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MANUAL DO SISTEMA ATENA vers찾o 2.0

Goi창nia, 28 de fevereiro de 2011

Manual Atena v 2.0

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Manual Atena v 2.0

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Como iniciar o programa Atena Para iniciar o programa Atena o usuĂĄrio deve estar logado no Zeus.

Clicar no Ă­cone Atena

Como iniciar o programa Atena

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A tela inicial será aberta como mostra a seguir.

Para utilizar o sistema é necessário escolher um dos ícones disponíveis como mostra a figura abaixo:

• • • • • • • •

1. Sobre o Atena 2. Abrir o painel de bordo 3. Registrar novo documento digital 4. Registrar novo documento físico 5. Registrar novo autos 6. Movimentação em lote 7. Pesquisar documentos e autos 8. Pesquisar arquivos

Como iniciar o programa Atena

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Painel de bordo O Painel de bordo é utilizado para fazer a interface do usuário com o sistema. Nessa tela é possível visualizar a movimentação de documentos e autos através dos seus filtros.

Conforme a figura acima o Painel de bordo informa: • Movimentação pelo órgãos de lotação e por órgãos que o usuário tenha permissão. Nesse exemplo a lotação do usuário é a Divisão de Assistência e Suporte em TI e o mesmo responde também pela Superintendência de Informática; • Movimentação pessoal; • Envio e recebimento de documentos; • Filtros de busca por documentos ou autos; • Filtros ativos na tela; O menu do Painel de bordo muda de acordo com a seleção dos filtros. Seguem abaixo alguns exemplos.

Painel de bordo

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Filtro por Origem e Destino

Filtro por Assunto

Filtro por Natureza

Painel de bordo

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Filtro por área de atuação

Filtro por Autos e documentos

Filtro por período

Outras ações são possíveis de se fazer pelo Painel de bordo, como: • Movimentação em lote; • Envio e recebimento e documentos e autos; • Recebimento de circulares; • Recebimento de vistas; • Arquivamento em lote; Descrição das pastas do item “ Pessoal”:

Painel de bordo

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Aguardando recebimento: autos e documentos que foram enviados para a pessoa ficam disponíveis para recebimento e não são passiveis de avocação de posse por outra pessoa;

Em minha posse: ficam disponíveis nessa pasta os autos e documentos que foram criados e ainda não foram movimentados. Podem ser alterados a qualquer momento;

Novas circulares: todas as circulares que são enviadas ficam disponíveis nessa pasta para a pessoa pertencente ao grupo destinatário. Após o seu recebimento o sistema transfere para a caixa de circulares recebidas;

Enviados: armazena todos os autos e documentos que são enviados;

Recebidos: armazena todos os autos e documentos que foram recebidos;

Vistas concedidas: armazena todos os autos e documentos que tiveram vistas concedidas;

Circulares enviadas: armazena as circulares que foram enviadas;

Circulares recebidas: armazena as circulares que foram recebidas;

Descrição da pasta relativa à lotação:

No exemplo acima a lotação é a Superintendência de Informática •

Enviados e Recebidos: o comportamento do sistema é semelhante ao da pasta “Pessoal”, nos itens se referindo agora a autos e documentos pertencentes à lotação;

Vistas concedidas e vistas recebidas: o sistema mostra autos e documentos que tiveram vistas concedidas ou recebidas pelo órgão;

Posse em poder do órgão: o sistema armazena os autos e documentos que estão em poder do órgão tramitados ou não. É informado qual é o usuário lotado que tem a posse.

Painel de bordo

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Aguardando recebimento: o sistema armazena autos e documentos que foram enviados para o órgão ficam disponíveis para recebimento e são passiveis de avocação de posse por outra pessoa lotada ou com permissão no órgão;

Em minha posse: o sistema armazena autos e documentos que que estão na posse do usuário lotado ou com permissão no órgão .

Painel de bordo

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Registrar um documento digital

Selecionar o ícone “Registrar novo documento digital” no menu.

A tela abaixo será aberta para edição. Os campos com asterisco são de preenchimento obrigatório.

