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CODIGO DE

CONDUCTA

Y ETICA

GENUINE PARTS COMPANY (GPC) GRUPO AUTO TODO Y SUBSIDIARIAS (GAT)

A


CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA

Contenido

PROPOSITO Responsabilidad individual Modificaciones y eliminaciones al Código

TRATO JUSTO Y HONESTO

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APEGO A LAS LEYES, Leyes antimonopólicas y competencia justa. REGLAS Y REGULACIONES. Lugar de trabajo libre de drogas. Leyes ambientales. Leyes sobre la discriminación y el acoso; trato justo y respetuoso. Manejo de información privilegiada. Campañas políticas. Relaciones con funcionarios del gobierno. Integridad de los archivos y apego a principios contables. Confidencialidad de los registros de los empleados. Salud y seguridad

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CONFLICTO DE INTERESES Intereses financieros externos. Trato justo a proveedores. Préstamos

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OPORTUNIDADES CORPORATIVAS PROTECCION Y USO APROPIADO DE Uso personal de activos de la empresa LOS ACTIVOS DE LA COMPAÑIA Uso de computadoras, software e e-mail de la compañía. Protección de los activos de la empresa. PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA Confidencialidad INFORMACION / COMUNICACIÓN CON EL Propiedad intelectual y propiedad de la PUBLICO información. Comunicación con los medios. Comunicación con el público. REPORTE DE VIOLACIONES AL CODIGO

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INVESTIGACIONES Y CUMPLIMIENTO

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CONCLUSIÓN

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Propósito

D

esde el inicio de sus operaciones, el GAT y sus Subsidiarias han conducido sus negocios basándose en principios sólidos. Hemos ganado el respeto y lealtad de nuestros clientes proporcionando productos de calidad, teniendo empleados con conocimiento del negocio y manteniendo un firme compromiso hacia la satisfacción del cliente. Nuestros esfuerzos han sido guiados por valores fundamentales básicos. Hemos mantenido integridad en nuestros acuerdos con nuestros numerosos socios en el negocio, hemos tratado a los empleados con respeto y hemos proporcionado un excelente estándar de servicio y productos de calidad a nuestros clientes. Este Código está diseñado para proporcionarle a Ud. una guía actualizada para la conducta del empleado basada en los principios fundamentales de la compañía y para sumarizar las políticas y obligaciones legales principales de la compañía. Aun cuando reconocemos que ninguna guía puede dar instrucciones precisas ante cada situación, nosotros confiamos en su buen juicio para la conducción de los asuntos de negocio a nombre de la compañía. Este Código de Conducta y Ética describe los estándares de comportamientos éticos que el GAT espera de sus empleados y los empleados de sus subsidiarias y empresas afiliadas. Cuando Ud. lea este Código debe tener en mente las siguientes consideraciones: • Ud. debe apegarse a este Código tanto en su aspecto literal como en el espíritu del mismo. • Ud. debe seguir este Código apegándose a todas las leyes y regulaciones aplicables, así como también a las políticas, procedimientos y manuales definidos por el GAT. • Este Código no incluye todas las políticas, procedimientos y estándares éticos aplicables a los empleados, ejecutivos y directores de GAT. Por lo tanto, Ud. es responsable de conocer y cumplir los lineamientos y procedimientos de las políticas y manuales publicados por GAT. • Este Código es aplicable a todos nuestros empleados, ejecutivos y direc01


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tores, independientemente de su ubicación geográfica y la temporalidad de su contrato o posición. • Ud. debe reportar cualquier violación a este Código. Ud. debe reportar, inclusive, la sospecha de una violación al Código, a su Jefe, su Jefe de Personal o administrador que estime conveniente. Puede también reportar de manera anónima y gratuita al LADA CODIGO 01 800 614 1690 las violaciones a este Código, a otras políticas y procedimientos, así como también cualquier actividad ilegal o no ética. • Si Ud. no se apega a lo dispuesto en este Código y otras políticas, procedimientos y manuales del GAT, podrá ser disciplinado o despedido. De la misma manera, Ud. también puede enfrentar sanciones penales y cargos por responsabilidad civil al violar los estándares descritos en este Código. La integridad y un alto estándar de ética son fundamentales para nuestros principios. GAT está comprometido a hacer lo correcto y a desalentar los comportamientos censurables e impropios; esperamos que Ud. también defienda estos principios. Si Ud. tiene alguna pregunta respecto al correcto camino de acción, por favor consulte con su jefe inmediato, Recursos Humanos Corporativo, su Jefe de Personal, Auditoría o persona que estime conveniente para que le proporcione la guía que necesite.

