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MANUAL DEL USUARIO “Distribuidores OnLine”


Manual de Usuario Distribuidores OnLine VERSIÓN 001

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INDICE Introducción .............................................................................................................................................................3 Secuencia de ejecución del sitio ..................................................................................................................................4 Home ......................................................................................................................................................................5 Menú Principal ..........................................................................................................................................................6 Configuración de usuarios ..........................................................................................................................................7 Ingreso de datos del encabezado de un pedido (Todos los negocios) ................................................................................8 Ingreso de datos del ítem para pedidos de productos ensamblados (Negocios WCP – FWCP) ..............................................11 Ingreso de datos del ítem de un pedido de HD (Negocios AP – IND, OPP) ........................................................................12 Ingreso de datos de la hoja de corte ..........................................................................................................................13 Modificación de pedidos ............................................................................................................................................15 Eliminación de pedidos .. ..........................................................................................................................................18 Hoja de Corte .........................................................................................................................................................19 Ver un pedido en sus diferentes estados .....................................................................................................................21 Duplicar un Pedido ...................................................................................................................................................24 Transferencia de pedidos .........................................................................................................................................25


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INTRODUCCIÓN : El grupo de empresas Hunter Douglas, ha iniciado la implementación en todo Latinoamérica del nuevo ERP (Enterprise resource planning) Dynamics Ax de Microsoft, el cual automatiza e integra las distintas áreas de la empresa bajo un mismo concepto centralizado de información, abarcando ingreso de pedidos, producción, abastecimiento, contabilidad y logística. Por ello y a fin de actualizar también nuestros sitios web “e-commerce” y “ePedidos” hemos desarrollado un nuevo sitio denominado “Distribuidores Online”. Este interactúa directamente con las base de datos del sistema, trayendo como consecuencia información en línea ya sea del estado de una orden, stock disponibles, así como también de la cuenta corriente de un determinado cliente, mejorando de forma sostenible el nivel de gestión, ya sea de los distribuidores (información precisa y en línea), como también de la empresa (ingreso automático de órdenes a través de la web). Es importante señalar que sólo a través de esta aplicación web se ingresarán las ordenes de compra de cada distribuidor pues en esta instancia se revisarán automáticamente situaciones como negocios autorizados del cliente, limites de crédito, medidas fuera de rango, stock disponibles, precios, descuentos autorizados, etc.

SECUENCIA DE EJECUCIÓN DEL SITIO Para accesar al sitio “Distribuidores Online”, se puedes ingresar por medio de las siguientes direcciones de Internet http://distribuidoresonline .hdlao.com. ó http://pedidosax.hdlao.com Cabe señalar que el sitio se encuentra optimizado para Internet Explorer 7.0 con resolución de pantalla de 1024x768


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Cada distribuidor recibirá de Hunter Douglas un nombre de usuario administrador y una contraseña que le permitirá realizar diferentes acciones dentro del sitio, sin embargo por seguridad esta clave una vez recibida deberá ser cambiada por una que el cliente estime conveniente (máximo 15 caracteres entre letras o números).

Para iniciar sesión del el sitio se debe ingresar : Rut Cliente: Corresponde al código Cognos (Intercy) o Rut del distribuidor (sin digito verificador) Nombre de usuario: Nombre identificador asignado a cada persona. Contraseña: Clave de acceso asignada a cada usuario. Nota: En el caso de olvidar su clave el usuario podrá recuperarla haciendo clic sobre la frase escrita en color azul y está le será enviada automáticamente a su correo electrónico.

Home:


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Esta pantalla muestra todas las unidades de negocio que un cliente puede tener autorizadas.

Esta opción le permite al usuario modificar su contraseña de ingreso al sitio.

Para realizar cualquier acción sobre un pedido es necesario escoger primeramente el negocio al cual pertenece.

