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DISEÑO DE ENTRADA Y CONTROLES DEL SISTEMA

MARLY ROCIO ROJAS MEDINA GRUPO No. 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II BOGOTÁ 2014

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DISEÑO DE ENTRADA Y CONTROLES DEL SISTEMA

MARLY ROCIO ROJAS MEDINA GRUPO No. 4

DOCENTE: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II BOGOTÁ 2014

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción………………………………………………………………………4 2. Dispositivos de Entrada…………………………………………………………5 3. Aspectos que guían el diseño de Entrada…………………………………….8 4. Captura de datos para la Entrada……………………………………………...9 5. Calidad de la Entrada…………………………………………………………...14 6. Controles del sistema……………………………………………………………16 7. Bibliografía………………………………………………………………………..17

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INTRODUCCIÓN Para poder suplir las demanda de información de una entidad, se hace necesario conocer todos los componentes de la misma, es por esto que se dan distintos componentes para que estos interactúen entre si, así es como partimos desde la entrada de información la cual es el punto de partida para todo el proceso y de gran importancia si queremos comprender todo lo que conlleva el manejar entradas, ya sean manuales o automáticas ,a continuación se hará una serie de descripciones sobre lo que es este sistema de entrada y todos sus componentes.

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DISPOSITIVOS DE ENTRADA

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Los dispositivos de entrada Son aquellos que sirven para introducir datos a la computadora para su proceso. Los datos se leen de los dispositivos de entrada y se almacenan en la memoria central o interna. Los dispositivos de entrada convierten la información en señales eléctricas que se almacenan en la memoria central. Teclado:Un teclado se compone de una serie de teclas agrupadas en funciones es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora Mouse: Dispositivo que mueve un puntero electrónico sobre una pantalla que facilita la interacción usuario-máquina. Micrófono: Es un transductor electroacústico (dispositivo que transforma la electricidad en sonido, o viceversa). Su función es la de traducir las vibraciones debidas a la presión acústicaejercida sobre su cápsula por las ondas sonoras en energía eléctrica, lo que permite por ejemplo grabar sonidos de cualquier lugar o elemento. WebCam: Es una pequeña cámara digitalconectada a una computadora, la cual puede capturar imágenes y transmitirlas a través de Internet, ya sea a una página web o a otra u otras computadoras de forma privada. Lápiz óptico: Es un periférico de entrada para computadoras, tomando en la forma de una varita fotosensible, que puede ser usado para apuntar a objetos mostrados en un monitor. Este periférico es habitualmente usado para sustituir al mouse. Está conectado a un cable eléctrico y requiere de un software especial para su funcionamiento. Haciendo que el lápiz toque el monitor el usuario puede elegir los comandos de los programas (el equivalente a un clic del mouse), bien presionando un botón en un lado del lápiz óptico o presionando éste contra la superficie de la pantalla.

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Escaner: Se utiliza para introducir imágenes de papel, libros, negativos o diapositivas. Estos dispositivos ópticos pueden reconocer caractéres o imágenes, y para referirse a este se emplea en ocasiones la expresión lector óptico (de caracteres). Escáner de código de barras: Escáner que por medio de un láser lee un código de barras y emite el número que muestra el código de barras, no la imagen. Hay escáner de mano y fijos, como los que se utilizan en las cajas de los supermercados. Joystick: Es un dispositivo de control de dos o tres ejes que se usa desde una computadora o videoconsola para ejecutar los movimientos.

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ASPECTOS QUE GUÍAN EL DISEÑO DE ENTRADA

Los aspectos que guían el diseño de entradas son: •

Efectividad. Los formularios de entrada, las pantallas de entrada y los formularios para contestar en la Web

Cumplen propósitos específicos en el sistema de información.

Precisión. Se refiere al diseño que garantiza que se contestaran de manera apropiada.

Facilidad de uso. Significa que los formularios y las pantallas son sencillos y no requieren tiempo adicional para descifrarlos.

Consistencia.

Implica

que

todos

los

formularios

de

entrada,

independientemente de que sean pantallas de entrada o formularios para contestar en la Web, agrupan los datos en forma semejante de una aplicación a la otra. •

Simplicidad. Mantener limpios estos diseños con el propósito de atraer la atención del usuario.

Atractivo. Los usuarios disfrutaran al usar los formularios de entrada gracias a lo interesante de su diseño.

