Digitális szerződés és jelentés, avagy e-aláírások hitelesen – Agócs Gábor

DIGITÁLIS SZERZŐDÉS

ÉS JELENTÉS, AVAGY E-ALÁÍRÁSOK HITELESEN

Napjainkban hatalmas jelentősége van, hogy gazdálkodók és magánszemélyek elektronikusan és hitelesen, megbízhatóan intézhessék ügyeiket. Ezzel elkerülhető a személyes érintkezés, és a papíralapon készült és aláírt dokumentumokhoz képest növekszik a biztonság, csökken az átfutási idő, továbbá a tárolás és a visszakereshetőség is könnyebbé válik.1

AGÓCS GÁBOR a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Pénz- és Tőkepiaci Tagozatának elnöke, a KPMG partnere

A digitalizációs folyamat elindult és várhatóan ez a tendencia a jövőben tovább fokozódik.

A DIGITALIZÁCIÓ ÁLTAL ÉRINTETT TERÜLETEK

Az alábbiakban pontokba szedve ismertetjük a digitalizáció által érintett jelentős területeket a könyvvizsgálók életében

Cégjegyzés, cégképviselet Az elektronikus aláírás lehetővé teszi a vezető tisztségviselők és a feljogosított munkavállalók számára, hogy gyorsan és papírmentesen képviseljék a céget írásban. Cégjegyzés céljából igényelt (ún. szervezeti) tanúsítvány esetén a tanúsítványban az igénylő pozícióján kívül a képviselt szervezet neve is feltüntetésre kerül, a képviseleti jog fennállását a bizalmi szolgáltató ellenőrzi. Ezen lehetőséggel élve könyvvizsgálóként elfogadó nyilatkozatot tudunk kibocsátani (amit az ügyfelet képviselő ügyvéd közvetlenül tud a cégbíróságra benyújtani), de akár a jelentésünket is ki tudjuk így bocsátani.

Szerződéskötés, teljesítési igazolás Elektronikus aláírással hitelesített dokumentum teljes bizonyító erejű magánok-

1 A cikk a Pénz- és Tőkepiaci Tagozat szeptember 17-én elhangzott előadásának kivonata. Az előadás megtekinthető a kamara YouTube-csatornáján, és elérhető kreditpontos oktatási anyagként is. irat. Segítségével a szerződések aláírása rendkívül egyszerű és gyors, mert nem kell minden oldalt aláírni. Az elektronikus aláírás létrehozásához a titkos kódot (PIN) elég csak egyszer megadni. Nyomtatási és postázási költségek nem jelentkeznek. Korlátlan számban másolható úgy, hogy a hitelesség megmarad. Ezen lehetőséggel élve könyvvizsgálóként ügyfeleinkkel szerződést tudunk kötni, akár úgy is, hogy az ügyfél fizikailag papíron ír alá, mi pedig elektronikusan.

Fizetési meghagyásos eljárás (fmh) indítása Jogi személyek csak elektronikus úton adhatnak be fmh-kérelmet, a benyújtáshoz kötelező az e-aláírás, viszont nem kötelező ügyvédet igénybe venni. Hárommillió forint alatti követelést kötelező ilyen úton érvényesíteni. Ezen lehetőséggel élve könyvvizsgálóként abban a ritka esetben, ha ügyfelünk nem fizet, a követelésünk behajtását ügyvéd nélkül is el tudjuk indítani.

Elektronikus számlák hitelesítése Az elektronikus számla sértetlenségét, hitelességét és olvashatóságát a legbiztonságosabban úgy lehet elérni, ha a számlát a kibocsátó elektronikus aláírással látja el, a kibocsátás időpontját pedig időbélyegzéssel igazolja. Ezen lehetőséggel élve könyvvizsgálóként tetszőleges számlázóprogrammal kibocsátott PDF-alapú számlát hitelessé tehetünk, és ezzel garantálhatjuk a befogadó fél számára a számla hitelességét. A NAV állásfoglalása szerint a PDF-alapon kibocsátott, de elektronikusan nem hitelesített számlák esetén a befogadó félnek kell a hitelességet bizonyítania, viszont, ha a PDF-et elektronikusan aláírjuk, ezt a terhet levesszük ügyfelünk válláról.

