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Centro Internacional de Educaci贸n Continua Programa de Ciencias Gerenciales Asignatura: Herramientas Interactivas para el Aprendizaje

Equipo: La Blanquilla Slogan: Un Mundo de Soluciones Coordinador: Erika Correa

Integrantes: Investigaci贸n: Meily Moreno y Paula Tovar Planificaci贸n: Oscar de Armas Evaluaci贸n: Johan Rivero

INTRODUCION 1


La intranet es una de las tecnologías más poderosas que pueden utilizarse en una organización, si se aplica de forma adecuada. Su diseño e implementación, en función de los objetivos organizacionales, provee a la institución de una herramienta fundamental para la gestión de la información que tributa a la gestión del conocimiento, y para la comunicación interna, que permite mejorar y agilizar la dinámica organizacional. Sin embargo, esto sólo es posible cuando los empleados participan activamente en su mantenimiento y actualización. Se realiza un acercamiento a esta tecnología, a partir de su definición conceptual y su caracterización en el contexto de las organizaciones. Se analiza su visión como herramienta para la gestión de la información y como medio de comunicación. El fruto de la aplicación de sus tecnologías en el interior de la organización,

surgen como respuesta a la necesidad de mejorar la

productividad, reducir los costes y mantener los sistemas de información existentes. Su facilidad de uso y acceso ha permitido que una gran cantidad de usuarios la acepten como medio para obtener información confiable, de calidad y de sencilla manipulación a nivel interno de la empresa.

Por lo ante expuesto, ASEINTRANET ofrece asesoría para aquellas empresas cuyo interés sea,

la actualización de sus tecnologías con la

implementación de la INTRANET.

Actualmente brindamos este servicio

a

VECONINTER C.A, cuya empresa está basada bajo los sistemas de política de calidad y busca junto con la gerencia de RRHH, adaptar sus sistemas a una intranet en donde su fuerza laboral pueda acceder

para iniciarse en los

proceso de inducción, manejos de los módulos operativos y su participación en la mejora continua de los procesos.

DESARROLLO 2


¿QUE ES UNA INTRANET? Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de una organización. La intranet se nutre hoy de "modelos" de comunicación como foros, wikis, blogs y redes sociales. Son sus verdaderos motores y han inspirado su nuevo rol en el mundo empresarial: un verdadero "canal de interacción virtual", con alto impacto en la comunicación interna y objetivos comúnmente centrados en la innovación, la mejora permanente y la gestión del conocimiento. Una Intranet es una red de ordenadores privada basada en los estándares de Internet. Las Intranets utilizan tecnologías de Internet para enlazar los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, desde bases de datos legales a sistemas de gestión de documentos. Las Intranets pueden incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda. Una Intranet puede extenderse a través de Internet. Esto se hace generalmente usando una red privada virtual (VPN). Virtual Prívate Network o Una red privada virtual.

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COMO SURGE EL INTRANET Una base fundamental es el elemento Internet, se puede decir que es el más revolucionario a nivel mundial. El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que su tecnología se adopte a nivel empresarial mediante la utilización de diversas herramientas informáticas propicias para la colaboración. De esta forma, por la necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos y de comunicarse e interactuar eficiente y efectivamente en el interior de las organizaciones, surgió la intranet. Sin embargo, sería válido preguntarse: ¿qué se entiende por intranet?, ¿qué conceptos se proponen en la literatura en torno a ella? Existen tantas aplicaciones y definiciones de intranet como tipos de organizaciones y de negocios existen? De manera general, una intranet es mucho más que un sistema técnico, es un cambio en la filosofía de gestión de las actividades de la entidad, de los empleados y de todos los involucrados en su gestión en pos de una mayor competitividad y adecuación a las necesidades de sus usuarios. Es por eso que a los términos de la presente contribución se concibe como intranet aquella red de información interna, de acceso limitado a la institución que la crea o a quien autorice, bajo determinados niveles de seguridad. Constituye un sistema de comunicación interactiva que permite compartir recursos, información y servicios, en función de los distintos papeles desempeñados por los usuarios definidos en la organización; así como la integración de personas, procesos y procedimientos

para

formar

una

cultura

organizacional

y

facilitar

la

comunicación, la colaboración y coordinación entre los empleados, que tribute a una gestión del conocimiento. Las intranets son entornos únicos, integrados por unas personas, una cultura corporativa, unos procesos y objetivos, unas tecnologías específicas, con un tamaño y unos recursos determinados, entre otros factores; de ahí su amplia variedad. 4


Estas constituyen una forma de colocar a disposición de los trabajadores todo el potencial de la organización, de forma que les permita resolver problemas, construir nuevos recursos o perfeccionar el empleo de los existentes y divulgar información de manera rápida, así como convertirles en miembros activos de una red corporativa y potenciar entre ellos la comunicación, el intercambio y la colaboración. Orientar el desarrollo de la intranet a los procesos principales de la organización y a las actividades de los grupos de trabajo multifuncionales permite mejorar la interacción entre dependencias, funciones y personas separadas o no geográficamente. De esta forma, se constituye como una gran fuente de conocimiento accesible a todos y no meramente un tramitador.

