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ESCUELA PRE UNIVERSITARIO CICLO 2010 - I

ESCUELA PROFESIONAL ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TEMA: PROCESO ADMINISTRATIVO

APELLIDOS Y NOMBRES PERLECHE GAMONAL MERLIN YANINA

AÑO 2010

CHICLAYO - PERÚ

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SUMARIO

CAPITULO I – PROCESOS ADMINISTRATIVOS…………………………06 1.1 Definición. CAPITULO II - FUNCIONES……………………………………………….09 2.1 Planeación……………………………………………..10  Establecimiento de objetivos. 2.2 Organización…………………………………………..14  Cobertura de la organización 2.3 Dirección………………………………………………18  Cobertura de la dirección. 2.4 Control………………………………………………….19  Fases del control  Tipos de estándares de puntos críticos

CONCLUCIONES………………………………………………………………24

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………25

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PROCESO ADMINISTRATIVO 1. Definiciones:  Un estudio ya realizado por (Chiavenato 2004) demostró que según la teoría neoclásica las funciones de administrados corresponde

Farol

ya

que

el

definió

en

su

momento

(planear(organizar, dirigir y controlar) también declaro que no solo es un ciclo si no que es un proceso de funciones y íntimamente relacionadas en una interacción dinámica (Observe la figura Nº 01) Figura Nº 01: Interacción dinámica de las funciones administrativas

Planeación

Control Organización

Dirección

Fuente: elaborado por el autor Chiavenato. I (2004)

 Koontz weihrich y Cannice (2008) señalo que la constante innovación la ara tomando los ejemplos a que procesos que estén mas acorde con las necesidades de su organización en la parte principal del proceso.

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 Basado en las definiciones de los autores he llegado a la conclusión de que el proceso administrativo que no solo es un ciclo ni que es una interacción dinámica y también se podría decir que están acordes con las necesidades de su organización

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2.1 PLANEACION  2004, Chiavenato sugirió que esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que debe cumplir y que a de hacerse esta función sirve de base para los demás. La planeación determina a donde se pretende llegar lo que debe de hacer cuando como y en que orden. (observe la figura Nº 02) Figura Nº 02: Función de planeación en el proceso administrativo

    

PLANEAR Definir objetivos. Verificar donde están las cosas en la actualidad. Desarrolla premisas sobre condiciones futuras. Identificar medios para alcanzar los objetivos. Implementar los planes de acción necesarios

Organizar

Organizar

Organizar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

 Koontz Weihrich, Cannice (2008) señalo que la plantación es seleccionar proyectos y objetivos así como las acciones para lograr lo cual requiere tomar decisiones es decir elegir una acción entre varias alternativas.  En el 2001 Certo señalo que la planeación es el proceso de determinar como el sistema administrativo alcanzara sus objetivos. En otras palabras como puede la organización llega a donde quiere llegar.  Un estudio ya realizado (Daft Marcia 2004) demostró que la planeación se considera fundamental. Todo lo demás se origina aparir de la planeación. Sin embargo es la función administrativa

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más controversial. No puede descifrar un futuro incierto ni puede disciplinar un ambiente turbulento.  Siguiendo las definiciones de los 4 autores e llegado a la idea que la planeación determina con anticipación cuales son los objetivos, eligen una acción entre varias alternativas como también se dice que es fundamental, sin embargo esta función es controversial.

2.1.1 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS  Según Chiavenato (2006) señalo que los objetivos son los resultados futuros que se esperan alcanzar. Son las metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo (observe la figura Nº 03) con determinados recursos disponibles o posibles. Así los objetivos pretensiones futuras que una vez alcanzadas dejan de ser objetivos para convertirse en realidad.

Figura Nº 04: Desglogue de los objetivos OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Mayor

Establecimientos de objetivos de la organización. POLÍTICAS. Disposición de los objetivos como guías de acción. DIRECCTRICES

Líneas básicas y genéricas de acción. METAS. Objetivos para alcanzar a acorto plazo en cada órgano.

Amplitud

PROGRAMAS Actividades necesarias para cada meta. PROCEDIMIENTOS Métodos de ejecución de cada programa. MÉTODOS

Planes para la ejecución de tareas. NORMAS

Menor

Reglas para cada procedimiento. Menor

Especificación

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

Mayor

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 DESGLOGE DE OBJETIVOS Puede situarse en una jerarquía que va desde los objetivos generales de la organización hasta los objetivos operativos u operacionales que implican simples instrucciones para la rutina cotidiana. Como consecuencia de la jerarquía de objetivos surge el desglose de los mismos (observa la figura Nº 04) a partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus políticos directrices, metas, programas, procedimientos métodos y normas.