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CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

Son métodos para la captura de datos que se ingresaran al sistema para su procesamiento. LINEAMIENTOS PARA LA CAPTURA DE DATOS: En este paso se escogen cuales datos deben ser capturados en la entrada. Existen dos tipos de datos que deben ser proporcionados como entradas cuando se procesan transacciones: 1. DATOS VARIABLES: Son aquellos datos que cambian para cada transacción por ejemplo el nombre de una persona. 2. DATOS DE IDENTFICACION: Es el dato que identifica en forma única el artículo que está siendo procesado. También es importante saber cuáles datos no deben ser proporcionados en la entrada los cuales son: 1. DATOS CONSTANTES: Son los datos que se repiten para varias transacciones por ejemplo la fecha. 2. DETALLES QUE EL SISTEMA PUEDE RECUPERAR: Son los datos almacenados que el sistema puede recuperar con facilidad y rapidez de sus archivos. 3. DETRALLES QUE EL SISTEMA PUEDE CALCULAR: Son los resultados que se pueden producir al pedir que el sistema utilice combinaciones de datos almacenados y proporcionados. DISEÑO DE DOCUMENTOS FUENTE

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Los documentos fuente es la forma en que inicialmente se capturan los datos por ejemplo formularios. Para diseñar un documento fuente primero se debe decidir qué datos deben ser capturados. Una vez hecho esto se desarrolla el diseño del documento y también se deben incluir títulos que le indiquen al usuario como completar la información. FORMA: La forma organiza el documento al colocar la información importante donde más llame la atención y establece la secuencia apropiada de datos. TITULO Y CAPTURA DE DATOS: Estos títulos indican al usuario que dato proporcionar y donde debe asentarlo. Los títulos deben ser claros y breves, con términos comunes que conozcan todas las personas. METODOS DE CODIFICACION Estos métodos son utilizados para acelerar todo el proceso, controlar los errores y reducir la entrada de los mismos; con ello las condiciones, palabras, ideas o relaciones se expresan por medio de un código el cual es un número o un símbolo breve que se utiliza en vez de una descripción más larga. CODIGOS DE CLASIFICACION Se clasifican los datos según sus características en grupos distintos a los cuales se le dan un código específico. CODIGOS DE FUNCIONES Señalan las actividades o trabajos a efectuar sin proporcionar todos los detalles. Por ejemplo, el diseño para el procesamiento de un archivo puede especificar la adición de registros en una transacción por medio de una A o de un 1. CODIGOS

CON

SUBCONJUNTOS

DE

DIGITOS

SIGNIFICATIVOS

Un esquema de codificación bien concebido, utilizando códigos con subconjuntos

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de dígitos significativos, puede proporcionar mucha información tanto a la gerencia como a los usuarios. Supóngase que se asignarán números de artículo a los diferentes materiales y productos que surte o vende cierta compañía. Una manera de hacer esto es asignar números en secuencia, comenzando con el primero hasta llegar al último. CODIGOS NEMONICOS Usan letras y símbolos del producto para describirlo en una forma visual por ejemplo el código TV-CL -21 indica un televisor de color de 21 pulgadas. La codificación de datos y transacciones disminuye el volumen de los primeros y simplifica el proceso, lo que reduce la posibilidad de cometer errores. La selección del código depende de la naturaleza de los datos y de los objetivos del analista. METODOS DE CAPTURA DE DATOS Son los métodos utilizados para la recolección y procesamiento de datos. Existen cuatro métodos diferentes a considerar y cada uno emplea equipo y preparación de datos específicos los cuales son: CAPTURA DE DATOS FUENTE POR MEDIO DE PERFORADORAS: Para resumir, los siguientes son los pasos necesarios para capturar datos de un documento fuente en una perforadora: 1. Escribir los datos sobre el documento fuente. 2. Si es necesario, codificar los datos del documento fuente en una forma aceptable para el procesamiento por computadora. 3. Perforar los datos en tarjetas. 4. Verificar las tarjetas perforadas volviendo a proporcionar los datos a la máquina de verificación, la cual los compara con los datos ya perforados. 5. Agrupar las tarjetas en un lote para que la computadora las lea y procese. 6. Validar los datos a medida que la computadora los lee para su procesamiento. 7. Procesar los datos.

