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Planificaci贸n Tecnol贸gica... Lo que un profesional de la informaci贸n debe saber!


Planificación tecnológica

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1. Planificación de las tecnologías 13 sencillos pasos!... Para un efectivo planeamiento tecnológico tenga éxito y sea una oportunidad para la institución se requiere de un seguimiento, metodología y control de los procesos tecnológicos se debe de tomar en consideración: 1. Planificación de las tecnologías / Planificación 2. Redacción del plan tecnológico 3. Identificación de las tecnologías 4. Evaluación de las tecnologías disponibles 5. Adquisición de tecnologías seleccionadas 6. Desarrollo 7. Explotación 8. Administración de personal especializado 9. Planificación de tecnologías de reemplazo 10. Formación del personal y los usuarios finales 11. Gestión de la seguridad y protección de los datos 12. Seguridad de la información 13. Políticas de privacidad

La clave del éxito!...


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En concreto... Fontalvo, María (2010) “la gestión de proyectos tecnológicos es el proceso que va desde la detección de necesidades y oportunidades, hasta que el proyecto se inicie, para la solución de una necesidad planteada, utilizando materiales diversos y elementos técnicos”.

En la gestión tecnológica es determinante en: Conocimientos de los avances especializados Cambios culturales Estrategias necesarias para obtener beneficios. Planificación: Principal actividad en la gestión tecnológica 1. Identificar y definir los objetivos 2. Establecer políticas y protocolos 3. Como ejecutar la innovación tecnológica


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2. Redacción de un plan tecnológico Un poco de teoría... • • • •

Resultados de un documento Generando ventajas y beneficios Desarrollo potencial Visión para detectar necesidades

Aspectos: •

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Definicíón objetivos tecnológicos Portafolio Estudios de usuarios Monitoreo tecnológico Documentar Protección del patrimonio tecnológico

Ejemplo: http://bibliotecnica.upc.es/Rebiun/nova/InformesGrupoTrabajo/57.pdf


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3. Identificación de tecnologías Varios aspectos... Diagnóstico tecnológico: Uso, requisitos y necesidades Aspectos básicos: Evolución tecnológica, competidores y adecuación a los objetivos. Identificación tecnológica: Ordenadores, software, por medio de consultores. Metodología: análisis de mercado, opinión de los clientes, datos fiables, estadísticas lineales cursas S, auditorías tecnológicas, entrevistas, análisis de la cartera tecnológica. La porción inicial de la curva representa el estado embrionario de la tecnología. Son tecnologías en desarrollo las pruebas se realizan a nivel de centros de investigación o laboratorios. En la porción media de la curva se encuentra la etapa de comercialización. Son tecnologías comercialmente disponibles en donde no existe suficiente información de su aplicabilidad (tecnologías en evaluación). La tercera etapa de madurez de una tecnología es la comercialmente madura. Esta etapa se refiere a tecnologías comerciales donde existe suficiente data relativa a su aplicabilidad, rentabilidad, lecciones aprendidas y mejores prácticas. El nivel dominio de una tecnología trata de identificar la experiencia del usuario en la aplicación de una tecnología, es decir, el grado de utilización tal que dé como resultado una mayor productividad.


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4. Evaluación de las tecnologías disponibles

Evaluando…. En la actualidad se entiende por Evaluación de Tecnologías un conjunto de métodos que analizan los diferentes y diversos impactos o efectos derivados de la aplicación de tecnologías, estudiando los efectos de posibles tecnologías alternativas e identificando los grupos sociales que puedan verse afectados. Su objetivo último estriba en tratar de reducir o anular los efectos negativos de algunas tecnologías imperantes, optimizando sus efectos positivos y contribuyendo así a su aceptación por la sociedad

Al momento de evaluar una tecnología se trata de establecer la efectividad, aplicabilidad y rentabilidad de la misma a través de proyectos pilotos en donde se compra certidumbre. Una vez concluido este proceso se busca reducir incertidumbre, cuantificar y jerarquizar el esfuerzo requerido para asegurar el máximo potencial de dicha tecnología.


