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Time Management: How to Organized in Spite of Yourself


Time Management: how to be organized in spite of yourself

Lider guide

Acerca de esta guía

¿cómo es el texto establecido en esta pagina? Cada acción en el programa esta descrito en esta guía como un bloque de texto como este, con un margen, una linea de titulo y el texto actual. Los iconos son designados para captar la atención de tu ojo en lo que esta en el texto para “saber que hacer y como hacerlo”. Por ejemplo, el icono de la izquierda indica que usted, el instructor, dice algo después. La linea pequeña da una pequeña descripción de que hacer y esta seguido por el siguiente guión , instrucciones, puntos claves, etc. Eso es necesario para completar la acción. Una completa lista de iconos con margen usados en esta guía son dados en la siguiente pagina. Nota de Entrenador Puede que usted encuentre ocasionalmente notas de entrenador así como esta en el texto de esta guía. Esas cajas sombreadas dan particularmente información importante en atención de entender el formato.

El programa en perspectiva

Objetivos de Aprendizaje Después de completar los participantes serán

este programa capaces de:

• Identificar su estilo de manejo de tiempo personal. · • Identificar su estilo manejo de espacio personal. • Manejar al menos 3 estrategias para manejar su tiempo mas efectivo. • Manejar al menos 3 estrategias para organizar su espacio de trabajo mas efectivo • Identificar barreras potenciales para la implementación y solución de estas barreras.

Timing del programa:

• 6 horas • 9.00 am - 4 pm con una hora de almuerzo

Números de participantes • 12-14

Preparación del Programa

Pre-trabajo

Los participantes deben recibir los siguientes hojas de trabajo no mas tarde de 2 semanas antes de clases. • Análisis de registro del tiempo • Análisis de nivel de energía Los participantes deberán completar esas hojas de trabajo y traerlas a clase.

Materiales requeridos • • • • • • • •

Copia de guía de líder Rotafolios Almohadillas Masking Tape (para pegar paginas en las paredes) Marcadores Proyector Una presentación de Power Point subida a disco duro G. Muestras de las herramientas para organización- una tabla debe ser colocada en la parte de atrás durante el almuerzo para mostrar estos elementos.

Materiales requeridos para participantes

• ·Un número suficiente de “Como ser organizado a pesar de ser tu mismo” (sunny book) • Un número suficiente de libros de trabajos participantes. • Nombre en las etiquetas También los participantes van a sentir un • Lapiceros o lápices crecimiento en la confianza de sus habilidades • Regla para el manejo efecto de su tiempo y organizar su • Indice de tarjetas en blanco. espacio de trabajo- ellos van a sentir que no están • Evaluaciones solo en la lucha del manejo de espacio y tiempo.

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Trabajo Previo

• Tiempo: 75 minutos • Modulo: Los 5 estilos Organización de la sala • Descripción:Estilos de los controles de Grupos de 4 personas por mesa. tiempo:de control del tiempodespués de En la mesa debe crearse una clase de una breve introducción los participantes soporte durante el lanzamiento de la muestra deberán completar la prueba.Los 5 estilos: de las herramientas de organización, por dar la información general de cada estilo, sus ejemplo, archivos verticales, portalápices, etc. características y consejos útiles.Haciendo un estilo de trabajo propio: los participantes discutirán como su estilo les impide hacer las Preparación del Instructor cosas y los darán consejos útiles para poder • Lea la guía original, el libro de participantes y aplicar. las transparencias. • Lea “Cómo ser organizado, a pesar de ser • Tiempo: 60 minutos usted mismo” • Modulo: Almuerzo • Confirmar la logística del taller. • Descripción:Descanso para almorzar

Preparación Rápida

• Tiempo: 30 minutos • Modulo: Introducción • Descripción:Introducción: La bienvenida a los participantes, la introducción del instructor. Introducción de los participantes: Los participantes deben usar sus rota folios en un tiempo de 3 minutos para presentar sus retos.Objetivos y Programa: deben mostrar diapositivas y dar datos generales.Transición: sesión informal, en la cual se le pedirá información a los participantes. • Tiempo: 60 minutos • Modulo: Hacerse cargo del tiempo • Descripción:Tiempo de análisis de registro: revisar los trabajos previos en grupo Planificación: dar la información general, los participantes elaboraran una lista maestra. Prioridad: dar la información general, los participantes priorizaran de su lista maestra. Lista Diaria: darán la información general Programación: dar la información general, hacer un análisis de las interrogantes en el nivel de energía antes de trabajar. • Tiempo: 15 minutos • Modulo: Hacerse cargo del tiempo • Descripción:Descanso de media mañana.

