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PROCESO ADMINISTRATIVO

Ascención Peralta Marlenne Ascención Gregorio Rosario García Rojas Liliana Hernández Sánchez Esthefany López García Sandra 0


Ascención Peralta Marlenne Ascención Gregorio Rosario García Rojas Liliana Hernández Sánchez Esthefany López García Sandra

PROCESO ADMINISTRATIVO

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CONTENIDO INTRODUCCION…………….……………………………………………………………3 1. PROCESO ADMINISTRATIVO...……………………………………………………4 2. PLANEACION………………………………………………………………………….6 2.1 Elementos que caracterizan la planeación……………………………………..7 3. ORGANIZACIÓN………………………………………………………………………8 3.1. Elementos de la organización…………………………………………………...9 4. DIRECCION…………………………………………………………………………..10 4.1. Elementos de la dirección……………………………………………………....11 5. CONTROL……………..………………………………………………………………13 5.1. Etapas del control………………………………………………………………..14

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INTRODUCCION El proceso administrativo es una serie de pasos a seguir para cumplir los objetivos de una organizaciรณn, comprende cuatro importantes pasos: planeaciรณn, organizaciรณn, direcciรณn y control. Estos pasos se clasifican en dos partes: mecรกnica y dinรกmica. La mecรกnica establece que debe hacerse y plantea teรณricamente como debe llevarse a cabo. La dinรกmica por su parte es la realizaciรณn misma de la planeaciรณn mediante llevando a cabo las actividades correspondientes. El presente libro tiene el propรณsito de explicar en quรฉ consiste cada paso del proceso administrativo.

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1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. Se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica (planeación y organización) y dinámica (dirección y control). La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social. El proceso administrativo: Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solución a un problema administrativo, en el encontraremos problemas de organización, dirección y para darle solución a esto tenemos que tener una buena planeación, un estudio previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo menos trabado posible. Para que el proceso administrativo que se lleve a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas, etc. La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso ya que ahí radica la complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con más cantidad de deberes se vuelve un poco más complicado tener el control, pero en 4


estos pasos existen más sub-categorías que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, según lo que dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quieres decir que cada parte tiene una función específica y que si hubiera falla alguna en cualquiera de estos pasos sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.

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2. PLANEACIÓN Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?). La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar el grupo social. Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.

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2.1 ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN LA PLANEACIÓN SON LOS SIGUIENTES: 

Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

La investigación. Aplicada

a

la

planeación la

investigación consiste

en

la

determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos. 

Los objetivos. Representan los resultados se desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

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3. ORGANIZACIÓN

La organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar atribuciones de cada uno.

división del trabajo coordinación

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3.1 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

DIVISIÓN DEL TRABAJO. Es la separación de actividades con el fin de realizar una

función

con

mayor

precisión,

eficiencia

y

el

mínimo

esfuerzo.

JERARQUIZACIÓN. Disposición de funciones de una organización en función del nivel

de

importancia.

DEPARTAMENTALIZACIÓN. Agrupamiento de funciones dentro de una estructura organizacional. Tipos: * Funcional. Es la agrupación de actividades comunes u homogéneas para formar una

unidad

de

organización.

* Territorio o geográfica. Se divide el trabajo en departamentos, que representan áreas

o

localidades

geográficas.

* Producto. Se organiza la departamentalización alrededor de determinados productos

o

líneas

de

productos.

* Equipos o proceso. Es el medio lógico cuando las máquinas o el equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual elimina la división orgánica; o bien cuando los elementos técnicos exigen de una localización

concentrada.

* Clientes. Está división está basada en la clientela que se emplea en algunos tramos. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES. Comprende la especificación de tareas, actividades y

funciones

para

cada

uno

de

los

cargos

de

la

organización.

COORDINACIÓN Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y consecución de los objetivos. 9


4. DIRECCION

La dirección se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para que desempeñen efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo

y

contribuir

así

al

logro

de

los

objetivos

de

la

empresa.