Preencher os campos de acordo com a descrição abaixo: •

Tramitação normal ou sigilosa – o documento sigiloso pode ser visto por qualquer pessoa que consulte no sistema porém, só quem tem a posse é que pode ver o resumo e documentos principais associados. A pessoa que o criou pode vê-lo, desde que tenha

Registrar um documento digital

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a posse novamente. •

Tipo de posse – Pessoal: utilizado para cadastrar documentos referentes ao individuo. Impessoal: utilizado para cadastrar documentos relacionados ao órgão.

Categoria – seleciona se a área é meio ou fim. A escolha da área meio é o item “MPGO – Área Meio”. Os outros itens da lista apresentada se referem a área fim. É importante escolher a categoria certa, pois a lista taxonômica da natureza e do assunto muda de acordo com esta seleção. Veja exemplo da lista de categoria abaixo.

Natureza – são os tipos de documentos. Exemplo na lista abaixo.

• •

Assunto – objeto de observação que o documento trata. Exemplos na lista abaixo.

Órgão de posse – um usuário pode ter acesso a vários órgãos. Esse campo serve para selecionar qual órgão está relacionado ao cadastro.

Registrar um documento digital

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Referência – Campo não obrigatório que serve para colocar informações relevantes ao cadastro que não existem nos outros campos. Ex: números documentos.

Data – Data do documento.

Origem – Interna: dentro da instituição. Lotação que referencia o documento. Externa: documentos que chegam de outros órgãos públicos.

Palavra-chave – esse campo é livre. Utilizado para acrescentar alguma palavra que servirá para localizar o documento e poderá ser utilizada mais de uma vez. Toda palavra-chave registrada é salva em uma lista.

Resumo – campo utilizado para colocar uma síntese do documento com informações relevantes para que o destinatário ou leitor consiga identificar o documento. Não colocar informações que já existam nos campos do documento. Apesar de não obrigatório para salvar, é aconselhável seu preenchimento garantido que uma pesquisa ocorra com sucesso.

Envolvimento e nome do envolvido – “Envolvimento” se refere ao tipo do envolvido. Essa informação deve ser retirada do documento e não de quem está cadastrando. A lista de envolvidos é uma lista pronta. Segue abaixo uma tabela com os tipos de envolvidos existentes:

Tipo de envolvido

Descrição

Interessado ou requerente

Pessoa que está solicitando alguma coisa

Requerido

Pessoa considerada acusada

Representante

Pessoa que representa alguém

Representado

Pessoa considerada culpada

Sindicante

Pessoa que propõe sindicância

Sindicado

Pessoa que está sendo sindicada

Signatário

Pessoa que assina o documento solicitando alguma coisa ou deferido

Registrar um documento digital

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Adição de envolvidos - Se envolvidos em um documento ou autos de origem externa não constarem na lista é possível ser adicionado através do botão “Cadastrar novo”, conforme figura abaixo. Ao selecionar o tipo de cadastro avançado mais dados poderão ser adicionados ao cadastro. Clicar em “Salvar”.

Arquivo principal – Arquivo obrigatório no documento digital, pois o documento não é impresso. Ao cadastrar o documento digital é obrigatório adicionar o “Arquivo principal”. Ele é o documento a ser movimentado. O sistema só aceita arquivos com extensão em .PDF e com no máximo 1M de tamanho. Para adicionar o arquivo principal basta clicar no botão “Adicionar novo” e selecionar o arquivo eletrônico conforme a figura abaixo.

Registrar um documento digital

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Depois de salvo o documento, o arquivo pode ser substituído antes de ser movimentado.

Rascunho/outros – utilizado para anexar algum arquivo não oficial que sirva de referência ao documento cadastrado. O documento pode ser bloqueado ou não. Ao clicar em “Adicionar novo” para rascunhos, uma informação é mostrada pelo sistema conforme a seguir:

Registrar um documento digital

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Ao selecionar o arquivo o mesmo pode ser bloqueado. Nesse caso ao ser tramitado não poderá ser excluído. Sendo desbloqueado, ao ser tramitado poderá ser excluído. Observe a figura abaixo que demonstra o cadeado de bloqueio.

