Curso secretária módulo 4

Secretária

Módulo 4 - Marketing Pessoal

O que será ensinado: - Marketing pessoal.

- Correspondências Comerciais.

- Regulamentação da Profissão de Secretária.

Pois, evidentemente, isto se diz em sentido figurado.

MARKETING PESSOAL Sua importância para o desenvolvimento profissional.

Marketing Pessoal: a expressão que definitivamente abriu espaço na busca do desenvolvimento pessoal em direção ao sucesso profissional.

A palavra Marketing veio para ficar. Embora seja mais uma do vocabulário da língua inglesa, acabou se impondo a nossa, por que exprime algo que não conseguimos sintetizar numa só palavra, em português apesar do nosso riquíssimo vocabulário. Vem do latim, de mercatus que significa o mesmo que hoje, mercado, lugar onde se vendem mercadorias.

Ao se criar a expressão “marketing pessoal”, a intenção foi certamente essa: pessoas são também “mercadorias”, num certo sentido, “oferecidas”, “vendidas” e “compradas”.

Aspas para todas estas as palavras.

Há uma confusão que precisa ser logo desfeita, em relação a expressão: Marketing Pessoal não é somente look, aparência, pacote, embalagem. É isso também, mas, além disso, é tudo que fala quem a pessoa é sem precisar ela falar quem é.

E que fala a sua revelia. São aspectos incorporados à sua imagem pessoal que irão “vender” com maior eficácia, o que mais se espera em nós na vida empresarial: confiabilidade.

São alguns aspectos que falam de nós antes mesmo de nossa chegada, como o currículo, o cartão de visitas e as informações que circulam na “praça” a nosso respeito.

E outros que nos acompanham, como nossas formas de comportamento social, posturas e gestos corretos e elegantes, indumentárias, higiene, etc.

E, quando começamos a falar, a voz, o vocabulário, a linguagem, o domínio da língua/código em que estamos nos comunicando, as habilidades de comunicar, a retó-

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rica (que é a construção de nosso discurso), são elementos que se agregam para formar nossa imagem pessoal.

Quantos aspectos tão negligenciados, relegados em desprezo a segundo plano, não fazem parte dos currículos escolares, e que, no entanto, falam veemente de nós e por nós!

(mesmo que estejam na moda); - Os sapatos devem ser cômodos, discretos, acompanhados de meias.

Opte sempre pelos clássicos que nunca saem da moda.

- Evite perfumes muito fortes ou muito doces, podem causar náuseas em algumas pessoas. Perfumes ativos só em ocasiões especiais ou à noite; - Use bijuterias discretas e de bom gosto e não sobrecarregue a aparência utilizando várias delas conjuntamente; - Cuidado com os esmaltes. As mãos devem ser bem tratadas.

Cuidado com descascados, neste caso é preferível usar base;

APARÊNCIA: - Vivemos numa época de luta, competição e qualificação onde a aparência é fundamental; - É importante uma boa aparência, cabelo com bom corte, mãos e unhas limpas, roupa bem passada, meias e sapatos que combinem com a roupa; - Evite roupas exageradamente curtas, transparentes ou decotadas

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- A mulher elegante não se deixa levar por modismos. Use roupas que valorizem o seu tipo e combinem com a sua personalidade.

Cultive a sua própria moda; - Organize o seu guarda-roupa de trabalho, opte sempre por roupas em cores discretas, neutras, de bom tecido e corte; - Num estado que tem o clima

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quente como o nosso, o linho é recomendável; - Sua maquiagem deve ser discreta, procure retocar o batom sempre que necessário, mais evite faze-lo em presença de outra pessoa; - Nunca se mostre ansiosa demais, falando e gesticulando em excesso; - Mantenha-se calma segura e confiante.

CURRICULUM VITAE Há histórias inacreditáveis sobre esse documento de tanta importância para a vida profissional. Ele deve ser simplesmente a síntese dos dados que dizem que sou o que fiz, pertinentes ao cargo que estou pleiteando.

Currículos longos só são pedidos para qualificações em carreira acadêmica. Nas empresas, ele não deve ter mais que uma ou duas páginas.

Não é fácil atingir a simplicidade de um bom currículo. Cada caso deve ser tratado levando em consideração ao tipo de cargo, empresa, cultural, etc., onde pretendo me

engajar.

