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Business Excellence HR NiM Mexico Strategy 2009 - 2011


Business Excellence HR NiM Mexico Role Support NiM HR Mexico in the implementation of priorities identified on the HR strategy, ensuring proper alignment and internal process improvement, implementing tools to improve decision making process and guarantee excellence on HR services and solutions to employees, strengthened with a effective communication strategy

Challenges • Ensure alignment between MBS, Business People Plan and HR Strategy • Generate high performance culture and service orientation within HR teams reducing time in process execution • Implement on time and with efficiency the IT corporate initiatives related to HR to improve decision making process and service to employees

• Implement a solid and sustainable communication strategy allowing alignment between employee and business objectives through relevant, proper and complete information for actions and decision making


BE HR NiM - Strategic Pillars

Business Excellence HR Strategy HR Flawless Execution WHAT

HOW

Ensure Efficiency, Flawless execution and HR process optimization •Follow up HR Organizational Alignment implementation •Maximize use of LSS (Local Share Service) to allow HR focus on CORE initiatives •Define, Measure and Analyze current HR processes •Standardize, Improve and implement new HR processes

Project Management Implement Corporate Portfolio HR projects Driving, Support and executing the Implementation Plans to ensure contribution to the business • Organizational Alignment • Maturity Profile •IT Corporate Initiatives (TMS, LMS, Vurv, etc) • Facility Management • One Project • Data quality

Internal Communication Use communication as key element to strength engagement within NiM •Innovation & Renovation in the process •Proper identification of audience per subject •Ensure clear, consistent and relevant message •Standardize and improve effectiveness of media

Prom ote Service Orientation and High Perform ance Culture KPI Measures Continuous Im provem ent


Deliverables From A transactional Organization.... Definition 2009 “Organizational Alignment” “3 box model ”

“Flawless Execution” Lean processes supported by IT Tool

“Business Excellence” KPI’s, SLAs, Compliance

“HR Community” Networks of Expertise

- COE’s generating initiatives based on MBS strategy and People Plans - Creation of “Center of HR Services” to manage transactions -Focus on Roles and Responsibilities

- CORE Process Mapping in HR - Detailed FTE’s and activities analysis - Time Cycle and FTE’s Reductions - Centralization of transactional activities

- Establish and measure consistently the “15 vital KPI’s” - Implementation of Process Performance Indicators -Status “Satisfactory” on Audits -CARE Follow up

- Create the internal communication mechanisms in HR in order to create the “Networks of Expertise” - HR Communication Plan  “Org. Alignment, 3 box model”

Consolidation 2010

To A highly effective Business oriented Organization… Integral Development 2011

- “Maturity Profile” on Transformation Level - Consolidation of the “Center of HR Services” generating efficient cost per transaction - Focus on Efficiency and Synergies

- Business Partner recognized as a “Partner of the Business” involved in long term strategy - Services recognized as Best in Class -Scalability to NBS -Focus on BP Leadership

- Lean processes and procedures communicated to the company -Implementation of technological tools that allow us to simplify operations

- Technology used as an enabler of the HR effectiveness - Process, policies and procedures recognized as Best in Class. Periodically reviewed according to the new business needs

- Mechanisms of KPIs generation. Evolve the basic set - Preventive Audits

-Indicator and Service Level Objectives in place and shared across NiM -Benchmarking Inside and Outside Nestle -“0” deviations on the compliance of our NCBP

-Creation of “Networks of Expertise” across NiM. Potentialize the links with Corporate COE’s

- Share Business practices with specialist in other markets -Regularly benchmark


Flawless Execution : Project Plan

Local Shared Services / Business Excellence

5

Hyper-Care period LSS

Local Shared Services / Business Excellence

6

Document, Analysis and efficient COE´s processes

B. Excellence / COE's

7

Process Alignment and validation BPs

B. Excellence / BP's

8

Go Live Org. Alignment

B. Excellence Today

DIC

Go Live LSS

NOV

4

OCT

Local Shared Services Team and COE's involved

SE P

3

Definition of Local Shared Services, Construct and transition of Activities

AGO

B. Excellence

J UL

FTE construction

JUN

2

MAY

B. Excellence

AB R

Information Analysis

MAR

1

FE B

Respons ible (s)