Registrar um documento digital

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Registrar um documento físico

Selecionar “Registrar novo documento físico” no menu.

A tela abaixo será aberta para edição. Os campos com asterisco são de preenchimento obrigatório.

Preencher os campos de acordo com a descrição abaixo: •

Tramitação normal ou sigilosa – o documento sigiloso pode ser visto por qualquer pessoa que consulte no sistema porém, só quem tem a posse é que pode ver o resumo

Criar um documento físico

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e cópias digitais associadas. A pessoa que o criou pode vê-lo, desde que tenha a posse novamente. •

Tipo de posse – Pessoal: utilizado para cadastrar documentos referentes ao individuo. Impessoal: utilizado para cadastrar documentos relacionados ao órgão.

Categoria – seleciona se a área é meio ou fim. A escolha da área meio é o item “MPGO – Área Meio”. Os outros itens da lista apresentada se referem a área fim. É importante escolher a categoria certa, pois a lista taxonômica da natureza e do assunto muda de acordo com esta seleção. Veja exemplo da lista de categoria abaixo.

Natureza – são os tipos de documentos. Exemplo na lista abaixo.

Assunto – objeto de observação que o documento trata. Exemplos na lista abaixo.

Órgão de posse – um usuário pode ter acesso a vários órgãos. Esse campo serve para selecionar qual órgão está relacionado ao cadastro.

Criar um documento físico

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Referência – Campo não obrigatório que serve para colocar informações relevantes ao cadastro que não existem nos outros campos. Ex: números documentos.

Data – Data do documento.

Origem – Interna: dentro da instituição. Lotação que referencia o documento. Externa: documentos que chegam de outros órgãos públicos.

Palavra-chave – esse campo é livre. Utilizado para acrescentar alguma palavra que servirá para localizar o documento e poderá ser utilizada mais de uma vez. Toda palavra-chave registrada é salva em uma lista e poderá ser utilizada posteriormente.

Resumo – campo utilizado para colocar uma síntese do documento com informações relevantes para que o destinatário ou leitor consiga identificar o documento. Não colocar informações que já existam nos campos do documento. Apesar de não obrigatório para salvar, é aconselhável seu preenchimento garantido que uma pesquisa ocorra com sucesso.

Envolvimento e nome do envolvido – “Envolvimento” se refere ao tipo do envolvido. Essa informação deve ser retirada do documento e não de quem está cadastrando. A lista de envolvidos é uma lista pronta. Segue abaixo uma tabela com os tipos de envolvidos existentes:

Tipo de envolvido

Descrição

Interessado ou requerente

Pessoa que está solicitando alguma coisa

Requerido

Pessoa considerada acusada

Representante

Pessoa que representa alguém

Representado

Pessoa considerada culpada

Sindicante

Pessoa que propõe sindicância

Sindicado

Pessoa que está sendo sindicada

Signatário

Pessoa que assina o documento solicitando alguma coisa ou deferido

Criar um documento físico

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Adição de envolvidos - Se envolvidos em um documento ou autos de origem externa não constarem na lista é possível ser adicionado através do botão “Cadastrar novo”, conforme figura abaixo. Ao selecionar o tipo de cadastro avançado mais dados poderão ser adicionados ao cadastro. Clicar em “Salvar”.

Cópia digital – A cópia digital é utilizada no cadastro de documento físico e é a cópia do documento físico que está sendo cadastrado. Não é obrigatória a sua adição, mas uma vez adicionada e movimentada não pode ser removida. Para adicionar uma cópia digital basta clicar no botão “Adicionar novo” e selecionar o arquivo eletrônico conforme a figura abaixo.

Criar um documento físico

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Depois de salvo o documento, a cópia digital pode ser substituída antes de ser movimentada.

Rascunho/outros – utilizado para anexar algum arquivo não oficial que sirva de referência ao documento cadastrado. O documento pode ser bloqueado ou não. Ao clicar em “Adicionar novo” para rascunhos, uma informação é mostrada pelo sistema conforme a seguir:

Criar um documento físico

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Ao selecionar o arquivo o mesmo pode ser bloqueado. Nesse caso ao ser tramitado não poderá ser excluído. Sendo desbloqueado, ao ser tramitado poderá ser excluído. Observe a figura abaixo que demonstra o cadeado de bloqueio.

