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Date : 21 novembre 2011

REFLEXE CE Manuel Utilisateur Site Internet

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SOMMAIRE I.

Site Internet vu par le Salarié ..................................................................................................................... 5 A.

Page d’identification au site ................................................................................................................... 5

B.

Interface générale vue par le salarié ...................................................................................................... 6

C.

Rubrique « Mon Compte » ..................................................................................................................... 6

D.

Contenu................................................................................................................................................. 7

II.

Site Internet vu par l’administrateur .......................................................................................................... 8 A.

Interface générale ................................................................................................................................. 8 1)

Connexion / Page d’Accueil ................................................................................................................ 8

2)

Menu Administration ......................................................................................................................... 9

3)

Editeur de texte ................................................................................................................................. 9

4)

Gestion des icônes ........................................................................................................................... 12

B.

Administration générale du site ........................................................................................................... 13 1)

Menu Accueil ................................................................................................................................... 13

2)

Menu Configuration générale (optionnel)......................................................................................... 13

3)

Menu Gérer les Administrateurs ...................................................................................................... 14

4)

Menu Gestion / Compta et Médiathèque (optionnels) ..................................................................... 16

C.

Gestion des informations du CE ........................................................................................................... 17 1)

Menu Modifier les infos de contact de votre CE ............................................................................... 17

2)

Consulter les messages .................................................................................................................... 18

D.

E.

Alimentation de la page d’accueil du site vu par le salarié .................................................................... 19 1)

Menu Diaporama ............................................................................................................................. 19

2)

Menu Modifier le Mot du CE ............................................................................................................ 21

3)

Menu Gérer les actualités ................................................................................................................ 22 Activités et événement du CE .............................................................................................................. 24 2


1)

Menu Les Services............................................................................................................................ 24

2)

Menu Gérer l’agenda (optionnel) ..................................................................................................... 31

F.

Gestion des salariés ............................................................................................................................. 32 1)

Gestion de la « base de salariés » ..................................................................................................... 32

2)

Débloquer un salarié ........................................................................................................................ 33

3)

Désactiver / Réactiver un salarié ...................................................................................................... 33

4)

Valider les modifications d’un profil ................................................................................................. 34

G.

Gestion des Interlocuteurs ................................................................................................................... 35 1)

Gérer les catégories ......................................................................................................................... 35

2)

Gérer les interlocuteurs ................................................................................................................... 36

H.

Diffusion de documents ....................................................................................................................... 37 1)

I.

Gérer les Docs / PV .......................................................................................................................... 37 Avis, attentes et besoins des salariés ................................................................................................... 38

1)

Menu Gérer les Sondages ................................................................................................................ 38

2)

Menu Gérer les Enquêtes ................................................................................................................. 39

3)

Consulter les résultats...................................................................................................................... 39

J.

Diffusion d’informations via la newsletter ............................................................................................ 40 1)

Créer les thèmes .............................................................................................................................. 40

2)

La liste de diffusion .......................................................................................................................... 41

3)

Les informations présentes dans la newsletter ................................................................................. 42

K.

Echanges entre le CE & les salariés ...................................................................................................... 43 1)

Menu Galeries Photos ...................................................................................................................... 43

2)

Module Forum ................................................................................................................................. 43

L.

Modules supplémentaires (optionnels) ................................................................................................ 48 1)

Menu Petites annonces (optionnel) .................................................................................................. 48

3


2)

Menu Ventes PrivĂŠes (optionnel) ..................................................................................................... 51

3)

Menu Jeu de grattage (optionnel) .................................................................................................... 52

4)

Menu Annonceurs (optionnel).......................................................................................................... 57

M.

Menu Statistiques ............................................................................................................................ 59

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I.

Site Internet vu par le Salarié A. Page d’identification au site

Le site Internet de votre Comité d’Entreprise n’est accessible que par une liste d’utilisateurs autorisés. Pour pouvoir y accéder, l’utilisateur doit posséder un identifiant et un mot de passe.

Voici un aperçu de la page d’accueil du Site Internet

Menu Secondaire

Bannière Menu Principal

Contenu

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B. Interface générale vue par le salarié  Menu Principal

Menu permettant de consulter les rubriques principales du site Internet.

 Menu Secondaire

Aller au menu : permet d’accéder directement au menu général du site Internet Aller au contenu : permet d’accéder directement au contenu de la page en cours Accessibilité : permet d’afficher la politique d’accessibilité (tailles de police, raccourcis) Moteur de recherche : permet d’effectuer une recherche par mots-clés sur l’ensemble du site Internet

C. Rubrique « Mon Compte »

Si vous cliquez sur « Mon profil », vous aurez accès à toutes les informations vous concernant : -

-

Informations personnelles Mot de passe Commandes Demandes de remboursement (optionnel)

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Locations (optionnel) Enveloppes (optionnel) Points (optionnel) Médiathèque (optionnel) Autres commandes (TicketNet, Ventes Privées) (optionnel)


D. Contenu Raccourcis

La présentation du contenu sur la page d’accueil est la suivante : - Bandeau de gauche : toutes les dernières actualités que vous publiez - Bandeau central : le diaporama, Docs & PVs, Services au salariés, la Galerie photos - Bandeau de droite : zone Mon Compte, Mot du CE, Agenda, Actualités du monde, Météo… - Raccourcis : permet de modifier la taille de la police d’écriture, d’imprimer le contenu et d’accéder à l’administration de la section en cours.

