lo largo de C: así que lo que hará el desfragmentador es de lógica: tratar de colocar todo junto de manera que aparezcan todos los sectores (o la mayor parte) en azul. Hay que tener en cuenta que las zonas verdes son inamovibles por lo que ahí permanecerán siempre (son del sistema).


Tras varios minutos (que variarán según la potencia de tu PC), te aparecerá un mensaje diciendo que la desfragmentación ha finalizado. Además del desfragmentador que nos facilita Windows, podemos citar algunos muy buenos de descarga gratuita, como son:  Defraggler.  UltraDefrag.  Auslogics Disk Defrag.


Dispositivos de almacenamiento Son dispositivos capaces de almacenar datos o cualquier tipo de información

Microchip: También conocido como circuito integrado. Un microchip o circuito integrado es un pequeño instrumento capaz de almacenar y/o procesar información; una pastilla o placa computadora, delgada y compuesta por una gran cantidad de dispositivos micro electrónicos interrelacionados -además de resistencias y condensadores- y programados en función de las necesidades. Microchip

Memoria RAM: Los módulos de memoria RAM son tarjetas de circuito impreso que tienen soldados integrados de memoria DRAM1 por una o ambas caras. La implementación DRAM se basa en una topología de Circuito eléctrico que permite alcanzar densidades altas de memoria por cantidad de decenas o cientos de Megabits

DRAM.

Memoria USB: Es un dispositivo de almacenamiento masivo que utiliza memoria flash para guardar la información que puede requerir. Se conecta mediante un puerto USB 2 y la información que a este se le introduzca, puede ser modificada millones de veces durante su vida útil. Símbolo de USB

prolongador de USB3.0

pendrive

1 es un tipo de memoria dinámica que se usa principalmente en los módulos de memoria RAM 2 es un puerto que sirve para conectar periféricos a un ordenador.


Aquí se inserta el USB Símbolo del USB

Velocidades: Baja velocidad (1.0): Tasa de transferencia de hasta 1,5 Mbps (192 KB/s). Utilizado en su mayor parte por dispositivos de interfaz humana como los teclados, los ratones (mouse), las cámaras web, etc. Velocidad completa (1.1): Tasa de transferencia de hasta 12 Mbps (1,5 MB/s) según este estándar, pero se dice en fuentes independientes que habría que realizar nuevamente las mediciones. Ésta fue la más rápida antes de la especificación USB 2.0, y muchos dispositivos fabricados en la actualidad trabajan a esta velocidad. Alta velocidad (2.0): Tasa de transferencia de hasta 480 Mbps (60 MB/s) pero por lo general de hasta 125Mbps (16MB/s). Está presente casi en el 99% de los PC actuales. El cable USB 2.0 dispone de cuatro líneas, un par para datos, una de corriente y una de toma de tierra Súper alta velocidad (3.0): Tiene una tasa de transferencia de hasta 4.8 Gbps 3(600 MB/s). Esta especificación es diez veces más veloz que la anterior 2.0.

CD-ROM (lectora): La unidad de CD-ROM permite utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas: hasta 700 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc. Una característica básica de las unidades de CD-ROM es la velocidad de lectura que normalmente se expresa como un número seguido de una «x» (40x, 52x,..). Este número indica la velocidad de lectura en múltiplos de 128 KB/s. Así, una unidad de 52x lee información de 128 KB/s × 52 = 6,656 Kb/s, es decir, a 6,5 MB/s.

3

Gigabit por segundo


Unidad de CD-RW (regrabadora)(grabadora) Una regrabadora puede grabar y regrabar discos compactos. Las características básicas de estas unidades son la velocidad de lectura, de grabación y de regrabación. En los discos regrabables es normalmente menor que en los discos que sólo pueden ser grabados una vez. Las regrabadoras que trabajan a 8X, 16X, 20X, 24X, etc., permiten grabar los 650, 700 o más megabytes (hasta 900 MB) de un disco compacto en unos pocos minutos. Es habitual observar tres datos de velocidad, según la expresión ax bx cx (a: velocidad de lectura; b: velocidad de grabación; c: velocidad de regrabación)

Unidad de DVD-ROM o "lectora de DVD” Las unidades de DVD-ROM son aparentemente iguales que las de CD-ROM, pueden leer tanto discos DVD-ROM como CD-ROM. Se diferencian de las unidades lectoras de CD-ROM en que el soporte empleado tiene hasta 17 GB de capacidad, y en la velocidad de lectura de los datos. La velocidad se expresa con otro número de la «x»: 12x, 16x... Pero ahora la x hace referencia a 1,32 MB/s. Así: 16x = 21,12 MB/s

Unidad de DVD-RW o “grabadora de DVD” Puede leer, grabar y regrabar imágenes, sonido y datos en discos de varios gigabytes de capacidad, de una capacidad de 650 MB a 9 GB.


Disquete: Es un medio o soporte de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de material magnético, fina y flexible (de ahí su denominación) encerrada en una cubierta de plástico cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera En algunos casos es un disco menor que el CD. La disquetera es el dispositivo o unidad lectora/grabadora de disquetes, y ayuda a introducirlo para guardar la información. Este tipo de dispositivo de almacenamiento es vulnerable a la suciedad y los campos magnéticos externos, por lo que, en muchos casos, deja de funcionar con el tiempo.

Disco duro: Es un dispositivo de almacenamiento de datos que emplea un sistema de grabación magnética para almacenar datos digitales. Se compone de uno o más discos rígidos, unidos por un mismo eje que gira a gran velocidad dentro de una caja metálica sellada. Sobre cada plato se sitúa un cabezal de lectura/escritura que flota sobre una delgada lámina de aire generada por la rotación de los discos. Platos o discos

Motor

Cabeza lectora

Disco duro externo: Es un disco duro que es fácilmente transportable de un lado a otro sin necesidad de consumir energía eléctrica o batería


Entrada de USB

Disco duro interno: Es el disco duro, que se encuentra en el interior del ordenador (PC) aquí guardas todos los programas que utilizas en el PC, desde Windows hasta internet Explorer, Word, Excel, imágenes etc.

Zip Iomega: Es un dispositivo que utiliza discos Zip como soporte de almacenamiento; dichos soportes son del tipo magneto-óptico4, extraíbles de media capacidad. Capacidad: La versión inicial del disco Zip tenía una capacidad de 100 Mb Se hicieron planes para comercializar un disco de 25 MB con un precio más reducido pero jamás salió al mercado Con el tiempo Iomega lanza unidades y discos de 250 y 750 MB, a la vez que aceleraba la velocidad de acceso a disco. ZIP 250 externo

Disco magnético óptico

Tarjeta de memoria: Es un dispositivo de almacenamiento que conserva la información que le ha sido almacenada de forma correcta aun con la pérdida de energía, es decir, es una memoria no volátil5. CompactFlash: fue originalmente un tipo de dispositivo de almacenamiento de datos, usado en dispositivos electrónicos portátiles.

Compactflash

Memoria stick: Normalmente, es utilizada como medio de almacenamiento de información para un dispositivo portátil, de forma que puede ser fácilmente extraída la información o la tarjeta a un ordenador.

4 es un tipo de disco óptico capaz de escribir y reescribir los datos sobre sí. Al igual que un CDRW, puede ser utilizado tanto para almacenar datos informáticos como pistas de audio. 5

tipo de memoria cuyo contenido no se pierde si no hay energía.


Memoria stick.


¿Cómo exportar los favoritos de un PC a PC? Muchas veces puedes estar navegando por Internet, y te gusta una Página Web, y para no olvidarla puedes hacer una cosa, agregarla a Mis Favoritos, y así otra vez que la quieras visitar, solo tendrás que pulsar en el Link, que has hecho en Mis Favoritos, sirve para tener siempre a manos las Páginas Web que quieras. Y así, solamente pulsando en el Icono de Mis Favoritos, y haciendo clic en el Link que quieras, te llevará a esa Página Web.

¿Y si tenemos que trasladarnos a otro ordenador o formatear nuestro disco duro? Entonces será necesario hacer una copia de respaldo de nuestros sitios favoritos." Cuando cambiamos de ordenador necesitamos transferir nuestros archivos de uno a otro. ¿Pero qué pasa con las páginas que guardamos como Favoritos en nuestro navegador preferido? Seguramente también los vamos a querer tener en otro ordenador. Veamos como trasladar los sitios favoritos a otro ordenador. La mayoría de los navegadores tienen un sistema de importación y exportación muy simple que convierte los favoritos en un archivo HTML, el cuál puede ser guardado y transferido. Es una buena idea para tener en cuenta y hacerlo de vez en cuando, así tendremos un archivo de respaldo en caso de que el navegador sea afectado por un virus o tengamos que formatear el ordenador de manera imprevista. Veamos como trasladar los Favoritos en los navegadores más populares: Internet Explorer, Mozilla Firefox y Google Chrome:

En Internet Explorer: 1- Primero vamos a abrir el navegador. Hacemos clic en "Favoritos" y se va a desplegar nuestro listado de favoritos. Arriba del listado vamos a ver la opción "Agregar a favoritos" y a su lado una pequeña flecha hacia abajo. Vamos a hacer clic en la flecha y se desplegará otro menú. Dentro de las opciones de ese nuevo menú, vamos a hacer clic en la que dice "Importar y Exportar".


2.- En la siguiente ventana aparecerá un cuadro con diferentes opciones, entre las cuales vamos a tener que elegir según lo que deseemos hacer (importar o exportar). Primero, vamos a seleccionar la opción de "Exportar a un archivo". Luego, hacemos clic en siguiente y vamos a seleccionar "Favoritos".

3.- En la siguiente ventana, debemos seleccionar la carpeta que deseamos guardar (en nuestro caso elegiremos toda la carpeta de favoritos).

4.- El siguiente paso será seleccionar el destino de nuestro archivo de favoritos. Podemos guardarlo en nuestro disco duro, pero si queremos trasladarlo a otro ordenador lo mejor será guardarlo en un pendrive, CD o DVD. También puede ser útil enviarlo por email y tener una copia en nuestra bandeja de entrada. Luego, haremos un clic en "Exportar" y el programa nos avisará cuando se hayan exportado correctamente.

Esta unidad puede variar, dependiendo de la letra que le asigne cada ordenador.


Ahora, para trasladar los favoritos a otro ordenador debemos importar este archivo. Lo haremos de la siguiente manera: 1.- Seguiremos los pasos explicados en el punto 1. Luego, en lugar de escoger "exportar a un archivo", haremos clic en "Importar de un archivo".

2.- Al hacer clic en siguiente se nos va a pedir que especifiquemos el tipo de archivo, seleccionaremos "Favoritos".

3.- En el siguiente cuadro seleccionaremos el archivo de favoritos guardado en el PC y haremos un clic en "Abrir".

Recuerde que lo hemos guardado en un pendrive, pero podría ser también en u CD o DVD, o enviarlo por Recuerden que lo hemos email para tener una guardado en un pendrive, copia enser nuestra pero también podría bandeja en un CD o DVD; o de entrada. enviarlo al email para tener una copia en nuestra bandeja de entrada.

4.- En esta instancia debemos seleccionar las carpetas dentro de favoritos que deseamos copiar y luego haremos clic en "Importar".


Como trasladar los sitios favoritos en Mozilla Firefox: 1.- En primer lugar, vamos al menú "Marcadores" y luego "organizar marcadores". 2.- Se abrirá otra ventana que dice "catálogo". Haremos clic en el botón "importar y respaldar". Luego, seleccionamos "exportar HTML" 3.- Elegiremos la carpeta destino donde guardar los favoritos de Firefox, ya sea en nuestro disco o un dispositivo extraíble (pendrive). Para importarlo, seguimos el paso 1 anterior, y en "catálogo", en lugar de escoger "Exportar HTML" seleccionamos "importar HTML" Buscamos el archivo que guardamos anteriormente y ya tendremos restaurados los favoritos.

Como trasladar los sitios favoritos en Google Chrome: 1.- Hacemos clic en el icono de "herramientas", ubicado en el costado derecho de la barra de direcciones. Luego, escogemos la opción "administrador de marcadores". 2.- Se abrira una ventana nueva donde debemos buscar el botón "herramientas". 3.- Al igual que en los casos anteriores, escogemos "exportar", guardamos el archivo en el ordenador o un pendrive para poder trasladarlo a otro ordenador. Para importar, seguimos los mismos pasos pero en lugar de escoger "exportar HTML", hacemos clic en "importar HTML" para luego seleccionar el archivo guardado.

A estas alturas ya estaremos en condiciones de disfrutar de nuestros favoritos de siempre en cualquier ordenador.