A HITELES ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS FELTÉTELEI

Az elektronikus aláíráshoz két egymástól különböző, de elválaszthatatlan dolog szükséges: egy tanúsítvány és időbélyegzés. Az Európai Unióban a szabályozás egységes (910/2014 EU rendelet), így egy hazai, szabályosan aláírt dokumentum az egész Európai Unióban hitelesnek minősül, egyedül a család- és öröklésjogi eljárásban vannak korlátozások (ezzel cikkünk nem foglalkozik).

A tanúsítvány Tanúsítványt azok a bizalmi szolgáltatók bocsáthatnak ki, akiket a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság nyilvántartásba vett. Jelenleg Magyarországon hét ilyen szolgáltató létezik, ebből kettő az, amely publikusan is kínál megoldásokat a felhasználóknak. Ezek a Microsec Zrt. e-szigno megoldása és a NetLock Kft. Mokka névre keresztelt megoldása.

A tanúsítványok típusai, fajtái (a teljesség igénye nélkül): minden tanúsítvány tartalmaz egy nyilvános kulcsot, a nyilvános kulcshoz tartozó magánkulcs birtokosának nevét, valamint a tanúsítványt kiállító bizalmi szolgáltató elektronikus aláírását. Egy tanúsítvány alapján megbizonyosodhatunk róla, hogy a

benne lévő nyilvános kulcs valóban a tanúsítványban feltüntetett birtokoshoz, alanyhoz tartozik. Egy tanúsítványt mindig adott felhasználási célra bocsátanak ki, melyet maga a tanúsítvány is tartalmaz. A következő felhasználási célú tanúsítványok léteznek:

Elektronikus aláírás létrehozására alkalmas tanúsítvány: aláíró tanúsítványok természetes személyek számára bocsáthatók ki, birtokosuk az elektronikus ügyintézésről szóló törvény szerinti elektronikus aláírásokat hozhat létre. Az aláíró tanúsítványokon belül kétféle tanúsítvány létezik: • Minősített tanúsítvány, amely alapján (úgynevezett minősített elektronikus aláírást létrehozó eszköz segítségével) minősített elektronikus aláírás hozható létre: a minősített aláírással hitelesített dokumentum teljes bizonyító erejű okiratnak minősül. Minősített aláíró tanúsítványt kizárólag minősített bizalmi szolgáltató bocsáthat ki személyes azonosítás során. • Nem minősített tanúsítvány, amely alapján legfeljebb fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozható létre, alkalmas az aláíró azonosítására, és kizárólag az aláíróhoz köthető. A nem minősített tanúsítványokra enyhébb követelmények vonatkoznak, mint a minősített tanúsítványokra.

Elektronikus bélyegző létrehozására alkalmas tanúsítvány: a bélyegző tanúsítvány olyan tanúsítvány, amely egy jogi személyhez kapcsolható, és igazolja az érintett jogi személy nevét, segítségével a jogi személy elektronikus bélyegzőt hozhat létre. Az aláíró tanúsítványhoz hasonlóan létezik minősített bélyegző tanúsítvány – amelyet minősített bizalmi szolgáltató bocsát ki – és nem minősített bélyegző tanúsítvány.

Könyvvizsgálók számára javasolt (akár egyéni vállalkozás formájában, akár cég nevében végzik a tevékenységüket), hogy minősített szervezeti tanúsítványt használjanak. Ha több cégben és egyéni vállalkozóként is aláírnak, akkor több tanúsítvány szükséges (viszont ezeket lehet egy kártyán vagy USB-eszközön tárolni), hiszen a tanúsítványba bekerül a cég neve („Auditáló Kft.”), és hogy a könyvvizsgáló milyen minőségben ír alá („kamarai tag könyvvizsgáló, ügyvezető”).

Az időbélyegzés Az időbélyeg azt igazolja, hogy egy adott dokumentum egy adott időpillanatban már létezett. Az időbélyeget időbélyegzés-szolgáltató állítja ki, tehát az aláíráshoz nem a számítógépünk óráját használjuk. Az időbélyeg egy olyan adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum lenyomatát, az időbélyegzés időpontját, és az időbélyeget egy időbélyegzés-szolgáltató hitelesíti saját aláírásával. A következő módon helyezhetünk el időbélyeget egy dokumentumon (ezt a folyamatot a számítógép végzi el, tehát manuális beavatkozásra nincs szükség): • Elkészítjük a dokumentum végleges változatát, • majd egy program (például tetszőleges PDF-olvasó) segítségével a dokumentum lenyomatát (nem a teljes dokumentumot) elküldjük az időbélyegzés-szolgáltatónak, • majd az időbélyegzés-szolgáltató elkészíti az időbélyeget, aláírásával hitelesíti azt, • és visszaküldi a programnak.

