Issuu on Google+

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


Aprobado por el Consejo Nacional Scout en su sesi贸n del 27 de Junio de 1998


MISIÓN Y PROPÓSITOS DE LA ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA (Estatutos - POR Art. 1.05) La Misión de la Asociación es adaptar, difundir y aplicar el Método y Programa Scout en el territorio nacional, formando niños, muchachos y Jóvenes de una manera armónica e integral, para promover su incorporación activa y responsable a la comunidad. Los propósitos de la Asociación son: (a) Colaborar con los padres, representantes, educadores y con la comunidad, en la gestión formativa de los niños, muchachos y jóvenes a su cuidado. (b) Contribuir al mejoramiento de la sociedad en que actúa, aportando a los individuos capaces de vivir dentro de ella y orientarla. (c) Captar adultos de buena voluntad para que, a través de un proceso de capacitación, lleven al Programa Scout a cuantos niños, muchachos y jóvenes quieran recibirlo voluntariamente. (d) Impartir el aprendizaje progresivo por la acción y por si mismo: a través del juego, aprender haciendo; al aire libre, como escenario adecuado para mantener contacto con la naturaleza; con la utilización del sistema de equipos de capacitación y trabajo; destacando el valor del individuo; con la participación directa del adulto en el desarrollo del programa. (e) Velar por la preservación de la pureza de los Principios y Método del Escultismo (f) Representar a la Organización Mundial del Movimiento Scout en el país. La Asociación cumple con esta Misión y propósitos a través de Programa de Jóvenes y Recursos Adultos. Para que estas áreas puedan acometer sus planes requieren de Recursos Financieros.

¿Que papel juega Administración y Finanzas? 1. PREVISIÓN: Presupuestos

• Egresos • Ingresos • Inversión

2. PROVISIÓN: Procura del recurso financiero 3. REVISIÓN: Registro, evaluación y control


PREVISIÓN: Comprende la labor de preparación de los Presupuestos de Egresos y de Ingresos PARA QUE QUIERE LA ASOCIACION RECAUDAR FONDOS NIVEL NACIONAL Para que las instancias pertinentes: • Cubran los gastos operativos de la Asociación a nivel nacional e internacional • Oorganicen el programa Scout a este nivel y den apoyo en este sentido al resto de la estructura. • Capaciten a los Dirigentes a fin de garantizar un Escultismo de calidad y de excelentes resultados. • Instruyan y divulguen al resto de la estructura sobre las políticas, normativas y otros documentos de la Asociación en cada área estratégica. • Apoyen a que se cumpla, en cada instancia, lo dispuesto por la Asamblea Scout Nacional. • Promuevan el Movimiento Scout en Venezuela a fin de que se haga más conocido en la comunidad. Central (C.S.S.N.) A.

Gastos de Operación

A.1

Remuneraciones - Oficina Nacional. Gastos de Personal: profesionales Scouts y personal de apoyo, incluyendo las partidas previstas en la Legislación Laboral

A.2

Gastos Operativos - Oficina Nacional Impresos Honorarios Servicios Básicos (luz, agua, teléfono, correo etc.) Gastos de Mantenimiento Muebles e Inmuebles Otros

B

Costos Actividades y Eventos Nacionales Reunión Nacional de Equipo operativo Reuniones Comisiones de las diferentes áreas estratégicas Cursos y entrenamiento Actividades multitudinarias de participación juvenil

C

Cuotas de Afiliación Internacionales

D

Costo de Literatura y artículos Scout

E

Inversiones en Bienes muebles y compra de equipos

F

Subsidios y Becas


Regional: (C.S.S.R.) A.

