{' '} {' '}
Limited time offer
SAVE % on your upgrade.

Page 1

MBF

NYTT

2019|nummer 4|december

Dokumentattest

9

Skydd mot olyckor

10

Pontus har ordet

3

Vi erbjuder köhantering för parkeringsplatser . Läs mer på sida 15.


December 2019

2

Innehåll 2

Index

3

Pontus har ordet

4

Styrelsekurser

5

MBF tekniska förvaltning

5

Underhållsplan

6

Energideklaration

6

Inköpskatalogen

7

Bokslut och årsstämmor

8

Tänkvärt för styrelsen

9

Dokumentattest och utlägg

10

Systematiskt Brandskyddsarbete

11

Ändrade öppettider

11

Årsredovisning

11

MBF webbtjänster

12

Fakturor och utlägg

12

Motionstid

12

Avgifter/hyror

13

Arvoden

13

Regler vid julklappar/julbord

14

Kontrolluppgifter

15

MBF Köhantering

16

Faktarutan

17

Blankett motionsskylt

Om MBF-NYTT MBF-NYTT utkommer 4 gånger per år av Mälardalens Bostadsrättsförvaltning och publiceras på vår hemsida. Kontakta oss: info@mbf.se 021-40 33 00 www.mbf.se


3

I Mälardalen är vintern på intågande. Någon snö har vi i år inte fått än, men nog hoppas vi alla på en vit Jul. Själv ser jag fram emot att isen skall lägga sig på Mälaren, så att jag får ta fram mina långfärdsskridskor. Så här i juletider när mörkret kryper på så tycker många att det är mysigt att tända ljus. Då kan det vara bra att påminna om det ansvar som styrelsen i en bostadsrättsförening har för det systematiska brandskyddsarbetet. Läs mer om det i denna utgåva av MBF-Nytt. I en rapport som kom tidigare i år (Sveriges Bostadsrättsrapport 2019) oroar sig nästan hälften av bostadsrättsägarna för bristande kompetens hos BRF Styrelsen. 47 % oroade sig för att föreningen inte planerar tillräckligt för framtidens utmaningar och 42 % för framtida räntehöjningar. Undersökningen visar också att föreningens ekonomi, genomförda och planerade större renoveringar är något som en köpare av bostadsrätt kollar upp innan köpet. MBF som har verkat i över 60 år har en stor erfarenhetsbank och kan ge föreningarnas styrelser råd och stöd i de frågor som de har att hantera, framförallt inom det ekonomiska området men också när det gäller underhållsplanering och projektledning där vi under året förstärkt vår tekniska avdelning med ytterligare två konsulter. Tveka inte att kontakta oss om ni har några funderingar kring ert styrelsearbete eller varför inte

Pontus har ordet

prova att gå någon av våra styrelsekurser som är väldigt populära. Under hösten har vi lanserat elektronisk attest av dokument och möjligheten att få gjorda utlägg återbetalda direkt i kundportalen. Vi har mött många glada tillrop för dessa funktioner och arbetar som bäst på att få till en funktion där styrelsen kan registrera sitt styrelsearvode i kundportalen. Planen är att den funktionen ska lanseras i slutet av januari/början av februari. Strategin är solklar. Allt fler och nyttiga funktioner kommer lanseras via kundportalen. Tyvärr är det många föreningar som idag inte uppmärksammat kundportalens alla fördelar. Använder ni t e x inte funktionen att attestera era fakturor via kundportalen så är det nu dags att göra det. Tveka inte utan kontakta oss omgående för att få möjlighet att prova alla nya funktioner, som jag är övertygad om att ni kommer märka, underlättar styrelsens arbete. Till sist vill jag passa på och tacka för det gångna året och önska Er alla en riktigt God Jul och Ett Gott Nytt År! VD, Pontus Gunnarsson


MBF-NYT

4

MBF erbjuder

Fördjupningskurs i styrelsearbete Sitter du i styrelsen och vill lära dig mer. Vi erbjuder två fördjupningskurser under våren och hösten 2020. Fördjupningskurs 1 erbjuds i både Stockholm och Västerås under april månad. Fördjupningskurs 2 håller till på M/S Cinderella och är en kryssning under 2 dagar under hösten.

Fördjupningskurs 1

Fördjupningskurs 2

Vem är kursen lämpad för?

Vem är kursen lämpad för?

