Issuu on Google+

Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Daftar Isi Bab 2 Memulai Myob ................................................................................

3

A. Mengaktifkan Program Myob 13 .............................................

3

B. Membuat data baru ......................................................................

4

C. Menutup Program Myob ............................................................

8

D. Membuka Program Myob ..........................................................

9

E. Mengecek kembali settingan periode Pembukuan ................

10

F. Penjelasan masing-masing Modul .............................................

11

G. Sekilas tentang Modul Myob 13 ..............................................

14

Bab 3 Daftar Perkiraan ...............................................................................

15

A. Membuat Daftar Perkiraan / Akun .........................................

15

B. Merubah Tingkatan Akun ..........................................................

19

C. Link Account .................................................................................

21

D. Merubah setting Mata Uang ......................................................

24

E. Setting Jurnal tidak bisa di edit .................................................

25

Bab 4 Entri Data..........................................................................................

26

A. Jurnal Umum..................................................................................

26

B. Banking ............................................................................................

30

C. Menampilkan Jurnal Transaksi .................................................

32

D. Meng-Edit Jurnal ..........................................................................

34

E. Menghapus Jurnal .........................................................................

34

1


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Bab 5 Laporan / Report ............................................................................

36

A. Menampilkan Laporan Keuangan .............................................

36

B. Melihat histori Jurnal dari Laporan .........................................

42

C. Mengatur bentuk Laporan ..........................................................

43

D. Mencetak Laporan ........................................................................

45

2


Panduan Myob Versi 13

BAB 2

Parmin Prim

Memulai Myob 13

A. Mengaktifkan Program Myob 13 Kami pastikan dalam komputer anda sudah terinstal aplikasi Myob versi 13. Kita tidak membahas bagaimana cara instalasi aplikasi Myob tersebut, karena fokus kita adalah bagaimana cara menggunakan aplikasi tersebut. Langkah awal buka terlebih dahulu aplikasi Myob 13 yang sudah terinstal di komputer anda. Bisa gunakan icon Myob yang ada di Desktop atau pilih melalui Start, Program, Myob Accounting Plus v13, + Myob accounting Plus v13 +. Pilih satu cara saja.

Double klik icon Myob accounting

Klik aplikasi Myob Accounting

3


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

B. Membuat data baru Setelah anda membuka program Myob 13, maka akan ditampilkan gambar seperti dibawah ini.

Penjelasan dari pilihan diatas adalah sebagai berikut : a) Open, untuk membuka data Myob yang pernah dibuat sebelumnya b) Create, untuk membuat data baru Myob c) Explore, menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh program Myob d) What’s New, untuk melihat versi terbaru dari Myob e) Exit, untuk keluar dari aplikasi Myob. Langkah memulai pembuatan data Myob adalah sebagai berikut :

4


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

1. Pilih Create, sebagai pilihan untuk membuat data baru dan akan ditampilkan gambar seperti pada halaman berikut.

2. Klik next saja, karena itu adalah informasi awal program Myob. 3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, lalu klik Next.

4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi. Maksudnya adalah mengatur periode pembukuan akuntansi dimana untuk akuntansi di Indonesia biasanya satu periode adalah satu tahun dimulai dari 1 Januari sampai 31 Desember setiap tahunnya. Jadi pastikan setting periode dengan benar. 5


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

a) Current Financial Year : Tahun periode pembukuan. Pastikan pengisian tahun dengan benar. Karena bila anda salah memasukkan data tahun-nya maka tidak bisa melakukan jurnal transaksi. b) Last month of Financial Year : Bulan akhir periode pembukuan. Di isi bulan Desember, karena umumnya periode akuntansi di Indonesia adalah 1 tahun (1 januari a/d 31 Desember) c) Conversion Month : Bulan awal periode pembukuan. Di isi dengan bulan Januari d) Number of Accounting Periode : Periode bulan pembukuan. Isi saja Twelve (12 bulan untuk akuntansi di Indonesia). Kemudian Klik Next 5. Maka akan tampil informasi yang telah di setting tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja. 6. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan : I would like…… = bila ingin menggunakan perkiraan yang telah disediakan oleh Myob I would like to import….. = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain I would like to build …… = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut. 6


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next. 7. Kemudian silahkan isi jenis Perusahaan anda, dan type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh anda abaikan, lalu klik aja Next. 8. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda dengan cara klik Change, dan simpan di folder komputer anda. Biasanya di Drive (D), untuk menghindari terformat-nya data bila sistem windows di instal ulang. Buat saja folder baru misalnya Akuntansi.

9. Setelah klik Next akan tampil 2 pilihan. Pilih saja Command Centre (Perintah utama) dan akan muncul tampilan awal settingan Myob seperti gambar di bawah ini.

7


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

C. Menutup Program Myob Setelah anda membuat data baru sebenarnya kita bisa langsung melanjutkan ke pembahasan berikutnya. Tapi kita akan coba lebih dulu bagaimana cara menutup program Myob. Langkahnya sebagai berikut : a) Pastikan tampilan Myob anda dalam keadaan standar atau halaman awal Myob, setelah itu klik close.

