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I.D.C

NOMBRE. SILVIA GUADALUPE SUCHITE PAZ

CATEDRATICA. SANDRA RALDA

CATEDRA. COMPUTACION

GRADO. 5to ADMON

SECCION. B

FECHA. 29 DE JULIO 2013


introduccion MODELO DE ADMINISTRACIÓN EN EL QUE SE DEDICAN RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN PARA DETECTAR OPORTUNAMENTE LAS TRANSACCIONES FUERA DE LOS ESTÁNDARES DE OPERACIÓN PERMISIBLES EN LA EMPRESA.


Administración por excepción

Administración por excepción. Identificación de desviaciones en los estándares La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detecciónoportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos comopermisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho demercancía que no se encuentra cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en elcliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener losmecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetrospermitidos. Esto exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamenteestas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre El hecho en particular. No deboasignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, demanera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos.Las organizaciones viven en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante esdetectar de forma oportuna las desviaciones en los resultados de las transacciones y los flujos deinformación entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos de negocio. Unaorganización


que no cuente hoy en día con sistemas de información que por lo menos apoyen sustransacciones críticas de negocio está condenada a morir. Por lo tanto, es necesario tomar comobase un sistema de información transaccional para poder establecer una estrategia deAdministración por Excepción. Aquellas situaciones que están dentro de los parámetrospermisibles no debe ser sujeta a revisión y control, de hecho es una transacción que, si losparámetros de medición están bien establecidos, no debe presentar ninguna falla, entonces paraque dedicar recursos para revisar algo que se supone está correcto. Esto es generar desperdicio.Lo que hay que hacer es establecer los mecanismos para que las transacciones que se encuentranfuera de rangos permisibles de operación sean detectadas a tiempo y se tomen las accionescorrectivas oportunamente. ¿Cómo se hace? Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo deprocesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transaccionesejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en losindicadores. Por ejemplo, volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecerque por política de la empresa no se puede hacer un despacho que no cumpla por lo menos conun 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesarioverificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es


necesario revisarlo.Otro ejemplo, relacionado con recursos humanos, todo empleado debe tener una revisión salarialen un lapso de un año calendario y debe ser igual o superior al índice de inflación del añoinmediatamente anterior. Se debe poder identificar de manera oportuna aquellos acuerdossalariales que no cumplan con este parámetro.Si no se cuenta con controles a este nivel, que podría suceder? Pueden haber situaciones conempleados que no han recibido su ajuste salarial a tiempo, o empleados que han recibido ajustesalarial, pero no en el porcentaje de incremento indicado. Esto puede generar problemas para laempresa o puede generar insatisfacción en el empleado que podría llevarlo a considerar que laempresa no es un buen empleador. Que haría normalmente un departamento de recursoshumanos para subsanar este problema? Varias cosas; indicarle a los jefes inmediatos que esténatentos a los cumplimiento de periodos para revisiones salariales (es esta la función de un jefe degrupo?, no, esto es desperdicio). Asignar a alguien en recursos humanos para que genere listados.

Propuesta general • La administración por excepción permite a los directivos (que ocupan cargos de monitoreo de información y de recursos) orientarse al desempeño eficiente. • La propuesta es concentrarse en lo que está mal o que tiene tendencia a la baja y no en revisar constantemente todos


los aspectos de la administración. Propuesta general • Lo que está dentro de los parámetros permisibles no deben ser sujetos a revisión y control • La transacción dentro de los parámetros de control (parámetros de medición bien establecidos) no debe presentar ninguna falla; por lo tanto, no deberá dedicarse recursos para revisar algo que se supone está correcto. Propuesta general • Revisar lo correcto es generar desperdicio. • Se revisan sólo las transacciones fuera del rango permisible de operación con el fin de detectarlas a tiempo tomar las acciones correctivas oportunamente. Principio de Excepción en Administración: • Las decisiones más frecuentes deben convertirse en rutina y delegarse a los subordinados. • Los problemas más graves e importantes se dejen a los mandos superiores. Principio de Excepción en Administración: • Al gerente se le informa sobre el avance de una operación sólo si existe una desviación importante respecto al plan. – Debe evaluar la información y tomar medidas correctivas


