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ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS NORMAS ISO 9001: 2008 – ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - REGIONAL CASANARE

Margareth Ortiz Rubio Luz Deny Briñez Pérez Estudiante del Programa de especialización en sistemas de gestión integrada calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales Correo electrónico: margareth.ortiz@outlook.com Correo electrónico: ludebri82@gmail.com

Director: Jaime Roldán Correo electrónico: roldan.jaime@uniagraria.edu.co

Modalidad: TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.016


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TABLA DE CONTENIDO 1.

RESUMEN .............................................................................................................................. 5

2.

METODO GENERAL ............................................................................................................ 7

2.1 Problema a solucionar ............................................................................................................... 7 2.2 Justificación .............................................................................................................................. 7 2.3

Objetivos .............................................................................................................................. 8

2.3.1.

Objetivo general ............................................................................................................... 8

2.3.2

Objetivos específicos: ...................................................................................................... 8

2.3.3 Marco de referencia ............................................................................................................... 8 2.3.3.1 Marco institucional ............................................................................................................. 8 2.3.3.2 marco teórico. ................................................................................................................... 23 2.3.4. Metodología del trabajo ...................................................................................................... 24 3

DESARROLLO ..................................................................................................................... 26

3.1 Diagnóstico ............................................................................................................................. 26 3.1.1 ISO 9001: 2008. Numeral 4.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.1................................................................................................................................... 26 3.1.2 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.4. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.4................................................................................................................................ 31 3.1.3 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.2. .......................................................................................... 32 3.1.4 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.3. / ISO 14001:2004 numeral 4.4.5. / OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.5. ............................................................................................................................... 32 3.1.5 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.4 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.4. /OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.4................................................................................................................................ 33 3.1.6 ISO 9001: 2008. Numeral 5.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1. / OHSAS 18001:2007. numeral 4.4.1. ............................................................................................................................... 35 3.1.7 ISO 9001: 2008 numeral 5.2 / ISO 14001:2004 numerales 4.3.1 y 4.3.2 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1 y 4.3.2. .......................................................................................... 39 3.1.8 ISO 9001: 2008. Numeral 5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.2. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.2................................................................................................................................... 40 3.1.9 ISO 9001: 2008. Numerales 5.4.1. y 5.4.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.3.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.3.3. ......................................................................................................... 42


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3.1.10 ISO 9001: 2008 numeral 5.5.1. / ISO 14001:2004 numerales 4.1 y 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.1 y 4.4.1. ............................................................................................. 48 3.1.11 ISO 9001: 2008. Numeral 5.5.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1................................................................................................................................ 49 3.1.12 ISO 9001: 2008. Numeral 5.5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.3.3.1............................................................................................................................. 49 3.1.13 ISO 9001: 2008. Numerales 5.6.1, 5.6.2. y 5.6.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.6. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.6. ............................................................................................................ 52 3.1.14 ISO 9001: 2008. Numeral 6.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1................................................................................................................................ 56 3.1.15 ISO 9001: 2008. Numeral 6.2.1 - 6.2.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.2 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.2. ......................................................................................................... 61 3.1.16 ISO 9001: 2008. Numeral 6.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1................................................................................................................................ 65 3.1.17 ISO 9001: 2008. Numeral 6.4. ........................................................................................... 66 3.1.18 ISO 9001: 2008. Numeral 7.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6................................................................................................................................ 66 3.1.19 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.1 / ISO 14001:2004. Numerales 4.3.1, 4.3.2 y 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1, 4.3.2 y 4.4.6 ................................................................................. 67 3.1.20 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.2 / ISO 14001:2004. Numerales 4.3.1 y 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1 y 4.4.6 ........................................................................................... 69 3.1.21 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.3................................................................................................................................ 69 3.1.22 ISO 9001: 2008. Numerales 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3, 7.3.4, 7.3.5, 7.3.6 y 7.3.7 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 .................................................................. 70 3.1.23 ISO 9001: 2008. Numeral 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 .......................................................................................................... 70 3.1.24 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6................................................................................................................................ 72 3.1.25 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6................................................................................................................................ 74 3.1.26 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.3 ......................................................................................... 75 3.1.27 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.4 ......................................................................................... 76


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3.1.28 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.5 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6................................................................................................................................ 77 3.1.29 ISO 9001: 2008. Numeral 7.6 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1................................................................................................................................ 78 3.1.30 ISO 9001: 2008. Numeral 8.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1................................................................................................................................ 80 3.1.31 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.1 ......................................................................................... 80 3.1.32 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.2. / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.5. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.5................................................................................................................................ 81 3.1.33 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.3. / ISO 14001:2004. Numerales 4.5.1. y 4.5.2. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.5.1. y 4.5.2. ......................................................................................... 82 3.1.34 ISO 9001: 2008 numeral 8.2.4. / ISO 14001:2004 numerales 4.5.1 y 4.5.2. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.5.1. y 4.5.2 .......................................................................................... 84 3.1.35 ISO 9001: 2008. Numeral 8.3. / ISO 14001:2004. Numerales 4.4.7. y 4.5.3. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.4.7, 4.5.3.1. y 4.5.3.2. ......................................................................... 85 3.1.36 ISO 9001: 2008. Numeral 8.4 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1................................................................................................................................ 87 3.1.37 ISO 9001: 2008. Numeral 8.5.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.2 - 4.3.3 - 4.6. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.2 - 4.3.3 - 4.6 .......................................................................................... 88 3.1.38 ISO 9001: 2008. Numeral 8.5.2 - 8.5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.3. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.3.1. - 4.5.3.2. ....................................................................................... 89 3.2 Plan de acciรณn ......................................................................................................................... 91 3.3 Plan de acciรณn ejecutado ......................................................................................................... 91 4 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 92 5 RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 96 6 REFERENCIAS ......................................................................................................................... 98 7 ANEXOS ................................................................................................................................... 99


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1. RESUMEN

El ICBF regional Casanare inició con la implementación de ISO 9001:2000 y NTC GP 1000:2005 desde el año 2005, siendo certificada en el año 2008; inició con la implementación de ISO 14001:2004 en el año 2009 y con implementación de OHSAS 18001:2007 en el año 2012, normas en las que fue certificada en 2013.

En ICBF regional Casanare no se ha realizado auditoría externa desde el 2011 y auditoría de control interno desde 2012, por lo que se hace necesario identificar cómo se encuentra la implementación del sistema de gestión integrado y así se cuente con un insumo para proponer oportunidades de mejora. Para este fin se realizó un diagnóstico para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 mediante la aplicación de una lista de chequeo.

Con base en el resultado del diagnóstico se propone un plan de acción de mejora de los ítems identificados como no satisfactorios y se implementan las acciones que sean plausibles a la luz de las condiciones de funcionamiento del ICBF regional Casanare en el grupo de planeación y sistemas. PALABRAS CLAVES: diagnóstico, verificar, requisito, auditoría, control interno, implementación, normas.


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ABSTRACT

The regional ICBF Casanare began with the implementation of ISO 9001: 2000 and NTC GP 1000: 2005 since 2005, being certified in 2008; It began with the implementation of ISO 14001: 2004 in 2009 and implementation of OHSAS 18001: 2007 in 2012, standards which was certified in 2013.

In regional ICBF Casanare it has not been performed external audit since 2011 and internal control audit since 2012, so it is necessary to identify how the implementation of integrated management system is and thus have an input to propose opportunities for improvement. For this purpose a diagnosis was made to verify compliance with the requirements of ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 and OHSAS 18001: 2007 by applying a checklist.

Based on the result of the diagnosis an action plan for improvement of the items identified as unsatisfactory is proposed and the actions that are plausible in light of the operating conditions of the regional ICBF Casanare in the group of planning and systems are implemented.

KEYWORDS: implementation, standards.

diagnosis,

verify,

requirement,

audit,

internal

control,


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2. METODO GENERAL

2.1 Problema a solucionar Se identifica la necesidad de conocer el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001: 2008 – ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 en la regional Casanare, teniendo en cuenta que no se ha realizado un diagnóstico y que la última vez que la regional fue auditada en la vigencia 2012.

2.2 Justificación Con la implementación del sistema integrado de gestión: calidad, gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, se busca mejorar la satisfacción de las partes interesadas. El ICBF regional Casanare inició con la implementación de ISO 9001:2000 y la NTC GP 1000:2005 desde el año 2005, fue certificada en año 2008, inició con la implementación de ISO 14001:2004 en el año 2009 y con implementación de OHSAS 18001:2007 en el año 2012, normas en las que fue certificada en 2013. En la regional Casanare no se ha realizado auditoría externa desde el 2011 y auditoría de control interno desde 2012, por lo que se hace necesario identificar cómo se encuentra la implementación del sistema de gestión integrado para que se cuente con un insumo proponer oportunidades de mejora.


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2.3

Objetivos

2.3.1. Objetivo general Desarrollar el análisis detallado del cumplimiento de los requisitos establecidos en las

Normas ISO 9001: 2008 - ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 en el Instituto colombiano de Bienestar Familiar - regional Casanare para proponer oportunidades de mejora.

2.3.2 Objetivos específicos: Realizar un diagnóstico en el ICBF regional Casanare para verificar el cumplimiento de los

requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 mediante la aplicación de una lista de chequeo. •

Proponer un plan de acción de mejora de los sobre los ítems identificados como no

satisfactorios en el diagnóstico. •

Desarrollar e implementar las acciones que sean plausibles a la luz de las condiciones de

funcionamiento del ICBF regional Casanare en el grupo de planeación y sistemas.

2.3.3 Marco de referencia 2.3.3.1 Marco institucional

“Con la adopción del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, En este contexto, el ICBF formula su plan indicativo institucional 2015-2018 “Estamos cambiando el mundo”, en el que define los objetivos institucionales y los pilares estratégicos,


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alineados con los del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación, para aportar significativamente al logro de las apuestas del Gobierno Nacional para este cuatrienio”. (ICBF, Plan Indicativo Institucional, 2015 – 2018, pag 5). Ver Anexo 1 mapa estratégico.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- “Cecilia de la Fuente de Lleras”, es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social mediante Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979.

El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integración y el desarrollo armónico de la familia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para ello, coordina la integración funcional de las Entidades públicas y privadas que conforman el sistema nacional de bienestar familiar - SNBF para que participen armónica y racionalmente de acuerdo a su competencia.

El ICBF cuenta con una sede de la dirección general en el nivel central, aprobada mediante Decreto 0987 del 14 de mayo de 2012; treinta y tres (33) regionales en el nivel departamental y doscientos ocho (208) centros zonales en el nivel municipal, con cobertura


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nacional en los 1.102 Municipios para ejecutar los programas y servicios misionales de la Entidad a favor de la niñez y la familia. (Ver anexo 2 estructura orgánica ICBF).

Misión “Trabajar con calidad y transparencia por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas.”

Visión “Cambiar el mundo de las nuevas generaciones y sus familias, siendo referente en estándares de calidad y contribuyendo a la construcción de una sociedad en paz, próspera y equitativa.”

La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programación, establecidos través de programas, proyectos y modalidades de atención. De igual manera el componente técnico y de operación de cada uno de los servicios, se encuentra definido en los lineamientos técnico administrativos y manuales operativos. Para los Macro misionales se han diseñado los siguientes servicios, de acuerdo con los diferentes grupos etarios y problemáticas de protección:

La Primera Infancia (Menores de 6 Años): •

Hogares ICBF - HCB FAMI: Apoyar a las familias en desarrollo en la cualificación de las

relaciones intrafamiliares y el fortalecimiento de vínculos afectivos, para que apoyen el desarrollo


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de los niños y niñas desde su gestación, vinculando además a otros adultos para que participen de la crianza de los niños. •

Hogares ICBF - HCB Tradicionales: Proporcionar espacios de socialización para los niños

y las niñas de hasta cinco años de edad, con el fin de promover su desarrollo psicosocial, cultural, moral y físico y propiciar su participación como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades desde la primera infancia. Promover y coordinar con los organismos de salud, la vinculación de los niños beneficiarios al Sistema General de Salud, se garantice la aplicación de la vacunación, acorde con el esquema completo para la edad, así como el control de crecimiento y desarrollo. •

Hogares Infantiles: Propiciar el desarrollo físico, social, emocional y cognitivo de los niños

menores de 5 años, prioritariamente los niños de familias con alta vulnerabilidad socioeconómica, a través de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos. •

Promoción y Fortalecimiento a la Lectura: Favorecer el desarrollo de los lenguajes y de las

posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y las niñas desde la primera infancia, al enriquecer y cualificar las prácticas pedagógicas en las diferentes modalidades de atención del ICBF, a través de la conformación de las bibliotecas infantiles y la formación, acompañamiento y evaluación permanente a los agentes educativos involucrados en el proyecto. •

Acciones para la atención integral: Desarrollar e implementar un modelo institucional de

atención integral a través de la cualificación de los programas de atención de primera infancia existentes y la transferencia de niños y niñas de programas de hogares ICBF a esquemas de atención integral. Capacitar agentes educativos comunitarios e institucionales en el modelo de


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atención integral, para garantizar el desarrollo infantil adecuado y la atención integral de los niños y niñas en sus ambientes educativos. Garantizar que los niños en programas del ICBF sean reportados y definida la transición con el Ministerio de Educación Nacional para ingresar al sistema educativo. Fortalecer y cualificar programas de atención a la primera infancia mediante la integración sistémica de los cuatro componentes: desarrollo físico y salud, nutrición, desarrollo cognitivo psicosocial y protección y cuidado. Lograr el equilibrio y armonía entre la protección, nutrición y educación inicial, para el desarrollo de los niños y niñas en la primera infancia.

Apoyo a la Niñez y Adolescencia (Entre 6 y 17 Años): Se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de atención las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle esta población su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos.

El programa busca la promoción, garantía y protección integral de los derechos de niños, niñas y adolescencia, comprende su reconocimiento como sujetos de derechos; la garantía y cumplimiento de los mismos; la prevención de su amenaza o vulneración y la activación de la respuesta institucional en los casos que se requiera su restablecimiento. Las acciones de restablecimiento de derechos son responsabilidad de los actores institucionales del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, entre otros


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Nutrición. Modalidades de recuperación nutricional con enfoque comunitario y recuperación nutricional con énfasis en los primeros 1000 días - RNM, se fundamentan en la atención de los niños, niñas menores de 5 años desnutridos, mujeres gestantes y madres en periodo de lactancia de bajo peso y sus familias.

Familias con Bienestar: Desarrollar y potenciar capacidades en las familias colombianas para la promoción de la convivencia armónica de todos sus integrantes, la prevención de la violencia en el contexto familiar, a través de una estrategia pedagógica diferencial, psicológica y social, que promueva el mejoramiento de su calidad de vida y bienestar.

Protección Acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y familias. Comprende el conjunto de servicios actuaciones orientados a preservar, proteger y restituir el ejercicio pleno de los derechos a niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en situación de inobservancia, amenaza y vulneración de derechos, bien sea víctimas de delitos, autores o participes de estos (medidas de carácter pedagógico especifico o diferenciado), en conflicto con la Ley Penal, víctimas o desvinculados de Grupos armados irregulares, con el fin de garantizar previo la verificación del cumplimiento de sus derechos a lograr su integración reintegro familiar, social y comunitario en cumplimiento de la misión institucional de acuerdo a los tratados y convenios internacional competencias definidas


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en el Código de la Infancia y la Adolescencia (Decreto, la Ley 1098 de 2006 y los lineamientos técnicos del proceso administrativo de restablecimiento de derechos).