Klik close

b) Setelah itu akan muncul kotak dialog dan klik No

Klik No

8


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

D. Membuka Program Myob Berikutnya adalah cara membuka data Myob yang telah dibuat. Langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan aplikasi Myob 13 2. Pada tampilan awal program Myob klik Open

3. Cari file dimana data disimpan dan klik Open

4. Maka akan tampil kotak User ID dan Password. Karena belum menggunakan password, maka klik OK. 5. Setelah itu akan tampil kotak pilihan yang disediakan. c) How to Register Untuk membaca bagaimana cara registrasi legal program Myob 13 d) Enter Now Memasukkan Serial number yang telah dibeli 9


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

e) Enter Later Pilihan ini untuk mencoba versi trial selama 22 hari. Setelah itu anda harus membeli serial numbernya.

Bila anda belum membeli serial numbernya, pilih saja no.3 untuk mencoba versi trialnya dan klik OK kemudian klik No.

E. Mengecek kembali settingan periode pembukuan Setelah anda selesai men-setting data awal pembukuan dari awal sampai akhir, sebenarnya anda sudah bisa langsung melakukan tahap pembuatan nomor-nomor perkiraan. Tapi ada baiknya kita cek kembali apakah sudah benar atau belum periode akuntansi yang dibuat. Karena bila settingannya salah, dan sudah di jurnal, maka periode laporannya juga salah. Karena itu perlu kita pastikan apakah periode tersebut sudah benar. Cara mengecek periode akuntansi ikuti langkah berikut 1. Klik Setup, 2. Company Information 3. Lihat informasi yang ditampilkan Informasi yang ditampilkan adalah data yang telah anda buat sebelumnya. Data tersebut meliputi nama perusahaan, bulan awal periode, bulan akhir periode dan tahun pembukuan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambar pada halaman berikut. 10


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim Info data perusahaan

Info Tahun dan bulan akhir

Info awal periode dan jml bulan periode

Pastikan data tersebut sesuai dengan Pembukuan yang akan anda dibuat.

F. Penjelasan masing-masing modul Setelah kita mengatur setingan awal Myob, maka akan ditampilkan beberapa fitur/modul. Nah berikut penjelasan dari masing-masing modul tersebut.

Account

Modul

Sub Modul Account List

Record Journal entry

Transaction Journal

Fungsi Untuk membuat perkiraan/akun Untuk mencatat jurnal umum, seperti : 1. Penyesuaian pemakaian perlengkapan 2. Penyesuaian pembayaran di muka 3. Penyesuaian biaya yang masih harus di bayar 4. Pencatatan taksiran piutang tak tertagih 5. Pengkreditan PPN masukan ke PPN pengeluaran 6. Pencatatan dan perhitungan gaji dan PPh pasal 21 7. Pengambilan dan penyetoran simpanan uang di bank kecuali dari transaksi bank Untuk menampilkan transaksi yang telah di jurnal

11


Panduan Myob Versi 13 Modul

Sub Modul

Banking

Spend Money

Receive Money

Prepare Bank Deposit Bank Register Reconcile Account Print Cheque Transaction Journal Sales Register

Sales

Enter Sales

Time Billing

Received Payment Transaction Journal Print Invoice Print Statement Enter Activity Slip Prepare Time Billing Invoice Activity Log

Parmin Prim Fungsi Mencatat pengeluaran dari bank selain hutang dagang, seperti : 1. Membeli alat tulis kantor 2. Membayar biaya / beban usaha 3. Menyetor uang tunai ke bank atau mengeluarkan cek untuk keperluan usaha Mencatat transaksi menerima uang selain dari pelanggan, seperti : 1. Penerimaan pinjaman uang 2. Pendapatan bunga dari bank 3. Pengembalian pinjaman dari pelanggan 4. Penjualan aktiva selain persediaan barang dagang. Mencatat proses pencairan cek/giro Melihat mutasi kas di bank Melakukan reconsiliasi bank secara manual seperti : rekonsiliasi kas/bank, piutang dan hutang dagang Mencetak cek yang telah di buat Melihat transaksi bagian banking Melihat transaksi penjualan dengan status Quote, Order, Open Invoice, Retur & Kredit Mencatat transaksi penjualan dengan status : Quote, transaksi permohonan (belum tercatat di jurnal) Order, transaksi pesanan (belum tercatat di jurnal) Invoice, Transaksi penjualan baik tunai maupun kredit (sudah tercatat di jurnal) Mencatat transaksi penerimaan piutang Menampilkan transaksi penjualan Mencetak faktur penjualan Mencetak keterangan transaki penjualan Mencatat slip aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan sebagai catatan arsip Mencatat faktur waktu penagihan kepada pelanggan Menampilkan informasi aktivitas yang telah dicatat sebelumnya

12


Panduan Myob Versi 13

Purchase Register

Payroll

Purchase

Enter Purchase

Pay Bill Transaction Journal Print Cheque Order Print electronic Payment Pay Employees Print Paychaques Payroll Categories Item List Set Item List Count Inventory Transfer Inventory

Inventory

Adjust Inventory Auto Build Inventory Transaction Journal Item List Set Item List Count Inventory Transfer Inventory

Card File

Adjust Inventory Auto Build Inventory Transaction Journal Card List Contact Log Print Mailing Labels