tiene la responsabilidad de expresar sus preocupaciones acerca de aquellos empleados que no estén actuando de acuerdo a las políticas establecidas. Cuando alguien exponga los valores principales, usted tiene que hablar directamente con esa persona o utilizar otros canales para expresar su inquietud. Por favor, lea la sección “REPORTE DE VIOLACIONES AL CODIGO” para tener una guía adicional que puede usar para reportar posibles violaciones. Modificaciones y eliminaciones al Código Sólo el Consejo de Administración o el Comité de Compensación, Nominación y Gobierno de Genuine Parts Company (GPC) pueden modificar este Código. Sólo el Consejo de Administración o el Comité de Compensación, Nominación y Gobierno pueden eliminar una parte del Código a petición del Vicepresidente de Finanzas, Vicepresidentes o Directivos de GPC. GPC hará público, de acuerdo a los requerimientos de la ley, todo el material modificado y cualquier eliminación solicitada por un ejecutivo o directivo.

Responsabilidad Individual La compañía es una organización compuesta de individuos. En consecuencia, es importante que cada uno de nosotros siempre analice su conducta para asegurarse que corresponde a los valores de nuestra compañía. GAT espera que todos los empleados acaten los principios de la compañía y se rijan por sus políticas. En una organización del tamaño de la nuestra, se pueden presentar diferencias de opinión en cuanto a lo apropiado de las políticas establecidas. Aún cuando esas diferencias de opinión se comprenden, no son excusa para no cumplir las políticas establecidas. Siempre serán bienvenidas sus opiniones, a través de los jefes indicados, para expresar sus inquietudes o peticiones de una excepción por circunstancias especiales. Usted representa a la compañía. En consecuencia, tiene la responsabilidad de actuar con honestidad, integridad y dentro de los parámetros de las políticas de la empresa. Como un miembro de la compañía, usted también 02

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Trato justo y honesto

Apego a las leyes, reglas y regulaciones

U

E

Ud. debe limitar los honorarios y comisiones pagadas a empleados, agentes y representantes de terceras partes con los que, o a través de, GAT hace negocio, a montos no inflados de manera inapropiada y que sean congruentes con la ley aplicable y a una conducta apropiada de negocios.

Sin incluirlo todo, los siguientes puntos le servirán como una guía de los tipos de ley, reglas y regulaciones que Ud. debe tomar en cuenta:

d. debe dar un trato justo y honesto a los empleados, accionistas, clientes, proveedores y la competencia del Grupo Auto Todo, así como a todas aquellas instituciones con las que trata GAT. Ud. debe comportarse de una manera ética y no tomar una ventaja injusta a través de la manipulación, encubrimiento, abuso de información privilegiada, falsificación de hechos importantes y cualquier otra práctica de trato injusto.

El Grupo Auto Todo ha ganado su reputación proporcionando una excelente calidad en el servicio a través de empleados competentes y productos de calidad. Ud. y sus compañeros de trabajo deben estar conscientes que toda acción e interacción que Ud. emprende afecta esa reputación. Nuestra meta es y siempre deberá ser proporcionar al cliente un excelente servicio y productos de calidad.

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l Grupo Auto Todo se esfuerza para asegurar que todas las acciones que se realicen en su beneficio se apeguen a las leyes, reglas y regulaciones aplicables. Por lo tanto, Ud. debe apegarse a todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables, independientemente que estén o no expuestas en este Código. Pueden encontrarse lineamientos y regulaciones adicionales en los manuales y políticas que sean publicados periódicamente. Por favor, póngase en contacto con su jefe para alguna guía complementaria o si tiene alguna pregunta.

Leyes antimonopólicas y competencia justa El mercado abierto, libre y competitivo nos beneficia a todos. En este sistema competimos vigorosamente basándonos en factores como el precio, calidad, servicio y las características de nuestros productos. De aquí que Ud. debe apegarse a todas las leyes antimonopólicas y leyes similares aplicables que regulan la competencia en nuestro país y en los países en los que directa o indirectamente hacemos negocio. Como compañía no realizaremos ninguna acción que restrinja o limite la competencia y el comercio. En apego a esto, nosotros: • No discutiremos con nuestros competidores los precios, estrategias para definir precios, planes de productos o de mercadotecnia, producción o capacidad de producción, términos de venta y actividades de investigación y desarrollo. • No participaremos en acuerdos y arreglos con nuestros competidores en lo referente a precios, cotizaciones, distribuidores, clientes, producción y territorios o mercados de venta. • No vincularemos la compra de un producto o servicio a otro producto o servicio; no solicitaremos a proveedores que nos compren para que continúen, a su vez, vendiéndonos y tampoco impondremos condicio05