COMPORTAMENTO SOCIAL Em nossas relações humanas intra e intergrupais, o comportamento social é o outro aspecto que colabora para a criação da nossa imagem positiva.

Boa educação, no sentido antigo da palavra, anda em baixa. A violência, a agressividade que as tensões emocionais de nossos dias produzem, a ideia distorcida de que liberdade é fazer o que se quer, sem nenhum respeito pelo outro, são fatores que estão contribuindo para a deterioração das relações humanas.

Para muitos, especialmente gente da nova geração, é “careta” ser amável. Há uma espécie de medo de se perder o poder se a gentileza entra em cena.

Comportamentos exteriorizam atitudes, ou seja, as atitudes é que geram comportamento. As atitudes são resultantes de três componentes: ¨ Crenças e conhecimentos sobre determinado objetivo;

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¨ Emoções em relação a ele; ¨ Disposição para agir diante dele. É difícil, portanto, ter comportamentos positivos em relação a algo, quando eles não encontram ancoragem dentro de nós. Em atitudes também positivas.

O desconhecimento sobre um determinado povo ou raça, por exemplo, mais as emoções, a priori, de desagrado em relação a eles, podem gerar preconceitos interiorizados, que certamente ficarão patenteados em comportamentos também preconceituosos.

Em lugar de fazer um infindável rol de comportamentos indesejáveis nas infinitas circunstâncias da vivência grupal, penso que é mais proveitoso colocarmos algumas premissas para nortear esses comportamentos.

O que todo mundo espera é ser respeitado como pessoa, em seus valores humanos. Todos os cargos, todas as formas de trabalho são dignas e necessárias.

Na vida profissional prevalece a hierarquia de cargos. Ela só será

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abolida nos consultórios que adotam sistemas democráticos e de organogramas achatados. Certamente chegaremos todos lá quando houver engajamento profissional responsável.

A palavra-chave é adequação aos papéis sociais, aos cargos, as funções, ao estilo do consultório.

Adequação aos momentos e aos eventos.

O que se espera de cada um de nós é o fortalecimento de atitudes positivas em relação a nós mesmos, em relação a chefes, colegas, subordinados, pacientes e fornecedores. Atitudes positivas de lealdade ao consultório, não no sentido de aceitação irrestrita e incondicional, mas colaborando com críticas construtivas. A imagem de um consultório é a soma das imagens pessoais de seus funcionários.

APARÊNCIA PESSOAL Mais uma vez a palavra adequação surge imperiosa para dizer o que se deve vestir, como se pentear, que maquilagem usar, que corte de cabelo. Homens com ou sem barba? Gravata? Roupa esporte ou terno escuro?

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Neste assunto aconselho vivamente o livro “Elegância”, do especialista Fernando de Barros, para o aconselhamento do vestuário masculino.

Mulheres gostam de andar na moda. Mas a mulher elegante não lança moda, adere a ela com descrição. Lançamentos ficam para profissionais de moda.

Um consultório não é lugar para o exercício da sensualidade. Uma questão de saber viver plenamente nossos papéis sociais, onde é necessário e adequado desempenha-los, sem misturar, sem emprestar comportamentos de um para o outro.

Em resumo, procure adequar roupas, calçados, corte de cabelo, penteado, maquilagem, ao estilo do consultório onde se trabalha, sem abrir mão, no entanto, do estilo e gosto pessoais.

GESTOS E POSTURA Nosso gestual, muito próprio dos povos latinos, é bem exuberante.

Nossos gestos largos e exagerados são recebidos, entre nós, como manifestações de alegria, amizade, entusiasmo e outros sentimentos positivos. Um susto, para estrangeiros!...

Com eles, basta estender os braços e apertar as mãos com determinação. Jamais abraçá-los, nunca se dê nosso tão característico tapa nas costas. Aliás, contenha-se também com as pessoas formais.

Beijos devem ser trocados entre amigos íntimos, fora do ambiente de trabalho. Aqui bastam cumprimentos verbais amáveis, sorrisos, acenos de mão discretos, e chega.

Está em boa medida...

Quanto às posturas corretas, há muito o que dizer. Importante marcar um conceito básico: ELEGÂNCIA É DECORRÊNCIA DE POSTURAS CORRETAS A insegurança, a falta de autoconfiança, a timidez, sempre se traduzem em posturas corporais tam-

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bém adequadas. A pessoa se sente inferiorizada e alimenta com seu próprio ego rebaixado a fome de poder dos autocratas e arrogantes.