Gastos de Operación

A.1

Remuneración Oficina Regional Gastos de Personal: Profesionales Scouts y personal de apoyo, incluyendo las partidas previstas en la legislación laboral

A.2

Gastos Operativos Oficina Regional Impresos Honorarios Servicios Básicos (luz, agua, teléfono) Gastos de Mantenimiento Muebles e Inmuebles Otros

B

Costos Actividades y Eventos Regionales y su participación en Actividades Nacionales Reunión Nacional de Equipo operativo Reuniones Comisiones de las diferentes áreas estratégicas Cursos y entrenamiento

C

Contribución a las actividades establecidas en el calendario de los ciclos institucionales oficiales de la A.S.V. de acuerdo al siguiente orden: Actividades Nacionales Actividades Regionales Actividades Distritales Las partidas a que corresponda dicha contribución están referidas a cubrir los costos de publicaciones, distribución, compra de materiales, traslados, etc. y sólo en los casos donde la Región haya captado el apoyo de las Alcaldías como respuesta a la buena imagen del Movimiento Scout en su zona geográfica.

D

Inversiones en Bienes muebles y compra de equipos

E

Subsidios y Becas

NIVEL DISTRITAL Cursos de capacitación para los Dirigentes Becas para dirigentes de escasos recursos Financiamiento de actividades, reuniones y eventos de participación juvenil y de servicio. Divulgación del Escultismo en la comunidad (boletines, afiches etc.) Fomento de las buenas relaciones públicas dentro del Distrito y con los simpatizantes del Movimiento en la Comunidad. Papelería y útiles de oficina. NIVEL DE GRUPO Para las actividades organizadas por el Grupo en cada rama Compra de materiales Compra de papelería y otros de uso administrativo Compra de equipo Para su participación en las actividades a Nivel Distrital, y Nacional Adiestramiento de sus Dirigentes Pañoletas, distintivos y otros


PROVISIÓN: La consecución de recursos financieros obedece al requerimiento de cubrir el presupuesto de egresos para y por los distintos Niveles de la estructura y se obtienen de distintas fuentes a saber. Niveles de contacto con terceros para la recaudación de fondos: 1. Nacional 1.1 Central 1.2 Regional 2. Distrital 3. Grupo Fuentes de dende provienen los fondos: 1. Sector Privado, 2. Sector Gubernamental, 3. ingresos propios de la Asociación Todo ello de acuerdo a las siguientes reglas 1. Niveles de autorización de Gestión de Recursos Financieros:

FUENTES DE RECURSOS

Empresa Privada

Sector Gubernamental

Ingresos Propios

NIVELES ORGANIZATIVOS DE LA ASOCIACIÓN: N A C I O N A L CENTRAL REGIONAL DISTRITAL DE GRUPO

Si

Ministerios

Actividades ProFondos y Prestación de Servicios

Si, coordinando con el Si, coordinando con la Nivel Central para Región para evitar evitar duplicidad duplicidad

Si, coordinado con el Distrito para evitar duplicidad

Gobernaciones Alcaldías y Parroquias solicitado por las Solicitado por la Sólo con autorización autoridades del Nivel Región con el del Distrito, y VºBº de Central con Seguimiento Distrital la Región seguimiento Regional

Actividades ProFondos y Prestación de Servicios

Actividades ProFondos y Prestación de Servicios

Actividades ProFondos y Prestación de Servicios

* Las Actividades Pro-Fondos para que surtan mayor efecto deberán ser coordinados conjuntamente con los demás Niveles y evitar tocar el mismo cliente mas de una vez

2. Los representantes autorizados para establecer la relaciones de la Asociación con las Fuentes de Recursos Financieros son:


FUENTES DE RECURSOS

REPRESENTANTES AUTORIZADOS POR LA ASOCIACIÓN

NIVELES ORGANIZATIVOS DE LA ASOCIACIÓN: N A C I O N A L CENTRAL REGIONAL DISTRITAL DE GRUPO Consejo Nacional y sus Autorizados a través de la Dirección de Finanzas

Comisionado, Apoyado por el Cooperador de Desarrollo Financiero y una Comisión Regional de Desarrollo Financiero

Comisionado, Ayudante Distrital de Administración

Jefe de Grupo y Tesorero, con la aprobación del Consejo de Grupo

.

