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MarĂ­a Alejandra Rojas GonzĂĄlez Luis Alejandro Rey Ramos Catherine Fonseca Amaya Nathaly Garavito


Introducción: Semillas de Vida es una organismo sin ánimo de lucro, constituida como iglesia cristiana y reconocida como organización religiosa ante el estado el colombiano. Su causal constitutiva, desde su concepción, la suscribe a la visión de formas personas líderes que se destaquen en las altas esferas de influencia, con el fin de impartir el mensaje del evangelio por medio del ejemplo y la influencia positiva.

principios en colegios, universidades e instituciones públicas y privadas también hace parte de la misión del organismo. La instauración de principios en cada esfera de la sociedad hace parte de las metas constitutivas de Semillas de Vida.

Nace como una iniciativa del Pastor Camilo Bedoya de formar un organismo con fin social de impartir la palabra de Dios con el propósito de impactar la sociedad a través de líderes capaces e íntegros que tomen decisiones que acerquen a las personas a Dios en el desempeño de sus labores diarias. Como organismo autónomo, la financiación del proyecto se basa principalmente en las donaciones voluntarias y diezmos de la congregación, que además de ser el músculo financiero constituye la fuerza de trabajo que impulsa los propósitos de Semillas de Vida. El voluntariado es, a fin de cuentas, el componente principal de un organismo que depende de sí mismo para funcionar y autogestionarse en aras de alcanzar su propósito constitutivo y así alcanzar su misión y visión. Dentro de sus propósitos fundamentales, Semillas de Vida aporta de manera activa a la comunidad apoyando distintas fundaciones y proyectos de ayuda a comunidades vulnerables, tanto con ayuda económica como con fundamentación en ética, valores y creación de proyecto de vida. El proyecto educacional hace parte de la visión de Semillas de Vida. Sembrar

Nuestras metas La siguiente información y metas establecidas están basadas en los problemas de comunicación interna que se encontraron en la organización. El problema diagnosticado es la inexistencia de comunicación formal entre las áreas. A pesar de que existe comunicación ascendente, el ‘voz a voz’ y la comunicación informal han ocasionado la pérdida de mensajes entre las áreas, las cuales deberían ser interdependientes en pro de hacer un mejor trabajo en equipo que logre el cumplimiento de la misión y trabaje por la visión de la misma organización. Para lo anterior es importante la siguiente información de la organización: 1


Misión: Promover la participación activa de la congregación dentro del propósito institucional, propiciando el crecimiento espiritual de los miembros y compartiendo el mensaje del evangelio en la sociedad.

Voluntariado: Se refiere al cuerpo activo de la congregación, que de manera voluntaria ofrece horas de servicio en las distintas áreas de desarrollo de la iglesia, siendo partícipes y receptores de los beneficios.

Visión: Alcanzar personas, llevarlas al conocimiento de Dios y desarrollarlas a un liderazgo de servicio para transformar su comunidad, llenando a Colombia y las naciones de la tierra del amor y la misericordia de Jesucristo.

. Tipo de definición

Metas . ¿Quiénes son las personas involucradas?

Para lograr la definición de metas es fundamental la recolección de información. En la comunidad SEMILLAS DE VIDA, las personas trabajan para la creación de una esfera de ayuda a los demás, así que para esto necesitan tener canales de comunicación directos, en donde les informen las diferentes convocatorias y las labores que se deben desempeñar en pro de su misión y visión. Informal:

Para la creación de la Intranet de la Iglesia cristiana SEMILLAS DE VIDA es necesario conocer hacia quién va a estar dirigida, por esto es fundamental conocer el cliente interno de este medio. Para lo anterior es primordial segmentar la organización internamente. Pastoral: Esta área está conformada por los pastores de la Iglesia cristiana. Staff: A esta área pertenece el departamento de administración y contabilidad. El staff está conformado por los líderes de los diferentes programas pertenecientes a las sub-áreas de la organización que son: a) Comunión b) Discipulado c) Evangelismo d) Adoración e) Ministerio

Por medio de la recolección de información informal, se realizó una entrevista a la administradora del grupo SEMILLAS DE VIDA, Silena Ramos, quien lleva dos años y medio en dicha organización. En nuestro encuentro, la administradora nos explicó, mediante documentos, la conformación total del grupo, con sus respectivas funciones; pero también manifestó que el problema principal es la falta de comunicación entre la cabeza de la corporación que son el Pastoral y sus colaboradores, ya que todo se ha manejado con un voz a voz informal o por correo electrónico institucional. Por otro lado, se percibe que si es muy necesaria y pertinente la creación de una intranet ya que facilitaría el flujo de información y generaría mayor organización de los eventos, con esto se emitirán comunicados oficiales 2


sobre cada uno y seria información verídica . Metas definidas: para todos los interesados dentro de la organización. ..Metas generales

. Preguntas Formales:

Mantener el número de fieles que existe actualmente en la iglesia y que pertenecen a las diferentes áreas en las que está constituida la organización, evitando que la cantidad de personas que asisten disminuya.