Parmin Prim

Melihat transaksi pembelian dengan status Quote, Order, Open Bill, Retur & Debit Mencatat transaki pembelian dengan status : 1. Quote, transaksi permohonan (belum tercatat di jurnal) 2. Order, transaksi pesanan (belum tercatat di jurnal) 3. Bill, Transaksi pembelian baik tunai maupun kredit (sudah tercatat di jurnal) Mencatat transaksi pembayaran hutang Menampilkan transaksi pembelian Mencetak pesanan pembelian Untuk mencairkan cek/giro Mencatat dan meng-Edit gaji karyawan Mencetak cek penggajian Membuat dan mengedit keterangan tentang gaji karyawan Mencatat persediaan barang dan harga jual Mencatat metode penilaian persediaan Mencatat saldo awal persediaan barang Memindahkan suatu barang dan menjadikannya barang baru dengan quantitas dan harga baru Untuk menyesuaikan barang yang ada di gudang Mencatat penggabungan beberapa barang menjadi satu Melihat transaksi persediaan barang Mencatat persediaan barang dan harga jual Mencatat metode penilaian persediaan Mencatat saldo awal persediaan barang Memindahkan suatu barang dan menjadikannya barang baru dengan quantitas dan harga baru Untuk menyesuaikan barang yang ada di gudang Mencatat penggabungan beberapa barang menjadi satu Melihat transaksi persediaan barang Mencatat data pelanggan dan pemasok Mencatat keterangan dialog kepada pelanggan, pemasok dan pegawai Mencetak nama pelanggan, pemasok dan pegawai.

13


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Dalam pratek-nya tentu tidak semua modul tersebut digunakan, tetapi akan disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis perusahaannya. Nah, sesuai dengan judul buku ini, maka kita akan memfokuskan pada pembahasan Myob 13 untuk perusahaan Jasa.

G. Sekilas tentang Modul Myob 13 Masing-masing modul dalam Myob 13 sudah disusun sedemikian rupa menurut jenis aktivitas transaksi yang sama. Masing-masing modul tersebut terhubung antara satu dengan lainnya. Penggunaan modul-modul tersebut tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan dengan jenis perusahaan atau usaha yang dijalankan. Untuk perusahaan dagang, akan selalu berhubungan dengan modul Account, Sales, Purchase dan Inventory disamping modul yang lain juga digunakan. Dan dalam pembahasan kita saat ini adalah tentang perusahaan jasa, sehingga kita tidak akan berkecimpung dengan modul-modul yang disebutkan tadi. Pembahasan kita lebih banyak menggunakan modul Account dan banking. Modul yang pertama kali digunakan adalah Modul account, baik untuk perusahaan dagang maupun jasa. Modul account ini digunakan untuk membuat daftar akun baru, Input jurnal dan menampilkan jurnal yang telah di input.

14


Panduan Myob Versi 13

BAB 3

Parmin Prim

Daftar Perkiraan

A. Membuat Daftar Perkiraan/Akun Daftar akun merupakan hal yang paling pokok dalam pembukuan Myob. Dalam prakteknya akun harus disiapkan terlebih dahulu tergantung berapa banyak transaksi yang dibutuhkan. Setiap perusahaan mempunyai jumlah akun yang berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan banyaknya transaksi perusahaan tersebut. Untuk membuat daftar akun, lakukan langkah berikut : 1. Pada tampilan awal Myob, Aktifkan Modul Account, dan klik Accounts List.

Klik Account List

2. Akan ditampilkan kelompok-kelompok akun. Coba kita lihat lagi dalam teori akuntansi bahwa ada 5 akun pokok dalam akuntansi, yaitu : 1. Harta (asset) 2. Hutang (liability) 3. Modal (equity) 4. Pendapatan (income) 5. Biaya (expense)

15


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Nah, kalau di program Myob akun dikembangkan lagi menjadi 8 kelompok besar, yaitu : 1. Asset (Harta) 2. Liability (Hutang) 3. Equity (Modal) 4. Income (Pendapatan) 5. Cost of Sales (Biaya Penjualan) 6. Expense (Biaya) 7. Other Income (Pendapatan lain-lain) 8. Other Expense (Biaya lain-lain)

Dalam membuat akun tentunya harus disesuaikan dengan kelompok tersebut, jangan sampai salah masuk. Karena bila kita salah masuk, maka jurnalnya pun salah. Akun dalam program Myob sudah disediakan dan sudah terstruktur secara sistematik. Kemudian tingkatan perkiraan ada jenis Header, Detail dan Detail Cheque. 1. Header adalah Judul kelompok besar akun dan tidak bisa digunakan dalam menjurnal 2. Detail yaitu sub akun (bisa untuk menjurnal) 3. Detail Cheque adalah jenis akun khusus Bank (bisa untuk menjurnal).

16


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Header Detail Cheque Detail

3. Kemudian masing-masing akun terdiri dari 5 digit angka dimana angka awal menunjukkan kelompok akun pokok, yaitu : 1-0000 Asset 2-0000 Liability 3-0000 Equity 4-0000 Income 5-000 Cost of Sales 6-000 Expense 8-000 Other Income 9-000 Other Expense 4. Langkah berikutnya adalah membuat akun baru, caranya klik New

17


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

5. Pada Account Number : isi dengan 0000 dan tekan Enter Account Name : isi dengan HARTA Lalu klik OK Ganti dengan HARTA

Lakukan juga untuk Perkiraan yang lain berikut ini. Nomor Akun 1-0000 1-1000 1-1100 1-1110 1-1120 1-1200 1-2000 1-2100 1-3000 1-3100 1-3110 1-3120

Nama Akun HARTA Harta lancar Kas di tangan Kas Kas Bank Alteco Piutang usaha Harta lainnya Sewa dibayar dimuka Harta Tetap Peralatan Komputer Akm. Peny. Komputer

Kelompok Header Header Header Detail Detail Detail Header Detail Header Header Detail Detail

6. Untuk perkiraan hutang dengan kode awal 2 Klik akun pokok Liability, dan klik New dan isikan Account Number dengan 0000 dan tekan Enter, lalu Account Name di isi dengan Hutang.