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CAPTURA DE DATOS FUENTE CON DISPOSITIVOS TECLADOALMACENAMIENTO: En resumen, los pasos necesarios para capturar datos de un documento fuente en un ambiente que utiliza dispositivos teclado-almacenamiento son Los siguientes: 1. Escribir los datos sobre el documento fuente. 2. Si es necesario, codificar los datos del documento fuente en un formato aceptable para su procesamiento por computadora. 3. Procesar directamente la cinta o disco que contiene los datos. No se necesitan más pasos para proporcionar los datos a la computadora. 4. Validar los datos a medida que éstos son leídos por la computadora para su procesamiento. (Algunos pasos de la validación se llevan a cabo durante la entrada.) 5. Procesar los datos. CAPTURA

DE

DATOS

FUENTE

CON

UN

SCANNER:

Los siguientes son los pasos necesarios a seguir para capturar datos de un documento fuente en un ambiente OCR: 1. Escribir los datos en el documento fuente. 2. Formar un lote de documentos fuente y leerlos para su procesamiento por computadora. 3. Validar los datos conforme se van leyendo para su procesamiento. (Parte del proceso de validación se realiza durante la fase de entrada de datos.) 4. Procesar los datos. ENTRADA DIRECTA A TRAVES DE TERMINALES INTELIGENTES: Los pasos necesarios para capturar datos, utilizando para ello terminales (ya sea en línea o diferido en línea), son los siguientes:

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1. Proporcionar los datos en la terminal. 2. Validar los datos conforme se ingresan en la terminal. 3. Procesar los datos (si el procesamiento es diferido, las transacciones se acumulan en un lote que después será procesado). El lector óptico puede hacer más rápida la preparación y entrada de los datos. Dado que los costos del equipo varían, el analista debe considerar el lado económico de cualquier decisión relacionada con los métodos de entrada. Sin embargo, generalmente es cierto que los altos costos de mano de obra disminuyen con mejores métodos de entrada, aun si se consideran los costos iníciales del equipo.

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CALIDAD DE LA ENTRADA

La calidad de la entrada del sistema determina la calidad de la salida. Los usuarios que gestionan los datos en las empresas lo consideran parte de su propio trabajo y se emplean a fondo para mantener las bases de datos en forma. Sin embargo, es una pena que la mayor parte de su tiempo se emplee en arreglar datos erróneos, inconsistentes o simplemente inexistentes (o buscando datos que deberían estar pero que no están). Algunos de estos problemas se arrastran de atrás y otros son generados por ellos mismos. La actualización de, por ejemplo, una base de datos de clientes es una ardua tarea, pero todos piensan que es fundamental para la marcha de la compañía. El problema aquí está en que los afanosos usuarios no poseen las herramientas para poder solucionar todos los problemas dejando muchos de ellos sin resolución ya sea por no haber unas normas claras al respecto o los recursos necesarios para su corrección. Algunos consejos de importancia: 1. Reconozca que hay un problema con la calidad de los datos. Aunque no exista una queja generalizada y concreta, el problema existe. 2. Reconozca que hay una solución. Posible, abordable y probablemente económica. 3. Reconozca que el problema supone un costo. Evalúelo, haga un simple diagnóstico de los principales procesos y asigne costos unitarios simplemente a horas perdidas. Ni siquiera tenga en cuenta aún el costo de las no ventas o de clientes insatisfechos.

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4. Reconozca que la solución supone un gasto. En este momento simplemente basta con que asuma que tendrá que solicitar recursos para combatir al enemigo. En todo caso considérelo una inversión. 5. Contrate a una empresa que le forme. Específicamente, en calidad de datos y le asista en el siguiente punto. 6. Trace un pequeño plan de calidad de datos para la empresa. Identificando todos los procesos en que cree que la calidad puede verse afectada. Identifique los riesgos/costos de la no calidad y asigne plazos y recursos, superficialmente. 7. Llévelo a la próxima reunión directiva. Exponga sus averiguaciones y su plan de calidad de datos y obtenga la aprobación. 8. Incorpore un manual de buenas prácticas de calidad de datos. Distribúyalo entre todo el personal. 9. Cree un grupo de trabajo específico. Permítales que vayan al mercado en busca de soluciones y servicios profesionales. 10. No baje la guardia y mantenga al día sus datos. Una alta calidad de los datos en la empresa produce un significativo aumento de la confianza en el sistema (informática, soporte, dirección), reduce los gastos innecesarios producto de la ineficiencia y permite abordar nuevos proyectos de desarrollo con la motivación y las bases de información precisa y adecuada.

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CONTROLES DEL SISTEMA

El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, tal como los informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como la atinente a opiniones y comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la Dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades del organismo, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros. Las actividades de control de los sistemas de aplicación están diseñadas para controlar el procesamiento de las transacciones dentro de los programas de aplicación e incluyen los procedimientos manuales asociados

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BIBLIOGRAFÍA

http://www.servinformacion.com/?q=noticias/art%C3%ADculos-de-inter%C3%A9s/laimportancia-de-validar-la-calidad-de-los-datos-en-las-empresas Información proporcionada por el docente

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