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Student and Academic Services Group Strategic Plan 2009–2012


Contents Aims of the Support Group 1

Introduction

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Context

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Objectives: Building on the University’s Strategic Plan

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Strategies: Delivering our Objectives

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Strategic Goals

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Enablers

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Strategic Themes


Aims of the Support Group The Student and Academic Services Group (SASG 1 )  aims to: · provide a wide range of high quality services to the  University community in a seamless and integrated  fashion; · further develop and sustain a responsive service  culture, recognising that our relationship with users  of our services will frequently be one of partnership  rather than of provider and consumer; and · pursue continuous improvement of our services.  Our activities, and in particular their prioritisation and  development, are driven by the University’s needs and  are directed at supporting the University’s mission,  goals, enablers and strategic themes as set out in the  University’s Strategic Plan 2008­2012 2 .  The purpose of this SASG plan is to help the Support  Group maximise its achievement of the aims set out  above by highlighting our priorities for action over  2009–2012, which is anticipated to be a financially  challenging period for the higher education sector. Our  plan will provide context to our input to the University’s  annual planning and budgeting exercise in which we  shall demonstrate the case for investment of the  necessary resources, and will allow us to monitor our  progress against our long­term strategic objectives.

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Link to SASG organisational chart Link to University Strategic Plan 2008-2012


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Introduction The University of Edinburgh, as one of the largest higher education  institutions in the UK, is a leading provider of undergraduate and  postgraduate education and is at the forefront of research, commercialisation  and knowledge exchange, both within the UK and internationally. It operates  on a highly devolved basis with services being provided locally at School and  College level as well as centrally by the Support Groups. The University’s  vision is clearly articulated and well understood:

To shape the future by attracting and developing the world’s most promising students and outstanding staff. The University’s Strategic Plan 2008­2012 sets out the University’s agreed  approach to pursuit of this vision. It highlights two new strategic themes for  2008­2012, both of which are critical for the Student and Academic Services  Group: · enhancing our student experience; and · stimulating alumni relations and philanthropic giving.


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Context The services provided through SASG fall into a number of broad, although not mutually  exclusive, categories – from those which are provided directly to our customers: · · ·

students, potential students and alumni; Schools and Colleges; senior University managers; 

and hence are well­recognised by all relevant stakeholders, to those which are performed  for the University corporately and in support of the University’s governance processes.  This latter group are often less well understood outwith the units which provide them, but  are important to ensuring the smooth running and success of the University often through  the fulfilling of statutory and other externally­driven requirements.  These services range  from statistical returns to bodies such as HESA, through drafting responses to external  consultative documents, to strategic support and advice to the University Court.  It is evident that the SASG’s budgets are likely to be reduced in real terms in each of the  years covered by this plan. It is our responsibility to ensure that the way in which our  services are provided is effective, efficient and fit for purpose, and that the Support Group  is optimally structured for this. Our strategy has to enable us to deliver as many as  possible of our current services at as high a standard as we can achieve.  To facilitate this  we shall seek to increase efficiency by taking advantage of opportunities for structural  change, and for removal of levels of management,  and by closer collaboration within the  Group and with other Support Groups and Colleges. We shall seek to maximise our  contribution to the generation of income in other parts of the University, notably in the  recruitment of international students and postgraduates, and in providing services which  assist in the retention of such students.

Key contextual issues Our Support Group Strategy sits within an  overall economic and strategic planning  framework which gives due consideration  to long­term sustainability issues and  takes into account the University’s  operating environment. Major features of  the external environment that may impact  on the delivery of the University’s  Strategic Plan and our Strategy are kept  under review and published on the  Governance and Strategic Planning  website 3 . 

