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Diseño de software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud.

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A nuestras familias por su apoyo incondicional. A nuestros amigos por acompañarnos siempre. A los profesores de la FCEFyN por su enseñanza. A los integrantes del LIADE por su colaboración en este proyecto.


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Índice Introducción…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 Justificación……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5 Objetivos ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 Capítulo 1: marco teórico…………………………………………………………..…………………………………………………………………… 7 1.1 ¿Qué es un software? ……………………………………………………………………………………………………………………… 8 1.2 ¿Qué se entiende por establecimientos de la salud?………………………………………………………………………. 8 1.2.1 La Ingeniería y el Hospital ……………………………………………………………………………………………. 10 1.2.2 El servicio de mantenimiento ………………………………………………………………………………………. 10 Capítulo 2: Maguss – Software Ingeniería Clínica……………………………………………………………………………………………. 15 1.1 Introducción al software…………………………………………………………………………………………………………………. 16 1.2 Manual de usuario………………………………………………………………………………………………………………………….. 17 Ingreso del establecimiento. Página 1 ………………………………………………………………………………………. 17 Ingreso del usuario. Página 3 ……………………………………………………………………………………………………. 19 Inicio. Página 5 …………………………………………………………………………………………………………………………. 21 Registrar equipo. Página 6 ………………………………………………………..……………………………………………… 23 Configuración de alarmas. Página 7 ………………………………………………………………………………………….. 25 Inicio con alarmas programadas. Página 8 ………………………………………………………………………………… 27 Buscar. Página 9 ……………………………………………………………………………………………………………………….. 29 Ficha técnica. Página 10 …………………………………………………………………………………………………………… 31 Ejemplo de lista. Página 11 ……………………………………………………………………………………………………….. 33 Equipos dados de baja. Página 12 …………………………………………………………………………………………….. 35 Repuestos y accesorios. Página 13 ……………………………………………………………………………………………. 37 Proveedores. Página 15 …………………………………………………………………………………………………………….. 40 Notas ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 43 Solicitud de Servicio. Página 17 …………………………………………………………………………………….. 43 Salida de Equipamiento. Página 18 ………………………………………………………………………………. 45 Informe de Servicio. Página 19 ……………………………………………………………………………………… 47 Capítulo 3: Implementación ……………………………………………………………………………………………………………………………. 49 Capítulo 4: Resultados y mejoras propuestas ………………………………………………………………………………………………….. 50 Conclusión ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 52 Bibliografía ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 53 Anexo (Acuerdo con HNST) ……………………………………………………………………………………………………………………………… 54

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Índice de figuras y tablas Imagen 1: ingreso al software (página 1) …………………………………………………………………………………………………………… 17 Imagen 2: formulario de consulta (página 2) ……………………………………………………………………………………………………… 18 Imagen 3: ingreso del usuario (página 3) …………………………………………………………………………………………………………….19 Imagen 4: formulario para la creación de un nuevo usuario (página 4) ……………………………………………………………… 20 Imagen 5: inicio del software sin alarmas (página 5) ………………………………………………………………………………………….. 22 Imagen 6: formulario para ingresar un equipo (página 6) ………………………………………………………………………………….. 24 Imagen 7: configuración de alarmas (página 7) ………………………………………………………………………………………………….. 26 Imagen 8: inicio del software con alarmas (página 8) ………………………………………………………………………………………… 28 Imagen 9: sistemas de búsqueda (página 9) ………………………………………………………………………………………………………. 30 Imagen 10: ficha técnica (página 10) …………………………………………………………………………………………………………………. 32 Imagen 11: Todos los equipos del establecimiento (página 11) …………………………………………………………………………. 34 Imagen 12: equipamiento dado de baja (página 12) ………………………………………………………………………………………….. 36 Imagen 13: repuestos y accesorios (página 13) ………………………………………………………………………………………………….. 38 Imagen 14: formulario para cargar un nuevo repuesto o accesorio (página 14) ………………………………………………… 39 Imagen 15: proveedores (página 15) …………………………………………………………………………………………………………………. 41 Imagen 16: formulario para cargar un nuevo proveedor (página 16) ………………………………………………………………… 42 Imagen 17: nota solicitud de servicio (página 17) ………………………………………………………………………………………………. 44 Imagen 18: nota salida de equipo (página 18) ……………………………………………………………………………………………………. 46 Imagen 19: nota informe de servicio (página 19) ………………………………………………………………………………………………..48


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Introducción El principal objetivo de las clínicas, sanatorios, hospitales y demás establecimientos de la salud es el de recuperar y mejorar el estado físico, fisiológico y psicológico de los pacientes. Para el cumplimiento de este objetivo es fundamental la relación entre las ciencias de medicina e ingeniería. Esta relación se refleja, por ejemplo, en la utilidad que muchas veces representa para el médico la utilización de tecnología biomédica, ya sea para la prevención, el diagnostico o el tratamiento de enfermedades. Debido a que el equipamiento biomédico forma parte de la interfaz médico-paciente, estos se hacen indispensables en cualquier institución de la salud, y la optimización de su funcionamiento va de la mano de una adecuada gestión. En el presente trabajo de tesis se ha diseñado un software para la gestión de equipamiento biomédico en instituciones de la salud, el cual permite registrar en forma clara y ordenada la información referida a los mismos.

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Justificación La idea de diseñar un software para gestión de equipamiento biomédico en instituciones de la salud surge a partir de la solicitud del director del presente trabajo, el Ingeniero Diego Rodríguez, a los autores del mismo de crear un sistema de registro de información referida de los equipos biomédicos del Hospital Tránsito Cáceres de Allende de la Ciudad de Córdoba. A partir de esto, se buscó información acerca de las modalidades de trabajo que tiene el servicio de ingeniería en algunos hospitales de la ciudad de Córdoba y en otros de la ciudad de Buenos Aires, notando que la inexistencia de tal herramienta era más común de lo esperado, lo cual motivó, finalmente, al diseño del software en cuestión.