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5. Adquisición de tecnologías seleccionadas En el caso de sistemas de información, por ejemplo, existen opciones de adquirir software comercial, utilizar software libre, realizar el desarrollo a la medida contratando servicios profesionales o realizarlo con los recursos internos de la organización. Cada una de estas alternativas tiene características, ventajas y desventajas que deben valorarse para determinar, en el contexto específico, la que es viable y resuelve de mejor forma el requerimiento planteado. a) Software comercial Si el sistema es de propósito general: Posiblemente éste cubrirá la necesidades comunes, para la mayoría de usuarios. No responde a necesidades particulares. Se adquiere tal como está, el usuario no tiene relación importante para sugerir mejoras en el producto Para obtener nuevas versiones se puede pagar una versión de actualización o adquirirlo nuevamente. Existen cláusulas en la compra que permiten, por un precio mayor, disponer de las actualizaciones que salgan en el siguiente año o dos años. Algunas veces se licencia por usuario, por volumen, para red (un sitio/ múltiples sitios), versión portable.


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… Adquisición de tecnologías b) Software libre Esta es una alternativa que ha venido creciendo y afianzándose en los últimos años y que en muchos aspectos ha ido desplazando algunos productos que tradicionalmente lideraban ciertos nichos del mercado. En este sentido, es importante tener presente que si bien es cierto el uso de este tipo de programas no implica realizar un pago por concepto de licenciamiento, si es importante tener claro que lo anterior no implica que un costo de cero, pues en algunos casos puede ser necesario pagar por algunos servicios (si no se cuenta con personal interno que los realice), por ejemplo: Dependiendo del producto, la instalación, configuración y puesta en funcionamiento no siempre es tan sencillo como el famoso: “NEXT - NEXT - NEXT”. Algunas veces para instalar un producto se requiere instalar otros productos previamente y en algunos casos, deben realizarse procesos de compilación del código fuente y tener mayor conocimiento del sistema operativo con el que se trabaja. Por estas razones se requiere de la participación de personas de


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… Adquisición de tecnologías informática o personas que se encuentran familiarizadas con este tipo de procedimientos. Si se trata de un cambio de sistema, es posible que se requiera efectuar un proceso de migración de datos, el cual podría ser un poco complejo y requerir conocimientos especializados. Dependiendo de la criticidad de la aplicación, podría requerirse contratar servicios de soporte técnico, monitoreo y asistencia inmediata en caso de presentarse algún problema con el sistema. Un aspecto fundamental para el éxito de todo proyecto es la parte de la capacitación, por tal motivo, si no se cuenta con personal interno que la realice, éste tendrá un costo.

BITECA es un ejemplo de una empresa que brinda este tipo de servicios en Colombia, para usuarios de PMB (software libre para automatización de bibliotecas). Se pueden consultar detalles en: http://www.biteca.com/


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… Adquisición de tecnologías c) Desarrollo a la medida por contrato Si se realizan correctamente las etapas de análisis, diseño y programación, el producto resultante se adaptará casi completamente a las necesidades Se debe contar con presupuesto para la contratación del desarrollo Usualmente los proyectos de desarrollo de software toman más tiempo y dinero de lo estimado originalmente El conocimiento queda principalmente en la empresa contratada, a menos que se dedique personal como contraparte, que participe en todo el proceso Hay que preveer cómo se dará el mantenimiento al sistema, si será contratada una empresa para ello o se asumirá en la propia institución. Se debe indicar en la contratación si se entregará el código fuente del sistema y toda la documentación técnica y de usuario. En este tipo de contrataciones también deben considerarse los aspectos clave indicados anteriormente para la compra de un producto. En este caso, es fundamental incluir cláusulas en las que se establezcan claramente los puntos


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… Adquisición de tecnologías de control y pago a lo largo del desarrollo del proyecto y las responsabilidades en caso de incumplimiento de alguna de las partes.

d)

