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ACTIVIDAD UNIDAD 1 GENERALIDADES DE ARCHIVOS DIGITALES

Presentado por SANDRA PATRICIA MONTES HENAO Grupo 03 Presentado a Docente YILBERTH ANDRÉS MARTÍNEZ CASTILLO Asignatura ARCHIVOS DIGITALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ, FEBRERO 14 DE 2014


 INTRODUCCIÓN Dentro del marco general de los archivos, debe existir un punto de partida y estos son los conceptos bien definidos, el archivo como institución dentro de las empresas sin importar su carácter son sin voz el punto de partida de todas las operaciones, transacciones y negociaciones y que darán sin duda alguna más soportes que servirán como testimonio del transcurrir mismo de la sociedad. Con el auge de la información electrónica, su agilidad, la velocidad misma con la accedemos a los documentos, la sencillez para recuperarlos han sido la vertiente más solicitada; sin embargo también la más vulnerable. Casos sonados en nuestro país como los computadores de la guerrilla considerados como fuentes de información para algunas personas, para otras fueron simplemente manipulados para arrojar resultados que querían ver. Esta situación no solamente se presenta a este nivel sino también en las empresas y en la sociedad en general; pero ¿cómo garantizar la seguridad de la información digital?, sino conocemos que significa el término Archivo? Con esta presentación daré una definición sobre Archivo y su visión general en nuestro país, además de comparar términos importantes para el desarrollo de la asignatura, también sobre el documento digital y porque es importante su conservación.


 OBJETIVO GENERAL Proporcionar los conceptos básicos para el desarrollo de la Asignatura Archivos Digitales después de consultar y analizar los diversos recursos y fuentes de información.

 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Con el desarrollo de esta presentación, se pretende: Definir claramente que es un Archivo, una biblioteca y establecer las diferencias que existen entre las mencionadas unidades de información. Proporcionar una definición de Documentos Digitales y la importancia de su conservación.


 DESARROLLO DE LOS TEMAS DEFINICIÓN DE ARCHIVOS El concepto de archivo es diferente de acuerdo al contexto en el cual se menciona, algunas personas lo definen como un depósito de documentos, otras tantas como una institución donde se guardan los documentos que provienen de las diferentes áreas de trabajo, es un documento almacenado en el computador, entre muchos otros conceptos; sin embargo los archivos son el testimonio de la gestión de las entidades cualquiera que sea su actividad, es el soporte físico y electrónico de todas las transacciones y actos que una institución realiza cada día, sin los archivos no se podría hablar de una trayectoria empresarial, ni personal porque no existiría un soporte que lo sustente. De acuerdo a la definición del Archivo General de la Nación es el conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, durante el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de información de la historia. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECAS

La mayoría de conceptos coinciden en determinar que una Biblioteca es una colección de material bibliográfico debidamente organizado para facilitar su posterior recuperación y uso; sin embargo para mí el concepto va más allá que una colección; también se debe considerar que al hablar de biblioteca las personas inmediatamente lo relaciona con un


edificio donde se almacenan libros, revistas, vídeos, periódicos, entre otros; y el lugar donde se realizan múltiples actividades de carácter cultural que propende por el desarrollo social de la comunidad que la colinda.

Igualmente se debe

considerar como la Unidad de Información donde puedo encontrar información profesionalmente seleccionada de acuerdo a las necesidades de la comunidad y a la cual puedo acceder fácilmente a través de las diversas herramientas informáticas con la que cuentan, sin dejar a un lado que en estas Unidades laboran personas calificadas como soporte en mis consultas.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA . En términos generales, los archivos nacen como soporte físico y electrónico de la gestión de las entidades o personas, diferente del nacimiento de las bibliotecas cuyo fin primordial fue el de conservar de manera organizada “libros” para su posterior recuperación; son dos concepciones totalmente diferentes.

Sin embargo con el paso del tiempo los conceptos han tenido coincidencias como en los soportes; los archivos manejan todo tipo de soportes en los que se encuentres los documentos del archivo, igualmente en la biblioteca se conservan y ponen a disposición toda clase de soportes que ayuden en la consecución de las consultas de los usuarios.