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Objetivo Este software apunta a mejorara la organización de la información respecto a los equipos biomédicos en una clínica, sanatorio, hospital y demás instituciones de la salud, permitiendo al personal de ingeniería:  Mejorar el control del equipamiento.  Organizar los trabajos de mantenimiento.  Reducir el número de trabajos de mantenimiento correctivo.  Maximizar la vida útil del equipamiento.  Aumentar la confiabilidad, seguridad y continuidad en la operación de equipos.  Mejorar el sistema de almacén para tener un stock de material e insumos óptimo.  Dignificar la imagen del servicio de mantenimiento.

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Capítulo 1: Marco teórico

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1.1 ¿Qué es un software? Un programa informático es un conjunto de instrucciones que una vez ejecutadas realizarán una o varias tareas en una computadora. Al conjunto general de programas, se le denomina software, que más genéricamente se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital. A los fines prácticos se puede clasificar a los softwares en tres grandes grupos: Software de sistema: Su objetivo es desvincular adecuadamente al usuario y al programador de los detalles del sistema informático, procurando a ellos adecuadas interfaces de alto nivel. Por ejemplo: sistemas operativos, controladores de dispositivos y servidores. Software de programación: Es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas informáticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programación, de una manera práctica. Por ejemplo: editores de texto, compiladores e intérpretes. Software de aplicación: Es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido. Por ejemplo: automatización industrial, bases de datos, telecomunicaciones (por ejemplo Internet y toda su estructura lógica), videojuegos, softwares de cálculo numérico y softwares de gestión de equipamiento médico. 1.2 ¿Qué se entiende por establecimientos de la salud? Es muy común identificar a los distintos servicios, establecimientos e instituciones relacionadas con la salud con diversas denominaciones. Por ello el Ministerio de Salud de la Nación aprobó (Res. M.S. nº 267/2003) la definición de establecimiento para la salud como cualquier ámbito físico destinado a la prestación de asistencia sanitaria en promoción, protección, recuperación y rehabilitación en todas o alguna de estas modalidades, dirigidas a la población con régimen de internación o no, cualquiera sea el nivel de categorización. Además el Ministerio de Salud de la Nación Argentina identifica a los niveles de complejidad descriptos a continuación: Nivel 1. Los objetivos principales que debe cumplir son atender la población de su área de influencia con acciones de promoción como protección y recuperación mediante un sistema de visitas y consultas. Debe asegurar el traslado de habitantes de su área así un servicio de mayo complejidad. Deberá contar con un médico de concurrencia periódica programada, un auxiliar de enfermería y no contará con internación. Nivel 2. Los objetivos de este nivel son similares a los del nivel anterior. Se agregan a estos la atención periódica odontológica, reconocimientos médicos y certificación de ausentismo mediante “visita y consulta”. Para estas tareas debe contar con un médico general con residencia en la localidad, un auxiliar de enfermería y un administrativo. Este nivel tampoco posee internación. Nivel 3. Caracteriza a este nivel la presencia de internación indiferenciada, la realización de internaciones de obstetricia, incluida la cirugía obstétrica. En lo que hace a las actividades internas, debe contar con laboratorio de análisis, radio diagnostico, banco de sangre y esterilización. El personal deberá constituido por un médico general, obstetra, auxiliar de enfermería, estadística y administrativa, cocinero, mucama, oficial de mantenimiento y auxiliar de servicios generales. Nivel 4. Este nivel se diferencia de los anteriores por la presencia de la actividad quirúrgica y por la internación en cuatro clínicas básicas diferenciadas: clínica médica, pediatría, toco ginecología y cirugía. En lo referente al personal se le agrega al nivel anterior un director con capacitación en administración hospitalaria, un odontólogo estable, un profesional de laboratorio, un profesional de radiología, en hemoterapia y en anestesiología y demás personal que haga a la internación.

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Nivel 5. Este nivel no posee internación, pero complejiza más la atención mediante visitas y consultas. A tales fines cuenta con un médico clínico, un pediatra, un toco ginecólogo, un odontólogo y demás personal auxiliar. Se considera ambulatorio de nivel 6. Nivel 6. Se caracteriza por poseer internación y la aparición en la escala de niveles de las especialidades críticas (otorrinolaringología, oftalmología, traumatología), tanto en la atención ambulatoria como en lo que hace a la internación. Todos los sectores intermedios y generales deben accionar con personal profesional especializado. Presenta la siguiente organización departamental: departamento médico, de diagnostico y tratamiento, de servicios técnicos, de investigación y docencia, de administración y contabilidad, de mantenimiento y servicios generales. Nivel 7. Este nivel no posee internación. Su característica es la atención mediante visita y consulta. Posee las cuatro clínicas básicas y de las especialidades clínicas. Y también las especialidades menores (dermatología, proctología). Se considera ambulatorio del nivel 8. Nivel 8. Este nivel presenta un alto grado de complejidad, dándole autosuficiencia respecto de las actividades finales e intermedias casi completas. Este nivel posee internación incorporándose las llamadas especialidades menores. Nivel 9. Este nivel constituye el de máxima complejidad. Cuenta con todos los recursos necesarios para realizar las actividades de atención medica integrada, acorde con los adelantos de las ciencias médicas y la tecnología moderna. Este nivel posee internación, incorporándose las llamadas especialidades mayores (neurocirugía, endocrinología). Con respectos a su estructura edilicia, los establecimientos para la salud pueden diferenciarse básicamente en clínicas, sanatorios y hospitales. El termino clínica es aplicable a los edificios en los que se atiende exclusivamente a enfermos y también a aquellos que cuentan con un corto número de camas necesarias para llevar a cabo mejor las investigaciones y observaciones en la etapa de diagnostico. En consecuencia tienen esencialmente consultorios y servicios auxiliarles de diagnostico por imágenes y laboratorios. No obstante en nuestro medio se suele llamar clínica a un hospital privado pequeño. El sanatorio es también albergue de enfermos para su tratamiento y rehabilitación, pero en este establecimiento se emplean regímenes de higiene, de aire, de alimentación, etc. Estos implican periodos más prolongados de estancia de los pacientes. Los hospitales son los edificios más característicos del género que se destina a la atención médica de la comunidad. En estos se albergan enfermos para su tratamiento y curación aun cuando sus servicios se extiendan a la consulta de pacientes externos. Su carácter de alojamiento trae consigo la presencia de servicios de alimentación, de lavandería y otros. En términos generales, la actividad de los hospitales se dirige a cumplir las siguientes funciones:  La profilaxis o prevención de las enfermedades.  El diagnostico o tratamiento de estas.  La rehabilitación de los que sufrieron enfermedades.  La formación y capacitación de personal médico y paramédico en relación directa con los pacientes.  La investigación de diversos problemas de medicina. Los pilares o aspectos más importantes que caracterizan a un hospital son:  Planta física.


