Az online minőség-ellenőrzés és tapasztalatai – Mádi-Szabó Zoltán

AZ ONLINE

MINŐSÉG-ELLENŐRZÉS ÉS TAPASZTALATA

A kamarai minőség-ellenőrzések (mint hatósági eljárások) szabályait a Minőség-ellenőrzési Eljárási Szabályzat foglalja össze. A jogszabályi környezet változásai, a gazdasági életben jelentkező új kihívások, valamint az ellenőrzések során szerzett tapasztalatok szükségessé teszik az eljárások aktualizálását.

MÁDI-SZABÓ ZOLTÁN a Minőségellenőrzési Bizottság elnöke MUNKÁCSI MÁRTA a Minőségellenőrzési Bizottság tagja

A 2020. szeptember 1-jét követően induló minőség-ellenőrzéseket az elnökség által 2020. június 19-én elfogadott szabályzat előírásai alapján végeztük el.1

AZ ONLINE MINŐSÉG-ELLENŐRZÉS

A szabályzat több kisebb módosítása mellett az idei év legnagyobb változása „A helyszíni minőség-ellenőrzés lefolytatása, lezárása” témakör új, 45/A. pontja, amely alapján megnyílt a lehetőség a minőség-ellenőrzési eljárás elektronikus kép és hang továbbítására alkalmas eszköz útján történő lebonyolítására (a továbbiakban: online minőség-ellenőrzés). A változtatás szándéka az, hogy lehetőség nyíljon a minőség-ellenőrzések személyes találkozástól mentes lefolytatására. A változtatás nem ideiglenes, várhatóan a kihirdetett vészhelyzet megszűnését követően is megmarad az online minőség-ellenőrzés lehetősége. Az online módszerrel történő minőségellenőrzést az ellenőrzöttnek kell kérnie, illetve a kéréshez nyilatkozatot kell mellékelnie az alábbiakról:

Vállalja, hogy a minőség-ellenőrzéshez szükséges összes anyagot az ellenőrzés megkezdéséig feltölti, vagy korlátlan hozzáférést biztosít távoli elérhetőséggel az ellenőr részére a helyszíni ellenőrzés időtartamára.

Vállalja, hogy a helyszíni ellenőrzés teljes ideje alatt elérhető az ellenőrrel egyeztetett videókonferencia-felületen.

Beleegyezik hang- és képfelvétel rögzítésébe.

Tudomásul veszi, hogy utólag a helyszíni ellenőrzés online megtartása részéről nem kifogásolható.

A minőség-ellenőrzés módszertana nem különbözik online minőség-ellenőrzés esetén, a minőségellenőrnek ugyanazokat a kérdőíveket kell kitöltenie, ehhez meg kell ismernie a kiválasztott megbízások dokumentumait, illetve cégszintű ellenőrzés esetén a cég dokumentumait, ezért az öszszes vonatkozó dokumentumot fel kell tölteni, vagy elérhetővé kell tenni, így azokat is, amelyek eredetileg csak papíralapon álltak rendelkezésre, digitalizálni kell.

DOKUMENTUMOK

A minőségellenőr csak azokat a dokumentumokat értékelheti, amelyek fel vannak töltve, vagy elérhetővé vannak téve, korlátozott mértékben a helyszíni ellenőrzés ideje alatt is elfogad dokumentumfeltöltést, de nem fogadhat el például videókonferencia-felületen keresztül bemutatott dokumentumokat. További nehezítés, hogy nem lehet előre megmondani, hogy a minőségellenőr melyik két területet fogja mélyebben vizsgálni, ezért az összes terület do-

FOTÓ: PUZZLEPIX/SHUTTERSTOCK 1 A Minőség-ellenőrzési Eljárási Szabályzat elérhetősége: https://mkvk.hu/szervezet/bizottsagok/ minosegellenorzes/minellkezikonyv.

kumentumait fel kell tölteni, vagy elérhetővé kell tenni.

A dokumentumok feltöltésére, a hozzáférés biztosítására az alábbi módokon van lehetőség:

A Magyar Könyvvizsgálói Kamara szerverére történő feltöltéssel a https:// mkvk.hu oldalon az ügyfélkapus bejelentkezést követően a felső sorban „SA-

JÁT ADATOK” menüpont alatt a bal szélen utolsó tételként minden könyvvizsgálónál megjelent egy „Minőségellenőrzési tárhely” megnevezésű menüpont, melyen keresztül az ellenőrzöttnek meghatározott struktúrában kell feltöltenie a dokumentumokat.

OneDrive tárhelye történő feltöltéssel és a tárhely eléréséhez szükséges link ellenőrnek történő megküldésével.

Távoli szerver/számítógép elérhetőség biztosításával a minőségellenőr részére.

A dokumentumok feltöltésénél fontos, hogy a feltöltött dokumentumokat meghatározott struktúrában, a minőségellenőrzési kérdőív kérdéseinek sorrendjében kell feltölteni könyvtárszerkezet segítségével, vagy referenciaszámok alkalmazásával. Könnyítés, hogy a Magyar Könyvvizsgálói Kamara szerverén lévő tárhely ebben a struktúrában van kialakítva, amit csak alkalmazni kell, illetve amennyiben az ellenőrzött könyvvizsgálati dokumentálást segítő szoftverrel dolgozik, és ahhoz biztosít távoli elérhetőséget, a minőségellenőrök az adott szoftver struktúráját használják, így nincs szükség külön szerkesztésre. Természetesen annak is van lehetősége távoli elérhetőség biztosítását alkalmazni, aki nem könyvvizsgálati dokumentálást segítő szoftverrel dolgozik, ott a saját szerveren/számítógépen kell kialakítani a struktúrát könyvtárszerkezettel vagy referenciaszámokkal.

