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PDF fait son coming-out - novembre 2011 - Gael Cespedes

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PDF fait son coming-out - novembre 2011 Table des matières 1 Activités individuelles 1.1 Créer un PDF 1.2 Déverrouiller un PDF (sous réserve de respecter les droits d'auteur) 1.3 Lire un PDF et effectuer une recherche dans son contenu 1.4 Modifier un PDF 1.4.1 Modifications élémentaires 1.4.2 Retouches avancées 1.4.3 Fusion, suppression de pages 1.5 Extraire des informations d'un PDF 1.5.1 Extraire une image 1.5.2 Extraire du texte 2 Collaboration 2.1 Partager un PDF 2.2 Emettre et recevoir des télécopies : facultatif mais recommandé en travail personnel 2.2.1 Recevoir des télécopies 2.2.2 Emettre des télécopies 3 Communication publique

Ac tiv ité s in div id u e l l e s Créer un PDF Conversion au format PDF d'un document numérique Petites précisions sémantiques Les logiciels permettant de créer un PDF sont couramment appelés "imprimantes PDF" car leur fonctionnement est généralement analogue à celui d'une imprimante : pour y accéder, on passe par la commande imprimer. Pour exprimer le fait que l'on crée une version PDF d'un document, on dit donc aussi bien qu'on le "convertit" au format PDF" ou qu'on l'"imprime en PDF". Conversion locale : Certaines applications possèdent un convertisseur intégré : par exemple, je vous invite à

trouver la commande de conversion au format PDF intégrée à LibreOffice. Si l'application que vous utilisez ne possède pas de convertisseur intégré, il vous suffit

d'utiliser une imprimante PDF : Si vous êtes sur PC, je vous invite à essayer CutePDF Writer (si vous êtes à l'UBS il est déjà installé sur votre poste, sinon vous pouvez suivre le lien précédent pour

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l'installer) et à conserver le PDF obtenu (nous l'utiliserons ultérieurement) : S'il n'est pas installé sur votre poste (si vous êtes à l'UBS, il est déjà installé), installez les deux éléments suivants : une imprimante et un convertisseur, que vous pouvez télécharger à l'adresse précédente. Vérifiez le bon fonctionnement de CutePDF : Ouvrez un de vos documents (bureautique, image, page web...). Imprimez-le en PDF (pour cela, cliquez sur "Imprimer") en utilisant l'imprimante CutePDF (que vous sélectionnerez dans la liste des imprimantes disponibles). Assurez-vous que la conversion s'est bien effectuée, par exemple en vérifiant qu'Acrobat Reader arrive bien à lire le document obtenu. Si vous êtes sur Mac, vous disposez d'une imprimante PDF intégrée à votre système (vous y accèderez tout simplement en demandant l'impression de votre document puis en choisissant le mode PDF dans la fenêtre d'impression). Conversion en ligne : Adoptez cette solution dans les situations suivantes : Si vous ne disposez pas d'imprimante PDF sur votre poste (et que vous êtes dans l'impossibilité d'en installer une). Si vous souhaitez verrouiller votre PDF, afin d'en interdire la modification et/ou l'impression et/ou la lecture par les personnes ne disposant pas du mot de passe que vous aurez choisi. Néanmoins, ces restrictions de droits sont très fragiles : nous verrons ultérieurement comment déverrouiller un PDF (sous réserve de respecter les droits d'auteur). Certaines applications en ligne possèdent un convertisseur intégré : par exemple, je vous