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 Marco normativo de funcionamiento.  Recurso humano.  Equipamiento tecnológico. 1.2.1 La Ingeniería y el Hospital La Ingeniería Hospitalaria comprende, básicamente, tres funciones:  La Ingeniería Hospitalaria propiamente dicha, que abarca las áreas de los siguientes servicios:  Eléctricos (generación y distribución, sistemas de alimentación de emergencia, etc.)  Termomecánicos (por ej. sistemas de producción de vapor en calderas)  Electromecánicos (por ej. ascensores)  Edilicios  Comunicación  Control y alarma  Higiene y seguridad  La Intendencia o área de servicios generales, que abarca principalmente los servicios de:  Limpieza  Vigilancia  Lavadero  Mantenimiento de jardines  La Ingeniería Clínica, que es el área de la ingeniería que a interactúa con el ambiente hospitalario especialmente en lo que se refiere a las tecnologías para el cuidado de la salud. Es en sí misma una especialidad dentro de la Ingeniería Biomédica. Algunas de las tareas que realiza un ingeniero clínico dentro de un hospital son:  Constatar que los equipos funcionen de acuerdo a las especificaciones de los fabricantes y  de que se los utilice según las recomendaciones de los mismos.  Capacitar al personal médico en el uso del equipamiento y la seguridad eléctrica.  Asesorar, diseñar, evaluar y seleccionar las tecnologías biomédicas adecuadas para el cuidado de la salud.  Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones eléctricas y del equipamiento biomédico, garantizando su disponibilidad el mayor tiempo posible con el menor costo posible.  Controlar la gestión del equipamiento médico evaluando su rendimiento y determinando los límites aconsejables de vida útil de cada equipo.  En conclusión, el ingeniero clínico cumple una función multifacética, ya que debe interactuar satisfactoriamente con diferentes “clientes”, como lo son el personal médico y administrativo del hospital, las agencias reguladoras que redactan las normas, las empresas que fabrican y venden los equipos biomédicos, etcétera.


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1.2.2 El servicio de mantenimiento El objetivo final de todos los hospitales es la atención de servicios de salud y hacia ese fin deben dirigirse todas las actividades de mantenimiento teniendo en cuenta los siguientes aspectos y conceptos. Aspecto técnico: con el cual se llega a cumplir el objetivo inmediato de conservar la infraestructura, equipamiento e instalaciones de la institución, en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y confiable, para no interrumpir los servicios. Aspecto económico: con el cual se llega al objetivo básico del mantenimiento, o sea el de contribuir por los medios disponibles a sostener lo más bajo posible el costo de operación de la entidad. Estos dos aspectos del mantenimiento, que se dan en cualquier empresa, se verán acrecentados significativamente con el objetivo social en el caso de los nosocomios. Aspecto social: para el sector salud, una falla técnica que repercute en el paciente, no se puede calcular inmediatamente como valor dado en dinero. El término social se manifiesta cuando debido a una falla, por ejemplo del equipo, se produce una pérdida de vida, o se agrava la situación de salud en que ingresó el paciente; como casos concretos podemos citar la falla de la válvula de ingreso del gas de anestesia o el mal funcionamiento de la cama calentadora de bebes, que pueden dar resultados funestos, o el caso del paciente que adquiere otra enfermedad dentro del hospital por una falla en el equipo de esterilización. Mantenimiento: es el conjunto de actividades que se ejecutan por el personal adecuado, capacitado en diferentes especialidades técnicas para efectuar los diferentes trabajos correspondientes de compostura y reparaciones de equipos, instalaciones e inmuebles. Mantenimiento hospitalario: proporcionar los servicios básicos y especiales en todas las áreas del hospital, en el momento que sean requeridos y reduciendo al máximo la frecuencia de las interrupciones en el suministro, ya sea por causa de fallas accidentales o como resultado de la aplicación de medidas de mantenimiento correctivo, no programado. Inspección: entendida como constatación, reconocimiento o comprobación del estado actual del bien. Reparación: actividad que garantiza que el bien esté listo para el servicio después de una falla. Fallas tempranas: ocurren al principio de la vida útil y constituyen un porcentaje pequeño del total de fallas, pueden ser causadas por problemas de materiales, de diseño o de montaje. Fallas adultas: son las fallas que presentan mayor frecuencia durante la vida útil, son derivadas de las condiciones de operación y se presentan más lentamente que las anteriores (suciedad en un filtro de aire, cambios de rodamientos de una máquina, etc.). Fallas tardías: representan una pequeña fracción de las fallas totales, aparecen en forma lenta y ocurren en la etapa final de la vida del bien (envejecimiento del aislamiento de un pequeño motor eléctrico, perdida de flujo luminoso de una lámpara, etc.). Mantenimiento para usuario: en este tipo de mantenimiento se responsabiliza del primer nivel de mantenimiento a los propios operarios de máquinas. Es trabajo del departamento de mantenimiento delimitar hasta donde se debe formar y orientar al personal, para que las intervenciones efectuadas por ellos sean eficaces. En general, de acuerdo con sus formas de intervención el mantenimiento se puede categorizar de diversas maneras, siendo una de las más aceptadas la siguiente: Mantenimiento correctivo o reparaciones: es el sistema que emplearon las instituciones, cuando desconocían los beneficios de una programación de los trabajos de mantenimiento, y consiste en corregir las fallas, cuando éstas se presentan, usualmente sobre una base no planificada, dando cumplimiento a la solicitud del operario o usuario del equipo dañado.