För dig som har någon vana av styrelsearbete och vill utveckla dina kunskaper i föreningsarbete.

För dig som sitter i styrelsen och vill ha fördjupad kunskap i styrelsearbete.

Vad innehåller kursen?

Vad innehåller kursen?

Att bo i bostadsrätt

Självförvaltning

Ekonomiska rapporter och budget

GDPR

Underhållsplanering, OVK etc.

Stämmobeslut

Allmän förståelse kring överlåtelser och andrahandsuthyrningar

Andrahandsuthyrning

Frågor styrelsen ställs inför

Byggprojekt, ramavtal och energi– och teknikfrågor

K2/K3-regler

Roller och ansvar inom styrelsen

Kursansvariga: Anna Söderström, Marie Utterberg

HUR ANMÄLER JAG MIG? Skicka in blanketten som du hittar på vår hemsida www.mbf.se eller genom att ringa oss på 021-40 33 00.


5

MBF-NYT

MBF erbjuder

Vår tekniska förvaltning underlättar styrelsens arbete Inom MBF tekniska förvaltning finns den samlade kompetensen som en bostadsrättförening behöver. Vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer underlätta för styrelsen.

kan de entreprenadjuridiska regelverken kring en ombyggnad/renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare vilket säkerställer bästa möjliga pris.

Våra Byggkonsulter har lång erfarenhet av fastigheter. De har arbetat med fastighetsrelaterade bygg- och förvaltningsfrågor under många år. De senaste åren har de specialiserat sig mot bostadsrätter. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen upphandlat, varit projektledare för och har beprövade lösningar på. De vet vilka regler som gäller, hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs och

Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering, en ombyggnation eller om ni vill upprätta en underhållsplan – tveka inte! Kontakta MBF tekniska förvaltning du också.

Vad är en underhållsplan? En underhållsplan är ett dokument som beskriver fastighetens långsiktiga behov.

På så sätt skapar vi förutsättningar för er som styrelse och som boende.

En plan består oftast av en lista med åtgärder, när dessa ska utföras och till vilken kostnad.

Även om ni har en underhållsplan idag bör den ses som ett levande dokument och en uppdatering är absolut inte bara något man gör med flera års mellanrum. Att uppdatera för sällan leder till att planen inte följs och att underhållskostnaderna blir högre.

Några viktiga punkter med underhållsplanen är att: •

Ni blir väl förberedda på kommande underhållskostnader

Ni skapar en rättvis boendekostnad på lång sikt

Ni höjer kreditvärdigheten

Har ni frågor angående underhållsplaner? Kontakta Thom Cederberg på 021-40 33 27 eller e-post thom.cederberg@mbf.se


6

MBF-NYT

MBF erbjuder

Hög tid att förnya er energideklaration Lag om energideklaration för byggnader (SFS 2006:985) började gälla 2009 vilket innebar att de flesta fastigheter energideklarerades under 2008 och 2009. Nu har det gått tio år och det är dags att energideklarera igen. Då det är många energideklaration senast måste vara fastigheter men färre energiexperter är utförd. För mer information kontakta Thom Cederberg på 021-40 33 27 eller det en god idé att vara ute i tid. e-post thom.cederberg @mbf.se Se efter när er energideklaration utfördes, addera tio år så ser ni när nästa

Ni har väl inte missat inköpskatalogen på vår hemsida? Inköpskatalogen är en sammanställning av föreningar och deras medlemmars förrabatterbjudanden hos företag som MBF mån. Du hittar inköpskatalogen på vår har tecknat avtal med till MBF anslutna hemsida.


7

MBF-NYT

MBF informerar

Bokslut och årsstämmor för 2019 Inför bokslut och årsstämmor finns det handlingar vi behöver få in så snart som möjligt. Nedan presenterar vi de olika delarna vi behöver få inskickade till oss. Förslag på stämmodatum

Text till förvaltningsberättelsen:

I början av januari kommer föreningar med kalenderår som räkenskapsår att erhålla ett brev från MBF med förslag på datum för årsstämman.

Vi önskar få in text till framförallt två rubriker i förvaltningsberättelsen, ”Väsentliga händelser under räkenskapsåret” samt ”Väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång”.