Unidades de negocio : 3FORM: Unidad de negocio que agrupa los vanguardistas productos Eco-Resina 3form. PRODUCTOS ARQUITECTÓNICOS (AP): Unidad de negocio que agrupa todos los productos arquitectónicos Hunter Douglas tales como Cielos Lineales, Cielos Decorativos, Cubiertas y Revestimientos, Quebravistas. PRODUCTOS INDUSTRIALES (IND): En esta unidad de negocio se encuentran los productos industriales tales como Perfiles metálicos Metalframe. REPRESENTACIONES OTRAS MARCAS (OPP): En esta unidad de negocio podemos encontrar productos de otras marcas que Hunter Douglas representa, tales como Cielos y Pisos Amstrong, Revestimientos de madera Prodema, plástico reforzado Glasbord, Mallas metálicas GKD, Difusores de aire Anemostat. WCP ENSAMBLADORA: Unidad de negocio que agrupa todos los productos Luxaflex o Flexalum tales como Persianas de Aluminio, Persianas de Madera, Cortinas Enrollables, Cortinas Duette, Plisadas, etc. WCP FUNCIONALES ENSAMBLADORA: En esta unidad de negocio se encuentran agrupados los productos funcionales tales como Toldos, Persianas Enrollables P72, Persianas termopaneles Luxaclair.

Menú Principal


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Las opciones disponibles del menú principal dependerán del negocio escogido y del tipo de acceso que el usuario logueado tenga configurado (ver opción administración para los permisos de cada usuario).

Menu principal para los negocios : 3FORM - AP – IND – OPP

Menú principal para el negocio: WCP Ensambladora - WCP Funcionales Ensambladora

Descripción de opciones del menú principal:


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Opción Administración : Solo los usuarios administradores tendrán habilitada ésta opción, y por medio de esta podrán crear acceso a sus diferentes usuarios, o bien deshabilitar el acceso a algunos de estos. En la fig. siguiente se muestra un ejemplo de cómo crear un nuevo usuario con acceso solo para realizar consultas, y además como alterar la configuración de datos de otro, el procedimiento es el siguiente:

Segundo: Ingresar los datos del nuevo usuario, configurar el acceso que se desea, en este caso es “sólo de consulta”, crear una contraseña y presionar botón Guardar.

Primero: Para nuevo usuario botón Nuevo

crear un presionar Para cambiar la configuración de un usuario existente se selecciona uno de la lista dando clic sobre el recuadro correspondiente y se presiona Modificar luego de hecho los cambios se graban presionando Guardar


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Opción Pedidos : Por medio de esta opción se maneja el módulo transaccional del sitio y las funciones posibles de realizar son: Nuevo: Permite crear una nuevo pedido (Orden de Compra). Modificar: Permite alterar la información de un pedido pendiente. Eliminar: Permite eliminar un pedido pendiente. Hoja de Corte: Permite alterar los datos de una hoja de corte en estado pendiente, o bien para eliminarla (aplica sólo para el negocio AP) Ver: Permite visualizar la información de un pedido. Duplicar: Permite copiar toda la información de un pedido antiguo en uno nuevo, excepto el numero del pedido. Transferir: Permite enviar un pedido a la fábrica.

Existen 3 ventanas para el ingreso de datos de un pedido: Encabezado, Item, y Hoja de Corte, esta última aplica para los pedidos AP. Encabezado del pedido: N° Pedido: Indica el n° de la orden de compra del cliente (dato obligatorio) Tipo de Pedido: Este dato aplica solo para los negocios WCP y FWCP, Indica el tipo de pedido, es decir: Producto Ensamblado, Componentes, o Material Publicitario (dato obligatorio) Tipo de Mercado: Indica el mercado al cual va dirigida la venta de los productos, puede ser: Residencial, Institucional edificio, Institucional hospitalario, Institucional sector público, Salud, etc. Programa: Aplica sólo para los negocios DWCP y FWCP, este campo estará activado solo cuando el pedido sea tipo “Productos Ensamblados”. Sí el distribuidor se encuentra inscrito en algún programa de ventas y desea asociar su pedido con algún profesional especificador externo, la aplicación habilitará solo aquellos profesionales inscritos previamente. Es importante señalar que este campo se encontrará bloqueado cuando se desee modificar un pedido ya guardado. Especificador Externo: Indica el tipo de especificador externo (Arquitecto, Decorador) (Aplica solo para pedidos nacionales) Nombre del Profesional: Indica el nombre del profesional especificador externo. (Pedidos nacionales) Sucursal: Este dato aplica solo para los negocios WCP y FWCP, Indica el local del distribuidor que realiza la venta. Dirección de Despacho: Aplica solo para los negocios WCP y FWCP, Indica la dirección de despacho del distribuidor, está directamente relacionada con el campo sucursal. Vendedor: indica al vendedor del cliente a quien se le asigna la venta. Condiciones de Pago: Dato no editable, muestra la condición de pago del cliente. Es Obra: Aplica solo para los negocios WCP y FWCP, Indica si el pedido está asociado a una obra Obra / Nombre Cliente Final: Indica el nombre de la obra o del cliente del distribuidor. (dato obligatorio) Descuento Obra [%] : Este dato aplica solo para el negocio AP y permite asignar un descuento especial por concepto de obra Observaciones: Campo de datos usado para indicar cualquier comentario. Encabezado del Pedido


