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ARCHIVOS DIGITALES

CARLOS HUMBERTO RODRÍGUEZ MARÍA ELENA AGUDELO VÁSQUEZ Grupo: 2 virtual

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES, PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, D.C., 2014


ARCHIVOS DIGITALES

CARLOS HUMBERTO RODRÍGUEZ MARÍA ELENA AGUDELO VÁSQUEZ Grupo: 2 virtual

ACTIVIDAD UNIDAD 1

YILBERTH ANDRÉS MARTÍNEZ CASTILLO Docente

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES, PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, D.C., 18 de Febrero de 2014


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN .....................................................................................................4 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................... 5

1.

DEFINICIONES DE ARCHIVO .........................................................................6 1.1 Archivo Público ...................................................................................................... 7 1.2 Archivo Privado .................................................................................................... 7 1.3 Archivos Total. ....................................................................................................... 7

2.

DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA ........................................................................7 2.1

Funciones: ......................................................................................................... 8

2.2

Tipos de Bibliotecas .......................................................................................... 8

3.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS ....................................10

4.

LOS DOCUMENTOS DIGITALES..................................................................11

5.

4.1

DEFINICIÓN: ..................................................................................................... 11

4.2

Características funcionales ............................................................................ 11

4.3

Mutabilidad e identidad en los documentos Digitales .................................. 13

4.4

Tipos de documentos digitales ...................................................................... 14

4.5

Formatos de los documentos digitales .......................................................... 15

PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAl ..................................16

CONCLUSIONES ..................................................................................................18 WEBGRAFÍA .........................................................................................................19


INTRODUCCIÓN

Desde aproximadamente los años 60 del siglo pasado, los avances tecnológicos han avanzado de forma vertiginosa, con cubrimiento prácticamente de todos los ámbitos afectando sin duda el manejo de los archivos. Esto ha ayudado a gestionar los grandes volúmenes de información que se generan a diario en todas las instituciones como resultado de su quehacer diario. Más tarde comenzó a crecer

el número de documentos creados directamente por ordenadores, los

cuales se almacenan en el mismo formato electrónico en el cual fueron creados, dando paso a los documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios a los cuales han tenido que someterse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El consejo internacional de archivos determina que en sus funciones el archivo debe identificar, salvaguardar y preservar los documentos, garantizando el que sean accesibles y comprensibles.

Dichas funciones que se incluyen dentro de las actividades del archivo, se inician desde la primera etapa del ciclo de vida de los documentos hasta el ciclo final de los mismos, sin olvidar el objetivo principal de los documentos que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de los documentos demostrando de esta forma las transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Cuando se trata de documentos electrónicos, la función del archivo debe someterse a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso. Todo esto que está ocurriendo en la actualidad con el uso de las Tics, nos lleva a pensar que dentro de unos años conoceremos la tan cacareada oficina sin papeles anunciada por gurús de la tecnología.


OBJETIVO GENERAL Comprender los aspectos que están relacionados con los Archivos Digitales que permitan generar los procesos de eficacia y eficiencia para un buen desempeño laboral y personal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Identificar los conceptos básicos de un archivo digital.  Identificar las diferencias que hay entre un archivo y una biblioteca.  Identificar las ventajas que existen de conservar la información digital.


1. DEFINICIONES DE ARCHIVO: Según la Señora Antonia Heredia experta en archivos ella define archivo como uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

La ley general de archivos lo define como un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Funciones Genéricas de un Archivo: a) Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los materiales, no artificial. Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es el resultado de una actuación espontánea de una institución. b) Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de la documentación que se justifica en la distinta génesis y tipología de los materiales. No es posible aplicar sistemas universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza después de recoger los


documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. c) Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). La función genérica de un archivo,

por

tanto,

es

reunir,

organizar/conservar

y

difundir/servir

documentos 1.1 Archivo Público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. 1.2 Archivo Privado: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. 1.3 Archivos Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

2. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA Según la UNESCO, biblioteca es una colección organizada de libros, impresos y revistas o de cualquier clase de materiales gráficos y audiovisuales. Según la ALA concibe el término biblioteca como la colección de material de información organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios. Vale la pena resaltar que en los conceptos anteriores, se alude indefectiblemente al personal encargado de

los servicios

necesidades de información de los lectores.