invite à trouver la commande de conversion au format PDF intégrée à Google Docs (pour les textes, les présentations, les tableaux). Je vous invite à tester Conv2pdf et à conserver le PDF obtenu (nous l'utiliserons ultérieurement). Récupérez sur votre poste un document d'un des formats compatibles avec ce service. Vous trouverez sur la page d'accueil du site un lien la liste des formats compatibles : vous pourrez constater que la plupart des formats courants sont acceptés, en particulier les documents Word... Déposez ce document sur le site. Interdisez l'impression pour tester cette possibilité offerte par le format PDF. Néanmoins, il faut savoir que cette interdiction est très fragile : il est très simple de l'outrepasser, comme nous le verrons ultérieurement. Lancez la conversion. Téléchargez le résultat de la conversion. Vérifiez que : La conversion a bien été effectuée en ouvrant le document obtenu à l'aide d'un lecteur de PDF (par exemple Acrobat Reader si vous êtes sur PC ou Aperçu si vous êtes sur Mac). L'impression a bien été interdite (en tentant une impression...). Conversion au format PDF d'un document physique (papier) contenant du texte (s'il s'agit d'une image, je vous conseille d'utiliser le format JPG, qui est plus adapté) : si vous disposez d'un scanner, je vous invite à l'utiliser pour réaliser cette opération.

Déverrouiller un PDF (sous réserve de respecter les droits d'auteur)

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Comme nous l'avons vu ci-dessus, il est possible d'interdire certaines opérations sur les PDF que l'on crée, comme leur lecture, leur impression ou leur modification. Néanmoins, il est aisé de lever cette interdiction : cela peut en particulier vous être utile si vous souhaitez remplir un formulaire que vous avez reçu au format PDF verrouillé sans avoir à l'imprimer puis à le rescanner au format PDF pour le renvoyer à l'expéditeur... ce qui ne serait ni écologique, ni économique, ni pratique, ni élégant... Je vous invite à : Déverouiller un PDF (par exemple celui pour lequel vous avez verrouillé l'impression ci-dessus) grâce au service en ligne Free PDF Unlock Online Utility. Vérifier que le résultat obtenu ne contient plus aucune interdiction (par exemple qu'il est bien possible de l'imprimer).

Lire un PDF et effectuer une recherche dans son contenu S'il s'agit d'un PDF verrouillé en lecture, pensez à le déverrouiller préalablement (cf. ci-dessus). Localement A l'aide d'une application dédiée.

Vous pouvez utiliser Adobe Reader (qui est généralement installé sur les PC) ou bien QuickLook/Aperçu (sur Mac). Si aucun lecteur n'est installé sur votre poste (si vous êtes à l'UBS, Adobe Reader est installé), je vous invite : à installer un lecteur si vous en avez le droit ; par exemple : Adobe Reader, qui est très complet mais lourd et lent, Foxit Reader, qui est léger, rapide et suffisant dans la majorité des cas, à défaut, à télécharger et décompresser un lecteur portable (Foxit PDF Reader par exemple). Dans tous les cas : essayez d'ouvrir un PDF à l'aide de votre lecteur, localisez la commande vous permettant de chercher un ou plusieurs mots dans votre document. Si vous travaillez sur votre PC personnel (sur un Mac, le problème suivant ne devrait pas vous arriver) et si votre PDF ne s'est pas ouvert automatiquement avec votre lecteur, définissez ce lecteur comme lecteur par défaut des PDF (ainsi vos PDF s'ouvriront automatiquement dans votre lecteur); il vous suffit pour cela de : Cliquer droit sur un fichier PDF. Choisir "Ouvrir avec". Sélectionner votre lecteur de PDF. Cocher "Toujours utiliser cette application...". Cliquer sur OK. Dans votre navigateur Chrome (en utilisant le lecteur de PDF intégré) : Créez un nouvel onglet dans votre Chrome. Glissez-déposez sur cet onglet un Pdf. Constatez que : votre PDF s'est ouvert dans votre navigateur, vous pouvez : ajuster le réglage du zoom à votre convenance, rechercher un ou plusieurs mots par le biais du raccourcis clavier ctrl+F/cmd+F selon que vous êtes sur PC/Mac. En ligne

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Il existe de nombreux sites qui vous permettent de lire des PDF et d'effectuer toutes sortes de manipulations sur eux. Je vous invite à essayer Google Docs, si vous ne l'avez pas encore fait : Uploadez un PDF sur Google Docs en conservant son format d'origine. Constatez que vous pouvez maintenant : lire votre PDF, rechercher un ou plusieurs mots dans son contenu (trouvez comment).