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La actitud de permitir que instalaciones y equipos continúen funcionando sin prestarles atención hasta que una avería originara la suspensión o disminución del servicio, tenía su origen en las siguientes causas:  Indiferencia o rechazo de las técnicas de programación.  Falta de justificación económica para técnicas de programación.  Demanda excesiva, temporal o permanente de la capacidad de los equipos. Esta forma de mantenimiento impide el diagnostico exacto de las causas que provocan la falla, pues se ignora si falló por mal trato, por abandono, por desconocimiento del manejo, por desgaste natural, etc. Mantenimiento preventivo: se puede definir como la programación de una serie de inspecciones (de funcionamiento y de seguridad), ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan y no a una demanda del operario o usuario, por lo que también es conocido como mantenimiento preventivo planificado (MPP), y su propósito es prever las fallas manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones hospitalarias en completa operación a los niveles de eficiencia óptima. La característica principal de este tipo de mantenimiento es la de inspeccionar los equipos y detectar las fallas en su fase inicial, y corregirlas en el momento oportuno. Con una buena organización del mantenimiento preventivo, se obtiene experiencias en la determinación de causas de las fallas repetitivas o del tiempo de operación seguro de un equipo, además se llega a conocer puntos débiles de instalaciones, máquinas, equipos, etc. Otras ventajas del mantenimiento preventivo son:  Confiabilidad: los equipos operan en mejores condiciones de seguridad, ya que se conoce su estado, y sus condiciones de funcionamiento, esto es de suma importancia para el servicio que presta un hospital.  Disminución del tiempo muerto: reduce el tiempo de fuera de uso de equipos.  Mayor duración: los equipos e instalaciones tendrán una vida útil mayor que la que tendrían sin mantenimiento preventivo.  Menor costo de reparación.  Disminución de existencias en almacén: puesto que se precisa los repuestos de mayor y menor consumo.  Uniformidad: en la carga de trabajo para el personal de mantenimiento debido a una programación de actividades. Mantenimiento predictivo: es más una filosofía que un método de trabajo. Se basa fundamentalmente en detectar una falla antes de que suceda, para dar tiempo a corregirla sin perjuicios al servicio; se usan para ello instrumentos de diagnóstico, la estadística y pruebas no destructivas. Este tipo de mantenimiento permite:  Sustituir en forma rutinaria partes costosas, solo por estar seguro.  Estimar el tiempo de vida que le queda a los rodamientos, aislamiento, recipientes, tanques, motores, etc.  Preguntarse si un operario realmente está siguiendo las normas de operación.  Suspender el servicio, fuera de programa, por fallas imprevistas. Otro factor importante para determinar las conveniencias de aplicar el sistema de mantenimiento predictivo, es el estado de mantenimiento del equipo, pues es evidente que resultaría un desperdicio de tiempo y de dinero el aplicar técnicas modernas a equipos que deberían haber tenido una reparación general hace mucho tiempo.


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A diferencia del mantenimiento preventivo, que debe aplicarse en conjunto, el mantenimiento predictivo puede aplicarse por pasos. Recuperación de equipos: mención aparte merece la enorme relación de equipos e instalaciones hospitalarias que se encuentran inoperativos, ya sea por falta de algún aditamento o repuesto para su funcionamiento, por desconocimiento de su operación o porque fue utilizado en condiciones adversas que dieron lugar a su parada prematura; en estos casos se hace necesario la rehabilitación de dichos equipos, porque de otra manera no será posible emprender su mantenimiento preventivo, siendo indispensable el destinar un presupuesto exclusivo para recuperación de equipos. Determinación de prioridades en el servicio de mantenimiento Frecuentemente, el jefe de mantenimiento enfrenta situaciones en las cuales los trabajos pendientes son tan numerosos y de tal complejidad que resulta casi imposible el llevarlos a cabo dentro de un determinado período de tiempo, dada la escasa disponibilidad de recursos que, en muchos casos, resultan ser insuficientes para completarlos en su totalidad. Ante ese tipo de situaciones, el jefe de mantenimiento se ve obligado a decidir sobre qué actividad a realizar primero y cuál o cuáles deben pasar a un segundo plano o ser pospuestas indefinidamente. Son decisiones difíciles de tomar, sobre todo ante la insatisfacción que se genera en el servicio o dependencia que no recibe una oportuna atención a sus requerimientos en materia de mantenimiento y/o reparación de sus instalaciones y equipos. El establecimiento de prioridades en materia de mantenimiento tiene tres propósitos básicos:  Determinar la importancia relativa de los trabajos de mantenimiento en base a la condición de elemento básico para satisfacer una necesidad o cumplir con una función crítica para la atención de los pacientes.  Dar margen a la administración de la institución para solicitar la apropiación de recursos adicionales necesarios para satisfacer la totalidad de los requerimientos en materia de mantenimiento.  Evitar la posibilidad de cometer errores significativos al invertir en "exceso" los recursos disponibles en la solución de problemas de menor importancia, desconociendo otros que, posiblemente, exijan una solución inmediata. Principales causas de problemáticas en el servicio de mantenimiento Los factores que comúnmente son causa de las problemáticas en el servicio de mantenimiento son:  Método de trabajo  Trabajos complejos: muchas veces la situación del equipo, el avance en tecnología y la continuidad de la producción origina que sobrepase la capacidad de los técnicos repercutiendo en la producción del servicio haciéndolo inoperante.  Trabajos tediosos: las rutinas de mantenimiento preventivo que se ejecutan en algunos casos son tediosas, pues la costumbre hace que se llegue hacer el trabajo de mala gana y de forma incorrecta.  Trabajos inaccesibles: algunos equipos dependen de otros componentes o sistemas que operan de forma continua y sólo hasta que se autoricé el paro definitivo del equipo se podrá arreglar, en otros casos hay sitios inoperantes e inaccesibles para poder maniobrar y realizar una buena reparación.  Diagrama de proceso y planos: algunos equipos no cuentan con el manual de operación provocando un mal uso y un deficiente mantenimiento del mismo, pues se tiene escaso conocimiento del equipo.


