Page 1

Seguimiento y control de Proyectos utilizando Programaci贸n Ganada


Jairo Abraham Bernal Villanueva Ingeniero de sistemas Especialista en proyectos informáticos Especialista en gestión de proyectos de ingeniería Magister en gestión de proyectos Maître en gestion de projet PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP® (c). Project Management Institute Profesor de Gestión de Proyectos de la Universidad Distrital Profesor de Gerencia de Proyectos de la Universidad EAN Socio fundador de Dirigiendo Proyectos SAS Experiencia como director de proyectos de diversa índole Consultor empresarial en gestión organizacional de proyectos, gestión estratégica, gestión de innovación y gestión del cambio Correo-E: jabernal@dirigiendoproyectos.com jabernal@ieee.org © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Contenido 1

Conceptos de Método de Valor Ganado

2

Falencias del Método de Valor Ganado

3

Conceptos del Método de Programación Ganada

4

Herramientas para Programación Ganada

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Controlar Costos y Cronograma Procesos en los cuales se monitorea la situación del proyecto para actualizar el avance y el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costos o la línea base de cronograma.

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Preguntas frecuentes en los proyectos Costos

• ¿Estamos sobregastados o subgastados? • Con el rendimiento actual: ¿Cuánto será el costo real del proyecto?

Alcance

• ¿Cuánto se ha avanzado hacia las metas propuestas? • ¿Es posible medir el trabajo que se ha realizado hasta el momento?

Tiempo

• ¿Estamos atrasados o adelantados? • ¿Estamos usando de una manera eficiente el tiempo? • ¿Cuándo vamos a terminar en realidad el proyecto?

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Concepto Gestión de valor ganado

Técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se mide el desempeño durante la ejecución del proyecto.

Puede aplicarse a cualquier proyecto, en cualquier tipo de industria

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Gestión de valor ganado Es un método que permite medir el desempeño de un proyecto. Se compara la cantidad de trabajo que se planificó

Con la cantidad de trabajo que realmente se ejecutó, para determinar si se desempeñó según lo previsto. Facilita el uso consistente de métricas en los proyectos © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Gestión de valor ganado Surge de una iniciativa en 1966 del gobierno norteamericano preocupado por el bajo desempeño de los proyectos. Se conoció como C/SCSC (Cost/Schedule Control Systems Criteria). En los 90 la industria acoge el criterio y pasa a ser conocido como Sistema de Administración de Valor Ganado EVMS. Acogido por el American National Standards Institute en 1998 --- ANSI/EIA-748-1998. Actualmente es de obligatorio cumplimento para seguimiento a los proyectos contratados con el gobierno norteamericano. Está implementado en Microsoft® Project © Jairo Abraham Bernal Villanueva


¿Cuánto trabajo se debe haber ejecutado para la fecha del análisis?

Valor Planeado (PV): El presupuesto asignado a la realización de las actividades durante un periodo de tiempo determinado. El PV total del proyecto es el Presupuesto a la conclusión (BAC). ¿Cómo vamos? Bien

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Valor Planeado (PV) Es el presupuesto asignado a la ejecución

Tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PV

16 24 40 32 24 24 24 48 24

1 8

2 8

Línea base de Presupuesto Periodos de tiempo 3 4 5 6 7 8 9 10 8 8 8

8 8 8

8 8 8

13

14

16 8 8 16 24 16 24 24 24 24 8 104 128 144 168 192 216 240 248

8 8 256

8 8

8 16

24 40

24 64

24 88

12

8 8 8

8 8

11

8 8

8 8 8

8 16

8 16

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Valor Planeado (PV) 260

BAC = 256

240

240

220

256

248

216

200

192

180 168

160 144

140 128

120 104

100 88

80 64

60 40 20

24 8

0 1

8

40

24

24

8 16 2

3

4

5

16

6

24

7 PVw

16

8

24

9

24

10

24

11

24

12

8

8

13

14

PV Š Jairo Abraham Bernal Villanueva


¿Cuánto trabajo se debe haber ejecutado para la fecha del análisis?