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FASES PARA DIFUNDIR EL INTRANET 1. Los que permiten la comunicación: •

El correo electrónico con las listas de distribución.

Los grupos de noticias con la creación de grupos de debate internos con o sin moderador, que facilitan una forma de comunicarse rápidamente, con la creación de grupos de discusión, de intercambio de mensajes, de noticias internas, de proyectos.

Las charlas online (IRC Internet Relay Chat) a pesar de que son limitadas en una organización, pueden ofrecer ventajas en lo que respecta a las conferencias múltiples y a mantener discusiones en tiempo real.

Mbone o la transmisión de imágenes y sonido en tiempo real, todo esto entre los miembros de una misma empresa u organismo y de estos con el exterior.

2. Los que permiten investigar y encontrar información: •

FTP (File Transfer Protocolo) o transferencias de ficheros.

Telnet o acceso y consulta de computadoras remotas, bases de datos, etc., todo esto en el ámbito interno de la propia empresa u organización, 5


con empresas del mismo grupo, con empresas afines, o con cualquier otra que pueda interesarle. La implementación de una Intranet, como toda tecnología, en cualquier contexto, constituye un cambio radical, y por medio de ella aumenta la productividad, la eficacia y se crean nuevas exigencias en materia de conocimientos y formación entre los profesionales. Es por estas razones que es necesario, en primer lugar, realizar mejoras en la formación de los trabajadores y prepararlos para el cambio al que se van a enfrentar, así como generar un desarrollo en el ámbito organizacional que sirva de base a dicha herramienta. En caso contrario, son subutilizadas y se convierten en un obstáculo, más que un beneficio para la organización. Como consecuencia, la intranet es una de las herramientas más poderosas que hoy día puede tener una organización, si se aplica de forma adecuada, porque permite incorporar todas las potencialidades de Internet al entorno organizacional y contar con recursos adicionales para afrontar los cambios dictados por el entorno. Se enlazan las fuentes de información distribuidas a nivel organizacional y a los miembros de la organización con independencia de su localización física. No contar con el apoyo de la dirección o si el personal no se encuentra identificado con el proyecto, pueden convertir la intranet en un obstáculo para la organización, más que una herramienta de apoyo; lo que genera un aumento de los costos y una duplicidad y retraso en su actividad. Se necesita un compromiso de todos para trabajar en cooperación y poder mantenerla y actualizarla. Es por eso que aunque la intranet, en primer lugar, es fruto del trabajo conjunto de un equipo multidisciplinario integrado por profesionales de la información, comunicadores, diseñadores y especialistas informáticos es, además, un proceso de todos, donde la participación de cada especialista de la institución es vital para su adecuado funcionamiento.

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FUNCIONES DE UNA INTRANET •

Canalizar y soportar la información, documentación y conocimientos necesarios para las actividades de los empleados, con el consiguiente aumento de su productividad.

Definir y transmitir la cultura de la entidad, al reflejar sus valores en su diseño y contenidos.

Mostrar la imagen que los empleados poseen de la organización, porque ellos la construyen al utilizarla, actualizan sus contenidos y la personalizan según sus necesidades.

Gestionar

el

trabajo

en

colaboración,

incluso

de

trabajadores

geográficamente dispersos (teletrabajo). •

Promover la comunicación y participación del personal.

Facilitar la formación de los empleados, el aprendizaje organizacional y los procesos de gestión de conocimiento.

VENTAJAS DE LA INTRANET 1. Para la comunicación: •

Contacto directo entre los miembros de una organización..

Comunicación entre “expertos”.

2. Para la gestión de la información: •

Edición y publicación rápida de la información interna.

Eliminación de información innecesaria y redundante.

Creación de datos críticos.

3. Para la gestión del conocimiento: •

Permite la captura fácil de conocimiento no estructurado e implícito. 7


Incrementa el conocimiento y la capacidad de utilizar y compartir los recursos disponibles.

Promueve una cultura organizativa común.

Posibilita dibujar el conocimiento colectivo y la experiencia del personal, actual y pretérita.