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• Tiempo: 40 minutos • Modulo: Los 5 estilos del control del espacio • Descripción:Después del almuerzo: se hará una breve reseña del trabajo de la mañana. Estilo del control del espacio: depuse de una breve introducción los participantes deben completar la prueba. Los 5 estilos: dar la información general de cada estilo, sus características y consejos útiles. Procesamiento de papel: dar la información general, revisión del trabajo. Productos y herramientas: revisión de los listados con los participantes, demostración de algunos productos y herramientas. • Tiempo: 15 minutos • Modulo: Descanso • Descripción:Descanso de la tarde • Tiempo: 30 minutos • Modulo: Cuando chocan los estilos • Descripción: Proceso para la sesión del administrador:Control de estilos: los participantes darán una lluvia de ideas en el que lograría cada uno de los 5 estilos del control del tiempo.Reducir al mínimo la tensión y el estrés: dar la información general. Proceso para el personal de apoyo y sesión de un contribuyente individual:Cuando los estilos chocan: los participantes deben identificar que hace que los estilos choquen siendo más perfeccionista y alérgico al Angulo derecho y los detalles y todo lo que fuera.

Lider guide • Tiempo: 30 minutos • Modulo: Hacer que funcione para usted • Descripción: Plan de acción: los participantes harán una lista de los elementos de acción y con un amigo aumentaran en número cuentas. Análisis de los retos: revisar los desafíos y responder a las preguntas restantes. Cierre: señalar que la sesión se ha cerrado y pedir a los participantes completar la evaluación del programa.

participantes del flip-chart ‘Top 3’ desafío de la gestión • Meta y el Programa: mostrar diapositivas y dar información general. • Transición: sesión informal, se solicitarán información a los participantes y

Introducción Materiales necesarios: Por

favor,

consulte

la

página

vii

Bienvenida e Instrucciones Propósito:

El propósito de este módulo es dar la bienvenida a los participantes y de inmediato involucrarlos en el del contenido de la sesión

Muestra diapositiva 1: Time Management

Tiempo:

30minutos

Introducción:

Proceso:

• Introducción: La bienvenida a los participantes, la introducción del instructor. • Presentación de los participantes: Los

Bienvenida a los participantes a la sesión de hoy. Preséntese. Orientar a los participantes a las instalaciones y la logística en cuenta, es decir, se rompe. Pida a los participantes que se presenten brevemente, indicando su: • Nombre • Escuela o departamento donde trabajan • Comienzo de la página 3 retos de gestión del tiempo

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Lider guide propio estilo de gestión del espacio y aprender cómo hacer el mejor uso de él para cumplir sus metas.

bien para una persona no necesariamente satisface las necesidades de otro. La recomendación de un sistema que va en contra de estilos de organización de una persona sería una pérdida de tiempo. Ellos nunca lo usaron o lo usarian bien.

Flip respuestas Gráfico: Participantes de Gestión

Rotafolio “Top 3 del Tiempo desafíos.

Nota para el instructor:

Una vez que todo el mundo se ha presentado, les damos las gracias y la bienvenida a todos a la clase. Interrogar a los retos y poner de relieve las comunes. Destacar que muchos se están familiarizado con los principios de la gestión del tiempo (por ejemplo, el establecimiento de objetivos, lista de tareas pendientes, dando prioridad a las tareas), pero todavía estamos desorganizados ¿por qué es esto? La razón es que un solo tamaño no sirve para todos. Cada uno de nosotros tiene un estilo de organización diferentes (o estilos) y la necesidad de aprender cómo aprovechar sus fortalezas y minimizar sus debilidades.