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II.

Site Internet vu par l’administrateur A. Interface générale 1) Connexion / Page d’Accueil

Vous accédez ainsi à l’interface d’identification de la partie Administration. ATTENTION : par défaut, votre mot de passe Administrateur est identique à votre mot de passe «salarié/utilisateur». Vous pouvez décider d’utiliser deux mots de passe différents pour augmenter le niveau de sécurité. Pour modifier votre mot de passe Administrateur, rendez-vous au Chapitre B.3) Accès permanent au Site Internet

Menu Administration

Visualisation occupation espace disque sur le serveur

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2) Menu Administration

Sections Modules administrables

Une fois connecté sur la partie Administration, vous resterez continuellement connecté jusqu’à votre déconnexion. A tout moment, vous pouvez basculer du mode Consultation au mode Administration en passant par cette icône :

NB : tant que vous ne serez pas connecté en tant qu’administrateur, l’icône sera désactivée :

3) Editeur de texte Un WYSIWYG (prononcé *wiziwig+) est une interface utilisateur qui permet d’insérer son texte en visualisant le résultat voulu. C'est une interface « intuitive » : l’utilisateur voit directement à l’écran le rendu final. « WYSIWYG » est l’acronyme de la locution anglaise « WhatYouSeeIsWhatYouGet », signifiant littéralement en français « ce que vous voyez est ce que vous obtenez ». Cette interface est utilisée dès qu’un texte de description ou un message doit être publié sur le site. Il permet de formater le texte comme lorsque vous travaillez sur Microsoft Office ou sous OpenOffice. Vous y retrouvez les principales caractéristiques à savoir : changer la police d’écriture, modifier la taille du texte, possibilité de le mettre en gras, italique, souligné ou barré, changer son positionnement ou sa couleur…

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Personnalisez votre texte, ajoutez des images, des tableaux, ou des liens internet précédemment

Insérez votre texte dans cette zone de description

 Menu courant :

: Permet de modifier la police et la taille d’écriture de votre texte : Permet de modifier le style de votre texte : Permet de modifier l’alignement de votre texte : Permet d’ajouter du code HTML : Permet de coller du texte sans mise en forme (texte brut) : Permet d’ajouter des listes en forme de puces ou de numéros : Permet d’annuler la mise en forme de votre texte : Permet de modifier la couleur de votre texte : Permet d’ajouter une image ou un média dans votre zone de description.

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 Menu spécifique : -

Si vous voulez rajouter un lien internet dans votre zone de texte, il vous faut utiliser ce menu

Tant que vous n’avez pas sélectionné de texte le menu sera inactif : En cliquant sur ce menu, la fenêtre ci-dessous apparaitra, elle vous permet de définir les éléments de votre lien internet. Insérez votre lien Ex : http://www.google.fr

Ou insérez un lien interne à votre site Internet Ex : Page des Sondages

-

Si vous voulez ajouter un tableau dans votre zone de texte, il faut utiliser ce menu

En cliquant sur ce menu, la fenêtre ci-dessous apparaitra, elle vous permet de définir les caractéristiques de votre tableau (nombres de colonnes, de lignes, les bordures, la couleur de fond des cellules…)

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4) Gestion des icônes L’administration du site Internet est divisée en plusieurs sections mais s’articule toujours autour du même mode de fonctionnement.  Icônes communes :

Les icônes ayant ce symbole permettent d’ajouter un élément (administrateur, événements, salariés…)

Les icônes ayant ce symbole permettent de modifier un élément (administrateur, événements, salariés…) Les icônes ayant ce symbole permettent de supprimer un élément (administrateur, événements, salariés*) * Aucune possibilité de supprimer un salarié. Dans ce cas, on parlera de désactivation d’un salarié.

 Icônes spécifiques :

Les icônes ayant ce symbole permettent d’ordonner un élément

Les icônes ayant ce symbole permettent de publier ou dépublier un élément sur le site Les icônes ayant ce symbole permettent de valider un élément (valider les modifications d’un salarié)

Ce symbole permet de débloquer un salarié ayant inséré 3 fois un mauvais mot de passe

Ce symbole permet de réactiver l’accès au site Internet à un salarié

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Lors de la saisie d’information dans les formulaires, certains champs sont obligatoires. Ils sont reconnaissables grâce à leur couleur spécifique (ci-dessous en bleu). a. Champ obligatoire

Selon le thème de la Charte Graphique choisi pour votre site, les champs obligatoires pourront être de couleur différente.