Accesibilidad-usabilidad-navegabilidad Accesibilidad: La accesibilidad es el grado con el que algo puede ser usado, visitado o accedido por todas las personas, independientemente de sus capacidades técnicas o físicas. Para promover la accesibilidad se hace uso de ciertas facilidades que ayudan a salvar los obstáculos o barreras de accesibilidad del entorno, consiguiendo que estas personas realicen la misma acción que pudiera llevar a cabo una persona sin ningún tipo de discapacidad. Estas facilidades son llamadas ayudas técnicas. Entre éstas se encuentran el alfabeto Braille, la lengua de señas, las sillas de ruedas, las señales auditivas de los semáforos, etc.

Para qué sirve la accesibilidad: La idea principal radica en hacer la Web más accesible para todos los usuarios independientemente de las circunstancias y los dispositivos involucrados a la hora de acceder a la información. Partiendo de esta idea, una página accesible lo será tanto para una persona con discapacidad, como para cualquier otra persona que se encuentre bajo circunstancias externas que dificulten su acceso a la información (en caso de ruidos externos, en situaciones donde nuestra atención visual y auditiva no estén disponibles, pantallas con visibilidad reducida, etc.).

Conclusión: En definitiva hablamos que es: un producto o servicio al que se puede acceder y usar de forma que no importe el grado de formación del usuario. Un ejemplo para una fácil accesibilidad

Usabilidad El término usabilidad viene de: facilidad de uso. Pero la más extendida es: el grado de eficacia y eficiencia con la que los usuarios logran sus objetivos. Internacional para la Estandarización (ISO) ofrece dos definiciones de usabilidad: ISO/IEC “La usabilidad se refiere a la capacidad de un software de ser comprendido, aprendido, usado y ser atractivo para el


usuario, en condiciones específicas de uso” ISO/IEC “Usabilidad es la eficiencia y satisfacción con la que un producto permite alcanzar objetivos específicos a usuarios específicos en un contexto de uso específico” La distinción entre usabilidad – facilidad de uso – y accesibilidad, es difícil y en muchos casos innecesaria. Además, la accesibilidad debe ser entendida como parte de y al mismo tiempo requisito para la usabilidad, puesto que la accesibilidad no sólo implica la necesidad de facilitar acceso, sino también la de facilitar el uso. No obstante, no está de más dar unas indicaciones generales sobre usabilidad en particular. En informática, la usabilidad está muy relacionada con la accesibilidad, hasta el punto de que algunos expertos consideran que una forma parte de la otra o viceversa. Uno de estos expertos es Jakob Nielen, el cual definió la usabilidad en el 2003 como “un atributo de calidad que mide lo fáciles de usar que son las interfaces web”. Otra definición clarificadora es la de Redish (2000), para quien es preciso diseñar sitios web para que los usuarios sean capaces de “encontrar lo que necesitan, entender lo que encuentran y actuar apropiadamente… dentro del tiempo y esfuerzo que ellos consideran adecuado para esa tarea”. La usabilidad parte de los principios del diseño universal o diseño para todos. La buena usabilidad puede lograrse mediante el diseño centrado en el usuario (que no necesariamente dirigido por él), aunque se emplean diversas técnicas. El diseñador de usabilidad proporciona un punto de vista independiente de las metas de la programación porque el papel del diseñador es actuar como defensor del usuario. Por ejemplo, tras interactuar con los usuarios, el diseñador de usabilidad puede identificar necesidades funcionales o errores de diseño que no hayan sido anticipados. La usabilidad implica hacerse preguntas como las siguientes, que pueden responderse realizando análisis de usuarios / visitantes y tareas al planificar un proyecto web: ¿Quiénes son los usuarios, cuáles sus conocimientos, y qué pueden aprender? ¿Qué quieren o necesitan hacer los visitantes? ¿Cuál es la formación general de los usuarios? ¿Cuál es el contexto en el que el visitante está trabajando? ¿Qué debe dejarse a la máquina? ¿Qué al usuario? Otras consideraciones incluyen: ¿Pueden realizar fácilmente sus tareas previstas? Por ejemplo, ¿pueden realizar las tareas previstas a la velocidad esperada? ¿Cuánta preparación necesitan los visitantes? ¿Qué documentación u otro material de apoyo están disponibles para ayudar al usuario? ¿Puede éste hallar las respuestas que buscan en estos medios? ¿Cuáles y cuántos errores cometen los usuarios cuando interactúan con el producto?


¿Puede el visitante recuperarse de los errores? ¿Qué ha de hacer para ello? ¿Ayuda el producto a recuperarse de los errores? Por ejemplo, ¿muestra el software mensajes de error informativo y no amenazante? ¿Se han tomado medidas para cubrir las necesidades especiales de los usuarios con discapacidades? (Es decir, ¿se ha tenido en cuenta la accesibilidad?)

Principios básicos en los que se basa la usabilidad Facilidad de Aprendizaje: facilidad con la que nuevos usuarios desarrollan una interacción efectiva con el sistema o producto. Está relacionada con la sintetización, familiaridad, la generalización de los conocimientos previos y la consistencia. Flexibilidad: relativa a la variedad de posibilidades con las que el usuario y el sistema pueden intercambiar información. También abarca la posibilidad de diálogo, la multiplicidad de vías para realizar la tarea, similitud con tareas anteriores y la optimización entre el usuario y el sistema. Robustez: es el nivel de apoyo al usuario que facilita el cumplimiento de sus objetivos. Está relacionada con la capacidad de observación del usuario, de recuperación de información y de ajuste de la tarea al usuario. ¿Qué es la usabilidad? Técnicas que ayudan a los seres humanos a realizar tareas en entornos gráficos de ordenador. 3 conceptos muy importantes. Trabajamos para seres humanos, que quieren realizar una tarea de una forma sencilla y eficaz y en este caso particular, la deben realizar frente a un ordenador en un entorno grafico, la web. La usabilidad ayuda a que esta tarea se realice de una forma sencilla analizando el comportamiento humano, y los pasos necesarios para ejecutar la tarea de una forma eficaz. Quizás suene un poco a trabajo industrial, pero al hacer referencia al termino "tarea", estamos haciendo referencia a buscar un programa que queremos ver en la tele, a ver información sobre mi equipo de fútbol favorito, a comprar un libro sobre artes marciales. ¿Realmente hace falta la usabilidad para hacer una web? Si. Sea tu web un portal o una página personal, no olvides que la gente que entra en tu web es porque básicamente busca algo. Hacerlo sencillo es decisión tuya, pero seguro que entre todos podemos hacer de internet un sitio mejor donde la gente no se sienta perdida o extraviada o sencillamente defraudada.

¿Cuales son las 8 reglas de Oro sobre la usabilidad? 1. En internet el usuario es el que manda. 2. En internet la calidad se basa en la rapidez y la fiabilidad. 3. En internet cuenta que tu pagina sea más rápida que bonita, fiable que moderna, sencilla que compleja, directa. 4. La confianza es algo que cuesta mucho ganar y se pierde con un mal enlace. Esto quiere decir que tal y como está la competencia en internet, no puedes perder ni un solo visitante por tener un enlace mal hecho. Es mejor salir con algo sencillo e irlo complicando poco a poco, que salir con todo y ver "que es lo que pasa". Versiones 1.0 son buenas mientras lo


que este puesto este bien asentado y genere confianza. Poco a poco y con el feedback de los usuarios, podrás ir complicando la página. Pero asegura antes de arriesgar. 5. Si quieres hacer una página decente, simplifica, reduce, optimiza. La gente no se va a aprender tu site por mucho que insistas, así que por lo menos hazlo sencillo, reutiliza todos los elementos que puedas, para que de este modo los usuarios se sientan cómodos y no se pierdan cada vez que necesiten encontrar algo en tu site. 6. Pon las conclusiones al principio. El usuario se sentirá más cómodo si ve las metas al principio. De esta forma no tendrá que buscar lo que necesita y perderá menos tiempo en completar su tarea. Si completa su tarea en menos tiempo se sentirá cómodo y quizás se dedique a explorar tú site o quizás se lo recomiende a un amigo. 7. No hagas perder el tiempo a la gente con cosas que no necesitan. Cuidado con cruzar promociones, si lo haces por lo menos hazlo con cuidado. Procura que la selección de productos a cruzar sea consecuente y no lo quieras "vender todo" en todas las paginas. Según avance el usuario en su navegación procura dejarle más espacio libre. Puede ocurrir que cuando este punto de comprar algo vea una oferta que le distraiga y pierdas esa venta.

Navegabilidad Podríamos definir la navegabilidad de un sitio web como aquellas propiedades de la interactividad del sitio que permiten que el usuario del mismo sea capaz de moverse por su estructura e identificar las diferentes secciones y contenidos de una forma sencilla y efectiva y sin perderse en él. La buena navegabilidad de un sitio, es en muchos casos un factor clave en su éxito y aceptación por parte de los usuarios. Al diseñar tu sitio web, no te ciegues en trabajar solo su aspecto gráfico y sus características visuales, ¡¡claro que son importantes!! por supuesto, pero tienes que tener en cuenta, que por muy trabajada que este tu web visualmente, si no consigues que el visitante de tu sitio pueda moverse por ella fácilmente y encontrar en todo momento lo que busca, será muy complicado que tenga éxito. La navegabilidad de una web está determinada principalmente por 4 elementos: La estructura del sitio: Es decir, la organización interna del mismo, como está organizado el sitio web y como se reparten los contenidos bien agrupados en niveles de importancia, en secciones y subsunciones y siempre con coherencia y bien relacionados.

Localización: La localización, sobre todo cuando estamos tratando con sitios web extensos es un factor esencial para el buen funcionamiento de nuestro sitio web. El usuario del sitio, debe saber en todo momento en que lugar del sitio web se encuentra, independientemente del nivel de profundidad de la web en el que esté.


Una buena localización generará comodidad en el usuario y seguridad en su desplazamiento por el sitio web. Una de las técnicas más utilizadas para mejorar la localización de un usuario en nuestro sitio web es indicar en qué lugar de la estructura se encuentra, ya sea una sección o subsunción, mediante el uso de una zona de localización.

Conclusión: Sin estas tres herramientas, sería hoy en día muy difícil el trabajo a miles de personas en todo el mundo, de ahí su vital importancia para el uso diario para los usuarios.

Cómodo para el usuario, debe ser fácilmente navegable. El usuario tiene que poder ir de un lado a otro del sitio rápidamente y sin perderse. Recurramos al principio básico de la usabilidad: El usuario no tiene tiempo, y menos para estar adivinando cuál es la manera de llegar a los diferentes contenidos de nuestras webs. Aquí algunos puntos a tener en cuenta a la hora diseñar un sitio: No puede haber demasiados "volver" en el sitio, el usuario puede no saber a dónde está yendo, causando que pierda la confianza. Si pones algún volver es recomendable que pongas "volver a..." y la sección a dónde va el link. Ten siempre un menú visible desde todas o casi todas las páginas del sitio. En él, pon links a las principales secciones del sitio. Tiene que haber una forma de llegar directamente a la página principal desde todas las páginas. Diseña el sitio de tal manera que el usuario nunca tenga que usar los botones "Atrás" y "Adelante" del navegador más que para salir de tu sitio. El tener páginas perdidas, es decir, que no se comuniquen con ningún link al resto del sitio, es un gran error.


Si una sección de tu sitio tiene secciones temáticas grandes, trata de poner un menú adicional (en otro sentido que el principal) que lleve a las diferentes páginas de dichas secciones. También es bueno tener un pequeño menú de acceso rápido, este debe ser más pequeño y llevar a lugares importantes cómo la página principal o la de contacto. No debería tener más de tres links.