Criar um documento físico

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Como enviar e receber uma circular Uma "Circular " é utilizada para o envio de Ofício Circular ou Memorando Circular com o objetivo de levar informação a um determinado grupo de pessoas. Criar uma circular Cadastrar o documento com a natureza "Oficio circular " ou "Memorando circular". Observe que o botão de enviar é diferenciado para “Circular”.

Enviar e cancelar envio de uma circular Clicar em "Enviar" do modo circular conforme demonstra a figura acima. Observe os botões “receber e Cancelar” que aparecem na figura abaixo.

Como enviar e receber circular

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Uma circular poderá ser cancelada após o seu envio se nenhum destinatário receber. Para cancelar, o remetente pode clicar em “Cancelar” conforme a figura abaixo.

Observação: O botão “Receber” estará ativo junto com o botão “Cancelar” na tela de quem criou a circular.

Receber uma circular A “Circular” enviada aparecerá na caixa “Pessoal”- “Novas Circulares” no painel de bordo de todos que pertencem ao grupo destinatário.

Como enviar e receber circular

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Abrir a circular desejada e clicar em receber conforme a figura abaixo.

A circular recebida será transferida para a caixa “Circulares recebidas” conforme a figura abaixo.

Como enviar e receber circular

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Como autuar um documento

Para um documento físico ou digital ser autuado é só criar um documento novo ou abrir um documento existente como mostra a figura acima. Após preenchidos todos os campos do documento clicar em “Salvar” e selecionar no menu o item ”Autuar”. Uma caixa será aberta e os campos dos autos devem ser preenchidos conforme o modelo da figura abaixo. Clicar em “Autuar”.

A tela dos autos será carregada e ficará disponível para novas associações . Alguns campos vão aparecer em branco e poderão ser preenchidos conforme a figura abaixo.

Como autuar um documento

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N° de folhas: se refere a quantidade de folhas que compõem autos físicos em movimentação que não possuem cadastro no Atena e que seguirão tramitando dentro da instituição. A cada documento “Anexado”, deve ser informado o total de folhas para garantir o controle de documentos nos autos. O sistema informa em parenteses, a quantidades de folhas dos documentos físicos associados para ficar mais fácil o controle. A partir dessa informação é só conferir e preencher o campo.

As alterações referentes a quantidade de folhas serão registradas no histórico. O campo “n° de folhas” estará sempre desbloqueado para as alterações necessárias. Veja o exemplo na figura abaixo.

Como autuar um documento

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Como autuar um documento

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Como enviar um documento ou autos Documentos ou autos cadastrados no sistema e de sua posse podem ser movimentados. Selecionar o botão “Enviar”.

O preenchimento do destinatário é de acordo com o tipo “Pessoal” ou “Impessoal”, sendo nome do funcionário e nome do órgão respectivamente.

Após o preenchimento clicar em “Enviar”.

Enviar e cancelar de um documento ou autos

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Como cancelar envio de um documento ou autos Após a movimentação de um autos ou documento o envio pode ser cancelado se o destinatário ainda não recebeu, basta clicar no ícone ���Cancelar envio”, conforme a figura abaixo.

Enviar e cancelar de um documento ou autos

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Como registrar status A opção “Registrar status” serve para inserir informações importantes como despachos e providências, conforme a figura abaixo.

O registro se dá através do histórico dos autos e documentos conforme a figura abaixo.

Como registrar status

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Como visualizar arquivos É possível visualizar arquivos principais e cópias digitais através de um visualizador disponível no menu, sem precisar abrir documento por documento. Basta clicar no ícone “Arquivos” conforme a figura abaixo.

A tela abaixo demonstra os arquivos prontos para a visualização.

O visualizador possui filtro de arquivo por natureza conforme demonstram as figuras abaixo.

Como visualizar arquivos

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Outra opção do filtro é a seleção de documentos marcados para visualização

Como visualizar arquivos

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Os documentos poder達o ser marcados, num conjunto de documentos, para serem lidos de acordo com o interessado.

