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MANUAL DE USUARIO Sistema DCS Módulo: Solicitud de Fondos y Ayudantes

Acerca del Sistema: El sistema de investigación fue desarrollado para apoyar a la Dirección de Investigación del Departamento Control de Gestión y Sistemasde Información de la Faculta de Economía y Negocios de la Universidad de Chile. Entre las funcionales que fueron desarrolladas se encuentran las siguientes:

-

Registro de todos los Académicos del Departamento.

-

Registro, seguimiento y Solicitudes de Fondo para la investigación

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Registro, seguimiento y Solicitudes de Ayudantes de Investigación.

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Informes.

En el presente manual se incluye lo siguiente: -

Acceso al Sistema

-

Perfil Académico

-

o

Menú Principal y Opciones

o

Preguntas Frecuentes

Perfil Director o

Menú Principal y Opciones

o

Preguntas Frecuentes

A continuación se detallan cada una de las opciones y funcionalidades mencionadas.

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Acceso al Sistema: La dirección de acceso al sistema es la siguiente: www.dcs.uchile.cl

Ingresar al banner que indica “Acceso Intranet DCS”

Aquí debe ingresar el usuario y clave de la cuenta FEN.

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Perfil: Académico Menú Principal y Opciones:

La estructura del menú principal estaba basada en la definición de Roles del Sistema. Para este caso son los siguientes: Director: Es el encargado de revisar, validar y realizar el seguimiento de las solicitudes de fondo y ayudantes, ademásde tener acceso a información consolidada de todos los académicos. Académico: Es el responsable de actualizar su curriculum, realizar las solicitudes de fondo (viajes, libros, software, traducción y otros) y ayudantes. Además tiene acceso a ver el estado de solicitudes ingresadas y estado actual del presupuesto asignado.

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Preguntas Frecuentes (Perfil: Académico): ¿Cómo ingreso una Solicitud de Fondos si tengo que viajar al extranjero para realizar una conferencia? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Fondos Viajes” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: El <Itinerario de viaje> y <archivo de factura de viaje> son campos opcionales. Consideraciones: De acuerdo al País de destino, categoría del académico y días del viaje, son calculados los montos de viatico y alojamiento, de acuerdo a una tabla definida por la Universidad de Chile. Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación.

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El grupo de opciones Datos Solicitud de Pasajesusted tiene distintas alternativas asociadasal campo Solicita Pasaje Aéreo:

Donde: No Solicita pasaje:

No debe ingresar ningún dato asociado a este grupo de opciones (Datos Solicitud de Pasajes)

Solicita pasaje aéreo sin valor pasaje: El coordinador Administrativo se encargará de completar esta información . Luego de estas acciones, el director podrá autorizar la solicitud. Solicita pasaje aéreo con valor pasaje: Usted entregará toda información al Sistema (Monto de pasajes, Itinerario de vuelo, Archivo de factura de viaje).

Flujo de la información: Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice el estado según corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acción el sistema vuelve a emitir un aviso al académico que registró la solicitud.

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¿Cómo ingreso una Solicitud de Fondos si tengo que comprar un libro? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Fondos Libros ” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: Todos los campos son requeridos. Consideraciones: Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación. Flujo de la información: Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice el estado según corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acción el sistema vuelve a emitir un aviso al académico que registró la solicitud.

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¿Cómo ingreso una Solicitud de Fondos si tengo que comprar un software? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Fondos Software ” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: Todos los campos son requeridos. Consideraciones: Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación.

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Flujo de la información: Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice el estado según corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acción el sistema vuelve a emitir un aviso al académico que registró la solicitud.

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¿Cómo ingreso una Solicitud de Fondos si tengo que gestionar la traducción (por ejemplo : ingles->español) de un documento? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Fondos Traducción ” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: Todos los campos son requeridos. Consideraciones: Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación. Flujo de la información:

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Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice el estado según corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acción el sistema vuelve a emitir un aviso al académico que registró la solicitud.

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¿Cómo ingreso una Solicitud de Fondos si tengo que comprar parlantes o tengo un requerimiento especial? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Fondos Otros” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: Todos los campos son requeridos. Consideraciones: Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación. Flujo de la información: Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice

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el estado seg煤n corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acci贸n el sistema vuelve a emitir un aviso al acad茅mico que registr贸 la solicitud.

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¿Cómo ingreso una Solicitud de Ayudantes? Debe seleccionar la opción “ Solicitud de Ayudantes ” e ingresar los datos requeridos por el formulario.

Campos: Todos los campos son requeridos. Consideraciones: Toda solicitud debe estar asociada a un tema de investigación. El Sistema valida si el ayudante está disponible de acuerdo a los datos ingresadosen la solicitud (fecha de inicio, fecha de término y tipo de asignación).

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Los Tipos de asignación definidos son los siguientes:

Donde: Jornada Completa (240.000):

Corresponde al ayudante que trabajará en jornada completa y con un sueldo mensual de $ 240.000.-

Media Jornada (120.000):

Corresponde al ayudante que trabajará media jornada y con un sueldo mensual de $ 120.000.-

Jornada Completa Especial (0):

Corresponde al ayudante que trabajará en jornada completa y con un sueldo mensual definido por el académico. Dicho monto debe ser ingresado en el campo Monto Asignación.