¿COMO OBTENER LOS RECURSOS FINANCIEROS? Hemos dicho que las fuentes: para obtener Recursos Financieros son tres: 1. Empresa Privada, 2. Sector Gubernamental, 3. Ingresos propios de la Asociación Veamos algunos lineamientos válidos para las dos primeras: *Solicitud de donativos y/o patrocinios de acuerdo a las técnicas que el Nivel Central está dispuesto a difundir a través de los Talleres de Recaudación de Fondos. A través de la venta de Proyectos específicos. Esto se refiere al patrocinio de proyectos específicos, puede ser que se pretenda vender parte del presupuesto programa (algo muy puntual) o se puede referir a la construcción de una sede, una Actividad Scout en particular Etc.: Esquema de presentación de proyectos: Nombre del Proyecto Programa Organismo ejecutor (Asociación de scouts de Venezuela - Patrocinante) Antecedentes Justificación Objetivo y metas del programa Descripción de Proyecto Programa Financiamiento Evaluación y control Los fondos que se obtengan por este instrumento sólo se podrán destinar a lo indicado en el respectivo Proyecto Programa, para lo cual se establecerá un convenio escrito entre el patrocinante y los respectivos representantes autorizados de la Asociación. Cabe mencionar que en caso de no efectuarse el proyecto para el cual el patrocinante otorgó su colaboración, el dinero deberá estar a la disposición para ser reembolsado o llegar a un nuevo acuerdo.. Otra forma de obtener Recursos Financieros es lograr el compromiso de aportar una cantidad fija anual por parte de la institución patrocinante mediante la suscripción de Certificados o Bonos de Patrocinio según el siguiente esquema. Como referencia se manejaran las cifras en base a su valor respectivo en unidades tributarias


CERTIFICADOS O BOTONES DE PATROCINIO CATEGORIA

BONOS DE PATROCINIO

UNID.TRIB

Platino Oro Plata Bronce

700 300 100 50

CATEGORIA

UNID. TRIB

Oro Plata Bronce

15 7 3

El Certificado (Bono) de Patrocinio tiene el siguiente texto (Este documento sería elaborado por el Nivel Central a la orden de las Regiones que lo requieran:

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA REGIÓN XXXXXXXXXXX Los Scouts de XXXXXXX hacen constar por medio del presente documento que NOMBRE DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN es patrocinante del Programa Scout que realiza La Región XXXXX por lo cual se emite el presente Certificado (Bono) de Patrocinio

clase xxx como constancia y fe de su valioso aporte al Escultismo y reflejo de su preocupación por la permanente preparación de las generaciones de relevo para construir la Venezuela del futuro.

Comisionado Regional XXXXX

Presidente Comisión Desarrollo Financiero Región XXXXXXXX _______________ Fechaa

En todo caso el primer paso a dar es: En el caso de la Región: Nombrar un Cooperador de Desarrollo Financiero que apoye la labor del Comisionado Regional Conocer el Presupuesto de Ingresos que debe levantarse en función del presupuesto de egresos Nombrar una Comisión de Desarrollo Financiero (Según las características establecidas) Recibir el Taller de Recaudación de Fondos. Preparar una campaña financiera. *La tercera fuente de fondos es la generación de Ingresos propios de la Asociación; son aquellos producto de actividades internas tales como: Venta de Tarjetas de Navidad, verbenas, cenas, almuerzos o desayunos, bailes, cursos, talleres, servicios, etc. desarrolladas por los miembros Adultos y Jóvenes de la Asociación. Todas estas actividades deben ser acordes con los principios de la Asociación.