18


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Liability

New

Lakukan juga untuk Perkiraan yang lain dibawah ini. Nomor Akun 2-0000 2-1000 2-1200 2-2000 2-2100

Nama Akun HUTANG Hutang lancar Hutang usaha Hutang Jangka Panjang Hutang bank Madya

Kelompok Header Header Detail Header Detail

Sebagai latihan selanjutnya masukkan nama akun dibawah ini, ingat yang ini adalah kelompok modal dengan kode awal 3. Nomor Akun 3-0000 3-1000 3-1110 3-1120 3-8000 3-9000 3-9999

Nama Akun MODAL Modal usaha Modal Tn. Pratama Prive Laba ditahan Laba tahun berjalan Saldo penyeimbang

Kelompok Header Header Detail Detail Detail Detail Detail

B. Merubah Tingkatan Akun Seperti dijelaskan diatas bahwa jenis perkiraan ada yang Header, Detail Cheque dan Detail. Kita bisa juga merubah tingkatan perkiraan yang ada. Sebagai contoh untuk Free Income dimana standar-nya bernomor 4-1000 (Detail). Kita akan merubah menjadi Header. 19


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Langkahnya sebagai berikut : a) Pastikan yang tampil bagian Income b) Klik akun Free Income dengan nomor 4-1000, kemudian klik Edit.

c) Lalu klik Header Account (Non-Postable), dan ganti Account Number dengan Pendapatan Jasa dan klik OK.

Klik disini Ganti dengan pendapatan jasa

Lengkapi perkiraan selanjutnya dibawah ini dengan klik New. Ingat Nomor Awal Perkiran-nya. Nomor Akun 4-1110 4-1120 4-1130 6-0000 6-1100 6-1500 6-5130 8-0000 8-1000 9-0000 9-1000

Nama Akun Pend. Karcis Anak2 Pend. Karcis Dewasa Pend. Karcis Motor BIAYA Biaya Iklan Biaya Peny. komputer Biaya Gaji Pendapatan lain-lain Pendatapan Bunga Pendapatan lain-lain Biaya Bunga Bank

Kelompok Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Detail Header Detail

20


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

C. Link Account Coba lihat kembali daftar perkiraan yang telah dibuat tadi. Ada beberapa perkiraan yang mempunyai simbol bintang (*) dalam bagian Link. Hal ini merupakan perkiraan yang saling terhubung/terkait dengan perkiraan lain. Perkiraan terkait ini berfungsi untuk mengkoordinasikan beberapa nomor perkiraan dalam penyusunan laporan keuangan. Perkiraan link tersebut sudah disiapkan oleh Myob, jadi kita tinggal merubah nama akun-nya saja. Tetapi sebenarnya kita bisa juga membuat sendiri nomor dan nama perkiraan sebagai Link Account. Untuk melihat Link Account, klik Setup, Linked Accounts. Link account dibagi menjadi 4 macam, yaitu : 1. Account & Banking Link Accounts a) Equity Accounts for Current Earnings, diisi dengan nama rekening laba periode berjalan b) Equity Accounts for Retained Earnings, diisi dengan nama rekening laba ditahan c) Equity Accounts for Historical Balancing, diisi dengan nama rekening saldo penyeimbang. d) Cheque Account for Electronic Payment, diisi dengan nama rekening Kas Bank e) Cheque Account for Undeposited Fund diisi dengan nama rekening Kas Sementara

21


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

2. Sales Link Accounts a) Asset Account for Tracking Receivables, diisi dengan nama akun Piutang Dagang atau Piutang Usaha b) Cheque Account for Customer Receipts, diisi dengan nama akun penerimaan uang/cek dari pelanggan c) I charge freight on sales, diisi dengan nama akun pendapatan jasa angkut d) I track deposits collected from customers, diisi dengan nama akun penerimaan uang muka e) I give discounts for early payment, diisi dengan nama akun potongan penjualan f) I assess charge for late payment, diisi dengan nama akun pendapatan denda.

3. Purchases Accounts Link a) Liability Account for Tracking Payables, diisi dengan nama akun Utang Dagang atau Utang Usaha b) Cheque Account for Paying Bills, diisi dengan nama akun kas c) I pay freight on purchases, diisi dengan nama akun Biaya angkut d) I track deposits paid to supplier, diisi dengan akun uang muka pembelian e) I take discounts for early payment, diisi dengan akun diskon pembelian f) I pay charges for late payment, diisi dengan akun biaya denda.

22


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

4. Payroll Accounts a) Payroll Cheque Account, diisi dengan akun bank untuk bayar gaji b) Default Employer Expense Account, di isi dengan akun biaya pensiun atau biaya gaji lain c) Default Wages Expense Account, diisi dengan akun biaya gaji/upah. d) Default tax/Deductions payable Accounts, diisi dengan akun pajak penghasilan yang dibayar karyawan.