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Link to University Strategic Plan 20082012 : Major Contextual Issues

In addition to those highlighted at the  corporate level, there are a number of  specific contextual issues which influence  the Group’s work. These include: ·

issues arising from the University’s  structure and policies:  o  the existence of administrative  support structures in Schools and  Colleges  o  budgetary pressures, where SASG  aims to maintain the delivery of  quality services in the context of  continuing annual real term cuts in  core budgets


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o  the impact of devolved authority on  the development of policies and  procedures and service  standardisation the importance of external perceptions  of the University, including our  position in comparative rankings, and  of engagement with external  stakeholders

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the University’s plans for growth in  postgraduate and international student  numbers, and for broadening access the University’s wish to enhance the  quality of the student experience at  Edinburgh the revised scope of the EUCLID  Project the University’s commitment to the  importance of fundraising

Achievement We have a strong and committed  complement of staff performing well and  providing a wide range of services very  effectively. We have taken initiatives to  improve and develop services in a range  of ways. Recent examples include: ·

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achieving a 4% increase in the  University's overall response rate in  2008 to the National Student Survey,  and maintaining a higher response  rate than average winning the 2009 SCDI University  Award for 'Outstanding Achievement  in International Activity' obtaining high scores in the  International Student Barometer for  SASG services driving positive media coverage for  the University, in particular the  University’s results in the 2008  Research Assessment Exercise introducing a Postgraduate Open Day,  a Student Funding Advice Day and a  Multi Faith Public Conversation establishing a new University Visitor  Centre and a branch of the  International Office in India leading a cross­University project to  implement the new UKBA immigration  arrangements for students promoting the Enlightenment  Campaign, where 2007/08 broke fund  raising records developing sector­leading Widening  Participation initiatives and policy

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developing and publishing the  University’s Strategic Plan 2008­2012  including the introduction of pocket  guides and Chinese and Gaelic  versions completing international  benchmarking collaboration with the  University of Melbourne – the first such  international collaboration enhancing delivery of core services:  for example:  o  operational changes in Student  Counselling, creating greater  flexibility and responsiveness and  minimising waiting lists;  o  providing staff training on mental  health for Directors of Studies;  o  harnessing wiki technologies for  Senatus’ discussions;  o  online student documentation  ordering services for transcripts,  statements of student status,  council tax exemption certificates  and certificates of matriculation;  o  online registrations and  applications for Open Days and  campus visits, for Access and  Accommodation Bursary Schemes  and for centrally administered  Postgraduate Scholarships; and  o  introducing a vacancy database  which allows us to participate in a  vacancy sharing service with other  Scottish higher education  institutions.


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Objectives : Building on the University’s Strategic Plan In order to achieve our overall aims, we will: · ·

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optimise the Group’s management and organisational structure, and enhance  collaboration within the Group, to improve the quality and efficacy of our services; strengthen relations and look for synergies with other service and student support  providers within the University, in Schools, Colleges and other Support Groups, so as  to achieve real congruence in our activities, and clarity of roles; improve understanding within the University community of the nature and value of the  services provided by the Group; and promote inter­institutional cooperation wherever appropriate, and continue productive  relationships with relevant external bodies and agencies.


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Strategies : Delivering our objectives In order to achieve those corporate objectives identified in the University’s Strategic Plan  which are relevant to SASG, and our SASG­specific objectives, we will pursue a number of  strategies, measuring our progress by monitoring performance against a range of targets.  We have detailed those University­level targets to which we contribute and, where  relevant, we have set our own targets. Unless otherwise stated, the targets run for the life  of the Strategic Plan. The Group also has key performance indicators 4  and uses these as  part of the business management and annual planning and budgeting process.  In pursuing our objectives, we will take a Group­wide approach in which we aim to: · · · · · ·