Modifier un PDF S'il s'agit d'un PDF verrouillé en modification, pensez à le déverrouiller préalablement (comme cela est expliqué plus haut).

En ligne, je vous invite à essayer PDFescape pour : effacer grossièrement (par recouvrement) une partie d'une page, ajouter : une zone de texte, une image, déplacer une page, faire tourner une page, supprimer une page, Localement : sur Mac, l'application intégrée Aperçu permet de réaliser ces travaux et bien plus, sur PC, je vous invite à essayer LibreOffice en suivant les conseils donnés dans le chapitre suivant.

Afin de modifier plus "finement" un PDF, je vous invite à utiliser LibreOffice pour : modifier le texte d'une zone de texte, redimensionner une image, déplacer : une zone de texte, une image, insérer une image.

En ligne, je vous invite à utiliser ilovepdf.com : pour fusionner deux PDF (ou plus), pour découper un PDF en pages indépendantes (ce qui vous permet de supprimer certaines de ses pages en le refusionnant). Localement : sur Mac : l'application intégrée Aperçu vous permet de réaliser ces opérations. sur PC, je vous invite à : vous procurer l'application PDFTK Builder :

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si vous travaillez sur un PC dont vous n'êtes pas administrateur (en particulier si vous travaillez sur un poste de l'UBS), téléchargez et décompressez la version portable, si vous travaillez sur votre poste personnel, vous pouvez télécharger et installer cette application soit à partir d'un site de référence soit à partir du site de l'éditeur, utiliser cette application pour : supprimer une page d'un PDF, fusionner deux PDF (ou plus).

Extraire des informations d'un PDF

Ouvrez un PDF dans votre lecteur habituel. Si vous êtes sur PC : Activez le mode instantané/snapshot. Sélectionnez la partie du PDF que vous souhaitez extraire sous la forme d'une image. L'opération précédente aura pour effet de copier l'image correspondante dans le pressepapier. Ouvrez l'application Paint en cliquant sur le bouton Démarrer (en bas à gauche de votre écran) > Programmes > Accessoires > Paint. Dans Paint, cliquez sur le menu Fichier > Coller. Votre image apparait alors dans la fenêtre Paint. Sauvegardez cette image au format JPEG , en cliquant sur le menu Fichier > Enregistrer sous... Si vous êtes sur Mac : Sélectionnez la partie du PDF que vous souhaitez extraire sous la forme d'une image. Cliquez sur Cmd+K (raccourci clavier pour rogner). Sauvegardez cette image au format JPEG , en cliquant sur le menu Fichier > Enregistrer sous...

La méthode dépend du type de PDF sur lequel vous travaillez : Cas d'un PDF au format "texte" (c'est généralement le cas des PDF créés à partir de documents numériques) ; vous pouvez : Extraire une partie du texte : c'est très facile à réaliser localement. Ouvrez le PDF dans votre lecteur habituel. Activez le mode sélection. Sélectionnez le texte que vous souhaitez extraire. Cliquez droit sur votre sélection. Dans le menu contextuel qui apparait, cliquez sur Copier. L'opération précédente aura pour effet de copier le texte sélectionné dans le presse-papier. Ouvrez votre traitement de texte favori (par exemple Google Docs). Collez le texte dans le document de votre choix. Extraire la totalité du texte : je vous recommande pour cela de tester le service en