B. Administration générale du site 1) Menu Accueil Vous permet de vous déconnecter de la partie administration du Site Internet en cliquant sur le bouton « Déconnexion ». Vous permet également de visualiser l’espace du disque de votre serveur ainsi que la taille occupée par les différents modules et documents intégrés sur votre site Internet.

2) Menu Configuration générale (optionnel) Cette option, si elle est activée, vous permet de changer la charte graphique de votre Site Internet. Ex : Thème printemps ou hiver

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3) Menu Gérer les Administrateurs

Permet de gérer les groupes d’administrateurs (Optionnel)

Permet de gérer un salarié dans un groupe que vous aurez créé précédemment

Si vous voulez déléguer une partie de la gestion de votre Site Internet, il faut au préalable créer des groupes d’administrateurs.

Pour cela, cliquez sur « Ajouter un Groupe d’Administrateurs », vous arriverez sur la fenêtre suivante :

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Ajoutez un nom pour le groupe Sélectionnez les modules que ce groupe pourra administrer (voir commentaire)

Par ex : Photos

Affinez les droits par Module

Validez la création du groupe Concernant les différents modules administrables, vous pouvez affiner les choix ajouter / modifier / supprimer / gérer en cochant ou en décochant certaines fonctionnalités. Exemple : le groupe Photos ne pourrait être autorisé qu’à la Création de Galeries Photos. Dans ce cas, il vous faut décocher la Modification, la Suppression et la Gestion des photos. Une fois le ou les groupe(s) d’administrateurs créé(s), il ne vous reste plus qu’’à ajouter les salariés souhaités dans leur(s) groupe(s) respectif(s). Pour cela, veuillez cliquer sur « Ajouter un administrateur » et sélectionner le salarié en question. Vous arriverez alors sur cette fenêtre :

Si vous décidez de ne pas utiliser le même mot de passe, 2 nouveaux champs apparaitront pour saisir le mot de passe administration du salarié

Sélectionnez le ou les groupes d’administration pour ce salarié

Il est à noter que les salariés faisant partie du groupe « Super Admin » auront la possibilité de gérer l’ensemble des modules du Site Internet

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4) Menu Gestion / Compta et Médiathèque (optionnels) Il s’agit de 3 modules optionnels possédant leur propre manuel d’utilisation. Dans le manuel de gestion, vous trouverez le fonctionnement : - de la création des activités du CE - de la gestion de ces activités - et du paramétrage relatif à chacune d’elles Le manuel de compta, quant à lui, vous aide à répondre à un minimum d’exigences en matière de comptabilité (nécessité de rendre compte de sa gestion lors d’un passage d’une équipe à l’autre, assurer un suivi budgétaire précis, prévoir sa trésorerie). Dans le manuel de la médiathèque, vous trouverez le fonctionnement : - de la création des médias - de la gestion des emprunts - et de la gestion des réservations

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C. Gestion des informations du CE 1) Menu Modifier les infos de contact de votre CE Ce menu vous permet de modifier les informations présentes dans le Menu Principal, rubrique Contact. Vous pouvez y préciser les heures de permanence de votre CE, le nom du Responsable, le téléphone, etc. Cette zone est entièrement paramétrable selon vos besoins. Pour rappel, la mise en page est totalement personnalisable en fonction de vos besoins :

Insérez les informations

Ajoutez l’email de contact. Cet email est purement à titre informatif

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Voici le résultat sur le site Internet

Votre logo est inséré automatiquement

Informations renseignées

Possibilité d’ajouter une pièce jointe au message

Formulaire de contact

Possibilité de configurer plusieurs destinataires

2) Consulter les messages

Cliquez sur Aperçu

Possibilité de supprimer le message en cliquant sur ce bouton

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D. Alimentation de la page d’accueil du Site Internet 1) Menu Diaporama

Modifiez les propriétés de présentation de la photo (voir capture suivante)

Supprimez facilement les photos

Ajoutez autant de photos que vous le souhaitez

Ordonnez rapidement et simplement les photos en utilisant ces 2 boutons pour décaler à gauche ou à droite. Voir la progression de chargement des nouvelles photos.

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Lorsque vous cliquez sur

, la fenêtre suivante apparaît : Insérez un titre à votre photo

Commentez votre photo

Possibilité de créer un lien vers une section de votre site ou un site Internet externe (voir ci-dessous *) En cochant cette case, vous ouvrirez votre lien internet dans une autre fenêtre de votre navigateur Web.

Voici le résultat sur la page d’accueil de votre site Internet

Votre titre apparaît ici Ensemble de vos photos

Votre commentaire apparaît ici

* Cliquez sur cet icône pour vous diriger vers le lien inséré précédemment

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2) Menu Modifier le Mot du CE Ce menu vous permet de modifier le texte de présentation de votre CE présent sur la page d’accueil du Site Internet.