¿Cómo conseguimos una buena Navegabilidad en nuestras páginas web? 1.- La navegación recursiva: Se llama al menú que tiene que estar siempre presente en todas nuestras páginas web, es decir, el link que va a la página principal, o también llamada "Home" y todo aquello que creamos relevante en nuestra página que deba tener visible nuestro lector, tal como nuestra dirección de mail o cualquier medio de contacto. 2.-Mapa del web: En la medida de lo posible, siempre que nuestro site sea lo suficientemente amplio, debemos incluir un link, en nuestra navegación recursiva, que se enseñe el mapa del web. Esto va a proporcionar a los surf eros en nuestro site, encontrarse a sí mismos y la información que buscan. 3.-Directorio Dinámico: Otra de las cosas sencillas de hacer que proporcionan un alto valor añadido a nuestras páginas. Se trata de una pequeña línea en la parte superior de la página que nos va indicando el lugar en el que nos encontramos y por el que vamos navegando. Nos enseña los directorios y subdirectorios por los que hemos pasado, hasta llegar a la página actual. Además, no hay que olvidar añadirles un link que nos permita volver hacia atrás en nuestra navegación con solo un clic en cualquier momento. 4.-Distribución de la información de manera lógica: La finalidad de esto es conseguir un mejor acceso a la información de forma rápida y clara, con los menores toques de ratón posibles. Tengamos en cuenta que cada toque de ratón significa el volver a cargar una página en el navegador, que como ustedes suponen conlleva un mayor tiempo muerto


Por qué esa x en la extensión de los archivos de Office 2007-2010 Las nuevas extensiones de nombre de archivo De forma predeterminada, los documentos, hojas de cálculo y presentaciones creados en Versión de Office 2007 se guardan en formato XML con nuevas extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" a las extensiones de la anterior versión. La "x" hace referencia por tanto a XML1, que es el lenguaje de programación de Office 2007. Por ejemplo cuando se guarda un documento en Word, el archivo utiliza ahora la extensión de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensión de nombre de archivo .doc.

Ventajas de los formatos XML de Office Una de las ventajas de la nueva versión es que los archivos se comprimen ya que utilizan tecnología de compresión zip para almacenarlos. De esta forma reduce el espacio de disco utilizado y el ancho de banda necesario para mandar archivos a través de correo electrónico. Así, cuando se guarda un archivo, se comprime automáticamente y no es necesario instalar ninguna utilidad de compresión en especial para abrir o cerrarlo. Así, como se ve en la imagen, un archivo Word recién creado en la versión 97-2003 ya ocupa un espacio mientras que el archivo en la versión de Office 2007 no ocupa espacio.

1

XML= Extensible Markup Language


La nueva versión de Office 2007 también ofrece mayor privacidad y más control sobre la información personal. Así, a la hora de compartir un documento de forma confidencial, se puede identificar y eliminar fácilmente toda la información personal relativa que aparezca en el archivo mediante el inspector de documento.

Otra importante ventaja de la nueva versión es que los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre sí. Esto permite abrir los archivos aunque algún componente del archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado. De esta forma, también se pueden extraer todas las imágenes de un documento docx de forma independiente en diferentes ficheros. Sólo tenemos que abrir el programa de WinRAR


Arrastramos el archivo docx a la ventana abierta de WinRAR y buscando dentro de la carpeta word/media ya podremos extraer las im谩genes que contiene de forma independiente. Para ello s贸lo tenemos que seleccionarlas y arrastrarlas donde queramos.

Modo compatibilidad La versi贸n de Office 2007 permite guardar archivos en los nuevos formatos XML de Office y en el formato de archivo binario de versiones anteriores de Office. Esta versi贸n incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso compartido de archivos entre diferentes versiones de Office.


De esta forma podremos abrir y trabajar en los archivos creados en una versión anterior de Office y, a continuación, guardarlos en el formato existente. También podemos abrir y modificar un archivo de la Versión de Office 2007 y guardarlo como una versión anterior de Word, Excel o PowerPoint. Esto es lo que se denomina modo de compatibilidad.


Word 2007


Como traer texto de internet: Primero

Entramos a internet

Segundo

Buscamos la información que nos interesa.

Tercero

cuando la tengas vas a Word y lo abres.

Cuarto Vuelves a internet seleccionas la información (con clic arrastrar en el botón izq. del ratón)

Cuando lo seleccione el texto cambia de color

Quinto

copias la información con (ctrl+c o clic derecho del ratón copiar)


Sexto

En Word le das (ctrl+v o clic derecho pegar)

Séptimo

Para el pegado especial es decir (sin formato)

Octavo En Word debajo del botón Office hay una carpeta llamada pegar y debajo de pegar sale una flechita azul le das un clic con el botón izq. del ratón.

Noveno Te pondrá pegar y abajo pegado especial le das con un clic al pegado especial. Décimo Te saldrá una ventana en esa ventana tienes que seleccionar con un clic “texto sin formato”. Undécimo Para terminar le das a aceptar.


Como llevar una imagen a un documento de Word. Primero

Si la imagen es de internet y ya tienes la que te interesa le das un clic con el ratón.

Segundo

Te saldrá la imagen y detrás una página.

Tercero

Le das a ver la imagen a tamaño completo. Primero

Cuarto

Imagen en tamaño completo

Le das a copiar.

Quinto Antes de pegar fíjate donde está el cursor, cuando tengas el cursor donde quieras la foto, pégala.

Sexto

Para el pegado especial.

Séptimo Abajo del botón Office hay una carpeta amarilla llamada pegar le das con un clic a la flechita que está debajo de pegar con el botón izq. del ratón.


Botón office

Octavo

Le das al pegado especial con un clic con el botón izq. del ratón.

Noveno

Te saldrá una ventana se selecciona formato HTML

Décimo

Para terminar se da a aceptar.

Undécimo Si la imagen es una de tu ordenador en la barra de opciones hay una pestaña llamada insertar le das con un clic, después le das al dibujito llamado imagen.

Duodécimo Te saldrá una ventana y hay tendrás que buscar la imagen, cuando la tengas haces doble clic sobre ella. o cuando la tengas seleccionada le das al botón de insertar.


Capturar toda la pantalla y capturar una ventana activa en el portapapeles. Captura de pantalla Para capturar toda la pantalla pulsamos la tecla Imp. Pantalla que queda en el portapapeles y pulsamos control V para pegar

1.- Impresi贸n de Pantalla

2.- tecla Ctrl + pulsar tecla V


Captura de ventana activa Para capturar la ventana activa pulsamos la tecla Alt + la tecla Impresi贸n Pantalla 1.

Tecla Alt.

+

Tecla Impresi贸n. Pantalla

2.

Tecla Ctrl

+

tecla V para pegar


Demostraciones completas de capturas.


Explicación de la función rand El [=rand()] es una fórmula para hacer texto falso dependiendo del número que pongas entre los paréntesis te saldrán párrafos.

Ejemplo: En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galerías para insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan con la apariencia actual de su documento. Puede cambiar fácilmente el formato del texto seleccionado en el documento eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galería de Estilos rápidos de la ficha Inicio. También puede dar formato al texto directamente utilizando otros controles de la ficha Inicio. La mayoría de los controles ofrecen la posibilidad de utilizar la apariencia del tema actual o un formato que especifique directamente. Para cambiar la apariencia general de su documento, elija nuevos elementos de Tema en la ficha Diseño de página. Para cambiar las apariencias disponibles en la galería Estilos rápidos, utilice el comando Cambiar conjunto de estilos rápidos. Tanto la galería Temas como la galería Estilos rápidos proporcionan comandos Restablecer para que siempre puede restablecer la apariencia original del documento contenida en su plantilla actual. En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galerías para insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan con la apariencia actual de su documento. Desaparecerá =rand(4) y se quedaran solo los párrafos.


Word tabulaciones y sangrías Definición de tabulación Según la Real Academia Española R.A.E Tabulación es: 1.- La acción de Tabular. 2.Mecanismo de la máquina de escribir que permite hacer cuadros y listas con facilidad conservando los espacios pertinentes. Definición de Tabulación (informática): Cálculo de un conjunto de valores formado por una función cuando sus variables toman valores que dividen un intervalo en subintervalos iguales. 3.-Definición de Tabulación (informática): Posición predefinida en una línea donde puede situarse el cabezal de impresión Sangrado de un texto mediante tabuladores: quiero una tabulación delante de cada fecha. En las máquinas de escribir y en los programas informáticos de edición de textos, conjunto de los topes del tabulador. Establecimiento de estos topes: la tabulación tiene una opción para centrar las cifras.

Origen Tecla tabuladora Tab es la abreviatura de Tabulador. Tabular significa poner algo en forma de tabla. Cuando un mecanógrafo quería escribir algo en forma de tabla, debía perder mucho tiempo con el uso repetitivo de la barra espaciadora y la tecla de borrado. Para simplificar esto, se colocó una barra en el mecanismo con una palanca que se podía desplazar a lo largo de la página. Inicialmente, esto se hacía a mano, pero más tarde se añadieron dos teclas más: una para introducir una tabulación y otra para quitarla. Cuando se pulsaba la primera, el carro se desplazaba hasta el siguiente "tab stop". Estos se establecieron ateniéndose a las ubicaciones de la columna de la tabla en la que se estuviese trabajando. El mecanismo del tabulador también surgió como forma rápida y uniforme de sangrado de la primera línea de cada párrafo

Establecer tabulaciones Las tabulaciones se suelen usar para crear documentos a los que resulte fácil aplicar formato, pero las opciones de diseño del documento de Microsoft Office Word 2007 pueden realizar el trabajo automáticamente. Por ejemplo, se puede crear fácilmente una tabla de contenido o un índice sin ajustar una sola tabulación. También se pueden utilizar las opciones de tabla y encabezado y pie de página prediseñadas de Office Word 2007. Además, Office Word 2007 proporciona páginas prediseñadas, como portadas y diversas opciones de diseño de página, que hacen que las tabulaciones no sean necesarias. Puede que desee utilizar la regla para establecer las tabulaciones manuales en las partes izquierda, central y derecha del documento.


Nota: Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.

Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada. ¿Qué tipo de tabulación debe utilizar? No debemos confundir los márgenes con las sangrías y las tabulaciones. margen

Tipo de Tabulación

sangría de primera línea

sangría francesa

sangría izquierda

tabulación izquierda

sangría derecha margen

tabulación central

tabulación derecha

tabulación decimal

Una Tabulación izquierda establece la posición inicial del texto que se irá extendiendo hacia la derecha a medida que se escribe. Una Centrar Tabulación establece la posición del centro del texto, que se centra en este punto a medida que se escribe. Una Tabulación derecha establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se desplaza hacia la izquierda. Una Tabulación decimal alinea los números entorno a una coma decimal. Independientemente de los dígitos que tenga el número, la coma decimal permanece en la misma posición (los números sólo se pueden alinear en torno a un carácter decimal; no se puede usar la tabulación decimal para alinear números alrededor de otro carácter, como puede ser un guión o un símbolo de Y comercial) La Barra de tabulaciones no establece la posición del texto, sino que inserta una barra vertical en la posición de la tabulación. Si desea que las tabulaciones estén situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir haciendo clic en la regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante de la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para mostrar este cuadro de diálogo, haga doble clic en cualquier tabulación de la regla.


Definición de sangrías. Sangría es, en tipografía, la introducción de varios caracteres en blanco al comienzo de una línea. Se emplea en textos alineados a la izquierda ("con bandera a la derecha", según la jerga tipográfica), que es lo general para escritos en prosa. Las sangrías desplazan el texto hacia dentro desde los bordes izquierdo y derecho del marco. En general, para aplicar una sangría a la primera línea de un párrafo, utilice sangrías de primera línea y no espacios ni tabulaciones. La sangría de primera línea se coloca en relación con la sangría izquierda. Por ejemplo, si el borde izquierdo de un párrafo tiene aplicada una sangría de un cm la definición de la sangría de primera línea en un cm aplicará una sangría de dos cm a la primera línea de párrafo desde el borde izquierdo del marco o margen. Puede definir las sangrías con el cuadro de diálogo Tabulaciones o con los paneles Párrafo o Control. También puede definir sangrías cuando cree listas numeradas o con viñeta.

Usar sangrías No debemos confundir los márgenes con las sangrías y las tabulaciones. margen

Tipo de Tabulación

sangría de primera línea

sangría francesa

sangría izquierda

tabulación izquierda

sangría derecha margen

tabulación central

tabulación derecha

tabulación decimal


El margen es el espacio que queda en blanco a cada uno de los cuatro lados de la página en la que trabajamos. Estos espacios se establecen desde Archivo/Configurar página (en la pestaña Márgenes) También podemos abrir este cuadro haciendo un doble clic sobre el espacio en blanco de la regla (horizontal o vertical). Si queremos establecer los márgenes sin abrir este cuadro

Si queremos establecer los márgenes sin abrir este cuadro podemos usar las reglas. Colocando el puntero del ratón entre los colores azul y blanco de la regla aparecerá una flecha de doble punta. Pinchando y arrastrando modificaremos los márgenes (horizontales y verticales). Presionando la tecla Alt al mismo tiempo que arrastramos el margen, veremos las medidas exactas.