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nes no razonables a quienes nos compran. • No adquiriremos o usaremos, o permitiremos a otros adquirir o usar, información que sea obtenida de manera ilegal o inapropiada como el robo, falsificación, coerción, persuasión o la invasión de la propiedad o privacidad. • No participaremos en acuerdos ilegales de diferenciación de precios. • No sobornaremos o intentaremos sobornar a funcionarios del gobierno o empleados en cualquier país con los que GAT haga negocio. • No fijaremos o intentaremos fijar precios a los cuales un cliente pueda revender los productos de Grupo Auto Todo; no restringiremos o intentaremos restringir dónde y a quién un cliente pueda revender los productos de GAT. • No venderemos los productos del Grupo Auto Todo a precios inferiores al costo con la intención de minar o dañar los intereses de los competidores. • No realizaremos prácticas indebidas de comercio como la malversación de secretos comerciales, publicidad falsa, detracción, falsificación, engaño o intimidación.

deteriorados. Esa persona puede tomar decisiones o acciones que pongan en peligro a los demás.

Cualquier pregunta o inquietud respecto al apego a las leyes antimonopólicas deben ser inmediatamente dirigidas a su jefe y / o los departamentos legales corporativos de GAT. De igual manera, si un asunto considerado prohibido surge en cualquier reunión, Ud. debe exponer inmediatamente su objeción, abandonar la reunión e informar a su jefe o a los departamentos legales corporativos de GAT.

Todo empleado tiene derecho a ser tratado de manera justa y con respeto. GAT no tolerará ninguna forma de acoso o discriminación contra una persona sobre la base de cualquier clasificación prohibida por la ley. GAT investigará las acusaciones de acoso de acuerdo con las leyes aplicables y las políticas de la compañía. La meta de GAT es crear y mantener un ambiente productivo de trabajo para todos los empleados, clientes y asociados comerciales. Por lo tanto, GAT prohíbe estrictamente la conducta verbal o física de cualquier empleado que acose, altere o interfiera con el desempeño laboral de otro empleado, o que origine, por cualquier manera, un ambiente ofensivo u hostil para un candidato, empleado, cliente o asociado de nuestro negocio.

Lugar de trabajo libre de drogas Otro compromiso de la compañía en cuanto a la seguridad y bienestar de sus empleados es el de mantener libre de drogas el ambiente de trabajo. Está estrictamente prohibida la distribución, posesión o uso de drogas ilegales o alcohol en las instalaciones de la compañía, en cualquier propiedad de un cliente o en relación a asuntos de negocio de la compañía, Usted, como empleado, no debe presentarse a trabajar si su comportamiento o juicio está afectado por el consumo de drogas o alcohol. Si usted sospecha que un compañero de trabajo se encuentra bajo la influencia de drogas o alcohol, debe reportarlo a su Jefe inmediatamente. Cuando una persona está bajo la influencia de drogas o alcohol, su juicio y estado mental están 06

Leyes ambientales La política del GAT es apegarse a todas las leyes, reglas y regulaciones ambientales aplicables. Ud. debe esforzarse en utilizar los recursos de manera adecuada y eficiente y colocar todos los residuos de acuerdo a todas las leyes, reglas y regulaciones ambientales aplicables. Leyes sobre la discriminación y el acoso; trato justo y respetuoso. GAT cree que el trato justo y equitativo a los empleados, clientes, proveedores y demás personas es crítico para alcanzar su visión y metas. El Grupo Auto Todo conduce su negocio sin juzgar raza, color, religión, sexo, origen étnico, edad, discapacidad y cualquier otra clasificación prohibida por la ley. La política de la compañía es reclutar, contratar, entrenar, promover, asignar, transferir y terminar una relación laboral basándose en la propia habilidad, logros, experiencia, conducta y otras razones de negocio legítimas.