Permite tomar decisiones rápidas y bien documentadas con una reducción de los costos.

4. Como infraestructura: •

Reducción de los costos en

tecnologías de la información y la

comunicación. •

Servicio postventa para los clientes. En este caso vía Extranet.

5. Recursos Humanos: Es una tecnología muy interesante para el Departamento de Recursos Humanos como forma de intercambiar información con los empleados. • Publicación de boletines, foros, eventos, etc. • Tramitación de documentos como curriculum, hoja de servicios, etc. • Canalizar información confidencial • Formación en la empresa vía Intranet 6. Producción: Recordemos que la Intranet y el WWW nacieron para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo. • Compartir archivos, planos, documentos • Documentación y control de los procesos de trabajo • Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo

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LA SEGURIDAD DEL INTRANET Indudablemente uno de los aspectos más importantes a la hora de establecer una Intranet es el de la seguridad. Queremos que los miembros de la organización (empleados de la empresa, estudiantes de una Universidad, etc.) y solo ellos, puedan acceder a la información. Cualquier conexión que no tenga una autorización debe ser automáticamente bloqueada, para evitar accesos indeseados. •

Confidencialidad: garantizar que los datos no sean comunicados incorrectamente.

Integridad: proteger los datos para evitar cambios no autorizados.

Autentificación: tener confianza en la identidad de usuarios.

Verificación: comprobar que los mecanismos de seguridad están correctamente implementados.

Disponibilidad: garantizar que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.

CREACION DE LA INTRANET

En la dirección web siguiente, dentro de la carpeta Intranet, existe un fichero llamado Intranet.zip que puede servir de base para comenzar a trabajar. Dicho fichero contiene una serie de módulos, traducidos en su mayor parte al euskera, que pueden formar parte de nuestra intranet. A nivel de concepto, para montar la intranet es conveniente tener claro lo siguiente: 1.- La Intranet verdadera estará colocada en el servidor al que antes hemos hecho referencia. Dicho servidor deberá tener IIS (Internet Información Server) instalado. 9


2.- Conviene, no obstante, al ser la Intranet algo vivo y cambiante, que los cambios que se le vayan realizando se hagan en otro ordenador y, solamente cuando comprobemos que todo funciona correctamente, colgaremos del servidor los cambios realizados. Por esto, debemos de montar una copia de la Intranet en un ordenador utilizado sólo por nosotros (Sala de profesores, Dirección, Gestión, etc.), en el cual deberá también de estar instalado IIS. Para hacer esto, y suponiendo que en ambos aparatos tenemos ya instalado el servidor Web (se instala con los servicios de IIS), daremos los siguientes pasos: 1. Bajarnos el fichero Intranet.zip mencionado antes, 2. Creamos una carpeta llamada Intranet en el disco D: 3. Creamos un directorio virtual en el “Sitio web predeterminado” con el nombre Intranet y que apunte a la carpeta D:/Intranet

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Hay que dar permisos de lectura y escritura en dicho directorio virtual, así como la posibilidad de ejecutar secuencias de comandos ASP.

Esto se debe de hacer tanto en el sitio web local como en el servidor.

Para visualizar la intranet editable en modo local se usa el navegador web (Explorer o similar)

Este es el aspecto que tiene:

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La intranet base que nos sirve de ejemplo tiene varios módulos: •

Dokumentazioa

Berriak

Erreserbak

Interneteko loturak

Tresnak

Eskolako kideak

No obstante, y dado que este no es más que un ejemplo, cada Centro debe definir los apartados y funciones que va a tener su Intranet (Profesorado, alumnos, y dentro de estos apartados: Noticias, Documentación, ManualesFormación, Programas educativos, Foros, Actividades de alumnos, Links interesantes, etc. ...) Para ello habrá de tener en cuenta sus propias necesidades. Para visualizar la intranet definitiva, es decir la colocada en el servidor, y suponiendo que el nombre del servidor es “zor012345b” hay que escribir la siguiente dirección en Internet Explorer Actualización en el servidor de Intranet de los cambios realizados

1. Compartimos la carpeta D:\Intranet del ordenador local dando permiso de lectura a todos los usuarios, con el nombre “Intranet$” (sin las comillas). El signo $ del final hará que este recurso compartido, aunque existe, no se muestre listado entre los recursos compartidos de ese equipo al acceder a él por la red. (esto es interesante por seguridad). 2. En el servidor, abrimos mis sitios de red y elegimos “Agregar sitios de red” y en esta pantalla

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3. Hecho esto podemos abrir en el propio servidor dos ventanas: a. Una con este nuevo sitio de red que acabamos de crear, es decir la Intranet editable del equipo para pruebas b. Y otra con la carpeta D:\Intranet del propio servidor, es decir la Intranet definitiva que se mostrarรก a los usuarios

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4. Copiando los archivos de una a otra estamos actualizando la Intranet

Es conveniente que solamente realicemos este paso cuando estemos seguros de que los cambios realizados en modo local funcionan sin problemas. También es conveniente tener una copia de la Intranet definitiva en otra carpeta, como medida de seguridad.

