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TALLER 2 ACTIVIDAD 2 GESTION DE LA COLECCIÓN DE REFERENCIA

MERCEDES GUILOMBO ARDILA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, LA BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVÍSTICA TALLER DE REDACCION II GRUPO 3 NEIVA HUILA OCTUBRE 13 DE 2011

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TALLER 2 ACTIVIDAD 2 GESTION DE LA COLECCIÓN DE REFERENCIA

MERCEDES GUILOMBO ARDILA

TUTORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALES Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, LA BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVÍSTICA TALLER DE REDACCION II GRUPO 3 NEIVA HUILA OCTUBRE 13 DE 2011 Página 2


TABLA DE CONTENIDO Pagina 1. Introducción………………………………………………………………………

……….

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2. Objetivos……………………………………………………………………………

…… 2.1 Generales………………………. ………………………………………………….. 5 2.2 Específicos…………………………………………………………………………… 5 3. TAREA DE CONSULTA DE INVESTIGACIÓN 3.1 Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el A.G.N………………………………… 6 3.2 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos…………………………………………………………………………. 7 3.3 ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?.................................................................................................... ......... 8 3.4 ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?.................................................................................................................. 8 3.5 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación…………………………………………………… 9 3.6 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental……………………………………………………………………… 9 3.7 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?.................................................................................................... 10 3.8 Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la Implementación de un Programa de Gestión Documental para las presas…………….. 11 Página 3


3.9 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación……………………………………………………………………… 11 3.10 Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas……………………………………………………………… 13 4. CONCLUSIONES………………………………………………………………… …………… 14 5. BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………… …………… 15

1. INTRODUCCION La implementación de un Programa de Gestión Documental P.G.D. nos lleva a aclarar las dificultades que se nos presente en el momento organizar un archivo y con la aplicación de las normas, aspectos y criterios estaremos dando los primeros pinos para poder elaborar un buen Prograam de Gestión Documental.

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2. OBJETIVOS GENERAL: El programa de gestión documental nos lleva a elaborar e implementar las diferentes instructivos que nos permita darle una buena organización y desarrollo a los archivos en una entidad determonada. ESPECÍFICOS: • Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. • Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los Página 5


enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. • Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. • Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

TAREA 1. TAREA DE CONSULTA DE INVESTIGACIÓN 3.1 Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN.

Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, 6 acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, enPágina el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuente de historia


Un documento es todo mecanismo utilizado por los seres humanos para fijar la memoria (actos, acciones, pensamientos, creaciones).

Documento de archivo es todo escrito, grabado o material audiovisual que contiene informaci贸n sobre actividades realizadas por la instituci贸n que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempe帽ar.

3.2 los

Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de documentos

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La importancia de conservar los archivos, los documentos es de gran importancia para una institución, dado que esto le permite formar su memoria institucional, saber cuidar la información y tenerla lista, ordenada, identificada para cuando sea requerida por los usuarios para su consulta respectivamente, pero de en ocasiones se puede evidenciar que la poca cultura de las personas frente a la importancia de los documentos, estos se pierde con mucha facilidad, frente a la privacidad de la información para algunas empresa la información se convierte en priva a sabidas que todo ciudadano puede llegar a tener acceso a la información, generalmente cuando estas empresas han sido o están siendo investigada, para ellos toda la información es privada para que pueda ser accedida por el ciudadano antes que una solicitud en una petición y tienes que invocar el artículo 23 de la Constitución Nacional para poder tener acceso a la información. “De ahí Por otra parte, si solicita esa información, es muy probable que el funcionario respectivo le conteste que se trata de información privada o reservada, que no la tiene (aunque forme parte de sus responsabilidades generarla), que no puede darla a conocer por razones de seguridad, o que se requiere explicar cuál es el propósito que se pretende lograr con la información solicitada para siquiera considerar la petición. Inténtalo y verás. Yo lo he hecho varias veces y es increíble la variedad de respuestas ambiguas y opacas que uno recibe, si es que las dan.” “Parece que los funcionarios y los encargados de manejar estos datos no saben que el acceso a la información pública es un derecho fundamental consagrado en muchas convenciones internacionales, ratificadas por Colombia y aplicadas con gran tino por nuestra Corte Constitucional. Que tienen la obligación de divulgar proactivamente, y de fácil “ http://ddhhenlasnoticias.blogspot.com/2010/09/colombia-articulos-publicadospara.html

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3.3

¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La ley por la cual se dictan la ley general de archivos es

LEY 594 DE 2000 (Julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

 Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Ley 594 de 2000 Nivel Nacional Fecha de Expedición: 14/07/2000 Fecha de Entrada en Vigencia: 14/07/2000 Medio de Publicación: Diario Oficial 44084 del 14 de julio de 2000

 3.4 ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Este capítulo es importante teniendo en cuenta por medio de esta ley están obligando a las entidades públicas a conservar los documentos que cada entidad o empresa produces, para de esta manera adquirir cultura frente a la importancia que tienen los Página 9


3.5 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

GESTION DOCUMENTAL Es la aplicación de las normas, instrumentos y principios a los documentos, por medio de la cual le permite tener de manera ordenada los documentos y archivos que se producen o reciben en una entidad determinada, Es de gran importancia que dentro de cada Institución se elabores los diferentes instructivos, directrices, para el desarrollo de cada proceso, esto permite que dentro de la empresa todos miren para el mismo norte, esto permitirá que los documentos estén organizados dentro de cada dependencia que conforman la estructura de la empresa. La gestión documental es un proceso que nos permite aprender a cuidar conservar los documentos.