Link Account diatas umumnya untuk perusahaan dagang. Sedangkan pembahasan kita saat ini adalah pembukuan perusahaan jasa. Jadi anda tidak perlu merubah Link Account yang sudah disediakan. Anda langsung bisa menuju ke pembahasan berikutnya.

23


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

D. Merubah Setting Mata Uang Secara default format mata uang di Program Myob 13 mengikuti setting di Windows yaitu dalam format dollar. Kalau kita ingin merubahnya, maka setting windows-nya yang harus dirubah. Langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik Start, Setting, Control Panel

2. Kemudian Double klik Regional and Setting

3. Pada tab Regional Option pilih Indonesian dan klik OK.

24


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

E. Setting Jurnal tidak bisa di edit Sebagaimana kita ketahui dalam teori akuntansi, bahwa setiap transaksi yang sudah di catat tidak boleh di hapus, dirubah ataupun diperbaiki secara langsung dimana transaksi tersebut di tulis. Bila ada kesalahan baik dalam penulisan angka maupun kesalahan lainnya maka harus dilakukan jurnal koreksi atau jurnal perbaikan. Dalam Myob, anda di berikan kebebasan untuk memilih : 1. Bila ada kesalahan jurnal, maka diperbaiki secara langsung. Jadi tidak perlu menggunakan jurnal koreksi, atau 2. Bila ada kesalahan jurnal, maka harus diperbaiki menggunakan jurnal koreksi Secara standar Myob memberikan pilihan yang pertama yaitu bila ada kesalahan dalam menjurnal, anda langsung bisa meng-editnya tanpa perlu melakukan jurnal koreksi. Tetapi bila anda menginginkan pilihan kedua, yaitu bila ada kesalahan harus dilakukan jurnal koreksi maka anda harus mengaturnya terlebih dahulu. Cara untuk mengatur supaya jurnal tidak bisa di edit langsung, adalah sebagai berikut : 1. Pada tampilan awal, pilih Setup, 2. Lalu pilih Preferences, dan pilih Security 3. Aktifkan Transcation CAN’T be Cahanged

Maka setiap kali ada kesalahan dalam menjurnal, anda harus melakukan jurnal lagi untuk mengoreksi kesalahan tersebut.

25


Panduan Myob Versi 13

BAB 4

Parmin Prim

Entri Data

Dalam melakukan entri data, kita harus melihat fungsi masing-masing modul yang telah dijelaskan sebelumnya. Masing-masing modul sudah di buat untuk entri data dengan jenis transaksi yang berbeda-beda. Marilah kita lihat transaksi berikut kemudian kita coba untuk melakukan jurnal transaksi.

A. Jurnal Umum Input jurnal umum dilakukan di modul Account. Maksudnya adalah Account digunakan untuk entri data yang tidak bisa dilakukan di modul-modul lain. Modul account antara lain untuk mencatat transaksi biaya-biaya, pembelian inventaris, jurnal penyesuaian dan lain-lain. Langkah untuk melakukan jurnal umum adalah sebagai berikut. 1. Pada modul Account, pilih Record Journal Entry

Klik perintah berikut

2. Kemudian akan di tampilkan formulir Record Journal Entry. Dalam hal ini kita akan mengisi beberapa data sesuai dengan informasi dari transaksi yang ada.

26


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Contoh data transaksi Jurnal Umum: Tgl 23-Jan-2012 Setoran awal pemilik sebesar 20.000.000 Jurnal : Kas 20.000.000 Modal Tn Pratama 20.000.000

Cara pengisian-nya sebagai berikut : a) General Journal : Tidak perlu di input (merupakan nomor urut transaksi) b) Date : Tanggal transaksi. Cara pengisiannya cukup tekan spasi dan pilih tanggal transaksinya.

Memilih bulan transaksi

c)

Memo

: Merupakan keterangan jurnal transaksi. Isi saja Setoran awal 27


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

d) Langkah berikutnya adalah mengisi akun perkiraan, yaitu mengambil nomor account. Klik para area dibawah Acc#, lalu muncul tombol, dan klik tombol tersebut. Seleksi akun, yang pada contoh ini pilih Kas, lalu klik Use Account, lalu isi bagian debetnya dengan nilai 20.000.000.(ingat ! Pengisian harga tidak boleh ada simbol atau tanda pemisah ribuan, jadi harus di isi dengan angka saja).

Klik disini

Klik tombol

Pilih akun

e) Bagian kredit adalah Modal Tn. Pratama. Lakukan cara yang sama, yaitu dibawah kode perkiraan kas (1-1110). Setelah itu klik Record.