Voici le résultat sur la page d’accueil de votre site Internet (Bandeau droit du Contenu)

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3) Menu Gérer les actualités

Ajoutez un titre à votre actualité Ajoutez un bref résumé de votre actualité

Ajoutez une description à votre actualité Ajoutez une image pour votre actualité

Possibilité de rattacher votre actualité à un module spécifique

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Voici le résultat sur la page d’accueil de votre Site Internet : Titre

Résumé

Lire la suite : lien vers la description de votre actualité

23

Suivre le lien : lien direct vers le module sélectionné


E. Activités et événements du CE 1) Menu Les Services Rubrique Principale

Module Obligatoire Rubriques Principales

Page

Article

Sous-Rubrique

Activité

Bouton permettant l’ajout d’une rubrique principale

: Bouton permettant de créer une sous-rubrique

: Bouton permettant d’ordonner les sous-rubriques et les pages.

: Bouton permettant d’ajouter une rubrique obligatoire (modules intégrés à la solution) Exemple : « Doc et PV », « Membres du CE », « Sondages »…

: Bouton permettant de supprimer tous les éléments (rubriques, sous-rubriques, modules, pages, articles).

: Bouton permettant de créer une nouvelle page

: Bouton permettant de gérer les droits d’administration

: Bouton permettant de modifier tous les éléments

: Bouton permettant de publier une activité (si module Gestion activé)

(rubriques, sous-rubriques, modules, pages, articles).

: Bouton permettant de déplacer tous les éléments

: Bouton permettant de créer un article

(rubriques, sous-rubriques, modules, pages, articles).

Nous allons maintenant créer une nouvelle rubrique principale et y ajouter une page contenant un article 24


En cliquant sur « Ajouter une rubrique princ. », vous arriverez sur cette fenêtre

Insérez un titre pour la nouvelle Rubrique Ajoutez une image à votre nouvelle Rubrique

Par exemple : Vos IRP

Reprenons notre exemple précédent et visualisons le résultat après la création de la rubrique « Vos IRP »

Dans la partie Administration

Sur le Site Internet

Rubrique principale ajoutée

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En cliquant sur le bouton

, nous allons ajouter une nouvelle page à notre Rubrique principale « Vos IRP »

Insérez un titre pour la nouvelle page Par exemple : Le CCE

Insérez un texte d’introduction à votre page Ajoutez une image à votre nouvelle page

Reprenons notre exemple précédent et visualisons le résultat après la création de la page « Le CCE »

Dans la partie Administration

Sur le Site Internet

En cliquant sur le lien « Le CCE », vous afficherez la page suivante

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En cliquant sur le bouton

, nous allons rattacher un article à notre page « Le CCE »

Insérez un titre pour la nouvelle page Par exemple : Attributions

Insérez le texte de votre page Rattachez une image ou plusieurs images ainsi que des documents à votre article

Choisissez une date de publication et le cas échéant une date d’expiration Ajoutez cet article à votre page d’accueil dans la partie Actualités

Reprenons notre exemple précédent et visualisons le résultat après la création de l’article « Attributions »

Dans la partie Administration

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Sur le Site Internet

En cliquant sur le lien ÂŤ Le CCE Âť, vous afficherez la page suivante

Haut de page

Article

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Dans la partie Administration, vous avez la possibilité d’ordonnancer des éléments. Prenons l’exemple suivant :

Cliquez ici

Vous souhaitez déplacer la sous-rubrique « Activités ». Pour cela, cliquez sur le bouton voici ce qui apparait à l’écran :

correspondant et

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Déplacer ici » pour changer l’emplacement de la sousrubrique « Activités ». Vous avez la possibilité d’ordonner les différents éléments composants vos Services. Vous pouvez soit ordonner les rubriques principales, soit ordonner une rubrique (page, articles…). 29


Prenons l’exemple suivant : Vous voulez ordonner vos rubriques principales Cliquer sur le bouton

Avant

Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacez la rubrique

Après

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2) Menu Gérer l’agenda (optionnel) Ce menu vous permet de gérer l’agenda présent sur la page d’accueil de votre site Internet

Insérez l’intitulé de l’événement à ajouter dans l’agenda.

Insérez la description de l’événement à planifier

Possibilité d’ajouter des images

En décochant cette case, possibilité de définir une date de fin

Planifiez votre événement en précisant le jour et l’heure de début. Possibilité de prévoir une heure de fin.

Voici le résultat sur la page d’accueil ainsi que sur la page correspondante à la description de l’événement. En cliquant sur le lien, vous accédez à la page détaillant l’événement

Les chiffres de couleur Orange représentent des événements planifiés.

