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Curso BGE504 Sistemas de Información Documental

Propuesta de automatización del Centro de Información Registral y Derechos Conexos utilizando software libre Estudiantes: Karen Mesén Sánchez Ana Cristina Rivera Araya María Fernanda Rodríguez Sánchez Susana Zúñiga Céspedes


Sistema

“complejo de componentes interactivos, conceptos característicos de unidades organizadas como interacción, suma, mecanización, centralización y competencia, finalidad etc., y su aplicación a fenómenos complejos”

Bertalanfy citado por Fernández Bajón (s.f., p.3)

Sistema de Información

“conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico.” Cohen, A. (2001, p.4)

Sistema de Información Documental

“Conjunto ordenado de procedimientos normalizados que permiten la gestión de los documentos y explotación metódica de la información mediante las tecnologías adecuadas.” SIDRA, (2005, p.13)

Tecnologías de la Información y la Comunicación

“conjunto de tecnologías que permiten el acceso, producción, tratamiento y comunicación de información presentada en diferentes códigos (texto, imagen, sonido)”

Belloch Ortiz, C. (s.f, p.1)


Con el propósito de contribuir en mejorar los servicios y productos, que dispone el centro de información registral y conexos es necesario implementar nuevas estrategias, tomando en cuenta las necesidades del usuario. El objetivo de esta propuesta consiste en proponer un sistema de información documental que permita agilizar las labores técnicas y profesionales del centro de información.


Enfoque metodológico

Tipo de investigación

Esta investigación está orientada hacia un enfoque mixto debido a que se requieren de datos tanto cualitativos como cuantitativos para cumplir con los objetivos planteados. Esta investigación es de carácter descriptivo debido a que se pretende, mediante la realización de un diagnóstico, describir la condición actual del centro de información registral y conexos

Sujetos

Se tomará como principal sujeto a la encargada del Centro Especializado de Información la señora Olga Pacheco Sánchez, Así como su colaboradora María de los Ángeles Jiménez Esquivel.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Los instrumentos que se utilizarán para la elaboración del presente trabajo serán una guía de autodiagnóstico y el RFI, además se utilizará la técnica de la observación para determinar diversos aspectos importantes.


a. Servicio a usuarios internos - Búsqueda de información bibliográfica - Préstamo de documentos a sala - domicilio - Préstamo interbibliotecario -Bibliografías especializadas

b. Servicio a usuarios externos a. Colección bibliográfica b. Áreas temáticas c. Formatos de la información d. Tratamiento documental

a. Atención brindada a los usuarios b. Uso de la información

- Préstamo de documentos a sala - fotocopia, - Búsqueda en índices impresos, - Resolución de consultas referenciales.

Equipo tecnológico

Equipo de cómputo del Personal del Centro de Información

Equipo de cómputo para usuarios

Funcionalidades

· Búsquedas Especializadas · Almacenamiento de información · Procesos técnicos · Usuarios realicen trabajos · Uso de Internet

Internet Inalámbrico

· Uso de Internet

Impresoras, Scanner

· Servicio de fotocopiado, escaneo e impresiones

Microisis, Winisis

· Bases de datos institucionales


FORTALEZAS - Buenas y recientes instalaciones. - Mobiliario en excelente estado. - Excelente iluminación natural y artificial. - Gestión eficaz y eficiente de los recursos. - Buena relación biblioteca - usuarios. - Asignación de responsabilidades según los objetivos del Centro de Información. - Existe una adecuada normalización.

DEBILIDADES - Espacio físico es inadecuado no cumple con la ley 7600. - Ubicación muy ruidosa. - Escaso conocimiento del centro de información. - Poca difusión de servicios. - Insuficientes mecanismos de detección de necesidades de los usuarios. - Poco personal el cual se encuentra mal capacitado. - Miedo al cambio y brecha digital por parte de las funcionarias del centro de información. - Los procesos no están automatizados. - Carencia de un catálogo en línea. - No existe página web.

OPORTUNIDADES - Necesidad de formación continuada de los usuarios - Entorno dinámico y complejo que obliga al cambio continuo (biblioteca 2.0) - Explosión de la gestión del conocimiento científico. - Resguarda la producción científica institucional. - Aumento de la colección. - Único Centro de información especializado en información notarial y registral en C.R. - Implantación de tecnologías avanzadas.

AMENAZAS - Disminución del usuario externo por falta de conocimiento del centro de información. - Creciente competencia. - Cambio tecnológico continuo plantea dificultades de adaptación y anticipación. - Cambios en la legislación con respecto a los derechos de autor. - Fuerte dependencia de las TIC’s por parte de los usuarios - Necesidad de fuertes inversiones en tecnología y recursos.


CARACTERÍSTICAS - Multilingüe - Manejo de un número indefinido de bases de datos - Puede contener un máximo de 16 millones de registros. - Campos repetibles de longitud variable. - Recursos de recuperación de registros - Uso de operadores booleanos y expresiones condicionales. - Posibilidades de diseño de formularios de ingreso de datos - Salidas en formato ISO 2709. - Utiliza lenguaje de programación ISIS-PASCAL . - Exportación e importación de registros de otras bases de datos.

REQUERIMIENTOS - CPU: de al menos 32MB - RAM: 8 Mb (Recomendado:16Mb o más) - Disco Duro: 4 Mb - Windows 3.1, Windows 95, Windows XP.

FORTALEZAS - Sencillo de instalar. - Equipo tecnológico básico para su instalación. - No ocupa mucho espacio en el disco duro.

DEBILIDADES -

No es una herramienta multiplataforma. Su interface es rígida. No es modular. No permite crear cuentas de usuario y administrador. - No posee soporte técnico. - Necesita la herramienta Genisis para accesarlo en línea. - No se puede utilizar en Windows 7 o superior.


Presentación SID