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take a proactive stance to planning, prioritising and delivering our services; focus on the needs of service recipients ﴾measure satisfaction with services when  appropriate; be more responsive﴿; improve our understanding of what constitutes ‘quality services’ in our particular  contexts, and seek continuous improvement in that direction; manage expectations as to the volume and range of services that can be provided; monitor external developments and activities relevant to the University and assess their  implications for the University and the Support Group; provide leadership for approaches which cross existing boundaries, whether with the  other Support Services or the Colleges and Schools, and promote teamwork across the  University; seek out ways of simplifying processes and procedures, and of further improving  efficiency and effectiveness; maximise our use of IT in support of service delivery; improve communication and understanding within the Support Group and the  University; take opportunities to advance further collaborative working within the Group; sustain staff morale at a time of shrinking resources and increasing demands; act on the University’s agreed strategy of enabling staff to take ownership of, and  responsibility for, decisions relating to their  services, and secure broad acceptance of  the need for staff to be able to exercise their  professional judgements; invest in the professional development of  our staff, improving staff motivation; maximise the Group’s capacity for  generating disposable income; argue for the resources to enable us to  meet our objectives; and work within the budgets allocated to the  Group, identifying opportunities for  redeployment of existing budgets in line  with priorities, and seek more closely to  define what services can be provided within  the resources available. 

Link to SASG KPIs


SASG Strategic Plan 2009–2012

Strategic Goal : Excellence in learning and teaching Our strategies include: · supporting the Vice­Principals,  Assistant Principal and the Director of  Academic Standards and Quality  Assurance in leading debates to  reaffirm guiding academic principles of  excellence in learning and teaching  and in encouraging and coordinating  colleagues’ work in academic quality  enhancement · incentivising increases in international  and postgraduate students through  improved transparency of NPRAS · reviewing and streamlining academic  regulations and guidance, including  clarifying levels of subsidiary in  regulatory matters; award and  progression criteria; PhD  examinations; and the provision of  information to students · managing and promoting the annual  National Student Survey process · coordinating the Enhancement Led  Institutional Review ﴾ELIR﴿ in 2011

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promoting the work of the University to  a wide range of stakeholders, via  event management, publications, our  online presence and the press contributing to employer engagement  and work related learning and  participating in the Employability  Initiative, e.g. building collaborative  learning into the curriculum 

UoE Targets  1.2  by September 2009, simplify  and standardise assessment  procedures and regulations,  using common processes  except where departures from  these are necessary for  academic reasons  1.3  be one of the first of the Russell  Group universities to  implement the use of  transcripts for measuring and  recording student achievement  1.4  increase our headcount of  taught postgraduate students  by 50%  SASG Targets  1.1  deliver at least three ‘Town  Hall’ events focussed on  clarifying academic guiding  principles and policies and  quality  enhancement/assurance  1.2  produce reports annually to  support Teaching Programme  Reviews  1.3  develop a Code of Practice for  Admissions, by September  2010, which seeks to  streamline and professionalise  policy and practice across the  University


SASG Strategic Plan 2009–2012 

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Strategic Goal : Excellence in research Our strategies include: · maintaining a strategic awareness,  keeping colleagues informed and  influencing the development of the  Research Excellence Framework  ﴾REF﴿ · delivering the Edinburgh Research  Management Information System  ﴾ERMIS﴿ in support of improved  monitoring of research performance · developing processes and systems to  manage the requirements of the REF · coordinating and implementing  recommendations from the PGR Task  Force to deliver UoE Targets 2.2 and  2.3 below, including promoting a  culture that values the contribution of  PGR students and leading the  development and dissemination of  comprehensive information on PGR  funding sources · supporting a rolling programme of  media training to assist academics in  Knowledge Transfer issues  surrounding their research etc. · continuing Careers input to the  Transkills and Researcher  Development programme and  increasing liaison with Graduate  Schools for bespoke events, e.g.  alumni evenings

We have a national reputation in transferable skills training and career development for postgraduate researchers. UoE Targets  2.1  achieve year­on­year  improvement in the quality and  quantity of our research as  measured by the Research  Excellence Framework  2.2  increase our headcount of  research postgraduate students  at a greater rate than the Russell  Group average  2.3  double the recorded number of  skills training and development  opportunities taken up by  postgraduate research students  SASG Targets  2.1  establish an annual programme  of College­specific training  sessions on PGR funding  opportunities, by the end of 2010  2.2  contribute to the enhanced  conversion of current UG and  PGT students onto PGR  programmes by establishing a  programme of events and  activities by the end of 2010  2.3  increase the number of  Biological Services’ workshops  and seminars offered to  technical staff and researchers,  and increase attendance by  involving research facilities such  as EBRC, from a baseline of  2008/09  2.4  reduce the licence application  processing time in Biological  Sciences by introducing "fast­  tracking" for specific categories  of application, from a baseline of  2008/09