Colocando el puntero del ratón entre los colores azul y blanco de la regla aparecerá una flecha de doble punta. Pinchando y arrastrando modificaremos los márgenes (horizontales y verticales). Presionando la tecla Alt al mismo tiempo que arrastramos el margen, veremos las medidas exactas. La sangría es el espacio que podemos generar entre el margen de la página y el texto del párrafo que elegimos por decisión estética o tipográfica. Se puede establecer arrastrando las guías triangulares de la regla horizontal. La que está arriba a la izquierda de la regla, fija la sangría de primera línea. La guía inferior, fija la sangría izquierda de todo el párrafo. Arrastrando la guía rectangular que está debajo de las otras dos, se moverán todas al mismo tiempo. La guía en el extremo de la derecha, fijará la sangría derecha. Desde Formato/Párrafo (en la pestaña Sangría y espacio) podemos establecer las sangrías, teniendo además una vista previa de cómo queda el párrafo.


La tabulación La tabulación es el espacio generado entre el margen de la hoja y la primera línea de texto con la tecla Tabulador. Una parada del tabulador es un punto donde se detiene el cursor cuando aprieta la tecla Tabulado Microsoft Word Las paradas del tabulador se fijan por defecto a cada media pulgada (1.25 cm). Para insertar sus propias paradas, primero seleccione el tipo haciendo clic en el Marcador de tabulación y después haga clic sobre la regla (en el espacio en blanco) en el punto donde quiere que se detenga el tabulador.

Puede moverlo arrastrándolo. Para quitar una parada que haya insertado, sólo tiene que arrastrarla fuera de la regla. Si quieres abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones ve a Formato/Tabulaciones o haciendo doble clic sobre las guías. Desde este cuadro podrás elegir el tipo de tabulación y las medidas con más precisión. Hay varios tipos de tabulación que deberemos aprender a utilizar correctamente:

Tabulación izquierda

MARCADOR

TABULACIÓN

Aquí hay dos marcadores. Cuando presionas el Tabulador y escribes la 1ª palabra, esta se desplaza a la derecha del primer marcador. Cuando presionas por segunda vez el tabulador y escribes la otra palabra, esta se empieza a desplazar a partir de ese marcador.


Centrar tabulación

MARCADOR

CENTRAR TABULACIÓN

Aquí hay un marcador. Cuando presionas el Tabulador y comienzas a escribir, verás que el texto se empieza a desplazar a ambos lados quedando centrado con respecto al marcador que hemos insertado.

Tabulación derecha Aquí hay un marcador. Cuando presionas el Tabulador y empiezas a escribir, verás que el texto se desplaza a la izquierda con respecto al marcador.

Tabulación decimal (funciona con números) Aquí hay un marcador decimal. Cuando presionas el Tabulador y comienzas a escribir números, estos se desplazan hacia la izquierda. Si creamos un espacio (con el espaciador) y volvemos a escribir números, estos se desplazarán hacia la derecha haciendo de decimales

Barra de tabulaciones Simplemente sirve para ubicar una barra vertical en el texto. La barra tendrá la medida del párrafo al que afecte. Microsoft Word

Otra forma más precisa de hacer tabulaciones 1. Te vas a la pestaña en inicio una vez situado en inicio vas al cuadro que pone párrafo y presionas clic sobre la pestaña y se abre un cuadro

Paso primero Ir a inicio

Segundo vas al cuadro de párrafo

Tercero haces clic sobre esta pestaña y se abre un cuadro


Y vas modificando a tu gusto tambiĂŠn puedes ir a la tecla tabulaciones a la izquierda de la parte inferior y hacer clic y aparecerĂĄ otra ventana para poner de forma exacta la posiciĂłn de tus tabulaciones.


Encabezado y pie de página Los encabezados y pies de página los utilizaremos para mostrar contenidos repetidos como el título, el autor, el número de página, etc.; la ventaja de utilizarlos es que solo tendrá que escribirlos una sola vez, ya que cada vez que pasa a otra pagina o sección, guarda las características de la anterior; existe también la posibilidad de que cuando cambiemos de sección podamos romper estas características y crear un nuevo encabezado y pie de página, pero eso lo veremos un poco más adelante.

Para visualizar el encabezado y pie de página, nos situaremos en la parte superior de la página en un espacio en blanco y hacemos doble clic.

En el encabezado también podemos insertar tablas, como para poner logotipos, imágenes, etc. Para esto, nos situaremos en la pestaña insertar de la cinta de opciones y a su vez en la opción de tablas y allí elegiremos las dimensiones deseadas, ej.:


Para insertar una imagen en la tabla del encabezado haremos lo siguiente: nos situamos dentro de la tabla (en la celda en la que queremos poner la imagen) y con esta ya copiada, la pegaremos, luego la modificaremos a nuestro gusto, el tamaño, centrada, alineada a la derecha o a la izquierda, colocándole un sombreado, etc.

El pie de página lo podríamos utilizar para numerar las páginas, o poner la fecha, el nombre del autor, o el nombre del documento, etc.; como ejemplo vamos a colocar la fecha actual.

Para esto, nos situaremos dentro del pie de página, y en la cinta de opciones estaremos en la pestaña “herramientas para encabezado y pie de página”, en la opción “fecha y hora”, y aquí se nos abrirá una ventana en la que podremos elegir el entre diferentes formatos .


Encabezado y pie de página en diferentes secciones Recordemos que cada vez que hacemos un salto de página o de sección estas heredan las características de la anterior; ¿Y qué pasaría si al saltar de página o de sección no queremos que hereden las características anteriores, si no que queremos crear un nuevo encabezado y pie de página? Para esto haremos lo siguiente: Para cambiar de sección, nos situamos en el último párrafo de la página en la que estemos trabajando y nos vamos a la opción de diseño de página, opción saltos y hacemos clic en la flecha que apunta hacia abajo y se nos desplegara una ventana donde nos dará las opciones a elegir, y en saltos de sección hacemos clic en página siguiente.


Una vez que le damos clic en página siguiente, veremos que nos hereda las características de la anterior, pues para que esto lo podamos cambiar, abriremos nuevamente el encabezado y pie de página, y nos aparecerá una pestaña que nos indica que es “igual al anterior”; para romper este vinculo, nos iremos a herramientas para encabezado y pie de página, en la pestaña exploración y vemos que la opción vincular al anterior esta activada, haremos clic para desactivarla y así romper el vinculo, y así ya podremos modificar el encabezado y pie de página y crear uno nuevo.


El resultado serĂ­a este:

Como podemos ver en la imagen, tenemos la pĂĄgina anterior y siguiente, donde el encabezado y pie de pĂĄgina son diferentes.


Secciones en Word ¿Qué son Secciones? Cuando empezamos un documento en Word, automáticamente se crea una sección que se aplicará a todo el documento. Esto se puede ver en la esquina inferior izquierda de la barra de estado. Pero, ¿qué ocurre cuando queremos realizar cambios de diseño o de formato de unas páginas a otras dentro del mismo documento? Para poder hacer esto, aprenderemos a crear secciones. Las secciones nos permitirán tener diferentes tamaños de hoja, diferentes orientaciones de página, diferentes márgenes, diferentes encabezados y pies de página, y todo ello dentro del mismo documento.


Generar una Sección Ponemos el cursor al final de la página donde queremos que empiece la nueva sección y vamos a la pestaña Diseño de página. En Configurar Página, hacemos click sobre el botón , para que nos aparezca la siguiente pantalla:

Aquí seleccionamos Salto de sección/ Página siguiente. Nos creará una sección nueva a partir de la siguiente página. Ahora tenemos dos secciones dentro del mismo documento, totalmente independientes, a las que podemos aplicar distintos diseños. Y de esta manera podremos crear tantas secciones como queramos. Para eliminar una sección basta con situarse encima del salto y pulsar la tecla Suprimir.

Aplicación de formatos a las secciones Una vez hemos creado las secciones, podemos aplicar a las que queramos, diferentes tamaños de hoja:


Aquí tenemos un ejemplo de un documento en el que se han creado 3 secciones: Sección 1: En la primera página y hemos aplicado un tamaño de página A3. Sección 2: Segunda y tercera página, con un tamaño de página A5. Sección 3: Cuarta página y hemos aplicado un tamaño A4.

Podemos tener también diferentes orientaciones de página:

En el siguiente ejemplo podemos ver como en el documento se han creado 4 secciones: Sección 1: Afecta a la primera página y tiene una orientación vertical. Sección 2: Segunda página con orientación horizontal. Sección 3: Tercera página, orientación vertical. Sección 4: Incluye la cuarta y quinta página, y tiene una orientación horizontal.


TambiĂŠn podemos tener diferentes mĂĄrgenes, utilizando los que vienen ya predefinidos, o bien creando unos personalizados:


Como podemos ver en esta ventana de configurar página también tenemos opción de modificar orientación del papel y diferentes tamaños de hoja. Pero hay otra forma muy rápida de llegar a la ventana de configurar página que es la siguiente:

Aquí tenemos un ejemplo de un documento en el que se han creado 3 secciones para poder aplicar distintos márgenes en las páginas:

Creando secciones podremos hacer que un mismo documento tenga diferentes encabezados y pies de página, pero esto ya es otro tema que podrán ver en este mismo manual.


Tutorial de estilos en Word Vamos a crear Estilos, para posteriormente aplicarlos en un documento de Word a sus títulos, sub-títulos, etc. De modo que cuando nos posicionemos en el lugar donde queremos que aparezca el titulo, tenga el formato y estilo que hayamos creado. LUGARES DE ESPAÑA      

provincias Ciudades Barrios Calles Edificios Emblemáticos

En la cinta de opciones, abrimos la ficha de Inicio, y entramos en Estilos, pulsamos el botón del comando (la flecha del extremo derecho ) desplegando el menú.

Una vez desplegado seleccionaremos este icono que se encuentra en la parte inferior izquierda del menú, para poder crear nuevo estilo. En nombre le daremos el titulo En tipo de estilo le diremos Párrafo Estilo basado en: Normal. Estilo del párrafo siguiente: Normal para que no herede el estilo del párrafo anterior. Señalizaremos Actualizar automáticamente para cuando hagamos un cambio general al documento lo aplique

siempre a este documento.


En esta misma pantalla podemos darle formato al estilo, porque lleva incorporada un Formato (mini pantalla) , y además en la parte inferior también tenemos otra desplegable que se llama formato

Una vez que hayamos decidido el formato: tipo fuente, tamaño. Color, Aceptamos.

bordes, etc.

Basta con posicionarnos en cualquier parte del texto,: titulos, contenidos, etc.,para que veamos en el cuadro de estilos cuál de ellos ha sido aplicado.


Aquí ya hemos aplicado el formato a los títulos de nuestro trabajo.

LUGARES DE ESPAÑA MADRID Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna

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Crear estilos e índices. Saber crear estilos es importante para poder hacer documentos pequeños, medianos y grandes utilizando los mismos modelos para los títulos, subtítulos y contenidos para que el documento sea homogéneo.

Crear estilos Abrimos un documento de Word nuevo, situándonos en la pestaña de inicio, nos movemos y accedemos al menú de estilos donde encontramos estilos ya predeterminados. Pero nosotros para crear un estilo hacemos clic a NUEVO ESTILO menú de estilos.

situado en la parte inferior del

Se abre la ventana Crear nuevo estilo a partir de formato donde crearemos las propiedades y el formato del título, subtitulo, sub-subtitulo, contenidos y así sucesivamente. Importante habilitar la pestaña de Actualizar automáticamente para que se actualicen los cambios en todo el documento si hay modificaciones y Solo en este documento si así se desea. Después hacemos clic en Aceptar y así guardar el estilo.


Para comprobar que han sido guardados y posteriormente poder aplicarlos hay que acceder a ellos. Solo tenemos que hacer clic en el bot贸n del recuadro de estilos que despliega todos incluidos los guardados.


Aplicar estilos Para aplicar los estilos hay que situar el cursor encima del párrafo al que se desea aplicar y accediendo al menú de estilos se busca el estilo deseado y se hace clic. Automáticamente se aplica el estilo y afecta al párrafo seleccionado.

Importante. Si se realiza algún tipo de modificación en el estilo guardado y se habilitó la función de Actualizar Automáticamente, la modificación afectará a ese estilo en todo el documento.


Crear índices Para crear un índice utilizando el Word es esencial haber creado primero el documento utilizando estilos. El primer paso para crear un índice es situarse en la Cinta de Opciones en Referencias situada en la parte superior izquierda. Hacer clic en Tabla de contenido para desplegar su menú.

A continuación al hacer clic en Insertar tabla de contenido se abre una ventana nueva, la ventana de tabla de contenido en donde se le da formato al índice.