¿POR QUE INSTALAR UNA INTRANET? •

Mejora la comunicación y expande la información fácilmente entre los usuarios con permiso para entrar en el sistema.

Permite un acceso organizado a la información y a los recursos de la empresa puesto que en él podemos introducir cuantos datos queramos para compartirlos.

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Almacena información y la guarda. Ya no tendrás la necesidad de tener cientos de documentos en papel. Puedes digitalizar la información. Es mucho más práctico.

Es rápido y cómodo ya que puedes conectarte a una Intranet desde el trabajo o desde ordenadores externos a éste como los de tu propia casa pero con el mismo entorno de trabajo.

Permite gestionar y controlar

multitud de tareas gracias a las

aplicaciones instaladas en ella: envíos de mensajería instantánea, Chat y telefonía, comunicación de noticias sobre la organización, boletines informativos, creación y archivo común de proyectos, etc. y a cada usuario se le puede delimitar su área de acceso. •

Es seguro y fiable ya que se crean sistemas específicos para que cada usuario de la Intranet pueda acceder a ella y utilizar los recursos disponibles (códigos y contraseñas expresos para ello).

¿CÓMO CREAR UNA INTRANET PARA TU NEGOCIO ONLINE? 1. Definir una estrategia de Hardware y software para saber qué objetivos queremos cumplir. 2. Seleccionar un software para satisfacer las funcionalidades deseadas. 3. Crear una red para conectar varios equipos.

4. Crear la infraestructura o plataforma de hardware y software para sustentar la Intranet. 5. Instalar aplicaciones que permitan la comunicación entre usuarios de diversos ordenadores, den acceso a la información, almacenen archivos, etc. 6. Crear sistemas de seguridad y permisos de acceso para todos los usuarios. 16


7. Crear contenidos, alimentarlos y mantenerlos.

CONCLUSION Con el enorme crecimiento de Internet, un gran número de personas en las empresas usan esta herramienta para comunicarse con el mundo exterior, para reunir información, y para hacer negocios. A la gente no le lleva mucho tiempo reconocer que los componentes que funcionan tan bien en Internet serían del mismo modo valioso en el interior de sus empresas y esa es la razón por la que las Intranets se están haciendo tan populares Puede decirse que la intranet es una alternativa para mejorar y agilizar la dinámica organizacional, al permitir la automatización y mejora de los procesos administrativos y productivos. Al ser una ventana a la comunicación interna de las entidades y un medio para la difusión de la información, que busca que cada cual cuente con la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que recurrir a terceros para conseguirla, agiliza la toma de decisiones y permite a la organización mantenerse activa en un entorno cambiante y globalizado como el actual. Brinda, además, un ambiente fértil para la creación, intercambio y gestión del conocimiento entre los miembros de una organización.

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GLOSARIO •

MBone (IP Multicast Backbone) es una red virtual sobre Internet que utilizando técnicas de transmisión de multicast permite, entre otras aplicaciones, la transmisión de videoconferencias a gran escala optimizando el uso de recursos.

IRC (Internet Relay Chat) es un protocolo de comunicación en tiempo real basado en texto, que permite debates entre dos o más personas. Se diferencia de la mensajería instantánea en que los usuarios no deben acceder a establecer la comunicación de antemano, de tal forma que todos los usuarios que se encuentran en un canal pueden comunicarse entre sí, aunque no hayan tenido ningún contacto anterior.

FTP (sigla en inglés de File Transfer Protocol - Protocolo de Transferencia de Archivos) en informática, es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura clienteservidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar

archivos

desde

él

o

para

enviarle

archivos,

independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

Extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir

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en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organizaci贸n que se extiende a usuarios fuera de ella.

BIBLIOGRAFIA http://es.wikipedia.org/wiki/Intranet

http://www.slideshare.net/espantapajaros/importancia-del-internet-2089896

http://winred.com/internet/cuales-son-las-caracteristicas-de-una-buena-intranet/gmx-niv113con11.htm

http://interacciones.org/2007/03/12/intranets-en-actualidad-economica/

http://winred.com/internet/que-ventajas-reporta-una-intranet/gmx-niv113-con12.htm

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Aseintranet