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Autor: T.S.U. Mayelin de JesĂşs Urdaneta PĂŠrez


Herramientas Gerenciales que Apoyan a la Calidad Kaizen (改善, "cambio para mejorar" o "mejoramiento" en japones; el uso común de su traducción al castellano es "mejora continua" o "mejoramiento continuo"). En su contexto este artículo trata de Kaizen como una estrategia o metodología de calidad en la empresa y en el trabajo, tanto individual como colectivo. Kaizen es hoy una palabra muy relevante en varios idiomas, ya que se trata de la filosofia asociada al sistema de produccion Toyota, empresa fabricante de vehiculos de origen japonés. El Kaizen le da al tiempo el valor que tiene dado que lo considera un recurso estratégico. El tiempo es uno de los recursos más escasos dentro de cualquier organización y, a pesar de ello, uno de los que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las otras tareas administrativas y prestarles el grado de atención que merecen. El tiempo es el único activo irrecuperable que es común a todas las empresas independientemente de su tamaño. Es el recurso más crítico y valioso de cualquier empresa. Cuando se utiliza, se gasta, y nunca más volverá a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uso no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo. A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es uno de los activos que en la mayoría de las empresas se maneja con menor cuidado y ello puede ser así porque el tiempo no aparece en el balance o en los estados de resultados, dado que

no es tangible y porque parece ser gratis. Pero el tiempo es un activo administrable y de esto toma nota el Kaizen. La palabra KAIZEN es compleja para traducir, no tiene sinónimo en español u otro idioma de origen occidental, sin embargo podemos decir la mejor definición es: "Introducción de pequeñas mejoras continuas en los proceso, de una manera incesante". El principio que se basa es que los grandes cambios parten de pequeños pasos. Esto es valido para una gran industria, un organismo de gobierno, un pequeño departamento, como en la sociedad, la familia y lo más importante en uno mismo como individuo, como persona. Una gran expedición, viaje o cambio, siempre empezará por un pequeño paso, el resto de los pasos, será fruto de varios componentes, entre los cuales juegan papel importante La Constancia, La Paciencia, La Perseverancia y Una Buena Orientación, de esto hablaremos a continuación. El primero de los componentes que debe tenerse para lograr un objetivo, es La Constancia. Nadie puede llegar a ninguna parte si no trancita por todos el trayecto. Podemos querer ir a Europa, Norteamérica o simplemente a la siguiente ciudad que tengamos, a ellas no podremos llegar de ninguna manera, si no recorremos el camino completo, no basta haber transitado la mitad o el 99 %, hay que recorrerlo todo y si bien en su inicio puede parecernos interminable, lo lograremos cuando nos veamos, desde su inicio, imaginariamente logrando el objetivo, esta idea permite llegar, sin distraernos por el camino, sin pesimismo. En segundo lugar, y no porque en realidad tenga un orden en sí, está La Paciencia, una virtud que se alcanza con el ejercicio de la misma. En este punto es bueno destacar que todo cambio, sea de ubicación, actitud, estilo de vida, generará resistencias, estas resistencias serán proporcionales a la magnitud, cantidad o importancia del cambio.


Lo que suele suceder es que cuando queremos lograr algo, por lo general lo queremos con urgencia, rápido y cuanto más amplio mejor, entonces esas resistencias se harán tan evidente que nos desalentarán, nos vencerán, frustrando todo intento por lograrlo. El KAIZEN, te garantiza el éxito, es algo ya probado, si nos proponemos en dar un pequeño paso, al otro día otro y así sin parar, de esta manera, es irrefutable ese éxito, los pequeños pasos eliminan la resistencia que mentalmente nos creamos y no nos permiten lograr el resultado. El KAIZEN cambia tú vida sin temor, sin error. La Perseverancia, será el tercer componente. Una vez emprendido el camino que implica el cambio que te hayas propuesto, hay que ser perseverante, de nada vale proponernos algo, sin insistir continuamente en nuestro fin, a donde queremos llegar, para eso debemos observar los efectos de nuestro transitar y premiarnos por todos los pequeños logros, de esa manera reforzamos nuestra estima. Como cuarto componente importante, tenemos Una Buena Orientación, de que vale querer ir al norte si tomamos rumbo al sur, con desorientación nunca llegaremos a la meta y para lograr eso hay que tener una brújula, un mapa que nos guíe. Cuando hablamos de lo humano, esta brújula, este mapa, vendrán a ser nuestros valores y principios. Cuando vamos orientados por principios como el amor, la fe, la esperanza, la justicia, la solidaridad, la honestidad, podemos ir a donde no los propongamos. Pero ir en contra de estos principios es encontrarnos inexorablemente las trabas que se te presentarán, impuestas ya sea por las leyes naturales, las leyes humanas, la sociedad, la iglesia, en fin todo aquello que represente orden, patrones a seguir, imprescindibles para la convivencia. Por otra parte el concepto de Calidad Total, y ahora usando la terminología occidental, implica que si quiero buscar la calidad de un producto, debo buscar la calidad en todo lo que permite

