Page 1

achtergrondverhaal

innovatie

De wereld van he t nieuwe werken Nu internet en laptop het voor iedereen mogelijk maken om waar dan ook, wanneer dan ook te werken, vragen

organisaties zich af wat het nut nog is van een kantoor met vaste werkplekken. ‘Het nieuwe werken’ rukt op…

tekst Roy van Dalm — Beeld Michel van Collenburg

F

lexibele werkplekken vergen minder ruimte. En met die besparing is er meer geld voor de kwaliteit van de inrichting. De praktijk laat zien dat het nieuwe werken méér is dan alleen maar kekke kantoorpanden met fraaie functiespecifieke plekken, waar het management geen eigen kamer meer heeft en medewerkers in designfauteuils zitten te vergaderen. ‘Er zijn veel meer kanten aan het nieuwe werken dan alleen de inrichting van huisvesting’, stelt Michel Mooij, directeur van Proven Workspace, adviesbureau voor het nieuwe werken en van huis uit architect. Iedereen kent de foto’s van het Interpolisgebouw in Tilburg. De ontvangsthal met de stoelen met de grote oren van ontwerper Jurgen Bey staat op ieders netvlies. Het concept was op het gebied van kantoorinrichting baanbrekend, omdat de organisatie niet uitging van een vaste, persoonsgebonden werkplek voor medewerkers. Mensen moesten zelf een plek kiezen die het beste paste bij het type werk van dat moment. De term ‘het nieuwe werken’ begon op dat

moment langzaam in te burgeren. Organisaties zagen de kostenvoordelen al snel: geen vaste kantoorruimtes betekent in de praktijk minder vierkante meters en dus verdiensten op huisvestingskosten. Maar gaandeweg kwamen diezelfde organisaties erachter dat een fraaie en betaalbare flexplek maar één kant van de zaak is.

Terugblik Michel Mooij schetst in het kort de geschiedenis van het nieuwe werken. ‘Het nieuwe werken stond tot ongeveer 2005 bekend als kantoorinnovatie. De eerste initiatieven kwamen uit de hoek van het facilitymanagent. Men zag de nodige plekken leegstaan. Iedereen

had een eigen werkplek en steeds vaker ook een projectplek en soms zelfs een tweede projectplek – dat moest toch slimmer kunnen? De behoefte aan timesharing in kantoren was dus de eerste aanleiding voor de ommekeer.’ Na de facilitymanagers kwamen hr-managers met het streven om een aantrekkelijke werkgever te zijn: een betere balans tussen werk en privé voor de medewerker. Mooij: ‘Hrm zag mogelijkheden voor thuiswerken. Men verrichtte de nodige inspanningen om te zorgen dat de thuiswerkplekken pasten binnen de fiscale regels en voldeden aan arborichtlijnen. ICT -managers hielden zich in die periode aanvankelijk op de vlakte. Die zagen bovenal de beveiligingsberen op de weg. Als iedereen

Uiteindelijk heeft de verdere ontwikkeling van de ICT voor de verwachte doorbraak gezorgd. Michel Mooij: ‘Zeker vanaf het moment dat Microsoft een complete range aan Office-producten kon bieden, die alle facetten van het nieuwe werken ondersteunt, werd de weg verbreed voor invoering van het nieuwe werken. Nu is het werkelijk zo dat de vereiste ICT gewoon van de plank te koop is.’ De rol van Microsoft is in Nederland heel interessant. ‘Vroeger kwamen wij Microsoft bij kantoorinnovaties vaak tegen als remmende factor’, stelt Mooij. ‘Nu heeft Microsoft Nederland het nieuwe werken omarmd en is de motor ervan geworden. Het bedrijf is met zijn nieuwe hoofdkantoor in Hoofddorp een absoluut schoolvoorbeeld.’

maken dat alleen maar als kantoor dienst doet. Het gebruik kan snel veranderen. Dat betekent dat het einde van de monofunctionele gebouwen langzaamaan in zicht komt. Ook omwille van de duurzaamheid van gebouwen zou je die flexibiliteit moeten willen hebben.’

Werkplek als employee benefit Huisvesting heeft een bewezen invloed op werknemers. In een kenniseconomie waar de waarde zit in de ideeën van mensen, wordt van werknemers steeds meer creativiteit verwacht. Dan is het ook logisch dat de werkomgeving die creativiteit in de hand werkt. De bekende Amerikaanse managementschrijver Peter Senge trok die conclusie al: de ruimte die geschikt is voor creatief denkwerk is weer een totaal andere omgeving dan die waarbinnen beslissingen op een efficiënte wijze moeten worden gemaakt.

Mensgericht bouwen

Meer dan kekke kantoorruimten met fraaie functiespecifieke werkplekken Michel Mooij

10

thuis gaat zitten werken, hoe bewaken we dan de bedrijfsgegevens?’