Valor Planeado (PV): El presupuesto asignado a la realización de las actividades durante un periodo de tiempo determinado. El PV total del proyecto es el Presupuesto a la conclusión (BAC).

• ¿Cuánto hemos gastado a la fecha?

Costo Actual (AC): El costo real en el cual se ha incurrido a la fecha para la realización de las actividades que estamos monitoreando.

¿Cómo vamos? Bien

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Costo Actual (AC) El costo en que se va incurriendo durante la ejecuci贸n del proyecto.

Tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 AC

16 24 40 32 24 24 24 48 24

1 8

8 8

Costos durante la ejecuci贸n del proyecto Periodos de tiempo 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 8 0 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 0 8

8 16

16 32

24 56

24 80

12

13

14

24 24 104 128

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


PV y AC 260 240 220 200 180 160

$

140 120 100 80 60 40 20 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Periodos de Tiempo Valor Planeado (PV)

Costo Actual (AC)

Š Jairo Abraham Bernal Villanueva

14


¿Cuánto trabajo se debe haber ejecutado para la fecha del análisis?

Valor Planeado (PV): El presupuesto asignado a la realización de las actividades durante un periodo de tiempo determinado. El PV total del proyecto es el Presupuesto a la conclusión (BAC).

Costo Actual (AC): El costo real en el cual se ha incurrido a la fecha para la realización de las actividades que estamos monitoreando.

Valor Ganado (EV): Una medida del progreso del proyecto a la fecha, el valor planificado para las actividades ejecutadas a la fecha.

¿Cuánto hemos gastado a la fecha?

¿Cuánto del trabajo que se planificó se ha ejecutado realmente?

¿Cómo vamos? Bien

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Valor Ganado El valor que se planific贸 para las actividades que ya se han ejecutado.

Tarea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 EV

Valor ganado durante el proyecto Periodos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 16 30% 70% 24 0% 30% 10% 30% 10% 40 30% 10% 30% 10% 10% 32 25% 25% 20% 30% 24 0% 24 20% 24 48 24 4,8 11,2 20,0 19,2 20,8 20,8 11,2 4,8 16,0 36,0 55,2 76,0 96,8 108,0

11

12

13

14

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


PV, AC y EV 260 240 220 200 180 160

$

140 120 100 80 60 40 20 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Periodos de Tiempo Valor Planeado (PV)

Costo Actual (AC)

Valor Ganado (EV)

Š Jairo Abraham Bernal Villanueva

14


¿Cómo calcular el Valor Ganado? Por cada Actividad que se ejecuta se va actualizando la información de Valor Ganado sumando el valor que se planificó para la ejecución de dicha actividad. Ejemplo: Se tenía un Valor Ganado de $150.000 y se realiza una actividad a la cual se le había planificado una inversión de $18.000 ahora tenemos un Valor Ganado de $168.000 EV = $150.000 + $18.000 = $168.000 Ejecutado A1 $60.000

A2 $35.000

A4 $30.000

A5 $25.000

A3 $18.000

Planificado A3 $18.000

A6 $13.000

A7 $45.000

A8 $90.000 © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Cálculo del valor ganado Técnicas

20 / 80 0 / 100

50 / 50

Hitos completados Porcentaje completado

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Indicadores del método de valor ganado VARIACIÓN DEL COSTO (CV) Medida del desempeño del costo CV = EV – AC

> 0: Estamos por debajo del presupuesto. = 0: Estamos en el presupuesto. < 0: Estamos por encima del presupuesto.

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO CPI = EV / AC

Indica cuánto estamos obteniendo por cada peso que estamos gastando en el proyecto. Nos muestra si los fondos se están utilizando de manera eficiente.