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F. Gestion des salariés 1) Gestion de la « base de salariés » Ce menu permet de gérer votre « base de salariés » : Permet de créer un accès au site pour vos nouveaux salariés

Permet de modifier les informations personnelles d’un salarié (nom, prénom, mot de passe…)

Permet de désactiver un compte salarié. Pour conserver les historiques, les comptes ne peuvent être supprimés définitivement

Permet de valider les modifications effectuées par le salarié dans son Profil (optionnel)

Pour créer manuellement un nouveau salarié, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un Salarié » :

Informations salarié. Les champs de couleur bleue sont des champs obligatoires

Possibilité de gérer les enfants Configuration de l’identifiant et du mot de passe du nouveau salarié

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2) Débloquer un salarié Lorsqu’un salarié bloque son accès au site en ayant par exemple inséré 3 fois un mauvais mot de passe, il vous faut aller dans la partie « Débloquer un salarié ». La fenêtre suivante apparaitra :

Cliquez sur Aperçu

Cliquez sur Débloquer

3) Désactiver / Réactiver un salarié Vous avez la possibilité de Désactiver / Réactiver l’accès au Site Internet de votre CE à un salarié. Pour cela, il suffit de rechercher le salarié à désactiver puis de cliquer sur « Désactiver ». Si vous souhaitez rendre l’accès possible à un salarié, il vous suffit de cliquer sur « Réactiver un salarié » puis de cliquer sur le bouton « Aperçu » correspondant à votre salarié. Pour rendre l’accès au site Internet possible pour ce salarié sélectionné, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Réactiver ». ATTENTION : Pensez ensuite à modifier le mot de passe du salarié si besoin (en cliquant sur « Modifier un salarié »)

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4) Valider les modifications d’un profil Indicateur de modification de profil

Cliquez sur Aperçu pour afficher les modifications

Modification apportée par le salarié à valider

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G. Gestion des Interlocuteurs 1) Gérer les catégories Ce menu permet de gérer tous les interlocuteurs que vous souhaitez. Vous devez pour cela les organiser en Catégorie et par la suite, créer les interlocuteurs. Il vous permet de gérer le trombinoscope des membres de votre CE.

Gérez les catégories

Gérez les interlocuteurs

Prenons l’exemple d’une Catégorie intitulée : « Membres CE ». Cliquez sur « Ajouter une catégorie pour Interlocuteurs »

Insérez le nom de la catégorie

Maintenant que la catégorie est correctement créée, nous pouvons y ajouter les interlocuteurs. ATTENTION : Une catégorie ne contenant aucun interlocuteur n’apparaitra pas sur le site Internet.

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2) Gérer les interlocuteurs Prenons l’exemple de Jean Dupont, Président du CE. Cliquez sur « Ajouter un Interlocuteur »

Sélectionnez la catégorie à laquelle appartient votre nouvel interlocuteur. Insérez les informations propres à votre interlocuteur

Possibilité d’afficher le nouvel interlocuteur dans le module Actualités Voici le résultat sur le Site Internet

Si vous avez plusieurs Catégories d’interlocuteurs et/ou plusieurs Interlocuteurs, il vous est possible de les ordonner. Le principe de fonctionnement est identique au module « Les Services » (Chapitre E. 1) ).

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H. Diffusion de documents 1) Gérer les Docs / PV La gestion de ce menu est identique à celle utilisée pour la gestion des interlocuteurs (Chapitre G). Elle s’articule autour de Catégories permettant d’intégrer des documents (ex : PV du CE, Compte Rendu Réunion CHSCT…) de différents formats (ex : PDF, DOC, XLS…).

Gérez les catégories

Gérez les documents

ASTUCE : Lors de l’ajout d’un document, vous pouvez l’insérer à la fois sur la page d’Accueil et dans le module Actualités.

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I. Avis, attentes et besoins des salariés 1) Menu Gérer les Sondages Ce menu vous permet de gérer des sondages à publier sur votre Site Internet. Prenons l’exemple d’un sondage intitulé : « Comment trouver vous le Site Internet de votre CE ? » Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Créer un sondage » :

Insérez l’intitulé du sondage

Insérez les réponses au sondage. 2 réponses minimum sont obligatoires Possibilité de publier le sondage en page d’accueil et/ou dans le module d’Actualités

Voici le résultat sur le Site Internet

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2) Menu Gérer les Enquêtes La gestion de ce menu est identique à celle utilisée pour la gestion des sondages (Chapitre I. 1) ). Quelles sont les différences entre le sondage et l’enquête ? Un sondage se résume à une question posée sur un sujet à vos salariés concernant leurs opinions et leurs envies. Le salarié ne peut voter qu'une seule fois et le sondage est anonyme. Une enquête est une série de questions sur un sujet donné, avec des questions ouvertes ou fermées posées aux salariés. De plus, les salariés peuvent commenter leurs réponses. Les résultats des sondages sont consultables par tous (salariés et administrateurs) sur le site Internet. Ceux des enquêtes ne peuvent être consultés que dans l’administration.