ENE

Activity


Local Shared Services

“Nuestra meta es proveer los servicios Best in Class en Nestlé alineados con las mejores prácticas, potencializando la comunicación en una visión integrada para el cliente”

Más Rápido con Mayor Calidad y Más Barato - Lean -


¿En donde existen más LSS?

Local Shared Services

z c

EEUU

México Caribe Colombia Austral

Alemania Francia

Italia

Centroaméric a

GC AOA Suiza


¿Quienes Somos? Manuel de la Vega Gerente del Local Shared Service

Adriana Gal ván

Felipe Ros ales

Sara Rodríguez

Jul io César Martínez

Coordinador del Local Shared Service

Especialista del Local Shared Service

Analista del Local Shared Service

Especialista del Local Shared Service

J ael Arenas

Norm a Angélic a Blas

Ros a María Padill a

Arturo de la Rosa

Coordinador del Local Shared Service

Coordinador del Local Shared Service

Especialista del Local Shared Service

Auxiliar del Local Shared Service

• Una edad promedio de 41 años • Mucho expertise y m uy especializado • Transferencia de Conocimiento • Equipo m ultidisciplinario

El Reto

•Low

• Prom edio de 13 años de antigüedad

•Performance

•High

“Highlights”

0%

0%

0%

25%

0%

0%

75%

0%

0% •High

•Low •Potential

• Mantener un equipo focalizado • Orientarlos al resultado no a la tarea • Actitud y definición de Servicio • Reglas Básicas y Comúnes • Seguimiento estrecho • Respuestas claras, amables y oportunas


Oferta de Valor Local Shared Services

Objetivo Asegurar la respuesta al colaborador. Seguimiento y Resolución

“Driver”

Frontline Servicios Cartas y Constancias

Incapacidades

Credenciales

Jubilados

Contact Center RH

Anticipos de Sueldo

Dotación Infantil

Vales de Despensa

- Servicio a Cliente - Actitud de Servicio - Resolución de Problemas

* Ayuda de Renta, GMM, INFONAVIT, Becas

Decision Support Convertir los datos en Información para la toma de decisiones

Servicios KPIs Operativos Mensuales

Análisis de Indicadores

“HR Quarterly Report”

KPIs Corporativos

- Conocimiento de Negocio - Análisis y Síntesis - Vinculación a la estrategia

Backoffice Operación eficiente / automatizada de los Procesos Administrativos y transacciones de RH

Servicios Proceso P2P RH

Expedientes

Registro de cursos en SAP

Dudas de Nómina

Administración de Caja de Ahorro

Vacaciones

Finiquitos

Proceso administrativo de Ingresos

- Tiempos de respuesta - Optimización de actividades - Innovación - Herramientas


¿Cómo hacerlo? Análisis FTEs

Nueva Form a

Colaborador nos contacta:

10. 0 9. 0 8. 0

LSS

7. 0

Dic 2008

4 Medios de Contacto

6. 0 5. 0 4. 0 3. 0 2. 0 1. 0 0. 0

Teléfono ADP

Nóminas Serv. Grales Formación UPA

R&S

Solicitudes

Correo Electrónico

“Face to Face”

Centralización de Solicitudes. Basado en Prim eras Entradas, Primeras Salidas, con tiempo de respuesta com unicado

Manejo Inicial Solicitudes

Intranet

Solicitudes Solicitudes

Solicitudes

- Sistema de Administración de Solicitudes - Asignación de solicitudes centralizada - Base para medir tiempos de respuesta - Comunicación estandarizada - Optimización de recursos