28


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Lakukan cara yang sama untuk transaksi di bawah ini. 26-Jan-2012 Membayar biaya iklan 30.000 Biaya iklan Kas

30.000 30.000

03-Feb-2012 Setoran kas dari pemilik untuk tambahan modal 15.000.000 Kas Bank Alteco Modal

15.000.000 15.000.000

10-Feb-2012 Menerima pendapatan karcis anak-anak 200.000 Kas Pend. Karcis anak-anak

200.000 200.000

11-Mar-2012 Membeli komputer dengan harga 3.000.000 baru dibayar 500.000,Komputer Kas Utang Usaha

3.000.000 500.000 2.500.000

03-Apr-2012 Kontrak rombongan Asosiasi selama 3 hari Kas Piutang Pendapatan kontrak

200.000 500.000 700.000

10-Apr-2012 Diambil uang kas oleh pemilik 50.000 Prive Kas

50.000 50.000

04-Mei-2012 Membayar hutang komputer 1.000.000 Hutang Usaha Kas

1.000.000 1.000.000 29


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

B. Banking Banking digunakan untuk mencatat segala sesuatu yang berhubungan dengan transaksi Bank. Modul banking digunakan antara lain untuk mencatat cek masuk maupun cek keluar, termasuk juga membuat rekonsiliasi bank. I.

Contoh data Pengeluaran Cek : 02-Apr-2012 Membayar Sewa gedung sebesar 8.000.000 melalui cek bank Alteco

Langkahnya adalah sebagai berikut : a) Kembali ke halaman awal Command Centre b) Klik Banking, lalu klik Spend Money

c) Pada Pay from Account ganti menjadi Kas bank Alteco.

Double klik Kas Bank Alteco

30


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

d) Isi tanggal dengan 2-Apr-2012 (Masukkan kursor ke dalam, dan tekan spasi). e) Isi Amount dengan 8.000.000 f) Isi Memo dengan Membayar dimuka sewa gedung g) Kemudian isi dibawah ACC# cari akun Sewa dibayar dimuka, lalu klik bagian Amount sehingga terisi 8.000.000 secara otomatis. Anda bisa juga melihat saldo yang masih ada di bank pada Balance di bagian kanan atas. h) Kemudian klik Record. II. Contoh data Penerimaan Cek : 05-Apr-2012 Diterima cek dari rombongan Asosiasi yang lalu sebesar 200.000

Langkahnya adalah sebagai berikut : a) Kembali ke halaman awal Command Centre b) Klik Banking, lalu klik Receive Money

c) Pada Deposit to Account ganti menjadi Kas bank Alteco.

31


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Double klik Kas Bank Alteco

d) Isi tanggal dengan 5-Apr-2012 (Masukkan kursor ke dalam, dan tekan spasi). e) Isi Amount Receive dengan 200.000 f) Isi Memo dengan Penerimaan piutang dari Asosiasi g) Kemudian isi dibawah ACC# cari akun Pendapatan Kontrak, lalu klik bagian Amount sehingga terisi 200.000 secara otomatis. Anda bisa juga melihat saldo yang masih ada di bank pada Balance di bagian kanan atas. h) Kemudian klik Record. Untuk melihat tampilan jurnal secara langsung, klik saja Gambar Journal di sebelah kiri bawah.

C. Menampilkan Jurnal Transaksi Setelah anda Record saat input data transaksi maka jurnal perlu kita lihat kembali sekalian di cek kembali apakah ada kemungkinan jurnalnya salah, sehingga langsung bisa diperbaiki. Untuk menampilkan jurnal ada 2 cara, silahkan pilih satu saja 1. Bila anda berada pada tampilan input jurnal, maka langsung saja klik icon Journal disebelah kiri bawah.

32


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

2. Bila anda berada pada halaman awal Myob, maka klik perintah Transaction Journal.

Apabila jurnal transaksi anda tidak tampil, periksa settingan tanggal di bagian atas. Masukkan kursor dan tekan spasi, pilih tanggal 1/12/12 lalu Enter

Masukkan kursor dan tekan spasi, Pilih tanggal 1/1/12

33


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

D. Meng-Edit Jurnal Setelah jurnal ditampilkan kita bisa melihat jurnal yang telah di input. Apabila ada kesalahan, baik tanggal, memo, maupun jumlahnya, maka anda bisa langsung memperbaikinya. 1. Tampilkan terlebih dahulu jurnal anda 2. Kemudian coba lihat masing-masing jurnal tersebut. Setiap jurnal ada panah di sebelah kirinya. Jika ada yang di edit, klik saja panah tersebut untuk jurnal yang akan di edit.

Misalnya Perkiraan Biaya iklan yang akan di edit, klik panahnya, dan akan muncul tampilan seperti saat menjurnal, kemudian edit jurnal anda dan klik OK.

E. Menghapus Jurnal Transaksi yang telah dijurnal bisa juga dihapus. Misalnya anda melakukan kesalahan seperti terjurnal dua kali atau kesalahan tanggal transaksi maupun kesalahan lainnya. Berikut cara menghapus Jurnal transaksi : a) Tampilkan jurnal transaksi terlebih dahulu dan klik jurnal yang akan dihapus b) Lalu form entry jurnal akan ditampilkan c) Setelah itu klik menu Edit, Delete General Jurnal Transaction

34


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Setelah di klik perintah tersebut, maka akan kembali ke tampilan jurnal dan lihat jurnal Biaya Iklan sudah tidak ada lagi.

35


Panduan Myob Versi 13

BAB 5

Parmin Prim

Laporan/Report

Laporan/report adalah hasil yang akan dicapai dari sebuah pencatatan akuntansi. Setelah anda memasukkan jurnal, maka kita bisa langsung menampilkan laporan tersebut.

