Page 1

FICHA TÉCNICA CUENTAS POR COBRAR

MODULO: CUENTAS POR COBRAR (CARTERA) • Objetivos: 1.

2.

3.

4.

Cuentas por Cobrar de GBS facilita el control del recaudo de los valores facturados por las actividades que realiza la empresa, a cada uno de sus clientes. Su implementación facilita la recaudación de ingresos para poder cumplir con las obligaciones adquiridas. Cuentas por Cobrar de GBS permite conocer en todo momento el estado actual de las cuentas de cada uno de los clientes y la demora en cada uno de los pagos, de modo que se puedan tomar medidas correctivas. Cuentas por Cobrar de GBS es totalmente integrado con Contabilidad de GBS. Mediante una flexible Interfaz Contable, todas las operaciones de abonos, cancelaciones, notas débito, crédito, descuentos, intereses, se reflejan automáticamente como Notas de Contabilidad, garantizando un Sistema Totalmente Integrado para la empresa. Cuentas por Cobrar de GBS facilita la implementación inicial del Sistema gracias a Asistentes que permiten importar desde Excel, la base de datos de clientes para empezar el proceso de ventas y recaudos en el menor tiempo posible.

• Alcances Generales: Cuentas por Cobrar de GBS incluye los siguientes alcances generales: 1. 2.

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Mantiene una base de datos de los clientes de la empresa, incluyendo la hoja de vida con su fotografía digital, de manera que al facturar se pueden visualizar las imágenes del cliente. El proceso de recaudo es totalmente automático, mediante Asistentes que garantizan las condiciones comerciales preestablecidas con los clientes: precios, descuentos, plazos acordados. Así mismo, se consideran las validaciones pertinentes para los recaudos, facilitando la aplicación automática de descuentos o intereses por mora, completamente parametrizable en el momento de realizar el recaudo mediante el recibo de caja o comprobante de ingreso. Maneja el registro y monitoreo de los deudores, hasta los pagos y/o ajustes de los mismos, permitiendo la generación de las consultas y reportes de toda la información requerida para la administración de la cartera de la empresa y la planeación de los ingresos. Cada tercero deudor puede tener uno o varios estados de cuenta, para múltiples conceptos de Cuentas por Cobrar, posibilitando informes por cuenta contable o por deudor consolidando todos los conceptos. Recibe movimientos al Estado de Cuenta del Deudor automáticamente del módulo de Facturación de Ventas de GBS, tanto en el caso de la facturación de ventas, como de las devoluciones o anulaciones de ventas. Permite el registro de los pagos provenientes de la facturación, aplicando automáticamente los porcentajes de retención predeterminados, los cuales afectan la Contabilidad General y generan los Certificados de Retención en la Fuente. Permite aplicar el pago a una o más facturas, o ser registrados como ingresos no aplicados a facturas. Permite la aplicación posterior de los pagos no asignados a facturas. Permite la generación de los recibos de caja o comprobantes de ingreso, los cuales se imprimen en plantillas definidas por el usuario. Totalmente integrado con los módulos de: Contabilidad, Presupuesto, Tesorería Actualización de los saldos en línea, al Contabilizar los Documentos Fuentes. Manejar información ilimitada para todos los meses y años fiscales, accediendo directamente por rango de fechas, sin la necesidad de hacer cierres de mes o de año fiscal. El proceso de recaudo puede, opcionalmente, mediante código de barras, hacer la transacción 100% automática, sin digitación por parte del usuario, aumentando la productividad del proceso, reduciendo cada recaudo a unos pocos segundos.

GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009


FICHA TÉCNICA CUENTAS POR COBRAR

• Alcances en Transacciones: Cuentas por Cobrar de GBS contempla las transacciones siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Causación de las cuentas por cobrar Generación de consecutivo de cada cuenta por cobrar Generación de notas débito de cuentas por cobrar. Generación de notas crédito de cuentas por cobrar. Registra el pago de las deudas de clientes, generando el respectivo comprobante de ingreso, afecta el saldo de los bancos y actualizando los saldos del período. Recepción automática y/o manual de facturas y/o cuentas de cobro. Generación automática de la imputación contable básica, partiendo de la configuración que se le haya suministrado al sistema. Liquidación de intereses de mora y aplicación de descuentos automáticos. Registro histórico de cada una de las transacciones que para un deudor se realizan.

• Alcances en Informes y Consultas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Generación de informes de Cartera vencida/por vencer por edades. Impresión de comprobante contable de todo tipo de transacción (recibo de caja, notas, comprobantes de egreso o ingreso) Informe de los mejores clientes Informes de Cuentas por Cobrar contabilizados y pendientes de contabilizar Control de Consecutivos de Cuentas por Cobrar Informes Estadísticos e Históricos de Cuentas por Cobrar por: Vendedor asociado a clientes, Zona del clientes, Status del clientes, Documentos y tipos de documento, Categorías de precios Generación de informes de histórico de transacciones de cartera realizadas. Análisis de ingresos basados en las estadísticas de los clientes. Informe de Clientes, maestro de clientes. Informe de Movimientos Contabilizados. Generación de extractos de cuenta de clientes organizados por cuenta contable. Generación de extractos de cuenta de clientes organizados por Nit. Generación de extractos de cuenta de clientes organizados por vendedor. Generación de extractos de cuenta globalizado por documento fuente. Informe de saldos de cuenta de clientes organizados por cuenta contable Informe de saldos de cuenta de clientes organizados por Nit. Informe de saldos de cuenta de clientes organizados por Nit y últimos pagos. Generación de informes de vencimientos por documentos resumido y detallado. Generación de informes de vencimientos por edades

• Alcances en Controles y Seguridad: Cuentas por Cobrar de GBS contempla los siguientes controles que garantizan la seguridad de la información: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Prevención del retiro o modificación de clientes con saldos diferentes a cero o comprometidos en transacciones de ventas. En la causación, el sistema valida y advierte sobre los cupos de crédito otorgados por los deudores. Facilita la implementación de políticas especiales de cartera para cada cliente y bloqueos automáticos por morosidad o cupo de crédito Los intereses de mora se liquidan automáticamente, así como los descuentos otorgados. Control automático de Consecutivos de documentos de cartera. La disponibilidad del Asistente Contable automático que se encarga de validar toda la información digitada en el Sistema, previniendo desde la digitación, fallas en la calidad de la información, o en la Integración mediante la Interfaz Contable. La disponibilidad de Informes de Auditoria para el Control de Consecutivos.

GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009


FICHA TÉCNICA CUENTAS POR COBRAR

7.

Al módulo y sus diferentes opciones, solamente pueden acceder los usuarios debidamente autorizados por el Administrador del Sistema, garantizando la confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información mediante claves y autorizaciones.

• Interacción con Otros Módulos: • • •

A Contabilidad: De Facturación: A Tesorería:

Envía información a ésta aplicación sobre los movimientos contables efectuados. Recibe la información correspondiente a la facturación efectuada en este módulo. Envía a ésta aplicación la información de las Cuentas por Cobrar.

GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009

GBS_05_CUENTAS_POR_COBRAR  

• Objetivos: Cuentas por Cobrar de GBS incluye los siguientes alcances generales: GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTI...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you