Issuu on Google+

organizar e gerir eventos sumário genérico parte I 1. conceito de evento 2. tipos de evento 3. plano de um evento 4. avaliação do evento parte II 1. patrocínios, apoios e mecenato 2. marketing de eventos parte III trabalho prático


parte I 1. Conceito de evento Um evento é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar, que visa promover a relação organização anfitriã e o público de interesse, com vista ao alcance de determinados objectivos * * material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser 1.1 Profissional de eventos Pessoa responsável pela coordenação de todas as acções e actividades necessárias para a produção de um evento * 2. Tipos de eventos Quanto à sua periodicidade – esporádicos – periódicos – de oportunidade

Quanto à sua abrangência – locais – regionais – nacionais – internacionais

Quanto à sua dimensão – pequenos (até 200 px) – médios (200 a 600 px) – grandes (+ 600 px)

Quanto à sua natureza – científico – cultural – desportivo – promocional – religioso – particular

2.1 Natureza de eventos

• científicos

• culturais • religiosos • desportivos • promocionais • particulares

– assembleia – colóquio – conferência – congresso – debate – cinema – teatro – missa – procissão – campeonato – olimpíada – desfile – feira – mostra – aniversários – casamentos – baptizados

– palestra – seminário – simpósio – workshop – jornada – festival – concurso – conclave – concílio – torneio – salão – lançamento de livro – bodas – comunhões – despedida de solteiro


3. Plano do evento • análise do evento • proposta/orçamento • execução & acompanhamento • encerramento & avaliação 3.1 Análise do evento Momento inicial • quem • para quem • o quê • porquê

3.2 Proposta/orçamento Momento final • quem • para quem • o quê • porquê • onde • quando • como

• que recursos humanos • que fornecedores • qual a afectação de custos • que margem de lucro • modalidade de pagamento

3.3 Execução & acompanhamento Recursos físicos, materiais e serviços - infra-estruturas (luminosidade, temperatura) - equipamentos diversos - serviços diversos: catering, decoração - serviços de apoio: transportes, limpeza

Recursos legais e de risco - contratos - licenças e registos - seguros - segurança - serviços de emergência

3.4 Encerramento & avaliação • certificados • questionários de avaliação • cartas de agradecimento • relatório final

Gestão de recursos humanos - analisar e descrever funções - definir políticas e procedimentos - formar a equipa - supervisionar e avaliar o desempenho


4. Avaliação do evento Consiste no processo de observação, medição e acompanhamento crítico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados de forma precisa * * PEDRO, F., 2007, p.95 4.1 Avaliação do evento … com vista ao melhoramento das várias etapas que caracterizam a organização do evento os resultados da avaliação devem constar num relatório a ser entregue às entidades que estiveram envolvidas. pré-evento

durante a execução do evento

pós-evento

– estudo de viabilidade (afectação de recursos) – previsão da adesão, custos e benefícios – fixação de metas ou padrões através dos quais o evento será medido – número de inscrições (+ comunicação?) – desempenho dos colaboradores (acções correctivas?) – feedback em tempo real (descontentamentos, tempos de espera, reforçar atractividade do evento) – recolha de dados estatísticos e análise de resultados – feedback dos participantes e do staff • reuniões, questionários – quais as forças e as fraquezas do evento


parte II patrocínios, apoios e mecenato 1. Patrocínio – financiamento com troca commercial (publicidade, venda exclusiva,…) 1.1 Apoio – parceria que implica cedência de recursos (instalações, equipamentos, comunicação,…) 1.2 Mecenato – financiamento a acções de promoção cultural, que tem benefícios fiscais (acções em museus, bibliotecas, reabilitação de monumentos,…) 1.3 Vantagens para os patrocinadores – melhorar a imagem de marca – ganhar ou aumentar a notoriedade – identificação do produto com um determinado estilo de vida – oportunidades de merchandising 1.4 Como pedir um patrocínio – identificar empresas cujas necessidades correspondam aos itens anteriores – dirigir a carta a um director e explicar a razão da selecção daquela empresa – apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seu historial – apresentar os benefícios para o patrocinador (público-alvo; publicidade no local e cobertura nos media,…) – mostrar-se disponível para uma entrevista


marketing de eventos 2. Marketing de eventos Significa compreender um evento enquanto estratégia de marketing de uma empresa, ou seja, adaptar os conhecimentos adquiridos da prática do marketing para criar valor ao evento 2.1 Marketing de eventos • a sua utilização permite – analisar as necessidades do mercado-alvo – conhecer a concorrência – decidir o público-alvo – calcular o preço – decidir a estratégia de distribuição e comunicação 2.2 Marketing-mix público

produto

preço distribuição

comunicação

– identificar o público de interesse (características) – conhecer as suas necessidades e expectativas – definir o número de pessoas a atingir – entretenimento oferecido (artistas, cenários, oradores) – padrão de serviços (inscrição, transporte, pós evento) – alimentação – merchandising – identificação (marca, logótipo) – qual o custo do evento – qual o valor percebido para o consumidor – quais os preços da concorrência – qual o espaço físico do evento – ponto de venda dos bilhetes/inscrições – quais as melhores ferramentas para promover o evento • publicidade • rp • marketing directo • promoção de vendas • venda directa


referências - GIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar, estruturar e captar recursos, Thomson - PEDRO, Filipe et al, Gestão de eventos, 2007, Quimera - VIEGAS, Márcia, Marketing de feiras, 2000, Edições Sílabo - Material do curso Organização e Gestão de Eventos, Portal do Ser

info Adaptação do documento “Organizar e Gerir Eventos” de Domingos Pereira (www.domingospereira.com) realizada por Pedro Barreiros – Março 2011


parte III trabalho prático QUESTÕES 1 – Após a leitura e compreensão do documento, crie um mapa mental de trabalho colaborativo através da aplicação “mindmeister” com as seguintes características: 1. conceito de evento; 2. tipos de evento; 3. plano de um evento; 4. avaliação do evento; 5. patrocínios, apoios e mecenato; 6. marketing de eventos; 7. outros que entender relevantes. 2 – Comente de forma sucinta a seguinte afirmação: As aplicações informáticas propiciam a melhoria da organização de um evento.

Não se esqueça de identificar os nomes dos elementos do grupo de trabalho. Formando(a)_____________________________________________ Formando(a)____________________________________________


Trabalho 2