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 Mano de obra  Falta de capacitación técnica: los técnicos aunque poseen conocimientos en diferentes especialidades técnicas, muchas veces la tecnología sobrepasa sus conocimientos, provocando un insuficiente mantenimiento a equipos de alta especialidad.  No cobertura de plazas: la falta de personal en las plazas vacantes que se generan por jubilación, incapacidad o período vacacional, afecta drásticamente, ya que se crea una mayor carga de trabajo, se deja de atender equipos de prioridad media y baja por atender prioridades altas, se deja de hacer la rutina de preventivos.  Cultura laboral: la falta de esta origina una mala imagen, pues crea la cultura de la excusa y se genera la irresponsabilidad en el personal de mantenimiento, además crea conflictos laborales internos.  Materiales  Falta de refacciones y materiales: No existe un control del stock del almacén para proveer de refacciones y material a los técnicos, en forma oportuna provocando retrasos en la reparación de los equipos.  Insumos de mala calidad: muchas veces los proveedores y quienes se encargan de hacer las compras caen en irregularidades en la selección de insumos, pues carecen de calidad.  Equipos y herramientas deterioradas: el mal uso y extravío de herramientas muchas veces hace que se realicen trabajos de mala calidad, y se ocasionen retrasos, provoquen accidentes y desperfectos a otros componentes.  Medio ambiente  Estructura orgánica: la compleja estructura jerárquica en el organigrama presenta un problema para una buena toma de decisiones.  Integración: la falta de comunicación entre los servicios origina retrasos, pues quienes operan los equipos no reportan los desperfectos o fallas a tiempo.  Problemas personales: los problemas individuales y de grupo se ven a diario y afecta directamente en el servicio ya que se crean conflictos internos, egoísmos que provocan un servicio tardío del mantenimiento.  Lugares insalubres: existen equipos que operan con sustancias tóxicas o lugares con alta radiactividad y no se cuenta con equipo de seguridad completo haciendo del mantenimiento un trabajo deficiente e inseguro.  Mal uso del equipo: la mayoría de las veces las descomposturas o fallas de los equipos es consecuencia del uso incorrecto ya sea por desconocimiento de operación o por distracción del operario, aunque también hay quienes ocasionan desperfectos a propósito.  Presupuesto  Presupuesto insuficiente: la programación del presupuesto la realiza el ingeniero del departamento de mantenimiento en base a las necesidades del servicio, sin embargo la decisión final no es de él, sino de los diferentes niveles jerárquicos quienes autorizan la aprobación del presupuesto, y quienes muchas veces lo disminuyen, provocando decisiones contrariadas y confusas.  Programas de mantenimiento: son cada vez menos lo programas de mantenimiento preventivo existente que se ejecutan adecuadamente, pues en la actualidad se llevan a cabo mantenimientos correctivos afectando directamente al presupuesto.


Diseño de software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud. Capítulo 2: Maguss – Software Ingeniería Clínica

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2.1 Introducción al software Maguss es un software de aplicación destinado a la gestión del equipamiento médico en establecimientos de la salud. Esta herramienta está diseñada para mejorar el desarrollo de la ingeniería clínica, permitiendo llevar en forma clara y ordenada el seguimiento de los distintos equipos en hospitales, clínicas, sanatorios y demás. El software le permite al usuario fundamentalmente:  Registrar todos los equipos biomédicos presentes en cualquier institución de la salud mediante una ficha técnica versátil.  Buscar equipos por su número de serie.  Visualizar el equipamiento en listas ordenadas según un sistema de filtrado por equipo y por servicio.  Llevar, para cada equipo, un seguimiento de intervenciones, simples y complejas, a través de su historia técnica.  Configurar alarmas a modo de recordatorio de las actividades o tareas programadas, y darles a las mismas un nivel importancia.  Generar una lista de repuestos y accesorios en la cual se indica su disponibilidad y la compatibilidad de los mismos con los distintos equipos.  Generar una lista de proveedores con sus datos específicos y su vinculación con cada equipamiento.  Dejar asentado por escrito, mediante notas, la situación y movimiento intra y extra institucional de los equipos.  Abrir la información citada en los formatos .pdf y .xlsx (Microsoft Office-Excel) para imprimirla, enviarla vía mail, etc. Además, está desarrollado en una plataforma web, lo cual le otorga las siguientes particularidades:  Necesita acceso a internet para su funcionamiento.  Puede accederse al mismo de forma remota, independientemente del dispositivo y de la ubicación.  Cada establecimiento se identifica con un nombre de usuario y una contraseña.  Puede tener, para cada establecimiento, funciones especificas siguiendo su estructura fundamental.  Dentro de cada establecimiento pueden registrarse distintos usuarios.  A los distintos usuarios se le puede otorgar diferentes niveles de accesibilidad, lo cual determina las posibilidades de manipular la información.


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2.2 Manual de usuario Ingreso del establecimiento. Página 1. Al ingresar a www.magussingenieria.com.ar se accede al sitio web, en este momento se ingresa a través de la página http://maguss.cordobaphp.com.ar/ En la primera página se ingresan los datos Usuario y Contraseña del establecimiento para acceder al programa, derivando a la página 3. Por otro lado se pueden enviar consultas vía mail, llenando el formulario de la página 2.

Imagen 1: ingreso al software (página 1).