Embute a fala, sente-se o último e, o que é pior, sem conserto. Derrapa, entra num círculo vicioso que anda para trás e baixa mais um pouco a autoestima... neste mundo de tanta esperteza e vaidade, precisamos tomar cuidado para não virarmos manjar de pseudodeuses do saber...

Entre um em outro, felizmente, existe aquele a quem chamamos assertivo: ele se conhece, conhece suas limitações, não se envergonha delas, não anda pedindo desculpas pelo que não sabe, sente-se desafiado e motivado para aprender.

Essa pessoa é agradável ao convívio social. Sua postura física é harmônica, bem centrada no eixo maior, que é a coluna. O olhar direto, aberto, franco, atento, incentiva o seu interlocutor, promove o seu desenvolvimento. Sabe sorrir, sabe ouvir, incorpora o que ouve, dialoga, no verdadeiro sentido da palavra diálogo (pensamento que se faz através de). E isto, também é Marketing Pessoal.

Saúde (mental e corporal) e ele-

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gância andam juntas. E estes são mais alguns aspectos que devemos trabalhar para nos projetarmos com assertividade.

CORRESPONDÊNCIAS COMERCIAIS ATA: É um documento de valor jurídico que resume por escrito os fatos ou decisões de uma assembléia, sessão ou reunião para determinado fim.

Geralmente, são transcritas à mão, nada podendo lhe ser acrescentado ou alterado, evitando, portanto, rasuras. Deve ser redigida em linguagem simples, concisa e precisa.

Se houver enganos, a Secretária deverá corrigi-los com o termo “digo”, retificando o pensamento.

No caso da rasura ser notada apenas no final, deverá ser utilizada a expressão “em tempo: onde se lê... leia-se...”. Os números deverão ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas devem ser redigidas de modo a se evitar espaços ou parágrafos, para que não seja possível acrescentar qualquer informação.

PARTES DA ATA:

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a)

Termo de abertura

“Contém este livro 100 (cem) folhas numeradas à máquina 1 (um) à 100 (cem), por mim rubricadas, e destina-se ao registro das Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade .................................. ..............................., concede nesta capital, ....................................... na Rua .............................., nº .............

A minha rúbrica é a seguinte: ........ .................................. Fortaleza ......... ....................................................

Presidente: ........................................ ................

(Assinatura) “ (Nome com letra de forma) ” b) Título – número da Ata e/ ou identificação da reunião: Ata da Trigésima Quarta Assembléia Ordinária... c) Data – Hora, dia, mês e ano da reunião. d) Local – Rua, Número, Cidade, etc. e) Convocação prévia ou estatutário que determinou a reunião. f)

Finalidade (s) da reunião.

g) Nome ou qualificação (acionistas, sócios, etc.) dos presentes.

Em reunião de acionistas, além do nome dos presentes, registra-se o número e a classe ou natureza das ações de que cada um é detentor.

O número de pessoas identifica o “Quórum” da reunião. h) Direção dos trabalhos (presidente e secretária). i) Ordem do dia (pauta) – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas.

Geralmente a reunião inicia com a leitura da Ata da sessão anterior, que será discutida e, se for o caso, aprovada pelos presentes. j) Fecho – encerramento dos trabalhos k) Assinatura (s). l) Termo de encerramento: “Contém este livro o número 100 (cem) folhas numeradas de 1 (um) a 100 (cem), que, rubricadas pelo Presidente ............................., e destina-se ao registro das Atas das Reuniões da Diretoria da Sociedade ........................., conforme lê-se no termo de Abertura. Fortaleza, .. .................................

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Presidente: ......................................... .........................

(Assinatura) “(Nome com letra de forma)” ATESTADO: É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. O atestado difere da certidão por afirmar fatos transitórios e não permanentes.

As repartições públicas em razão de sua natureza, fornece atestado e não declarações.

DECLARAÇÃO: É a afirmação da existência ou inexistência de uma situação de fato ou de direito. Seu emissor pode ser pessoa física ou jurídica (empresa, entidade). É necessário que o declarante além de ter conhecimento do fato, tenha capacidade e liberdade de afirmativa. Pode ser dada me causa própria, ou referir-se a outra pessoa. Às vezes, é substituída pelo atestado, próprio do serviço público.