El acoso sexual es sólo una forma de conducta inapropiada, la cual es ilegal y no será tolerada. El acoso sexual puede incluir un rango de comportamientos sutiles y no tan sutiles y puede involucrar a personas del mismo sexo o sexo opuesto. Las conductas prohibidas pueden incluir, mencionadas de manera enunciativa y no limitativa, agresiones físicas o cualquier conducta física de naturaleza sexual, incluyendo caricias no deseadas, insinuaciones sexuales no deseadas, proposiciones u otros comentarios sexuales y exhi07


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biciones y publicaciones sexuales en cualquier parte del lugar de trabajo. Una conducta prohibida puede consistir también, sin que esto sea limitativo, en comentarios, miradas lascivas, chistes, fotografías y gestos o lenguaje inapropiado. Manejo de información privilegiada Las leyes federales y estatales de valores (acciones, títulos, obligaciones) y las políticas de GPC le prohíben a Ud. comprar y vender valores de GPC cuando tenga información acerca de GPC que no sea conocida o no esté disponible al público. Estas leyes también prohíben que las personas que sepan esta información la revelen a otros que comercien valores basándose en dicha información. Como se describe con más detalle en la Insider Trading Policy de GPC (disponible en Inside GPC website), es política de GPC que no podrá ningún director, ejecutivo, empleado o contratista que tenga información no pública en relación con GPC o sus subsidiarias, de manera directa o indirecta, o a través de familiares u otras personas o instituciones: • Comprar o vender acciones de GPC o se comprometa en cualquier acción para obtener una ventaja personal de esa información y • Proporcionar a otras personas fuera de la compañía, incluyendo familiares y amigos esa información, o recomendar la compra o venta de las acciones de GPC, basándose en dicha información. La Insider Trading Policy de GPC está disponible en el Inside GPC website. Ud. puede solicitar un ejemplar de esta política a su Contralor o a Recursos Humanos Corporativo. Campañas políticas Ud. debe apegarse a todas las leyes, reglas y regulaciones que rigen el financiamiento de las campañas políticas y las actividades de cabildeo. Ud. no puede utilizar los fondos y activos de GAT para fines de campañas políticas de ninguna naturaleza. Ud. puede participar con sus propios medios en el proceso político a través de contribuciones, gastos y actividades personales. Sin embargo, GAT no le reembolsará o compensará su participación personal en actividades políticas.

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Relaciones con funcionarios del gobierno Ud. no podrá hacer ningún pago a, o para el beneficio de algún funcionario o empleado de gobierno de cualquier país con los cuales GAT tenga relaciones de negocio, con la finalidad de lograr la realización de un negocio o para obtener concesiones especiales. Las relaciones con los representantes de gobierno, aún cuando pueda existir una relación personal de amistad, deben ser de buen gusto y de tal tipo que al revelarse públicamente no dañe de ninguna manera la reputación de GAT. Regalar a funcionarios y empleados de gobierno es desalentado; en caso de hacerse, debe ser en contadas ocasiones y con buen gusto (sin despilfarro) y no debe estar relacionado a un asunto pendiente con el oficial o empleado de gobierno. En algunos casos, nuestros contratos con dependencias federales, estatales o locales de gobierno prohíben tales regalos. Integridad de los archivos y apego a principios contables GAT y la ley requieren la preparación y conservación de registros precisos y confiables del negocio. Ud. debe elaborar todos los reportes, libros y registros con cuidado y honestidad. Los asientos falsos o engañosos en dichos registros son ilegales y no están permitidos. GAT mantiene un sistema de control interno para asegurar que las transacciones se registren de la manera correcta y se realicen de acuerdo a la autorización de la administración. Este sistema incluye políticas, procedimientos y el análisis de un equipo profesional de auditores internos. GAT espera que Ud. se apegue a estas políticas y procedimientos. Los archivos corporativos de GAT son activos importantes. La ley le requiere a GAT que conserve cierto tipo de archivos corporativos, usualmente, por un período específico de tiempo. El hecho de faltar a la conservación de estos documentos por los tiempos establecidos puede sujetar a GAT a castigos penales y multas, a perder derechos y obstruir la justicia, así como también colocar a GAT en desacato a la autoridad, en la violación de un contrato y en una importante posición desventajosa en el caso de un litigio. Sin embargo, el almacenamiento de registros voluminosos es costoso a través del tiempo. Por lo tanto, GAT ha establecido controles para asegurar la conservación por períodos establecidos y la destrucción oportuna de archivos recuperables, tales como copias de papel, registros en computadoras, sistemas electrónicos, cintas de respaldo, CD’s, DVD’s, microfiche y microfilm. 10