lograrlo, llámese materia prima, maquinarias de producción, organización de la empresa y lo más importante nosotros los hombres que hacemos posible su realización. El nuevo contexto a la cual están sometidas las empresas, lo cual involucra por un lado el impresionante avance en las comunicaciones (tanto Internet, como el gran abaratamiento y velocidad en materia de transporte de larga distancia) y la conformación de bloques económicos (llámese Mercosur, Nafta y Alca) permite por un lado colocar sus productos en nuevos mercados, pero por otro se ven ante el avance de competidores de otras regiones. Sumado a ello, y producto del desarrollo tecnológico, las crisis financieras han dejado de ser de un país para pasar a ser regionales y mundiales, lo cual afecta de un día para otro a las empresas vía incrementos de tasa de interés, fuga de capitales, cortes de créditos y bruscas alteraciones en los tipos de cambio. Todo lo arriba expuesto exige de los empresarios niveles cada día superiores en materia de capacitación y asesoramiento tanto para el desarrollo de planes estratégicos, como para incrementar la competitividad de sus empresas y oscultar los posibles futuros escenarios. Dentro de estas pautas y considerando que los mejores niveles de calidad, los mas bajos costos y los menores tiempos de entrega están dejando de ser ventajas competitivas para pasar a ser necesidades básicas a los efectos de participar en el juego de mercado, es que han pasado a primer plano diversas técnicas o métodos administrativos que permitieron a muchas empresas sobrevivir a diversas crisis y ser catalogadas como de Clase Mundial. Entre los diversos instrumentos, técnicas o sistemas en boga, llámense Reingeniería de Negocios, Gestión de Calidad Total, Gestión de Procesos, Administración Total de la Mejora Continua, el método Tompkins de Mejora Continua, Seis Sigma, Teoría de las Restricciones y Desarrollo Organizacional entre otros, sobresale


por su carácter totalizador y su desarrollo armonioso el Kaizen. Kaizen significa “El mejoramiento en marcha que involucra a todos -alta administración, gerentes y trabajadores” Durante las dos décadas que precedieron a las crisis petrolera, la economía mundial disfruto de un crecimiento económico sin precedentes y experimentó una demanda insaciable de nuevas tecnologías y productos. Fue un período en el cual la estrategia de la innovación dio sus frutos. La estrategia de la innovación está dirigida hacia la tecnología y se beneficia con el crecimiento rápido y con los elevados márgenes de utilidad. Florece en un entorno caracterizado por: Mercados de rápida expansión. Clientes orientados más hacia la cantidad que a la calidad. Recursos abundantes y de bajo costo. La convicción de que el éxito con productos innovadores podría compensar un desempeño mediocre en las operaciones tradicionales. Una administración más preocupada por elevar las ventas que por reducir los costos. Esos días han desaparecido. La crisis petrolera de la década de 1970 ha alterado de manera radical e irrevocable el entorno comercial internacional. La nueva situación se caracteriza por: Bruscos aumentos en los costos de materias primas y energía. Altos costos financieros. Capacidad excesiva de las instalaciones de producción. Creciente competencia entre las compañías en mercados saturados o recesivos. Valores cambiantes del consumidor y requisitos más estrictos de calidad. Necesidad de introducir nuevos productos con más rapidez. Necesidad de bajar el punto de equilibrio.