Figura Nº 03: Premisas del planeación

PRESENTE

Donde estamos ahora Situación actual

FUTURO

Planeación

Planes

A donde pretendemos llegar Objetivos a alcanzar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

 LA JERARQUIA DE OBJETIVOS Las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. Por eso existe una jerarquía de objetivos en la que algunos son más importantes y predominantes sobre los demás. Existen objetivos de la empresa en conjunto y objetivos de cada una de sus visiones o departamentos y de cada especialista. Los objetivos de la empresa predominante sobre los demás, mientras que los objetivos de cada división predominan sobre los de cada especialista. Los objetivos generales se imponen sobre los objetivos específicos. 

Según Dalft Marcic (2004 señalo que la planeación generalmente afecta en forma positiva el desempeño de una compañía. Además de mejorar el desempeño financiero y operacional el desarrollo de metas y planes explícitos en cada nivel.

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 JERARQUIA DE OBJETIVOS Los

objetivos

organizacionales

efectivamente

desarrolladas

se

articulan dentro de una jerarquía es decir el logro de las metas a bajos niveles permite el logro de metas de arto nivel. 

En el 2008 Koontz Weihrich, Cannice señalo que los objetivos son los fines importantes hacia los que las actividades organizacionales e individuales van dirigidas. Ya que autores y practicantes no hacen una distinción entre los términos metas y objetivos, en esta obra se utilizan indistintamente, dentro del contexto de la discusión que dará claro si los objetivos son a corto o largo plazo amplios o específicos. El principal interés esta en objetivos verificables lo que significa al final del periodo que debe ser posible determinar si los objetivos se lograron o no.

 JERARQUIA DE OBJETIVOS Como la figura Nº 04 de los objetivos forma una jerarquía que va de la meta amplia a objetivos individuales específicos. El Cenit de la jerarquía es el Propósito o misión, que tiene dos dimensiones. Primero, esta el prop6sito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable. Segundo, esta la misión o propósito de la empresa, que podría ser el proporcionar transportación conveniente y de bajo costa para la persona promedio. La misión establecida podría ser producir automóviles, comercializarlos y darles servicio. 

Teniendo en cuenta los diferentes conceptos he llegado a definir que un objetivo es verificable cuando al final del periodo podemos determinar si se ha logrado o no.

2.2. Organización 

Según Chiavenato (2004) señal que la palabra organización puede adoptar varios significados.

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1. Organización como entidad social: En don de las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. En este sentido, la palabra organizaci6n de nota toda empresa humana creada intencionalmente para alcanzar objetivos determinados. Las empresas constituyen un ejemplo de organizaci6n social. Desde este punta de vista, la organizaci6n social puede concebirse desde los aspectos.  Organización como entidad social: 

Se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de los miembros de acuerdo con algún criterio establecido por

aquello que tiene en sus manos el proceso

decisorio. Por lo tanto es la organización planeada instituida por la dirección y comunicada a todo por medio de los manuales de organización. Es la organización formalizada oficialmente.  Organizacion informal: 

Organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal a partir de las relaciones humanas establecidas al desempeñarse en sus cargos. Se forman a partir de las relaciones de amistad (o de antagonismo) y del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.

2.ORGANIZACION

COMO

FUNCION

ADMINISTRATIVA

Y

PARTE

INTEGRANTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.  Como la función administrativa sirve para agrupar personas y estructurar recuerdos organizacionales con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Esta función depende de la planeación la dirección y el control para formar el proceso administrativo interactuar de manera dinámica entre si y se caracteriza por la estrecha independencia.

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 La función de organizar, dentro del proceso administrativo.( observe la figura Nº 05)

Figura Nº 05: La función de la organizar dentro del proceso administrativo

Planear

    

Organizar. Dividir el trabajo. Agrupar actividades en una estructura lógica. Designar personas para su ejecución. Asignar los recursos. Coordinar los esfuerzos.

Dirigir

Controlar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

 Koontz weihrich y Cannice (2008) señala la organización es la estructura intencional formalizada de roles o posiciones. 

También nos dice que organización se divide en organización formal e informal.(observe la figura Nº 06)

ORGANIZACIÓN FORMAL: Estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada.

Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian entre si.

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Figura Nº 06: organización formal e informal

Presidente

Vicepresidente Etc. Gerentes divisionales Etc. Gerentes departamentales

Organización informal

Organización informal

Organización informal

asiduos al café maduro

equipo de boliche

Grupo de ajedrez

Fuente: Elaborado por el Autor Koontz weihrich y Cannice (2008)

 Dalft, Marcie (2004) señalo que organizar es el despliegue de los recursos de la empresa para el logro de metas estratégicas. EI despliegue de los recursos se refleja en la división del trabajo hecha por una organización en base a departamentos y puestos específicos, a líneas formales de autoridad y a los mecanismos necesarios para la coordinación de las diversas tareas de la organización.  Según (Certo, 2001) señala que organización es determinar tanto lo que un empleado hará en una empresa como la combinación de los esfuerzos individuales que se hagan para alcanzar los objetivos de la organización.

