Page 1

TALLER UNO - ISSUU

MARELBIS GAZCÓN TAPIAS

PRESENTADO A LA DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA III SEMESTRE 2013


TALLER UNO - ISSUU ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

La gestión de documental fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

GESTIÓN DOCUMENTAL: ES un sistema integral de Gestión de Documentos, donde abarca todo lo que suceda con los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de sus funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o a la incorporación en un archivo histórico si poseen valores que justifiquen su conservación.

Gestión Documental

Página 2


DOCUMENTO: Es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que pueda trasmitir el conocimiento humano. Libros, Revistas, Folletos etc. De manera general todo lo que contenga representatividad y este sometido a la acción de una inteligencia ordenadora.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Son todos registros creados como soporte del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio, Soportes integro y auténticos.

EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Es una Entidad del Orden Nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, de regir políticas archivísticas en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la Comunidad. Creado mediante la Ley 80 de 1989.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjuntos de Instituciones archivísticas públicas y Privadas, sean estas de orden Nacional, Departamental, Distrital o Municipal que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en territorio nacional.

Gestión Documental

Página 3


LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Ley 594 de 14 de julio de 2000

LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que a la vez preservan el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante utilización de sistemas eficientes de correo de mensajería. Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada. Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario. Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de Calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

Gestión Documental

Página 4


ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

ADMINISTRATIVO: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos, en aspecto como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. ECONOMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipos económicos de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinado para la gestión documental. ARCHIVISTICOS: Considerado la base del programa se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000y en la teorías sobre la gestión de documentos. Estos Conceptos de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

ASPECTO DE PLANEACIÓN: DIAGNOSTICO: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva, contempla la identificacion de problemas oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización. (Comité de archivo Acuerdo AGN o2 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

Gestión Documental

Página 5


PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRODUCCIÓN: Generación de documentos de las Instituciones en el cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCIÓN: Actividades tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destino. TRAMITE: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ORGANIZACIÓN: Conjuntos de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. CONSULTA: Acceso de un documentos o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONSERVACIÓN: Conjunto de medida preventiva o correctiva, adaptada para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivos, sin altera los contenidos. DISPOSCION FINAL: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a conservación temporal, permanente o a su Gestión Documental

Página 6


eliminación conforme a los dispuestos en las tablas de documental o tablas de valoración documental

IMPORTANCIA DE ADOPTAR DOCUMENTAL (TRD).

LAS

TABLAS

DE

retención

RETENCIÓN

Son elementos indispensables en la gestión documental por ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e históricos en las entidades, estas deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del programa de gestión documental.  ETAPAS QUE COMPRENDEN: 1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambio a las disposiciones legales, organigrama vigente, resolución y o actos administrativos de creación de grupos de trabajos, funciones y manuales de procedimientos. 2. Análisis e Interpretación de la información recolectada: Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y manuales de procedimientos. 3. Elaboración y Presentación de la tabla de retención documental para su aprobación: Preparar la propuesta de TRD de la entidad con las series y Subserie documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

4. Aplicación: Aprobadas las tablas de retención documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación antes los servidores públicos de la entidad. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente TRD.

Gestión Documental

Página 7


5. Seguimiento y actualización de la tabla de retención documental: La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TRD en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambio en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. IMPORTANCIA Y VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS.

La aplicación de un programa de gestión documental es importante debido a que permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. Facilita la recuperación de la información de forma rápida y oportuna. Permite que los archivos sean un verdadero Centros de Información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Centraliza la recepción y envío de los documentos.

Gestión Documental

Página 8


REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.

norma

Enunciado

explicación

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

El estado debe respetar los derechos a la intimidad y buen nombre de los ciudadanos, verificando información que se hayan generado en archivos públicos y privados.

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.

Toda persona tiene derecho a informar, a estar informado, a consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley.

Ley 80 de 1989.

Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.

Ley por el medio del cual se crean las funciones y otras disposiciones del AGN, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrita al ministerio de gobierno.

Decreto 4124 de 2004.

Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos privados

Ley por el cual se articula bajo la orientación del archivo de la Nación instancia que aportan a la construcción de la política archivísticas y sus articulaciones.

Articulo 15

Articulo 74

Gestión Documental

Página 9


LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservados conforme a la Constitución o la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y Leyes. (Art. 24, Ley 594/2000).

Gestión Documental

Página 10


CIBERGRAFIA

ARCHIVO GENERL DE LA NACIÓN. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 Consultado 8 de abril de 2013

ARCHIVO GENERL DE LA NACIÓN. http://www.archivogeneral.gov.co/ Consultado 8 de abril de 2013

Gestión Documental

Página 11

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL  

conceptos sobre la Gestión Documental y Administración de Archivos.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you