¿Qué es SEMILLAS DE VIDA? ¿Cómo está conformada su comunidad? ¿Cuál es su propósito? ¿Cuál es la proyección que tiene la institución? ¿De dónde provienen los fondos para la realización de eventos? ¿Cómo está organizado el staff de organización?

Aumentar el número de fieles de la organización por medio de la intranet, transmitiendo la visión, la misión y los principios de la iglesia como ejemplos de una comunidad con un fin social de impartir la palabra de Dios con el propósito de impactar la sociedad. Expandir la organización a otras naciones del mundo para compartir la palabra de Dios y formar líderes capaces e íntegros que tomen decisiones que acerquen a las personas a Dios en el desempeño de sus labores diarias. ..Metas a corto plazo (dos meses)

¿Cómo es el proceso para unirse como voluntario?

Involucrar a los voluntarios y a las demás personas de la iglesia en las actividades, reunio¿Cómo hacen para comunicarse entre las nes y eventos que realice la organización a diferentes subdivisiones de la comunidad? partir de la información que se publique en la intranet. ¿Cree que es necesario implementar un cambio en el sistema de comunicaciones? Iniciar la capacitación a los voluntarios por medio de la intranet para afianzar la misión, ¿Qué problemas tiene la empresa? visión y objetivos de la institución en pro del desarrollo de la misma. ¿Qué problema considera que necesita una solución pronta? Crear una comunidad en la que familiares, amigos y conocidos en el exterior puedan conocer los principios y los propósitos de la organización y apoyen a la iglesia en expan

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dirse y llevar el mensaje de la palabra de Dios a otras naciones. . ..Metas a mediano plazo (cuatro meses) -Mejorar la calidad de la transmisión del mensaje que se publica para que cada persona de la organización reciba la información y entienda el contenido de la misma, procurando que dicha información sea recibida por toda la comunidad de la iglesia sin faltar alguna. -Establecer la intranet como herramienta principal que permita que los voluntarios y los líderes conozcan a profundidad los principios de la organización para transmitirlos a los miembros de la iglesia y que éstos a su vez puedan transmitirlos a otras personas en el trabajo, colegio, universidad y familias. -Generar contenidos que puedan tener diferentes idiomas para que los miembros de la organización que están viviendo en otros países puedan conocer aún más la organización y puedan compartir con otras personas el mensaje de Semillas de Vida. ...Metas a largo plazo (siete meses) -Llegar a tener más miembros de la iglesia que hagan parte del equipo de voluntarios y así lograr que la información publicada llegue a cada miembro y que puedan conocer las actividades de la organización y comprometerse con estas.

aumento de fieles. -Tener contenidos específicos que permitan a los voluntarios y a los distintos miembros de la organización, las diferentes formas de compartir la palabra de Dios en otras naciones del mundo.

Audiencias En este paso de la arquitectura de la información es enteramente importante conocer la audiencia a la que se va dirigir la intranet. Teniendo en cuenta que es un portal intranet más no una web externa, se debe considerar que este portal va a ser de uso constante, por ende es fundamental saber las necesidades, costumbres y características generales de quienes van a ser los usuarios.

.Posibles audiencias El siguiente aspecto busca determinar la posible audiencia o público del portal intranet. Si bien estamos hablando de un portal interno, se deben considerar diferentes factores de quienes componen la organización, para así de esta manera determinar y considerar las necesidades de cada una de las áreas. Un claro ejemplo de información primordial es el organigrama de SEMILLAS DE VIDA.

-Los voluntarios tendrán la capacidad de capacitar a otros miembros de la iglesia e incluso a sus familiares, amigos y conocidos, quienes podrán conocer los objetivos, visión y misión de la organización y permitir el 4


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Número de empleados por área:

.Importancia

.Pastoral : 2 .-Administración y Contabilidad: 26

-Ministerio:105

Finalmente, es esencial la segmentación de la audiencia según su nivel jerárquico puesto que de esta manera se difundirán los mensajes formales de manera ascendente con la posibilidad de feedback. Las audiencias se dividirán en tres niveles pasando de un complejo organigrama a uno más simple con respecto al desarrollo de la intranet y la frecuencia e importancia del uso de la misma. (Ver imagen) Alta Media Baja

(Ministerio Mujeres:15;Ministerio SDVKids:30;MinisterioParejas:10; Ministerio Alabanza:20; Ministerio Hombres:10; Ministerio SDVYouth:20 )

.Pastoral : 2 .-Administración y Contabilidad: 26

(Contabilidad: 2 ;Cafetería: 10; Voluntarios: 14)

-Comunión: 93 (C.Center: 25; Ujieres: 40; Grupo de vida: 28)

-Evangelismo:50 (S.O.S: 15; Expresarte: 20; Grupos Alpha: 15)

-Discipulado:41 (Programa clase: 6 ; CEDCA: 20 ; ISOM:15) -Adoración: 28 (Audio: 11; Vídeo: 11; Diseño: 4; Comunicación: 2)

(Contabilidad: 2 ;Cafetería: 10; Voluntarios: 14) *Cada grupo es liderada por una cabeza de grupo denominada staff.