y programas relacionados con las


Otro concepto: Biblioteca es un lugar que contiene una colección de libros, publicaciones periódicas y otros documentos organizados según sistemas preestablecidos y destinados a servir a un público. 2.1 Funciones: Las funciones clásicas de una biblioteca han sido tradicionalmente tres: reunir, conservar y servir. Éstas se han ampliado en el marco de la biblioteca actual, que, sin perder su identidad, ha logrado mejorarlas y adaptarlas a las nuevas exigencias de la sociedad contemporánea. Por eso, hoy se distinguen fundamentalmente las siguientes: a) Proporcionar documentos, como siempre lo ha hecho, pero facilitando cada vez más el encuentro entre el documento y el usuario. b) Ser servicio de información, en el sentido de recogerla y canalizarla, pero también de generarla y acercarla al ciudadano. Gracias a las NTIC, las bibliotecas son ahora auténticas puertas abiertas a todo tipo de información universal. c) Contribuir a la formación de usuarios, explotando su función educativa como medio para el aprendizaje permanente y el acceso a la información plural. d) Ser foco de cultura y ocio recreativo, puesto que los materiales y servicios bibliotecarios, aparte de culturizar, constituyen una buena alternativa para ocupar el tiempo libre. e) Asesorar acerca de la información, contando con personal experto, de tal manera que la abundante oferta informativa no abrume al usuario. f) Ser un espacio de trabajo, estudio y convivencia, donde haya cabida para la interculturalidad, la tolerancia y el intercambio de ideas. 2.2 Tipos de Bibliotecas La mayoría de los países disponen de una amplia tipología de bibliotecas y dentro de ésta se encuentran:


 Bibliotecas Nacionales: Las denominadas bibliotecas nacionales están financiadas

con

fondos

públicos

y

cumplen

una

doble

finalidad:

proporcionar material bibliográfico de investigación para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio cultural de cada país.  Bibliotecas Públicas: Las bibliotecas públicas pretenden responder a la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios. Además de obras literarias clásicas, sus fondos pueden estar integrados por textos que proporcionan información sobre servicios sociales, obras de referencia, discos, películas y libros recreativos. El objetivo de las bibliotecas públicas es satisfacer las necesidades del mayor número posible de ciudadanos, suelen contar con máquinas de lectura y audición, así como con libros impresos en formatos especiales (por ejemplo con el sistema Braille) para personas que padecen problemas de visión. La financiación de estas bibliotecas procede de los poderes públicos locales.  Bibliotecas Académicas: Son aquellas establecidas, mantenidas y administradas por una institución de enseñanza superior, con el fin de cubrir las necesidades de información de los estudiantes y apoyar programas educativos, de investigación y demás servicios.  Bibliotecas Especiales: Están centradas en un tema o grupo de temas afines, encontrándose normalmente vinculadas a centros de investigación, asociaciones profesionales o instituciones que desarrollan su trabajo en un de terminado ámbito. Su misión esencial consiste en proporcionar información a los investigadores para que puedan realizar sus estudios adecuadamente.


3. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS ARCHIVO

BIBLIOTECAS

-Creación: Conjunto orgánico de -Creación: Colecciones de documentos documentos

procedentes

de

-Origen:

actividad de unja organización. -Origen:

Se

originan

de

Los

Se

originan

por

compra,

forma donación o canje

natural y fluida. .-

la libros, revistas etc.

.- Para las bibliotecas no existe tal

archivos

están

inevitablemente

a

ligados dependencia

de

las

instituciones,

cualquier pueden existir con total independencia.

institución natural o jurídica, ya sea .- Necesitan de depósitos o un lugar de pública o privada.

almacenamiento y circulación

.- Precisan de depósitos o lugares de .-Para enriquecer el acervo bibliográfico almacenamiento.

se

requiere

de

los

presupuestos

.-No necesitan presupuesto para que económicos se formen, ni para crecer, porque el - Metodología: El método bibliográfico volumen dependerá de la mayor o está menor

gestión

de

la

orientado

institución coleccionar,

a

conservar,

seleccionar, catalogar

y

productora de la cual depende el clasificar y difundir la información de los archivo.

libros y demás recursos de información.

-Metodología: El método archivístico - Tipos: Bibliotecas públicas, privadas, está

encaminado

conservar,

organizar,

a

recoger, nacionales, describir

servir los documentos de archivo-

escolares,

infantiles,

y universitarias, mixtas (carácter público y privado)

bibliotecas

digitales,

Tipos: Archivos administrativos, de electrónicas y virtuales. Gestión, históricos , de gobierno, - Recurso de Información: “Impresos eclesiásticos, nacionales, públicos y (libros,

revistas,

privados y privados con funciones audiovisuales, públicas. -Recurso

digitales,

electrónicos etc. de

Información: colecciones

documentos) magnéticos,

Los libros forman

bibliográficas

de

una


Documentos soportados en cualquier biblioteca. tipo de material o soporte, ya sea - Marco Legal: son reguladas por papel,

diapositivas

etc.