Desarrollo a la medida interno Si se realizan correctamente las etapas de análisis, diseño y programación, el producto resultante se adaptará casi completamente a las necesidades Se debe contar con el personal idóneo y disponibilidad de tiempo para el desarrollo Siempre debe considerarse un margen de tiempo por imprevistos El conocimiento queda en la institución, sin embargo, igualmente debe quedar adecuadamente documentado para no depender de las personas que estuvieron durante el proceso y por si otras personas se encargarán del mantenimiento

En este tipo de desarrollo la mayor dificultad radica en que la persona o equipo de personas puedan dedicar el tiempo requerido para el análisis y desarrollo del proyecto, dado que al ser funcionarios, usualmente se presentan “emergencias” y otras actividades que distraen su atención, resultando en un atraso importante del mismo.


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6. Desarrollo o puesta en marcha de la tecnología

Dependiendo del tipo de tecnología adquirida deberán seguirse una serie de pasos para su puesta en funcionamiento: por ejemplo: configuración o parametrización, migración de datos, pruebas de verificación, pruebas de “stress”, integración con otras tecnologías existentes, capacitación a todos los involucrados, motivar e involucrar a todos los usuarios en el proceso (internos y externos), definir o re-definir procedimientos, coordinaciones, visualizar nuevos servicios y oportunidades.


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7. Explotación Esta etapa se refiere al uso normal del sistema, una vez concluidas todas las etapas requeridas para su puesta en operación. Es importante visualizar la necesidad de contar con un plan de contingencias y plasmarlo en un documento que todo el personal involucrado deberá conocer. Este plan debe revisarse periódicamente para adaptarlo a los cambios que puedan darse en el tiempo, ya sea tecnológicos o humanos. Además, lo ideal es que el sistema se pueda adaptar a estos cambios e incorporar nuevos requerimientos, para ello, dependiendo de la forma en que fue adquirido, se deberán gestionar nuevas versiones del producto o gestionar los cambios correspondientes en el código fuente. En el caso de ser un sistema desarrollado a la medida, los nuevos requerimientos podrán ser añadidos al sistema existente, siempre y cuando éstos no lo afecten de forma estructural. Llega el momento en que en vez de hacer más cambios al sistema, lo mejor es hacer un nuevo análisis, diseño y desarrollo para que nuevamente, el sistema se adapte de mejor forma a la nueva realidad.


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8. Administración de personal especializado En el desarrollo de proyectos de tecnologías de información y comunicaciones, normalmente se requiere la participación de profesionales en informática y de los usuarios expertos según el área de aplicación, sin embargo, dependiendo de la magnitud del mismo y de los recursos con los que se disponen, también es muy recomendable contar con la participación de otros actores que faciliten y agilicen el trabajo con el fin de alcanzar la conclusión exitosa esperada por todos. En este sentido es necesario analizar y determinar el tipo de especialización que se requiere, la experiencia que se debe tener y en qué partes del proyecto se requiere su aporte. Como ejemplo, se puede requerir apoyo en las siguientes áreas: • Administración de proyectos • Asesoría legal • Relaciones públicas • Diseño gráfico • Ingeniería industrial • Apoyo secretarial Dada esta diversidad, es importante realizar una exitosa administración del personal involucrado, promoviendo el respeto entre los miembros del grupo, de tal forma que se valore el aporte de cada área de especialización y se pueda llegar a acuerdos cuando se presenten diferencias de opiniones. Es importante que cada miembro tenga claro lo que se espera de su trabajo y lograr una buena comunicación entre todo el grupo.


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9. Planificación de tecnologías de reemplazo Usualmente las tecnologías tienen una vida útil estimada que nos permite identificar cuándo debemos hacer un cambio. En los equipos de cómputo, por ejemplo, se dice que en 3 años hay que reemplazarlos, pues los avances tecnológicos que se dan en sus componentes son tan acelerados que es evidente la diferencia que se obtiene en sus capacidades en ese lapso de tiempo. Por otro lado, el software se va desarrollando tomando en cuenta esos avances, por lo que el equipo se va quedando obsoleto para atender los requerimientos del software actual. Con respecto al software, si es desarrollado a la medida de la organización, su vida útil dependerá del tipo de requerimientos que deban incorporarse al sistema, que a su vez, dependerá en gran medida del nivel de estabilidad de los procesos en las empresas. Es decir, una empresa que constantemente hace cambios en procedimientos y servicios, rápidamente encontrará que el sistema desarrollado a la medida ya no responde a sus necesidades, por lo que deberá hacer un reemplazo por otra herramienta. Por el contrario, una organización que se mantiene muy estable en sus procesos, posiblemente podrá utilizar un sistema de este tipo por muchos años más. Un software comercial o libre, hecho para satisfacer las necesidades de una amplia población de usuarios, normal mente es más