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ligne Convertpdftoword. Déposez votre PDF sur ce service. Téléchargez le document produit par le service. Vérifiez que le résultat est satisfaisant en ouvrant ce document dans votre traitement de texte favori (par exemple Google Docs). Si nécessaire, remettez en forme le document obtenu (les convertisseurs ont généralement du mal à conserver la présentation des documents qu'ils traitent). Cas d'un PDF au format "image" (c'est généralement le cas des PDF créés à partir de documents physiques, grâce à un scanner). Pour traiter ce type de documents, nous allons utiliser un OCR dont le travail est de reconnaitre des caractères dans l'image dont est constitué votre PDF : Le résultat de l'extraction est un plus aléatoire que dans le cas précédent. Plus la qualité de votre PDF sera bonne plus le résultat sera exploitable. Je vous invite à réaliser cette opération à l'aide des services en ligne suivants : Google Docs (si vous ne l'avez pas encore testé dans l'activité correspondante). Free Online OCR (il me semble actuellement plus performant que Google Docs). Déposez votre PDF sur ce service. Copiez le résultat obtenu et collez-le à l'endroit de votre choix (par exemple Google Docs). Remettez en forme le texte obtenu (les OCR ont généralement du mal à conserver la présentation des documents qu'ils traitent) et corrigez les erreurs réalisées lors de la reconnaissance de caractères (il y en aura probablement, à moins que votre document soit d'excellente qualité).

C ol l a bora tion Partager un PDF Pour partager un PDF, je vous invite à essayer Google Docs : trouvez comment partager un PDF avec vos collaborateurs en les autorisant à le modifier par ajout d'une nouvelle version (au besoin, vous trouverez des précisions dans l'activité consacrée à Google Docs).

Emettre et recevoir des télécopies : facultatif mais recommandé en travail personnel

Je vous invite à créer un compte sur MonFax. La confirmation de la création du numéro coûte le prix d'un appel local. Ce service est proposé gratuitement et sans publicité par une entreprise souhaitant apparemment se faire connaitre et valoriser son image sur le web. Vous disposez désormais d'un numéro de télécopie personnel que vous pouvez communiquer à vos interlocuteurs. Ceux-ci pourront vous adresser des fax, que vous recevrez par mel au format PDF en pièce jointe.

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Pour tester en même temps les services d'envoi et de réception de télécopie, je vous invite à vous envoyer à vous même (en utilisant le numéro de fax que vous avez obtenu ci-dessus) par télécopie un de vos PDF grâce au service myfax. N'oubliez pas d'indiquer votre propre numéro de fax dans la zone de texte, pour permettre à votre interlocuteur de vous répondre. Attendez de recevoir le mel de MonFax et vérifiez que le fax que vous vous êtes envoyé figure en pièce jointe au format PDF et que celui-ci est bien constitué : De votre PDF. De votre message textuel contenant votre numéro de fax.

C om m unic at ion p ubliq ue Choisissez un PDF : d'au moins 5 pages, pour profiter de toutes les fonctionnalités offertes (par exemple la lecture sous forme de livre), dont le texte est écrit dans une police de taille suffisante pour qu'on puisse le lire confortablement sur un écran d'ordinateur (environ 14 pixels me semble correct), Déposez ce PDF sur Issuu (il vous faudra au préalable vous créer un compte sur cette plateforme :

ce compte est anonyme, gratuit et vous pourrez le supprimer quand vous le souhaiterez) en choisissant le statut de votre PDF : accessible avec le lien, public. Trouvez comment : obtenir l'URL de votre votre PDF : au besoin, vous pourrez le communiquer à vos interlocuteurs par message privé ou bien par le biais de votre blog/site, obtenir le code html de votre PDF et intégrez ce dernier sous la forme d'un livre que l'on feuillette : dans votre site, dans votre blog, faire afficher votre PDF en plein écran à partir de votre site/blog et zoomer sur une partie de celui-ci, voir l'ensemble des PDF que vous avez déposés sur Issuu, supprimer un PDF que vous avez déposé sur Issuu. Trouvez l'URL de la page publique présentant l'ensemble des PDF que vous avez déposé sur Issuu publiquement.

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