En el entorno comercial competitivo actual, cualquier demora en adoptar lo último en tecnología es costosa. Las demoras en adoptar técnicas administrativas innovadoras no son menos costosas. Las empresas se clasifican entre perdedoras, sobrevivientes y ganadoras, dependiendo ello de los resultados que logren en estas cuatro áreas: Rendimiento sobre los activos (ROA) Valor agregado por empleado (VAE) Participación en el mercado Satisfacción del cliente La función de la administración es hacer un esfuerzo constante para proporcionar mejores productos a precios más bajos. La estrategia de Kaizen ha producido un enfoque de sistemas y herramientas para la solución de problemas que puede aplicarse para la realización de este objetivo. En el desarrollo y aplicación del Kaizen se ven amalgamados conocimientos y técnicas vinculados con Administración de Operaciones, Ingeniería Industrial, Comportamiento Organizacional, Calidad, Costos, Mantenimiento, Productividad, Innovación y Logística entre otros. Por tal motivo bajo lo que podríamos llamar el paraguas del Kaizen se encuentran involucradas e interrelacionadas métodos y herramientas tales como: Control Total de Calidad, Círculos de Calidad, Sistemas de Sugerencias, Automatización, Mantenimiento Productivo Total, Kanban, Mejoramiento de la Calidad, Just in Time, Cero Defectos, Actividades en Grupos Pequeños, Desarrollo de nuevos productos, Mejoramiento en la productividad, Cooperación TrabajadoresAdministración, Disciplina en el lugar de trabajo, SMED, Poka-yoke y Robótica entre otros. La filosofía de Kaizen supone que nuestra forma de vida -sea nuestra vida de trabajo, vida social o vida de familia- merece ser mejorada de manera constante.


El mensaje de la estrategia de Kaizen es que no debe pasar un día sin que se haya hecho alguna clase de mejoramiento en algún lugar de la compañía. Mejorar los estándares (llámense niveles de calidad, costos, productividad, tiempos de espera) significa establecer estándares más altos. Una vez hecho esto, el trabajo de mantenimiento por la administración consiste en procurar que se observen los nuevos estándares. El mejoramiento duradero sólo se logra cuando la gente trabaja para estándares más altos. El punto de partida para el mejoramiento es reconocer la necesidad. Si no se reconoce ningún problema, tampoco se reconoce la necesidad de mejoramiento. La complacencia es el archienemigo de Kaizen. Kaizen enfatiza el reconocimiento de problemas, proporciona pistas para la identificación de los mismos y es un proceso para la resolución de estos. Entre características específicas del Kaizen tenemos: Trata de involucrar a los empleados a través de las sugerencias. El objetivo es que lo trabajadores utilicen tanto sus cerebros como sus manos. Cada uno de nosotros tiene sólo una parte de la información o la experiencia necesaria para cumplir con su tarea. Dado este hecho, cada vez tiene más importancia la red de trabajo. La inteligencia social tiene una importancia inmensa para triunfar en un mundo donde el trabajo se hace en equipo. Genera el pensamiento orientado al proceso, ya que los procesos deben ser mejorados antes de que se obtengan resultados mejorados. Kaizen no requiere necesariamente de técnicas sofisticadas o tecnologías avanzadas. Para implantarlo sólo se necesitan

técnicas sencillas como las siete herramientas del control de calidad. La resolución de problemas apunta a la causa-raíz y no a los síntomas o causas mas visibles. Construir la calidad en el producto, desarrollando y diseñando productos que satisfagan las necesidades del cliente. En el enfoque Kaizen se trata de “Entrada al mercado” en oposición a “Salida del producto”. El Kaizen y el JIT le dan al tiempo el valor que este tiene. El tiempo es uno de los recursos más escasos dentro de cualquier organización y, a pesar de ello, uno de los que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las otras tareas administrativas y prestarles el grado de atención que merecen. El tiempo es el único activo irrecuperable que es común a todas las empresas independientemente de su tamaño. Es el recurso más crítico y valioso de cualquier empresa. Cuando se utiliza, se gasta, y nunca más volverá a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uno no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo. A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es uno de los activos que en la mayoría de las empresas se maneja con menor cuidado y ello puede ser así porque el tiempo no aparece en el balance o en los estados de pérdidas y ganancias, porque no es tangible, porque parece ser gratis, o por todas estas razones. El tiempo es un activo administrable. La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento. Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario. En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o


una firma. Dondequiera que haya estancamiento, se produce despilfarro. En la misma forma, las siete categorías de muda (desperdicio) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo.