Como visualizar arquivos

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Como registrar novos autos Para registrar um autos basta selecionar “Registrar novos autos” no menu.

A tela abaixo será aberta para edição.

Preencher os campos obrigatórios conforme descrito abaixo: •

Tramitação – a tramitação pode normal ou sigilosa. Em caso de sigilosa somente a pessoa que tem a posse do documento poderá visualizá-lo.

Tipo de posse - Pessoal: deve ser utilizado para cadastro de autos referentes ao individuo. Impessoal: deve ser utilizado para cadastrar autos relacionados ao órgão.

Categoria – escolher se área meio ou área fim. Observar que a área fim possui mais

Como registrar novos autos

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de uma categoria.

Para preencher os campos “Natureza” ou “Assunto” é possível utilizar o recurso de Autocompletar digitando pelo menos uma letra ou parte da palavra.

Se optar por conhecer a lista da “Natureza” ou do “Assunto” para posterior seleção é só clicar nos três pontinhos que ficam em frente aos campos conforme a figura a seguir.

Uma tela com a taxonomia irá abrir como ilustra a figura abaixo. Escolher o item e clicar no botão selecionar.

Como registrar novos autos

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Assunto - objeto de observação que o documento trata. Exemplo de autocompletar da lista abaixo.

Natureza – tipo de documento.

Referência – utilizado para registrar números que servirão de consulta posterior para localizar o autos. Ex: número de autos existente e externo já em andamento pela instituição.

Órgão de posse - um usuário pode ter acesso a vários órgãos. Esse campo serve para selecionar qual órgão está relacionado ao cadastro.

Origem - Interna: dentro da instituição. Lotação que referencia o documento. Externa: documentos que chegam de fora da instituição.

N° de folhas: se refere a quantidade de folhas que compõem autos físicos em movimentação que não possuem cadastro no Atena e que seguirão tramitando dentro da instituição. A cada documento “Anexado”, deve ser informado o total de folhas para garantir o controle de documentos nos autos. No caso de documentos ou autos juntados nos autos, o total de folhas se dará de forma automática.

Como registrar novos autos

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As alterações referentes a quantidade de folhas serão registradas no histórico. O campo “n° de folhas” estará sempre desbloqueado para as alterações necessárias. Veja o exemplo na figura abaixo.

N° do MPDOC – campo utilizado para armazenar o número de autos que se iniciou no sistema MPDOC e continuará a ser tramitado pelo Atena. Esse número deve ser exatamente igual ao original senão o sistema não permite salvar o documento.

Envolvidos: o usuário pode optar por adicionar os envolvidos de forma manual nos autos. Se houver documentos juntados e os envolvidos não forem preenchidos nos autos o sistema preencherá de forma automática com os envolvidos dos documentos juntados no momento do envio.

Adicionar arquivo eletrônico do tipo rascunho/outros nos autos

Para adicionar rascunho/outros nos autos basta clicar no botão “Adicionar novo”. Uma mensagem será exibida conforme a figura a seguir.

Após a seleção do documento que não pode ultrapassar de 1M de tamanho o arquivo será adicionado. Observe a figura abaixo.

Como registrar novos autos

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Existe a opção de bloquear o documento para que ele não seja removido após a movimentação.

Como registrar novos autos

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Como fazer associações de autos e documentos O sistema permite vários tipos de associações envolvendo autos e documentos. Seguem abaixo os tipos existentes: 1. Associações de documentos conforme o menu da figura abaixo: • Anexar novo documento digital • Anexar novo documento físico • Anexar documento existente

Para anexar novo documento digital ou novo documento físico, é só clicar no ícone desejado no menu conforme a figura acima que o sistema vai disponibilizar uma tela de cadastro em branco para preenchimento dos campos como demonstra a figura abaixo.

Como fazer associações de autos e documentos

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Após o preenchimento dos campos clicar em “Salvar”. Observe que o documento aparece no rodapé.

Como fazer associações de autos e documentos

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Para anexar documento existente é só clicar no ícone “Anexar documento existente” e selecionar o documento desejado e em seguida “Associar”.