TITOKTARTÁS

A Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló 2007. évi LXXV. törvény (a továbbiakban Kkt.) 67. § (1) bekezdése szerint nem jelenti a titoktartási kötelezettség megszegését a könyvvizsgálói munkaanyagoknak a minőség-ellenőrzéssel megbízottak rendelkezésére bocsátása. Ez vonatkozik a feltöltött dokumentumokra is, azonban felhívjuk a figyelmet, hogy a dokumentumok biztonságos kezelése csak a Magyar Könyvvizsgálói Kamara szerverére történő feltöltés esetében biztosított. OneDrive tárhelyre történő feltöltés esetén az ellenőrzött felelőssége a tárhely kiválasztása, biztonságos kezelése és a helyszíni ellenőrzést követően a feltöltött dokumentumok teljes körű törlése, míg a távoli elérhetőség biztosítása esetén az ellenőrzött felelőssége a távoli elérhetőség biztosítása és annak visszavonása a helyszíni ellenőrzést követően.

FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA

A Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló Kkt. 173/B. § (12) bekezdése szerint a minőség-ellenőrzés feltételeinek biztosítása az ellenőrzött felelőssége, amelybe online minőség-ellenőrzés kérése esetén beletartozik az ellenőrzés technikai feltételeinek biztosítása is. Ezért kérünk mindenkit, hogy még azelőtt, mielőtt kérnék az online minőség-ellenőrzést, tekintsék át a fent ismertetett technikai feltételeket, és ezek ismeretében hozzák meg a döntést, hogy tudják-e/akarják-e biztosítani azokat, illetve technikai jellegű kérdésekkel, kérjük, ne a minőségellenőröket keressék, mivel az ő tudásuk a könyvvizsgálati munkára vonatkozik, és feladatuk a minőség-ellenőrzés szakszerű lebonyolítása a lehető leghatékonyabb módon.

Aki nem kifejezetten kéri az online minőség-ellenőrzést, továbbra is személyes találkozással lesz ellenőrizve, az óvintézkedések maximális betartásával az ellenőrzött irodájában, vagy a Magyar Könyvvizsgálói Kamara helyi szervezeteinél, és nem tudunk olyan esetről, ahol akár az ellenőrzött, akár az ellenőr egészsége veszélybe került volna minőség-ellenőrzéssel összefüggésben.

AZ ONLINE MINŐSÉGELLENŐRZÉS TAPASZTALATAI

Az online minőség-ellenőrzés lehetősége nagy segítség azoknak, akik kerülik a személyes találkozásokat, ugyanakkor az online minőség-ellenőrzést nem lehet ugyanolyan hatékonyan lefolytatni: a dokumentumok szkennelése, feltöltése, letöltése, megnyitása időigényes, ezért a megszokottnál több időt kell szánni ezekre az ellenőrzésekre.

Előfordult, hogy az ellenőrzött nem strukturáltan, hanem ömlesztve töltötte fel a dokumentumokat, így a helyszíni ellenőrzés során rengeteg idő elment a keresgéléssel, ez sem az ellenőrzöttnek, sem az ellenőrnek nem érdeke, mivel a minőség-ellenőrzés módszertanát az ellenőrnek végig kell csinálnia, függetlenül annak időszükségletétől.

Volt olyan eset is, hogy az ellenőrzött nem érezte indokoltnak az összes dokumentum előzetes feltöltését azok jelentős terjedelme miatt, és kérésre a helyszíni ellenőrzés időtartama alatt kívánta azokat pótlólag feltölteni, ami aránytalanul hosszú időt vett igénybe.

A nagyon régi számítógépek nem alkalmasak arra, hogy azokról hatékonyan feltöltsenek dokumentumokat, azokhoz távoli elértést biztosítsanak, vagy videókonferencia-felületet működtessenek.

Amennyiben valaki nem rendelkezik megfelelő sávszélességű wifikapcsolattal, nem feltétlenül tud hatékonyan dokumentumokat feltölteni, távoli elérést biztosítani, videókonferencia-felületet működtetni.

Több esetben előfordult technikai probléma, melyek nem lettek tisztázva a helyszíni ellenőrzés megkezdéséig.

ÖSSZEFOGLALÁS

A kamarai minőségbiztosítási rendszer és annak részét képező minőség-ellenőrzési rendszer működtetése, így a minőség-ellenőrzések lefolytatása a kihirdetett vészhelyzet ellenére is törvényben foglalt kötelezettség, így nincs lehetőség a minőség-ellenőrzések törlésére vagy elhalasztására, azonban lehetőség van a személyes találkozástól mentes lefolytatására.

Az online minőség-ellenőrzést az ellenőrzöttnek kell kérnie, és neki kell biztosítania az ehhez szükséges technikai feltételeket.

Továbbra is lehetőség van személyes találkozáson alapuló minőség-ellenőrzésre az óvintézkedések maximális betartásával.