Haciendo clic en opciones en la tabla de contenido podemos seleccionar la prioridad de los Titulo 1, titulo 2, subtítulos, y así sucesivamente.

Una vez seleccionada la prioridad de los títulos, Aceptar la ventana de Opciones de tabla de Contenido y Aceptar la Tabla de Contenido. Automáticamente Word2007 creará el índice a partir de lo realizado anteriormente.

Automáticamente Word2007 te brinda la opción de seguir el vinculo desde el índice pulsando CTRL+CLIC sobre el titulo al que se desea acceder en el documento. El índice creado en Word es muy flexible. Permite actualizar las modificaciones realizadas en nuestro documento tanto la modificación de las palabras en títulos y subtítulos como la modificación de los números de páginas en las que estos se sitúan.


Para actualizar tanto páginas como títulos hay que hacer clic con el botón derecho, seleccionar la opción en el menú contextual de Actualizar campos, y habilitar las opciones de Solo números de páginas o de Toda la tabla y Aceptamos. Automáticamente Word2007 actualizara en índice


Hipervínculos y marcadores ¿Qué es un hipervínculo? Un hiperenlace (también llamado enlace, vínculo, o hipervínculo) es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto específico del mismo o de otro documento. Los hiperenlaces son parte fundamental de la arquitectura de la World Wide Web, pero el concepto no se limita al HTML o a la Web. El hipervínculo se muestra de forma distintiva, por ejemplo en un color, letra o estilo diferente. Normalmente los enlaces se muestran en texto azul subrayado cuando no han sido visitados, y en texto púrpura subrayado cuando han sido visitados. El puntero del ratón también puede cambiar a forma de mano para indicar el enlace.

¿Cómo colocar un hipervínculo a un texto? Primero, seleccionaremos el texto al que queremos colocar el hipervínculo y haciendo clic en el botón derecho del ratón seleccionaremos “hipervínculo” en el menú que se despliega.


Se abre una nueva ventana que nos da la opción de vincular el texto a: •

Un archivo o página web existente

Un lugar del mismo documento

Crear nuevo documento

Vincular a una dirección de correo electrónico

Los más utilizados son los dos primeros.

Hipervínculo a una pagina web En este caso sólo tendremos que seleccionar “vincular a archivo o página web existente” y en “Dirección” pegamos la URL1 de la página web a la que queremos vincular el texto.

El texto aparecerá en color azul y subrayado. Al situar el puntero del ratón sobre él aparece la página web a la que está vinculado. Para acceder a ella sólo tenemos que dar a la tecla Ctrl en el teclado y hacer clic con el ratón sobre el texto.

1

URL=significa “localizador uniforme de recursos”. El URL de un recurso de información es su dirección en Internet, la cual permite que el navegador la encuentre y la muestre de forma adecuada.


Hipervínculo a otro lugar del mismo documento En este caso necesitaremos hacer uso de los marcadores. Un marcador identifica una ubicación o una selección de texto a la que se asigna un nombre para identificarla para futuras referencias. Primero crearemos el marcador en la parte del texto a donde queremos dirigir el hipervínculo. Situándonos al final del título o palabra destino del hipervínculo, abrimos la pestaña “Insertar” en la cinta de opciones y hacemos clic en “Marcador”.

En la ventana que aparece daremos un nombre al marcador y haremos clic en “Agregar”.


Ahora ya tenemos un marcador en el texto y podremos crear un hipervínculo en un texto que nos lleve a ese marcador siguiendo los pasos antes descritos. En este caso, en la ventana de “Insertar hipervínculo” seleccionaremos vincular a “Lugar de este documento”, elegiremos el marcador de destino y haremos clic en “Aceptar”.

También es interesante saber que los marcadores se pueden usar para dirigirnos rápidamente a partes del texto que nos interesan. Sólo tenemos que utilizar la tecla Ctrl y la tecla “i” en el teclado y se abrirá la ventana de “Ir a”. Allí podremos seleccionar “marcador” y elegir el que nos interese.

Hipervinculo a otro documento En este caso en “Insertar hipervínculo” seleccionaremos “Archivo o página web existente”


Y seleccionaremos el archivo de destino en “Buscar en”. En el campo de “Dirección” nos aparecerá la ruta del archivo elegido. Sólo tenemos que dar aceptar y al pulsar Ctrl y clic con el ratón sobre el texto se abrirá el archivo de destino. También se puede realizar este hipervínculo sin abrir la ventana de “Insertar hipervínculo”. Primero se guarda el archivo al que se desea vincular y se abre el documento en el que se desea agregar el hipervínculo. Posteriormente se abre el documento de destino y se selecciona la primera parte del texto al que se desea vincular. Haciendo clic con el botón derecho del ratón lo arrastramos a la barra de tareas sobre el icono del documento al que deseamos agregar el hipervínculo. Soltamos el botón derecho en el lugar de la página donde deseamos que aparezca el hipervínculo y seleccionamos en el desplegable “Crear hipervínculo aquí”. Así, el texto seleccionado formará el vínculo al documento de destino.

Eliminar hipervínculos de un texto A veces puede ser interesante eliminar todos los hipervínculos de un texto sin modificar su formato. Para ello sólo tendremos que seleccionar todo el texto con Ctrl y la tecla “e” y una vez seleccionado todo pulsamos en el teclado Ctrl, Shift y F9.


Combinación de correspondencia Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas. Para esto tendremos que crear 2 archivos:

Carta invitación (en Word) Crear el cuerpo de la carta. En este caso será una invitación para un congreso de medicina.

Base de datos (de empleados o/y clientes) Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos.

Aquí esta el nuevo documento que se utilizara para hacer la combinación.


Tendremos que ir a ficha “CORRESPONDENCIA” >> “INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA” (hacer un clic en este botón) >> se abrirá una pequeña pestaña y elegiremos la opción “CARTAS”. Tal y como se ve en la siguiente ventana.

Una ver seleccionado DESTINATARIOS”.

“CARTAS”,

se

habilitará

“SELECCIONAR


Ahora desplegaremos la pestaña de SELECCIONAR DESTINATARIOS >> y como el documento es nuevo hay que ESCRIBIR NUEVA LISTA. Nota: Si ya tuviéramos creada la base de datos, la seleccionaríamos desde la opción “Usar lista existente”, para conectar la carta con la base de datos y poder realizar la combinación.

Una vez que se clica sobre esta opción se abrirá una ventana sobre el documento, donde habrá que crear la base de datos. La tabla ya viene predeterminada, y se puede personalizar de la manera que uno necesite. Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como se puede ver más abajo, clicar en “PERSONALIZAR COLUMNAS…”


Podemos eliminar cualquier campo que no nos sea necesario, seleccionándolo y pulsando el botón “ELIMINAR”. También podemos cambiar el nombre de alguno de los campos desde el botón “CAMBIAR NOMBRE…”

Tan simple como marcar, por ejemplo, “Tratamiento” y luego hacer un clic en el botón “ELIMINAR”. Verás que aparece un mensaje de advertencia, si estás seguro marcar “SÍ”.


El mensaje anterior lo aceptamos y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que desaparece para nuestra lista personal). Seguimos quitando los campos sobrantes. Ahí realizamos el cambio oportuno y clicaremos sobre el botón “ACEPTAR”. Igualmente, podremos mover un campo de sitio, si necesitamos que aparezca en un orden distinto tan solo tendremos que clicar sobre “SUBIR o BAJAR”.

En nuestro ejemplo hemos escrito los datos de seis destinatarios (podríamos haber agregado más). Pulsamos “ACEPTAR” para finalizar. A continuación debemos guardar la base de datos que acabamos de crear. Word nos lleva por defecto a la carpeta “MIS ARCHIVOS” de origen de datos, pero podemos elegir cualquier otra carpeta para guardarla. Siguiendo nuestro ejemplo, llamamos a la base de datos “AGENDA” y pulsamos “GUARDAR”.


USAR ESOS DATOS PARA TUS CARTAS, Y COMBINARLOS Ahora, nos colocamos con el cursor justo a continuaci贸n donde se desea que se pongan los c贸digos necesarios para hacer la combinaci贸n, como ver谩s en la imagen de abajo:


Ahora la carta modelo está conectada con la base de datos, ya hemos insertado los campos de combinación. A continuación pasamos a la pestaña “VISTA PREVIA DE RESULTADOS”:

De modo que automáticamente Word 2007 realiza silenciosamente el trabajo y nos ofrece los resultados.

Con estas flechas podrás pasar por todas las cartas para ver los destinatarios.


¡¡Perfecto!! Ahora tendremos ya nuestras siete cartas listas en una sola operación (podrían haber sido 50 ó 100). Además con la gran ventaja de que esa lista de personas la tendremos disponible para usar en el futuro cuantas veces quieras (lógicamente habremos realizado el trabajo de introducir los datos de todas las personas, pero a partir de ahora, cada vez que necesites crear cartas) ¡¡SE ACABÓ EL TRABAJAR!! Veamos el resultado de nuestro trabajo. Nos iremos a “FINALIZAR Y COMBINAR” >> seleccionamos “EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES…” y se abrirá una nueva ventana de “COMBINAR EN UN DOCUMENTO NUEVO”. Puedes elegir la opción que necesite dependiendo de tus necesidades. En este caso selecciono la opción “TODOS” y clico en “ACEPTAR”.

El resultado es un nuevo archivo de Word llamado Cartas1


Mediante el Zoom ajustamos el ancho de pĂĄgina a un 27% de forma que tendremos a la vista las seis cartas perfectamente listas para imprimir y enviar a los destinatarios. Solo nos restarĂ­a guardar el trabajo. Guardar todo para usarlo en el futuro...


Cómo colocarle contraseña documento de Word

a

un

Primero accede al documento de Word, y pulsa sobre el símbolo de Office, situado en el extremo superior izquierdo del programa.

Paso 1

Haz clic sobre la opción” Guardar Como “y selecciona Documento de Word

Paso 2

Pon un nombre al documento y pulsa la opción “Herramientas”, en la parte inferior del recuadro Accede a “Opciones Generales


Paso 3

Ahora dentro del campo “Contraseña de apertura”, deberás escribir la Contraseña que desees, para proteger su apertura. Si lo que quieres es proteger la escritura deberás cumplimentar el campo “Contraseña de escritura”. Cuando termines y pulses “Aceptar” el sistema te pedirá que reescribas la contraseña.

Paso 4

Cada vez que quieras acceder al documento, el sistema de Microsoft Word te solicitará la contraseña. Trata de no olvidarla porque no son recuperables.


Pero si lo que quieres es dejar de proteger los documentos, tendrás que entrar en el documento, te saldrá esta ventana

Ponemos la contraseña y damos clip en Aceptar Ya estamos en el documento. A continuación seguimos los pasos 1, 2, 3, y al llegar al cuarto paso, borramos la contraseña, y Aceptamos.

Dicho documento, ya esta quitada la contraseña para entrar en él.


Cómo insertar fórmulas en tablas de Word Microsoft Excel no es la única aplicación de MS Office que permite usar fórmulas, con Microsoft Word también podrás realizar cálculos y usar fórmulas. Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho más limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación.

Veamos como manejamos las fórmulas Nada mejor que desarrollar un ejemplo donde puedas apreciar pasó a paso el manejo de las fórmulas en un documento Word 2007. Para ello, vamos a crear un documento con algo de texto, y después del primer párrafo, insertemos una tabla:

A las cuatro celdas superiores les colocamos unas leyendas, y les damos un color de fondo para que destaquen:


En las celdas de la segunda fila, introduciremos datos para el ejemplo. En la primera de ellas, bajo Producto me invento uno y paso a la celda siguiente, la que está bajo Precio y le asigno uno al azar. Ahora vamos a aprender a utilizar las fórmulas en Word 2007; para ello, me coloco en la tercera celda (la que está bajo IVA) y voy al apartado que te muestro:

A

B

C

D

1 2

Se trata de ir a la ficha Presentación, y luego en la banda de opciones hacer clic sobre Datos; finalmente clico sobre Fórmula. Me aparecerá entonces:

Tendremos así un pequeño cuadro de diálogo donde podremos escribir la fórmula que necesitemos (siempre debe comenzar por el signo igual " = "). En este caso, como se trata de calcular el IVA (para los que no son de España, decir que es un impuesto variable que se aplica en la venta de productos) que es del 16%, tendremos que indicarle mediante una sencilla fórmula que el precio que figura en la celda B2 (cada celda se identifica por una letra mayúscula y un


número. Así la primera celda a la izquierda será la A1, la que está debajo de esta será la A2 y así sucesivamente...; si pasamos a la siguiente columna, la primera celda de esta será la B1, la de debajo la B2, etc...). Por tanto, la fórmula " =B2*0,16 " le indica a Word 2007 que "la cantidad que tenemos en la celda B2 (375) la multiplique por 0,16 (que sería igual que multiplicar por 16 y dividir por 100)". Al hacer clic sobre Aceptar, le indicamos que nos muestre el resultado en la celda donde estamos situados, la C2, como así hace:

(Nos colocábamos en la celda C2 de nuestra tabla, introducíamos la fórmula adecuada para que realizase el cálculo que necesitamos..., y finalmente teníamos el resultado).