Debido a esto, en el sistema de Sunny difieren de las pautas habituales en los libros y programas que no tienen en cuenta las variables de los estilos de organización. En vez de imponer fórmulas generales de organización y normas, esta metodología se muestra a la gente cómo adaptar los principios básicos de la gestión del tiempo y el espacio a sus necesidades y preferencias individuales, para que pueda organizarse sin cambiar su estilo natural. Este programa va más allá de los otros que se limitan a la “talla única”- todas las reglas. Permite a las personas para iniciar con ellos mismos más bien que un sistema reglamentado. Y, lo más importante, se refiere directamente al problema con la muestra por qué el tiempo y los asistentes del programa de espacio, puede tener dificultad de aplicación lo que aprenden en los otros programas. Nuestro objetivo de hoy es muy simple: “para identificar y tomar las riendas de su tiempo y estilo de gestión del espacio”

Cuando chocan los estilos ... Muestra la diapositiva 4: Agenda

Agenda

Para lograr programa de

nuestra meta, hoy es la

nuestro siguiente:

A menudo chocan estilos, tal vez eres un fuera de todo y su jefe es nada fuera de esto puede ser especialmente problemático si se trata de imponer su estilo en los demás. En esta sesión vamos a explorar qué hacer cuando chocan los estilos.

Programa cont. Hacer que funcione para usted

Vamos a terminar hoy por la elaboración de Tome las riendas de su tiempo “a hacer planes de acción individuales. Con el fin de asegurarse de que su tiempo aquí hoy ha “ la lista que el trabajo. Vamos a empezar por mirar a donde va nuestro sido bien gastado, es importante volver a su tiempo. Has recibido un número o las hojas de respectivos lugares de trabajo y empezar a aplicar trabajo para completar como pre-trabajo. Vamos las estrategias que funcionarán para su estilo. a revisar el registro de finalizado el tiempo y el Hoy es una sesión informal de trabajo. Esta gráfico nivel de energía para obtener una mejor sesión fue diseñada para ser lo más práctica comprensión de donde el tiempo pasa y cuando posible, para que pueda aprender y practicar su energía está en su pico durante el día. estrategias que funcionarán para usted y su estilo. También vamos a revisar la estrategia de gestión del tiempo de base de la compilación de una lista maestra de ‘ADos’ y la compilación de una lista diaria.

Muestra la diapositiva 2: cita de Sunny

Los 5 estilos de gestión del tiempo Muestra la diapositiva 3: Objetivo

Introducción a la Metodología:

Hoy vamos a estar utilizando la metodología de un libro titulado “cómo se organizará a pesar de usted por Sunny Schelenger. Metodología de Sunny reconoce que lo que funciona

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Vamos a la revisión de los 5 estilos de gestión del tiempo. Después de haber completado el trabajo previo, ya que debe tener una idea de qué estilo 30 minutos de trabajo (o una combinación de estilos) que eres. Si no estás seguro, tengo algunas pruebas adicionales que le permitirán aislar su estilo. Vamos a explorar las características de cada estilo y estrategias para minimizar las debilidades y aprovechar al máximo los puntos fuertes de su estilo.

Los 5 estilos de gestión del espacio

Después del almuerzo vamos a explorar la gestión del espacio. En particular, le ayudará a identificar su

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Transición para hacerse cargo de su tiempo. Tomar el control de su tiempo --- Propósito El propósito de este módulo es ofrecer una visión general de algunos principios básicos de gestión del tiempo y para los participantes identificar dónde se pasa el tiempo y la forma de llevar un mejor control del mismo por largo plazo y la planificación a corto plazo. --Tiempo 60 minutos --- Proceso Tiempo de análisis de registro: Revisión previa al trabajo en grupos. Planificación: Dar información general, los participantes compilan la “lista maestra “. Priorizar: Dar información general, los participantes priorizan su “lista maestra” Lista diaria: Dar información general. Programación: Dar información general, interrogar Nivel de Energía trabajo previo de análisis. --- Materiales Necesarios Porfavor consulte la página vii Pág 19 ¿ A donde van mis horas y mis días? Análisis del tiempo registrado --Presentación de Diapositiva 5: Agenda ---Presentación de Diapositiva 6: Análisis del tiempo registrado --- Análisis del Tiempo Registrado Como parte de su pre-trabajo para la sesión de hoy, usted ha completado análisis del tiempo registrado de sus actividades durante la semana pasada. Vamos a sacar las hojas de cálculo y su correspondiente revisión. --Dirija a los participantes a la ficha 1 en la tarea. Aquí los participantes encontraran el “Análisis del tiempo registrado” --- Ejecutar la actividad de análisis Pida a los participantes responder a las preguntas en su propio tiempo y luego compartir sus hallazgos con su grupo. ¿Qué es sorprendente? ¿Cuáles fueron los momentos ¡Ajá! ? En particular, interrogar preguntas 3 y 6 que subrayan la importancia de centrarse en una visión más amplia y no desviarse por lo sin importancia, sin embargo en las tareas urgentes. Pág 20