SASG Strategic Plan 2009–2012

Strategic Goal : Excellence in commercialisation & knowledge exchange Our strategies include: · contributing to increasing the impact  of our non­commercial knowledge  exchange activities through  appropriate responses to  consultations · contributing to maximising financial  and other benefits arising from  exchanging knowledge, through  sharing our professional expertise · measuring and reporting on the  University’s economic impact  biennially

We are involved in knowledge exchange through our contributions to policy formulation activities. UoE Target  3.1  increase our economic impact  by a higher percentage than our  growth in income


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SASG Strategic Plan 2009–2012

Enabler : Quality people Our strategies include: · developing our HR Action Plan to  ensure that staff are best able to make  the contributions needed of them  towards achievement of the Group’s  objectives · implementing the Leadership and  Management Framework of  competencies in the recruitment,  training and development of staff · working closely with other parts of the  University which employ staff who  perform functions similar to those  undertaken within the Group, for  example in regard to staff  development and opportunities for  internal mobility, in particular  o  pursuing improved arrangements  for training and development of our  senior staff, where practicable in  association with Heads of Schools  and senior post holders in the  other support groups  o  actively looking for opportunities to  broaden the work experiences of  our staff and staff in Colleges and  Schools via work secondments  and exchanges · providing career development support  for early career researchers and  career development reviews for staff  at risk/redeployment etc. · proactively seeking visits from  international colleagues · developing an internal  communications strategy to improve  the flow of information across the  University and improve efficiency,  morale etc.

We aim to attract the best individuals and support them in realising their full potential.

UoE Targets  4.1  achieve an 85% appraisal  completion rate across all staff  4.3  ensure 90% of staff in leadership  roles have participated in a  leadership development  programme or other related  activities  SASG Target  4.1  ensure 90% of SASG Staff  Grades 9 and above have  participated in the Heads of  School Leadership Course or  similar training


SASG Strategic Plan 2009–2012 

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Enabler : Quality services Our strategies include: · achieving greater integration of  student services, where possible  through co­location · improving efficiency and effectiveness  by taking advantage of opportunities  to restructure within the Group,  including restructuring Registry to  meet the requirements of stakeholders  post­EUCLID · contributing to the embedding of the  use of performance indicators through  promotion of BSC indicators and  Strategic Plan targets · implementing the new student record  system and use this as a catalyst to  deliver major business change and  improvements to all Registry activities · providing advisory services to  colleagues, including in relation to  academic policies and regulation,  legal matters, on compliance with  government directives and on  legislation such as Data Protection  and Freedom of Information · reviewing Disability Office internal  systems and working practices to  develop and enhance all aspects of  student support; the collation of  statistical and relevant data and to  maximise Advisor time spent  supporting students 

UoE Targets  5.1  complete the review of the  balance and interaction between  locally and centrally provided  services, and consider and act  upon its recommendations  5.2  increase the overall level of  satisfaction expressed in the  Support services section of the  International Student Barometer  survey and enter the upper  quartile of institutions surveyed  5.3  deliver the EUCLID project in  accordance with the agreed plan

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maintaining and gaining external  quality accreditation for relevant  SASG services responding to the Review of Support  Activities 