2. Associações de Autos conforme o menu da figura abaixo: • Juntar novo documento digital • Juntar novo documento físico • Juntar documento existente • Anexar documento • Juntar autos • Apensar autos

Como fazer associações de autos e documentos

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Juntar novo documento digital ou físico A partir de um autos já criado selecionar a opção “Juntar novo documento digital” ou “Juntar novo documento físico”. Uma tela de cadastro será aberta, os campos devem ser preenchidos e o documento salvo.

Juntar documento existente Para juntar um documento existente é só clicar no ícone “ Juntar documento existente” , selecionar o documento desejado e clicar em associar.

Como fazer associações de autos e documentos

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Como desentranhar documentos juntados a autos Documentos juntados a autos podem ser desentranhados, é só selecionar o documento desejado, e clicar no X vermelho “Desentranhar” conforme a ilustração abaixo.

Os documentos desentranhados podem ser associados novamente.

Como fazer associações de autos e documentos

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Juntar autos Para juntar autos, o autos a serem associados devem ser criados previamente, não devem estar sem documento e o seu número deve ser conhecido. Clicar no ícone “Juntar autos” , selecionar os autos desejado e clicar em “ Associar” conforme a figura abaixo.

Após a juntada de autos os seus documentos pertencerão ao autos associador e o seu número será inativado. Uma mensagem será mostrada para informar o usuário toda vez que os autos juntados forem consultados. Veja o exemplo a seguir.

Como fazer associações de autos e documentos

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Apensar autos Para apensar autos os mesmos devem ser criados previamente e o número deve ser conhecido. Clicar em “ Apensar autos”, selecionar os autos desejados e clicar em associar.

A associações vão aparecer na tela conforme a figura abaixo.

Como fazer associações de autos e documentos

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Como desapensar autos Autos apensados podem ser desapensados, é só selecionar o autos desejado, e clicar no X vermelho “Desapensar” conforme a ilustração abaixo.

Como fazer associações de autos e documentos

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Como anexar um documento a autos Para anexar um documento a autos o mesmo deve ser criado antes de ser anexado e o seu número deve ser conhecido. Clicar em “Anexar documento”, selecionar o documento desejado , clicar no botão “Associar “ conforme a ilustração abaixo:

Como fazer associações de autos e documentos

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Desanexar um documento de um autos Para desanexar o documento de um autos é só clicar no X vermelho “Desanexar” conforme ilustração abaixo.

Como fazer associações de autos e documentos

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Como avocar a posse de autos e documentos Avocar a posse é um recurso utilizado para tomar a posse de documentos ou autos que estão em posse de outro usuário pertencente ou com permissão no mesmo órgão de quem está avocando. Para avocar a posse o usuário deve abrir o documento. O sistema mostra uma mensagem e o ícone "Avocar a posse" fica ativo conforme as figuras abaixo.

Ao clicar no ícone a posse é avocada e a mensagem abaixo é exibida.

Com avocar posse de autos e documentos

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Como conceder vistas É possível conceder vistas de autos e de documentos a uma determinada pessoa. Selecionar no meu o item conforme a figura abaixo:

As opções de vistas podem ser:

Conceder vistas com carga - recurso que permite a uma pessoa específica verificar autos ou documentos e fazer associações. As vistas são concedidas dentro de um prazo especificado pelo concessor;

Conceder vistas sem carga - recurso que permite a uma pessoa específica verificar autos ou documentos sem permitir associações;

As vistas concedidas devem possuir um prazo para a análise conforme mostra a figura abaixo. Escolha um prazo e selecione o usuário. Clicar no botão “Conceder vistas”.

Após a concessão das vistas o usuário poderá acompanhar através do painel de bordo. Nesse exemplo o recebedor das vistas pertence ao mesmo órgão que o concessor conforme a figura a seguir.

Como conceder vistas

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Quando o recebedor das vistas pertence a 贸rg茫o diferente do concessor, o 贸rg茫o das vistas concedidas aparece no painel de bordo do recebedor conforme o exemplo a seguir.

Como conceder vistas

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•

Revogar vistas – o concessor das vistas pode revogar as mesmas antes do prazo estabelecido conforme a figura abaixo.