paramétrico y permite adaptarse con mayor soltura a los cambios. Además, este tipo de software normalmente incorpora las nuevas tecnologías y requerimientos comunes a la comunidad de usuarios, por lo que su vida útil es mucho mayor, pues se pasa de una versión a otra.


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10. Formación del personal y usuarios finales

Compromiso por parte de los desarrolladores del proyecto en capacitar a los usuarios finales.

La capacitación debe realizarse en conjunto con el profesional de la información.

Es vital entregar documentación respecto al instructivo de uso, inducción, preguntas frecuentes.


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11. Gestiรณn de la seguridad Como lo indica Markus Erb la gestiรณn de riesgo en la seguridad informรกtica, รฉsta contiene cuatro fases: Anรกlisis: Determina los componentes de un sistema que requiere protecciรณn, sus vulnerabilidades que lo debilitan y las amenazas que lo ponen en peligro, con el resultado de revelar su grado de riesgo.

Clasificaciรณn: Determina si los riesgos encontrados y los riesgos restantes son aceptables.

Reducciรณn: Define e implementa las medidas de protecciรณn. Ademรกs sensibiliza y capacita los usuarios conforme a las medidas.

Control: Analiza el funcionamiento, la efectividad y el cumplimiento de las medidas, para determinar y ajustar las medidas deficientes y sanciona el incumplimiento.


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12. Protección de los datos Dependiendo del lugar en el que laboremos nos toca administrar información sensible que involucra la privacidad de las personas. Es ante esta circunstancia es que debemos conocer acerca de la protección de datos. Markus Erb afirmaba que “el objetivo de la protección no son los datos en sí mismo, sino el contenido de la información sobre personas, para evitar el abuso de esta”.


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13. Seguridad de la información Como lo indica Markus Erb en su Blog Gestión de Riesgo en la Seguridad Informática, la seguridad de la información radica en la protección de los datos, y ésta “debe garantizar en primer lugar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos” NORMA ISO La norma ISO 17799:2005, renombrada en 2007 como ISO 27002:2005, es una guía de buenas prácticas para establecer los objetivos de control y los controles adecuados para garantizar la seguridad de la información. De acuerdo a ella las mejores prácticas para llevar adelante estos controles son: – Documentar la política de seguridad de la información, o lo que es lo mismo, la redacción escrita de un documento donde se fije esta política. – Asignar a personas concretas las responsabilidades de seguridad de la información. Planificación tecnológica


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… Seguridad de la información – Proporcionar formación y capacitación para la seguridad de la información. – Realizar un procedimiento correcto de las aplicaciones. – Gestionar la vulnerabilidad técnica. – Gestionar la continuidad de la unidad, incluyendo las situaciones de desastres, por lo que el plan de gestión de desastres debe incluir los riesgos tecnológicos, las medidas preventivas (volcados regulares, almacenamiento externo de las copias de seguridad, comprobaciones regulares de la integridad de los datos, etc.) las respuestas al desastre (establecimiento de funciones que deben ser prioritarias en la recuperación de los servicios informáticos), y la recuperación de los sistemas. •

Registrar las incidencias de seguridad de la información y las mejoras puestas en marcha para la misma.


Referencias

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Elaborado por: Mayela Arguedas Arce Milena Camacho Arley Roc铆o Fallas Salazar Curso: Tecnolog铆a para la administraci贸n de la informaci贸n en las bibliotecas.


Prueba Maye en A5