Az időbélyegzés-szolgáltatónak nem kell megkapnia a teljes dokumentumot (így annak tartalmát sem ismeri meg), mindössze egy néhány byte hosszú lenyomatot kell eljuttatni hozzá. Ezt követően a program csatolja a dokumentumhoz az időbélyeget.

Az időbélyeg hitelességét jogszabály is elismeri. A jogszabályok szerint a minősített elektronikus időbélyegző esetében vélelmezni kell az általa feltüntetett dátum és időpont pontosságát, valamint az adott dátumhoz és időponthoz kapcsolt adatok sértetlenségét. Az időbélyegek különösen fontos szerepet töltenek be az elektronikus aláírást használó alkalmazásokban. Előfordulhat, hogy az aláíró tanúsítványát kibocsátó bizalmi szolgáltató viszszavonja a tanúsítványt (például, mert az aláíró elvesztette a tanúsítványt tartalmazó kártyáját), azonban ha a korábban létrehozott elektronikus aláírásait időbélyeg védi, akkor igazolható, hogy ezen aláírások még a tanúsítvány visszavonása előtt készültek, tehát érvényesek. Ha a korábban létrehozott aláírásokon nincs időbé-

lyeg, akkor kétségbe lehet vonni az aláírás érvényességét; az aláírásból nem lehet megállapítani, hogy érvényes tanúsítvánnyal készültek-e.

AZ AZONOSÍTÁSRA VISSZAVEZETETT DOKUMENTUMHITELESÍTÉS (AVDHSZOLGÁLTATÁS)

Az állami szolgáltató (NISZ Zrt.) is kínál hitelesítési szolgáltatást. Ezt a szolgáltatást ügyfékapus belépéssel lehet elérni, és elsősorban magánszemélyek számára nyújt lehetőséget különféle dokumentumok, jognyilatkozatok elektronikus aláírására és időbélyegzővel történő ellátására. Hátránya, hogy a dokumentumon csak egy aláírás helyezhető el (tehát például egy szerződés ugyanazon példányát nem tudja a két fél együttesen aláírni), és hogy céges ügyekben nem vagy csak korlátozottan használható fel (az aláírás nem az aláírási címpéldány szerint történik, és az aláírásból közvetlenül nem olvasható ki, hogy az ügyvezető az aláírását a cég nevében tette), több hatóság (például a Magyar Nemzeti Bank) sem fogadja ezt el. Az aláíráshoz használható eszközök Az elektronikus aláírás létrehozásához szükségünk lesz egy fizikai eszközre, amelyen a bizalmi szolgáltató (az azonosításunk után) elhelyezi a tanúsítványt. Ez az eszköz lehet egy kártya, egy USBtoken, de már terjednek a mobiltelefon segítségével tárolt tanúsítványok is. A fizikai eszközön tárolt tanúsítványt egy megfelelő program segítségével tudjuk elérni. Ez lehet az ingyenesen elérhető e-szigno program (ebben több dokumentum egyidejű tárolására és aláírására van lehetőség; ezt használják többek között az ügyvédek is a cégbírósággal történő kommunikációra e-akta formájában), egy egyszerű PDF-olvasó program (szintén ingyenesen letölthető az Adobe honlapjáról), de más szoftverek is elérhetők. Első alkalommal el kell végeznünk a megfelelő beállításokat, de azt követően az elektronikus aláírás ténylegesen csak néhány gombnyomás plusz egy jelszó (vagy jelkód) begépelését igényli.

A szolgáltatók a tanúsítványt és az időbélyegzés-szolgáltatást csomagban kínálják, ezek éves költsége nem éri el 30-40 ezer forintot. A hitelesség ellenőrzése: az állami szolgáltató (NISZ Zrt.) kínál az általunk készített vagy átvett elektronikus dokumentumokra hitelesség-ellenőrzési szolgáltatást. A keaesz.gov.hu internetes oldalra a dokumentumot feltöltve pár másodpercen belül megkaphatjuk a hitelesség ellenőrzésének eredményét.