 Basado a la definición de los cuatro autores he sacado la conclusi6n que la organización se divide en formal e informal y también nos dice que esta formalizada por roles.

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2.2.1. Cobertura de Organización Según Chiavenato se basa en dos niveles: 1. Organización global: Implica la empresa como totalidad. Es el denominado diseño organizacional, que puede asumir tres tipos: lineal, funcional y línea - Staff. 2. Organizacion Departamental: Abarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseño por departamentos. 3. Organización de tareas y operaciones: Es el denominado diseño de cargos o tareas se hace por medio de la descripción y el análisis de cargos. 2.2.2 La Lógica de organizar.  Según Koontz weihrich y Cannice hay una lógica fundamental para organizar como se ilustra en la figura Nº 07 el proceso de organizar consiste en los siguientes seis pasos 1 y 2 son en realidad parte de la planeación. Figura Nº 07: Procesos de organización. Estudios de factibilidad y realimentación Objetivos de la empresa

Objetivos politicas y planes de apoyo

Identificación y clasificación de las actividades requeridas

Agrupación de actividades según recursos y situaciones

Delegación de autoridad

Coordinación horizontal y vertical de relaciones de autoridad e información

Integración del personal

Dirección

Segunda parte del libro planeación

Tercera parte

Control

(Organización) Cuarta, quinta y Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

sexta parte (otras funciones)

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2.3 Dirección:  Según Chiavenato la tercera función cumple el papel de la dirección es poner a funcionar la empresa y dinamizarla. Se relaciona con la acción y tiene mucho que ver con las personas (observe la figura Nº 08)

Figura Nº 08: La función de dirección, en el proceso administrativo.

 Planear

Organizar

  

Dirigir Dirigir los esfuerzos hacia un propósito común. Comunicar Liderar. Motivar

Controlar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

 Según Koontz weihrich y Cannice dirigir es el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y del grupo.  Basado en la definición de los autores e llegado a la conclusión de que la dirección es poner a funcionar la empresa tiene que ver mucho con las personas y dinamizarla. 2.3.1. Cobertura de la dirección.  Según Chiavenato, dirigir significa interpretar los planes y dar las instituciones

sobre

como

ejecutarlas

para

pretendidos. Esto se puede dar en tres niveles.

conseguir

objetivos

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a) Dirección global: Abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente dicha. Concierne al presidente de

la empresa y a

cada director en su respectiva área, corresponde al nivel estratégico de la empresa. b) Dirección Departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es llamada gerencia cobija al personal de mandos medios, es decir, el plano intermedio en el organigrama. Corresponde al nivel tactico de la empresa. c) Dirección Operacional: orienta a cada grupo de personas o tareas. Es la llamada supervisión. Agrupa al personal representado en al base del organigrama y corresponde al nivel operacional de la empresa. 2.4. Control 

Según Certo, 2001 es el proceso que los gerentes siguen para ejercer control. Consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento can los estándares, planes u objetivos predeterminados, can el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estándares a necesidades y si no es así, aplicar los correctivos necesarios.

Según Chiavenato (2004) Esta función tiene varios significados en administración. Los tres principales son: a) Control como función restrictiva y correctiva: Es utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvíos indeseables o de comportamientos no aceptables es el denominado control social aplicado en las organizaciones y en la sociedad para inhibir el individualismo y las libertades de las personas.

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b) Control como sistema automático de regulación: es utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento. El mecanismo de control detecta posibles desviaciones o irregularidades e introduce de modo automática las regulaciones necesarias para volver a la normalidad. c) Control como función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, del mismo modo que la planeación y la organización y la dirección. (observe la figura Nº 09) Figura Nº 09: La función de control dentro del proceso

 Planear

Organizar

Dirigir

  

CONTROLAR Definir los patrones de desempeño. Monitorear el desempeño. Comparar el desempeño con los estándares. Emprender la acción correctiva para asegurar el logro de los juegos

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

 Según Dalf y Marcic el control lo define como control organizacional que es el proceso sistemático a través del cual los administradores regulan las actividades organizacionales para hacerlas consistentes con las expectativas establecidas en los planes, metas y estándares de desempeño.

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 Según Koontz weihrich y Cannice

controlar es la medición y

corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.  Basado en las definiciones de los cuatro autores he llegado a la conclusión que control es un esfuerzo sistemático y es utilizado con el fin de cohibir y limitar ciertos tipos de desvíos indeseables y también con el fin de mantener un buen funcionamiento.