3) Consulter les résultats

Cliquez sur Consulter

Résultats de l’Enquête

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J. Diffusion d’informations via la newsletter 1) Créer les thèmes Une newsletter est un document d'information envoyé de manière périodique par courrier électronique à une liste de diffusion regroupant l'ensemble des personnes qui y sont inscrites. Ce menu vous permet de gérer vos newsletters en vous donnant la possibilité de créer vos thèmes, vos listes de diffusion et vos informations présentes dans la newsletter. Prenons l’exemple du thème : « Mise en ligne du dernier PV de réunion CE ». Nous allons devoir créer le thème, la liste de diffusion et la newsletter. Pour créer le thème de la newsletter, cliquer sur « Gérer les thèmes » puis sur « Créer un thème »

Insérez l’intitulé de votre thème

Votre salarié pourra alors s’abonner à ce nouveau thème (en modifiant son Profil, voir chapitre F. 1) )

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2) La liste de diffusion Une fois votre thème créé, dirigez-vous dans « Gérer les newsletters » puis sur « Créer une liste de diffusion »

Insérez l’intitulé de votre liste de diffusion Appliquez des filtres sur les profils salariés

Salariés membres de la liste de diffusion

Liste des salariés filtrés

Pour insérer un salarié à la liste de diffusion, vous devez le sélectionner en cliquant sur son nom puis utiliser l’icône pour le faire basculer dans la colonne « Salariés sélectionnés ». Effectuez la manipulation inverse pour retirer un salarié d’une liste de diffusion. ASTUCE : vous pouvez cliquer sur « Tout sélectionner » pour sélectionner l’ensemble des salariés filtrés.

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3) Les informations présentes dans la newsletter Pour cela, dirigez-vous sur « Gérer les newsletters » puis sur « Créer une newsletter » Insérez un titre Définissez une date d’envoi

Insérez le message de votre Newsletter

Si vous cochez cette case, votre newsletter n’aura pas le format de votre site Internet (voir ci-dessous)

Possibilité d’ajouter un document à votre newsletter

Liste(s) de diffusion sélectionnée(s)

Liste(s) de diffusion disponible(s)

Newsletter avec bannière et cadre de votre site internet

Newsletter sans bannière ni cadre de votre site internet

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K. Echanges entre le CE & les salariés 1) Menu Galeries Photos Ce menu vous permet de gérer vos galeries photos.

Créez, modifiez ou supprimez une galerie comme pour une catégorie d’interlocuteurs (Chapitre G.) Après avoir sélectionné une galerie, vous gérez vos photos comme pour le Diaporama (Chapitre D.)

2) Module Forum La configuration du forum est simplifiée au maximum. Un paramétrage « par défaut » est intégré (voir ci-dessous) mais vous avez la possibilité de modifier la configuration :

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 Administration : Le forum est organisé de la manière suivante :  Une catégorie regroupe un ou plusieurs forum(s).  Un forum contient l’ensemble des sujets crées par vos salariés.  Un sujet regroupe l’ensemble des réponses postées. Catégorie

Forum

: Bouton permettant d’ordonner les catégories

: Bouton permettant de créer un nouveau forum

: Bouton permettant d’afficher ou non les éléments

: Bouton permettant de personnaliser les éléments

(catégorie, forum)

(catégorie, forum) : nom

: Bouton permettant de déplacer un forum d’une catégorie à une autre

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 Sur le site Internet : Menu Forum

Catégorie

Forum

Colonne administration

Colonne de notification

Colonne administration : : Bouton pour déverrouiller un forum

Colonne de notification : Cette colonne est commune à tous les salariés ayant un accès au Forum.

: Bouton pour verrouiller un forum

: Pas de nouveau message dans le forum depuis la dernière visite

: Nouveau message dans le forum depuis la dernière visite

: Forum verrouillé (impossibilité d’écrire un nouveau sujet)

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Colonne administration

Colonne de notification

Colonne de notification :

Colonne administration :

ou : Permet de verrouiller ou déverrouiller un sujet de conversation

: Sujet en tête de liste (post-it)

: Pas de nouveau sujet dans le forum depuis la dernière visite

: Permet de déplacer un sujet dans un autre forum

: Permet de supprimer un sujet

: Nouveau sujet dans le forum depuis la dernière visite

: Permet de renommer l’intitulé d’un sujet : Sujet verrouillé. : Permet de mettre en tête de liste (post-it) un sujet

: Permet de retirer l’option post-it d’un sujet : Permet de recevoir une notification par mail dès qu’un utilisateur poste un nouveau message dans le sujet.

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Permet de répondre au message

Colonne administration

Permet d’envoyer un message privé

Permet d’insérer le texte du message dans la réponse

Colonne administration :

: Permet de supprimer un message

Vous avez la possibilité de déléguer l’administration des forums à certains salariés. Un modérateur est un salarié dont le rôle est d'animer et surtout de "modérer" le forum du site Internet, en effaçant tout message n'ayant pas sa place dans un forum de discussion sur le site Internet (Objet, charte…).

Choisir parmi les forums existants

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L. Modules supplémentaires (optionnels) 1) Menu Petites annonces (optionnel) Ce menu vous permet de gérer les annonces créées sur le site Internet par les salariés. Avant de rentrer dans le détail de ce menu, voyons comment sont créées les annonces depuis le site Internet.