För att underlätta vår planering av bokslutsarbetet samt stämmoplaneringen önskar vi besked från er senast den 3 februari om föreslaget stämmodatum passar. Om inte, kontakta oss och ge förslag på alternativa datum. Vi behöver också få veta om ni önskar MBFrepresentant på stämman. Vänligen använd svarstalongen som bifogas i brevet. Det är viktigt att vi får dessa besked snarast möjligt dock senast den 3 februari för att hamna rätt i vår planering. Underlag till bokslutet För att bokslutsarbetet ska fungera bra är det önskvärt att ni insänder material till er ekonom enligt underlag som ni kommer att tillsändas i december. Senast den 7 januari önskar vi dessa underlag i retur: Kassainventering: Handkassan räknas och intygas av ordförande som underlag till bokslutet. Oljeinventering: Föreningar som eldar med olja uppskattar hur många kubik som finns i tanken per 31/12 för att få rätt kostnad i bokslutet.

Styrelseprotokoll: Alla protokoll inklusive årsstämmoprotokoll och konstituerandeprotokoll insänds till MBF. Vi behöver dessa för att bland annat kunna se styrelsens sammansättning, vilka beslut som tagits samt antal styrelsemöten som hållits under året. Dessutom behöver föreningens revisorer tillgång till dessa handlingar för att granska förvaltningen. Tänk på att protokollen måste vara underskrivna och förda i nummerföljd. Kontoutdrag: Om föreningen har annat bankkonto, utöver det konto som MBF använder i Handelsbanken, underlättar det om ni skickar in kontoutdrag per 31/12 till MBF.


8

MBF-NYT

Läs gärna!

Tänkvärt för styrelsemedlemmar För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här nedan tips och råd som kan vara till hjälp i samarbetet med oss på MBF.

Moms på fakturor

Köp mot faktura

Föreningar som är momsberättigade, vänligen märk på fakturan vilken typ av moms det ska vara. Hel- eller delvis moms. Finns ingen märkning använder MBF den partiella momssatsen enligt beslut från Skatteverket.

När styrelsen handlar något mot faktura vänligen uppge föreningens namn c/o MBF som fakturaadress.

Utbetalning av arvode

Vid begäran om utbetalning av arvoden, vänligen uppge det kontonummer inkl clearingnr som pengarna ska betalas till. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskrift av attestberättigad. Blanketter finns att hämta på vår hemsida. Attestbeloppsgräns Föreningar som inte har e-attest bör vara uppmärksamma på attestbeloppsgräns när ni skriver på fakturor. Det behövs ibland fler underskrifter.

Byte av lösenord till MBF kundportal Tänk på att byta lösenord till er gemensamma styrelseinloggning på kundportalen när ni byter medlemmar i styrelsen. Det är av stor vikt att endast aktuell styrelse har tillgång till dessa sidor. Lösenordet kan ni ändra under Profil då ni loggat in på kundportalen.


9

MBF-NYT

MBF informerar

Dokumentattest och utlägg i kundportalen Vår nya funktion dokumentattest och utlägg i kundportal är i full gång. Funktionen går ut på att ni i kundportalen kan godkänna/attestera dokument. Det kan vara olika sorters avtal och utlägg som ska betalas ut eller medlemsansökningar som ska godkännas när en överlåtelse blivit utförd.

För nyupplagda attestanter finns redan Attestering dokument på er startsida.

OBS! För att få igång funktionen måste den aktiveras av er och kan endast användas av er som attesterar fakturor via kundportalen. Ni aktiverar widgeten genom att logga in på kundportalen. Längst ner på sidan finns då en text ” Lägg till widget + ”. Klicka på plustecknet och den widget som finns att lägga till dyker upp. Klicka på den och aktiveringen är klar. Widgeten lägger sig längst ner på sidan och ser ut enligt följande:

Kvittot som bifogas vid utlägg måste vara formaterat i ett bildformat. Tillåtna filtyper är .png, .jpg och .jpeg. Du kan inte bifoga en pdf. Ta ett kort på kvittot och bifoga. Originalkvittot aktiverar styrelsen själva.

UTLÄGG

I menyn finns nu en ny flik som heter utlägg. För att kunna registrera ett utlägg behöver ni har tillgång till kvitto, namn, personnummer samt bankkonto.

Om utlägget är att betrakta som en ersättning (t ex arvode, milersättning) ska det förmånsbesktas. Kvittot skickas då till MBF löneavdelning och funktionen utlägg ska inte användas. Vi jobbar på att få igång denna tjänst i början av nästa år.