Estas actividades podrán ser organizadas por los diferentes niveles, de manera coordinada para evitar tocar a la misma Institución más de una vez, y en algunos casos se requerirá del concurso de los muchachos, esto último siempre y cuando sirva de enseñanza para el Joven y lejos de entorpecer el Programa Scout, deberá fortalecerlo. _ Ingresos Propios _ Gestión Institucional Actividades Scout Actividades Pro-fondos _ Programa de Jóvenes Actividades Scout Actividades Pro-fondos _ Operaciones Actividades Scout Actividades Pro-fondos _ Finanzas Actividades Scout Actividades Pro-fondos Comercialización de Artículos, eventos y otros Scouts _ Recursos Adultos Actividades Scout Actividades Pro-fondos


ADMINISTRACION: Registro de Opraciones - Ingresos El registro de las operaciones realizadas debe ser efectuado de acuerdo a los lineamientos siguientes: A efecto de las Regiones, el registro contable de los ingresos se realizará en el Nivel Central, para lo cual cada Región debe hacer llegar al C.S.S.N. los recibos originales de Ingresos, con sus respectivas planillas de depósito como soporte. En la Región se elaborará la respectiva relación de ingresos que acompañará el lote de documentos enviados mensualmentea al Nivel Central. La Región mantendrá para su archivo una copia fiel de estos documentos. A pesar que el Registro se efectuará en el C.S.S.N., la Region debe manejar su presupuesto; el mismo que lo irá descargando a través de un código de cuentas ya establecido. Ejemplo:(1)

Comprobante de Ingresos Recibo.

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA RECIBO AM

Nº xxxxx

RIF J-00066665-2

200.000,00___

por Bs. _

C.A.Simplex de Venezuela ______________ La cantidad de Bs.__Doscientos mil con 00/100_________________________ Hemos recibido de:__ Por concepto de: X Donación Sector Privado _ Aporte Gubernamental _ Ingresos Propios _ Gestión Institucional _ Programa de Jóvenes _ Operaciones _ Finanzas _ Recursos Adultos

Aporte para el financiamiento del Escultismo en la Región Altos Mirandinos de la Asociación de Scouts de Venezuela____________________________________ Descripción:

_________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________ __________________

25 de Mayo de 1998

Fecha:_____ Forma de Pago _ Efectivo _ Cheque Nº

05572

Banco

__

Mercantil

Original: Para el Donante 1ª Copia: Contabilidad (incluye soportes 2ª CopiaArchivo de la Región 3ª CopiaArchivo orden correlativo porRegión en elC.S.S.N.

Por Asociación de Scouts de Venezuela

_______________________________


los ingresos que se reciban deberán tomarse en cuenta según su tipo para efectos de observar si se están cumpliendo las metas presupuestadas. Para ello se cuenta como punto de partida con el PRESUPUESTO DE INGRESOS. Ejemplo: (2)

Relación de Ingresos

ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA REGIÓN ALTOS MIRANDINOS RELACION DE INGRESOS PERÍODO DEL ___________ AL __________

FECHA

RECIBO

A LA ORDEN

CONCEPTO

TOTAL GENERAL

Preparado Por:

Asistente Administrativo

Aprobado por:

Comisionado Regional

MONTO


ADMINISTRACION: Registro de Opraciones - Egresos A efecto de las Regiones de igual manera que en el caso de los Ingresos, el registro contable de los egresos se ralizará en el Nivel Central, para lo cual cada Región debe hacer llegar al C. S. S. N. los comprobantes originales de Egresos, con sus debidos respaldos. En la Región se elaborará la respectiva relación de egresos que acompañará el lote de documentos enviados mensualmente al Nivel Central. La Región mantendrá para su archivo una copia fiel de estos documentos.

Nº XXXXXXX

Comprobante AM

ASOCIACION DE SCOUTS DE VENEZUELA Bs.

Domesa C.A. Cuatro mil con 00/100 Caracas, 12 de Julio de 1997 A la orden de Por:

4.000,00 . bolívares

__________________________ Firmas Autorizadas

MAYOR

AUXIL

5-000 1-001

501-3012 002-000

DESCRIPCION

DEBITOS CREDITOS

Fletes y envios Altos Mirandinos La Vivienda

4.000,00 4.000,00

TOTALES 4.000,00 CONCEPTO DEL PAGO Cancelación factura Nº xxxx de Domesa, poe envio de documentos al C.S.S.N. correspondientes al mes de Junio de 1997 CHEQUE Nº