Los normas y estándares tanto a nivel

documentos de archivo constituyen nacional como internacional y políticas fondos

documentales

y internas de cada institución al cual

excepcionalmente colecciones.

pertenece. Ejemplo: Ley de bibliotecas

-Marco Legal: Se reglamentan y públicas o Ley 1379 de 2010, directrices regulan por una entidad estatal. Se ISO, IFLA, ALA, UNESCO. rigen por las leyes del país al cual pertenecen. En el caso de Colombia Ley 594 de 2000 y Ley 1904 de 2010.

4. LOS DOCUMENTOS DIGITALES 4.1 DEFINICIÓN:

Son aquellos en los cuales la información, ya sea esta en forma de texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa y “1” señal positiva, dichas señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos, a combinaciones de dígitos se pude decir que la información así registrada se denomina información digital. 4.2 Características funcionales a) Carácter Interactivo de los documentos Digitales: El documento digital puede, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que


determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento y es gracias a las posibilidades antes descritas, que el usuario puede establecer un cierto grado de comunicación con el documento electrónico pues le transmite mensajes y el documento responde; el documento transmite mensajes al usuario y el usuario responde. El lector actúa sobre el documento y el documento reacciona; el documento actúa sobre el lector y el lector reacciona, en eso consiste la interactividad b) Carácter Multimediático de los documentos digitales: Un texto informa a través de la palabra, una foto con la imagen o una grabación con el sonido y un texto se puede ilustrar con una imagen y una foto puede explicarse con un texto adyacente, pero el mensaje se transmite por un medio principal al que los otros complementan. Los documentos digitales por el contrario, permiten integrar en un sólo ambiente, información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido permitiendo que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente. c) Carácter Hipertextual de los documentos Digitales: Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última, una película se ve desde el principio hasta el fin, pero la linealidad, sin embargo, parece ser una limitación más sentida por los autores que por los usuarios del documento tradicional. Mientras que en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red.


Es esta característica es la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet. Cuando la relación se establece entre medios diferentes, texto, imágenes y sonido, se habla de relaciones "hipermediales" en lugar de relaciones "hipertextuales". d) Carácter Omniaccesible de los documentos Digitales: El documento tradicional, físicamente considerado, siempre tendrá obstáculos para su accesibilidad total, pero con los documentos digitales esta limitación es superada ya que en el documento digital se da la posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren y permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en

consecuencia,

accesibles

desde

todas

partes,

es

decir,

son

"omniaccesibles". 4.3 Mutabilidad e identidad en los documentos Digitales a) Carácter Mutable de los documentos digitales: El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico, lo cual facilita enormemente efectuar cambios en él aunque no es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional. Como consecuencia de lo anterior, los documentos electrónicos, especialmente los que se construyen para ser publicados y consultados en línea, son cambiados a menudo y por lo tanto tienen en consecuencia, una gran mutabilidad. Esta característica es muy ventajosa para producir y corregir documentos en, por ejemplo, un procesador de palabras pero, para documentos que se ofrecen a través de Internet, es un obstáculo ya que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no es el mismo o a lo mejor mañana ya no contiene la misma información.


b) Volatilidad de los documentos Digitales: Un documento electrónico, es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar, pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos "sitios web", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta o una vida "volátil", esta característica es especialmente importante a la hora de utilizar documentos electrónicos accesibles en línea, como apoyo documental en artículos u otro tipo de trabajo académico o científico, pues al citarlos es necesario dejar claro en qué fecha se consultó e incluso, a qué hora se consultó.

4.4 Tipos de documentos digitales a) Impresos Digitalizados: Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un "scanner" un documento originalmente impreso, para obtener de un documento impreso, un documento digital con todas sus características es necesario, una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras, en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. El resultado será, finalmente, una copia digital del documento impreso, no como imagen sino como documento textual con todas las posibilidades que su condición digital le otorga. b) Digitales para imprimir: Además de documentos digitales creados a partir de documentos impresos y de documentos digitales creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio para ser


consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de "hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse. Dichos documentos digitales propiamente dichos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como "Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", “Director” o “Flash”, de “Macromedia”. 4.5 Formatos de los documentos digitales Los formatos, son distintos según el tipo de información de que se trate ya que hay formatos para texto, para imágenes fijas, para imágenes en movimiento y para sonido. Así pues los códigos que permiten transformar los conjuntos de señales positivas y negativas con las que se registra la información digital, en “pixels” u ondas que construyan letras o imágenes o sonido, es lo que se llama formatos de los documentos digitales.