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Inicio. Página 5. Una vez ingresado al programa, éste presenta un formato común en las distintas páginas. El mismo presenta el menú de trabajo, los datos del establecimiento y los del usuario. El menú de trabajo incluye las opciones contacto, manual, registrar equipo, buscar, notas, alarmas, equipos dados de baja, proveedores y repuestos y accesorios.

Imagen 5: inicio del software sin alarmas (página 5).


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Registrar equipo. Página 6. Para agregar un equipo a la base de datos se llena un formulario con información básica del mismo. Además pueden incorporarse características específicas a criterio del usuario, lo cual le otorga versatilidad al software a la hora de registrar distintos equipos. Esta es una cualidad distintiva del mismo. Para cada equipo puede cargarse una imagen, por ejemplo una fotografía, y un documento, por ejemplo un manual. También se pueden configurar alarmas a modo de recordatorio, derivando a la página 7. Una vez completada la información, y en caso de que se desee cargar otro equipo similar, se tiene la opción “cargar y copiar”, la cual registra el equipo y abre nuevamente el formulario con los mismos datos salvo los que identifican únicamente al anterior, numero de serie y código interno.

Imagen 6: formulario para ingresar un equipo (página 6).


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Configuración de alarmas. Página 7. Para configurar una alarma se deben indicar la fecha de recordatorio, la frecuencia, el concepto y el nivel de importancia de la misma según el código de colores. Es posible cargar más de una alarma por cada equipo. Las alarmas programadas de cada día se visualizan a modo de recordatorio al iniciarse la sesión, página 8.

Imagen 7: configuración de alarmas (página 7).


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Inicio con alarmas programadas. Página 8. Las alarmas se ordenan cronológicamente, estando primero las del día de la fecha y luego las correspondientes a días anteriores. Dentro de un mismo día el orden depende del nivel de importancia. Cada alarma presenta un casillero que puede tildarse para indicar que la actividad se está llevando a cabo. Cuando la misma se completa por un usuario y este lo indica a través de “tarea realizada”, los demás lo advierten. Esta indicación se mantiene durante la jornada.

Imagen 8: inicio del software con alarmas (página 8).


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Buscar. Página 9. El sistema presenta dos tipos de búsqueda. Por un lado permite buscar un equipo en particular a través de su número de serie / código interno, derivando a la página 10, ficha técnica. Por otro, permite generar listas filtradas según: equipos; estado de los mismos; y servicios. Por lo tanto, este filtro puede presentar los siguientes indicadores:            

Todos los equipos del establecimiento. Todos los equipos del establecimiento en funcionamiento. Todos los equipos del establecimiento en reparación. Todos los equipos de un servicio. Todos los equipos de un servicio en funcionamiento. Todos los equipos de un servicio en reparación. Todos los equipos de una misma clase del establecimiento. Todos los equipos de una misma clase del establecimiento en funcionamiento. Todos los equipos de una misma clase del establecimiento en reparación. Todos los equipos de una misma clase de un servicio. Todos los equipos de una misma clase de un servicio en funcionamiento. Todos los equipos de una misma clase de un servicio en reparación.

Al acceder a un equipo en particular desde cualquiera de las posibles listas se ingresa a la ficha técnica del mismo, derivando a la página 10. A modo de ejemplo se indica en la página 11 la lista de todos los equipos de un establecimiento.


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Imagen 9: sistemas de búsqueda (página 9).

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Ficha técnica. Página 10. Presenta toda la información, la imagen y el documento cargados en la página 6. Incluye además la historia técnica del equipo, la cual refleja las intervenciones sobre el mismo. En caso de que se desee cargar un equipo similar es posible copiar la información general del equipo, derivando a la página 6. Al darlo de baja, el equipo se incluye en un registro, página 12, y se excluye de la base de datos de equipos de alta. Existe la posibilidad de abrir la ficha técnica del equipo en formato .pdf (Adobe Reader) para imprimirla, enviarla vía mail, etc.


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Imagen 10: ficha técnica (página 10).

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Diseño de software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud. Ejemplo de lista. Página 11. Los equipos se encuentran ordenados alfabéticamente según el nombre de los mismos. Existe la posibilidad de abrir la lista en formato .xlsx (Excel) para imprimirla, enviarla vía mail, etc.

Imagen 11: Todos los equipos del establecimiento (página 11).

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Equipos dados de baja. Página 12. Los equipos se encuentran ordenados según la fecha en que se dieron de baja. Para incorporar nuevamente alguno, se ingresa a su ficha técnica y se lo da de alta. Los equipos pueden ser eliminados de la base de datos de a uno o en grupo. Existe la posibilidad de abrir la lista en formato .xlsx (Microsoft Office-Excel) para imprimirla, enviarla vía mail, etc.

Imagen 12: equipamiento dado de baja (página 12).


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Repuestos y accesorios. Página 13. Para cargar un repuesto o accesorio nuevo se completa el formulario de la página 14. Luego, éstos se ordenan alfabéticamente. En la lista, para cada equipo o accesorio, se indica/n el/los equipo/s con el/los que es compatible. Los repuestos o accesorios pueden ser eliminados de la base de datos de a uno o en grupo. Existe la posibilidad de abrir la lista en formato .xlsx (Microsoft Office-Excel) para imprimirla, enviarla vía mail, etc.

Imagen 13: repuestos y accesorios (página 13).


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Imagen 14: formulario para cargar un nuevo repuesto o accesorio (página 14).

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Proveedores. Página 15. Para cargar un proveedor nuevo se completa el formulario de la página 16. Luego, éstos se ordenan alfabéticamente según nombre o especialidad a criterio del usuario. Los proveedores pueden ser eliminados de la base de datos de a uno o en grupo. Existe la posibilidad de abrir la lista en formato .xlsx (Microsoft Office-Excel) para imprimirla, enviarla vía mail, etc.

Imagen 15: proveedores (página 15).


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Imagen 16: formulario para cargar un nuevo proveedor (página 16).