Hecho esto, nos pasamos una celda a la derecha (la D2 que se encuentra bajo "Precio total"), vamos de nuevo a la ficha "Presentación", y luego al apartado de la banda de opciones "Datos" y finalmente a "Fórmula". Ya en el cuadro de diálogo, veremos que Word nos ofrece una por defecto, pues supone que querremos sumar las cantidades a la izquierda, por eso propone la fórmula " =SUM(LEFT) " que es correcta, pues es eso lo que queremos, así que hacemos clic en Aceptar nos realizará el cálculo. A continuación, relleno la otra fila debajo de la anterior, con otro producto. Para no repetirme en las explicaciones, introduzco la cantidad en "Precio", luego calculo el "IVA" de esa cantidad (igual que hemos visto), y finalmente me voy a la celda bajo "Precio total"...Aquí Word tiene un problema, ¿suma las cifras a su izquierda, o con la que tiene encima?; lo resuelve proponiéndonos un " =SUM(ABOVE) ":


La cual no nos interesa, así que tenemos que corregirla, indicando que queremos otro " =SUM(LEFT) " como ya hicimos antes:

Esto nos devolverá la suma correcta de "Precio + IVA" del segundo producto.

Pasaremos entonces a la cuarta fila, donde nos colocamos en la celda C4 para escribir como vés "TOTAL. . . . . . . . .", e irnos a la última celda de la derecha, donde vamos a calcular el precio total de ambos productos:


Como actualizar los resultados, ante un cambio Si en cualquiera de los datos de nuestra tabla de ejemplo con fórmulas, cambiamos alguno de los valores, Word 2007 no actualizará automáticamente los resultados, sino que habrá que "ayudarle". Word no está pensado para el manejo de fórmulas, aunque en ocasiones nos vendrá muy bien valernos de ellas para la presentación de nuestros documentos. Sigamos con el ejemplo. Vamos a suponer que en el primer precio, cambiamos la cifra 375 por la de 700; verás que si ahora te vas a otra celda, Word no actualizará el IVA, la suma parcial ni el total (lo que si haría de forma automática Excel). Lo que tendremos que hacer por tanto para que Word actualice, será en primer lugar "seleccionar todo" mediante la combinación Control + E y veremos entonces:


Una vez seleccionado todo, solo tendremos ahora que hacer clic sobre la tecla F9 para que:

Ahora sí, veamos como el IVA y precio total de ese producto se actualizan, y además el TOTAL también queda correcto. Con esto, ya hemos aprendido a actualizar los resultados de una fórmula en Word 2007, si hacemos algún cambio en alguna celda.

Veamos algunas funciones que se trabajan en ventana de Fórmula:

ABS (MÓDULO ABSOLUTO) Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo. Sintaxis ABS(número) Número es el número real cuyo valor absoluto desea obtener. Ejemplos: ABS(2) es igual a 2


ABS(-2) es igual a 2 Si A1 contiene -16, entonces: RAIZ(ABS(A1)) es igual a 4

AND (Y) Devuelve Verdadero de todos los argumentos son Verdaderos; devuelve Falso si algún argumento es Falso.

AVERAGE (PROMEDIO) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis AVERAGE(número1;número2; ...) Ejemplos: Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2: AVERAGE(A1:A5) es igual a 11 AVERAGE (Puntos) es igual a 11 AVERAGE (A1:A5; 5) es igual a 10 AVERAGE (A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11 Si C1:C3 se denomina Otros Puntos y contiene los números 4, 18 y 7: AVERAGE (Puntos; Otros Puntos) es igual a 10,5

COUNT (CONTAR) Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis

COUNT(ref1;ref2; ...)

Ejemplos: COUNT(A1:A7) es igual a 3 COUNT(A4:A7) es igual a 2 COUNT(A1:A7, 2) es igual a 4

FALSE (FALSO) Devuelve el valor lógico FALSO. Sintaxis FALSE( )


IF (SI) Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice IF para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido". IF(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función IF. IF(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: IF(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" IF (B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calificar con letras Promedio. Si Promedio es

La devuelve

Mayor que 89

A

De 80 a 89

B

De 70 a 79

C

De 60 a 69

D

Menor que 60

F

los números de referencia con el nombre

función


Se podría utilizar la siguiente función anidada SI: IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B", IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F")))) En el ejemplo anterior, la segunda instrucción IF representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción IF. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción IF. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente.

MAX (MÁXIMO) Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2; ...) Ejemplos: Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: MAX(A1:A5) es igual a 27 MAX(A1:A5;30) es igual a 30

MIN (MÍNIMO) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Ejemplos: Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2: MIN(A1:A5) es igual a 2 MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

NOT (NO) Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico. Sintaxis Ejemplos: NO(FALSO) es igual a VERDADERO NO(1+1=2) es igual a FALSO


OR (O) Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis Ejemplos: OR(VERDADERO) es igual a VERDADERO OR(1+1=1;2+2=5) es igual a FALSO Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: OR(A1:A3) es igual a VERDADERO

PRODUCT (producto) Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis PRODUCTO(número1;número2; ...) Ejemplos: Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30: PRODUCT(A2:C2) es igual a 2.250 PRODUCT(A2:C2, 2) es igual a 4.500

ROUND (REDONDEAR) Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis Ejemplos: ROUND(2,15; 1) es igual a 2,2 ROUND (2,149; 1) es igual a 2,1 ROUND (-1,475; 2) es igual a -1,48 ROUND (21,5; -1) es igual a 20

SIGN (SIGNO) Devuelve el signo de un número. Devuelve 1 si el argumento número es positivo, 0 si el argumento número es 0 y -1 si el argumento número es negativo. Sintaxis SIGN(número) Número es un número real cuyo signo desea saber.


Ejemplos: SIGN(10) es igual a 1 SIGN(4-4) es igual a 0 SIGN(-0,00001) es igual a -1

SUM (SUMA) Suma todos los números de un rango. Sintaxis Ejemplos: SUM(3; 2) es igual a 5 SUM("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a números y el valor lógico VERDADERO se traduce como 1. A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO, entonces: SUM(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numéricos de las referencias no se traducen. Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50: SUM(A2:C2) es igual a 50 SUM(B2:E2; 15) es igual a 150

TRUE (VERDADERO) Devuelve el valor lógico VERDADERO. Sintaxis TRUE( )


Excel 2007


Como llevar información de Excel a Word, a PowerPoint y a Access vinculada. De Excel a Word: Lo primero que debemos hacer es abrir Word y Excel:

Introducimos datos en Excel y les asignamos un nombre de rango (Menú) y grabamos los documentos con el nombre de menú.

Seleccionamos el rango y lo copiamos (Control+C) y nos trasladamos al documento de Word con (Alt+tab) y pinchamos en el botón pegar, seleccionando el submenú pegado especial


De tal manera que se vería así:

Y al modificar un dato en nuestra hoja de Excel y guardar el documento automáticamente se cambiaría en Word.


De Excel a PowerPoint: Abrimos un documento en PowerPoint con el mismo nombre Men煤:

Para seleccionar los cuadros que aparecen marcamos (Control+E) y marcamos suprimir en nuestro teclado.

Volvemos a nuestra hoja de Excel con (Alt+ Tab) y seleccionamos de nuevo la tabla y con el bot贸n derecho marcamos copiar.


Nos volvemos a PowerPoint (Alt+Tab) y en el bot贸n pegar seleccionamos pegado especial


Y presionamos aceptar. De tal forma que al modificar cualquier celda de nuestra hoja de cálculo varía también en nuestro documento de PowerPoint.

IMPORTANTE: Cuando el objeto copiado es un gráfico no se actualizada automáticamente, hay que situarse en el objeto insertado y con el botón derecho del ratón ACTUALIZAR VÍNCULO.


De Excel a Access: Abrimos nuestro programa de Access y creamos una tabla nueva

Y la apariencia de la base de datos nueva serĂ­a la siguiente, donde debemos seleccionar la pestaĂąa de Datos externos y marcar el icono que simboliza el programa de Excel

Y nos aparecen las siguientes pantallas:


Y al finalizar se nos muestra de la siguiente manera, de tal forma que al pinchar en nuestra tabla:


Nos aparece la vinculaci贸n:


Escenarios Definiríamos escenario como un conjunto de celdas que nos permiten ingresar distintos valores mediante los que obtendremos diferentes resultados.

En nuestro ejemplo calcularemos distintas peticiones de crédito, con valores variables para el capital, el tipo de interés y los periodos.

Ejemplo: 1.- Creamos una hoja para calcular la amortización de un préstamo:

Vamos a pasar ahora a calcular los siguientes supuestos: Capital 18000,00 €, interés 0,04 a 5 años Capital 150000,00 €, interés 0,049 a 30 años

2.- Entramos a la pestaña de DATOS, ANÁLISIS Y SI, ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS, AGREGAR. Escribimos el nombre del escenario, por ejemplo, Escenario 1. Como celdas cambiantes (rango de celdas que nos permiten modificar los datos) escogemos de C2-C4, pulsamos ACEPTAR y ya hemos creado nuestro primer escenario. Repitiendo este proceso podemos crear todos los escenarios necesarios.


PRIMER

ESCENARIO

SEGUNDO ESCENARIO

Para visualizar los distintos escenarios:

1.- Seleccionamos uno de ellos y pulsamos MOSTRAR; de esta forma cambian las celdas de la hoja.


2.- Si queremos visualizar los resultados de varios escenarios a la vez pulsamos RESUMEN, en rango de celdas resultantes colocamos a C-5, ACEPTAMOS:


Proteger documentos en excel Como proteger un Libro. Seleccionar el Botón Office. Elegir la opción Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón herramientas. Elegir la opción Opciones generales.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar que te mostramos a continuación:

Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña para abrir. Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla. Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la contraseña (es una forma de Asegurarnos que la contraseña que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado).

Volver a escribir la contraseña en el recuadro. Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación. Si no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel2007 nos pedirá volver a introducirla. Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro de guardar como. El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.

Si hemos utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y Aceptar. Excel2007 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste. Si no conocemos la contraseña, Excel2007 no nos dejará abrirlo. Si hemos utilizado una contraseña de escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.


Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y Aceptar. Excel2007 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste. Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel2007 lo abrirá pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre. Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.

Como proteger una hoja de cálculo. Seleccione la hoja de cálculo que desea proteger. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

Seleccionamos la hoja de cálculo, con botón derecho entramos en formato de celdas, marcamos la opción de bloqueado y oculto.

Para que esto funcione nos ponemos en: En ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja.


En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente: 1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. 3. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Como proteger un rango de Celdas. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo. Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. Hacer clic sobre la pestaña Proteger.

Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.


Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos: Seleccionar la pestaña Revisar. Hacer clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la sección Cambios. Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja: Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la protección. Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar. A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio. Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir: Seleccionar la pestaña Revisar. Hacer clic sobre el botón Desproteger hoja que se encuentra en la sección Cambios.


Concepto de tabla en excel Sabemos que una base de datos sirve para almacenar y ordenar información. Con esa información podremos realizar una serie de operaciones o filtros utilizando una serie de rangos. Para que los cálculos sean rápidos asignamos nombres a los rangos y así no tendremos que señalarlos en cada operación, pero esto lo hará Excel por nosotros pues si tuviéramos una base de datos gigante se nos haría eterno.

Crear nombres Lo primero es seleccionar la tabla de datos a trabajar, si le pusimos un nombre lo marcamos en el cuadro de nombres, después nos vamos a la ficha de Formulas, botón Administrador de nombres, botón Crear desde la selección

La ventana que aparece nos indica cómo queremos crear los nombres de los rangos, si con los que aparecen en la fila superior, en la columna izquierda etc. En nuestro caso solo con los de la fila superior, lo marcamos y aceptamos. Ya lo tenemos y para comprobarlo vamos al cuadro de nombres y desplegamos.