De ahí que para cada tipo de información existen múltiples formatos, creados por entidades diferentes: formatos, algunos, inventados por los productores de los programas con los que se crean los documentos, formatos otros, ideados por los productores de las computadoras mismas; formatos creados por profesionales que buscan mejorar la calidad de la reproducción de los códigos registrados o hacer más eficiente el registro mismo de la información.

Por tanto, cada vez que se guarda una unidad significativa de información en medio electrónico, cada vez que se guarda un documento digital, el conjunto de señales positivas y negativas que lo representa se archiva en un formato determinado que permita su futura decodificación y representación en pantalla o sistema de sonido.


Los instrumentos por medio de los cuales se crean documentos electrónicos o por medio de los cuales se digitalizan documentos tradicionales, al guardar la información utilizan un formato para hacerlo y crean un “archivo” al cual se le asigna un nombre que lo identifique y el cual lleva una “extensión” que identifica a su vez el formato en el que se guardó. Por ejemplo, cuando se crea un documento con el procesador de palabras “Word” de “Microsoft”, al documento, antes de guardarlo, quién lo escribe le asigna un nombre: “documento 1” por ejemplo, y el programa le asigna una extensión al nombre, “doc.”, en este caso, que identifica al formato que ese procesador de palabra utiliza.

5. PORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

En la actualidad, donde la información y el conocimiento se generan rápidamente, se hace imprescindible conservar la información, pero gracias al avance de la tecnología existen diversas formas para hacerlo, como los métodos digitales. Pero esta misma tecnología crea un problema y es la obsolescencia de los formatos y soportes digitales, es por esta razón, que se requiere de políticas que ayuden a encontrar soluciones que permitan el acceso a la información y que aseguren su visualización, recuperación y utilización. Existen diversas estrategias de preservación digital, aunque no todas ellas son apropiadas, por lo cual se debe tener en cuenta en el momento de hacer una selección, factores como el económico, el tipo de dato que se va a almacenar, y el estado del material:  Conservación: Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos.  Copias de seguridad: Hace referencia al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital.


 Actualización: Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos, como por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo.  Metadatos: descripciones estructuradas y opcionales que están disponibles de forma pública para ayudar a localizar objetos. Pueden ser de dos tipos: 1. Descriptores de objetos que permiten su recuperación. 2. Conservación que describen como acceder a los datos con dos tipos de información necesaria: a) De contenido: detalles sobre cómo representar el formato del documento (estos metadatos de representación cambian y se actualizan). b) Descriptiva: incluye identificadores y detalles bibliográficos, propietarios, historia, validación de formatos y nexo con demás formatos.  Preservación de la Tecnología: Consiste en el mantenimiento de la máquina con la que fueron creados los documentos, incluyendo software, hardware, entre otros.  Migración: Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra, conservando las características esenciales de los datos.  Conservación de soportes o medio físico: Es el medio donde se almacena la información, estos presentan una rápida obsolescencia y vulnerabilidad ante la degradación física.


CONCLUSIONES

Es importante la adquisiciรณn de los conocimientos necesarios para una adecuada selecciรณn, evaluaciรณn, registro y sistematizaciรณn de recursos de informaciรณn en formato digital, lo cual contribuirรก a asegurar la persistencia de la informaciรณn en el tiempo y el fรกcil acceso local o a distancia por parte de una comunidad de usuarios tanto locales como remotos.

De igual manera, el uso de las nuevas tecnologรญas para el almacenamiento digital ha contribuido a la รกgil recuperaciรณn y difusiรณn de la informaciรณn contenida en dichos archivos digitales, ya que una de las principales ventajas del almacenamiento digital son la gran capacidad de almacenar datos.


WEBGRAFĂ?A http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2023

http://www.slideshare.net/noviro/analogas-y-diferencias-entre-archivos-bibliotecasy-centros-de-informacin http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html http://www.reddebibliotecas.org.co/comunidad_bibliotecologos/Paginas/2011_CVB _CPT_PreservacionConservacionDocumentosDigitales.aspx


Taller 1