Media Jornada Especial (0):

Corresponde al ayudante que trabajará media jornada y con un sueldo mensual definido por el académico . Dicho monto debe ser ingresado en el campo Monto Asignación.

Especial Pago Único (0):

Corresponde al ayudante que trabajará por un pago único al final del periodo, basado en la fecha de término. Dicho monto debe ser ingresado en el campo Monto Asignación y será definido por el académico.

Flujo de la información: Una vez que académico graba la solicitud, el sistema envía un mail de aviso al Director para que revise y actualice el estado según corresponda (aprobado, rechazado). Finalizada esta acción el sistema vuelve a emitir un aviso al académico que registró la solicitud.

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¿Cómo ingreso un Ayudante que no existe en el sistema? Debe seleccionar la opción “ Nuevo ” que se encuesta en la Solicitud de Ayudantes, e ingresar los datos requeridos por el formulario.

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Campos: Todos los campos son requeridos (entre Rut y Direcci贸n).

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Perfil: Director MenĂş Principal y Opciones:

En el Home de este perfil encontrarĂĄ resumen con las solicitudes de fondos y ayudantes que se encuentran pendientes de revisar y las que ya fueron aprobadas por el Director.

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Preguntas Frecuentes (Perfil: Director): ¿Cómo puedo ver, aprobar o rechazar una solicitud de fondo realizada por un académico? Debe seleccionar la opción “ Ver Solicitudes de Fondo ”. El Sistema va a listar todas las solicitudes de fondo ingresadaspor los académicos por orden cronológico. En la columna “ Opción ” encontrará la opción necesaria para ver, aprobar o rechazar una solicitud.

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¿Cómo puedo ver, aprobar o rechazar una solicitud de ayudante? Debe seleccionar la opción “ Ver Solicitudes de Ayudantes ”. El Sistema va a listar todas las solicitudes de ayudantes ingresadaspor los académicos por orden cronológico. En la columna “ Opción ” encontrará la opción necesaria para ver, aprobar o rechazar una solicitud.

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¿Cómo puedo acceder a los informes resumidos asociados a las solicitudes de fondos, ayudantes y tener una visión global del presupuesto del año actual? Debe seleccionar la opción “ Reportes”. Aquí encontrará los siguientes informes:

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a) Solicitudes de Fondo: El siguiente reporte muestra las solicitudes de fondos por académico, tipo de solicitud y periodo (años), basado en el monto asignado, utilizado y saldo disponible. Para visualizar la información, debe seleccionar el año que deseaconsultar:

El reporte muestra el académico, el tipo de solicitud, presupuesto asignado, el monto utilizado (por tipo de solicitud) y el saldo total del presupuesto.

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b) Solicitudes de Ayudantes: El siguiente reporte muestra las solicitudes de fondos por académico y periodo (años), basado en el monto asignado, utilizado y saldo disponible. Para visualizar la información, debe seleccionar el año que deseaconsultar:

El reporte muestra el académico, la cantidad de ayudantes, el presupuesto asignado, el presupuesto utilizado y el saldo del presupuesto asociado al ítem ayudante.

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c) Presupuestos: El siguiente reporte muestra los presupuestos asignados por académico, tipo de solicitud y periodo, basado en el monto asignado, utilizado y saldo disponible. Para visualizar la información, debe seleccionar el año que deseaconsultar:

El reporte muestra un resumen del presupuesto asignado/utilizado/saldo a solicitudes de fondo y ayudantes. El nivel de agrupación es por académico. Ademásmuestra a nivel totalizado cada una de las columnas:

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Perfil: Secretaria Menú Principal y Opciones:

Preguntas Frecuentes (Perfil: Secretaria): ¿Cómo puedo ingresar una solicitud de fondo o ayudante del profesor XYZ? Debe ingresar al Sistema DCScon su cuenta FENy seleccionar el profesor al cual realizará el ingreso. Luego debe indicar la opción que deseaejecutar. Por ejemplo: Solicitud de Fondos Viaje o Solicitud de Ayudantes. El sistema asigna internamente el registro al profesor que indico en el inicio de sesión. Por Ejemplo: La Solicitud de

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Fondos de Viajes quedarรก asignada al presupuesto del profesor XYZ.

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Perfil: Coordinador Administrativo MenĂş Principal y Opciones:

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Preguntas Frecuentes (Perfil: Coordinador Administrativo): ¿Cómo puedo ingresar/actualizar un decreto asociado a una solicitud de fondos? Debe seleccionar la opción “ Ver Solicitudes de Fondo ”. El Sistema va a listar todas las solicitudes de fondo ingresadaspor los académicos por orden cronológico. En la columna “ Opción ” encontrará la opción necesaria para ver, ingresar o actualizar un decreto.

Una vez que seleccione la “Opción” (Ingreso/Actualizar Decreto ), el sistema solicitará el ingreso de la información:

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¿Cómo puedo ingresar los datos faltantes de solicitud de fondos de viajes? Debe seleccionar la opción “ Ver Solicitudes de Fondo ”. El Sistema va a listar todas las solicitudes de fondo ingresadaspor los académicos por orden cronológico. En la columna “ Opción ” encontrará la opción necesaria para completar los datos de la solicitud de viajes ingresada originalmente por el académico.

Una vez que seleccione la “Opción” Completar , el sistema solicitará el ingreso de la información:

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manual sistema dcs