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Dependiendo del tipo de pedido, existen diferentes pantallas para el ingreso de datos de cada ítem, una asociada a los negocios WCP y FWCP (Fig. 9) y otra para los negocios AP, 3FORM, IND, OPP (Fig. 10). Ítems del Pedido: (Negocios WCP y FWCP) (Fig. 9) Visión General Pedidos Ensamblados Marca: Línea de distribución autorizadas al distribuidor, estas pueden ser, Luxaflex, Flexalum, Funcionales. Familia: Muestra las familias del producto y está directamente asociada a la marca escogida. Línea: Muestra las líneas de productos asociadas a la familia escogida. Colección: Muestra todas las colecciones asociadas a la línea escogida. Accionamiento: Muestra los accionamientos posibles para un producto. Control: Indica el lado donde se controlará el producto, es decir, Derecho, Izquierdo, Central, etc. Color: Indica el color del producto. Instalación: Indica la forma y lugar como se instalará el producto. Acepta Entrega Parcial: Indica que se acepta entrega parcial del ítem, en caso de no aceptar se desmarca. Cantidad: Indica la cantidad de productos de cada ítem. Ancho: Indica el ancho en mm. del producto a fabricar. Alto: Indica el Alto en mm. del producto a fabricar. Área: Indica el área del ítem. Área Total: Indica el área total del ítem. Variables de Modelo: Cada producto tiene asociadas variables de modelo, éstas finalmente definen el producto a fabricar. Precios y Descuentos especiales : Se puede asignar descuentos al ítem, estos pueden ser especiales o de volumen, el precio a calcular considerará estos descuentos. Pestaña Detalle: Datos adicionales que indican como irán instalados los productos, como por ej. Ambiente donde se instalan, además si el producto se instala al lado de otro, o alguna instrucción especial. Paso 1: Los datos de esta sección se deben ingresar secuencialmente y de forma sistemática, luego se debe presionar el botón Cargar Variables

Paso 3: Si se requiere, se puede hacer clic en esta pestaña para ingresar datos adicionales de instalación del producto.

Paso 4: Asignar si corresponde descuentos especial o de volumen.

Paso 2: Estas variables se mostrarán de acuerdo al tipo de producto que el usuario especique en el paso 1 y su selección en muchos casos tendrá implicancia en el precio final del producto. Se ingresan haciendo clic sobre ellas, colocando un check y escogiendo las alternativas, o simplemente digitando un dato. Nota: Las variables de color rojo son obligatorias, y las verdes son opcionales.

Paso 5: Al presiona este botón el sistema valida que los datos ingresados se encuentren dentro de las especificaciones normales del modelo, y asignará un precio, de lo contrario nos enviará el siguiente mensaje, “Estimado distribuidor la medida ingresada se encuentra Fuera de Garantía, Acepta?”, si el usuario acepta, el sistema calculará el precio para esa medida especial y marcará el ítem como fuera de garantía, si no se cancela el ingreso. Finalmente se guarda el item.

(Fig. 9) Detalle del ítem Continúa página siguiente:


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(Fig. 9.1) Detalle del ítem

Para Modificar o Eliminar, se selecciona el ítem y se presiona el botón correspondiente.

Para copiar los datos de un ítem en otro, se selecciona un ítem ya guardado de la grilla y se presiona este botón.

Octavo: Para ingresar un nuevo ítem, se presiona este botón.

Noveno: Para terminar y grabar el pedido se da un clic a este botón.