SASG Targets  5.1  co­locate some student services  in the main library building in line  with the redevelopment  timetable, and ideally by  Academic Year 2011/12  5.2  review the matriculation  processes to provide online  registration by 2010/11  5.3  provide electronic transfer of  course results from Schools to  Registry and upload of these  results into the Student Record  by 2009/10  5.4  develop new processes for the  transfer of student administration  information from Schools and  Colleges to complement the  functionality of EUCLID in 2010­  12  5.5  offer 75% of students an initial  counselling appointment within 5  working days and 80% of  students ongoing counselling  within 3 weeks of their initial  appointment  5.6  increase student satisfaction  levels with the Disability Office  year on year  5.7  ensure that all Chairs and  Secretaries of Boards of  Examiners and External  Examiners have participated in  academic policy/regulatory  training and briefings  5.8  increase the proportion of SASG  units’ webpages which are  visited, towards 100%


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SASG Strategic Plan 2009–2012

Enabler : Quality infrastructure Our strategies include: · undertaking horizon scanning and risk  management, including support of  major risk planning undertaken by the  Risk Management Committee · contributing to the maximisation of  resource capability for capital  investment through the planning  round, forecasting and work with  Finance · establishing mechanisms for agenda  planning for strategic academic  discussions and for clear  dissemination of decisions and  documents about academic policy and  regulations, to enable better  coordination across the institution · contributing to the acquisition,  creation, preservation, curation and  disposal of information, with specific  reference to management information · supporting the University’s corporate  and academic governance structures,  ultimately supporting Court and  Senate, and their respective  committees and TaskGroups · managing the University’s response to  information legislation requirements,  notably the Freedom of Information  ﴾Scotland﴿ Act 2002 and the Data  Protection Act 1998, particularly with  regard to security of information · identifying areas of high information  legislation risk for the University and  putting measures in place to tackle  them · contributing to the development of the  Estates Strategy 2010­2020

We aim to ensure that our estate recognises the health, safety and welfare needs of staff, students and visitors.

UoE Target  6.3  increase overall building  performance ﴾condition and  functional suitability﴿, achieving  90% acceptable standard in two  of our three core academic  zones and 60% for the Central  Area ﴾within the constraints of  historic buildings﴿  SASG Targets  6.1  increase the number of staff  directly engaged with Senate  Committee and TaskGroup  activities, from a baseline of  2008/09  6.2  benchmark records  management processes for  handling information requests to  identify scope for improvement  or efficiency gains, from a  baseline of 2008/09


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SASG Strategic Plan 2009–2012

Strategic Theme : Enhancing our student experience Our strategies include: · responding to the Review of Academic  and Pastoral Support for Students · promoting the University as an  institution of first choice and ensuring  that potential applicants are provided  with appropriate, timely and up­to­date  information to inform their decision­  making · developing and modernising the  elements of student administration  where SASG units are the business  owner · contributing to strengthening  collaboration between academic and  student services and EUSA, taking  account of student views in strategic  planning and University committees · supporting projects within the new  Internationalisation Strategy to  improve the living and learning  experience of international students · reviewing student­related Academic  Affairs’ processes, e.g. the Academic  Appeal process and the Student  Complaint Procedure, to ensure these  maintain best practice and that related  guidance is provided in clear and  useable forms · ensuring NSS responses are  representative of our student  community by maintaining  improvements in response rates and  increasing awareness of the NSS · reviewing annual student surveys and  developing plans to answer any  shortfalls that have been identified in  our service provision, monitoring the  effectiveness of actions · providing communications and  marketing support to help to mitigate,  clarify and contextualise areas for  stakeholders, including using NSS  and other survey outputs to foster  enhancement of academic feedback  to students 

UoE Target  7.1  increase the level of satisfaction  expressed in the Overall  satisfaction question from the  National Student Survey and  enter the upper quartile of  institutions surveyed  SASG Targets  7.1  increase the proportion of  students responding to the NSS  from a baseline of 2008/09  7.2  deliver more online and virtual  services by the Registry  Business Solutions team,  including student online  graduation registration and a  new online scholarship  application for postgraduate  research scholarships by  2009/10  7.3  increase the number of students  studying abroad to 699 by  2011/12 ﴾a 50% increase based  on 2007/08 figures﴿  7.4  introduce a student development  careers portal by start of  academic year 2010/11 to  facilitate development of key  graduate attributes and enhance  employability  7.5  measure the effectiveness of  counselling and aim for 70% of  students having clinically and  reliably changed and aim for  75% of students finding  counselling beneficial to their  academic functioning  7.6  reviewing and developing  Student Support Assistance  provided by the Disability Office  ­ by the end of 2010