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GAT espera que todos sus empleados se familiaricen con y se apeguen al calendario de conservación / destrucción del archivo del departamento para el cual trabajan. Si Ud. estima que algunos documentos deban ser conservados por un período más allá del período aplicable, consulte a su jefe o al departamento de Auditoría de GAT. De manera adicional, si Ud. tiene alguna queja o sospecha de alguna violación respecto a asuntos de reportes de contabilidad, controles contables internos, auditoría o financieros, debe reportarlas a su jefe o según los procedimientos del apartado “Reporte de Violaciones” de este Código en la página no.18 Confidencialidad de los registros de empleados Es responsabilidad de GAT mantener la confidencialidad de los registros de los empleados. Sólo aquellos empleados de GAT con la legítima necesidad de conocerlos, tendrán acceso a los expedientes de Recursos Humanos o médicos que conserve GAT de un empleado. Todos aquellos empleados a los que se dé acceso a esta información serán responsables de salvaguardarla y de proteger la confidencialidad de la información adquirida. La información contenida en los expedientes de Recursos Humanos será sólo utilizada para los propósitos legítimos del negocio y de acuerdo a las políticas de GAT. Salubridad y Seguridad Una preocupación de primer orden de la compañía, es la de proteger la salud y seguridad de todos sus empleados. Cada uno de nosotros tenemos la responsabilidad de asegurarnos que estamos siguiendo los procedimientos de seguridad y salud establecidos para nuestra unidad de trabajo. Es nuestra responsabilidad utilizar adecuadamente el equipo de seguridad proporcionado para evitar accidentes en el trabajo. Recuerde que un simple acto de descuido puede afectar no solamente a usted sino a otras personas. Otros empleados o el público en general pueden ponerse en riesgo debido a su descuido.

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Conflicto de intereses

G

AT requiere de Ud. que evite cualquier relación, actividad o propiedad que pueda crear un conflicto entre sus intereses personales y los intereses de GAT. Un “conflicto de intereses” ocurre cuando su propio interés interfiere, por cualquier motivo, o inclusive aparenta interferir, con los intereses de GAT. Un conflicto de intereses puede surgir cuando Ud. realiza acciones o tiene intereses que puedan interferir con su capacidad para desempeñar sus funciones de una manera objetiva y efectiva. Un conflicto de intereses también puede surgir cuando Ud. o un familiar, recibe un incorrecto beneficio personal como resultado de su puesto en GAT. Ud. tiene una obligación de lealtad hacia GAT. Ud. no debe utilizar su puesto de una manera incorrecta para obtener un beneficio personal o para ayudar a otros a beneficiarse a expensas de GAT. GAT espera que Ud. evite situaciones que puedan influir en sus acciones o distorsione su juicio al manejar los asuntos de negocio de GAT. Ud. no debe sentirse obligado, de ninguna manera, ante los representantes de empresas e instituciones con las cuales trata, así como tampoco debe mostrar preferencia a terceras partes basándose en intereses personales o familiares. Adicionalmente, Ud. debe comunicar a su jefe de cualquier transacción o relación que pueda crear un conflicto de intereses. Sin incluirlas todas, las siguientes situaciones le servirán como una guía de los tipos de actividades que podrían causar conflicto de intereses: Intereses financieros externos • Poseer una participación de cualquier compañía que sea competencia de GPC o que haga o busque hacer negocio con GPC. De manera general, poseer valores de una empresa que cotiza en la Bolsa de Valores y que son regularmente intercambiados en el mercado nacional de valores no creará conflicto de intereses. • Representar a GAT en cualquier transacción en la que Ud. o un familiar tengan un interés personal. 12


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• Revelar o usar información confidencial, especial o privilegiada de o acerca de GPC para obtener un beneficio económico o una ventaja para Ud. o algún familiar. • Competir con GAT en la compra, venta o para apropiarse de un bien o servicio, así como en oportunidades de inversiones de negocio. • Comprometerse en actividades externas de negocio o en un empleo que sean incompatibles con el derecho que GAT tiene de su tiempo total como empleado y de un servicio eficiente. Trato justo a proveedores • Nuestros proveedores son seleccionados con base en calidad, servicio, tecnología y precio. Si usted es responsable de decidir a quién comprar productos y servicios, su decisión no debe estar basada en pagos recibidos del proveedor, regalos, o agasajos. Si usted está encargado directamente de esa decisión y un proveedor le ofrece un regalo, debe rechazarlo amablemente. Esta prohibición incluye a proveedores actuales y candidatos a proveedores que se encuentran en la etapa de cotización. También prohíbe que nosotros demos regalos y agasajos para asegurar mas negocio. Formas simples y modestas de agasajo ofrecidas tanto por un proveedor como por una persona que no sea proveedor pueden ser aceptadas siempre y cuando éstas sean de buen gusto, no muy costosas, ofrecidas de manera esporádica y que no den origen a un compromiso o sentimiento de obligación a la persona agasajada.