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Notas El software cuenta con tres notas que sirven para notificar y registrar a cerca del estado y movimiento de los equipos. Estas son Solicitud de Servicio, Salida de Equipamiento e Informe de Servicio. Sirven para dejar asentado el ciclo de trabajo. Solicitud de Servicio. Página 17. Indica que personal de un servicio notifica al servicio de ingeniería a cerca del estado de situación de un equipo. En caso de realizarse una intervención sobre el mismo, cuanta con la posibilidad de registrar su seguimiento.


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Imagen 17: nota solicitud de servicio (página 17).

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Salida de Equipamiento. Página 18. Registra la salida de un equipo del establecimiento, ya sea por motivos de reparación, service, traslado, etc. En la misma nota puede registrarse la salida de más de un equipo.


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Imagen 18: nota salida de equipo (página 18).

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Informe de Servicio. Página 19. Indica a modo de informe técnico las intervenciones realizadas sobre un equipo, ya sea por personal del establecimiento o de terceros.


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Imagen 19: nota informe de servicio (página 19).

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Diseño de software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud. Capítulo 3: Implementación

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Implementación A los fines de poner a prueba el funcionamiento del software y poder obtener un feedback a cerca del mismo, fue importante su puesta en práctica en una institución de la salud representativa. Para ello se llegó a un acuerdo con el Hospital de Niños de Niños de la Santísima Trinidad de la Ciudad de Córdoba para implementarlo en el servicio de Cirugía del establecimiento. (En anexo se adjunta el acuerdo entre los autores del presente con los responsables del área de Ingeniería de la institución). En cuanto a su estructura edilicia este servicio cuenta con seis quirófanos en total, uno de alta complejidad, uno para cirugías traumatológicas, uno séptico y tres de uso general; un área de preparación anestésica; una de recuperación post anestésica y un depósito de equipos. En la base de datos del programa se ha cargado el equipamiento biomédico más representativo del servicio, el cual incluye:              

Seis ventiladores de anestesia Seis camillas de cirugía Siete electrobisturíes Once monitores de signos vitales Un equipo de rayos X (arco en c) Diez lámparas quirúrgicas Seis capnógrafos Doce vaporizadores Nueve bombas de infusión Seis rotámetros Tres desfibriladores Tres microscopios Una bomba de circulación extracorpórea 2 torres para laparoscopía


Diseño de software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud. Capítulo 4: Resultados y mejoras propuestas

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Resultados y mejoras propuestas A continuación se indican una serie de posibles mejoras:  Funcionamiento del software off line. El usuario debería al menos ver la base de datos cargada sin la necesidad de una conexión a internet.  Listado y porcentaje de equipos en estado funcional y en reparación. Sería un filtro que lista equipos discriminando entre los que están en estado funcional y aquellos en reparación. Junto con los ya diseñados, permitiría ver, por ejemplo, todos los monitores de la unidad de terapia intensiva que están en reparación. Esta cantidad se expresaría sobre un total y en modo porcentual. Ej: Monitores de UTI en reparación: 7/30 = 23%  Estado de los equipos en reparación. Permitiría asignarles a los equipos que están fuera de servicio un estado más detallado: no observado, en proceso o en espera de repuesto. Esto se indicaría en la ficha técnica del equipo. Al abrirse una lista de equipos en reparación, la columna estado de los mismos va a indicar uno de los tres estados mencionados. La cantidad de equipos en reparación en cada uno de los estados se indica sobre un total y en modo porcentual. Ej: No observados: 2/7 = 29% - En proceso: 4 = 57 % - En espera de repuesto: 1/7= 14%  Frecuencia de cada tipo de falla en cada equipo. Este indicador mostraría la cantidad de veces que un equipo salió de servicio por distintas razones individualizando a cada una. En la historia técnica del equipo, en la columna concepto, se indica el motivo de cada intervención. Luego, mediante este motivo o concepto, se podrían comparar la frecuencia con la que ocurre cada evento. Esto puede analizarse anualmente o a lo largo del tiempo de funcionamiento y se virilizaría en un gráfico estadístico, por ejemplo, en un histograma. Ej: Equipo: Respirador Concepto: Celda de O2 – Ocurrencia en su ciclo de vida: 6 veces Concepto: Cable de alimentación – Ocurrencia en su ciclo de vida: 2 veces Concepto: Service 5000hs – Ocurrencia en su ciclo de vida: 3 veces  Tiempo en funcionamiento VS tiempo fuera de servicio de cada equipo. Indicaría primero el tiempo que hace que el equipo se ha puesto en funcionamiento. Luego indicaría en modo porcentual el tiempo que el mismo ha estado fuera de servicio. En la ficha técnica del equipo se registra la fecha de inicio de operación, y en la historia técnica del mismo las veces que estuvo fuera de servicio y el tiempo en cada una. Ej: Tiempo de puesta en funcionamiento: 4 años, 6 meses - Tiempo fuera de servicio: 1.2% (20 dias)  Cantidad de veces que un equipo salió de servicio. Indicaría primero el tiempo que hace que el equipo se ha puesto en funcionamiento. Luego indicaría la cantidad de veces que estuvo fuera de servicio. En la ficha técnica del equipo se registra la fecha de inicio de operación, y en la historia técnica del mismo las veces que estuvo fuera de servicio y el tiempo en cada una. Ej: Tiempo de puesta en funcionamiento: 4 años, 6 meses - Fuera de servicio: 4 veces  Calidad de los trabajos de terceros. Serviría para evaluar el tiempo y la forma de los trabajos realizados por un proveedor, ya sea cuando este hace un presupuesto, una reparación, una venta, etc. Esto se haría luego de cada operación asignándole un valor entre 1 y 10. En la lista de proveedores, al ingresar a uno de ellos se mostrarían todas las operaciones hechas con el y el promedio de las calificaciones otorgadas. Ej: Proveedor Maguss – Especialidad: Sistema informático – Operaciones: 12 – Promedio calificaciones otorgadas: 8.5


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 Calendario con Alarmas. Se trata de un calendario semanal o mensual el cual indica en que días hay alarmas programadas. Esto le permitiría al usuario saber cuántas tareas y de qué importancia tiene programadas para, por ejemplo, la semana siguiente.  Indicador de alarmas en la ficha técnica. Permitiría saber si un equipo tiene o no alarmas programadas directamente desde su ficha técnica sin necesidad de ingresar a la configuración de las mismas.  Buscador por código interno. Sería útil en instituciones que tengan registrados a sus equipos con un código interno, por lo tanto el software debería darle al usuario la posibilidad de buscarlos según el mismo.