Además, teniendo claro cómo está organizada SEMILLAS DE VIDA, el siguiente paso es organizar la audiencia logrando tener totalmente claro qué necesidades y de qué dependen sus actitudes y costumbres.

-Comunión: 93 (C.Center: 25; Ujieres: 40; Grupo de vida: 28)

-Evangelismo:50 (S.O.S: 15; Expresarte: 20; Grupos Alpha: 15)

-Discipulado:41 (Programa clase: 6 ; CEDCA: 20 ; ISOM:15) -Adoración: 28 (Audio: 11; Vídeo: 11; Diseño: 4; Comunicación: 2)

-Ministerio:105 A continuación los enfoques en los que se puede organizar la audiencia:

(Ministerio Mujeres:15;Ministerio SDVKids:30;MinisterioParejas:10; Ministerio Alabanza:20; Ministerio Hombres:10; Ministerio SDVYouth:20 )

Pastoral: Esta área está conformada por los pastores de la Iglesia cristiana. Staff: A esta área pertenece el departamento de administración y contabilidad. El staff está conformado por los líderes de los diferentes programas pertenecientes a los sub-áreas de la organización que son: a) Comunión b) Discipulado c) Evangelismo d) Adoración e) Ministerio 6


Voluntariado: Se refiere al cuerpo activo de la congregación, que de manera voluntaria ofrece horas de servicio en las distintas áreas de desarrollo de la iglesia, siendo partícipes y receptores de los beneficios.

Contenido De acuerdo a las metas y a las necesidades de la organización se formula a continuación el contenido y los requisitos funcionales de la intranet. a. Elementos del contenido ¿Quiénes somos? - Historia - Misión - Visión - Valores y Principios - Mensaje Pastoral - Políticas y procedimientos (constitución legal) Centro de Servicios - Prédicas en video - Librería - Cajas de compensación y parafiscales - Directorio - Calendario - Clasificados - Coffee SDV - Evaluación de Desempeño

Semillas Internacional: - Misiones al Extranjero - Capacitación en el extranjero - Pastores invitados - SDV English Version Entrenamiento SDV - Escuela de líderes -Universitarios -Empresarios - SDV School Eventos SDV - Servicios de líderes - Encuentros - Servicios de Jóvenes - Misiones locales - Cine Semillas Contáctanos - Jornadas de Evangelismo - Grupos Alpha Mi Red - SDV Circle - SDV Blog - International SDV

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Estructura

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Dise単o

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Optimizaciรณn de medios sociales La optimizaciรณn de proyectos de comunicaciรณn digital permite la participaciรณn de las personas que hacen parte de la organizaciรณn de acuerdo a los fines de esta para tener una herramienta que permita solucionar las preocupaciones de la empresa.

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a. Sedevi Circle

Teniendo en cuenta que una de las preocupaciones de Semillas de Vida es la falta de una efectiva comunicación entre los Pastores, el staff y los voluntarios; y conociendo que la mayor cantidad de personas de la comunidad están entre los 12 y 55 años, proponemos crear un Twitter privado llamado “Sedevi Circle” (Sedevi: Semillas de Vida), el cual permitirá que la información que se transmita pueda ser enviada a cada persona y que estas puedan interactuar para tener una agenda organizada, una actualización de la información y la especificación de lo que se desea transmitir en tan sólo 140 caracteres. El uso de Hashtag es de vital importancia en este círculo social ya que se dividirán los temas de participación de acuerdo a lo que los usuarios quieran hacer referencia:

Además del uso de Twitter privado, existe otra herramienta que tiene una función similar, se llama Yammer, es un microblogging privado el cual permite a los usuarios publicar microposts para dar a conocer algún evento, actividades e información en tiempo real y que interese a los miembros, evitando las confusiones que se producen a diario en la organización. Las ventajas que tiene este tipo de herramientas es que su uso es más adecuado para la comunicación empresarial ya que permite la confidencialidad de la información y archivos que se comparten, es adaptable a las necesidades de la empresa y se comparte el mismo nivel de información. Esta herramienta permitirá que los usuarios de la organización puedan estar al día con la información que desde Pastoral se transmite y que llegue hasta los miembros de toda la iglesia. Con esta opción la empresa puede crear su propia red social interna y organizar distintos grupos de trabajo en función de los distintos proyectos de la iglesia.