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA > 0: Estamos adelante en el cronograma. (SV) = 0: Estamos en el cronograma. Medida del desempeño del tiempo < 0: Estamos atrasados en el cronograma. SV = EV – PV ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA SPI = EV / PV

Indica el porcentaje de ritmo al que estamos progresando con respecto a la planificación original, es decir la eficacia del proyecto. © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Interpretación gráfica

BAC

BAC AC PV CV

SV

EV

Fecha de Estado © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Tablero de Control EVM CPI > 1, SPI > 1 Bajo el presupuesto y adelantado en cronograma

CPI < 1, SPI < 1 Sobre el presupuesto y retrasado en cronograma

CPI < 1, SPI > 1 Sobre el presupuesto y adelantado en cronograma

CPI

CPI > 1, SPI < 1 Bajo el presupuesto y retrasado en cronograma

SPI Š Jairo Abraham Bernal Villanueva


Ejemplo de Aplicaci贸n de Indicadores de EV

EV

$26.317.308

AC

$26.750.800

PV

$28.333.333 CV

($443.492)

SV

($2.016.025)

CPI

0,98

SPI

93%

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


Ejemplo de aplicación de indicadores de EV VARIACIÓN DEL COSTO (CV) CV = EV – AC CV = $26.317.308 – $26.750.800 CV = ($433.492) Como CV < 0 podemos decir que “Estamos por encima del presupuesto en $433.492 pesos”

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV) SV = EV – PV SV = $26.317.308 – $28.333.333 SV = ($2.016.026) Como SV < 0 podemos decir que estamos atrasados en el cronograma

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI) Se puede identificar de CPI = EV /clara AC la manera CPI = $26.317.308 / $26.750.800 = 0,98 variación en costos Por cada $1 que gastamos, estamos obteniendo un valor de $0,98. Estamos invirtiendo los recursos de manera ineficiente

ÍNDICE DESEMPEÑO No refleja DE de manera CRONOGRAMA (SPI) clara la variación del SPI = EVdel / PV tiempo proyecto

DEL

SPI= $26.317.308 / $28.333.333 = 0,93 Estamos avanzando a un 93% del ritmo originalmente planificado. Es decir estamos siendo ineficaces

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Proyecciones a partir de EVM ESTIMADO A CONCLUSIÓN EAC

LA El costo total proyectado del proyecto EAC = BAC / CPI Supone que el proyecto se continuará desempeñando como hasta ahora EAC = AC + BAC – EV Supone que lo que falta del proyecto se desarrollará según lo planificado

ESTIMACIÓN HASTA LA El costo proyectado necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto CONCLUSIÓN ETC ETC = EAC – AC VARIACIÓN A CONCLUSIÓN VAC ÍNDICE DESEMPEÑO TRABAJO COMPLETAR TCPI

LA Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del presupuesto. VAC = BAC – EAC DE Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo restante DE para cumplir con la meta de gestión. Puede ser BAC o EAC. POR TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC) TCPI = (BAC – EV) / (EAC – AC) Si se determina que no se logrará cumplir con el presupuesto original

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Proyecciones EAC

EAC VAC

ETC BAC

BAC AC PV CV

SV

EV

Fecha de Estado Š Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Falencias del método de valor ganado

1

2

3

No permite identificar de manera clara cuánto tiempo estamos atrasados o adelantados en el cronograma.

Cuando el proyecto se atrasa, hacia el final del proyecto el Índice de Rendimiento de Cronograma pierde su representatividad.

Permite identificar claramente cuánto puede costar el proyecto a partir del rendimiento actual, pero no ocurre lo mismo con el tiempo.