XXXXXX

BANCO

HECHO POR

XXXXXX

XXXXX

REVISADO POR

XXXXXX XXXXX Recibido por

4.000,00

AUTORIZADO

XXXXX XXXXXXX

_______________________________ XX/XX/XX

C.I.:XXXXXXXXXX Fecha:

Al igual que en el caso de los ingresos, existe un comprobante de egresos que se manejará en original y dos copias, en el cual: Original Para contabilidad 1 Copia Archivo de la Región 2ª CopiaArchivo orden correlativo por Región en el C.S.S.N.


los egresos también deberán tomarse en cuenta según su tipo para efectos de observar si se están cumpliendo las metas presupuestadas. Para ello se cuenta como punto de partida con el PRESUPUESTO DE EGRESOS. Ejemolo: (2)

Relación de Egresos

ASOCIACION DE SCOUTS DE VENEZUELA REGION ALTOS MIRANDINOS RELACION DE GASTOS PERIODO DEL ____________ AL ___________ FECHA

BANCO

Nº CHEQUE DESCRIPCION

BENEFICIARIO

MONTO

TOTAL GENERAL Preparado Por: Asistente Administrativo

Aprobado por: Comisionado Regional

OBSERVAC.


ADMINISTRACION: Registro de Operaciones - Manejo de Cuentas Bancarias Las cuentas bancarias deben ser abiertas a nombre de ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE VENEZUELA. A todos los niveles, la autorización de su apertura es emanada desde el Centro de Servicio Scout Nacional por el tesorero Nacional y el Director Ejecutivo Nacional. Las firmas autorizadas para el manejo de las cuentas son : NIVEL ORGANIZATIVO

FIRMAS TIPO “A”

FIRMAS TIPO “B”

Región

Director Ejecutivo Nacional Director es autorizados

Comisionado Regional Asistente de Administración

Distrito

Director Ejecutivo Nacional Directores Nacionales autorizados Comisionado Regional

Comisionado Distrital Ayudante de Administración

Grupo

Directo Efecutivo Nacional Jefe de Grupo

Tesorero del Grupo Cualquier otro Adulto Registrado miembro del Consejo de Grupo

Los egresos se realizan según la siguiente escala: NIVEL ORGANIZATIVO

FIRMAS 2 TIPO “A”

FIRMAS 2 TIPO “B”

Región

Sin Limite

Hasta 15 unidades tributarias

Distrito

Sin Limite

Hasta 15 unidades tributarias

Grupo

Conjuntas Sin Limite

Conjuntas Sin Limite


ADMINISTRACION: Manejo de Caja Chica: La caja chica será de no más de 4 unidades tributarias, para efectos de pequeños pagos y su reposición con nuevos fondos se efectuará al terminarse el efectivo (ver formato Reembolso de Caja Chica). La responsabilidad de su manejo recae en: FUNCIÓN

NIVEL REGIONAL

NIVEL DISTRITAL

NIVEL DE GRUPO

Autorización de egreso

Comisionado de Región

Comisionado de Distrito

Jefe de Grupo

Custodia y manejo

Asistente de Administración

Ayudante de Administración

Tesorero

Formato de Caja Chica Administración

REEMBOLSO DE CAJA CHICA Nº FONDO FIJO MENOS Efectivo y cheques: Vales provisionales Estampillas y otros VALOR DEL REEMBOLSO Bs. Diferencia (+/-)

Ciudad y fecha:

Responsable

Pagos efectuados del

Comprobante Nº

al

PAGADO A:

POR CONCEPTO DE

ELABORADO POR

SECCION

REVISADO

PAGADO CON CHEQUE Nº

BANCO

EFECTIVO

Bs.

Bs.