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Tomar el control de su tiempo. Planificación, priorización y programación. I n t r o d u c c i ó n ¿Cómo asegurarse de que usted logre sus objetivos - tanto a largo plazo y el corto plazo - por una planificación! Las personas exitosas saben esto y los estudios de investigación muestran que cuanto más tiempo pasan en la planificación anticipada, menos tiempo en general, se le requiere para completar un trabajo. Planificación ayuda a defenderse de los problemas y equipa para manejar acontecimientos imprevistos, sin muchas vueltas. Entonces, ¿cómo planear su día para lograr lo que quieres hacer? · · · ---- Mostrar Diapositiva 7: Planificación 5. Nombre: Cristina Alejandra García Rodríguez Páginas a levantar texto según documento PDF original: 21—24 Tomar el control de su tiempo –planificar Tener prioridades Planificar: La planificacion se puede dividir a largo plazo, o a corto plazo. La primera se concentra en la imagen total de lo que quiere lograr, y el segundo señala el paso a paso de las actividades que lo llevarán hasta allí. Planeación a largo plazo: Esta puede variar de uno a cinco años o incluso más tiempo , le da la dirección general que debe tomar para alcanzar sus metas importantes. Planeación a corto plazo: Esta se puede dividir en las siguientes categorías: Planificación a seis meses: le hace ser consciente de las tareas de las que probablemente usted se beneficie más en consecuencia de las metas a largo plazo y le ayuda a ver y aprovechar las oportunidades que surjan. Planificación mensual : permite percibir y evitar posibles crisis antes de que ocurran. Planeación diaria y semanal: aumenta su eficacia general y se acumula el hábito esencial de mantener el control de su tiempo. P l a n i f i c a c i ó n La planeación del día a día se puede hacer la noche anterior, o por la mañana, dependiendo del tiempo disponible y la naturaleza de su trabajo. Presentación de diapositiva 8-lista maestra. Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante. Lista Maestra Vamos a empezar el proceso de planificación mediante la compilación de una “lista maestra”, para

Lider guide todas las actividades y proyectos que está trabajando este mes. Utilize la lista maestra de los libros para escribir todas sus cosas “por hacer “ para el mes. Mostrar Diapositiva 9 – dar prioridad Dar Prioridad Al planear, usted siempre esta dando prioridad a , independientemete de realizarlo o no. Cuando usted dice “ no tengo tiempo para esto”, realmente esta diciendo, “elijo hacer otra cosa”. en consecuencia, entender cuáles son los criterios a utilizar al realizar la elección es un factor crítico en el establecimiento de prioridades. En el siglo 18 el economista Vilfredo Pareto, desarrolló lo que popularmente se conoce como la regla 80/20, o el Principio de Pareto. esta norma establece que el 80% del valor en sus actividades por lo general se concentra en sólo el 20% de esas actividades. el Principio de Pareto también se llama el concepto de los “pocos vitales” y los “muchos triviales” te alienta a concentrarte en los pocos elementos de gran valor que son los que nos van a brindar los mejores resultados. Dar Prioridad De instancias, en una lista para realizar de diez puntos, haciendo el 2 de mayor valor le dan el 80% del valor que se pueden obtener de hacer cada elemento de la lista. Si usted identifica a los 2 y completa ellos, usted puede estar seguro de que usted ha hecho el mejor uso de su tiempo, incluso si no eran capaces de acercarse a los otros 8. Mostrar presentación 10 : Lista Maestra Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante Preguntar a los participantes para transferir los elementos de su lista maestra a la lista maestra de prioridades, identificando aquellos elementos que sean importantes. Lista diaria Después de completar su lista maestra, el siguiente paso es completar su lista diaria en la que se trasfiera un número limitado de elementos de la Lista Maestra. Participantes directos a Tabla 2 del libro de trabajo del participante Pida a los participantes dar vuelta a la Lista Diaria Lista Diaria Verá que solo hay diez elementos en la Lista Diaria, estos mantienen su lista diaria de cosas “para hacer” de forma manejable. Mostrar diapositiva 11: Presentación Presentación