Oportunidades corporativas

U

d. tiene la obligación de anteponer el legítimo interés de GAT. Ud. no puede aprovechar ninguna oportunidad de negocio que sepa como resultado de su relación laboral con GAT, así como tampoco usar alguna pertenencia de GAT para su beneficio personal o el de algún familiar. Por ejemplo, Ud. no debe adquirir ninguna participación de una compañía cuando sepa que GAT esté dando o puede dar los pasos para adquirir una participación en esa compañía. Si Ud. se entera de una oportunidad de negocio que esté dentro de las líneas existentes o propuestas de negocio de GAT, deberá informarla a su jefe inmediato. Ud. no podrá perseguir esa oportunidad de negocio hasta que GAT decida no estar interesado en ésta.

Préstamos • Ud. no debe prestar o solicitar préstamos de ningún cliente, proveedor, contratista de GAT o personas relacionada con GAT.

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Protección y uso apropiado de los activos de la compañía

U

d. debe hacer todo lo posible para preservar y proteger los activos y recursos de GAT y asegurar su uso eficiente.

Uso personal de los activos de la empresa Ud. debe usar las pertenencias de GAT para los legítimos propósitos del negocio y conducir los negocios de GAT de tal manera que fortalezcan los beneficios de la compañía más que su beneficio personal. Ud. no puede usar o disponer del equipo, proveedores, materiales o servicios de GAT, a menos que sea en el desempeño de su trabajo, sin la aprobación de su jefe inmediato. Uso de las computadoras, software e e-mail de la compañía. Los recursos de computación de GAT, el cual incluye el sistema de correo electrónico, son propiedad de GAT y no de Ud. Como una regla general, el e-mail y el Internet deben ser usados en situaciones relacionadas con el trabajo que le ha sido asignado. Ud. no debe usar estos recursos para divertirse, hacer solicitudes y para otros propósitos no relacionados con los del negocio. Aunque GAT reconoce que Ud. usará ocasionalmente el sistema de cómputo para una comunicación personal, se espera que este uso se mantenga al mínimo y que Ud. actúe de manera responsable y profesional en el uso del correo electrónico. Los mensajes de e-mail deberán ser tratados como cualquier otra comunicación escrita del negocio. Se considera propiedad de GAT todos el material, mensajes y productos del trabajo creados por los empleados a través del Internet y / o e-mail. Tales mensajes y / o trabajos están sujetos a revisión de GAT. Los empleados no tienen derecho a la privacidad de este material. Es inaceptable usar el equipo de GAT para acceder o crear material que sea ilegal o que se considere inapropiado en el lugar de trabajo. Si tiene alguna duda si el uso es apropiado, Ud. debe consultar a su jefe inmediato. 15

Protección de los activos del negocio Usted tiene la obligación de salvaguardar los activos de GAT asegurándose que los equipos sean debidamente conservados y utilizados para fomentar los negocios de la compañía. Cada vez que usted utilice los activos de la compañía, siempre debe revisar si ese uso está orientado al beneficio de la compañía. Esto incluye también el uso personal de los vehículos, equipo, computadoras y teléfonos de GAT, así como el apego a los procedimientos de inventarios y programas de seguridad de GAT.

Propiedad y confidencialidad de la información/Comunicación con el público Confidencialidad La información confidencial incluye toda aquella información no pública que puede ser usada por la competencia o que sea dañina para GAT o sus clientes si es revelada. GAT es la propietaria de toda la información que se encuentre en cualquier medio (incluyendo la información electrónica) que sea creada o usada para apoyar sus actividades. Esta información es un activo muy valioso y GAT espera que Ud. la proteja de cualquier revelación no autorizada. Esta información incluye los clientes, proveedores, asociados del negocio y los datos de los empleados de GAT. Las leyes, reglas y regulaciones pueden restringir el uso de esta información y pueden penalizarlo a Ud. si la utiliza o revela. Ud. debe proteger la información de la posición competitiva y las estrategias de negocio de GAT, así como la información relacionada con negociaciones con los empleados o terceras personas y compartirla sólo con los empleados que necesitan conocerla para el desempeño de su trabajo. Ud. debe mantener la confidencialidad de la información que le ha confiado GAT, sus clientes, empleados, proveedores y consultores, excepto cuando el 16