CODIGO

APROBADO FECHA

RECIBE EL REEMBOLSO


ADMINISTRACION: Registro de Operaciones - Manejo de Bienes INMUEBLES: Los bienes inmuebles (terrenos, edificaciones e instalaciones) que sean considerados como “de la Asociación” deberán contar con el respaldo legal documentado según sea el caso: Documentos de adquisición, de donación, de cesión, de Comodato, etc. cuyo original debe ser remitido por los canales regulares (Jefe de Grupo - Comisiondo de Distrito Comisionado de Región) a la persona del Director Ejecutivo Nacional para su custodia. El beneficiario del bien inmueble cuidará de conservar una copia legible completa de dicho documento, e igualmente los niveles organizatívos en escala ascendente (Comisionados de Distrito o Región, o sus Asistentes o Ayudantes Administrativos.). Cada bien inmueble deberá contar con una ficha de registro de acuerdo al modelo aprobado anexo a este documento. El responsable del bien inmueble cuidará de conservar una copia legible completa de esta ficha, e igualmente los niveles organizatívos en escala ascendente (Comisionados de Distrito o Región, o sus Asistentes o Ayudantes Administrativos).

MUEBLES: Comprende los Equipos, Herramientas, Vehículos y mobiliario que sean considerados como “de la Asociación” y serán utilizados únicamente para beneficio exclusivo del desarrollo del escultismo a través de la Asociación. El responsable del bien mueble cuidará de conservar un documento legible que acredite la propiedad de la Asociación sobre dicho bien, remitiendo una copia a los niveles organizatívos en escala ascendente (Comisionados de Distrito o Región, o sus Asistentes o Ayudantes Administrativos).

ASOCIACION DE SCOUTS DE VENEZUELA

FICHA NACIONAL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

ASIGNADO A Nombre: Entidad los teques A.S.V.

(Presidente Ent.

Fulanito de tal)

Dirección: Av. Los Ilustres, Nº 128 Urb. Sta. Felicia, San Antonio de los Altos Teléfono Ofc.: Teléfono Hab.: Fax: Celular: 2785565 747658769 3444555 .16 553534

BIEN REGISTRADO Describa el bien:

Terreno plano,

Municipal, de 3000 M2,

(sin construcción)

Direccion: de la ubicación del bien: Calle Rosales de Lomas de Urquía, a la altura del parque los simbolos, parcela 23-24-2526 y 27 Sector c. Diagonal a la Asoc. de Vecinos. TIPO DE TRANSACCION Propiedad Comodato Otro Explique con detalle el tipo de transacción que respalda el bién y envíe copia del documento respectivo o suministre información que facilite su obtención. Comodato según registro 17, tomo 2,, folio 44 del Registro Subalterno etc etc etc. INFORMACION ADICIONAL U OBSERVCIONES (condiciones del bien) Este terreno fué otorgado desde 1970, a fin de ser utilizado por el Grupo xxx, el mismo que ya no existe. La Asociación se comprometio ante la Municpalidad xxx otorgante, al mantenimiento del terreno en mención. actualmente esta en xxx condiciones. Región Altos Mirandinos Distrito XXXXXXXXX

Elaborado por: Regulo Soto Fecha xx/xx/xx

Firma


REVISION: La evaluaciòn y control serà efectuada por el nivel organizativo inmediato superior al nivel evaluado sin que esto sea causa de exclusiòn de otras evaluaciones y control por instancias superiores de la Asociaciòn o por quien estos deleguen, Ejemplo, para un grupo el organismo de evaluaciòn y control será el Distrito, no obstante la Región o el Nivel Central podrían hacer la evaluaciòn y control si lo consideran conveniente. Los lineamientos para esta evaluaciòn y control serán todas las normativas financieras y operataivas vigentes en la Asociaciòn de Scouts de Venezuela tales como: • Archivo del movimiento administrativo mensual en perfecto orden numérico (Ingresos y egresos con sus respectivos soportes). • Original de los estados de cuenta o copia de la libreta en caso de tener cuentas de ahorro u otras similares. • Lista de donantes y patrocinantes con especificación de sus direcciones, teléfonos, Fax y el monto del aporte recibido. • Reporte de las cuentas por pagar (si las hubiera) • Reporte de cuentas por cobrar (si las hubiere) • Chequeras vigentes. • Inventario de bienes muebles e inmuebles. • Etc.


Ngix