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Conclusión Durante el desarrollo del trabajo fueron surgiendo infinidad de ideas nuevas en cuanto al diseño y a las aplicaciones del software, lo cual llevó a darnos cuenta que la cantidad de funciones que se le pueden asignar a un software para gestión de equipamiento médico es innumerable. A partir de esto el objetivo se fijó en diseñar una herramienta didáctica e intuitiva que ayude a los usuarios a organizar la información correspondiente al equipamiento biomédico de una institución de la salud, haciendo especial énfasis en que esta, una vez finalizado el trabajo, pueda ser utilizada por quienes lo deseen. Si bien las mejoras propuestas son algunas de las tantas que se le pueden hacer creemos que este programa es la base para uno de gestión completa, cumpliendo con las expectativas de los autores, ya que permite generar una base de datos de los equipos, de sus características, de sus accesorios, de sus movimientos y de las intervenciones que se les realizan.


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Bibliografía

http://es.wikipedia.org/wiki/Software

Apunte de la materia Instalaciones Hospitalarias de la carrera Ingenieria Biomédica (UNC – FCEFyN). Capitulo I. Sistemas Hospitlarios. Laboratorio de Bioelectrónica 2004. Departamento de Ing. Electrónica Universidad Tecnológica Nacional - Facultad Regional Córdoba.

Hospitales – Una introducción desde la perspectiva de la Ingeniería. Apunte realizado en el Laboratorio de Bioelectrónica como aporte a la cátedra de Bioelectrónica. Carrera de Ingeniería Electrónica U.T.N. F.R.C. 2004. Autora: Ivana Trento (Becaria del Laboratorio de Bioelectrónica 2004).

Libro: “La Gestión de la Instrumentación Biomédica” ed. 2002.

Un agradecimiento especial al departamento de Bioingeniería del Hospital Alemán de Buenos Aires, por abrirnos las puertas. Gracias y esperamos devolver lo brindado…


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Anexo ACUERDO PARA IMPLEMENTACION EN EL HOSPITAL DE NIÑOS DE LA SANTÍSIMA TRINIDAD

Hospital de Niños de la Santísima Trinidad Ferroviarios 900 – X5014AKF Área de Ingeniería Hospitalaria

Acuerdo para implementación del software Córdoba, Lunes 05 de Noviembre de 2012

Mediante la presente se solicita autorización para implementar un software para gestión de equipamiento biomédico en establecimientos de la salud en el Hospital de Niños de la Santísima Trinidad. La herramienta está diseñada para mejorar el desarrollo de la ingeniería clínica, permitiendo llevar en forma clara y ordenada el seguimiento de los distintos equipos en hospitales, clínicas, sanatorios y demás. El software Maguss le permite al usuario fundamentalmente: 

Registrar todos los equipos biomédicos presentes en cualquier institución de la salud mediante una ficha

técnica versátil. 

Buscar equipos por su número de serie.

Visualizar el equipamiento en listas ordenadas según un sistema de filtrado por tipo de equipo y por

servicio. 

Llevar, para cada equipo, un seguimiento de intervenciones a través de su historia técnica.

Configurar alarmas a modo de recordatorio de las actividades o tareas programadas, y darles a las mismas

un nivel importancia. 

Generar una lista de repuestos y accesorios en la cual se indica su disponibilidad y la compatibilidad de los

mismos con los distintos equipos. 

Generar una lista de proveedores con sus datos específicos y su vinculación con cada equipamiento.


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Dejar asentado por escrito, mediante notas, la situación y movimiento intra y extra institucional de los

equipos. 

Abrir la información citada en los formatos .pdf y .xlsx (Microsoft Office-Excel) para imprimirla, enviarla

vía mail, etc. Además, está desarrollado en una plataforma web, lo cual le otorga las siguientes particularidades: 

Necesita acceso a internet para su funcionamiento.

Puede accederse al mismo de forma remota, independientemente del dispositivo y de la ubicación.

Cada establecimiento se identifica con un nombre de usuario y una contraseña.

Puede tener, para cada establecimiento, funciones específicas siguiendo su estructura fundamental.

Dentro de cada establecimiento pueden registrarse distintos usuarios.

A los distintos usuarios se le puede otorgar diferentes niveles de accesibilidad, lo cual determina las

posibilidades de manipular la información. El programa se ha desarrollado como trabajo final de la carrera de Ingeniería Biomédica de la Facultad de Ciencias Exactas Físicas y Naturales de la UNC por los alumnos Freyre Matías Daniel y Gabosi Agustín Eduardo. Con el objetivo de evaluar su funcionamiento en la práctica es conveniente ponerlo a prueba en una institución representativa. La idea es implementarlo en el servicio de cirugía de esta institución ya que uno de los autores del software, Gabosi Agustín Eduardo, es empleado del hospital formando parte del servicio de Ingeniería. Esto implicaría que a la hora de la exposición del trabajo se muestre información como cantidad de equipos; estado e historia técnica de los mismos; repuestos, insumos y accesorios disponibles. Además, una vez culmine el periodo de implementación y si este cumple con las expectativas operativas y funcionales, la institución podrá, si lo considera conveniente, seguir haciendo uso del mismo al menos durante los siguientes 6 meses.


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Software para la Gestión de Equipamiento Biomédico