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración

y

la

dirección

son

una

misma

cosa.

Importancia de la Dirección. La dirección es un ingrediente necesario para la administración de éxito y está estrechamente relacionada con el liderazgo. Estos dos elementos son el aspecto interpersonal de la administración. El pequeño empresario es un líder en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enérgica y debe reunir todas las energías y recursos para superar cualquier barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las órdenes que se emitan. El líder de la empresa debe emplear la dirección para identificar las aptitudes y motivaciones

del

personal

y

así

brindar

incentivos

adecuados.

* Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. * A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la

estructura

organizacional.

* La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente,

en

la

productividad.

* Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización,

y

en

la

eficacia

de

los

sistemas

de

control.

* A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

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4.1 ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN

MOTIVACIÓN La motivación es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realización de sus labores, consciente de que está obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo está contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, así como al

logro

de

los

objetivos

de

la

empresa.

COMUNICACIÓN Una buena comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas, para lograr confianza y entendimiento

mutuo

y/o

buenas

relaciones

humanas.

En la empresa, la información que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente. LIDERAZGO Liderazgo es la relación en la cual una persona (el líder), influye en otros (los empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposición en las tareas de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el líder y/o el grupo. Por lo tanto, el líder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar. Componentes de liderazgo: -mando –ordenes –comunicación

TOMA DE DECISIONES .Se puede definir como la selección entre diversas alternativas de un determinado curso de acción. Para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal. Aspectos Fundamentales del 11


Proceso

de

Dirección Como

lineamientos

de

la

dirección

están:

1. Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente; 2.Definir claramente las tareas de los empleados; 3.Desarrollar un eficiente proceso de selección de personal; 4.Mantener una comunicación eficaz con los empleados; 5.Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal; 6.Mantener la disciplina en el grupo de trabajo; 7.Renumerar equitativamente al personal

1. CARACTERÍSTICAS DE LA DIRECCIÓN: *Impartir órdenes. * Acciones destinadas a lograr objetivos. * Se realiza en todos los niveles de la organización.

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5. CONTROL El Control (Concepto). El control es un proceso muy importante de la función administrativa y se define como el proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarnos que se realicen conforme a los planes, y de corregir las desviaciones importantes. El proceso del Control. A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos

la

eficiencia

de

algunos

procedimientos

utilizados.

El control incluye la vigilancia permanente para asegurarse de que todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado. La aplicación del control tiene efectos lógicos, que no deben desestimarse. Es el hecho importante que debe producirse una acción correctiva, que permita encauzar o enmendar la actividad desviada.

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5.1 ETAPAS DE CONTROL 1era. Etapa: ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO: Los estándares son unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los cuales evaluar el desempeño real. Es posible establecer estándares para cualquier actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda organización se fija metas, en

cuanto

a

rendimiento,

innovación,

satisfacción

de

grupo.

2da. Etapa: MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño, como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes

por

escrito,

informes

orales

y

observaciones

personales.

3era Etapa: COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR: en este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados

con

cuidado.

4ta. Etapa: TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS: Este paso va a garantizar que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real.

Enfoques del Control Burocrático

Los tres enfoques del control burocrático son: Preliminar, concurrente y de retroalimentación. a. El control Preliminar: Se da antes que se inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas diseñados para garantizar que las actividades planeadas se lleven

a

cabo

en

forma

apropiada.

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b. El control recurrente: Este control tiene lugar mientras se ejecutan los planes; es el núcleo de cualquier sistema de control. En el piso de producción, todos los esfuerzos se dirigen a producir la cantidad y calidad correctas de los productos programados en el tiempo

especificado.

c. Control de retroalimentación: Este tipo de control implica que se hizo una recopilación y análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien en el proceso de corrección. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, están ejerciendo control concurrente, cuando señalan algo y corrigen el desempeño inadecuado,

utilizan

Cualidades

de

la un

retroalimentación Sistema

como

forma

de

Control

de

control. eficiente

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Libro