Menu des Petites Annonces

Petites Annonces déjà validées par l’administrateur Lors de la création d’une annonce, le salarié doit remplir le formulaire suivant en y insérant plusieurs paramètres : catégorie, sous-catégorie, titre, type de l’annonce, description, prix Rappel important pour le salarié

Choix d’une catégorie : - Maison - Animaux - Véhicule…

Choix d’une souscatégorie : ex : Maison - Mobilier - Décoration - Bricolage…

Vente / Recherche

Possibilité d’ajouter une photo et/ou un document (ex : facture)

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Une fois l’annonce validée, le salarié verra apparaitre ce message :

En tant qu’administrateur, vous serez prévenu par email de l’enregistrement d’une nouvelle annonce sur le site Internet. Vous devrez alors valider cette annonce pour qu’elle soit publiée sur le site. Pour cela, dans « Gérer les annonces », cliquez sur « Valider une annonce »

Cliquez sur Valider une annonce

Vous arriverez sur cette fenêtre, qui vous présente les annonces en attente de validation. Cliquez sur « Aperçu » pour voir la nouvelle annonce en détail.

Cliquez sur Aperçu

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Vous arrivez alors sur la fenêtre détaillant toutes les informations concernant la nouvelle annonce. Libre à vous de la valider.

Cliquez sur Valider

Vous avez également la possibilité de modifier une annonce déjà publiée en cliquant sur ce bouton.

Il vous sera demandé de sélectionner l’annonce à modifier puis vous aurez accès à l’ensemble de ses informations.

De même, il vous est possible de supprimer une annonce validée en cliquant sur ce bouton.

Il vous sera demandé de sélectionner l’annonce à supprimer puis vous n’aurez plus qu’à valider la suppression. ATTENTION : Par défaut, les annonces sont dépubliées automatiquement du site Internet 3 mois après leur création.

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2) Menu Ventes Privées (optionnel) Ce module regroupe un catalogue d’offres à prix intéressants dédiés au High-Tech et aux nouvelles tendances. Les offres sont mises à jour hebdomadairement. Vous pouvez décider de publier ou non certaines offres. Cliquez sur cette case à cocher pour publier ou dépublier l’offre dans le module Ventes Privées

Offre non publiée

Offre publiée

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3) Menu Jeu de grattage (optionnel) Ce menu permet de gérer les jeux de grattage sur votre site Internet. Par défaut lors de la livraison de votre site Internet, 4 thèmes de jeu vous sont proposés : Printemps, Eté, Automne, Hiver. Nous allons voir les différentes étapes pour la création et la publication d’un nouveau jeu.

Menu Jeux de Grattage

Premièrement, cliquez sur « Créer un jeu ». Il vous sera ensuite demandé de sélectionner le thème graphique.

Cliquez sur sélectionner

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Une fois votre thème choisi, il vous faudra sélectionner les différentes combinaisons. Par défaut, 4 combinaisons sont sélectionnées. Il faut au minimum 2 combinaisons (1 ticket gagnant et 1 ticket perdant) pour pouvoir valider un jeu.

Cochez ou Décochez les combinaisons

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Il ne vous reste plus qu’à déterminer ces derniers paramètres :

Nom de votre jeu

Date de début

Possibilité de définir une date de fin

Déterminez les gains pour les différentes combinaisons

Déterminez la combinaison perdante (Obligatoire)

Une fois validé, le jeu sera créé. Il ne vous restera plus qu’à le publier sur votre site Internet. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Publier un jeu ». Lors de la publication, vous pouvez choisir le nombre de ticket gagnant pour ce jeu. Vous pouvez également exclure certains salariés (par défaut, tous les administrateurs sont exclus). Ces salariés pourront jouer au jeu de grattage mais ils obtiendront toujours un ticket perdant.

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Insérez la quantité de tickets gagnants pour chaque combinaison

Dans notre cas, il y aura 2 tickets gagnants pour le lot « 1 entrée adulte + 1 entrée enfant »

Possibilité d’exclure des salariés de votre jeu Possibilité de générer automatiquement les tickets ou de définir manuellement les tickets gagnants

 Gestion des exclusions : Recherchez le salarié à exclure

Cochez la case pour exclure le salarié / Décochez la case pour intégrer le salarié

 Générer aléatoirement les tickets = le système attribuera de manière aléatoire les tickets gagnants aux salariés actifs dans la base de données.  Définir les positions des tickets gagnants = vous définissez un rang pour chaque tickets gagnants.

Exemple :

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Ce ticket sera gagnant ème pour le 5 salarié participant au jeu.

Ce ticket sera gagnant ème pour le 3 salarié participant au jeu.

Une fois publié, votre jeu est accessible sur votre site Internet. ATTENTION : Il vous faut activer le module obligatoire « Ticket de grattage » dans la partie « Les Services », sinon le jeu ne sera pas accessible pour vos salariés.