¿ Cómo lo vamos a Comunicar? • Lanzamiento:

+

+ Página Intranet

Teléfono

Cuando tu cómo colaborador requieres de algún trámite gubernamental o bien, en ocasiones necesitas presentar constancias ante autoridades o para la obtención de créditos, es necesario llevar

-Constancias ante STPS -Carta de Aportaciones -Carta para emabajadas -Constancias Laborales -Trámites de Crédito - Constancias de Vida

-Constancia de Trabajo - Cartas de Registro Patronal - Carta Descriptiva IMSS -- Cartas para Familiares - Cambios de RFC - Crtas trámite ante STPS

Tiempo de Respuesta 24 h ora s a partir de la recepción de tu solicitud

Correo Electrónico


Local Shared Services W here we go (Blueprint)

W hy we are here Our Role

Bas ed on 3 box m odel

“Provide best in class HR Services aligned to best practices, focusing on an integrated Vision to the client”

Definition 2009

To be Faster with better Quality providing LEAN services

-Consolidation of the “Center of HR Services” generating efficient cost per transaction

-Focus on Roles and Responsibilities

- Focus on Efficiency and Synergies

W hat we Do

8 People giving services to 3,845 employees Age

38%

+20 years

25%

5 -20 years

38%

0-5 years

50%

20 – 40 years

63%

Female

37%

Male

0% < 20 years

2009

Interdisciplinary team (background): Payroll (2), HR Admi(2), Training(1), R&S (1), P2P (1), 3rd Party (1) 4 W ays of Com m unic ation with LS S

Manage Request

Call 4 HR Phone Núm ber Intranet Site

Employees

eMail Servic ios .RH Face to Face 8th Floor

Integral Development 2011 -Services recognized as Best in Class -Scalability to NBS

In Num bers..

•Letters (Visa, government, etc) • 4,000 P2P Monthly transactions •Social Security Receipts • 2 letters each hour •Badges • 73 mio MX in “Caja de Ahorro” •Off Cycle Salary • 1/410 employees ratio in LSS •Food Vouchers • 180 training events in TEM •Vacation Administration • Custodian of 2,342 employee files •Infant Formula Management • Manage 200 retired people •Manage Payroll Inquiries (benefits, payroll, annual party,etc) •SAP TEM Curses Management • Manage 93 terminations checks •P2P for HR • Manage 20 avg. hirings per month •Retiree Management • 317 badges from May to August •Physical Files • 2 Mio in Social Security Recuperation •Hiring Administrative Process Vauchers • KPI’s Calculation

Gender Balance

> 40 50% years

Consolidation 2010

-Creation of “Center of HR Services” to manage transactions

W ho we are Seniority

To A highly effective B usiness oriented Organization…

From A trans actional Organization....

Distributing Requests to the team All request are registered in the Ticket System Management (Local Development) and distributed to the LSS Specialists Bas i c P ri nc iple: Everybody in the team knows how to deal with all transactions. Each one is responsible for the request that is handling at the moment

SLA & KPI Each request is managed based on an internal Service Level Agreement and is measured through our LSS Ticket System


Procesos Prioritarios CoEs y ES Porcentaje de Avance.