Kamarai szabályzat A Magyar Könyvvizsgálói Kamra is megalkotta az elektronikus aláírásokra vonatkozó szabályzatát, mely 2020. április 20tól hatályos, és elérhető a kamarai honlapon. A szabályzatból két dolgot érdemes kiemelni: egyrészt, ha jelentést bocsátunk ki, akkor el kell döntenünk, hogy azt papíralapon tesszük vagy elektronikus aláírással hitelesítve. Jelentést kétféleképpen nem szabad kibocsátani, mert ez a későbbiek során a felhasználókban is zavart kelthet. Másrészt, a szabályzat nem tiltja a jelentések AVDH-val történő hitelesítését. Azonban, ahogy erről említést tettük, az így aláírt jelentések felhasználhatósága nagyban függ a befogadó fél hajlandóságától, így nem javasoljuk a könyvvizsgálói jelentések AVDH-val történő aláírás utáni kibocsátását.

NÉHÁNY GYAKRAN ELHANGZÓ GYAKORLATI KÉRDÉS

Ha csak nekem van e-aláírásom, de a másik félnek nincs, hogyan tudunk szerződni?

Írásba foglalt szerződést lehet létrehozni akkor is, ha a felek nem ugyanazt a szerződéspéldányt írják alá, vagy akár nem ugyanolyan módon. Ilyen esetben a papíralapú és az elektronikus okirat együtt alkotja a szerződést. Ha megvan az általam elektronikusan aláírt szerződéspéldány, és megkaptam a partnertől az általa papíron aláírt változatot, a szerződés létrejött, és ez bizonyítható. A Ptk. 6:70. § (2) és (3) bekezdésében foglaltak szerint, ha a külön okiratok tartalmából együttesen kitűnik a felek kölcsönös akarata, úgy a külön okiratokat együttesen írásbeli szerződésnek kell tekinteni. Sőt, az írásbeli szerződés akkor is létrejön, ha a több példányban kiállított okiratok közül mindegyik fél csak a másik félnek szánt példányt írja alá. Ha az egyik fél papíron, a másik fél elektronikusan ír alá, de azt szeretnénk, hogy a teljes megállapodás egy dokumentumban látszódjon, mit tehetünk?

Ebben az esetben a papíralapon aláírt változatról hiteles elektronikus másolat készíthető, amely másolatot a másik (elektronikus aláírással rendelkező) fél már elektronikusan írja alá. Az így elektronikusan aláírt hiteles elektronikus másolat írásbeli szerződésnek számít, önmagában tartalmazza a felek kölcsönös akaratnyilatkozatát. Ha alá tudok írni papíron is és elektronikusan is, melyik módszert válasszam? Melyikkel járok jobban?

Ha egy okiraton minősített elektronikus aláírás szerepel, akkor az okirat az elektronikus aláírásról szóló törvény, illetve a polgári perrendtartásról szóló törvény értelmében teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás esetében is vélelmezni kell, hogy az aláírás az aláíróhoz kapcsolható, és nem hamisított. Mindenképpen javasolható, hogy az elektronikus aláírást használjuk, ha rendelkezünk elektronikus aláírással.

ZÁRÁSKÉNT

A digitalizáció előretörésével nem az a kérdés, hogy lesz-e elektronikus aláírásunk, hanem inkább az, hogy mikor. Aki korábban dönt ebben az irányban, az korábban kezdheti élvezni ennek az előnyeit, ideértve a hatékonyságot és a megbízhatóságot. A tőzsdén jegyzett gazdálkodók vonatkozásában pedig az ESEF (European Single Electronic Format, Egységes Európai Beszámolási Formátum) a 2020-as évről készült beszámolók tekintetében elkerülhetetlenné teszi a könyvvizsgálói jelentés elektronikus formában történő kibocsátását, de a kamarai törvény is megköveteli a 2021-es évtől a közérdeklődésnek kitett gazdálkodók könyvvizsgálói esetén az auditdokumentáció elektronikus archiválását. Az utóbbi szabály kiterjesztése minden könyvvizsgálatra pár éven belül szintén várható. És ha az ügyfelünk megkérdezi tőlünk, hogy hány darab könyvvizsgálati szerződést postázzon nekünk vissza aláírásra, nyugodtan válaszolhatjuk neki, hogy elegendő egy példány.