Hay tres factores a tener en cuenta a la hora de programar: 1. Los horarios de otras personas: hay cosas obvias que no se puede hacer, salvo en horas específicas y de acuerdo a los horarios de otras personas. por ejemplo, ir al banco, ya su jefe sobre un proyecto, etc 2. Límites de tiempo / plazos Un plazo generalmente te obliga a estar a tiempo para llevar a cabo sus planes, sin una fecha límite, la mayoría de nosotros nunca encontrar el momento adecuado para empezar. 3. Niveles de energía todos nosotros tenemos una ciclos regulares en el que estamos muy productivo o en el que nos parece poco para llevar a cabo. por ejemplo, puedo encontrar mi mejor momento para completar el trabajo de diseño de la mañana. Generalmente tengo Tengo una caída de la tarde y la reserva de que el tiempo para las tareas administrativas que no requieren una gran cantidad de energía del cerebro. Naturalmente, esto se aplica al tiempo que podemos controlar, porque no todo nuestro tiempo es discrecional. Por ejemplo, si su energía para el ejercicio físico está en su máximo a las 8:00 am y está en el trabajo a esa hora, no va a ser capaz de tomar ventaja de esa energía física. Mostrar diapositiva 12 : Análisis de los Niveles de Energía Interrogar antes del trabajo Analisis de los niveles de energía: pida al grupo como resultado de tener un seguimiento de sus niveles de energía durante una semana - ¿Hay ocasiones en el día en que la gente está en su mejor m o m e n t o ? 60 minutos Transición al descanso 6. Nombre: Eugenia Tanairy García Santiago Páginas a levantar texto según documento PDF original: 25—27 Copie a continuación el texto traducido asignado a ud.: ________ ___________________________________ _________________________________ __ página 25 Guía del líder Receso __ - Tómate un receso de 15 minutos. -- TIEMPO 15 minutos -- PROCESO Receso de media mañana. -- Transición a “Los 5 estilos de administración del tiempo” página 26 Los 5 estilos de administración del tiempo PROPÓSITO El propósito de este módulo es

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que los participantes identifiquen su propio estilo de manejo del tiempo y las formas de minimizar sus restricciones y maximizar sus accesos. -TIEMPO 75 minutos -- PROCESO Estilos de administración del tiempo: Breve introducción, los participantes completan la prueba. -- Los 5 estilos: Realizar una visión general sobre cada estilo, sus características y sus útiles consejos. -Haciendo tu propio estilo de trabajo: los participantes discuten cómo su estilo les dificulta completar sus compromisos y qué consejos útiles implementarían. -- MATERIALES NECESARIOS - Por favor remítase a la página vii página 27 I N T R O D U C C I Ó N * Nota del instructor - Distribuir los libros durante el receso. -- -Mostrar diapositiva 13: Agenda --Mostrar diapositiva 14: Estilos de administración del tiempo -- - Introducción Como se mencionó al inicio de nuestra sesión de hoy, nuestra metodología esta basada en en libro de Sunny Schlenger, “Cómo ser organizado a pesar de usted”. En el libro de Sunny; ella destaca 5 estilos de administración del tiempo. -- - Diriga a los participantes a la pestaña 2 en el Libro de Ejercicios del Participante Pídale a los participantes que completen la prueba. Si ellos se encuentran inseguros sobre qué estereotipo presentan, pídales que completen la prueba específica del estereotipo hacia el cual presentan mayor inclinación. Por ejemplo, si alguien piensa que puede ser Hopper pero no esta seguro(a), pídale que complete la prueba de Hopper. -- *Nota del instructor - Una vez que los participantes identifiquen su estilo, pídales que formen 5 grupos (1 por cada estilo; es decir, Hopper, Perfectionist Plus, Allergic to Detail, Fence Sitter, Cliff Hanger). _______________________________________ _____________________________________ __ 7. Nombre: Elvis Gabriel Interiano Jiménez Páginas a levantar texto según documento PDF original: 28—31 Copie a continuación el texto traducido asignado a ud.: ________ ___________________________________ _________________________________ __ Página 28 Los 5 estilos Mostrar diapositiva 15: Los 5 estilos de administración del tiempo Descripción de los 5 estilos Ahora que sabemos las tendencias de estilo,