CoE

Proceso Documentado

Procesos

Estatus

Prioritario s

Docum entados

%

Atracción de Talento

Reclutamiento y Selección

En tiempo

Atracción de Talento

3

1

33

Proceso 2

Sin entregar

DO

3

3

100

Desarrollo Organizacional

Gestión del Desempeño

En tiempo

Escuela de Negocios

3

2

67

Gestión del Desarrollo

En tiempo

Talento Internacional

3

2

67

Talent Management

En tiempo

Compensaciones

3

1

33

Escuela de Negocios

Learning Consulting

En tiempo

RL & Governance

3

2

67

Oferta Desarrollo-Formación para NiM

En tiempo

Talento Internacional

Gestión de Impatriados

En tiempo

Gestión de Expatriados

En tiempo

ADPE

3

2

67

Compensacione s

Movimientos de Personal

En tiempo

Business Excellence

3

2

67

Proceso 2

Sin entregar

UPA

3

0

0

RL & Governance

Revisión de CCT

En tiempo

Terminación de la Relación de Trabajo

En tiempo

ADPE

Bajas de Personal

En tiempo

Pagos Anuales

En tiempo

Business Excellence

Centro de Servicios Compartidos RH

En tiempo

Administración de Jubilados

En tiempo

UPA

Administración de OPL

Alineando Procedimiento s

Proceso 2


Project Management: Corporate Portfolio HR projects 200 8 HR Data Quality & KPI Org. Alignment

SAP UPGRADE Local Initiatives Payroll NBS-ES E-Form s ESS: New Screens

Q4

5 VitalQ4 Few

Q1

Blueprint

2009 Q2 Next 10 Q1

Q3

100+Q2

Transformation Preparation

FS Transition

Q1 Q4

2011 Q2 Q1

Q3

Upgrade (Freeze)

 BE Initiatives  Local Market Ini tiati ves  NBS Initiatives  SAP Upgrade

DSD Transition

Payroll provisionsPayroll Best Practices NBS Process Enhancements

GLOBE E-Forms (TBD) New Screens

Imaging PDG/PE

PDG/PE: Rollout

GLAD Replacement

Learning Management Solution (LMS)

Pilot: LMS

VURV (e-Recruitment)

VURV

Kronos Com pensation (ECM)

201 2

Continuous Improvement

Imaging

Talent Management Solution (TMS)

2010 Q4 Dashboard Q3

Mexico Kronos (pilot) (TBC)

Mexico Kronos Rollout (TBC) ECM Upgrade


Project Portfolio

Initiative

Ranking

Upgrade

High

N/A-Mandatory

FoodServices Integration

High

N/A-Compliance

DSD Integration

High

N/A-Compliance

CPW Integration

High

N/A-Compliance

PAT V2.0

High

-2% - 12 meses

Holidays Enhancements

High

24% - 10 meses

NBS Enhancement â&#x20AC;&#x201C; Over Time Management

High

45% - 8 meses

TMS (Talent Management)

High

TBD

NBS Enhancement - OM-Line Manager Application Development

High

2% - 12 meses

Microsoft Excel Worksheet

ROI % - Months


Pat V2.0

• Después de validar con todos los involucrados los 13 puntos de mejora de la herramienta se desarrolló la propuesta de alcance y nuevos flujos de procesos para la versión 2.0 • Con esté documento se estarán programando reuniones con todas las áreas involucradas a fin de validar y aprobar la nueva funcionalidad de la herramienta. • Es muy importante revisar a detalle los cambios ya que una vez concluido este proceso se comenzará con la programación de la herramienta, los cambios en esta etapa son muy costosos y llevan mucho tiempo • Si se valida en términos generales el alcance de la herramienta se mantiene la fecha del go-live para la segunda semana de diciembre


Data Quality MARCH

B u si n ess Ru le

D013 -00 16

O b j e ct

Ru l e Des cr ip t io n Last recor d validit y for em ployees having had an appraisal (Nat ure of Cont ibut ion)

# of ch ec k s p er f o r m e d

APRIL

# of i s s u es

KP I %

# of c h ec k s p er f o r m ed

MAY

# of i s s u es

KP I %

# of c h ec k s p er f o r m ed

JUN

# of i s s u es

K PI %

# of ch e ck s p e rf o r m ed

JUL

# of K PI % i ss u e s

Employ ee

% of ex pat r iat e wit h no hom e / host D013 -00 18 reference m ar ket Expat riat e Refer ence Salar y m aint ained D013 -00 19 I nt ernat ional Salar y r ev iew Readiness D013 -00 05 Organizat ional int egrat ion D013 -00 01

Employ ee

Employ ee

# of i s s u es

K PI %

Business Rules not

Employ ee

Managem ent Dev elopment Availabilit y D013 -00 17 Dat e Car eer Hist or y D013 -00 15 Expat riat es m ay have a max im um of 2 D013 -00 02 records.