Una diferencia muy marcada es el espacio físico, ya que la biblioteca cuenta con salas de consulta, una edificación propia para la conservación del material bibliográfico en cambio los archivos por lo general ocupan un espacio dentro de la empresa donde se conservan los documentos del archivo en cajas esperando su disposición final después del tiempo establecido.


El personal que interviene en el manejo del material bibliográfico y los documentos de archivo también tiene una gestión diferente aunque algunos procesos sean similares, pero los objetivos finales son de recuperación ágil en el caso de la Biblioteca y en el archivo su recuperación, conservación y disposición final.

Otra diferencia muy importante son las herramientas de recuperación mientras que en la biblioteca hacemos uso del catálogo ya sea físico o electrónico tanto en bibliotecas reales o digitales, en el archivo hacemos uso de archivos electrónicos, bases de datos e inventarios.

Viendo las diferencias encontramos muchas similitudes ya que tanto los archivos y las bibliotecas son Unidades de Información cuya finalidad es que un público tenga acceso ágil y veraz de la información o necesidad que requiere.

LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Tomando en cuenta la definición del Archivo General de la Nación, Documento es toda información creada, recibida o registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado, entre los que encontramos dibujos, grabados, mapas o partituras, películas, discos, cintas, fotografías, entre otros; y que digital significa un sistema de representación mediante dígitos, en lenguaje informático es denominado Bit y en conjunto Bytes, que en resumen

codifican los textos o imágenes a

combinaciones de dígitos llevándonos a la información digital o electrónicos.

Resumiendo puedo definir Los documentos digitales como conjuntos de información que constituye una unidad significativa independiente y que sin importar su forma, ya sea en texto, sonido, imagen fija o en movimiento se registra o almacena en un medio electrónico con el fin de facilitar su recuperación a través del computador u otro dispositivo.


PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

La información en si misma tiene un valor administrativo, informativo, legal y cultural lo cual es necesario conservar con políticas muy definidas y evitar su obsolescencia y pérdida. Igualmente al conservar la información digital reducirá considerablemente los tiempos de búsqueda, al mismo tiempo que los costos de almacenamiento físico ya que no se debe disponer de un espacio físico para su almacenamiento, claro está que la información digital requerirá de actualización constante de plataformas y de dispositivos de consulta con el fin de vitar pérdida de información. Al conservar la información digital me permite tener acceso simultáneo al mismo documento y desde lugares remotos haciendo el acceso más flexible y fácil. La información sin importar su soporte constituye la memoria institucional o de las personas por tanto su conservación es invaluable y obligatoria ya que un pueblo sin memoria recae una y otra vez en las mismas circunstancias.


CONCLUSIONES Después de estudiar, analizar y extraer la información pertinente de los recursos bibliográficos referenciados en la Unidad 1 de la Asignatura Archivos digitales, se puedo concretar los conceptos básicos de archivo, biblioteca, las diferencias y algunas semejanzas que existen entre archivo y biblioteca, el concepto de documentos digitales y el porqué conservar los documentos digitales, llevándome a concretar estos conceptos y la importancia que tienen como aplicación para nuestra carrera.


REFERENCIAS Definición de archivo. Ley 594 de 2000, enlace disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2023

Definición de biblioteca Concepto de biblioteca. tipos y función. perspectivas de futuro, enlace disponible en: http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf Diferencias entre archivo y biblioteca Diferencia entre biblioteca, archivo y centro de documentación, enlace disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=fkNI1Vwwne4 Entre bibliotecas y archivos: Los transgresores archivos personales, enlace disponible en: http://anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2008/Art_5_2008.pdf

Los documentos digitales. Documentos digitales, enlace disponible en: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html

Porque conservar la información digital, Almacenamiento Digital, acceso inmediato a la información, enlace disponible en: http://cl.readsoft.com/terminologia/digitalizacion-de-documentos/almacenamientodigital

Archivos digitales y conservación del documento, Legislación para Bibliotecas, Archivos y Centros de Documentación Documento electrónico VS Digital Concepto Documento Digital enlace disponible en: http://legislaciondellibro.wordpress.com/


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