A. Menampilkan Laporan Keuangan Untuk menampilkan laporan caranya sebagai berikut : 1. Pada tampilan awal Myob, pilih report

2. Akan ditampilkan beberapa tab. Laporan dalam program Myob sangat lengkap. Mulai dari Neraca saldo, Buku besar, laporan jurnal, laba rugi, neraca dan bahkan analisa serta budgeting. Nah, disini ada beberapa laporan saja yang akan di bahas. Untuk saat ini pilih saja bagian tab Accounts. a) Profit & Loss (Acrrual) Laporan laba-Rugi b) Standar Balance Sheet Laporan Neraca + Perubahan Modal 36


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

c) General Ledger (Detail) Laporan Buku besar (Lengkap) Ilustrasi dari Laporan Keuangan dapat dilihat pada gambar berikut.

A. Profit & Loss (Acrrual) Profit & Loss atau laporan laba rugi merupakan laporan penting dalam sebuah perusahaan. Laba rugi untuk perusahaan Jasa terdiri dari Pendapatan dan Biaya/beban. Dengan laba rugi inilah kita bisa mengetahui bagaimana kondisi perusahaan kita, apakah dalam periode tersebut mengalami untung atau malah rugi. Langkah untuk menampilkan laporan laba rugi adalah sebagai berikut. a) Klik Profit & Loss (Accrual) b) Kemudian klik Display, bila tidak tampil, atur tanggal awal dan tanggal akhir. Pilih saja tanggal awal 1 Januari dan tanggal akhir 31 Desember (1 tahun periode).

Atur tanggal awal (tekan spasi)

Atur tanggal akhir, lalu enter

37


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Laporan laba-rugi juga bisa ditampilkan per bulan atau per berapa bulan dengan mengubah tanggal awal dan tanggal akhir. Atau cara cepatnya bisa anda gunakan tombol Customize di bagian bawah.

Tarik ke kanan sesuai bulan, klik Display

Selain itu ada juga pilihan untuk menampilkan tahun periode laporan. 1. Last Year (FY 11), laporan tahun sebelumnya 2. This Year (FY 12), laporan tahun berjalan (sekarang) 3. This Year (FY 13), laporan tahun berikutnya

B. Standar Balance Sheet Standar Balance Sheet merupakan laporan Neraca akhir atau biasa disebut Neraca saja. Neraca terdiri dari Harta, Utang, Modal, prive, Akumulasi dan laba/rugi. Untuk menampilkan Neraca langkahnya sebagai berikut. a) Pada tampilan Index to Report, double klik Standar Balance Sheet. b) Pilih bulan yang akan dilihat dan klik Display.

38


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Untuk Neraca, anda tidak bisa memilih beberapa bulan sekaligus seperti laporan laba rugi. Karena memang neraca adalah sebuah laporan yang menunjukkan hasil akhir dari beberapa bulan sebelumnya. Jadi bila anda memilih bulan Maret, maka artinya adalah data-data dari Januari, Februari dan Maret. Selain itu Laporan neraca sudah bergabung dengan laporan perubahan modal, dimana : Modal awal + (laba – prive) ďƒ¨ Teori Sedangkan di Myob menjadi : (Modal awal – prive) + Laba tahun berjalan Kedua rumus diatas menunjukkan hasil yang sama.

Laba tahun berjalan

C. General Ledger General Ledger adalah Buku Besar, dimana kita bisa melihat laporan menurut kelompok perkiraan-nya masing-masing lengkap dengan keterangan dan saldo akhirnya. Pilihannya ada yang Summary dan Detail. Pilihan Summary hanya menampilkan ringkasan dari perkiraan tersebut, sedangkan Detail menampilkan laporan yang sangat lengkap. Untuk contoh kita ambil saja yang Detail. Caranya adalah sebagai berikut. 39


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

a) Double klik General Ledger (Detail) b) Pilih Akun yang akan di tampilkan All = Menampilkan semua Perkiraan Selected = Memilih akun yang diinginkan Sebagai contoh pilih saja Selected dan klik tanda panah untuk memilih perkiraannya, misalnya Kas. Atur tanggal awal dan tanggal akhir dengan menekan spasi, dan klik Display.

Atur Tanggal awal dan Tanggal akhir dengan menekan Spasi, lalu klik Redisplay. Untuk memilih perkiraan yang lain, klik Customise di bagian bawah, dan ganti nama perkiraan-nya lalu klik Display kembali.

Untuk contoh pilihan All. Dari tampilan Buku besar pilih Custome dan klik pilihan All tersebut lalu klik Display.

40


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

D. Trial Balance Trial balance merupakan neraca saldo atau neraca percobaan. Neraca saldo memperlihatkan saldo akhir dari setiap perkiraan. Dalam pelajaran teori akuntansi neraca saldo dibuat setelah menyelesaikan buku besar. Namun dalam aplikasi Myob tidak harus menyelesaikan terlebih dahulu buku besarnya baru kemudian membuat neraca saldo, tetapi kuncinya adalah menjurnal saja. Begitu anda selesai menjurnal maka laporannya langsung bisa di tampilkan, termasuk neraca saldo ini. Dalam aplikasi Myob neraca saldo di bagi menjadi 3 bagian yaitu tahun sebelumnya, tahun berjalan dan tahun berikutnya. Selain itu neraca saldo bisa ditampilkan per bulan. Berikut langkah menampilkan neraca saldo a) Pada Index to Report, klik Trial Balance b) Kemudian klik Display di sebelah kanan bawah

Klik Trial Balance

c) Akan ditampilkan Trial Balance untuk bulan Januari. Untuk merubah periode bulan klik bagian As of dan pilih nama bulan.