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Falencia EVM al final de proyectos atrasados $ 50.000,00 $ 45.000,00 $ 40.000,00 $ 35.000,00

AC

AC CV = VAC BAC = EV

BAC = PV SV = EV – PV = 0

$ 30.000,00

SPI = EV / PV = 1

$ 25.000,00 $ 20.000,00 $ 15.000,00 $ 10.000,00 $ 5.000,00 $-

PV

EV

AC

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Histórico de Índices de Rendimiento 1,10

1,05

1,00

0,95

En algún punto del proyecto la confiabilidad de SPI disminuye

SPI es confiable al inicio del proyecto

Al final del proyecto SPI es completa mente inutil

0,90

0,85

0,80

0,75 14-dic. 14-ene. 14-feb. 14-mar. 14-abr. 14-may. 14-jun. 14-jul. 14-ago. 14-sep. 14-oct. 14-nov. 14-dic. 14-ene. CPI

SPI$

Minimo

Maximo

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Hist贸rico de Variaciones de Costo y Cronograma $$ (1.000,00) $ (2.000,00) $ (3.000,00) $ (4.000,00) $ (5.000,00) $ (6.000,00) $ (7.000,00) $ (8.000,00) $ (9.000,00) $ (10.000,00)

CV

SV$

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Métodos de predicción de tiempo total en EVM Cuatro métodos – con la misma construcción básica Tiempo total = Tiempo Actual + Tiempo para terminar Tiempo para terminar = Trabajo pendiente / (Tasa de Trabajo) Ecuación Fundamental IEAC(t) = AT + (BAC – EV) / (Tasa de trabajo) Tasa de trabajo (Costo por Unidad de Tiempo) Promedio PV = PVacum / número de observaciones (n) Promedio EV = EVacum / número de observaciones (n) PV periodo actual EV periodo actual

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Hist贸rico de Estimado a la Terminaci贸n (t) 75,00

65,00

55,00

45,00

35,00

25,00

15,00 14-dic. 14-ene. 14-feb.14-mar. 14-abr. SAC

14may. PT1

14-jun. 14-jul. 14-ago. 14-sep. 14-oct. 14-nov. 14-dic. 14-ene. PT2

PT3

PT4

Final

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Método de programación ganada Resultado

Idea Sencillez

Utiliza las mismas variables que utiliza el método de valor ganado

Identificar el tiempo en el cual el valor ganado que se tiene debería de haberse obtenido según la línea base

A partir de este tiempo identificado que se denomina programación ganada, se puede calcular la variación del cronograma y un índice de rendimiento más consistentes

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Método de programación ganada La primera publicación sobre programación ganada es del año 2003, “The measurable news” El concepto ha sido verificado con datos de Proyectos reales. El desarrollo de la metodología ha continuado hasta el presente. Se define como “Práctica emergente” en el estándar EVM del PMI® http://www.earnedschedule.com/ © Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Cálculo de ES DURACIÓN PLANEADA (PD)

El tiempo total planificado para el proyecto

TIEMPO ACTUAL (AT)

Las unidades de tiempo del momento en el cual se hace el seguimiento

PROGRAMACIÓN GANADA Una medida del progreso del proyecto a la fecha, el (ES) tiempo en el cual se debería haber obtenido el valor ganado actual según el cronograma aprobado.

=

+

− −

Donde n es el mayor periodo para el cual

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

x 1000

Cálculo de ES $10,00 $9,00

=

Mes

− −

+

$8,00 $7,00 $6,00 $5,00

Proyección de EV sobre PV

$4,00 $3,00

PV

EV

1

$

903,00 $

820,00

2

$ 1.641,00 $

1.407,00

3

$ 2.629,00 $

2.104,00

4

$ 3.287,00 $

2.603,00

5

$ 3.787,00 $

3.104,00

6

$ 4.403,00 $

3.543,00

7

$ 5.332,00

8

$ 5.842,00

9

$ 6.501,00

10

$ 7.280,00

11

$ 7.939,00

12

$ 8.621,00

− − =4+ =4+ − − 3543 − 3287 256 =4+ =4+ = 4,51 3787 − 3287 500

$2,00 $1,00 $1

2

3

4

5

6 PV

7

8

9

10

11

12

EV

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Indicadores del método de programación ganada VARIACIÓN DEL COSTO (CV)

No se modifica

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)

No se modifica

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SVt) Medida del desempeño del tiempo SVt = ES – AT

> 0: Estamos adelante x unidades de tiempo en el cronograma. = 0: Estamos en el cronograma. < 0: Estamos atrasados x unidades de tiempo en el cronograma.