# of ch e c k s p er fo r m ed

70

43 38. 6

69

40 42. 0

124

95

2 3.4

36

9 75. 0

34

8 76. 5

195

17 91. 3

192

16 91. 7

260

19

9 2.7

254

18

92.9

27 4

21

92 .3

157

11 93. 0

157

12 92. 4

156

10

9 3.6

157

10

93.6

16 4

11

93 .3

148

7 95. 3

146

7 95. 2

147

7

9 5.2

146

7

95.2

15 2

8

94 .7

86

3 96. 5

85

3 96. 5

84

4

9 5.2

85

4

95.3

87

4

95 .4

1, 221

14 98. 9

1, 199

13 98. 9

1,199

17

9 8.6

1177

16

98.6

1,74 9

84

95 .2

7, 211

20 99. 7

7, 377

27 99. 6

7,326

42

7295

68 99. 1

7,30 5

39

99 .5

121

92

24.0

consolidated in the total

Busin ess Rules not consolid at ed in the t otal

Employ ee

Employ ee Employ ee Employ ee

9 9.4

• A partir de Julio se generó un proceso para disminuir los issues detectados en Data Quality: se creó una carpeta compartida en donde cada mes se actualizarán los casos detectados para darles solución • A la fecha se corrigieron 54 casos del indicador i-Comp Readiness y más de 200 en posiciones obsoletas, estos resultados se deben ver en los indicadores de agosto • Se continúa el proceso para atacar el resto de los problemas


Facility Management Oficinas Centrales Y CNF •Las personas involucradas en FM ya están identificadas

Estatus

• Las actividades y alcance del proyecto están claras.

CD’s y CCP’s •NBS, Supply y CBRE visitaron algunos CD’s las semanas anteriores para validar actividades y clarificar Scope.

Fábricas •Como resultado de la visita a Fab Qro. y la reunión con CBRE, NBS y VP de TYM se acordó profundizar en las visitas y comenzar con un cluster (Querétaro o Toluca)

• Supply entregará nuevo análisis de acuerdo a estas visitas con lista de personas el 26 de agosto •Hay 17 personas en OC y CNF con más de 20 años de antigüedad.

Retos

•No hubo claridad en el análisis original sobre el Scope del proyecto por lo que se incluyeron actividades Core (Refrigeración y Mantenimiento de equipos de logística)

•TYM tiene dudas sobre el proceso en cuanto a la cantidad de actividades y principalmente responsabilidades • Al igual que en CD’s hay mucha pulverización de actividades en FM

•Existe mucha pulverización de actividades en FM – Supply por lo que no es fácil encontrar personas para reducción de FTE’s

Siguientes Pasos

•Validar condiciones de salida • Comunicación con los involucrados • Ajustar plan de acuerdo a resultados de CD’s y Fabs.

•Validar el nuevo análisis • Identificar involucrados • Determinar condiciones de salida

•Validar el análisis derivado de las nuevas visitas • Comenzar con el primer Cluster y documentar mejores prácticas para los siguientes


Proyecto One

Establecer un esquema proactivo de generación de la demanda a través de un sistema interactivo de comunicaciones principalmente a través de telefonía y en segundo plano por medios digitales e Internet

Esto requiere traspasar todas las actividades de telemarketing que hoy se encuentran dispersas en toda la organización, en diferentes negocios y localidades, en un proveedor externo centralizado que ofrezca valor agregado al unificar esta operación

Áreas Involucradas: Nestlé Professional, Refrigerados, Chocolates y Helados

Fecha de Implementación: 4Q 2009

Fecha de Kickoff: 31 de Agosto


HRBE