Asuntos Conciliables: Se refiere a las intervenciones realizadas por el Defensor de Familia

y su equipo interdisciplinario, en situaciones susceptibles de conciliación entre las partes, definiendo acciones de mutuo acuerdo, en beneficio del ejercicio y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. •

Los asuntos conciliables en el ICBF son: fijación de cuota de alimentos, revisión de cuota

de alimentos, ofrecimiento de alimentos, fijación de visitas, revisión de visitas, fijación de custodia y cuidado personal, revisión de custodia y cuidado personal, permiso de salida del país, restitución internacional, fijación provisional de residencia separada, suspensión de vida en común de cónyuges o compañeros permanentes, separación de cuerpos y bienes - acuerdos conciliatorios, cauciones de comportamiento conyugal y disolución y liquidación de sociedad conyugal por causa diferente de la muerte del cónyuge. •

Asuntos No Conciliables o No Conciliados: Se refiere a las intervenciones realizadas por

el Defensor de Familia y su equipo interdisciplinario mediante acciones integrales para el restablecimiento de los derechos, en beneficio de niños, niñas y adolescentes, que se ven afectados por situaciones de inobservancia, amenaza o vulneración de los mismos y que no son susceptibles de conciliación entre las partes. Los asuntos no conciliables en el ICBF son: reconocimiento voluntario de paternidad/maternidad, investigación de paternidad, ordinario de filiación, impugnación de paternidad / maternidad, impugnación de reconocimiento, ejecutivo de alimentos,


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ejercicio arbitrario de la custodia, privación de patria potestad, suspensión de patria potestad, rehabilitación de patria potestad, interdicción o prórroga de la patria potestad, nombramiento de guarda o tutor, remoción de guardador o tutor, impedimento de salida del país, licencia judicial para venta de inmuebles, autorización para venta de inmuebles (Ley 9/89), permiso laboral en ausencia de representante legal. 

Procesos Civiles en Juzgados de Familia.

Hogares Gestores y Hogares Sustitutos.

Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes 

En conflicto con la Ley (Restablecimiento)

En conflicto con la Ley (Sistema de Responsabilidad Penal)

Unidades Móviles: Contribuyen a la garantía y restitución de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes y su grupo familiar, familias indígenas, familias afro descendientes y adultos mayores en situación de desplazamiento, víctimas de desastres, o inseguridad alimentaria, mediante el desarrollo de acciones integrales y diferenciales de acompañamiento. Sus principales objetivos son: Prestar asistencia alimentaria de emergencia y acompañamiento nutricional, apoyar los procesos de organización y participación comunitaria, promover acciones que atenúen las consecuencias traumáticas de los eventos vividos, y prevengan los riesgos asociados al desplazamiento y promover y gestionar la articulación intersectorial para la atención.


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Son clientes y partes interesadas del ICBF las entidades públicas, privadas, Sociales y Comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida de la niñez y la familia, en los municipios, departamentos y en todo el territorio nacional. Estas entidades demandan el servicio de articulación del SNBF recibiendo acompañamiento, capacitación y asistencia técnica, para la implementación de los programas diseñados por el ICBF como ente rector y articulador del Sistema.

El Sistema Nacional de Bienestar Familiar está integrado por los siguientes agentes: El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual está adscrito el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su calidad de ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, los departamentos, los distritos, los municipios, las comunidades organizadas y los particulares, las comisarías de familia, la policía de infancia y adolescencia, las cajas de compensación familiar, las demás entidades o instituciones, públicas o privadas, que contribuyan o estén llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitución o a mandato de ley o reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la prestación del servicio público de bienestar familiar.

El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional, regional y municipal y/o local, para ello participa de los Concejos de Política Social con el fin de acompañar


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y brindar asistencia técnica en la implementación de todo lo establecido en la Ley de Infancia y Adolescencia.

Los clientes o usuarios de los servicios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar son los niños, niñas, adolescentes colombianos y las familias colombianas y extranjeras (adopciones). Son necesidades de los clientes del ICBF: 

Que se posibiliten, se preserven, restituyan y respeten los derechos del niño, niña o

adolescente y de su familia, que se han vulnerado o estén amenazados. 

Que cuando acudan al ICBF reciban un trato humano digno y un servicio eficiente.

Que se contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores.

Que se fortalezca el desarrollo humano para el ejercicio pleno de los derechos de los niños,

niñas y adolescentes. 

Las establecidas en la Ley 1098 Código de la infancia y la adolescencia y demás

normatividad relacionada con la garantía y restablecimiento de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y familias.

El ICBF ha establecido las siguientes políticas del sistema integrado de gestión: •

Política integrada: En el ICBF prestamos servicios con calidad, calidez, transparencia y

enfoque diferencial para el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, en el marco de la garantía de derechos, la administración de riesgos, la seguridad de la información, la sostenibilidad ambiental y la


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seguridad y salud en el trabajo para sus colaboradores en los niveles Nacional, Regional y Zonal. Para ello contamos con talento humano comprometido con la mejora continua, la innovación y la excelencia en prestación de los servicios con el propósito cambiar el mundo de las nuevas generaciones y sus familias.

Política de calidad: En el ICBF dentro del marco de la garantía de los

derechos prestamos servicios con calidad, calidez, transparencia, eficacia, eficiencia y efectividad para el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas. Para ello articulamos el Sistema Nacional de Bienestar Familiar a nivel Nacional y Territorial y contamos con talento humano competente, comprometido con la mejora continua, la innovación y la excelencia en la operación de los procesos.

Política ambiental: El ICBF consciente de la mejora continua y de su

compromiso con el cuidado del medio ambiente, promueve la implementación de buenas prácticas ambientales, cumple los requisitos legales y controla los aspectos e impactos asociados al consumo de recursos y generación de residuos; con el fin de prevenir la contaminación y contribuir al bienestar de los Niños, Niñas, Adolescentes, Familias y colaboradores del ICBF.

Política de seguridad de la información: El ICBF protege, preserva y

administra la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información digital y física en el marco de la operación de sus procesos, a través de la implementación de mecanismos de seguridad


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como controles físicos y lógicos, con la finalidad de prestar servicios con calidad y transparencia a la primera infancia, la niñez, la adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas.

Política de seguridad y salud en el trabajo: En el ICBF trabajamos con

calidad y transparencia por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, estamos comprometidos con la seguridad y salud en el trabajo a nivel nacional, regional y zonal , encaminados en la prevención y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales a través de la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, respondiendo a las necesidades y requisitos de nuestros colaboradores y partes interesadas, así como a los legales y normativos aplicables, y a la mejora continua en la gestión y desempeño del sistema. Es un compromiso de la alta dirección respaldar el SG-SST y asignar los recursos necesarios para propiciar un ambiente de trabajo sano y seguro para nuestros colaboradores

Política de Riesgos: El ICBF, consciente que en el desarrollo de su gestión

se pueden presentar eventos que ponen en riesgo el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, declara su compromiso de promover y adelantar las acciones necesarias para prevenir, detectar e implementar controles que permitan mitigar la ocurrencia de estos eventos. Objetivos sistema integrado de gestión: •

Ampliar cobertura y mejorar calidad en la atención integral a la primera infancia.


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Promover los derechos de los niños, niñas y adolescentes y prevenir los riesgos o amenazas

de vulneración de los mismos. •

Fortalecer con las familias y comunidades las capacidades para promover su desarrollo,

fortalecer sus vínculos de cuidado mutuo y prevenir la violencia intrafamiliar y de género. •

Promover la seguridad alimentaria y nutricional en el desarrollo de la primera infancia, los

niños, niñas y adolescentes y la familia. •

Garantizar la protección integral de los niños, niñas y adolescentes en coordinación con las

instancias del SNBF. •

Lograr una adecuada y eficiente gestión institucional a través de la articulación entre

servidores, áreas y niveles territoriales; el apoyo administrativo a los procesos misionales, la apropiación de una cultura de la evaluación y la optimización del uso de los recursos. •

Promover condiciones laborales que hagan del ICBF el mejor lugar para trabajar.

Reducir los impactos ambientales generados por nuestra actividad.

Impulsar una cultura de gestión de la calidad y el mejoramiento continuo.

Gestionar el conocimiento institucional, con sistemas de información confiables,

Integrados y disponibles.

Para la atención integral del niño, niña y adolescente, el ICBF contrata la prestación de los servicios con asociaciones de padres de familia, ONG, cajas de compensación familiar, Instituciones especializadas y hogares sustitutos, los cuales son controlados mediante la supervisión técnica, administrativa financiera y legal realizada por los servicios públicos del ICBF,


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las Interventorías, la verificación de estándares y la inspección, vigilancia y control. (ICBF, Manual Sistema Integrado de gestión V11, 2015).

La Resolución 10232 del 30 de noviembre 2015 “por la cual se reorganiza el sistema integrado de gestión”, designa como representante de implementación, sostenimiento y mejora del sistema integrado de gestión al director de planeación y control de gestión; establece los roles y responsabilidades del comité del sistema integrado de gestión, de subcomité comité del sistema integrado de gestión, de los líderes de proceso, líderes de los sistemas de gestión, grupo promotor épico (estrategia de innovación y cambio organizacional) y referentes de calidad, Seguridad y salud en el trabajo y ambiental, en los niveles nacional, regional y zonal.

El Mapa de macro procesos del ICBF, cual está conformado por macro procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. (Ver Anexo 3 Mapa de procesos). El grupo de planeación y sistemas es el encargado de liderar el macroproceso direccionamiento estratégico Los procedimientos en los macroproceso direccionamiento estratégico que aplican al grupo de planeación y sistemas son los siguientes:


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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO PR1 MPE1 Definición del plan indicativo institucional 15/01/2016 versión 4.0

OBJETIVO

APLICA PYS SI NO

Definir, formular, aprobar, divulgar y/o modificar el Plan Indicativo Institucional del ICBF; en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo y Planes Sectoriales.

PR2.MPE1 Procedimiento programación de Definir el presupuesto de Ingresos y Gastos y la distribución metas sociales y financieras - dirección general de recursos para su ejecución en los diferentes niveles del nivel nacional, regional, zonal. versión 3.0 de ICBF, en cada vigencia. 31/07/2015 Establecer las directrices generales para el registro, procesamiento y análisis de la ejecución de Metas Sociales y PR3.MPE1 seguimiento a la ejecución de metas Financieras – MSyF, con el fin de mejorar la calidad y sociales y financieras a nivel nacional, regional y oportunidad de la información para la toma de decisiones centro zonal. versión 3.0 de 31/07/2015 que permitan alcanzar una óptima ejecución de las metas programadas y recursos asignados. PR4.MPE1 Procedimiento solicitud control y Realizar modificaciones a las metas sociales y/o financieras registro de las modificaciones presupuestales y a de la Entidad, para garantizar la oportunidad en la ejecución las metas sociales y financieras. versión 4.0 de de los recursos y en la prestación de los servicios. 15/08/14 Definir la ruta de focalización conforme a los criterios de Procedimiento para focalización y priorización de priorización para la identificación, elegibilidad e inclusión de beneficiarios para la atención PR5.MPE1 versión los beneficiarios de las modalidades del Servicio Público de 2.0 24/06/14 Bienestar Familiar. Realizar seguimiento integral a la ejecución presupuestal de las regionales y la sede nacional del ICBF, para evaluar el nivel de ejecución registrado por el nivel de avance en Compromisos y Obligaciones con respecto a las metas del PR14.MPE1 Procedimiento para el seguimiento acuerdo de desempeño institucional basado en la integral a la ejecución presupuestal en regionales programación que realizan los gerentes de recurso en el Plan y la sede nacional. versión 1.0 29/04/2015 Anual de Compras y Contrataciones – PACCO, con el propósito de generar alertas para mejorar los niveles de ejecución presupuestal y redistribuir el presupuesto de acuerdo con las necesidades identificadas PR10.MPE1 Procedimiento revisión por la Revisar sistema integrado de gestión e implementar las dirección del sistema integrado de gestión. acciones necesarias para asegurar su conveniencia, versión 4.0 21/07/2015 adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. Orientar a las regionales y dependencias de la Sede Nacional Procedimiento diseño y planificación del sistema en el conocimiento y aplicación de la metodología definida integrado de gestión PR06.PE01 versión 5.0 de para el Diseño y Planificación de un Sistema de Gestión bajo 31/05/10 las normas aplicables a calidad y ambiental.

X

X

X

X

X

X

X

X


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MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el diseño y actualización de Procedimiento diseño de lineamientos técnicos Lineamientos Técnicos Administrativos Misionales y administrativos misionales y manuales operativos Manuales Operativos de atención para el Servicio Público de PR13.MPE1 versión 2.0 10/09/2015 Bienestar Familiar - SPBF, acorde con el artículo 11 de la Ley 1098 de 2006. Establecer las actividades necesarias para tramitar la Procedimiento tramite de vigencias futuras PR.15 autorización que permita comprometer vigencias futuras y MPE1 versión .1 de 22/10/2015 registrar los compromisos que cubren más de una vigencia fiscal en el aplicativo SIIF II NACION.

Procedimiento incorporaciones PR16.MPE1 versión 1.0 22/10/15

Establecer las actividades necesarias para tramitar la autorización que permita comprometer vigencias futuras y registrar los compromisos que cubren más de una vigencia fiscal en el aplicativo SIIF II NACION.

APLICA PYS SI NO

X

X

X

Nota: PYS hace referencia al grupo de planeación y sistemas

2.3.3.2 marco teórico. La Norma ISO 9001: especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad

aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. (ISO 9000:2005, pág. i).

La Norma ISO 14001: 2004 especifica los requisitos para un sistema ambiental, destinados

a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos de la organización suscriba, y la información


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relativa a los aspectos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización identifica que puede controlar y sobre los que la organización puede tener influencia. (ISO 14001:2004, página 1).

La Norma ISO 18001: 2007 especifica los requisitos para un sistema de gestión en

seguridad y salud ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos de S y SO y mejore su desempeño en este sentido. (ISO 18001: 2007, página 1).

2.3.4. Metodología del trabajo Tipo de Estudio: El estudio será de tipo descriptivo y cuantitativo, ya que la información

requerida para este caso se obtendrá por medio de listas de chequeo, revisión documental de los procesos del ICBF regional Casanare. Esto proporcionará el diagnóstico que permitirá identificar la situación de la organización frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2008 - ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007. Los requisitos de la norma NTC GP 1000:2005 tenidos en cuenta en este trabajo son los coincidentes con la ISO 9001: 2008.

Método de investigación: El método de estudio es deductivo, ya que partirá de una

caracterización general de los requerimientos que plantea el entorno de la organización en cuanto al cumplimiento de las normas ISO 9001: 2008 - ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007, por medio revisión documental de los procesos del ICBF regional Casanare, confrontando cada ítem de las normas para obtener así, un diagnóstico con la finalidad de identificar aspectos a mejorar,


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formular un plan de acción e implementar las acciones plausibles la luz de las condiciones de funcionamiento del grupo de planeación y sistemas de la regional Casanare.

Recolección de información: Fuentes primarias, para obtener la información, se utilizará la

técnica de la observación documentos establecidos por la organización y análisis en su aplicación.


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3

DESARROLLO

3.1 Diagnóstico El cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 se verificó con la aplicación de una lista de chequeo. (Ver anexo 4 Lista de chequeo).

3.1.1 ISO 9001: 2008. Numeral 4.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.1. El ICBF cuenta con un mapa de procesos conformado por 4 niveles: nivel estratégico, nivel misional, nivel de apoyo y nivel de evaluación. Cada macroproceso tiene una caracterización que refleja la relación entre procesos y están establecidos los procedimientos, guías y formatos para su aplicación. Para efectos de este diagnóstico se revisaron los procedimientos a cargo del grupo de planeación y sistemas del macroproceso direccionamiento estratégico y se identificó lo siguiente:

En el procedimiento programación de metas sociales y financieras se identificó cumplimiento de las actividades a cargo del nivel regional. Se realizó la programación de metas sociales y financieras dentro de los tiempos establecidos y criterios definidos. Con base en la programación la dirección general del ICBF expide la Resolución 11246 de 30/12/2015 “Por la


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cual se distribuye y asigna el presupuesto de ingresos y gastos de la regional Casanare para la vigencia fiscal del año 2016”.