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revelarla sea autorizado o legalmente requerido. Ud. debe hacer todos los esfuerzos razonables para salvaguardar la información confidencial que esté en su poder en contra de una revelación negligente y debe apegarse a todas las obligaciones de no revelar que imponga GAT. Propiedad intelectual y propiedad de la información Ud. debe conservar los derechos de la propiedad intelectual de GAT, incluyendo el nombre de la compañía, así como su logo, marcas registradas, patentes, derechos de autor, licencias y secretos comerciales a fin de preservar y proteger su valor. Ud. debe compartir con su jefe inmediato toda innovación o invención que tenga en relación con el empleo que tiene con GAT o relacionada con los negocios de GAT de tal manera que GAT pueda realizar las acciones para proteger el valor de estos activos. La propiedad intelectual que Ud. pueda crear durante el tiempo que labore con GAT pertenece a ésta. De manera adicional, Ud. debe respetar los derechos de propiedad intelectual de otros. Si Ud. hace un uso inadecuado, malversa o de alguna manera viola los derechos de la propiedad intelectual de otros en conexión con su relación laboral con GAT, Ud. y GAT pueden enfrentar una cuantiosa responsabilidad, incluyendo sanciones penales.

Comunicación con los medios. Brindar una comunicación clara y precisa a los medios de comunicación y público es de suma importancia. Debido a su importancia, GAT ha designado a personas en el área corporativa para comunicar la posición de la compañía. Cada administrador en su localidad tiene una lista de personas a contactar para responder cualquier pregunta de los medios. Si usted es contactado por un miembro de la prensa, el mejor curso de acción es, en primera instancia, evitar hacer comentarios; inmediatamente después, discutir la situación con su jefe inmediato para asegurar que sea contactada la persona designada por la compañía.

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Comunicación con el público Muchas entidades dependen de información proporcionada por nosotros. Nosotros les debemos a nuestros clientes, proveedores, gobierno y comunidades, información precisa y honesta. Si usted es contactado por un funcionario del gobierno, es siempre mejor discutir lo requerido con su Jefe. El, a su vez, hará contacto con las personas designadas por la compañía en la organización corporativa y en las sucursales para proporcionar la información precisa y comunicar la posición de la compañía. Usted es responsable de comunicarse en forma directa y honesta, libre de información confusa e inexacta. Si usted comete un error al proporcionar información a alguien, usted debe tomar acción inmediata para corregir el error.

Reporte de violaciones al Código

U

d. debe reportar cualquier violación a este Código, a las políticas de GAT o a un requisito legal. Al reportar la sospecha de una violación, le exhortamos a que primero haga contacto con su jefe inmediato o algún administrador que estime conveniente como el Gerente de la sucursal, el Contralor o su Jefe de Personal. Si no se siente cómodo haciéndolo de esta manera, puede hacer contacto con el Director de Finanzas y Administración, Gerente de Auditoría o Gerente de Recursos Humanos. Si así lo prefiere, puede llamar al LADA CODIGO al teléfono 01 800 614 1690. Ud. puede usar este teléfono para reportar una posible violación, para verificar el avance de alguna llamada previa o para reportar que no ha sido atendido algún reporte hecho previamente a la administración de la compañía, a su jefe inmediato o a su Jefe de Personal. LADA CODIGO es una línea administrada por IPSA, un proveedor independiente. Los operadores de esta línea han sido capacitados para recibir su llamada. Esta línea está disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana. Todas las llamadas serán contestadas en vivo por una persona. Las llamadas no son grabadas y no pueden ser rastreadas. Ud. tiene la 18


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opción de mantener su anonimato. Si permanece en el anonimato, se le dará código numérico para que Ud. pueda llamar nuevamente para hacer seguimiento a su reporte. Ud. será guiado durante la llamada y atendido a través de preguntas apropiadas del operador u operadora. Si Ud. reporta una posible violación, independientemente de la manera que decida, es importante que proporcione todos los detalles que sean posibles, incluyendo nombres, fechas, horas, localidad y la conducta específica de la que se trate. Sólo con suficiente información específica la compañía puede investigar adecuadamente la acción reportada. La información que Ud. proporcione será tratada, en un grado razonable, de manera confidencial. Sin embargo, por favor, tome en cuenta que si se realiza una investigación por parte de GAT sobre la actividad que Ud. haya reportado, puede ser imposible que GAT mantenga la confidencialidad del hecho del reporte o la información reportada. De manera adicional, todas las quejas o sospechas de violación relacionadas con asuntos de reportes de contabilidad, controles internos contables, auditoría o financieros, serán enviados al responsable del Departamento de Auditoría Interna de GAT. Dicho responsable evaluará cada queja y las reportará relatando los montos o asuntos importantes al Comité de Auditoría de GPC. GAT se esfuerza en crear un ambiente donde los empleados se sientan libres de llamar la atención sobre violaciones legales o a las políticas. La compañía investigará de manera imparcial aquellas inquietudes reportadas. GAT no permitirá ninguna represalia en contra de Ud. por haber reportado de buena fe la sospecha de una violación. Es también política de GAT apegarse a todas las leyes que protejan a los empleados en contra de una discriminación ilegal o de una represalia por parte de alguien de GAT como resultado de haber reportado información legal y verdadera o por haber participado en la investigación relacionada con alegatos de fraudes corporativos u otras violaciones a las leyes hechas por la empresa o sus representantes.