Volgens Michel Mooij is, na de ICT-slag, het thema van het nieuwe werken weer terug bij hrm. ‘Het gaat nu om het trainen, coachen en uitdagen van mensen.’ De uitdaging van het nieuwe werken zit tegenwoordig in het losjes koppelen van het gedrag van mensen aan specifieke ruimtes. Mooij: ‘Wij onderzoeken de werkpatronen ter plekke en zoeken aanleidingen in het pand en bijvoorbeeld in het uitzicht vanuit het pand om te bepalen welk typen werkplekken je waar het beste kunt realiseren.’

Michel Mooij Michel Mooij (1954) is directeur van Proven Workspace, een onafhankelijk adviesbureau dat organisaties adviseert en ondersteunt bij het realiseren van nieuwe manieren van werken. In 1997 richtte Mooij WorkSpace consultancy op, een adviesbureau op het gebied van kantoorconcepten en huisvestingsstrategieën. In 2008 ontstond uit de samenwerking tussen WorkSpace consultancy en Proven Partners Proven Workspace. Michel Mooij schreef talloze artikelen over het nieuwe werken en is auteur van het boek ‘Ruimte voor het nieuwe werken’ (Kluwer, 2009).

Mooij vervolgt zijn verhaal: ‘Naast het kosteneffectief kunnen opereren omdat je met flexibele werkplekken minder kantoorruimte nodig hebt en onnodige verhuizingen kunt voorkomen, zijn er ook andere argumenten voor organisaties. Het binden en boeien van mensen is daar een belangrijk voorbeeld van. De werkplek functioneert als employee benefit. Het aantrekken en behouden van mensen door middel

Samenwerken met anderen is nu geheel tijd- en plaatsonafhankelijk geworden en ook de scheidslijn tussen werk en nietwerk vervaagt. Michel Mooij is er daarom steeds meer voorstander van dat gebouwen mensgericht in plaats van functiegericht gebouwd worden. ‘Makro bekeken, moet je je afvragen waarom je nog een gebouw zou

zomer 2010

11


achtergrondverhaal

van een inspirerende werkomgeving was ook een van de belangrijke redenen voor Interpolis. Wat zij met het nieuwe gebouw zeiden was: wij zijn een verzekeraar, maar geen suffe tent.’ Een andere drijfveer die volgens Michel Mooij nog niet heel vaak toegepast wordt is wat hij ‘het beleven van de missie’ noemt: ‘Wat je bent als organisatie, vertaal je in je werkomgeving.’ Verder biedt het nieuwe werken de mogelijkheid om met ICT afstanden te overbruggen waardoor de organisatie overal aanwezig is waar haar mensen werken. Een belangrijke nieuwe factor binnen het nieuwe werken en flexibele werkomgevingen is de groene kant. ‘Laat de gebouwen meer naar het milieu luisteren. Het gaat er ook om hoe je gebouwen dusdanig duurzaam kunt ontwikkelen dat je hun functie kunt aanpassen aan de veranderende omstandigheden, zonder dat het milieu daarbij belast wordt.’

In plaats van doelstellingen presenteerde het managementteam een droom aan alle medewerkers. Die droom verbeeldde een organisatie waarin iedereen meer balans had tussen werk en privé, maar die tegelijkertijd de productiviteit wist te verhogen. Na de vraag wie er met het MT op deze reis wilde, meldden zich twintig medewerkers aan. Zij zetten interne blogs op, hielden sessies met collega’s en zetten zo de verandering langzaam in gang. Drie jaar nam het bedrijf de tijd om medewerkers te laten wennen aan hoe je ruimte en openheid biedt aan professionals zonder

‘Papier en secretaresse afwezig’

Microsoft Een voorbeeld van een goed doordachte visie op het nieuwe werken is de vestiging van Microsoft Nederland bij Schiphol. Het bedrijf was uit zijn jasje gegroeid op Schiphol-Rijk, maar verhuisde uiteindelijk toch naar een kleiner pand. Het bureau Veldhoen + Company, dat ook de inrichting van Interpolis ontwierp, tekende voor het nieuwe Microsoft-interieur. Wie na de entree de trap omhoog neemt, waant zich ineens in een fusie tussen een grand café en een luchthavenlounge. Het kantoor is hier allang geen stollingsruimte meer voor vaste functies, maar eerder een transitplek voor kenniswerkers. Wat gelijk opvalt is de totale afwezigheid van papier en secretaresses. Directielid Ruud de Jonge legt de beweegredenen uit. ‘Onze vraag luidde: hoe krijg je mensen áán het werk in plaats van náár het werk? Wij wilden niet meer sturen op controle en aanwezigheid, maar op vertrouwen en output. Voor het managementteam betekende deze omschakeling dat wij een andere leiderschapsstijl moesten gaan toepassen. De technologie staat dus niet centraal. Het belangrijkste voor ons was om een andere mindset te creëren. Dan pas komen technologie en huisvesting.’