El procedimiento solicitud, control y registro de las modificaciones presupuestales y a las metas sociales y financieras establece una duración del ciclo de 15 días para las modificaciones de meta social y trece (13) días para las modificaciones de meta financiera. Se realizó la revisión del cumplimiento de estos tiempos y se encontró lo siguiente: De 116 solicitudes de modificaciones de metas sociales tramitadas en el 2015, se tomó una muestra de 20 solicitudes, de las cuales siete (7) solicitudes llevaron más de quince (15) días desde la solicitud a la aprobación y las trece (13) solicitudes restantes estuvieron dentro del tiempo establecido. En el sistema de información misional solo se registran las modificaciones de metas sociales y no arroja un reporte para realizar seguimiento al tiempo del trámite de las solicitudes, se debe revisar solicitud por solicitud, no se puede sacar reporte por servicio, por otra parte no se cumple con el registro de la resolución de crédito y/o contracrédito en el sistema de información misional – SIM por falta de permisos en el aplicativo.

En el procedimiento para el seguimiento integral a la ejecución presupuestal en regionales y la sede nacional no tiene establecidos puntos de control a nivel regional. Sin embargo, la actividad “Presentar ante el Comité básico de seguimiento a la ejecución presupuestal los resultados obtenidos en el análisis del seguimiento y control de saldos de CDP, apropiación, compromisos y plan anual de caja - PAC con los compromisos adquiridos para cada rubro


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presupuestal de acuerdo con el cronograma realizado en su plan de compras y adquisiciones en el Sistema PACCO”, se podría considerar un punto de control en este nivel.

Recursos y herramientas. Para el desarrollo de los procedimientos del macroproceso direccionamiento estratégico en el nivel regional se cuenta con sistemas de información misional SIM y reportes del aplicativo SIIF Nación en el que se registra la información. El grupo de planeación y sistemas además de tener a cargo procedimientos del macroproceso direccionamiento estratégico, también lidera en el nivel regional los macroprocesos Mejoramiento continuo, Evaluación, Monitoreo y control de la Gestión, Gestión de Abastecimiento y Gestión Tecnológica; para la ejecución cuenta con un equipo conformado por 6 colaboradores y 1 coordinador.

Seguimiento, medición y análisis: La resolución 5786 de 17/12/2010 “ Por la cual se crea el comité estratégico regional en las direcciones regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras” con el fin de promover, posibilitar y articular la acción de las direcciones regionales con el direccionamiento estratégico y el código de buen gobierno que orienta la gestión pública del instituto, para garantizar el adecuado funcionamiento del sistema integrado de gestión – SIGE, orientado a resultados y hacia los niños, niñas y adolescentes y familias. Por lo cual en este comité se presenta el resultado del cumplimiento de los procedimientos de los macroprocesos y procesos. Respecto al macroproceso direccionamiento estratégico no se cuenta con indicadores asociados, pero se realiza seguimiento a la ejecución de metas sociales y financieras, análisis de ejecución presupuestal, se analizan y aprueban las


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modificaciones a las metas sociales y financieras; el resultado de este seguimiento se ve reflejado en los resultados de los indicadores de los macroprocesos misionales como el caso de indicadores de cobertura en los servicios misionales e indicadores de ejecución presupuestal del proceso gestión financiera. En la vigencia 2015 se realizaron 58 comités en donde se realizó seguimiento a planes, indicadores de gestión de los diferentes procesos, resultados de visitas de supervisión a unidades de servicio, seguimiento a estrategias de mejora; las actas se encuentran publicadas en intranet.

El sistema de gestión se mantiene, como lo evidencia los certificados de ICONTEC CO-SC-5830-1 de 19/12/2008 a 07/04/2016, CO-SA-CER236304 de 08/04/2013 a 07/04/2016 y CO-OS-CER236271 de 08/04/2016 a 07/04/2016 y busca la mejora continua a través de la creación de acciones correctivas, acciones preventivas y servicios no conformes. El ICBF tiene documentado un manual del sistema integrado de gestión – SIGE, en el cual define el alcance del sistema integrado de gestión: “gestión y control de la prestación del servicio público de bienestar familiar para el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias y comunidades asociadas a los programas del ICBF.

En el ámbito geográfico, dicho manual aplica para las 33 Regionales, sus Centros Zonales y la Sede de la Dirección General, en lo referente a la norma NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009.


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La gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo se aplica en las 33 regionales, sus centros zonales y la sede de la dirección general, no obstante, en lo referente a las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007, se cuenta con certificación de implementación en las siguientes Regionales: Amazonas, Antioquia, Atlántico, Bogotá, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Choco, Guainía, Quindío, San Andrés, Santander, Sucre, Valle y Sede Dirección General.

En cuanto al eje de seguridad de la información su alcance es realizar la implementación del sistema de gestión de seguridad de la información desarrollando la gestión del recurso humano, infraestructura TIC y sistemas de información, en el marco del proceso de gestión tecnológica del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, en referencia al tratamiento y administración de la información institucional indispensable para el cumplimiento del mandato legal.”

En el manual del sistema integrado de gestión – SIGE MC01.MPE1 Versión 11 de 30/11/2015 define y documenta el alcance para los tres sistemas de gestión

Al revisar las caracterizaciones de los procesos se observa que en el numeral sistema de información no se incluye el aplicativo ISOLUCION, la herramienta para la gestión de las acciones correctivas, acciones preventivas y servicios no conformes en el ICBF.


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3.1.2 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.4. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.4. El ICBF cuenta con una política integrada y una política de calidad, ambiental, salud y seguridad en el trabajo, seguridad de la información y riegos. Ha definido objetivos y metas documentadas en el tablero control de procesos. Los procedimientos documentados y los registros requeridos. Cada procedimiento establece los documentos y formatos a utilizar, los cuales se encuentran publicados en la intranet.

Se cumple con los literales a, b, c, d, e de las normas ISO 9001: 2008 - ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007. En el literal c, la caracterización de todos los procesos incluye la actividad “aplicar los controles y actividades definidas en los programas de gestión ambiental, SYSO, seguridad de la información y mapa de riesgos”, sin embargo, los procedimientos no incluyen actividades de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo y ambiental, porque se establecieron procedimientos específicos para cada sistema de gestión, por la naturaleza de la entidad. Los lineamientos técnicos (documentos que establecen los requisitos del cliente, criterios de funcionamiento y condiciones específicas en la prestación de cada uno de los servicios del ICBF) incluyen requisitos de cada uno de los sistemas de gestión.


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3.1.3 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.2. La versión actualizada del manual del sistema integrado de gestión versión MC01.MPE1 es la 11 de 30/11/2015 al momento del desarrollo del presente trabajo. Este manual define el alcance del sistema integrado de gestión en el ICBF. En el ICBF no aplican exclusiones a la norma ISO 9001. En cuanto al eje de seguridad de la información, y según lo establecido en la Ley 1221 de 2008 la organización no cuenta con teletrabajo.

El ICBF cuenta con procedimientos documentados y publicados en la intranet. Para el caso del grupo de planeación y sistemas, los procedimientos a cargo del macroproceso de direccionamiento estratégico, se están implementando.

3.1.4 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.3. / ISO 14001:2004 numeral 4.4.5. / OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.5. Para el cumplimiento de este numeral el ICBF tiene establecido en el macroproceso de mejoramiento continuo, el procedimiento elaboración y control de documentos PR5.MPE2 Versión 13 de 19/02/2015. Los procedimientos, guías, lineamientos y manuales operativos se encuentran codificados dentro del sistema integrado de Gestión – SIGE, e identifica los cambios realizados en la versión de los procedimientos y manuales, sin embargo, los lineamientos técnicos no contemplan control de cambios. La Dirección general – subdirección de mejoramiento organizacional informa la actualización de los documentos a referentes de calidad y promotores épico (delegados de cada centro zonal y grupos de las regionales para el apoyar la implementación del sistema integrado de Gestión – SIGE), sin embargo la réplica de esta información no se hace


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inmediatamente, se realiza en reunión del sistema de gestión (día Épico) mensualmente, para que se revise y aplique; otra dificultad en la divulgación de la nueva documentación es que se presenta baja cobertura por parte de los colaboradores. Los documentos de uso interno se encuentran publicados en la intranet y los documentos de interés general se encuentran publicados en la página web del ICBF, sin embargo, en la revisión realizada se encontró que en la intranet está publicada la versión 10 del manual y la versión vigente es la 11.

3.1.5 ISO 9001: 2008. Numeral 4.2.4 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.4. /OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.4. En el proceso de Gestión Administrativa se encuentran los siguientes procedimientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de registros: 

PR22.MPA1.P5 procedimiento organización de archivos y aplicación de tabla de retención

documental Versión 5.0 de 12/03/2014 

PR20.MPA1.P5 eliminación de documentos de apoyo y duplicidad versión 2.0 de

15/08/2013 

PR23.MPA1.P5 procedimiento organización de un fondo documental acumulado versión

1.0 de 29/06/2012 

PR24.MPA1.P5 procedimiento intervención de documentos con alto grado de biodeterioro

versión 1.0 de 29/06/2012


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PR25.MPA1.P5 2 procedimiento para el traslado de archivos de gestión al archivo central

versión 1.0 de 27/11/2012 

PR26 MPA1 P5 procedimiento eliminación por aplicación de tabla de retención

documental versión 7.0 de 21/08/2013 

MO1.MPA1.P5 mini-manual aplicación de la Tabla de Retención Documental y

Organización de Archivos de Gestión en el ICBF Primera Edición, Diciembre de 2012 

M02 MPA1 P5 manual de transferencias documentales Versión 1.0 de 12/05/14

G1.MPA1.P5 Guía para la Gestión Documental Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar ICBF Segunda edición, Diciembre de 2012 

Tablas de retención documental

Durante el primer trimestre de 2015 el indicador MPA1-P5-09 “porcentaje de archivos de gestión en soporte físico organizados” presentó estado crítico en vista que se realizó el reporte de 16 ML pero el nivel nacional únicamente validó 2ML por inconsistencias presentadas al diligenciar el FUID, por lo que se realizó sensibilización con las personas encargadas del archivo para el manejo del inventario único documental y técnicas archivísticas en los días épico en la regional y centros zonales, con lo que se evidenció una notable mejora durante el segundo, tercer y cuarto trimestre con un estado óptimo para el indicador y llevó a la regional a superar la meta de organización de archivo de gestión de la vigencia. Para la vigencia 2016 durante el primer trimestre se logró mantener el estado óptimo del indicador con un reporte de 14 ML de los cuales fueron validados los 14 ML por el nivel nacional.


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Se han realizado jornadas de organización de archivos, sin embargo, en los centros zonales hay expedientes sin organizar. El indicador de archivos de gestión organizado en 2016 no está adecuado. Hay espacios insuficientes en las áreas jurídica, técnica y en centro zonal Yopal (archivos en pasillos de las instalaciones). La documentación electrónica en la mayoría de dependencias no está organizada de acuerdo a la tabla de retención documental. En la revisión del archivo de gestión del grupo de planeación y sistemas se encuentra que la tabla de retención documental no incluye una serie para los registros del proceso gestión tecnológica – plan de trabajo sistemas, ni tampoco una subserie para el plan operativo sistema integrado de Gestión – SIGE, no obstante, se están incluyendo en la serie planes. El archivo del grupo de planeación y sistemas se encuentra organizado cronológicamente, rotulado y foliado.

Se presenta dificultad con el

entendimiento de la TRD en el grupo de asistencia técnica.

3.1.6 ISO 9001: 2008. Numeral 5.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1. En el manual del sistema integrado de Gestión – SIGE se define: “La dirección general del ICBF está comprometida con el desarrollo, implementación y mejora continua del sistema integrado de gestión para la prestación de los servicios y la gestión de sus macro procesos/procesos, mediante la aplicación de los macro procesos de direccionamiento estratégico y mejoramiento continuo en donde se establece: •

Llevar a cabo sensibilización y comunicación a todos los servidores públicos y particulares

al servicio del ICBF, sobre la importancia de satisfacer las necesidades de los niños, niñas,


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adolescentes y familias, así como de los requisitos legales y reglamentarios. Estas actividades pueden ser realizadas mediante cartillas, talleres, red interna e inducciones entre otros. •

Formular y aprobar la política y los objetivos en comité de coordinación del sistema

integrado de gestión •

La realización de revisiones del sistema integrado de gestión por la dirección

Proponer y aprobar los riesgos residuales propuestos para cada uno de los sistemas de

gestión •

Asignar los recursos necesarios para la sostenibilidad y mejora del sistema integrado de

gestión.”

El compromiso de la Dirección en el cumplimiento de los requisitos legales se documenta en las políticas integrada, política de calidad, política de seguridad y salud en el trabajo y política ambiental.

La resolución 2859 de 2013 Por la cual se modifica la Resolución No. 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF en el nivel regional y zonal, establece las siguientes funciones del grupo de planeación y sistemas con respecto al sistema de gestión: “Liderar en la regional y los centros zonales, el desarrollo de las políticas, estrategias y metodologías, para la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión, definidas por la dirección general. Realizar seguimiento a la aplicación de los macro procesos, procesos y procedimientos definidos dentro del sistema integrado de gestión en cada una de las dependencias


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de la dirección regional y en los centros zonales, promoviendo y manteniendo la interrelación entre los procesos. Coordinar la promoción de una cultura de gestión de información, innovación y conocimiento dentro de la regional. Coordinar con los responsables de los procesos a nivel regional y zonal, la implementación de las acciones correctivas y preventivas, derivadas de los resultados de las auditorias, para la sostenibilidad del sistema integrado de gestión”. Además, la resolución 10232 de noviembre de 2015, por la cual se reorganiza el sistema integrado de gestión, define roles y responsabilidades del sistema de gestión de calidad y seguridad de la información para el grupo de planeación y sistemas; roles y responsabilidades del sistema de gestión ambiental y del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para el grupo administrativo.

El programa del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo PP2.MPA1.P1 versión 4.0 de 12/03/2013 establece en el numeral 5.6 clase de riesgo "Según el Decreto 1607 de 2002, la entidad, de acuerdo con su actividad económica está clasificada en el Sistema General de Riesgos Laborales: riesgo I y riesgo II en la siguiente clase y código: 17512 01 empresas dedicadas a actividades ejecutivas de la administración pública en general, incluye ministerios, órganos, organismos y dependencias administrativas en los niveles central, regional y local"

Los objetivos de calidad están documentados en el manual del sistema integrado de Gestión – SIGE y publicados en la intranet, a través de correos electrónicos y en reuniones. El ICBF tiene establecido 10 objetivos SIGE, donde los primeros 6 son objetivos institucionales.


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El ICBF Regional Casanare realiza la revisión por dirección 2 veces al año, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PR10.MPE1. Procedimiento revisión por la dirección del sistema integrado de gestión versión 4.0 de 21/07/2015.

La asignación de recursos a la Regional para los servicios misionales se realiza de acuerdo al procedimiento programación de metas sociales y financieras – dirección general- nivel nacional, regional, zonal PR2.MPE1. Para la asignación de recursos de funcionamiento y soporte a la gestión a nivel Regional no está incluido en el procedimiento, sin embargo, el grupo administrativo a finales de cada año justifica estas necesidades a la dirección general del ICBF para la vigencia siguiente. Las necesidades que se presentan tanto de recursos misionales (inversión) como de funcionamiento en curso de la vigencia se tramitan de acuerdo al procedimiento solicitud control y registro de las modificaciones presupuestales y a las metas sociales y financieras PR4.MPE1. La dirección general del ICBF asegura recursos para la vinculación a través de contrato de prestación de servicios para referentes de cada sistema de gestión. Todos los colaboradores tienen asignado equipo de cómputo en buen estado; el canal de comunicación soporta la prestación del servicio, excepto en las dependencias Centro de Atención Integral a Víctimas de la Violencia Sexual - CAIVAS y Centro de Servicios Judiciales para Adolescentes - CESPA, para las cuales la dirección general tiene establecido ampliación del canal de comunicación en la vigencia 2016. Es importante resaltar que la regional presenta necesidades de recursos para resolver condiciones inseguras como hacinamiento, puestos de trabajo no


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ergonómico y personal insuficiente. No se cuenta con equipos antropométricos suficientes para los equipos de defensoría.