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA SPIt = ES / AT

Indica el porcentaje de ritmo al que estamos progresando con respecto a la planificación original, es decir la eficacia del proyecto.

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Histórico de Índices de Rendimiento 1,10

1,05

El SPI clásico tiende a 1 al finalizar el proyecto aunque este esté atrasado

1,00

0,95

El SPIt nos presenta otra perspectiva más acorde con lo que ocurre en el proyecto

0,90

0,85

0,80

0,75 14-dic. 14-ene. 14-feb. 14-mar. 14-abr. 14-may. 14-jun. 14-jul. 14-ago. 14-sep. 14-oct. 14-nov. 14-dic. 14-ene. CPI

SPI$

SPIt

Minimo

Maximo

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Proyecciones a partir de EVM DURACIÓN ESTIMADA ED

El tiempo total proyectado del proyecto ED = PD / SPIt

ESTIMACIÓN TIEMPO HASTA CONCLUSIÓN ETCt

EN El tiempo proyectado necesario para terminar todo el trabajo LA restante del proyecto ETCt = ED – AT

VARIACIÓN A CONCLUSIÓN TIEMPO VACt

LA Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del cronograma. EN VACt = PD – ED

ÍNDICE DESEMPEÑO CRONOGRAMA TRABAJO COMPLETAR TSPIt

DE DE DE POR

Determina la eficacia que se debe alcanzar en el trabajo restante para cumplir con la meta de gestión. Puede ser PD o ED. TSPIt = (PD – ES) / (PD – AT) TSPIt = (PD – ES) / (ED – AT) Si se determina que no se logrará cumplir con el cronograma original

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Hist贸rico de Estimado a la Terminaci贸n (t) 75,0

65,0

55,0

45,0

35,0

25,0

15,0

IEACt

SAC

PT1

PT2

PT3

PT4

Final

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


¿Por qué usar ES?

Brinda información más intuitiva sobre el cronograma La variación de cronograma está en unidades de tiempo

La variación de costos está en moneda

SPI no se desfasa hacia el final del proyecto

Permite proyectar la fecha de fin del proyecto

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Pasos para implementar seguimiento por EVM y ESM

1

Definir el presupuesto y el cronograma realistas. Establecer una línea base contra la cual realizar el seguimiento del proyecto.

2

Realizar el seguimiento del proyecto, introduciendo la información del progreso y el costo real de las actividades.

3

Realizar los cálculos de Valor Ganado, Programación Ganada. Elaborar gráficas y reportes. Analizar los datos obtenidos.

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Herramientas para Programaci贸n Ganada http://www.earnedschedule.com/Tools.shtml http://www.earnedschedule.com/Calculator.shtml

Libro de Microsoft Excel que se puede usar conjuntamente con Microsoft Project

漏 Jairo Abraham Bernal Villanueva


Company Logo

Conclusiones

1

EVM y ESM han demostrado su valor en proyectos de diversa índole. En USA, Japón, Méjico, Argentina y Canadá se usan en contratación estatal.

2

Permiten identificar si el proyecto tiene problemas en su desempeño. Las proyecciones que brindan permiten análisis para toma de decisiones.

3

El método de Valor Ganado tiene falencias en las proyecciones de tiempo y en la validez del SPI al final de proyectos que están atrasados.

4

El método de programación ganada puede brindar información más valiosa para la toma de decisiones, si bien es más ácido para medir el desempeño.

© Jairo Abraham Bernal Villanueva


Š Jairo Abraham Bernal Villanueva

Seguimiento y control de proyectos utilizando Programación Ganada  

Seguimiento y control de proyectos utilizando Programación Ganada - Mayo 13 de 2014

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you