(Fig. 9.2) Resumen General de Ítems

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Ingreso de Datos del ítem: (Negocios WCP y FWCP) Visión General Pedidos de Componentes o Material publicitario Código: Código Ax que identifica al producto Descripción: Indica el nombre del producto Cantidad: Indica la cantidad total del ítem, especificada en unidades, metros, o cualquier otra unidad de medida Cantidad Mínima: Dato no editable, indica la cantidad mínima requerida para determinados productos. Color: indica el color especificado para el producto Precios y Descuentos especiales Se puede asignar descuentos al ítem, estos pueden ser especiales o de volumen, el precio a calcular considerará estos descuentos. Primero: Para ingresar un producto se digita el código del artículo y se presiona la tecla <Tab> Si se desconoce el código, el sistema permite buscar un articulo solo digitando parte del código o la descripción se hace clic sobre el icono “Lupa”, y se desplegará una lista con los artículos que contengan las mismas características.

La aplicación muestra una imagen del artículo para que el usuario pueda comprobar que es el artículo que requiere.

Segundo: Para escoger el producto se ubica el puntero sobre el artículo requerido y se hace clic. Tercero: Ingresar la cantidad del articulo.

Se puede asignar un descuento colocando el porcentaje y escogiendo el concepto.

Cuarto: Para calcular el precio del producto se hace clic en este botón el sistema valida los datos ingresados y entrega el precio del ítem.

Quinto: Para guardar el ítem se presiona este botón.


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Ingreso de Datos del ítem: (Negocios 3Form, AP, OPP, IND) Visión General. Código: Código que identifica al producto Descripción: Indica el nombre del producto Cantidad: Indica la cantidad total del ítem, especificada en unidades, metros, o cualquier otra unidad de medida Cant. Mínima: Dato no editable, indica la cantidad mínima requerida para determinados productos. Variables de Modelo: Cada producto tiene asociadas variables de modelo, estas variables definen finalmente el producto a fabricar. (Ver Detalle Ítem) Precios y Descuentos especiales Se puede asignar descuentos al ítem, estos pueden ser especiales o de volumen, el precio a calcular considerará estos descuentos. Hoja de Corte: En esta sección se especifica el detalle de los cortes del total ingresado en cada ítem, es decir las hojas de corte se debe ingresar los siguientes datos: Piezas: Campo de dato obligatorio, indica la cantidad de piezas del ítem Longitud: Campo de dato obligatorio, Indica la medida de cada pieza en Mts. Lineales Comentario: Campo texto, usado para especificar cualquier comentario Archivo: Permite adjuntar archivos como Word, Excel, Pdf, etc. Primero: Para ingresar un producto se digita el código del artículo y se presiona la tecla <Tab>. Si se desconoce el código, el sistema permite buscar un articulo solo digitando parte del código o la descripción se presiona el icono “Lupa”, y se desplegará una lista con los artículos que contengan esas características.

Segundo: Para escoger el producto se ubica el puntero sobre el artículo requerido y se hace clic. Luego el sistema carga las variables de modelo del producto.

(Fig. 10) Detalle del ítem

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Quinto: Cuando el producto requiera hoja de corte se ingresa a esta pestaña.

Tercero: Las variables del modelo se ingresan haciendo clic sobre ellas, o colocando un check y/o escogiendo las diferentes opciones, o bien ingresando una medida o un valor. Las variables de color rojo son obligatorias y las verdes son opcionales.


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Antes de calcular el precio se puede asignar un descuento colocando el porcentaje y escogiendo el concepto.

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Cuarto: Para calcular el precio del producto se hace clic en este botón el sistema valida los datos ingresados y entrega el precio del ítem.

(Fig. 10.1) Detalle del ítem

Con este botón se puede imprimir la hoja de corte

Sexto: Presionar este botón para ingresar una nueva hoja de corte.

(Fig. 10.2) Resumen General Hojas de Corte Octavo: Ingresar medidas de las piezas a dimensionar.

Séptimo: Ingresar cantidad de piezas a dimensionar.

En este recuadro se puede ingresar cualquier observación.

(Fig. 10.3) Detalle ítems hoja de corte

Si se requiere adjuntar algún archivo Word, Excel, o cualquier otro formato, hacer clic aquí.

Noveno: Grabar ítem de la hoja de corte.


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Si el usuario acepta, la cantidad total del ítem del pedido será actualizado.

Si el total ingresado en la hoja de corte supera a lo ingresado en el ítem del pedido, la aplicación preguntará lo siguiente:

(Fig. 10.4) Para finalizar el ingreso de la hoja de corte hacer clic en este botón.


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Modificar

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Esta opción permite al usuario modificar un pedido en estado pendiente.