3.1.7 ISO 9001: 2008 numeral 5.2 / ISO 14001:2004 numerales 4.3.1 Y 4.3.2 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1 Y 4.3.2. Los requisitos del cliente están definidos en los lineamientos técnicos y contratos de aporte de cada servicio y se asegura del cumplimiento a través de visitas de seguimiento a operadores y unidades de servicio. El ICBF realiza seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales ambiental y de seguridad y salud en el trabajo a través de la aplicación de lista de chequeo. Se tiene establecido indicadores en el tablero control de procesos para el seguimiento y control en el cumplimiento de los requisitos al cliente: medición de tiempos de respuesta a peticiones, indicadores para medir definición jurídica en casos de restablecimiento de derechos en términos de la Ley, seguimiento al estado nutricional de los niños y niñas en servicios de primera infancia y recuperación nutricional. La organización cuenta con un procedimiento de identificación y valoración de aspecto e impacto ambiental V8 PR6.MPE2 de 27/10/2015 y su alcance está definido para todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión en todos sus niveles para la etapa de desarrollo, implementación y revisión de nuevos programas, proyectos y servicios; sin embargo, la matriz no incluye aspectos e impactos por servicios debido a que estos son contratados con operadores y se incluye como una obligación contractual.


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No se cuenta con un procedimiento para valoración de riesgos, pero si con una guía integral de administración de riesgos V. 10 G1.MPE2 de 18/11/15, del macroproceso mejoramiento continuo.

Los servicios contratados a través de operadores contienen en las

cláusulas contractuales la obligación de realizar la identificación de peligros y valoración de riesgos.

La identificación de peligros y valoración de riesgos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, incluye actividades rutinarias y no rutinarias, actividades realizadas por personal de planta, contratistas, visitantes (riesgo locativo), riesgo psicosocial e incluye otros riesgos tales como: exposición a delincuencia, desorden público y grupos al margen de la ley, infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo. No se han identificado los peligros generados en la vecindad del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo controlado por la organización; durante la vigencia 2015 pero se encuentra en proceso de actualización.

3.1.8 ISO 9001: 2008. Numeral 5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.2. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.2. El ICBF cuenta con las siguientes políticas: 

Políticas del Sistema Integrado de Gestión Política Integrada

Política de Calidad

Política Ambiental

Política de Seguridad de la Información


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Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Política de Riesgos

Las políticas están documentadas en el manual del sistema integrado de Gestión – SIGE y comunicadas a través de la intranet, pagina web, correos electrónicos y reuniones, pero no están publicadas en cartelera para conocimiento usuarios y/o visitantes. Las políticas incluyen el interés por la mejora continua. La política integrada no incluye la prevención de la contaminación, pero si la política ambiental. Las políticas incluyen el cumplimiento de requisitos legales y de satisfacción al usuario. La política de seguridad y salud en el trabajo contiene la prevención de lesiones y enfermedades y la mejora continua en la gestión y desempeño de salud y seguridad en el trabajo en los niveles nacional, regional y zonal. El ICBF ha definido 10 objetivos relacionados con las políticas del sistema integrado de Gestión – SIGE. La política ambiental se implementa y mantiene con la ejecución del plan de gestión ambiental. El ICBF cuenta con un plan anual de seguridad y salud en el trabajo que se desarrolla con el apoyo de la ARL. Los cambios de las políticas son realizados desde la dirección general del ICBF y la última modificación se realizó en MC01.MPE1 manual del sistema integrado de gestión versión 11 de 30/11/2015.

Los siguientes resultados fueron obtenidos de la encuesta realizada a las regionales, sobre apropiación de Políticas del sistema integrado de gestión – SIGE el 08 de noviembre de 2015: De 14 servidores de la regional que participaron en la encuesta, donde el 100% manifiestan que conocen las políticas del sistema integrado de gestión – SIGE. Sin embargo, se evidencia que


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tan solo el 64% de los servidores que participaron en la encuesta, sabe lo que busca la política integrada. Durante el análisis de la información enviada por la regional Casanare sobre el entendimiento de las políticas del sistema integrado de Gestión – SIGE se evidencia lo siguiente: El 100% entiende la política ambiental. El 85% entiende la política de riesgos de la entidad. El 64% entiende la política seguridad y salud en el trabajo. El 21% entiende la política de calidad. Para los servidores de la regional Casanare no es claro a qué objetivos institucionales le apuntan la política de calidad. Se debe tener en cuenta que existen objetivos institucionales y objetivos del sistema integrado de gestión – SIGE.

3.1.9 ISO 9001: 2008. Numerales 5.4.1. Y 5.4.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.3.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.3.3. El ICBF realiza su planificación estratégica alineada con el Plan Nacional de Desarrollo, plan indicativo institucional, mapa estratégico, plan de acción regional y planes operativos. Para el eje de calidad se tienen 7 objetivos para cumplir la política de calidad y satisfacer las necesidades de los usuarios, las metas están establecidas de acuerdo a los niveles nacional, regional y zonal pertinentes al funcionamiento de la institución y un tablero de control de procesos para realizar seguimiento a través de indicadores. En comités estratégicos (incluida la revisión por dirección) se realiza seguimiento al cumplimiento de indicadores para toma de decisiones y se definen las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados.


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Para este proyecto se realiza revisión de la medición de los objetivos SIGE, encontrando lo siguiente: Objetivo 1: “Ampliar cobertura y mejorar calidad en la atención integral en la primera infancia” no se cuenta con un indicador para medir ampliación de cobertura de un periodo a otro, pero se puede medir el cumplimiento del objetivo a través de reportes de ejecución de metas sociales y financieras”. Con respecto a mejorar la calidad en la atención se cuenta con indicadores que miden el cumplimiento como número de niños y niñas atendidos con registro civil, esquema de vacunación completo, control de crecimiento y desarrollo, número de niños y niñas en primera infancia cuyos padres o cuidadores participan en procesos de formación; existe un indicador que mide número de visitas de supervisión realizadas a las modalidades de primera infancia, pero no refleja los resultados de las visitas de supervisión; dentro del procedimiento está establecido que una vez se realiza la visita se elabora un plan de mejoramiento y en una visita posterior se verifica su cumplimiento pero no se tiene establecido un indicador que permita conocer el cumplimiento de estándares de calidad. En el plan indicativo 2015 – 2018 se estableció una meta nacional del 42% en ampliación de cobertura en atención integral a la primera infancia, a pesar que a nivel regional se estableció un indicador, no se establecieron metas de ampliación de cobertura

Objetivo 2: “Promover los derechos de los NNA y prevenir los riesgos o amenazas de vulneración de los mismos” se cuenta con 6 indicadores que miden su cumplimiento.


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Objetivo 3. “Fortalecer con las familias y comunidades las capacidades para promover su desarrollo, fortalecer sus vínculos de cuidado mutuo y prevenir la violencia intrafamiliar y de género”, se cuenta con 1 indicador que mide cobertura de las familias atendidas con este servicio a las cuales se les ha fortalecido.

Objetivo 4. “Promover la seguridad alimentaria y nutricional en el desarrollo de la primera infancia, los niños, niñas y adolescentes y sus familias”. Existen 9 indicadores que permiten el seguimiento al estado nutricional de niños, niñas, madres gestantes y madres lactantes de los servicios de prevención que presta el ICBF.

Objetivo 5. “Garantizar la protección integral de los niños, niñas y adolescentes en coordinación con las instancias del SNBF” se cuenta con 18 indicadores que miden la garantía de derechos en términos de la ley 1098 de 2006.

Objetivo 6. “Lograr una adecuada y eficiente gestión institucional a través de la articulación entre servidores, áreas y niveles territoriales; el apoyo administrativo a los procesos misionales, la apropiación de una cultura de la evaluación y la optimización del uso de los recursos”. El tablero control de procesos tiene 27 indicadores asociados a este objetivo, entre los cuales: “Porcentaje de avance en el cumplimiento del Plan de Gestión Ambiental”, debe estar asociado al objetivo No 8, dado que el objetivo del Plan de Gestión Ambiental es identificar, valorar y gestionar los aspectos ambientales en la Sede de la Dirección Regional del ICBF, en sus


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instalaciones ubicadas en la Diagonal 9 Nº 8 – 85, en la ciudad de Yopal Casanare. Para la vigencia 2015 se contaba con el indicador “Porcentaje de colaboradores incapacitados enfermedad común, laboral y/o accidente de trabajo” y para 2016 la Dirección General consideró excluir la medición a nivel regional de este indicador dado que la regional no cuenta con los recursos necesarios para corregir las situaciones identificadas, sin embargo, se recomienda continuar con este seguimiento, y adicional se considera que este indicador debe relacionarse al objetivo 7.

Objetivo 7. “Promover condiciones laborales que hagan del ICBF el mejor lugar para trabajar”. Su cumplimiento se medía en 2015 con los indicadores “Porcentaje de cumplimiento en actividades de seguridad y salud en el trabajo SG-SST” y “Porcentaje de condiciones inseguras corregidas derivadas de las inspecciones realizadas”. Para el 2016 se asoció el indicador de incidentes y accidentes “porcentaje de colaboradores incapacitados enfermedad común, laboral y/o accidente de trabajo” y el indicador “porcentaje de cobertura del plan de bienestar social”. Los colaboradores no reportan los accidentes e incidentes por lo que el resultado del indicador no aplica y las actividades de bienestar social son para el personal de planta y solamente el 41% de los colaboradores de la regional son de planta.

Objetivo 8. “Reducir los impactos ambientales generados por nuestra actividad”. Este objetivo tiene asociado los indicadores “Porcentaje del nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua” y el indicador “Porcentaje del Nivel de cumplimiento estándar de consumo del


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recurso energético”. Para el ICBF el consumo de papel genera un impacto importante pero no tiene un indicador establecido.

Objetivo No 9 “Impulsar una cultura de gestión de la calidad y el mejoramiento continuo”, en 2015 no se contaba con indicadores en el tablero control de procesos para medir el cumplimiento de este objetivo y para la vigencia 2016 la dirección general asoció el indicador “porcentajes de incidentes de seguridad atendidos oportunamente”, el cual no mide la cultura de gestión de la calidad ni el mejoramiento continuo porque lo que está realizando es medición de correcciones oportunas.

Objetivo No 10. “Gestionar el conocimiento institucional, con sistemas de información confiables, integrados y disponibles”. Para su medición se establece el indicador “Porcentaje de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente”.

Se ha definido un plan de gestión ambiental y 10 programas ambientales con actividades asociadas, responsables y fechas de cumplimiento: Comunicación y Sensibilización Ambiental, Gestión Interinstitucional, Manejo Ambiental de Obra, Programa de manejo de Residuos Sólidos, Manejo de Vertimientos, Seguimiento al Parque Automotor, Manejo de Zonas Verdes, Gestión interinstitucional, Consumo Sostenible (agua, energía y papel), Manejo de Sustancias Químicas; los cuales están a cargo del Grupo Administrativo y se encuentran en el proceso de Gestión Administrativa.


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Los subprogramas del sistema de gestión salud y seguridad en el trabajo son: Subprograma de Seguridad Industrial: Identificación de Factores de Riesgos ocupacionales, Conformación y Capacitación de las Brigadas de Emergencia, Control de Riesgo Público, Control de riesgo eléctrico y mecánicos (locativos), Investigación y seguimiento de los accidentes de trabajo.

Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo: Sistema de Vigilancia

Epidemiológico para el control de riesgo Ergonómico, Sistema de Vigilancia Epidemiológico para el control de Riesgo Psicosocial, Prevención Primaria, Exámenes médicos, Registro de Ausentismo, Botiquines, Otras Medidas para el Control de los riesgos; Los cuales están a cargo del Grupo Administrativo y se encuentran en el proceso de Gestión Humana

Se cuenta con recursos humanos, infraestructura, tecnológicos y recursos financieros para la prestación del servicio; la programación de recursos (se realiza en la vigencia anterior para su aprobación por la Dirección General del ICBF).

La entidad cuenta con un manual de funciones para los colaboradores de planta, sin embargo, para asignación especial de funciones de coordinadores, contador, analista de presupuesto, funcionario pagador y funcionario ejecutor se requiere una resolución adicional. En los contratos de prestación de servicios las obligaciones se establecen de acuerdo a las funciones que debe cumplir la dependencia a cargo.


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3.1.10 ISO 9001: 2008 numeral 5.5.1. / ISO 14001:2004 numerales 4.1 Y 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.1 Y 4.4.1. El ICBF definió los niveles de autoridad y responsabilidad mediante: Decreto 0987 de mayo de 2012 por el cual se modifica la estructura del ICBF y se determinan funciones de sus dependencias en el nivel nacional; Resolución 2859 de 2013 por la cual se modifica la Resolución No. 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura y las funciones del ICBF en el nivel regional y zonal; y Resolución 10232 de 30 de noviembre de 2015 por la cual se reorganiza el Sistema integrado de gestión, define roles y responsabilidades del sistema integrado de gestión.

En el manual de funciones resolución no. 8484 del 26 de septiembre de 2013 asigna funciones de los sistemas de gestión al personal de planta.

Respecto a los recursos para implementar los sistemas de gestión es notoria la dificultad en la asignación de recursos a la Regional ya que por tratarse de una entidad pública le aplican las normas de austeridad y del recorte en los gastos generales aprobados en la Ley de presupuesto, lo que afecta principalmente el cumplimiento del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo dado que se requieren intervenciones de bienes, muebles e inmuebles entre otros.


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3.1.11 ISO 9001: 2008. Numeral 5.5.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1. De acuerdo a la Resolución 10232 de 30 noviembre de 2015 por la cual se reorganiza el sistema integrado de gestión y se dictan otras disposiciones. Establece que la dirección general se encargará de liderar y asegurar la implementación y cumplimiento del sistema integrado de gestión de conformidad con el alcance establecido.

Para la implementación,

sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión, la dirección general designa como su representante al director de planeación y control de la gestión.

3.1.12 ISO 9001: 2008. Numeral 5.5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.3.3.1. El ICBF ha establecido el macroproceso gestión de comunicaciones MPA7 de 30/05/2015 versión 5, el objetivo es “diseñar y dirigir la estrategia de comunicaciones institucionales del ICBF, de acuerdo con sus objetivos y políticas generales, para contribuir en el afianzamiento de la cultura interna y fortalecer la imagen de la institución ante sus públicos de interés, haciendo una buena gestión que refuerce la confianza, credibilidad y posicionamiento, coadyuvando así al desarrollo integral de las nuevas generaciones”.

Los procedimientos del macroproceso gestión de comunicaciones son: 

PR1.MPA7 Procedimiento Comunicación Organizacional v1

PR2.MPA7 Procedimiento Divulgación en Medios Masivos de Comunicaciones v4

PR3.MPA7 Procedimiento Planeación y Realización de Evento Institucionales v2


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PR4 MPA7 Procedimiento Actualización Portafolio Web ICBF V1

Las guías del macroproceso de gestión de comunicaciones son: 

G1.MPA7 Guía para la Administración del Portal Web y la Intranet V3

IT1.MPA7 Instructivo Programa los Niños Buscan su Hogar v2

IT2.MPA7 Instructivo Divulgación Información v1.pdf

IT3 MPA7 Instructivo Medios Internos de Comunicación v1.pdf

Sobre la comunicación de la valoración de aspectos e impactos ambientales, el procedimiento identificación y valoración de aspecto e impacto ambiental actividad No 9 “Socializar y publicar los resultados de la matriz de aspectos e impacto”, en la regional se divulgan y socializan el procedimiento y sus herramientas al igual que los aspectos e impactos ambientales a través de videoconferencias, charlas, publicaciones. Se publica las matrices de valoración de aspectos e impactos ambientales en la intranet.