Ticket gagnant et validé

Tickets gagnants non encore grattés

Récapitulatif des participants

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4) Menu Annonceurs (optionnel) Ce module vous permet de mettre en avant les partenaires avec qui vous travaillez. Vous dédiez à ces partenaires un espace de publicité sur votre site Internet. Exemple : votre partenaire pour les commandes groupées (parfums...), une brasserie proche de votre entreprise... Comme dans la plupart des menus de votre site Internet, vous avez la possibilité de gérer vos annonceurs par catégorie.

Gérez vos catégories

Gérez vos annonceurs

Insérez un titre à votre nouvelle catégorie

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Une fois la catégorie ajoutée, vous pouvez créer votre annonceur :

Sélectionnez la catégorie Ex : Sports, Cosmétique…

Donnez un nom à votre Annonceur

Possibilité d’entrer une description

Possibilité d’ajouter une photo comme un logo Insérez l’adresse du site Internet de votre Annonceur

Voici le résultat sur le site Internet : Possibilité de trier par catégorie

Fiche de l’annonceur créé

ATTENTION : n’oubliez pas de rajouter ce module obligatoire dans « Les Services »

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M. Menu Statistiques Ce module vous permet de visualiser les statistiques détaillées de votre site Internet. Il regroupe les informations les plus significatives comme les Visites, les Pages vues, les Documents téléchargés… L’accueil de ce module vous propose un tableau récapitulatif des statistiques depuis l’ouverture de voter site Internet. Menu permettant de naviguer les différents modules de statistiques.

Tableau récapitulatif depuis l’ouverture du site Internet

Nombre de visites depuis l’ouverture du site Internet

Nombre de salarié s’étant connecté au moins 1 fois au site Internet

Nombre de visite sur la page France Billet de votre site Internet

Nombre de clic effectué sur le bouton « Accéder au site France Billet »

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Le haut de page sera identique pour tous les menus du module Statistiques : Il vous permet de filtrer par Jour, Semaine, Mois et Année Il vous permet d’accéder aux statistiques d’un jour donné grâce au calendrier Il vous permet également d’exporter les résultats au format PDF.

Filtre périodique

Filtre journalier

Export des résultats pour une date ou une période donnée

Voyons maintenant les informations présentes dans les statistiques détaillées. Prenons l’exemple du menu Visites pour la Journée du 31/05/2011 :

Statistiques globales pour le 31/05/2011

Le tableau récapitulatif sur la période permet d’afficher les statistiques des visites et des pages vues. 60


Pourcentage calculé « par rapport à la veille »

 Explication : Prenons comme exemple les journées du 29/05, 30/05 et 31/05 (date de notre filtre) Les résultats se lisent ainsi :  pour la journée du 31/05, il y a eu +6% de visites (35) par rapport à la veille 30/05 (33)  pour la journée du 31/05, il y a eu -35% de pages vues (134) par rapport à la veille (205)  pour la journée du 30/05, il y a eu +191% de visites (33) par rapport à la veille 29/05 (12) Cette explication est valable pour l’ensemble des tableaux récapitulatifs sur une période présents dans le module de Statistiques.

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Représentation graphique des statistiques comme : - le récapitulatif des Visites / Pages Vues - les durées des visites - les heures de connexion

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Pages vues : propose un tableau récapitulatif sur une période de l’ensemble des pages consultées de votre site Internet et un tableau récapitulatif du temps passé sur chaque page. Exemple :

 Explication :  Pour le 31/05/2011, il y a eu -50% de consultation (3) pour la page « Docs et PV » qu’il y a 7 jours (6)

Documents téléchargés : comme pour le menu des pages vues, ce menu vous propose un tableau récapitulatif sur une période de l’ensemble des documents téléchargés depuis votre site Internet. Exemple :

 Explication :  Pour le 31/05/2011, il y a eu un total de 4 téléchargements pour 4 documents différents.  Pour le 24/05/2011, il y a eu un total de 19 téléchargements pour 6 documents différents. Un même document a donc été téléchargé plusieurs fois.

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Suivi : propose de connaitre par quelle page d’entrée ou de sortie vos salariés se connectent ou se déconnectent du site Internet. Dans l’exemple ci-dessous, on peut remarquer qu’il existe 1 page d’entrée sur le site via la page « Les Services ». Cela signifie généralement que vos salariés ont gardé cette page dans leurs Favoris Internet et qu’il l’utilise pour se connecter au site Internet.

Configurations : propose une vue générale sur le type de système d’exploitation et sur le type de navigateur web qu’utilisent vos salariés pour se connecter au site Internet.

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Reflexe Voyages : propose de comptabiliser les clics effectués sur les différents annonceurs de la page Reflexe Voyages.

Possibilité pour le salarié de cliquer sur l’un de ces deux liens pour accéder sur le site du partenaire ReflexeCE

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Explication :  Pour le 31/05/2011, il y a eu 2 consultations pour 1 même voyage.  Pour le 24/05/2011, il y a eu 3 consultations pour 3 voyages différents. Les statistiques pour Reflexe Avantages et les Annonceurs sont basées sur le même mode de fonctionnement que Reflexe Voyages.

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Test  

Test reflexece

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