Requerimientos

Poca inversión pero grandes esfuerzos para mantenerlo

Grandes inversiones pero poco esfuerzo para mantener

10

Criterio de evaluación

Proceso y esfuerzos por mejores resultados

Resultados en utilidades

11

Concentración de esfuerzos

En la gente

En la tecnología

Ventaja

Funciona bien en economías de lento crecimiento

Se ajusta mejor en economías de rápido crecimiento

9

Características del KAIZEN y la Innovación En el cuadro siguiente se puede observar como KAIZEN e innovación muestran similitud a la comparación que se ha hecho recientemente entre Calidad Total y Reingeniería: características del KAIZEN y la innovación Características del KAIZEN y la Innovación 12 1

Efecto

2

Velocidad

3

Tiempo

4

Cambio

5

Involucramiento

6

7

8

Acercamiento

Forma

Condición

KAIZEN Largo plazo, permanente Pequeños pasos Continua e incremental Gradual y constante Todo el mundo Colectivismo, esfuerzo de grupo, acercamiento sistémico Mejorar y mantener Conocimiento convencional y estado del arte

INNOVACION Corto plazo pero dramática Grandes pasos Intermitente no incremental Abrupto y volátil Grupo selecto “campeones” Individualismo. Ideas y esfuerzos individuales Desechar y reconstruir Ruptura tecnológica, nuevas invenciones, nuevas teorías

El KAIZEN y la medición La productividad es una medición, no una realidad, y bajo el KAIZEN, la productividad inicia con el diseño del producto o servicio. La medición es una forma de aproximarse a la realidad, sin caer en el concepto abstracto de los números. Es el elemento que nos permite discernir a adónde se debe investigar y qué investigar, pero los números no son la realidad. Aplicaciones El KAIZEN es un esfuerzo permanente de efectos acumulativos ya que no es sólo mantener, por el contrario es la permanente actualización de los estándares de desempeño, pero requiere el esfuerzo individual de todas las personas en la organización. Se requiere de una clase diferente de liderazgo basado en la experiencia personal y la convicción y no necesariamente en la autoridad, el rango o la edad.


El KAIZEN, tiene una clara orientación hacia las personas y se puede aplicar en cualquier parte de la cadena de servicio. "Es extremadamente difícil incrementar las ventas un 10%, pero no es difícil reducir los costos de manufactura en un 10% para obtener el mismo efecto"

Conclusiones Hemos hablado del KAIZEN, desde el punto de vista del ZEN, hemos hablado de las relaciones con las formas actuales de administrar, llámese Calidad Total, Reingeniería, Lean Manufacturing, Seis Sigma, ISO etc. y hemos recomendado que debemos tener cuidado de seguir experimentando nuevas teorías. El KAIZEN como forma única de ver las cosas puede ayudar a las empresas a descubrirse a sí mismas y no buscar el éxito afuera. La fortaleza está adentro de cada uno de nosotros, si la descubrimos y la aplicamos con vehemencia y constancia obtendrá el éxito.

Recomendaciones No es posible dar recomendaciones diferentes a las que se han dado para otros temas como la Calidad Total, Reingeniería etc. Sigue siendo válido el considerar el KAIZEN como algo permanente, no pasajero ni temporal, el KAIZEN se vive. El KAIZEN es para la gerencia, para la organización como tal, es una forma de hacer y conducir las empresas, una forma de tratar a las personas y de enfrentar a los problemas. El KAIZEN no se puede introducir por decreto, tampoco puede ser delegado a un facilitador o a un campeón, ni tampoco al representante de la Gerencia, tampoco nace en la gerencia media o en el nivel operativo. Es una decisión de la más alta gerencia de la empresa, que la convierte en una forma de administrar y predica con el ejemplo todos y cada uno de los días.

El KAIZEN, no es una forma de trabajar, es una forma de vivir.

Herramientas Gerenciales que Apoyan a la Calidad  

El KAIZEN, te garantiza el éxito, es algo ya probado, si nos proponemos en dar un pequeño paso, al otro día otro y así sin parar, de esta ma...