La guía administradora de riesgos G1 MPE2 v.10 de 18/11/2015 numeral 4.5 socialización, establece: “Una vez el riesgo es avalado por el dueño de macro proceso o


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proceso, este es incorporado en el mapa de riesgos del respectivo proceso y comunicado internamente en la intranet. Cada responsable del proceso al que pertenece el riesgo en los niveles regional y zonal lo comunica y gestiona internamente de acuerdo con su contexto, recursos y autoridad. Es importante considerar cuando sea necesario a raíz de los avances en el tratamiento del riesgo evaluar la necesidad de comunicar a los involucrados”.

Con respecto a recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, el ICBF tiene establecido el macroproceso servicio y atención MPA5, versión 8 de 30/05/2012, con el objetivo es: “Adelantar las acciones para garantizar altos niveles de calidez, calidad y oportunidad en la prestación y atención de los servicios brindados a los ciudadanos/clientes que acceden al Bienestar Familiar, en beneficio de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, promoviendo la participación ciudadana y el control social”, el cual establece la actividad “Recibir, atender, clasificar, registrar en el SIM y direccionar la PQRS, sí se requiere”.

Los medios de comunicación interna son: Memorandos, intranet, carteleras, correos electrónicos, reuniones, yammer (red social ICBF), videoconferencias; y los medios de comunicación externa son: Oficios, buzón, servicio de atención al ciudadano, mesas públicas,


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rendición de cuentas, página web, cuenta en Facebook, cuenta en twitter, programas radiales y en televisión.

3.1.13 ISO 9001: 2008. Numerales 5.6.1, 5.6.2. Y 5.6.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.6. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.6. Para realizar la revisión por dirección el ICBF tiene establecido un procedimiento y un formato para registro de la información de revisión por dirección. La regional Casanare del ICBF realiza revisión por dirección cada 6 meses de acuerdo a establecido en el procedimiento versión 4, dentro de los 45 días hábiles después del corte 30 de junio y 31 de diciembre, de acuerdo a las actas de comité estratégico No 7 de fecha 12 y 13 de febrero de 2015 con corte a 31 de diciembre de 2014 y acta No 34 de fecha de 13 y 14 de agosto de 2015 con corte a 30 de junio de 2015 se encontró lo siguiente:

Evaluación oportunidades de mejora: El formato establecido para elaborar el informe de

Revisión por dirección no contempla este requisito de la norma por lo que no se desarrolla; aunque la herramienta ISOLUCION (para la gestión de las acciones correctivas, acciones preventivas y servicios no conformes) cuenta con un módulo denominado notas de mejora para este fin, no está siendo utilizada y tampoco cuenta con procedimiento establecido.

Se cuenta con un formato

denominado bitácora de innovaciones épico para reportar innovaciones, y un formato de gestión de conocimiento para el reporte de las acciones de tecnología y seguridad de la información.


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Necesidad de efectuar cambios en el sistema integrado de Gestión – SIGE de la calidad,

política y objetivos: Este ítem se encuentra incluido en el formato establecido para la revisión por dirección. Los informes no presentan análisis del cumplimiento de la política y respecto a los objetivos se reporta información cuantitativa pero no presenta análisis cualitativo, especialmente en los objetivos que no muestran ningún grado de cumplimiento o que no alcanzaron la meta.

Resultados de auditorías: Los informes presentan análisis cuantitativo, pero no análisis

cualitativo para tratar las acciones correctivas vencidas.

Retroalimentación del cliente: En el informe con corte a 31/12/2014 se

realizó presentación de resultados de las encuestas realizadas con el Contrato 1167 – 2014 con Help File Ltda en donde indican que se realizaron a 4 tipos de usuarios (niños, niñas y adolescentes, padres usuarios del servicios de primera infancia, usuarios externos del centro zonal y usuarios del servicio familias con bienestar) los cuales manifiestan una evaluación aceptable con indicadores generales de satisfacción del 78.3%.

Se presentaron dificultades en muestra

poblacional para su aplicación, falta de organización, la fecha en que se aplican las encuestas no es la mejor dado que algunos programas por ejemplo generaciones con bienestar ya habían terminado y fue difícil para conseguir la población. Respecto a los resultados no se establecen compromisos o decisiones para la mejora.


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Quejas: Con corte a 31 de diciembre de 2014 en cuanto a la clasificación de resultados por motivo de la petición, se evidencia la demora en la atención, incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones y maltrato al ciudadano. No se comparó con el periodo anterior y tampoco se tomaron decisiones para disminuir las quejas de acuerdo a los motivos de petición y servicios afectados, sólo se tuvo en cuenta que fueron cerrados oportunamente. Con corte a 30 de junio de 2015 no se comparó con el periodo anterior y se reporta que continúan las quejas por los mismos motivos pero sólo se tomó decisión respecto al maltrato al ciudadano realizando una charla a los defensores de familia en buen trato en atención a usuarios. No se documenta en el informe las acciones adelantas como designación de personal para solucionar la demora en atención de usuarios.

Reclamos: En lo que se refiere a la clasificación de resultados por motivos del reclamo/queja, se evidencia que el motivo más predominante fue el incumplimiento en calidad de producto o servicio, seguido de maltrato a niños, niñas y adolescentes, idoneidad del recurso humano, maltrato a usuarios del programa, incumplimiento de obligaciones, donde el servicio más afectado fue Centros de Desarrollo Infantil (CDI).

Se menciona que los reclamos se han

solucionado oportunamente, sin embargo, no hay un análisis ni acciones planteadas para evitar reclamos posteriores por los mismos motivos en la prestación del servicio;


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Sugerencias: Se registran 2 sugerencias en los periodos revisados y se puede concluir que a pesar de que son pocas las sugerencias, gracias a estas se habilitó el baño para los usuarios en las instalaciones del ICBF Regional Casanare.

Con respecto a los resultados de la participación y consulta (4.4.3) (OHSAS 18001:2007). Resultados de COPASST: se reporta un acta de reunión de COPASST mensual y reporta gestiones significativas como identificación de necesidades en las instalaciones y solicitud al grupo administrativo para su inclusión en el contrato de mantenimiento; Participación en las actividades de evacuación y rescate, control de incendio junto con la brigada; participación en la planeación y realización de simulacros; inspección a botiquines. Reporta las capacitaciones realizadas por la ARL al comité: funciones y responsabilidades del COPASST y caracterización de accidentes.

Hace falta hacer un análisis del cumplimiento de los operadores en cuanto a las cláusulas ambientales y seguridad y salud en el trabajo. No se ha promovido el uso del buzón de sugerencias en los ejes ambiental y seguridad y salud en el trabajo.

Desempeño de los procesos y conformidad del producto: El ICBF realiza análisis de cada

uno de los indicadores y se establecen decisiones en aquellos que no cumplen la meta. Respecto al análisis de la no conformidad del producto se basa únicamente en el cierre oportuno, pero no se estudia la situación presentada y la causa para la toma de decisiones.


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No se especifica grado de cumplimiento del plan de gestión ambiental y sus programas ni del desempeño de seguridad y salud en el trabajo. 

Estado de las acciones correctivas y acciones preventivas: Se generan acciones correctivas

de calidad y se muestra que de un periodo a otro mejoraron su gestión; no se generan acciones correctivas de ambiental ni de seguridad y salud en el trabajo. Sólo se ha generado una (1) acción preventiva para el sistema de gestión ambiental. No se incluyó la investigación de incidentes ni accidentes de trabajo dado que no se sabe si fue que no se presentaron o fue que no se informaron.

Acciones de seguimiento de las revisiones por dirección previas: se reportan compromisos

en estado cumplidos con las acciones adelantadas en cada una, sin embargo, al leer las acciones adelantadas reportan cumplimiento de compromisos sin acciones efectivas o sin alguna gestión. 

Cambios que podrían afectar SIGE: En los informes se identifica falta de claridad en este

requisito porque las situaciones registradas aplican a recomendaciones de la mejora. 

Recomendaciones para la mejora: Las situaciones que se reportan no generan valor

agregado debido a que corresponden a correcciones para dar cumplimiento a los procedimientos.

3.1.14 ISO 9001: 2008. Numeral 6.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1. La programación de recursos se realiza de acuerdo al procedimiento programación de metas sociales y financieras – dirección general- nivel nacional, regional, zonal PR2.MPE1 V3 de 31/07/2015, esta programación se realiza en la vigencia inmediatamente anterior con


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aprobación por la Dirección General del ICBF, sin embargo de acuerdo al procedimiento solicitud control y registro de las modificaciones presupuestales y a las metas sociales y financieras PR4.MPE1, V 4 de 15/08/14 se realizan solicitudes de crédito y contracrédito durante la vigencia de acuerdo a las necesidades presentadas; lo anterior en el marco de los ejes de Calidad, Medio ambiente, Salud y seguridad en el trabajo.

La necesidad de la población debido a la problemática social del país es superior a la capacidad de atención del ICBF, a pesar que se hace un gran esfuerzo por mantener en algunos casos de ampliar coberturas en programas preventivos se cuenta grandes con listas de espera de potenciales beneficiarios, es el caso de los servicios de primera infancia en la vigencia 2016 se cuenta con una lista de espera de cerca de catorce mil (14000) usuarios.

Con respecto a infraestructura: la regional y centro zonal Yopal funcionan en el mismo inmueble, es un bien propio de la entidad, se presenta espacios insuficientes para puestos de trabajo, para archivo de gestión, para visitas de las familias de los niños, niñas y adolescentes en proceso de restablecimiento de derechos no conciliables, para la sala de espera en servicio de atención al usuario; para dar solución a esta situación en febrero de 2016 la dirección regional aprobó que se iniciará el trámite para solicitar arrendamiento de un inmueble para la regional. Al centro zonal Yopal se encuentran adscritos centro especializado de servicios judiciales - CESPA y centro de atención integral a víctimas de abuso y asalto sexual - CAIVAS en donde laboran defensorías de familia del ICBF en inmuebles de la alcaldía y la fiscalía respectivamente, en el


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CESPA se encuentran con problemas de red eléctrica, sin aire acondicionado porque la infraestructura no permite su instalación, es importante mencionar que este municipio alcanza temperaturas hasta de 38°C; no hay independencia entre el centro transitorio de SRPA- CETRA y la oficina de CESPA, es decir que los adolescentes ubicados en el centro transitorio - CETRA escuchan y ven a los usuarios que asisten a la defensoría de familia. Con respecto al CAIVAS la única dificultad es el poco espacio para archivo, pero se encuentran en proceso de trasferencia a archivo central de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental TRD. El centro zonal Villanueva funciona en un inmueble en arriendo que de acuerdo al reporte de la referente de seguridad y salud en el trabajo cumple con las especificaciones requeridas, sin embargo, no hay servicio de telefonía fija desde su traslado a nuevas instalaciones en noviembre de 2014 debido a que ninguna de las dos empresas que prestan ese servicio en la ciudad de Villanueva cuenta con redes distribuidas en ese sector; para la atención a los usuarios cuenta con un celular de uso institucional y la telefonía fija es voz IP la cual está enlazada a la red nacional del instituto. El centro zonal Paz de Ariporo funciona en un inmueble en arriendo, que presenta humedades, goteras, pintura deteriorada, para lo que la supervisora del contrato ha realizado requerimientos al contratista; este centro zonal presenta necesidades de 12 puntos de voz y datos, solicitud que se encuentran en trámite en la dirección general.

Se cuenta con un contrato para servicio de transporte para los tres centros zonales. Y con los viáticos y gastos de viaje requeridos para el cumplimiento de las funciones.


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Equipos antropométricos (balanzas y tallímetros), no hay suficientes en cada centro zonal solo 1 kit de (termómetro para alimentos, balanza para alimentos, Juego de masas patrón para verificación de balanza de alimentos, tallímetro portátil, balanza de pie portátil, Juego de pesas patrón para verificación de balanza de pie portátil, Infantómetro portátil), en centro zonal Yopal se requieren 5 Kit, centro zonal Villanueva 2 kit y centro zonal Paz de Ariporo 2 kit, esta solicitud se realizó desde el 2015 ante la dirección general del ICBF, la regional está a la espera de la asignación de estos equipos.

Talento humano, se realizó un estudio de cargas de trabajo en el mes de diciembre 2015 que arrojó los siguientes resultados: se cuenta con 95 colabores actualmente y el estudio arroja que se requiere 141 colaboradores para dar cumplimiento a las funciones asignadas a la regional y centros zonales, a la espera de las decisiones por parte de la dirección general. Se cuenta con un profesional con especialización en salud y seguridad en el trabajo vinculado por contrato de prestación de servicios durante toda la vigencia, desde hace tres años; para liderar el sistema de gestión ambiental se contrata un ingeniero ambiental, para el sistema de gestión de calidad un profesional con especialización en esta área.

En los contratos de prestación de servicios se establece una clausula sobre realizar los pagos al SGSSS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes. El único contrato de prestación de servicios a nivel regional y zonal que incluye clausulas sobre el uso de elementos de protección personal es


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del contratista encargado del mantenimiento en los muebles e inmuebles a cargo del grupo administrativo que tiene la siguiente clausula "utilizar la totalidad de los elementos de protección necesarios requeridos para el adelanto de las actividades".

La organización asegura que sus colaboradores asuman la responsabilidad por los aspectos de seguridad y salud en el trabajo sobre los que tienen control y requisitos legales aplicables de la siguiente forma:

En el documento sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo PP2.MPA1.P1 Versión 4.0 de 12/03/2013 numeral 8.2 establece las siguientes funciones directores regionales y coordinadores de centros zonales: 

Cumplir y hacer cumplir las políticas, objetivos y normas establecidas con relación al

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 

Motivar y fomentar la práctica de métodos seguros de trabajo.

Responsabilizarse por la seguridad integral del área y colaboradores a su cargo.

Facilitar y estimular la asistencia de los colaboradores a las reuniones de capacitación.

Velar porque todos los accidentes sean reportados, registrados e investigados en forma

oportuna.

El documento sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo PP2.MPA1.P1 Versión 4.0 de 12/03/2013 En el numeral 8.3 establece las siguientes funciones a los colaboradores:


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Procurar el cuidado integral de su salud.

Participar en la prevención de los riesgos laborales a través del comité paritario de

seguridad y salud en el trabajo – COPASST 

Informar inmediatamente la ocurrencia de un accidente o incidente.

Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo de ICBF. 

Informar oportunamente a sus superiores la presencia de condiciones de trabajo que

resulten peligrosas para la salud y la seguridad. 

Utilizar adecuadamente las instalaciones, elementos de trabajo y de protección personal,

así como los dispositivos de control asignados por el instituto para el desarrollo de su labor.