2.4.1 Fases de control:  Según Chiavenato (2004) el control es un proceso cíclico compuesto de cuatro fases (observe la figura Nº 10)

Figura Nº 10: La cuatro fases del control Establecimiento de estándares

Observación de desempeño

Acción correctiva

Comparación del desempeño con el estándar establecido Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

1 Establecimientos

de estándares

o criterios: Los estándares (observe la

figura Nº 11) representa el desempeño deseado.

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Figura Nº 11: control como medio para alcanzar los objetivos

Formulación de objetivos

Establecimiento de estándares

Medición del desempleo

Ajustar los

Ajustar el

estándares

desempeño

Comparación del desempleo con los estándares

Acción correctiva si es necesaria

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

2. Observación del desempeño: para ello debemos conocer algo sobre este, el control permite ajustar las operaciones a determinados estándares previamente establecidos, y funciona basado en la información que recibe.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: el desempeño debe compararse con el estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La comparación se llevo a

cabo,

generalmente,

por

medio

de

gráficos,

informes,

indicadores, porcentajes, medidas, estadísticas, etc.

4. Acción

correctiva:

Busca

que

lo

realizado

corresponda

exactamente con lo que se pretende realizar.

2.4.2. Tipos de Estándares de puntos críticos:  Según Koontz, Weihrich, Cannice cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeaci6n cada actividad de estos programas, cada política, cada procedimiento y cada presupuesto pueden convertirse en un estándar contra el cual podría medirse el desempeño real o esperado. Sin embargo, en la práctica, los estándares tienen a ser de los siguientes tipos:

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a) Estándares Físicos: son medidas monetarias y comunes al nivel operativo, en los que se utilizan materiales, se contrata mana de obra, se presentan servicios y se producen bienes, también pueden reflejar calidad, como dureza de cojines, cercanía de tolerancias, tasa de ascenso de un aeroplano, durabilidad de una tela, o lo permanente de un color. b) Estándares de costos: son comunes a nivel operativo, son de amplio uso como costos directos e indirectos. c) Estándares de capital: están relacionadas primordiales mentes con el balance general, más que con el estado ingresos. d) Estandares de ingresos: asignan valores monetarios alas ventas. e) Estándares de programa: ingerente puede ser asignado para instalar un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. f) Estándares intangibles: más difíciles de establecer son los estándares no expresados en medidas físicas o monetarias. ¿Qué estándar puede utilizar un administrador para determinar la competencia del gerente de compras divisional o del director de personal? ¿Qué podemos utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazo? ¿O

si el

programa de relaciones publicas es exitoso? ¿Son los supervisores leales a los objetivos de la compañía? Estas preguntas muestran la dificultad para establecer estándares o metas de una medición cuantitativa o cualitativa clara.

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CONCLUSIONES 

El punto fundamental de la teoría neoclásica es definir la administración como una técnica social básica. Esto implica que el administrador conozca, además de los aspectos técnicos y específicos de su trabajo, los aspectos relacionados con la dirección de personas dentro de las organizaciones.

La planeación es la función administrativa que determina los objetivos con anticipación, y qué debe hacerse para alcanzarlos. Así, el establecimiento de objetivos es el primer paso de la planeación. Hay una jerarquía de objetivos para conciliarlos diferentes objetivos simultáneos en una empresa, los cuales van desde los objetivos organizacionales hasta las políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas.

La organización es la función administrativa que agrupa las actividades necesarias para realizar lo planeado. También encontramos la lógica de organizar que esta es fundamental para esta función.

La dirección es la función administrativa que orienta e indica el comportamiento de las personas en función de los objetivos por lograr. Es una actividad de comunicación, motivación y liderazgo, pues se refiere básicamente a las personas. En cuanto a su cobertura, la dirección

puede

organizacional),

presentarse departamental

en

tres

(diseño

niveles por

global

(diseño

departamentos)

y

operacional (supervisión). 

El control es la función administrativa que busca asegurar que lo planeado, organizado y dirigido cumplió realmente los objetivos previos. El control está distribuido por cuatro fases: establecimiento de criterios o estándares, observación del desempeño, comparación del desempeño frente al estándar establecido y acción correctiva para eliminar desviaciones o variaciones. También encontramos tipos de estándares de puntos críticos.

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BIBLIOGRAFIA 

Koontz, H; Weihrich, H, y Cannice, M (2008). Administraci6n. (1°. ed.). Mexico: Mc Graw Hill

Chiavenato, I (2006). Introducción a la teoría general de la administración. (7a. ed.). México: Mc Graw Hill

Dalft, R Y Marcic, 0 (2004). Introducción a la administración. (4a. ed.). Mexico: Thomson.

Certo, S (2001). Administración moderna. (8ª .ed.). Bogotá: Prentice Hall


Proceso Administrativo