La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone que usted se concentre en lo que esta mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente. Vamos a dar un ejemplo para ilustrar el tema: Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospección, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una cobertura de sus clientes a través de las visitas periódicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeación de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecución de las mismas. De otro lado usted solicito al área de administración de ventas que le envíe semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado año y comparado con el año anterior, por familias de producto y por zonas geográficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la información a tiempo en ese detalle. Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal. En este escenario, usted planea reuniones semanales con el equipo de asesores comerciales para poder analizar la


evolución de los planes de visita y las ventas, esto le toma alrededor de 4 horas todos los lunes de cada semana. Esto ilustra algo de lo que puede estar viviendo usted o su organización en este momento, y acá es donde la tecnología como herramienta de apoyo a este proceso le ayudará a controlarlo pero de una manera en la cual usted se concentre en revisar que esta fuera de este marco metodológico que usted ha diseñado. Imagínese que usted ahora cuenta con un “trabajador virtual” al cual usted le encomendó las siguientes tareas: Todos los lunes me informará acerca de los asesores comerciales que no hayan registrado un plan de visitas para la semana. El mismo día me informará de los asesores que no están realizando un cubrimiento total a sus clientes basado en las ultimas 6 semanas de visitas. Diariamente a primera hora del día enviará un informe que tenga el presupuesto vs las ventas analizado por geografía, estructura comercial, estructura de productos y periodo de análisis (acumulado año, mes a mes y comparativo con periodos de años anteriores) Al final del día le informará sobre asesores comerciales que no han reportado la ejecución de visitas del día Estas son las primeras tareas que usted le encomienda, pero después se le ocurre que también este “trabajador virtual” le puede enviar información a cada uno de los asesores comerciales para su labor diaria de trabajo. Acá usted le solicita que les envíe: Listado de clientes con cartera vencida y el detalle de la facturas pendientes de pago Información de clientes con


pedidos retenidos por cartera Listado de clientes a los cuales se les redujo en un 10% o más el promedio de compra del ultimo año Informe de ejecución presupuestal y su proyección para el cierre de mes. En este momento usted decide que las reuniones semanales, las puede hacer quincenalmente y luego simplemente una vez al mes. Creo que hasta acá, ya he ilustrado las capacidades de este “trabajador virtual” y creo que a usted, leyendo esto, se le empiezan a ocurrir muchas más labores que le podría encomendar. Ahora expliquemos qué es ese “trabajador virtual”. Es una herramienta de software que usted instala en un servidor, con la cual puede monitorear información contenida en sus bases de datos y sobre la cual usted puede configurar alarmas o eventos de manera periódica o cuando una condición de datos se genere. Este “trabajador virtual” se llama KnowledgeSync y es una herramienta muy útil como complemento a sus bases de datos. Entre sus bondades se encuentra la automatización de la ejecución y el envío de reportes de manera automática, así como el envío de correos electrónicos, fax o publicaciones en portales web sobre información critica y sensible al tiempo. Información que conociéndola de una manera oportuna, le permitirá a usted tomar decisiones a tiempo sobre eventos críticos de su negocio. Este ejemplo hipotético me ha permitido ilustrar las bondades del uso de la tecnología para monitorear información sensible de su organización. Esto se puede


llevar a otras áreas de la compañía, y va depender de sus necesidades y prioridades, pero esta es una herramienta que por su naturaleza le va a permitir tener un retorno rápido de su inversión y va a poder ganar mucho en el uso de los datos actuales de sus sistemas.


CONCLUSIO N le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de informaci贸n y de recursos es permanente,


E-GRAFIA

http://mind.com.co/knowledgesync-administracion-porexcepcion. http://www.articulo.org/articulo/28032/administracion_p or_excepcion.html#sthash.UGNUQVIR.dp


Administracion por excepcion