3.1.15 ISO 9001: 2008. Numeral 6.2.1 - 6.2.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.2 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.2. Las competencias del personal del ICBF están establecidas en el código de Infancia y Adolescencia Ley 1098 de 2006, articulo 79, defensorías de familia, “las defensorías de familia contarán con equipos técnicos interdisciplinarios integrados, por lo menos, por un psicólogo, un trabajador social y un nutricionista”. Artículo 80, calidades para ser defensor de familia. “Para ser defensor de familia se requieren las siguientes calidades: 1. Ser abogado en ejercicio y con tarjeta profesional vigente, 2. No tener antecedentes penales ni disciplinarios, 3. Acreditar título de postgrado en derechos de Familia, Derecho Administrativo, Derecho Constitucional, Derecho


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procesal, Derechos Humanos, o en Ciencias Sociales siempre y cuando en este último caso el estudio de la familia sea un componente curricular del programa”

Todos los defensores de familia a nivel nacional son vinculados a la planta de personal, para las demás funciones se cuenta con personal de planta y vinculación a través de contratos de prestación de servicios. Para el caso del personal de planta el manual específico de funciones y competencias laborales ICBF”, resolución No. 8484 del 26 de septiembre de 2013 “establece: identificación, propósito principal, funciones esenciales, criterios de desempeño, conocimientos, rango - tipo de actividades, evidencias, requisitos del cargo – educación y experiencia, equivalencia y competencias comportamentales requeridas para cada cargo.

Como herramienta para medir la competencia, las entidades públicas realizan evaluación de desempeño al personal de carrera administrativa, se evalúa semestralmente con una calificación anual. Sin embargo, la mayoría de los colaboradores de la entidad son planta provisional a quienes no se les evalúa su desempeño, solo se evalúa cumplimiento de requisitos de educación, formación y experiencia para su nombramiento.

Para definir el perfil del personal de contrato de prestación de servicios, la Resolución 7794 de 2014 modificada por la Resolución 2062 de 2015 y actualizada por la Resolución 9200 del 06 de noviembre de 2015 determinan los requisitos, perfiles y honorarios para los contratistas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras,


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esta resolución solo define nivel de escolaridad, por lo que la dirección regional y los coordinadores de grupos y centros zonales definen los requisitos específicos para la selección de personal, para los casos diferentes a defensoría de familia que están reglamentados por la Ley 1098 de 2006. En el 2015 el ICBF se dejó de aplicar evaluación de competencias como requisito de selección.

De acuerdo a la clase de riesgo todo el personal de la Regional Casanare es I y II excepto el contratista encargado del mantenimiento en los muebles e inmuebles a cargo del grupo administrativo que es clasificado como riesgo V; cuenta con certificados de cursos en electricidad; trabajos confinados; contraincendios; magnetic particle testing; ultrasonic testing; curso cureño; trabajo en alturas avanzado; prevención integral de trabajo seguro, análisis de seguridad en el trabajo, permisos trabajo, refress trabajo seguro en alturas, auxiliar en HSE: primeros auxilios, seguridad industrial, seguridad en alturas.

El ICBF ha definido un procedimiento PR2.MPA1.P1 formulación y ejecución del plan institucional de capacitación versión 10 de 30/12/2015, cuyo objetivo es: formar a los servidores públicos del ICBF con el fin de fortalecer sus capacidades, conocimientos, habilidades y aptitudes, centrado en la gestión de las personas, en su desarrollo y en la corresponsabilidad que tienen tanto los individuos como la organización en la consecución de los objetivos institucionales. Para dar cumplimiento a este procedimiento se formula un plan institucional de capacitación, que se ejecuta principalmente con formación virtual a través de la escuela ICBF. La evaluación de


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impacto para los eventos de capacitación de educación y formación solo está establecida para la formación financiada a través del fondo Carlos Lleras Restrepo, convenio que aplica solo para personal de carrera administrativa; en la regional Casanare de 133 colaboradores 9 son de carrera administrativa lo que corresponde al 6.77%; estos colaboradores no se han formado a través del fondo por lo que no se ha realizado evaluación de impacto. El procedimiento formulación y ejecución del plan institucional de capacitación establece que se debe realizar la evaluación de eficacia, al menos al 70% de los participantes en la capacitación cuando el evento pertenezca al componente de competencia hacer, y cumpla con una duración igual o mayor a 6 (seis) horas. En la regional Casanare no se realiza evaluación de eficacia porque no se realizan eventos que cumplan estos criterios. Sin embargo, la Dirección General realiza frecuentes eventos de asistencia técnica y/o capacitación especialmente de los procesos misionales de los cuales no se tiene control desde el proceso gestión humana por lo que no se realiza evaluación de efectividad.

Para concienciar a los trabajadores de los impactos ambientales significativos y de los riesgos seguridad y salud en el trabajo, los referentes de cada sistema de gestión realizan sensibilización a través de correos electrónicos y en reuniones mensuales a colaboradores y una o dos veces al año a operadores. Una de las dificultades para la sensibilización a colaboradores es que en las reuniones el nivel de asistencia es muy bajo, por lo que se pueden encontrar puestos de trabajo desorganizados, separación en la fuente inadecuada, impresiones a una sola cara, sin realizar pausas activas, entre otros.


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3.1.16 ISO 9001: 2008. Numeral 6.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.1. En cuanto a espacios de trabajo, la regional y el centro zonal Yopal se encuentra en la misma infraestructura y se presenta hacinamiento. En el caso del grupo de planeación y sistemas el caso más afectado en la oficina del ingeniero de sistemas y el técnico en sistemas, en un espacio de 5 metros cuadrados para 2 puestos de trabajo. En marzo de la vigencia 2016 el grupo administrativo inicio trámite para reubicar a la regional para solucionar la situación de hacinamiento y mejorar la prestación del servicio a los usuarios en el centro zonal Yopal.

En cuanto a hardware y software para la vigencia 2016 cada colaborador de la regional y de los 3 centros zonales tiene asignado con un PC en buenas condiciones.

Transporte la dirección regional tiene asignado un vehículo de propiedad del ICBF y cuenta con un contrato de transporte para atender a los tres (3) centros zonales.

Sistemas de información, es ICBF es una entidad nacional que por su tamaño tiene 14 sistemas de información, viene trabajando desde la dirección general en integrarlos y en mejorar su desempeño.


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Canal de comunicación, el ancho de banda del canal de comunicación para los centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo es de 3 MB, en el CZ Yopal y Regional 10 MB, en CAIVAS y CESPA 1 MB, sin presentar mayores dificultades en el cumplimiento de la misión de la organización.

3.1.17 ISO 9001: 2008. Numeral 6.4. El centro zonal Yopal y la regional Casanare se encuentran en las mismas instalaciones y presenta hacinamiento afectando la prestación del servicio. En centro zonal Villanueva se presenta adecuadas condiciones para la prestación del servicio. En el centro zonal Paz de Ariporo se presentan humedades y goteras, la supervisora del contrato ha realizado requerimientos al contratista. En las tres sedes se cuenta con aires acondicionados.

3.1.18 ISO 9001: 2008. Numeral 7.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6. El ICBF planifica el producto desde la dirección general, documentado en lineamientos técnicos y manuales operativos, en donde se establecen objetivos y los requisitos del producto para servicio para la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas. La prestación del servicio se realiza a través de contratos de aporte donde se establecen cláusulas para dar cumplimiento a los lineamientos técnicos, manuales operativos y de la misma forma a los requisitos del cliente. Cada operador debe entregar soporte del cumplimiento de las obligaciones contractuales a los supervisores del


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contrato. El instituto tiene un esquema de seguimiento durante la prestación de los servicios para lo que se realizan visitas a unidades de servicio y entidades administradoras a través de la aplicación de lista de chequeo. Adicional a esto, todos los contratos que suscribe el ICBF cuentan con obligaciones relacionadas con la implementación del sistema integrado de gestión.

3.1.19 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.1 / ISO 14001:2004. Numerales 4.3.1, 4.3.2 Y 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1, 4.3.2 Y 4.4.6 Los requisitos están establecidos en el artículo 44 de la constitución política de Colombia, Ley 1098 de 2006 código de infancia y adolescencia, Lineamientos técnicos – administrativos y procedimientos. El único servicio que aplica en cuanto a actividades posteriores a la entrega es el seguimiento post-adopción establecido en lineamiento técnico administrativo del programa de adopción, el cual se realiza semestralmente durante los dos años posteriores a la adopción y en el caso de adopción de hijo de cónyuge, adopción de consanguíneos y adopción por legalización de hijo de crianza se realiza semestralmente durante un año posterior a la adopción.

Respecto a la evaluación del cumplimiento legal, el ICBF tiene establecido el procedimiento “PR4 MPE2, versión 9, 28/10/2015 identificación y evaluación de requisitos legales” el cual tiene como objetivo definir la metodología para identificar, registrar, acceder, actualizar, evaluar y comunicar al personal y demás partes interesadas, los requisitos legales aplicables al Sistema Integrado de Gestión del ICBF, y los requeridos para la planificación, derivados de la legislación y reglamentación como de otros requisitos suscritos voluntariamente


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por el Instituto aplicables a sus actividades, instalaciones, programas, proyectos y servicios. Aplica a todos los procesos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos sus niveles”.

No hay trazabilidad en las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales de seguridad y salud en el trabajo. En los informes, no hay toma de decisiones respecto a los incumplimientos de la Resolución 2400 de 1979 art 231 y 232 sistemas de alarmas para conatos de incendios y la Resolución 2646 de 2008 art. 8 literal b. factores psicosociales individuales – características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

La matriz de verificación de requisitos legales del sistema de gestión de calidad se encuentra publicada por macroprocesos en la intranet del ICBF sin embargo, para los macroprocesos misionales solamente hay en el proceso de gestión restablecimiento de derechos y no se encuentra publicada para ninguno de los macroprocesos estratégicos. La matriz contiene tipo de requisito, fecha de expedición, organismo emisor, título, artículo/parágrafo/numeral, si cumple o no cumple, evidencia del cumplimiento y observaciones. La verificación se realiza únicamente en el nivel nacional, es decir no se realiza verificación de cumplimiento en el nivel regional y en el nivel zonal. De las matrices publicadas se reporta no cumplimiento en 15 requisitos legales de gestión administrativa y 1 de protección.


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3.1.20 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.2 / ISO 14001:2004. Numerales 4.3.1 Y 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.3.1 Y 4.4.6 En el ICBF, de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente, las diferentes direcciones en el nivel nacional generan lineamientos técnicos y manuales operativos requeridos donde están definidos los requisitos que son de estricto cumplimiento a nivel de todas las regionales.

3.1.21 ISO 9001: 2008. Numeral 7.2.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.3 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.3. Para la comunicación con el cliente se tienen establecidos mecanismos como la atención directa en cada centro zonal en la oficina de servicio y atención donde se brinda orientación respecto a los servicios que presta el ICBF, atención en línea nacional 018000918080, página web www.icbf.gov.co donde se encuentra toda la información del instituto y de los servicios que presta, buzón de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, mesas públicas, rendición de cuentas, cuenta en Facebook, cuenta en twitter, programas radiales y en televisión. También se cuenta con encuestas contratadas con una entidad a nivel nacional para identificar la percepción del cliente y tomar las medidas necesarias para el mejoramiento de la prestación del servicio.


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3.1.22 ISO 9001: 2008. Numerales 7.3.1, 7.3.2, 7.3.3, 7.3.4, 7.3.5, 7.3.6 Y 7.3.7 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 Para la planificación del diseño y desarrollo se cuenta con el procedimiento diseño de lineamientos técnicos administrativos misionales y manuales operativos donde se definen actividades, responsables y registros para identificar necesidades, conformar equipos técnicos de trabajo, recoger y analizar los insumos, construir las modalidades de atención, enviar documento preliminar a las regionales para su revisión y análisis, consolidar el análisis de las regionales, revisarlo, elaborar el documento definitivo, validarlo, actualizar, realizar costeo y viabilidad financiera, elaborar instrumentos de verificación de estándares, elaborar resolución aprobatoria, publicación oficial de la resolución del lineamiento y socialización. Se presenta dificultad para encontrar las modificaciones realizadas entre una versión y otra ya que no existe control de cambios en los lineamientos.

3.1.23 ISO 9001: 2008. Numeral 7.4.1, 7.4.2 Y 7.4.3 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 El proceso de adquisición de bienes y servicios para la prestación efectiva de los servicios de los niños, niñas y adolescentes y familias, se realiza a través de contratos de aporte. Para los servicios de primera infancia, niñez y adolescencia y familia se realiza una convocatoria de selección y calificación a nivel nacional para establecer un bancos de operadores por un periodo de dos (2) años y de esta forma cada regional selecciona el operador de acuerdo a las condiciones de cada región, este proceso está definido en el manual y los procedimientos de contratación del ICBF; en cumplimiento de reevaluación los operadores de estos servicios deben actualizar su


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documentación para la celebración de un nuevo contrato. Cumplidos los dos (2) años de vigencia del banco se realiza nueva convocatoria pública para crear los bancos de oferentes con lo que se cumple el requisito de reevaluación. Para el caso de los operadores de los servicios misionales es requisito para una nueva contratación el certificado de idoneidad expedido por el supervisor del contrato con base en los resultados de la ejecución de los contratos. Por ejemplo, en el caso del servicio de generaciones con bienestar de niñez y adolescencia, un operador de la vigencia 2015 fue sancionado por incumplimiento a cláusulas contractuales y para la contratación de la vigencia 2016 la supervisora no expidió certificado de idoneidad por lo cual se contrató con otro operador.

Para los servicios de protección la contratación no cuenta con banco de oferentes, sin embargo, es un requisito contar con personería jurídica y licencia de funcionamiento expedida por el ICBF, en donde se revisa capacidad jurídico-legal, financiero y técnico. Las licencias son iniciales por un tiempo de máximo seis meses, transitoria por un año o bienales, con lo que se cumple el requisito de reevaluación.

Para asegurar la calidad en la prestación de los servicios, se tienen mecanismos de control a estas modalidades de servicios subcontratados, mediante la guía de supervisión que contempla instrumentos de supervisión para las diferentes modalidades para seguimiento a unidades de servicio y entidades administradoras de los servicios.


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Los requisitos de los servicios de atención a usuarios son establecidos en los lineamientos técnicos, se elaboran antes de la contratación y son publicados en la página web e intranet. La contratación de los servicios de soporte como y aéreo, vigilancia, servicio de aseo y cafetería se contratan desde el nivel nacional en la modalidad licitación pública; en el caso de compra de equipos de cómputo, escáner e impresoras lo realiza por subasta. A nivel regional se realiza la contratación de los servicios: transporte terrestre y fluvial, mantenimiento de bienes muebles, equipos y enseres, adquisición de repuestos, llantas y combustible para el vehículo de dirección, servicio de cafetería y restaurante, bienestar social a través de contratación de mínima cuantía, en donde se realiza publicación de estudios previos y condiciones técnicas y se establece un equipo evaluador para evaluación de las ofertas presentadas. La inspección del producto recibido es realizada por el supervisor del contrato. No se realiza reevaluación de operadores.

3.1.24 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 Las instrucciones del trabajo en el ICBF se encuentran enmarcadas en el modelo de operación por procesos y procedimientos. Las características del producto están documentadas en los lineamientos técnicos y manuales operativos disponibles en la intranet y la página web, el seguimiento durante el desarrollo de los programas se realiza mediante la supervisión a los contratos y el seguimiento posterior a la entrega aplica para los casos de restablecimiento de derechos no conciliables que se realiza con seguimiento a la medida durante 6 meses y para los casos de adopciones que se realiza seguimiento hasta dos años. En los servicios de primera


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infancia y protección se realiza medición para el seguimiento al estado nutricional de los niños, niñas y adolescente y en la atención integral a la primera infancia se realiza medición en los servicios de alimentación (control de temperatura y control del tamaño de las porciones).