Saldo untuk bulan Januari

Saldo untuk akumulasi bulan

41


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

B. Melihat histori jurnal dari laporan Laporan keuangan yang telah dilihat, dapat juga ditelusuri asal usul jurnalnya secara langsung. Misalnya Laporan pendapatan sebesar 200.000 berasal dari mana saja. Langkahnya sebagai berikut : 1. Tampilkan laporan keuangan, misalnya laporan laba rugi = Profit & Loss (Accrual). 2. Atur tanggal awal dan akhir laporan. 3. Arahkan mouse pada nilai pendapatan, misalnya Pend. Karcis anak2, dan klik.

Maka akan ditampilkan ringkasan pendapatan yang bersumber dari jurnal. Jika anda klik ringkasan pendapatan tersebut, maka akan menuju ke form input jurnal.

Klik perkiraan tersebut

Histori jurnal ini bisa gunakan untuk mengecek kembali apabila ada kesalahan per perkiraan. Misalnya untuk akun Pend. Karcis anak2 diatas. 42


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

Contoh kesalahannya adalah : Sebenarnya nilai yang benar adalah 2.200.000 bukan 2.000.000. Maka perbaiki nilai debet dan kredit menjadi 2.200.000 dan klik OK.

Kemudian untuk keluar dari histori jurnal klik Close sehingga kembali ke laporan (Report). Perhatikan nilai akun Pend. Karcis anak2 apakah nilanya sudah berubah menjadi 2.200.000. Jika belum berubah klik Redisplay untuk menyesuaikan kembali data baru.

Klik Redisplay

C. Mengatur bentuk laporan a. Tingkatan pelaporan Maksudnya adalah laporan yang ditampilkan bisa dalam bentuk detail maupun ringkasan. Bila dalam bentuk detail maka semua perkiraan 43


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

ditampilkan, termasuk judul perkiraan, kelompoknya maupun perkiraan yang paling kecil. Anda dapat memilih 4 level (tingkatan) dalam menampilkan laporan ini. Level yang hanya menampilkan judulnya saja adalah level 1, makin tinggi level yang dipilih maka tampilannya makin rinci (lengkap). Sebagai contoh kita ambil Laporan Neraca (Standard Balance Sheet). Caranya : 1. Pada Index to Report klik Standard Balance Sheet, kemudian klik Customize. 2. Disebelah kanan atas akan tampil pilihan angka yang merupakan level atau tingkatan laporan. Misalnya pilih Level1 dan klik Display.

4. Kemudian klik Display.

3. Anda bisa juga menampilkan nomor akun untuk setiap perkiraan dengan mengaktifkan Include Account Number di sebelah kiri atas dari pilihan Customize tersebut. 44


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

b. Menonaktifkan data bila tidak ada Transaksi Secara default Myob akan menampilkan semua perkiraan walaupun tidak ada transaksi. Hal ini tentu akan memperbanyak ruang laporan dan tampilannya juga kurang bagus. Karena itu sebaiknya perkiraan yang tidak ada transaksi tidak perlu ditampilkan.

Berikut cara untuk menonaktifkan data bila tidak ada transaksinya. 1. Pada saat laporan tampil, pilih Customise 2. Hilangkan tanda ceklist pada Include $0.00 Balance, kemudian klik Display. Sekarang lihat, laporan anda lebih rapi.

D. Mencetak Laporan Untuk mencetak laporan pastikan terlebih dahulu laporan anda sudah benar. Setelah itu pastikan juga printer dan kabel terhubung dengan baik. Langkah-langkah untuk mencetak laporan adalah sebagai berikut. 1. Sebagai contoh kita ambil Laporan Laba-rugi. Tampilkan terlebih dahulu Profit and Loss (Accrual), Kemudian klik icon Print pada tampilan report. 45


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

2. Kemudian untuk menampilkan hasil print preview-nya klik pada view dan pilih Print Preview. Hal ini bertujuan untuk mengetahui batas halaman yang akan di cetak.

Klik Print Preview

Jika laporan ada yang terpotong, hal ini disebabkan karena batas halaman terlalu besar. Jadi kita harus mengaturnya lebih dulu. Caranya sebagai berikut : a) Klik Customize di bagian bawah Laporan, kemudian klik Format

46


Panduan Myob Versi 13

Parmin Prim

b) Pada bagian Margin kurangi batas halaman untuk Left (kiri) dan Right (kanan), lalu klik OK dan klik Display.

3. Kemudian pilih jenis printer yang telah di instal-kan di komputer anda. a) Preference Digunakan untuk memilih jenis kerta dimana standar-nya adalah kerta quarto (Letter 8.5� X 11�). Memilih posisi cetakan Portrait (tegak lurus) atau Landscape (mendatar) serta qualitas cetakan. b) Page Range Untuk memilih halaman yang akan dicetak. All = Mencetak semua halaman Current Page = Mencetak halaman yang aktif di layar Pages = Memilih halaman yang akan dicetak c) Number of copies = Mencetak berapa rangkap halaman Setelah semua di atur kemudian klik OK.

47


Memulai myob 13