Como conceder vistas

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•

Devolver vistas – recebedor das vistas pode devolver as mesmas ao concessor antes do prazo especificado.

Como conceder vistas

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Como movimentar documentos e autos em lote Seleção de documentos ou autos Documentos e autos podem ser movimentados em lote de duas maneiras: •

Pelo painel de bordo – selecionar os documentos e clicar em “Enviar” conforme a figura abaixo.

A seguir uma nova tela será aberta com os documentos e autos selecionados.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Preencher os campos do destinatário e clicar em “Enviar” conforme a figura abaixo.

Uma tela de confirmação de envio será aberta. Nessa tela o envio do lote poderá ser cancelado se o destinatário não tiver recebido. Poderá também ser impressa a remessa Veja a figura abaixo.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Pelo menu – clicar no ícone “Carrinho de compras”.

A tela abaixo será aberta para selecionar os autos e documentos para serem movimentados.

Para visualizar os autos e documentos é necessário selecionar: • “Tipo de posse” • “Órgão de posse” Após a seleção, os autos e documentos disponíveis para movimentação serão carregados numa lista.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Quando a lista fica maior que o configurado pelo sistema, fica disponível a navegação por página. Existe a opção “Ver tudo” que facilita a busca do documento ou autos através de um filtro de pesquisa conforme a figura abaixo.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Enviar o lote Para enviar basta selecionar o autos ou documento e clicar em “Adicionar ao lote”. O documento ou autos selecionado será transferido para a remessa. Preencher os campos do destinatário e enviar.

Receber o lote Existem duas formas para receber documentos e autos em lote: •

Documento ou autos pertencente ao lote – abrir o documento ou autos e clicar em “Receber”. Desta forma o sistema informará que é um lote e todos os outros itens do lote serão recebidos juntos, conforme as figuras abaixo.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Como movimentar documentos e autos em lote

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Pelo painel de bordo – selecionar a remessa e clicar em “Receber” conforme a figura abaixo.

Como movimentar documentos e autos em lote

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Como pesquisar autos e documentos A pesquisa poderá ser feita de 3 formas diferentes a seguir: • Pesquisa rápida • Pesquisa avançada • Pesquisa por conteúdo

Pesquisa rápida Para a pesquisa rápida o usuário do sistema deverá digitar a informação no campo demonstrado na figura a seguir e clicar “Enter”.

Como pesquisar autos e documentos

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Pesquisa avançada A pesquisa avançada é mais uma forma de localizar documentos ou autos utilizando como meio de pesquisa os campos existentes nos cadastros. Esses campos podem ser combinados de acordo com o resultado que se deseja. Exemplo: filtrar todos os autos e documentos criados pelo envolvido “João da Silva” cujo “Status” seja “arquivado”.

Pesquisa por conteúdo A pesquisa por conteúdo busca informações dentro do arquivo principal e da cópia digital assim como nos campos cadastrados dos autos e documentos. Selecionar no menu o item “Pesquisar arquivos” conforme a figura abaixo:

Colocar uma palavra no “Filtro” e clicar em “Pesquisar”. Veja o exemplo abaixo:

Como pesquisar autos e documentos

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Como arquivar um documento ou autos Documentos ou autos podem ser arquivados com ou sem movimentação. Existem duas formas de se fazer o arquivamento: • •

Pelo documento ou autos; Pelo Painel de bordo

Arquivar através do documento ou dos autos Para arquivar é necessário abrir o documento ou os autos. Selecione o ícone “Arquivar” no menu. O sistema permite digitar informações e/ou localização sobre o arquivamento. Clicar em “Arquivar”.

Arquivar através do Painel de bordo Com o painel de bordo aberto, selecione os documentos ou autos que serão arquivados conforme a figura abaixo:

Como arquivar e desarquivar documentos ou autos

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Desarquivar documento ou autos

Todo documento arquivado em sua posse pode ser desarquivado. É necessário abrir o documento ou autos e clicar no botão “Desarquivar” no menu.

Como arquivar e desarquivar documentos ou autos

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Manual do Atena