discusiones en grupo al resto de la clase. 75 minutos Transición para almuerzo Página 31 A l m u e r z o Tome el almuerzo T i e m p o 60 minutos P r o c e s o A l m u e r z o Transición a los 5 estilos de administración del tiempo __________________________________ _________________________________ _________ __ 8. Nombre: Adrián Gustavo López Cebero Páginas a levantar texto según documento PDF original: 32—34 Copie a continuación el texto traducido asignado a ud.: LOS CINCO ESTILOS DELMANEJO DE ESPACIOS El objetivo de este módulo es que los participantes identifiquen su propio estilo de dirección y las formas de minimizar sus restricciones y maximizar su viabilidad TIEMPO 40 Minutos P R O C E S O : Después del almuerzo: una breve revisión del trabajo de la mañana. ESTILOS DE MANEJO DE ESPACIOS: breve Introducción, los participantes hacen el examen. LOS CINCO ESTILOS: dé la descripción de cada estilo, sus características y sus aspectos provechosos. PROCESO DE PAPELEO: la descripción, revisar la guía de trabajo. PRODUCTOS/INSTRUMENTOS: repase la lista con los participantes, demostración de algunos productos/instrumentos. MATERIALES NECESARIOS: por favor diríjase a la página VII. INTRODUCCIÓN MUESTRE DIAPOSITIVA 22: Agenda. NOTA DE CAPACITADOR: dé una breve (cinco minutos) revisión del trabajo de esta mañana MANEJO DE ESPACIO: habiendo identificado nuestro estilo de dirección de tiempo, ahora vamos a identificar nuestro estilo de dirección de espacio. Cuales son algunos de los beneficios de organizar efectivamente nuestro espacio? MUESTRE DIAPOSITIVA 23: organizando su espacio. LAS VENTAJAS DEL MANEJO DE ESPACIO: algo llamado un desastre en sí mismo no tiene que ser un problema - cada uno de nosotros tiene diferente definiciones de la palabra desastre-, pero cuando las cosas no tienen un lugar específico ( y no son puestas en ese lugar) , los espacios de

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exploremos cada estilo detalladamente incluyendo las características de cada estilo y algunas insinuaciones provechosas para el mejor manejo de tu tiempo. Mostrar diapositiva 16: Hopper Dar descripción de diapositiva Mostrar diapositiva 17: Perfectionist Plus Dar descripción de diapositiva Mostrar diapositiva 18: Allergic to Detail Dar descripción de diapositiva Mostrar diapositiva 19: Fence Sitter Dar descripción de diapositiva Mostrar diapositiva 20: Cliff Hanger Dar descripción de diapositiva T r a n s i c i ó n Ahora que tiene una descripción de las características de su estilo, vamos a explorar detalladamente cómo hacer que el estilo trabaje para usted. Página 29 Haciendo que tu estilo trabaje para ti I n t r o d u c c i ó n ¡Ahora vamos a gastar algún tiempo teniendo sentido de toda esta información y dominando su propio estilo particular! Mostrar diapositiva 21: Haciendo que tu estilo trabaje para ti, no contra ti Controle el estilo discusión - parte 1 Pida a los participantes discutir de como su estilo dificulta las cosas que hace. Retroalimentación de Grupos El capirotazo de líder de grupo traza sus respuestas a la discusión. Mostrar diapositiva 21: hacer que el estilo trabaje para ti, no contra ti Click en el mouse y la siguiente actividad aparecerán sobre la diapositiva Dirija a los participantes a la etiqueta 2 en el cuaderno de ejercicios del participante. Controle el estilo Discusión - Parte 2 Pida a los participantes referirse al estilo específico para hacer listas en su cuaderno de ejercicios y los capítulos en el abucheo específico a su tipo. Retroalimentación de grupos El capirotazo de líder de grupo traza sus respuestas a la discusión Página 30 Hacer que tu estilo trabaje para ti Nota de el instructor Fije el capirotazo traza sobre las paredes (los grupos se referirán a estos más tarde). El líder de grupo da un resumen de sus

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