Uso de tabla Para poder administrar, analizar, filtrar, y dar formato a datos relacionados más fácilmente creamos tablas. De esta forma al unificar nuestra base de datos en una tabla, podremos añadir registros, modificar las formulas sin tener que arrastrar ni copiar nada, se hará todo automáticamente. Para ello iremos a la pestaña de insertar, botón tabla y nos saldrá la siguiente ventana.

En ella nos pide que le indiquemos el rango donde queremos crear la tabla y si tiene títulos. Lo indicamos aceptamos y ya tenemos la tabla creada.

Si nos fijamos se ha creado con los filtros ya hechos en cada columna pero además la podemos añadir una fila de totales y en ella nos hará los filtros matemáticos, suma mayor promedio…….


Si más adelante queremos añadir nuevos registros en nuestra tabla solo tenemos que colocarnos en la última celda de la tabla y tabular.

Ilustración 1

Ilustración 2

Si nos fijamos la última celda tiene una pequeña marca para no equivocarnos.

Otra manera de crear las tablas. Teniendo la base de datos, la seleccionamos y nos vamos directamente a la ficha de Inicio. En ella elegimos Dar formato de tabla y directamente se crea con el diseño que elegimos.


Funciones condicionales en excel Una función no es más que una fórmula predeterminada en Excel y, toda formula o función empieza por “=”. Además debemos saber que en ellas se usan distintos operadores para los cálculos tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), exponenciación (^), porcentaje (%), igual (=), mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), menor o igual que (<=), distinto (<>) y concatenar (&). Por último, recordar que los paréntesis () indican la prioridad de cálculo, que $ delante de la letra de columna o del numero de fila en una celda lo hace absoluto y que si queremos introducir texto o criterios en nuestra función estos irán siempre entre “comillas” (siendo “” equivalente a vacio). Las funciones condicionales o lógicas sirven para verificar una o varias condiciones, a continuación tenemos la definición y un ejemplo de cada una de ellas.


SI Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como verdadero y otro valor si se evalúa como falso. Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

SI ANIDADO Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.


SI.ERROR Devuelve valor si error si la expresi贸n es un error y el valor de la expresi贸n no lo es. Sintaxis: SI.ERROR(valor,valor_si_error)

CONTAR.SI Cuenta las celdas, que no est茅n en blanco, en el rango que coinciden con la condici贸n dada. Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)


CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el número de celdas que cumple un determinado conjunto de condiciones o criterios. Sintaxis: CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1;rango2; criterio2…)

Formula usada; =CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A15;"SJ";E2:E15;"SJ”)

SUMAR.SI Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Formula usada; =SUMAR.SI(B2:B13;">3000")


SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas que cumple un determinado conjunto de condiciones o criterios. Importante: El orden de los argumentos es diferente entre SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer argumento en SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero en SUMAR.SI. Sintaxis: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango1_criterio,criterio1,rango2_criterio,criterio2…)

Formula usada; =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7;A2:A7;">25";B2:B7;">1)

Y Comprueba si todos los argumentos son verdaderos, y devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos, sino devuelve falso. Sintaxis: Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

O Comprueba si alguno de los argumentos es verdadero, y devuelve verdadero, devolverá falso si todos los argumentos son falsos. Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)


Referencias relativas, absolutas y mixtas Referencias relativas: En una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa puede tomar la forma A1, C6, … Ejemplo 1:

Ejemplo 2: Algunos trucos para autocompletar celdas con referencias relativas. Abriendo Excel, vamos a utilizar la primera fila horizontal para los meses, y en la celda B1 escribiremos Enero, como puedes ver en la imagen, en la esquina inferior derecha de la celda aparece un cuadradito negro, en dicho cuadradito debes de colocar el cursor del ratón hasta que este cambie su forma y se convierta en una cruz, en ese momento pulsa el botón izquierdo del ratón.


Ahora sin soltar el botón arrastra el ratón hacia la derecha por la misma fila hasta que en la etiqueta que sale junto al cursor del ratón aparezca el último mes que te interesa, en este caso al ser anual será Diciembre.

Cuando sueltes el botón del ratón quedara así.

Hacemos lo mismo con los días del mes, usando la columna A. escribiendo en la celda A2, Día 01.

Del mismo modo que hicimos con los meses, arrastramos hacia abajo con el ratón hasta que en la etiqueta de ayuda aparezca el día del mes que nos interesa, en este caso el día 31.


El resultado serรก este, ahora tendrรกs que colorear y poner bordes a las columnas y filas para dejar un aspecto mรกs atractivo, pero te has ahorrado unos minutos de trabajo.


Ejemplo 3: En resumen estos que se presentan a continuaciĂłn son los trucos mĂĄs comunes para colocar de manera rĂĄpida varias series de nĂşmeros y letras en forma de referencias relativas (siguiendo los mismos pasos que en el ejemplo 2):


Referencias absolutas: En una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta puede tener la forma $A$1, $D$3,...

Referencias mixtas: Una referencia mixta puede presentarse de dos formas: •

Referencia con columna relativa y fila absoluta. Puede tener la forma A$1, E$3, …


Referencia con columna absoluta y fila relativa. Puede tener la forma $A1, $C7, …

Mover o copiar una fórmula: Es importante que sea consciente de lo que puede ocurrir a las referencias de celdas, independientemente de si son absolutas o relativas, cuando se mueve una fórmula mediante el método de cortar y pegar, o cuando se copia una fórmula mediante el método de copiar y pegar. •

Cuando se mueve una fórmula, las referencias de celda existentes en ella no cambian, independientemente del tipo de referencia que se utilice.

Cuando se copia una fórmula, las referencias de celda pueden cambiar en función del tipo de referencia de celda que se utilice.


Formato condicional en Excel A continuación enumeramos las opciones que podemos realizar sobre el formato condicional en Excel:

-

Resaltar Reglas de Celdas En esta opción se podrán realizar las siguientes condiciones

La opción Es mayor/menor que.. Nos detalla que: Seleccionando un número de celdas


Aplicando un valor

Excel lo compara y si es mayor/menor la celda se rellenará con el color seleccionado

Para la opción Entre y es igual se realiza los mismos pasos También nos ofrece la posibilidad destacar las celdas que contengan un texto, una fecha o resaltar el duplicado de valores en las celdas -

Reglas superiores e inferiores En esta opción se podrán ejecutar las siguientes opciones


Primero colocamos valores, despuĂŠs seleccionamos los valores y hacemos clic en una de las opciones seĂąaladas

Y resaltara las celdas que cumplan la condiciĂłn en este caso las 10 mejores


-

Barras de datos Esta opciรณn nos ofrece la posibilidad de representar los datos mediante un grafico de barras, Aplicando valores y seleccionando los mismos

Se hace clic en

Y aparecerรก con el grรกfico de barras


Escala de color Representa los valores seleccionados mediante escala de color

-

Conjunto de Iconos Representa los valores mediante iconos

-

Nueva regla Esta opci贸n nos permite crear las reglas del formato condicional: Primero introducimos valores y seleccionamos


DespuĂŠs hacemos clic en formato condicional y nueva regla


Hacemos clic y aparecerá la siguiente ventana

Una de las reglas más destacadas es la señalada en la opción de la ventana aplicar formato a las celdas que contengan. Para continuar hacer clic en y aparecerá

Y se elegirá el valor entre que se quiere aplicar la regla


Y se pulsa enter y ya habremos seleccionado el primer valor que queremos que cumpla la regla


Y repetimos la misma acci贸n para ver que otro valor queremos aplicar la regla

Una vez seleccionado, aplicaremos el formato

Sobre esta ventana aplicaremos el formato que deseamos al rango de valores que se han seleccionado. Las diferentes opciones que hay para el formato son n煤mero, fuente, bordes y relleno


-

-

Borrar reglas Esta opci贸n nos permite borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.


-

Administrar reglas Esta opci贸n nos permite crear, editar y borrar una nueva regla

A continuaci贸n aparece la siguiente ventana

Y aqu铆 podremos crear nueva regla, y si hay alguna creada se podr铆a editar y eliminar


Crear nombre a tablas y rangos Crear nombre a las tablas

1ยบ Seleccionar la tabla que se quiere dar nombre.

2ยบ Hacer clic en el cuadro de nombre

3ยบ Escribir el nombre continuaciรณn pulsar enter.

deseado,

a


Crear nombres a los rangos

1ยบ Seleccionar el rango

2ยบ Hacer clic en el cuadro del nombre

3ยบ Escribir el nombre deseado para el rango, a continuaciรณn pulsar enter.


Impresión en Excel Vistas Excel 2007 tiene cuatro tipos de vistas: “Vista normal”, “Vista diseño de página”, “Vista previa de salto de página” y “Vista preliminar”.

V. normal

V. previa de salto de página V. diseño de página

Vista preliminar Es muy importante revisar nuestra hoja de cálculo antes de imprimir por si tuviera algún fallo en los datos o en su presentación. Es conveniente ver cómo va a quedar ya que la visualización en pantalla puede inducir a error. En “Vista preliminar” podemos visualizar la impresión y como va a quedar el documento para formar parte de las distintas aplicaciones de Office.

También se puede acceder a través de la “Barra de acceso rápido” o desde la combinación de teclas: Ctrl+F2. Es conveniente activar la casilla de “mostrar márgenes”. Salir de la vista preliminar


Configuración de página Desde la “Vista preliminar” puedo seleccionar “Configurar página”, para modificar márgenes, colocar pies y encabezados, cambiar la orientación, etc. También desde la cinta de opciones dentro del grupo “Configurar página” selecciono la ficha “Diseño de página” y realizo mis cambios y adaptaciones.

Lo primero que hago es seleccionar lo que quiero imprimir y voy a “Diseño de página” y marco “Área de impresión”, y “Establecer área de impresión” y mis datos se remarcan con un doble trazo característico que me indica que esta seleccionado para imprimir. Después voy a “Botón de Office” y selecciono “Imprimir” y desde ahí (sin soltar el ratón) voy a “Vista preliminar” y “Configurar página”.

¡Clic!

Recuadro de la selección del área de impresión.

Si la hoja de cálculo tiene muchas columnas, es preferible elegir horizontal.

Dejo que el programa me ajuste para que el porcentaje sea el correcto.

La numeración es mejor realizarla en Acrobat pro para generar un archivo pdf.


Configuración de márgenes

Puedo cambiar todos los márgenes introduciendo los datos, pero si quiero centrar en la página, de una manera rápida y exacta, marco las casillas de horizontalmente y verticalmente.

Encabezados y pies de página De forma predeterminada, Excel me ofrece varias opciones diferentes a elegir, pero, también puedo realizar mi propio encabezado y pie de página.

Aplicar formato al texto

Número de página/as

Ruta del archivo/nombre /hoja doc.

No olvidar personalizar el pie de página.

Insertar fecha/hora

Imagen/formato de imagen


Configuración de la hoja Si se activan estas casillas, se imprimen las líneas de división, los títulos y los comentarios que por defecto no se imprimen. También puedo marcar esta opción en la cinta de opciones en la ficha de

“Diseño de página”.

Imprimir conjunto de documentos de office en PDF Una vez terminado mi documento, puedo generar un archivo *pdf. Voy a botón de office y al “guardar como” elijo “archivo *pdf”, pero si tengo instalado el programa de acrobat pro puedo elegir directamente “imprimir” y busco la impresora virtual Adobe pdf y lo guardo con la extensión *pdf.

Y espero a que se cree mi documento en acrobat, que tiene otro aspecto diferente de office. Convierto en *.pdf otros archivos del programa de office para crear un documento mixto. Documento de Excel en *.pdf.

Documento de Word en *.pdf


Documento de Powerpoint en *.pdf

Y.., me coloco en el *.pdf de word en Acrobat.

Activo miniaturas de pág.

Selecciono en “ventana”, “mosaico” y “vertical” para añadir los demás documentos, porque tengo que unificar los formatos ya que están en vertical y en horizontal.

Teniendo los 2 documentos abiertos, selecciono la hoja en “miniaturas de página “del documento de Excel y la arrastro al documento final (de Word).

Cierro el documento de Excel y abro en su lugar el de PowerPoint. También desde la vista de miniaturas de página arrastro hacia el documento final y así completo mi trabajo con distintas aplicaciones de Office. Guardo el documento final como *.pdf, pero tengo que hacerlo en “Guardar como” para mantener intacto el archivo de Word sobre el que he trabajado como documento maestro.


SHIFT

ALT

Teclas de método abreviado en Excel CTRL

ENTER

Teclas combinadas con CTRL

ESC TAB

CTRL+ signo más (+) Insertar filas y columnas. CTRL+ signo menos (-).Eliminar filas y columnas. CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco. CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha. CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales. CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla. CTRL+C Copia las celdas seleccionadas. CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa. CTRL+X Corta las celdas seleccionadas. CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.