En el esquema de supervisión para 2016 en los servicios de primera infancia, se realizan visitas a unidades de servicio y entidades administradoras para hacer seguimiento a la prestación del servicio de acuerdo a los requisitos establecidos en el lineamiento técnico, en el evento de no cumplirse alguna variable se establece un plan de mejora, al que se realiza seguimiento de acuerdo al plazo asignado en cada caso. Si estos posibles incumplimientos se relacionan con amenaza, vulneración e inobservancia de derechos de niños y niñas usuarios, como son los casos de: maltrato físico, abuso sexual, negligencia, sin carnet de vacunas, sin registro civil, sin control de crecimiento y desarrollo, sobrecupo, entre otros, se establece una situación de reporte inmediato – SAI, situación a la que se debe dar solución o tratamiento inmediatamente. En el evento de no cumplirse el plan de mejoramiento en los tiempos establecidos y no corregirse la situación de reporte inmediato, la supervisión del contrato debe generar un requerimiento al operador por posible incumplimiento en la ejecución del contrato, que de persistir llevaría a un proceso sancionatorio. En la vigencia 2016 se ha realizado requerimientos por incumplimientos a operadores de servicio.

Para el control de las unidades con plan de mejoramiento, se cuenta con un cuadro Excel en el que se registran las unidades de servicio con plan de mejoramiento y el estado abierto


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o cerrado. Esta herramienta no incluye unidades con situaciones de reporte inmediato o con requerimientos.

En el caso de supervisión de hogares sustitutos se ha presentado cierres de unidades de prestación de servicios por situaciones de reporte inmediato como el caso de maltrato a usuarios, lo que indica que los controles no han sido efectivos.

Para el caso del programa generaciones con bienestar de niñez y adolescencia se sancionó a un operador por no cumplimiento de la prestación de servicio.

El control de la operación se realiza a través de la supervisión de los contratos, la medición y análisis de indicadores por proceso, de la gestión de riesgos de calidad, gestión de peligros de seguridad y salud en trabajo y controles a los aspectos e impactos ambientales significativos.

3.1.25 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.2 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 Los servicios prestados por el ICBF son sujetos de seguimiento durante la prestación del servicio y posterior a la entrega del mismo. Se realiza validación cuando se realizan pruebas piloto durante la creación de nuevos servicios.


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3.1.26 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.3 El ICBF identifica los servicios mediante una estructura presupuestal que identifica el programa, subprograma, proyecto, subproyecto, modalidad y código. Los beneficiarios de los programas de prevención por ciclo de vida (primera infancia, niñez y adolescencia y familias), son identificados y registrados en el aplicativo cuéntame; y los de protección a través del tipo de documento de identificación (NUIP, registro civil, cédula de ciudadanía,) en el formato único de historia de atención, que contiene toda la información desde su ingreso al servicio hasta su salida del programa o cierre del caso. Para lo anterior se cuenta con el sistema de información misional - SIM, el cual soporta la prestación del servicio y la trazabilidad el mismo. (Manual del Sistema Integrado de Gestión, versión 11, página 34).

Se realiza presenta un ejemplo de trazabilidad con el siguiente caso: SIM 33332454. Los peticionarios solicitan el día 15 de abril de 2016 en la oficina de servicio y atención de centro zonal Yopal la fijación de custodia, alimentos y visitas a favor de su hijo de 2 meses de edad. La oficina de servicio y atención crea la petición en el sistema de información misional – SIM y es asignada al registro No. 33332454, posteriormente asigna cita en SEAC (sistema electrónico de asignación de citas) con defensoría de familia para el día 28 de abril de 2016, tiempo de asignación de cita acorde a lo establecido por la ley 640 de 2001. La defensoría de familia en turno de extraprocesal a la cual se le asignó la cita, realiza verificación de derechos del bebe de dos (2) meses de edad el día 28 de abril de 2016. En audiencia de conciliación de fecha 28 de abril de 2016, en presencia de la defensora de familia y los peticionarios se llega a acuerdo frente a la


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custodia, alimentos y visitas a favor de su menor hijo. La custodia queda a cargo de la progenitora. La defensoría de familia registra información correspondiente al proceso llevado a cabo en el Sistema de Información misional – SIM y finalmente el proceso queda en seguimiento por 6 meses.

3.1.27 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.4 El ICBF adelanta un programa gestión documental orientado hacia el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 que promueve la obligatoriedad de la organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos a la administración y a los ciudadanos en general, bajo este enfoque los documentos se organizan de acuerdo con la TRD establecida. De la mano del programa de gestión documental, se establecen lineamientos en cuanto a la protección, preservación y administración de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información a través de la implementación y mantenimiento de políticas de seguridad de la información mediante controles tanto físicos como lógicos en los que se mencionan algunos como por ejemplo la identificación de activos de información, donde es clasificada de acuerdo a su nivel de confidencialidad uso interno, pública, confidencial, reservada y es valorada según su importancia o criticidad para la operación de la organización, también se cuenta con procedimientos, guías y formatos de registro para el análisis, evaluación y tratamiento de riesgos, así como herramientas para la identificación, respuesta y atención de incidentes de seguridad de la información. Por otro lado, se cuenta con políticas de seguridad de la información como son: backup, manejo de medios removibles, disposición final de activos de información, cláusulas de confidencialidad para empleados y contratistas, uso de recursos tecnológicos, uso de internet, de


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correo electrónico, criptografía, uso de sistemas de información, política de cumplimiento o reglamentaria de tratamiento de datos personales en cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y ley 1712 de 2014.

3.1.28 ISO 9001: 2008. Numeral 7.5.5 / ISO 14001:2004. Numeral 4.4.6 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.4.6 Para preservar el servicio que el ICBF presta a los niños, niñas y adolescentes y familias que ingresan a los diferentes programas, se brinda asesoría, capacitación y asistencia técnica a los prestadores de los servicios subcontratados en sus diferentes modalidades.

La información se considera un elemento fundamental de los servicios prestados por el ICBF y se salvaguarda a partir del sistema integrado de gestión la seguridad de la información, mediante el cual se asegura la confidencialidad, integralidad, disponibilidad y conservación de los datos, registros y la información de la entidad.

Para la producción y distribución de la bienestarina el ICBF adjudicó por medio de concesión a la firma industrias del maíz S.A. Corn Products Andina la operación de la planta de propiedad del ICBF. Es entregada directamente a los operadores del servicio para suministro a usuarios. A los centros zonales llega un pequeño porcentaje de bienestarina para su distribución en servicios de protección (hogares sustitutos y gestores) que son operados


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directamente por el ICBF. Para el almacenamiento del producto se cuenta con bodegas, a las cuales se les realiza fumigación para control de plagas y vectores y se lleva un kardex para control de entrega a usuarios. La programación, recibo y entrega de bienestarina se realiza mensualmente.

3.1.29 ISO 9001: 2008. Numeral 7.6 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1 Para el control metrológico y los procesos de medición durante el servicio prestado en la atención de nutrición y alimentación en los programas institucionales a través de las actividades de entrega de alimentos, en las cantidades definidas en la minuta patrón, el control de la temperatura de recibo de materia prima, almacenamiento y preparación de alimentos y las tomas de mediciones antropométricas de peso y talla a los beneficiarios, se ha establecido una guía técnica para la metrología aplicable a los programas de los procesos misionales del ICBF, el alcance incluye el inventario de los equipos metrológicos para el control de medidas estandarizadas de porciones, temperaturas y medidas antropométricas, así como, el seguimiento del programa de verificación y calibración de dichos equipos.

La hoja de vida de los equipos se debe registrar al sistema ISOLUCION, de acuerdo con el procedimiento definido para ello. Cuando los equipos de medición no pertenecen al ICBF, el operador debe garantizar su identificación única con el fin de permitir la trazabilidad de las verificaciones con certificados de calibración, mantenimiento y hoja de vida, las cuales están a cargo del operador.

La guía establece las indicaciones para la verificación de termómetros y


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balanzas, sin embargo, se presentan dificultades en el cumplimiento de la calibración. En general se presentan dificultades para que los equipos a cargo de los operadores cuenten con hoja de vida, con la verificación y la calibración. Los operadores no cuentan con patrones base para realizar la verificación debido a su alto costo. Durante las visitas de supervisión se han identificado unidades de servicio que no cumplen este requisito por lo que se ha generado requerimiento por presunto incumplimiento de las cláusulas contractuales.

Los equipos a cargo de los centros zonales, los equipos adquiridos en la vigencia 2016 (tallímetro, báscula, balanza de pie portátil, infantómetro portátil, cinta métrica para antropometría) se cuenta con certificados de calibración de la cinta métrica, para los tallímetros el certificado de sistema de medición seca indica que los sistemas de medición de los individuos no están sujetos a control metrológico. La balanza cuenta con certificado de calibración; en entrevista con la nutricionista del centro zonal Yopal se concluye que el personal de los centros zonales o cuentan con la competencia para realizar verificación de la calibración, dado que los centros zonales cuentan con patrones para básculas pero no tienen claro su correcto uso, no se cuenta con patrones para verificar cintas métricas, tallímetros e infantómetros.


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3.1.30 ISO 9001: 2008. Numeral 8.1 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1 Para planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora del sistema integrado el instituto cuenta con macroprocesos de evaluación: el macroproceso de evaluación, monitoreo y control de la gestión institucional que tiene como fin generar insumos para la adecuada toma de decisiones que permita el mejoramiento de los procesos; y el macroproceso aseguramiento de la calidad de los servicios misionales del ICBF que tiene como objetivo planear, ejecutar, verificar y mejorar la evaluación de la calidad de los servicios misionales del ICBF, así como la asistencia técnica a los actores de este macroproceso. Los sistemas de información para este fin son: sistema de información misional (SIM), aplicativo ISOLUCIÓN (herramienta para la gestión de las acciones correctivas, acciones preventivas y servicios no conformes), intranet, aplicativo SIMEI (sistema integral de monitoreo y evaluación institucional) y aplicativo PACCO (para la programación y seguimiento a contratación y ejecución del plan anual de adquisiciones)

3.1.31 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.1 Se cuenta con encuestas contratadas con una entidad a nivel nacional para identificar la percepción del cliente y tomar las medidas necesarias para el mejoramiento de la prestación del servicio. Los resultados de las encuestas son analizados en la revisión por dirección, sin embargo, de acuerdo a lo observado con corte a 31 de diciembre de 2014 no se establecieron compromisos o decisiones para la mejora.


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3.1.32 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.2. / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.5. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.5. Las auditorias en el ICBF se encuentran a cargo de la oficina de control interno de la dirección general, para para lo que tienen dos procedimientos documentados:

Procedimiento evaluación independiente del sistema de control interno PR1.MPEV1.P2,

versión 5 de 29/06/2012. Su objetivo es verificar y evaluar que los controles asociados a las operaciones y actuaciones del ICBF, se ejecuten de acuerdo a los requisitos establecidos en las normas constitucionales y legales vigentes, modelo de gestión y políticas trazadas por la dirección general, con el fin de aportar al mejoramiento continuo de los procesos institucionales. Aplica para el nivel nacional.

Procedimiento auditorías internas al sistema integrado de gestión PR2.MPEV1.P2, versión

12 del 17/03/2015. Su objetivo es establecer la metodología para llevar a cabo las auditorías internas al sistema integrado de gestión, con el fin de verificar si es conforme con los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009; NTC ISO 14001: 2004; OHSAS 18001:2007 Y NTC ISO 27001:2006; con los requisitos legales y con los establecidos por la propia entidad; con las actividades misionales, administrativas, técnicas y financieras; y con los planes, programas y procedimientos aplicables, y también si dicho sistema ha sido implementado y se mantiene de forma eficiente, eficaz y efectiva; así como el seguimiento al tratamiento de las No Conformidades detectadas y las oportunidades de mejora. Aplica para el nivel nacional. En este procedimiento se elabora y aprueba el programa de auditorías al sistema integrado de gestión,


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según la priorización de regionales; procesos y evaluación de riesgos de acuerdo a los resultados del año anterior; se ajustan listas de chequeo y papeles de trabajo; se elaboran planes de auditoría interna; selecciona miembros del equipo auditor; se ejecuta el plan de auditoría; se analiza, consolida y elabora el informe preliminar; se verifica la efectividad de las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora generadas a partir de las auditorías internas al sistema integrado de gestión para dar cierre de las no conformidades de auditorías anteriores o proceder a retomarlas; se elabora, revisa y aprueba el informe final de auditoría; se elabora plan de mejora, se evalúa al auditor conforme al procedimiento PR2.MPEV1.P3 selección y evaluación de las competencias de los auditores.

Los procedimientos no especifican la frecuencia de las auditorias; en la regional Casanare se realizó la última auditoria interna en la vigencia 2012.

3.1.33 ISO 9001: 2008. Numeral 8.2.3. / ISO 14001:2004. Numerales 4.5.1. Y 4.5.2. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.5.1. Y 4.5.2. Procedimiento monitoreo y evaluación de la gestión PR1.MPEV1.P1. Versión 4 de 09/03/2015. “Objetivo: Realizar monitoreo y evaluación a la gestión institucional de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de generar insumos para la adecuada toma de decisiones que permitan el mejoramiento de la gestión en el marco de la planeación institucional del ICBF. Aplica para los niveles nacional, regional y zonal.”.


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En cumplimiento de este procedimiento, el grupo de planeación y sistemas en la regional es el encargado de liderar el seguimiento y monitoreo a la gestión institucional, la herramienta establecida para documentar los resultados y el análisis de los indicadores del tablero de control de procesos se llama SIMEI. Al inicio de cada vigencia la dirección general actualiza las hojas de vida de los indicadores de acuerdo a retroalimentación realizada por cada responsable de proceso de los niveles zonal, regional y nacional. La dirección general reporta el resultado de los indicadores de acuerdo a los informes enviados por las regionales y/o de los reportes de los sistemas de información, con la frecuencia establecida en las hojas de vida de los indicadores, cada responsable a nivel regional y/o zonal realiza revisa los resultados de sus indicadores y realiza análisis, el grupo de planeación y sistemas consolida en la herramienta SIMEI y se presentan en comité estratégico para toma de decisiones. En el 2014 Se generaron 2 acciones correctivas en ISOLUCION (herramienta para gestionar acciones correctivas, acciones preventivas y servicios no conformes) por indicadores que no alcanzaron la meta relacionados con el sistema de Gestión de Calidad y en las vigencias 2015 y 2016 no se han generado por resultados de indicadores. Simultáneamente el grupo de planeación y sistemas elabora mensualmente un boletín de gestión para socializar a todos los colaboradores. Se presentan los resultados de la medición de los indicadores del segundo semestre 2015 (ver anexos 5 y 6).

Para la gestión ambiental y de salud y seguridad en el trabajo, la entidad no requiere equipos para la medición o seguimiento del desempeño.


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3.1.34 ISO 9001: 2008 numeral 8.2.4. / ISO 14001:2004 numerales 4.5.1 Y 4.5.2. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.5.1. Y 4.5.2 Se entiende por producto el reconocimiento, la garantía, protección y restablecimiento de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, así como la prevención de su amenaza o vulneración y el fortalecimiento familiar.

Con el fin de hacer seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo, se establecieron 41 indicadores misionales de un total de 68 que aplican a la regional Casanare. En el servicio de protección la figura de autoridad que toma las decisiones es el defensor de familia y quedan plasmadas en actos administrativos. Se realiza seguimiento a la medida de reintegro o declaración de adoptabilidad para verificar la garantía de restablecimiento de sus derechos por medio del indicador “porcentaje de niños, niñas o adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos” y se realiza seguimiento a la reincidencia de los adolescentes en responsabilidad penal con el indicador “porcentaje de adolescentes con reintegración en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes por el mismo delito u otro diferente”, donde el resultado ideal de estos dos indicadores debe ser el 0%. El indicador de protección “porcentaje de niños, niñas y adolescentes que luego de ser devueltos por el comité de adopciones se les resuelve su situación, presentándose nuevamente a comité o reintegrándose a su medio familiar” garantiza que se verifica el cumplimiento de requisitos antes de ser definida su situación. Y en el caso del indicador “porcentaje de niños, niñas o adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme cumple con el número de informes de


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seguimiento pos-adopción en el periodo establecido” garantiza que se está verificando la situación de los niños, niñas y adolescentes entregados en adopción.

