Issuu on Google+

Service centre proposed rules: 1. Applying for a loan laptop: 1.1. 3h turnaround is ok to keep but NOT applicable if additional software needed  as installation can take up to 24h on certain applications (to check with Andy) 1.2. Users to make sure loan laptop form reflects the details of person  requesting/using machine – checked with Andy – users CAN fill out requests on  behalf of  1.3.  Any period extensions to be treated as new requests and to be down to IS  discretion and if more than one requests for a long term loan extension to be  suggested that team purchases a dept machine etc. If machine booked on a  short period and user then needs to extend to fill out a new request and we would  still decide if that is possible or not depending on other approved requests and  bus justification.  1.4.  Regarding LONG period loans – I suggest up to 3 weeks. Anything above  that period to be approved by Team leader or discussed with CAT team etc  depending on needs.  1.5. Loan laptops are here for: * EXTERNAL VISITS – CONFERNECE, MEETING  ETC. * INTERNAL USE BUT NOT FOR LONG TESTING PERIOD (E.G. Emily  Kerr borrowing a loan machine for P­Cards testing) 1.6. Loan machines are NOT LOANED to ­ *volunteers, *interns, *replacing  laptops in repair?, *to work from home (happens a lot), guests etc 1.7.

No laptop to be issues without relevant authorisation. 

1.8. To try change culture where users ring to make sure they will get a machine if  they fill out form – either way they should fill out form even if we cannot issue a  machine, by doing so we can report on requests etc 1.9. No booking of loan machines ahead of 3 months. Also, if large numbers are  required users to submit requests at least a week in advance so we can plan.  Failure to do so may result in unmet requests. How far ahead are we reserving  machines on spreadsheets...a month?... 2. Process of issuing a loan machine:  2.1. Setting up email templates for: 2 types if possible – one via LANDesk to  advise users request received, pending authorisation and a template to advise  user of laptop ready for collection,  chasing late returns with the relevant  procedure outlined possibly penalties etc, the same T&Cs should be reflected on  the LANDesk message we send out. I asked Bruce to make the cost centre code 


mandatory on the loan form as that was missing on some applications. We can  liaise with Bruce re updates of emails going out from Process Manager.  2.2. Check TP and allocate machines that need additional software, coordinate  with TAs to plan timing and installation. Make a note in TP and spreadsheets if  necessary  2.3. Dropping in and out times to be agreed with Team Leader and noted on  Intranet as well as templates and auto messages from LANDesk.  2.4. Maybe worth having additional equipment such as power leads, locks, mice  and network cables in cupboard or bags and bags to be assembled on the day  rather than keeping it all in bags and having to replace all the time. Maybe this  will help to keep track of equipment better and to make sure nothing is missing  when bags returned? 2.5. Have a brief manual/T&C   enclosed in bag with basics on using laptop –  advising users of importance on logging onto system in the office first, how to  switch user in case laptop locked, how to connect to wifi as some people are  unaware they have to manually prompt machine and advising users to ring  service desk if they need assistance rather than having them coming upstairs to  see us at SC asking for assistance, to advise on how to enable/disable mouse  pad on laptop, stressing the fact that dept’s will be cross charged if return is  delayed etc. Maybe worth having users to sing the enclosed list of info and a  copy where they keep one and we retain the other copy in case we need to  escalate...if this works out we can then change the book and just have a folder  with the laptop asset number and to file away already signed forms that users will  be signing again upon return... 2.6. All machines due to be given out on the following to be prepared and labelled  the day before, customers to be emailed late on the day prior to collection where  all team members are copied in or IS loans, TP updated, a list put together with  names, allocated machines, dates and TP ref then we can jsut tick off collected  machines and have a clear view what is due out and any No Shows.  2.7. Why not making use of the power enabled laptop cupboard? How do we  know if we give out charged laptops? Why don’t we setup machines on the early  shift for the same day collections, all labelled etc? 

3. Laptop returns:  3.1. I think we can dictate collection time but in terms of returns we should provide  users with a bit of flexibility – anytime between 9am and 5pm? 3.2.

Sign off book (or the T&C/manual that we hold copy of in the book)


3.3. Placing power lead, locks etc in appropriate places making sure all bits in  place including keys for locks, no extra bit in bags (e.g. broken glass frame that  was potentially hazardous, no iphone charges etc) Can we get an additional  cupboard if need be to keep extra equipment and also to make sure other teams  do not confuse theirs with ours? 3.4. Any missing equipment will be then spotted right away and can be cross  charged and made note of 3.5. To update the Intranet of the new T&C after revision and to have them printed  on manual we potentially will be giving out 4. Cross charging additional/lost equipment 4.1. To setup a form on Intranet via Process Manager to get users to apply for  extra bits – helps clarity and makes it official as well as can help towards money  saving and reporting, to make it clear we do not pay for additional requests etc. 4.2. Deliveries of hardware to home based workers – still paid by us? For both  replacements and new joiners? Currently IS cover the cost and we always ship  equipment as Special Delivery next day. Or maybe get users’ dept’s to pay for  delivery of additional requests... 4.3.  No Show penalty charges – users keep booking machines and then do not  show up to collect them. That is a poor use of resources. I have had cases when  the person will walk up to make sure they will get one, we get them to fill out form  and to provide authorisation and we will then prepare laptop and email them and  they would still not bother showing up or even calling to say they no longer  require! Also, need to agree when we will be chasing returns, say a machine is  booked for 2 day, e.g. 15th and 16th – do we expect machine back end of business  on 16th or will we give them until lunch time on the following day? Say for instance  they are travelling and are back to the office on the next day etc. 4.4.  USB – IS paying or cross charging? Do we need a request form in place so  we can keep track of stock?    


Service centre proposed rules