3.6 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Los objetivos que pretende alcanzar un Programa de Gestión Documental son, como primera medida, conformar o mantener de una manera organizada la información que produce una

Institución. Conformar la memoria Institucional dentro de una empresa. Crear los respectivas normas internas e instructivos para mantener sus archivos identificados en el momento que sean requeridos para la consulta. Páginaen 10 Unificar criterios para las diferentes dependencias o departamentos hablen el mismo idioma la parte archivística.


3.7 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Para la elaboración de un programa de gestión documental se deben tener muy claro el fondo de documental que se va a intervenir, donde se van almacenar, que clase de documentos se producen. Pare ello se tienen en cuenta los siguientes criterios o aspectos: Localización: Dónde se almacenarán los documentos, para su conservación. Clasificación: Cómo se organizarán. Es la forma como se van a guardar para luego ser fácil su consulta, utilizando los inventarios en una buena base de datos. Recuperación: Cómo se encuentran los documentos. Existencia de algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación. Seguridad: esto nos permite conocer que documentos pueden ser consultados y cuales son restringidos. Recuperación de desastres: es la capacidad de percepción para proteger la información de los desastres naturales. Custodia: implementar las diferentes normas e instructivos que nos permitan conocer el tiempo de retención en cada etapa, para proceder a eliminarlo o conservarlo totalmente en un archivo histórico.

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3.8 Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la Implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas Ventajas • El implementar un programa de gestión documental permite

• •

un control, rapidez, sencillez, rapidez y ahorro de forma práctica, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para que esta actividad se realice dejando ganancias. Se deben también aplicar unos buenos instructivos y unas TRD bien elaboradas que nos permita eliminar los documentos que ya hayan perdido su valor documentas. Desplazamientos, reducción de tiempo y la rapidez como se va a atender una consultas, ahorro de espacio físico, Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales que tengan una buena seguridad.

• Una ventaja importante es de saber utilizar el documento electrónico

y solo imprimir o fotocopiar el documento estrictamente necesario al momento de realizar el trámite, esto ahorra gastos económicos y humanos en el manejo de la información.

3.9 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su Explicación Página 12


Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Esta norma no quiere decir que ningún ciudadano puede construir sin antes solicitar la respectiva licencia de construcción ante la entidad territorial correspondiente.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto orgánico del sistema Financiero. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Es muy importante tener bien claro lo que reza este artículo teniendo en cuenta que una entidad que está siendo liquidado no puede votar, quemar o vender los documentos por el simple hecho que la entidad ya no existe o va a dejar de existir, estos se documentos se deben conservar como mínimo 5 años y las historias laborales de los exfuncionarios deberán remitirse a la entidad a que esta entidad dependa Ej: las Corporaciones Autónomas Regionales, en caso de ser liquidadas deberán enviar las historias laborales al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial .

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnología en los archivos públicos. Esta Circular trata sobre como las entidades pueden implementar su tecnología de puntas sin dejar de lado las normas sobre la organización de los archivos según el Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Esta ley es la que nos permite mantener claro los conceptos sobre todo lo que tiene que ver en la creación, organización, conservación de los archivos en Colombia. Constitución política de Colombia Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Las riquezas culturales hacen parte del patrimonio de la humanidad, de cada uno de los Colombiano es deber conservarlos, protegerlos y no permitir que sean hurtados o dañados

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3.10 Explique la importancia de adoptar las Tablas de Documental (TRD) y cuáles son sus etapas…………………………………….

Retención

TABALS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, son Herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo. La importancia que tienen la TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD), es la

de saber nombre a sus documentos mediante las series y subseries documentales y a la vez identificar los diferentes tipos documentales con los que cuenta cada serie documental en los expediente, donde se va a establecer los diferentes tiempos de retención, dentro de las distintas etapas como son las del archivo de gestión y el archivo central, para luego establecer su conservación total, su eliminación, la selección o la microfilmación, para identificar que documentos se irán a conservaran permanentemente en un archivo histórico

• • • •

Las ventajas más relevantes de la TRD son: Regula la producción documental Contribuye a la racionalización de la producción documental Permite proporcionar un servicio eficaz y eficiente Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo

4 CONCLUSION La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe Página 14


contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribución de documentos externos, identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia y la Clasificación de las comunicaciones y los documentos dentro del archivo

5BIBLIOGRAFIA http://ddhhenlasnoticias.blogspot.com/2010/09/colombia-articulos-publicadospara.html Página 15


http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 www.slideshare.net/.../programa-de-gestin-documenta... - Estados Unidos

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TARES DE GESTION DOCUMENTAL  

GESTIONDDE DE LA DOCUMETACION

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