12

dat zij al die ruimte benutten om alleen maar door te blijven werken. Door de technologie is iedereen dag en nacht bereikbaar en de gemiddelde Microsoft-medewerker moet je eerder afremmen dan stimuleren in zijn werkdrift. Microsoft ging dit proces in door medewerkers met behulp van de persoonlijkheidstesten van MBTI (Myer Briggs Type Indicator) inzicht te geven in henzelf, hun collega’s en hun team. Die inzichten waren nodig om het nieuwe werken ook te kunnen láten werken. Is de organisatie nu geheel en al nomadisch geworden? Dat niet, zo stelt De Jonge. ‘Het bleek nodig dat wij met zijn allen een fysiek minimum af moesten spreken – de minimale tijd dat mensen feitelijk op kantoor moeten zijn. Dat is belangrijk om van een team te kunnen blijven spreken, anders drijven mensen weg. Langzamerhand zie je ook dat mensen op vaste verdiepingen te vinden zijn. Wie vaak relaties ontvangt, is vaker te vinden op de etage met de presentatieruimtes. Verder bleek dat we meer tijd moesten steken in het inwerken van nieuwe collega’s, want die vonden het lastig om hun weg te vinden.’

Ruime acht Opdrachtgevers zijn al gauw enthousiast over het vooruitzicht van kostenbesparing op huisvestingskosten, maar de flexibele werkplek is maar één kant van dat verhaal. Michel Mooij: ‘Je kunt wel een goedkopere werkomgeving scheppen met flexplekken, maar als je je mensen niet boeit en bindt heb je er niet veel aan. Ook moet het nieuwe werken niet ten koste gaan van de productiviteit. Eerlijk kunnen zijn over je eigen motivatie is het vertrekpunt bij het nieuwe werken.’ Bij Microsoft geven de medewerkers hun werk-privébalans inmiddels een ruime acht en dat is hoog. Met het nieuwe onderkomen waren ruimte, transparantie en verbinding de doelstellingen die Microsoft wilde realiseren. Het blijkt dat zich in het gebouw gaandeweg nieuwe, zelfverkozen verbindingen tussen collega’s hebben gevormd uit de ontmoetingen die mensen hebben op plekken die zij het beste bij hun werk vinden passen. Het lijkt alsof de organisatie zich opnieuw vormt - qua samenwerken, maar ook in het gebouw zelf. Virtueel samenwerken is weliswaar mooi, maar een mens is tenslotte altijd ergens.

2000 Bios

In de bios zijn we in 2000 getuige van het treurige bestaan van Russell Crowe als de door Commodus belazerde gladiator Maximus Meridius. Verder is het lachen geblazen met ‘Meet the Parents’, kijken we onze ogen uit bij ‘X-Men’ en bewijst Guy Ritchie zijn talent met ‘Snatch’ met Brad Pitt in een glansrol.

zwendel

In 2000 wordt het aandeel World Online geïntroduceerd op de Amsterdamse effectenbeurs. Nina Brink zorgt voor een van de grootste aandelenzwendels in de geschiedenis van de Amsterdam Exchange.

memory lane

Met de verhuizing in zicht blikken we terug op het jaar 2000. Eiffel betrok toen het huidige bedrijfspand. Maar er waren nog veel meer ‘memories’…

Vuurwerk

In Enschede ontploft vuurwerkfabriek S.E. Fireworks met fatale gevolgen: maar liefst 23 mensen overleven de ramp niet, 900 mensen raken gewond en maar liefst 200 woningen worden platgelegd. De wijk Roombeek in de Overijsselse provincie wordt compleet weggevaagd.

Spelen

De Spelen in Sydney zijn de meest succesvolle ooit voor de Nederlandse equipe. We herinneren ons allemaal de grootse prestaties van Mark Huizinga, Leontien van Moorsel en natuurlijk onze eigen Pieter van den Hoogenband. 28 plakken leveren een achtste plek op in de medaillespiegel.

Volendam

Het vissersdorp wordt tegenwoordig geassocieerd met een noodlottige laatste dag van het jaar 2000. Veertien jonge mensen vinden de dood in een cafébrand en maar liefst 150 jongelui lopen ernstige brandwonden op. Een tragedie om het nieuwe jaar mee in te leiden.

Nieuw pand De nieuwe huisvesting van Eiffel biedt méér dan alleen een onderdak voor de interne organisatie. Naast een thuisbasis voor ruim 600 professionals wordt het een ontmoetingsplek bij uitstek voor klanten en relaties. Bij binnenkomst zijn de kernwaarden van Eiffel als vitale onderneming meteen voelbaar: (top)sport, innovatie én kennis. De sfeer en innovatieve toepassingen stimuleren en faciliteren professionals en gasten om het beste uit zichzelf te halen. Het gebouw is volledig activiteitgedreven ingericht met de verschillende flexplekken, groepswerkplekken, een bibliotheek, een brasserie en een auditorium voor colleges en kleinschalige congressen. Ton Hegeman (directeur Operations): ‘Met een nieuw pand op IJsseloord 2 creëren we weer volop nieuwe kansen en kunnen we ons ook in de toekomst blijven ontwikkelen. De locatie past binnen de vooruitgang die we met Eiffel nastreven.’

Time Square, NYC Tijdstip: 00.01

zomer 2010

13

De wereld van het Nieuwe Werken  

Nu het internet en laptop het voor iedereen mogelijk maken om waar dan ook, wanneer dan ook te werken, vragen organisaties zich af wat het n...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you