CTRL+Z Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió. CRTL+1 Formato de celda.

Teclas de función F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel. CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. ALT+SHIFT+F1 inserta una hoja de cálculo nueva. F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada. SHIFT+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar. F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. SHIFT+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función. F4 Repite el último comando o acción, si es posible. CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a. CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado. F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones. SHIFT+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta. F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione


ENTER o ESC para cancelar. F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. SHIFT+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro. F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. SHIFT+F9 calcula la hoja de cálculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. CTRL+ALT+SHIFT+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. F10 Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado. F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Otras teclas de método abreviado útiles TECLAS DE DIRECCIÓN Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos (región de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja de datos.) en una hoja de cálculo. SHIFT+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas. CTRL+SHIFT+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten


desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas. En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada. RETROCESO Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas. También borra el contenido de la celda activa. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción. SUPR Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción. FIN Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada. También selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto. CTRL+SHIFT+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas. ENTER Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado. En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar). ALT+ENTER comienza una nueva línea en la misma celda. CTRL+ENTER rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.


SHIFT+ENTER completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima. ESC Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas. Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos. También cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado. INICIO Va al principio de una fila de una hoja de cálculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada. Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo. CTRL+SHIFT+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. AV PÁG Baja una pantalla en una hoja de cálculo. ÓN CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro. CTRL+SHIFT+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro. RE PÁG Sube una pantalla en una hoja de cálculo. ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo. CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+SHIFT+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro. BARRA ESPACIADORA En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo. SHIFT+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo. CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo. TAB Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo. SHIFT+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.


CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diรกlogo. CTRL+SHIFT+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diรกlogo.


Consolidar datos en Excel Consolidar hojas en un mismo libro Se utiliza para unir los datos entre diferentes hojas de un mismo libro

Hay que tener creadas dos tablas con datos en los cuales algún producto se repita (para ver mejor el resultado). Nos colocamos en la última hoja(hoja 3) En la pestaña Datos, recuadro Herramientas de datos, botón Consolidar


Ventana Consolidar

En la pesta帽a Funci贸n hay varias opciones, elegimos en este caso Suma.

Un clic en el casillero Referencia, en el bot贸n con flecha roja


Se abre la ventana Consolidar-Referencia

Con esta ventana abierta nos vamos a la hoja Datos, seleccionamos la tabla

Pulsamos ENTER o clic bot贸n de Referencia


Clic en Agregar Una vez agregado, de nuevo clic en el casillero Referencia, en el bot贸n con flecha roja

Con la ventana de referencia nos vamos a la hoja Externos

Se selecciona la tabla de la hoja Externos y volvemos a agregar(as铆 con todos los rangos que se encuentre en diferentes hojas)


Si nuestra tabla tiene filas y columnas, en la casilla Usar rótulos en…marcar: Fila superior y columna izquierda. También marcar Crear vínculos con los datos de origen, para así que cualquier cambio en los datos de origen se cambien en la consolidación


Aceptar

Este es el resultado de la consolidaci贸n


Pesta単as desplegables


Consolidar hojas entre distintos libros Se utiliza para unir los datos entre diferentes libros Se abren los diferentes libros a utilizar y un libro nuevo; se le pone de nombre Consolidar (usado para consolidar) Nos colocamos en el libro Consolidar, en la pesta帽a Datos, bot贸n Consolidar

Ventana Consolidar


En la pestaña Función hay varias opciones, elegimos en este caso Suma.

Un clic en el casillero Referencia, en el botón con flecha roja

Si el archivo no estuviera abierto, clic en Examinar…

Se abre la ventana Consolidar-Referencia


Con ALT TABULADOR nos movemos por la barra de tareas para ir al libro que desear agregar en la consolidación.

Así sucesivamente con el resto de hojas, una vez agregadas, marcar sólo columna superior(ya que esta consolidación carece de filas) y crear vínculos con los datos de origen (para futuros cambios).

Aceptar


El resultado es: todos los datos se han consolidado de cada persona y los ha totalizado


Validación de datos Selecionando un campo 1. Se selecciona el campo que se quiere validar en la tabla

2. Activa el botón de Validación de datos

3. En la pestaña de Configuración, ponemos los criterios que queremos que se ejecuten en la celda, de acuerdo al nombre del campo. Ejemplo: El campo que hemos escogido es Sueldo, por lo cual solo se ingresaran números. Que se encuentren entre los valores de 700 y 2000 euros.


4. Luego en la pestaĂąa de Mensaje de Entrada, ponemos un mensaje que se muestre los rangos que se pueden ingresar. Ejemplo: solo se admiten sueldos entre 700 y 2000

5. Luego en la pestaĂąa de Mensaje de Error, ponemos un mensaje que se muestre error en los rangos que se pueden ingresan y ademĂĄs puede colocarse un icono. Ejemplo: Por favor leer antes de ingresar los datos.


Seleccionando una lista 1. Activamos El botรณn de Validaciรณn de datos

2. Seleccionamos la lista. En este ejemplo hemos seleccionado la casilla del cรณdigo

3. Damos al botรณn Aceptar y nos saldrรก una celda con una lista desplegable.


4. Abrimos la celda desplegable y nos dar谩n todos los c贸digos


Tabla dinámica TABLA DINAMICA Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. . Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente .Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen

Como crear una tabla dinámica Se puede crear la tabla dinámica con el botón “tabla dinámica” que se encuentra en la parte izquierda de la pestaña insertar justo debajo del botón de office Antes de hacer clic al botón de tabla dinámica se puede seleccionar el rango de datos que se va a transformar en la tabla dinámica. Asegurarse de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.

. O se puede hacer luego en la ventana “crear tabla dinámica” que se abre al hacer clic al botón tabla dinámica haciendo clic al botón para seleccionar rango y ahí seleccionar el rango de datos


Botón para seleccionar rango Aquí se puede elegir si la tabla dinámica se va a crear en una nueva hoja de cálculo o en una existente seleccionando una de estos dos casilleros: Al hacer clic al botón de aceptar se va a crear la tabla dinámica Las tablas dinámicas tienen cuatro partes básicas que serian: 1.la zona pagina que es el control total de la tabla dinámica 2.La zona de encabezados de columnas 3.La zona de encabezados de filas 4.La zona de datos

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica

Para esto simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados, a su lugar correspondiente al pie del panel o arrastrándolo a una de las zonas de la tabla: zona de pagina ,zona de encabezados de columna ,la zona de encabezados de filas o a la zona de datos


Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo de filas tenemos los vehículos, en los rótulos de columna tenemos las semanas y en la zona de datos las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable


Si dejamos marcadas las semanas 1 y3 las otras semanas desaparecen de la tabla pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos hacer clic en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas

Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Esto se puede hacer de forma muy sencilla haciendo doble clic a suma de cantidad. Al hacer esto se abrirá un cuadro de dialogo configuración de campo de valor En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc., o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones

Agregar campos y elementos calculados Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados que desea, puede crear sus propias fórmulas en campos calculados y elementos calculados. Los campos son campos definidos por el usuario en una tabla dinámica,


Los elementos los elementos que están dentro de cada campo

Entonces para crear sus propias formulas debe establecer primero si las vas a aplicar a un campo o a un elemento y luego seleccionar campo o elemento del menú que aparece al hacer clic al botón de formulas de la pestaña opciones

Una vez elegido si es campo o elemento se abrirá un cuadro de dialogo en el cual se le pude establecer el nombre de nuevo campo o elemento que se va a calcular y la formula que se le va a aplicar. Una vez redactados el nombre y la formula se hace clic al botón sumar para que el nuevo campo o elemento llegue a existir después de cual se puede hacer clic al botón de aceptar

Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Al hacer clic al botón grafico dinámico va a aparecer una ventana en la cual se puede elegir una plantilla para el grafico. Después de elegir la plantilla se puede hacer clic al botón de aceptar


Al hacer clic al botón de aceptar se crea automáticamente el grafico dinámico como un objeto flotante en la misma página que la tabla dinámica

Para mover el grafico en una hoja aparte hay que hacer clic al botón mover grafico que se encuentra en la pestaña de diseño de herramientas del grafico dinámico

Eliminar un informe de tabla dinámica Para eliminar un informe de tabla dinámica, siga estos pasos:

Haga clic en el informe de tabla dinámica. Haga clic en el botón seleccionar en el grupo acciones de la ficha opciones y seleccione toda la tabla dinámica Pulse suprimir

Al eliminar el informe de tabla dinámica asociado a un informe de grafico dinámico, se crea un grafico estático que no se puede modificar.


Ejemplos de funciones de Excel en bases de datos Toda función o formula en Excel comienza con el signo =. Toda función de base de datos en Excel comienza con las letras BD. =BDFUNCION (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Nombre Corre Silvestre Bugs Mickey Popeye Goofy Coyote Speedy Gustavo Donald Porky Lucas Roger Peter Daysi Jessica Mafalda Minnie Peggy Penelope Pink

Apellidos Edad Caminos LindoGatito Bunny Mouse Elmarino Gof Acme Gonzalez Chicharachero Duck Porky Pato Rabbit Pan Donald Rabbit Che Mouse Peggy Glamour Panter

24 34 23 40 42 52 33 53 55 52 45 43 30 23 42 24 14 37 45 45 39

Afición Natación Bolei Fútbol Bolei Fútbol Baloncesto Bolei Baloncesto Bolos Fútbol Fútbol Natación Natación Fútbol Bolei Baloncesto Bolos Baloncesto Natación Baloncesto Natación

Sexo H H H H H H H H H H H H H H M M M M M M M

Cuota 2100 2300 2300 2600 3200 3200 3300 4500 4500 5200 6100 7200 7300 8000 1100 2200 2500 4200 4500 5200 8100

Fecha Ingreso 03/01/1995 04/05/1995 01/01/1996 04/03/1996 12/12/1995 28/02/1996 03/01/1995 04/03/1995 03/09/1995 04/04/1995 05/07/1996 07/08/1995 10/10/1995 07/11/1995 31/01/1995 04/03/1996 03/09/1995 07/03/1996 08/07/1995 02/04/1996 08/08/1995

Base de datos

BD CONTAR: (Cuenta las celdas que contienen un número en la base de datos) Rango_datos: es el campo de celdas que componen la base de datos Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. Rango_criterio: Es el rango de celdas que contienen la condición que deben de cumplir los registros que entran en el recuento.

Cuantas cuotas son mayores a 8000 Cuota >8000 1

=BDCONTAR(datos;F1;J18:J19)

BDCONTARÁ: (Cuenta las celdas que contienen un valor) Rango_datos: Es el rango de celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: Indica el nombre del campo que se utiliza en la función. Rango_criterio: Es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.


Cuantos hombres y mujeres hay en la bases de datos Sexo Sexo H M 14 7

=BDCONTARÁ(datos;E1;J13:J14)

BDMAX: (Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.) Rango_datos: Es el rango de celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: Indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. Rango_criterio: Rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el campo.

Encontrar la cuota mas alta entre todos los socios cuya aficion sea el futbol Afición Fútbol 8000

=BDMAX(datos;F1;J28:J29)

BDMIN: (Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.) Rango_datos: Celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: Nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. Rango_criterio: Rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.

Encontrar la fecha de ingreso mas antigua para las socias mujeres Sexo M 31/01/1995

=BDMIN(datos;G1;J33:J34)

BDPRODUCT: (Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo) considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.) Rango_datos: Celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: Indica los valores que vamos a utilizar en el cálculo. Rango_criterio: Celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo.


BDPROMEDIO: (Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan con una determinada condición de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos.) Rango_datos: Celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: El que se va a utilizar en la función. Rango_criterio: Celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Calcular en la base de datos, el promedio del campo cuota, para cuotas mayores a 5000 Cuota >5000 6728,57143

=BDPROMEDIO(datos;F1;J3:J4)

BDSUMA: (Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.) Rango_datos: Celdas que componen la base de datos. Nombre_campo: Indica el nombre del campo que se utiliza en la función. Rango_criterio: Rango de celdas que contienen la condición que debe de cumplir los registros que entran en el cálculo. Sumar las cuotas en la base de datos para los hombres, dados de alta en el año 1995 Sexo Fecha Ingreso Fecha Ingreso H >=01/01/1995 <=31/12/1995 47600

=BDSUMA(datos;F1;J39:L40)


Trucos y consejos a conocer por todo usuario del entorno Windows XP y Office 2007