Para buscar los pedidos que se desean modificar se puede filtrar por cualquiera de estos campos de datos. En este caso se filtró por el campo tipo de pedido “Producto Ensamblado”.

Se selecciona el pedido y se hace clic en este botón para ver el detalle del pedido.

Botones de avance de página.

Vista general de pedidos

Para modificar el pedido escogido hacer clic en este botón.

Después de realizar los cambios del encabezado se hace clic aquí para ir al detalle del pedido.

Encabezado del pedido

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El pedido puede ser modificado, eliminando un ítem, modificando el detalle de un ítem, o agregando un nuevo ítem ingresándolo o copiando la información de uno ya guardado.

Hacer clic aquí para modificar el detalle del ítem seleccionado.

Se coloca un check para seleccionar el ítem.

Elimina un ítem. Hacer clic aquí para crear un nuevo ítem.

Hacer clic aquí si se desea copiar todos los datos de un ítem a otro.

Resumen general de ítems (Pedidos Ensamblados de WCP o FWCP)

Cancela los cambios realizados al ítem.

Detalle del ítem

Hacer clic aquí para guardar los cambio realizados al ítem.


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Eliminar

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Esta opción permite al usuario eliminar uno o varios pedidos en estado pendiente. Para buscar los pedidos que se desean eliminar se puede filtrar por cualquiera de estos campos de datos. En este caso se filtró por el campo tipo de pedido “Productos Ensamblado”.

Se puede seleccionar uno o mas pedidos a la vez, marcándolos con un check, para este caso solo se marcó uno.

Botones de avances de página.

Vista general de pedidos

Para eliminar hacer clic en este botón.


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Hoja de Corte

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Esta opción permite modificar o eliminar una hoja de corte siempre que ésta se encuentre pendiente de transferir en caso contrario solo es posible visualizarla.

Se hace clic en este botón para seleccionar el pedido.

Ya dentro del pedido se selecciona el ítem para ir a modificar el detalle de la hoja de corte.

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Se puede agregar un nuevo ítem a la hoja de corte.

Se debe ingresar la cantidad. de piezas a dimensionar

Ingresar medidas de las piezas a dimensionar.

Para guardar el ítem presionar este botón.

Si el pedido ya se encuentra transferido, se puede enviar la hoja de corte a fábrica presionando este botón

Ver

Permite visualizar la información de un pedido en estado pendiente o transferido.


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Para buscar el pedido que se quiere visualizar se puede filtrar por cualquiera de estos campos de datos. En este caso se filtró por el campo tipo de pedido “Productos Ensamblado”.

Se selecciona el pedido y se hace clic en este botón para ver el detalle del pedido.

Botones de avances de página.

Para imprimir resumen del pedido seleccionado hacer clic aquí. Ver Resumen Pedido pág. 23

Vista general de pedidos

Para visualizar el resumen de los ítems del pedido presionar este botón.

Encabezado del pedido Continúa en la página siguiente:


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Página 21 de 24

Se selecciona el ítem marcando con un check.

Presionar este botón para visualizar el detalle del ítem.

Resumen general de ítems

Hacer clic aquí para volver a la pantalla anterior.

Detalle del ítem Continúa en la página siguiente:


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Para imprimir resumen pedido hacer clic aquí.

Resumen Pedido seleccionado

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Duplicar

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Permite duplicar completamente un pedido, sólo será necesario asignar un nuevo N° de pedido.

Primero: Para buscar el pedido que se quiere duplicar se puede filtrar por cualquiera de estos campos de datos. En este caso se filtró por el campo tipo de pedido “Productos Ensamblado”.

Segundo: Se selecciona el ítem marcando con un check.

Cuarto: Se debe confirmar si se desea copiar el pedido.

Tercero: Para copiar se presiona este botón.

Quinto: Se debe asignar un nuevo número de pedido.

Sexto: Hacer clic para guardar.


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Transferir

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Esta opción permite enviar los pedidos pendientes a fábrica. Para buscar el pedido que se quiere transferir se puede filtrar por cualquiera de estos campos de datos. En este caso se filtró por el campo tipo de pedido “Productos Ensamblado”.

Mensaje que indica que el pedido ha sido transferido correctamente a fábrica.

Se puede seleccionar uno o más pedidos a la vez, marcándolos con un check.

Botones de avances de página.

Vista general de pedidos Para transferir se presiona este botón.


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