10

MBF-NYT

MBF informerar

Systematiskt Brandskyddsarbete (SBA) Ansvaret för brandskyddet innebär enligt lag att i skälig omfattning hålla utrustning för livräddning och släckningsutrustning för brand i gott skick och vidta övriga åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand.

Systematiskt brandskyddsarbete för en bostadsrättsförening?

Det innebär att ägare/innehavare av en anläggning aktivt arbetar med att hålla utrustning för livräddning och släckningsutrustning för brand i gott skick och även arbeta med att förebygga eller begränsa För ägaren (styrelsen) innebär ansvaret skador av brand. Enligt räddningsverkets också en skyldighet att arbeta med brand- allmänna råd kan det vara lämpligt att ha skyddet på ett systematiskt sätt, vilket med dessa punkter i brandskyddsarbetet. finns beskrivet i Räddningsverkets all- • Skriftlig dokumentation av brandmänna råd (2004:3) om systematiskt skyddet och det systematiska brandbrandskyddsarbete. skyddsarbetet •

Namngiven brandskyddsansvarig

Utbildning och övning av personal

Regelbunden kontroll och uppföljning av brandskyddet (t ex. brandvarnare, brandsläckare, brandfilt)


11

MBF informerar

Ändrade öppettider under jul och nyår v. 52

23 - 26dec

Stängt

v. 1

31 dec - 1 jan

Stängt

V. 2

6 jan

Stängt

Påskrift av årsredovisning Vi vill uppmärksamma att styrelsen tänker på att alla ledamöter ska finnas tillgängliga för påskrift av årsredovisningen ca. en månad innan stämma.

MBF webbtjänster MBF erbjuder våra förvaltade föreningar tilläggstjänsterna Avtalshantering, Ekonomiflash, E-attest samt Utökad webb. För styrelser som önskar samla föreningens ingångna avtal och få påminnelser inför förfallodatum erbjuder vi tjänsten Avtalshantering. Ekonomiflash är en tjänst utvecklad för er som vill ha en snabb överblick över er förenings ekonomi utan att behöva fördjupa er. För styrelser som önskar attestera föreningens fakturor via internet finns tjänsten E-attest. Ni kan läsa mer ingående om tjänsterna samt få information hur ni beställer dessa på vår hemsida; www.mbf.se eller genom att kontakta oss via e-post: info@mbf.se.


12

MBF informerar

Fakturor och utlägg inför årsskiftet Vi vill påminna er om att skicka in samt attestera era fakturor i så god tid som möjligt innan årets slut. Det är flera helgdagar, mellandagar med minskad personalstyrka så vi uppskattar om så mycket som möjligt av fakturahanteringen kan skötas innan årsskiftet. Detta gäller även vid utlägg. Exempel

Motionstid Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar, med kalenderår som räkenskapsår, som antagit MBF:s stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari. Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Ett tips är att via anslag på lämpliga platser informera om detta. För att slippa göra nya skyltar varje år erbjuder MBF att göra inplastade skyltar som kan användas år efter år. Detta till en kostnad av 60 kr/skylt (exkl. moms). Skyltarna går att beställa via blanketten på sista sidan.

Avgifter/hyror MBF aviserar hyror och avgifter kvartalsvis. För att hinna lägga in ändringar måste vi få besked enligt följande: Avier för månad: april, maj, juni

Meddela ändringar senast: 2020-02-25


13

MBF informerar

Utbetalning av arvoden Utbetalning av arvoden och övriga ersättningar sker alltid i samband med löneutbetalning den 25:e varje månad. Inkommer betalningsunderlag före den 7:e i månaden hinner utbetalning ske samma månad. Blankett för utbetalning av styrelsearvode finner ni på vår hemsida.

Vilka regler gäller för julklappar och julbord inom en bostadsrättsförening? En bostadsrättsförening har möjlighet att ge en julgåva alt. presentkort. Gåvan får dock inte överstiga 450 kr inkl. moms. Gåvan får inte bytas mot pengar då det anses som beskattningsbar lön/ ersättning. Notera även på kvittot att det gäller ”julgåva” och är inte ersättning för utförd tjänst. En bostadsrättsförening har även möjlighet att bjuda anställda på julbord. Julbordet ses som intern representation och är därför inte en skattepliktig kostförmån för den anställde (vilket det annars är när arbetsgivaren bekostar maten).