CARTA COMERCIAL

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A carta comercial é a correspondência usada normalmente pela indústria e pelo comércio. É comum ser usada para comunicação entre o consultório e um fornecedor. Tem as seguintes partes: 1) Cabeçalho a) Timbre; b) O índice e o número; c) A data; d) O endereço; f) A referência ou assunto; g) O vocativo.

2) Texto a) Introdução; b) Desenvolvimento; c) Conclusão.

3) Fecho a) Despedia; b) Assinatura; c) Iniciais; d) Indicação de anexos; e) Aviso de cópias; f) Aviso de Segunda folha.

Nem todos esses itens aparecerão obrigatoriamente em todas as cartas.

CARTA OFICIAL: É o meio de correspondência pelo

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qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. Na circular, não consta destinatário, pois ela não é direcional e o endereçamento vai no envelope.

CURRICULUM VITAE: É o documento que fornece uma visão geral com relação à formação e à experiência profissional de alguém que se candidate a um cargo, curso, etc. A expressão latina “Curriculum Vitae” quer dizer carreira da vida. Pode ser encaminhado através de um Oficio ou de uma Carta de Apresentação; pode ainda ser introduzida por uma resposta de anúncio.

O Curriculum deve destacar-se pela apresentação impecável e redação bem cuidada. Deve ter o comprimento necessário a fim de provocar o interesse, sem dar informações demais. Seu objetivo é gerar uma entrevista, nunca substituí-la.

MEMORANDO OU C.I. (COMUNICAÇÃO INTERNA) Pode ser interno, sendo uma correspondência sucinta entre duas

seções de um mesmo órgão. Pode também ser externo, sendo oficial, caso em que se assemelha ao Ofício, ou comercial, caso em que se assemelha à Carta Comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando é o meio-ofício.

REQUERIMENTO É o documento através do qual se pede ou se solicita a um superior a execução de alguma coisa, ou a satisfação de alguma pretensão.

Não se trata de um documento específico da correspondência empresarial, embora seja bastante empregado pelo comércio e pela indústria.

REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA A LEI – REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO E CÓDIGO DE ÉTICA Lentamente as tarefas vão se definindo dentro das organizações, para o melhor desempenho dessa profissão. No ano de 1978, no dia 05/09/78, foi assinada a primeira Lei para a regulamentação da função de Secretária, foi a Lei Nº

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6556/78.

Veja bem: a Lei assegura a Secretária a lutar pelos seus direitos, por isso, jamais trabalhe sem ter registro de admissão, em sua carteira profissional. Lute para que na sua carteira conste exatamente o cargo que você exerce na empresa.

Procure atualizar-se com relação aos aspectos legais de sua profissão e de tudo aquilo que diz respeito ao trabalho da mulher em geral.

junto de princípios básicos, que visa disciplinar e regular os bons costumes, a moral e a conduta das pessoas.

Associe-se ao Sindicato das Secretárias do seu estado. Com isso, você estará unindo forças, somando esforços, para colocar a nossa profissão no patamar mais elevado.

Porém a Lei saiu com muitas falhas. Pensou-se em reformulá-la e foi feito um grande estudo nesse sentido. A nova Lei de Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, foi assinada pelo presidente José Sarney, e continua em vigor.

Foi, também, elaborado um Código de Ética, muito valioso para a categoria, devendo ser observado por toda profissional Secretária.

Não somente a profissão Secretária exige um Código de Ética como todas as outras profissões. A Ética pode ser entendida como um con-

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Bibliografia/Links Recomendados BIBLIOGRAFIA BÁSICA GARCIA, E. V. Noções fundamentais para secretárias. Summus, 2000.

GARCIA, E.; SILVA, E. Secretária executiva. São Paulo: Thompson, 2005.

GUIMARÃES, M. E. Livro azul da secretária Moderna. São Paulo: Érica, 2001.

LINKEMER, B. Secretária Eficiente. São Paulo: NOBEL, 1999.

BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da Secretária. São Paulo: ATLAS, 1999.

PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 1991-97 VEIGA, D. R. Guia de secretariado Técnicas e comportamento. São Paulo. Érica, 2007.

LINKS RECOMENDADOS: http://www.secretariando.com.br/ http://www.portaldosecretariado.com.br/

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