Eventos y actividades de la iglesia: #sdveventos Reuniones de trabajo: #sdvmeeting Información desde los Pastores: #pastoralsdv Información desde staff: #staffsdv Información desde voluntarios: #voluntariossdv

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b. Sdvblog

c. International Sedevi

Los blogs actualmente son considerados como herramientas de comunicación en las empresas. Por esta razón, el uso de un blog interno puede facilitar los procesos de comunicación de la organización. El blog que llamaremos “sdvblog” permite que la participación en la comunicación interna de la empresa sea igual para todos, genera una cultura corporativa basada en valores de diálogo, participación e igualdad, enriquece el conocimiento de los usuarios de los principios y objetivos de la iglesia, permite que se intercambie conocimiento entre las diferentes áreas y es eficaz para crear conversaciones sobre nuevas actividades o eventos a realizar.

De acuerdo a una de las metas a corto plazo, es necesario crear un espacio donde los voluntarios puedan compartir experiencias, testimonios de su vida espiritual a familiares, amigos y conocidos en el exterior que puedan conocer los principios y los propósitos de la organización y apoyen a la iglesia en expandirse y llevar el mensaje de la palabra de Dios a otras naciones. Este espacio será un Forum llamado “International Sedevi” donde los usuarios puedan compartir información que llegue a otras personas de la misma comunidad para generar un voz a voz de los testimonios de fe y esperanza que tienen los líderes e incentivar a otros a compartir sus testimonios de vida.

d. Próximos evento Semillas de Vida Para permitir que todos los miembros de la iglesia participen como voluntarios en las actividades que esta realiza, se creará una opción donde la organización publique un próximo evento (con hora, fecha y lugar). Esta publicación tendrá diferentes opciones de actividades de voluntarios para que las personas elijan cuál les interesa más. Así cuando llenen sus datos (Teléfono y nombre) marquen la opción y le den enviar, estarán inscritos para participar en la organización del evento. 15


Promoción Para el desarrollo e implementación de la Intranet en Semillas de vida es necesaria la promoción de la misma. Para así lograr el uso y aceptación del público involucrado. Si bien el objetivo radica en cumplir metas en pro del desarrollo de SDV como organización, es fundamental y necesario dar a conocer el medio, para ello se aplicarán estrategias tanto offline con online , las cuales serán expuestas a continuación :

-Estrategia offline : Consta de una etapa primordial la cual será complementada por la estrategia online. La etapa de expectativa constará de una serie de mensajes impresos (piezas visuales graficas) expuestos en la sede de la iglesia y en los diferentes escenarios donde se realizan eventos y encuentros, los cuales harán alusión a la llegada de un nuevo miembro a la comunidad de la iglesia .Además, se emitirá en cada encuentro una pieza audiovisual la cual maneje el mismo concepto de " Prepárate , pronto la conocerás". Claramente , esta serie

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de mensajes creará incertidumbre entre el cliente interno el cual pensará que se habla de una persona más no de una intranet. El segundo paso también hace parte de la etapa de expectativa. Esta fase , de igual manera,consistirá en la emisión de mensajes por medio de piezas visuales (flyers), pero en este caso haciendo alusión a qué deben hacer los clientes internos para conocer el nuevo miembro de la iglesia.La información expuesta indicará que se acerquen a el área de comunicación para recibir una "clave" para que así puedan conocer al nuevo miembro.Realmente, la clave consistirá en que el publico adquiera su usuario y password para el acceso próximo a la intranet. Finalmente la etapa concluirá con una cuenta regresiva (5 días ) en la sede de la iglesia , la cual indicará que ya casi conocerán al nuevo miembro.

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-Estrategia online: Esta estrategia contará con el lanzamiento como tal de la intranet cuyo nombre como medio será “Mi semilla”. El día que la cuenta regresiva finalice , se enviará un mail al correo institucional (el cual tienen y manejan), en el que por medio de una imagen llamativa se presentará al nuevo miembro : Mi Semilla (Intranet) acompañado del link para acceder a la misma. Como se tenía previsto, que los usuarios reclamaran el usuario y password anteriormente podrán acceder de inmediato al medio. La otra fase de esta estrategia se basaría en la etapa de sostenimiento en la que se comunicarán las capacitaciones pertinentes para quienes consideren difícil el uso de esta. Además, por medio del correo institucional se enviarán mensajes incitando a los usuarios a que usen las herramientas de “Mi semilla” como “Sedevi Circle”para contactar voluntarios , entre otras necesidades para las cuales la intranet ayudará al proceso de emisión de mensajes.Todo lo anterior con el ánimo de que el uso del medio se vuelva constante y cotidiano y no solo durante las primeras semanas de lanzamiento.

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Intranet Semillas de Vida  

Trabajo académico. Gestión en proyectos para comunicación digital. 2014-1

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