14

MBF informerar

Kontrolluppgifter 2019 Från och med detta år kommer inga kontrolluppgifter att skickas ut varken till oss tjänstemän eller våra föreningar. Detta enligt Skatteverkets nya regelverk. Löneavdelningen rapporterar istället detta på individnivå varje månad till Skatteverket via AGI´n. Logga in på skatteverket.se och gå in på ”mina sidor” > ”skatter och deklarationer” > ” inkomstuppgifter”. Under fliken ”inkomstuppgifter” hittar ni alla era rapporterade löner och inkomster från era arbetsgivare och eventuellt olika myndigheter så som Försäkringskassan. Denna flik ersätter den tidigare pappersutskicket (kontrolluppgiften).

Se

Skatteverkets

info

nedan.

Nya regler för inkomstår 2019 För inkomstår 2018 ska du lämna kontrolluppgifter som vanligt. Sista dag för inlämning är den 31 januari 2019. För inkomstår 2019 gäller däremot nya regler för dig som tidigare har redovisat löner och andra ersättningar på KU10–KU19. De flesta arbetsgivare ska från denna tidpunkt redovisa utbetalningar och skatteavdrag på individnivå i sin arbetsgivardeklaration. Redovisningen ska göras varje månad och innebär att du inte längre behöver lämna en årlig kontrolluppgift för dessa utbetalningar.


15

MBF informerar

MBF Köhantering Slipp allt krångel med parkeringsköer i er förening. Låt oss ta hand om detta. Med MBF köhantering kan ni erbjuda era medlemmar att ställa sig i parkeringskö enkelt och snabbt via MBF hemsida. Tjänsten är öppet dygnet runt alla dagar om året. Vi skräddarsyr köerna efter era behov. Har ni extrakö, byteskö eller endast en ordinarie kö så hanterar systemet det. Era boende går in på vår hemsida och registrerar sig själva. De anmäler sig till den kö de har intresse av. När en plats blir ledig så får de ett sms med ett erbjudande som de kan anmäla intresse till. Ett urval sker och om de blir tilldelade platsen så får de meddelande om detta. Så länge de inte tackar ja till en plats eller avregistrerar sig själva behåller de sin köplats. Styrelsen kan när som helst logga in i tjänsten och se vilka som står i köerna. Fördelen för er är att ni slipper hantera kön själva. Slipper få frågor kring kötider m.m. och de boende kan själva hela tiden få information om sin köplats. Läs mer på www.mbf.se och beställ en offert!


16

Faktarutan

KPI (Konsumentprisindex) Oktober 2019 Oktober 2018 Oktober 2017

336,04 330,72 323,38

Prisbasbelopp 2019

46 500 kr

Referensränta

0,00%

2019-07-01-2019-12-31

Referensräntan är en räntesats som fastställs en gång per halvår av Riksbanken. Räntan kan ändras den 1 januari och den 1 juli. Referensräntan motsvarar Riksbankens reporänta vid utgången av föregående halvår avrundat, om så behövs, till närmast högre halva procentenhet. Referensräntan har inget penningpolitiskt syfte. Arbetsgivaravgift 2019

31,42% 16,36% 6,15%

för personer födda 1952-eller senare för personer födda 1939-1951 för personer födda 1938 eller tidigare

Särskild löneskatt 2019

24,26%

AMF arbetare 2019

4,8%

Sjuklöneperiod

Föreningen står för 80% av lönen de första 14 dagarna.

Milersättning 2019

Den skattefria milersättningen är 18,50 kr/mil

MBF önskar alla God Jul och Gott Nytt år!


Till medlemmar i Brf EXEMPEL

Enligt föreningens stadgar går motionstiden ut den 31 januari. Det innebär att medlem som önskar få ett ärende behandlat vid årsstämman, skriftligen skall framställa sin begäran hos styrelsen senast den 31 januari. Med vänlig hälsning Styrelsen

——————————————————————————— Skylt om motionstid Ja tack! Vi önskar få …………… st inplastade skyltar á 60 kr exkl moms. Vi godkänner att kostnaden ……………….. kr exkl moms dras från föreningens konto. Brf ................................................................................................ Namn ........................................................................................... Datum ........................................... Namnteckning .............................................................................. Skicka/mejla eller lämna svarstalongen till MBF Adress: Källgatan 14, 722 11 VÄSTERÅS E-post: info@mbf.se

Profile for MBF-Nytt

MBF-NYTT December 2019  

MBF-NYTT December 2019  

Profile for mbf-nytt
Advertisement