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Si Ud. estima que ha estado sujeto a cualquier acción que infrinja esta política, puede presentar una queja a su jefe inmediato, su Jefe de Personal, Contralor, Gerente de Sucursal, Gerente de Auditoría o Gerente de Recursos Humanos. Si se determina que Ud. ha vivido en su trabajo alguna acción que infrinja esta política, se tomarán acciones correctivas.

Investigaciones y cumplimiento

L

os reportes de posibles violaciones al Código serán investigados por GAT y si la violación es comprobada, se tomarán medidas disciplinarias donde sea necesario, incluyendo las sanciones que procedan para cada persona involucrada que puede llegar a la terminación de la relación de trabajo. No se le permitirá que participe en una investigación o recomendación de una medida disciplinaria o sanción, a cualquier ejecutivo o directivo al que se le considere involucrado en una posible violación. Las violaciones al Código que también puedan constituir una conducta ilegal deberán ser documentadas, pudiendo incluir la elaboración de un reporte a las autoridades civiles o penales para acciones posteriores; en ciertas circunstancias, puede requerirse una revelación pública. GAT podrá, de vez en cuando, conducir una inspección para evaluar el apego al Código. Como parte del compromiso de GAT de conducir la compañía de manera ética y de investigar posibles violaciones al Código, las Gerencias de Auditoría Interna y de Recursos Humanos ayudarán a la administración e implementación del Código. El Director de Finanzas y Administración y los Contralores y Jefes de Personal de las sucursales tendrán la responsabilidad integral de: • Recibir, juntar, revisar, procesar, investigar y solucionar los asuntos y reportes hechos por los empleados u otras personas sobre los aspectos descritos en el Código. • Trabajar con el apoyo legal necesario para revisar periódicamente el Código 20


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en conexión con las leyes actuales aplicables y recomendar al equipo de Dirección cualquier actualización y mejora al Código. • Presentar directamente a la Gerencia de Auditoría Interna una copia de cada reporte recibido en relación con la contabilidad, auditoría y controles internos de auditoría de GAT o de prácticas de revelación o publicación de información. • Cada vez que sea necesario, proporcionar guía del significado y aplicación del Código.

Conclusión

C

ada acción que toma cada uno de nuestros empleados afecta a GAT como un todo. Es responsabilidad de cada empleado asegurarse que sus decisiones y acciones estén guiadas por los principios y políticas de la compañía. Si Ud. no está seguro de una decisión en su trabajo, hágase las siguientes preguntas: • La acción o decisión que voy a tomar, ¿se apega a las Políticas de GAT y / o a las leyes, reglas y regulaciones aplicables? • ¿Es justa y equitativa la acción y conducta que voy a tomar?. • Poniéndome en el lugar del otro, ¿cómo me sentiría yo si yo fuese el afectado por esta acción o decisión?. Si tiene dudas acerca de las respuestas a cualquiera de estas preguntas, consulte inmediatamente a su Jefe inmediato, al Contralor, su Jefe de Personal o a los departamentos corporativos de Auditoría, Contraloría o Recursos Humanos o llame al LADA CODIGO.

Grupo Auto Todo

Certificación y reconocimiento de recibo del Código de Conducta y Etica. Yo certifico que he recibido el Código de Conducta y Etica de Grupo Auto Todo (GAT) y que he leído y comprendido la información contenida en el mismo. Yo acepto apegarme al Código de Conducta y Etica de GAT y a otras políticas y procedimientos de GAT y comprendo y acepto que el apego a estas políticas es una condición para continuar con mi relación de trabajo con GAT. Comprendo que el Código de Conducta y Etica no crea derecho contractual de ningún tipo entre GAT y yo. También comprendo que la violación al Código de Conducta y Etica puede conducir a una acción disciplinaria que puede llegar a ser la terminación de mi relación de trabajo con GAT y / o sus empresas.

Firma

Nombre

Número de empleado:

Departamento:

Fecha:

Testigo: Nombre y firma: Testigo: Nombre y firma: 21

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CODIGO DE CONDUCTA ATM  

Codigo de Conducta de la empresa Autotodo Mexicana S.A. de C.V. la cual es subsidiaria de GPC division NAPA