3.1.35 ISO 9001: 2008. Numeral 8.3. / ISO 14001:2004. Numerales 4.4.7. Y 4.5.3. / OHSAS 18001:2007. Numerales 4.4.7, 4.5.3.1. Y 4.5.3.2. Procedimiento servicio no conforme PR1.MPE2, versión 10 de 14/03/2016. Objetivo: Identificar y definir los controles, responsabilidades y autoridades para la corrección adecuada e información del servicio no conforme encaminado a prevenir su uso o entrega no intencional. Este procedimiento aplica para las salidas de los procesos misionales, gestión servicio y atención y las situaciones de acción inmediata del proceso de evaluación de la calidad de los servicios misionales del ICBF.

Para la ejecución del presente procedimiento se utiliza la

herramienta ISOLUCION. Cuando un servicio no conforme sea detectado por un beneficiario, una vez haya recibido el servicio y lo refleje en una petición, queja o reclamo éste será tratado a través del procedimiento de PR4 MPA5 P2 atención quejas y reclamos. Este procedimiento documentó 39 servicios no conformes y definió la corrección para cada caso, aplica solo para las salidas de los macroprocesos misionales, gestión servicio y atención y las situaciones de acción inmediata del proceso de aseguramiento de la calidad de los servicios misionales del ICBF.

En la vigencia 2015, el procedimiento servicio no conforme incluía todos los procesos, se generaron 9 servicio no conforme, de los cuales 3 asociados al proceso gestión administrativa, 3 en el macroproceso gestión para la protección, 2 gestión de contratación, 1


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gestión humana, el anterior procedimiento no se enfocaba en los macroprocesos misionales. En el 2016, luego de la creación del nuevo procedimiento se generó 1 servicio no conforme al proceso servicio y atención. La evidencia se encuentra en el aplicativo ISOLUCION. Con corte a diciembre de 2015 el indicador porcentaje de cierre de servicios no conforme con corte a diciembre de 2015, enero y febrero de 2016 no se midió porque no se generaron más en estos meses.

Plan de preparación y respuesta ante emergencia regional Casanare PP98.MPA1.P1, versión 1 de 02/10/2012. En el Objetivo general establece asegurar la integridad física de los colaboradores y visitantes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar regional Casanare y centro zonal Yopal, centro zonal Villanueva y centro zonal Paz de Ariporo ante una situación de emergencia, así como salvaguardar los bienes disminuyendo las consecuencias negativas que puedan generar dichas situaciones. Para cada centro zonal se elaboró un plan en el que se identifica amenazas, causas, consecuencias y medidas de prevención que vincula acciones del plan de contingencias ambientales y de seguridad y salud en el trabajo, pero no se encuentra actualizado a los cambios de infraestructura en el centro zonal Villanueva, adecuaciones del inmueble en el centro zonal Paz de Ariporo y de la regional-centro zonal Yopal. En la vigencia 2016 la subdirección de mejoramiento organizacional visitó la regional para identificar las amenazas para actualización del plan, pero no se realizó visita a los centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo. En el 2015 se realizó un simulacro por sismo y en 2016 uno de conato de incendio.


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Procedimiento para el reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo., cuyo objetivo es investigar incidentes y accidentes de trabajo por medio del reporte, el análisis y la implementación de medidas y actividades para dar cumplimiento a las acciones y evitar que se vuelvan a presentar. Con corte a diciembre de 2015 el indicador porcentaje de incidentes de seguridad atendidos oportunamente arrojo 100% estado óptimo, se presentó en el mes 1 incidente que se atendió oportunamente; con corte a febrero de 2016 no se han reportado incidentes. El indicador porcentaje de colaboradores incapacitados enfermedad común, laboral y/o accidente de trabajo, a diciembre se presentaron 3 colaboradores con incapacidades de 120 colaboradores para un resultado de 2.5%, estado óptimo; para la vigencia 2016 no está establecido este indicador.

3.1.36 ISO 9001: 2008. Numeral 8.4 / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.1 / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.1. El ICBF determinó que la herramienta para recopilar y analizar los datos para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema integrado de gestión es la herramienta SIMEI, la evaluación se realiza en comité estratégico en donde se toman decisiones para el cumplimiento de los objetivos y metas y la mejora del sistema. En la herramienta SIMEI se registra mensualmente el análisis de cada uno de los indicadores, los análisis son realizados por cada responsable de proceso a nivel regional.

En el 2016 no se han generado acciones correctivas y/ o acciones preventivas por los resultados de los indicadores.


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Las fuentes de los indicadores son los ciudadanos, el seguimiento al cumplimiento de procesos, cumplimiento de requisitos legales, conformidad del producto, los operadores de los servicios misionales. En los servicios de primera infancia, niñez y adolescencia y familias, los indicadores miden la cobertura en la prestación de los servicios, que tiene relación con los operadores dado que el ICBF los presta a través de ellos.

3.1.37 ISO 9001: 2008. Numeral 8.5.1. / ISO 14001:2004. Numeral 4.2 - 4.3.3 - 4.6. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.2 - 4.3.3 - 4.6 Se evidencia mejora en el avance de la gestión de la vigencia 2014 a la vigencia 2015, la regional paso de un estado de requerir mejora con resultados del 77% en junio de 2014, 87% en diciembre de 2014, 89.7% en junio de 2015 a estado satisfactorio en diciembre de 2015.

En la gestión mensual en la vigencia 2015 se observa mejora pasando de estado riegos y crítico del primer semestre a estado adecuado en el segundo semestre.

El objetivo SIGE 7 “promover condiciones laborales que hagan del ICBF el mejor lugar para trabajar” se mide con los indicadores “Porcentaje de cumplimiento en actividades de seguridad y salud en el trabajo SG-SST” con resultado a diciembre en estado adecuado y “Porcentaje de condiciones inseguras corregidas derivadas de las inspecciones realizadas” con resultado a diciembre en estado crítico, por falta de contratación de operario de mantenimiento


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infraestructura, infraestructuras que no son del ICBF y no se pueden intervenir, hacinamiento en la regional y CZ Yopal, falta de puestos de trabajo - Ergonomía (sillas, escritorios, apoya pies, Soporte para Monitor).

3.1.38 ISO 9001: 2008. Numeral 8.5.2 - 8.5.3. / ISO 14001:2004. Numeral 4.5.3. / OHSAS 18001:2007. Numeral 4.5.3.1. - 4.5.3.2. El ICBF tiene documentado el procedimiento “PR2.MPE2 acciones correctivas versión 10 de 21/10/2014”, cuyo objetivo es identificar e implementar las acciones orientadas a eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación no deseable en los macroprocesos / procesos para el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión. Este procedimiento incluye todos los requisitos de las tres normas de estudio.

Para determinar las causas de la no conformidad el ICBF creó la guía para la identificación de causas, G2.MPE2, versión 3 de 29/06/2012, con el objetivo de establecer la metodología para identificar la(s) causa(s) de una no conformidad real o potencial, con el fin de formular acciones correctivas y preventivas eficaces. El procedimiento acciones correctivas da cumplimiento a los requisitos de las tres normas.

En la vigencia 2015 se cerraron 5 acciones correctivas, de las cuales tres fueron creadas en la vigencia 2013 por resultado de auditoria interna, en la vigencia 2014 se creó una acción correctiva por resultados de seguimiento y medición de los procesos; y en 2015 se


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generaron tres acciones correctivas por anรกlisis de no conformidad del sistema y por seguimiento a la gestiรณn de procesos. En la vigencia 2016 se han generado siete acciones correctivas por una evaluaciรณn independiente de la oficina de control interno al proceso de restablecimiento de derechos, se encuentran abiertas. No se evidencia creaciรณn de acciones correctivas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo, lo que sugiere tener en cuenta revisar las diferentes fuentes para la identificaciรณn de no conformidades.

El procedimiento acciones preventivas PR3.MPE2, versiรณn 10 de 21/01/2015, con el objetivo de: identificar e implementar las acciones preventivas que permitan eliminar las causas raรญz de una no conformidad potencial u otra situaciรณn potencial no deseable generadas en los macro procesos/procesos para el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestiรณn. El procedimiento cumple con los requisitos para las acciones preventivas de la de las tres normas. En la vigencia 2015 se generรณ una acciรณn preventiva ambiental, y no se han generado de los demรกs sistemas de gestiรณn.


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3.2 Plan de acción Se propuso un plan de acción de mejora sobre los ítems identificados como no satisfactorios en el diagnóstico (ver anexo 7).

3.3 Plan de acción ejecutado Se desarrolló e implementó las acciones plausibles a la luz de las condiciones de funcionamiento del ICBF regional Casanare en el grupo de planeación y sistemas (ver anexo 8).


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4 CONCLUSIONES

Se realizó el diagnóstico en el ICBF regional Casanare para verificar el

cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 mediante la aplicación de una lista de chequeo, se identificaron requisitos con cumplimiento parcial:

ISO 9001:2008: control de documentos; control de registros; objetivos de calidad; planificación del sistema de gestión de calidad; información de entrada; resultados y provisión de recursos para la revisión por dirección; competencia; formación y toma de conciencia en recursos humanos; determinación de los requisitos relacionados con el producto; control de los cambios del diseño y desarrollo; proceso de compras; control de la producción y de la prestación del servicio; control de los equipos de seguimiento y de medición; satisfacción del cliente; auditoría interna; seguimiento y medición de los procesos; control del producto no conforme y acción preventiva.

ISO 14001:2004: política ambiental; objetivos, metas y programas; recursos, funciones, responsabilidad y autoridad; competencia, formación y toma de conciencia; control de los documentos; preparación y respuesta ante emergencias; seguimiento y medición; no conformidad, acción correctiva y acción preventiva; control de los registros; auditoría interna y revisión por la dirección.


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OHSAS 18001:2007: política de S y SO; objetivos y programas; recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad; competencia, formación y toma de conciencia; documentación; control de documentos; preparación y respuesta ante emergencias; medición y seguimiento del desempeño; evaluación del cumplimiento legal y otros; compromiso legal; conformidad de requisitos; investigación de incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas; investigación de incidentes; control de registros; auditoría interna; y revisión por la dirección.

En el ICBF la dirección general se encarga de liderar y asegurar la implementación

y cumplimiento del sistema integrado de gestión y para la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión, la dirección general designa como su representante al director de planeación y control de la gestión, por lo que las acciones que requieren modificación de procesos, procedimientos y asignación de recursos para el desarrollo de acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

Para mejorar el cumplimiento de los requisitos de las tres normas se propuso un

plan de acción y se desarrollaron actividades de alcance del grupo de planeación y sistemas tales como:


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Implementación del formato de seguimiento a las solicitudes de reducción, adición o traslados de recursos, con lo que se logró tener control sobre dichas solicitudes para mejorar los tiempos en el trámite, permitiendo realizar un seguimiento efectivo.

Como estrategia para socializar temas relacionados con los sistemas de gestión se diseñó y se coordinó la implementación de una estrategia denominada “cuarto de hora SIGE”, en donde a través del método lúdico se realiza sensibilización del uso de los recursos naturales agua y luz, adecuada separación de residuos sólidos en la fuente, estrategia de las 5 R’s, ciclo PHVA, mapa de procesos, políticas del SIGE (sistema integrado de gestión), peligros a los que se está expuesto en las instalaciones del ICBF, pausas activas, socialización del aplicativo ISOLUCION (herramienta para implementar las acciones correctivas, preventivas y servicios no conformes), entre otras, con el desarrollo de actividades como sopas de letras, tingo tango, laberintos, pictogramas, loterías y crucigramas. Esta estrategia logró que el total de los colaboradores de los grupos de la regional participen activamente y se fortalezca la toma de conciencia en la implementación de los sistemas de gestión.

Se realizó la propuesta a la dirección general de socializar la actualización de documentos a través de un correo masivo enviado por "ICBF Comunicaciones" dirigido a "Colaboradores ICBF" para informar a todos los servidores públicos. En el mes de abril de 2016 las modificaciones de documentos fueron divulgadas por la dirección general a través de este mecanismo.


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Por la identificación de las debilidades en el desarrollo de la revisión por dirección se realizó asesoría a quienes participan en la elaboración de las entradas de la información, en busca de mejorar la calidad del informe para revisar los sistemas de gestión y asegurarse de la conveniencia, adecuación y eficacia. En la revisión por dirección con corte a junio de 2016 se observó que fueron tenidas en cuenta las recomendaciones brindadas, se incluyó en el informe el total de las entradas de la información, promoviendo la toma de decisiones en los aspectos identificados a mejorar especialmente en los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

En los dos últimos años el ICBF regional Casanare ha mejorado los resultados de la gestión de la regional medidos a través de los indicadores del plan de acción y del tablero de control de procesos, sin embargo, algunos indicadores permanecían en estado riesgo y crítico, por lo que se identificó la necesidad de cambiar la metodología del análisis y seguimiento, promoviendo hacer mediciones preliminares de los indicadores con esta tendencia para la toma de decisiones oportunas; este ejercicio generó resultados positivos con lo que se logró que con corte al mes de agosto el 100% de los indicadores arrojaran resultados en estado adecuado y óptimo.

Se gestionó la publicación de las políticas de los sistemas de gestión en la regional y los centros zonales.


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5 RECOMENDACIONES 

Implementar las actividades propuestas en el plan de acción de alcance de la

dirección general, para lo que se requiere establecer responsables y los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos.

Incluir en el procedimiento “solicitud, control y registro de las modificaciones

presupuestales y a las metas sociales y financieras” el formato de seguimiento a las solicitudes de reducción, adición o traslados de recursos implementado en la regional Casanare.

Implementar la estrategia “cuarto de hora SIGE” en las demás sedes del ICBF.

Continuar con la socialización de actualización de documentos a través de correos

masivos enviados por "ICBF Comunicaciones" dirigido a "Colaboradores ICBF". Establecer un control para mantener actualizados los documentos en la intranet.

Dar cumplimiento a la actividad del procedimiento de revisión por dirección, que

indica que la subdirección de mejoramiento organizacional de la dirección general debe retroalimentar la revisión del sistema integrado de gestión realizado por las regionales.


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Continuar con la implementación de la estrategia de seguimiento a indicadores

previo al corte para la toma de decisiones en cumplimiento de los objetivos y metas establecidas.

Teniendo en cuenta que el periodo de transición a las normas ISO 9001:2015 e ISO

14001:2015 vence en septiembre de 2018 es importante que el ICBF identifique los cambios generados con la actualización de las normas e implemente un plan de acción.


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6 REFERENCIAS

Manual del sistema integrado de gestión – SIGE MC01.MPE1 Versión 11 de 30/11/2015

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001 (3ª actualización). Bogotá. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC (2008).

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001 (1ª actualización). Bogotá. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC (2004).

Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001 (1ª actualización). Bogotá. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC (2007).


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7 ANEXOS

Anexo 1 Mapa estratégico Anexo 2 Estructura organizacional Anexo 3 Mapa de procesos Anexo 4 Diagnóstico Anexo 5 Indicadores 2015 Anexo 6 Indicadores primer semestre 2016 Anexo 7 Plan de acción Anexo 8 Plan de acción ejecutado Anexo 9 Divulgación masiva documentos Anexo 10 Formato de seguimiento solicitudes de modificaciones de metas sociales y financieras Anexo 11 Cuarto de hora SIGE junio Anexo 12 Cuarto de hora SIGE julio Anexo 13 Cuarto de hora SIGE agosto Anexo 14 Publicación de políticas Anexo 15 Asistencia técnica revisión por dirección – acciones correctivas Anexo 16 Acta 40 del 23 de agosto de 2016 seguimiento a indicadores - tema 6 Anexo 17 Solicitud Anexo 18 Asesoría Anexo 19 Autorización de uso de información


Tesis / 0283 / E.A.C.