SASG Strategic Plan 2009–2012 

Strategic Theme : Advancing internationalisation Our strategies include: · supporting Edinburgh Global, the  University’s Internationalisation  Strategy, including through  sustainable and transparent funding  mechanisms and supporting the 12  Phase II Projects of Edinburgh Global · identifying the needs of each  international cohort of students and  ensuring that our services meet these  requirements  UoE Targets  8.1  increase our headcount of non­  EU international students by a  minimum of 1,000  8.2  increase the proportion of our  students attending another  international institution by 50%  SASG Targets  8.1  maintain and build on our  international news presence;  monitor the level of coverage we  receive in key target global  regions; and undertake market  research to evaluate the success  of the internationalisation  strategy  8.2  enter into five new international  partnerships by 2012  8.3  increase participation of  international students in career  learning activities, from a  baseline of 2008/09  8.4  increase the number of work  vacancies available for  international students, from a  baseline of 2008/09

We aim to ensure that all of our activities are set in an international context.

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SASG Strategic Plan 2009–2012

Strategic Theme : Engaging with our wider community Our strategies include: · working closely with EUSA to  disseminate the Community strategy  to the wider Edinburgh community,  ensuring that it has community  support and that it is regularly  evaluated and updated · enhancing the University’s capacity in  marketing, including in particular the  provision of marketing support to  Schools, Colleges and relevant  support services · making professional contributions at  national and international levels where  appropriate, to the reputational benefit  of the University and contributing to  the advancement of higher education  in Scotland, the UK and beyond 

Part of our commitment to the community is responsible engagement with schools and colleges.

SASG Target  9.1  increase the range and number  of employers active on campus,  from a baseline of 2008/09

We seek to play a full and active roll in Edinburgh, Scotland and beyond.


SASG Strategic Plan 2009–2012 

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Strategic Theme : Promoting equality, diversity, sustainability and social responsibility Our strategies include: · contributing to the effort to incorporate  equality and diversity perspectives  into all our activities and to prevent  discrimination by continuing to  enhance reporting and analysis of  equality and diversity · contributing to increasing the  proportion of��students from under­  represented groups admitted through  analysis and reporting on the  University’s performance in widening  participation indicators · contribute to the development of  policy and practice on widening  participation at local and national level · supporting and engaging with  University initiatives such as the  development of an overarching Dignity  and Respect Policy, and with practical  steps such as impact assessment of  activities · assist in the development of a  Sustainability and Social  Responsibility strategy working  closely with the Vice Principal  Research Training and Community  Relations and Estates and Buildings · working with Human Resources to  support disabled staff, to encourage  staff disclosure of disability and to  ensure that the University's  recruitment is fully accessible and  inclusive; and promoting the disability  and equality agenda

We are committed to widening participation, increasing diversity and providing equality of opportunity.

UoE Target  10.1  converge on our participation  benchmarks for under­  represented groups  SASG Targets  10.1  complete Registry’s Impact  Assessment for its activities by  the end of 2009/10  10.2  improve access to professional  degree programmes such as  Law and Medicine by under­  represented groups, from a  baseline of 2008/09  10.3  increase the progression of  students using Disability Office  services, year on year


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SASG Strategic Plan 2009–2012

Strategic Theme : Building strategic partnerships and collaborations Our strategies include: · building strategic international  partnerships in a focused number of  countries or regions · conducting a review of the  collaborative programmes repository  to ensure it is accurate and fit for  purpose · continuing to support partnership work  including the collaboration with ECA,  research pooling initiatives and joint  submissions to REF · promoting the University's Marketing  Forum, building relationships with  other communications professionals  working within the University and  playing a key role in DEMA ­  Destination Edinburgh Marketing  Alliance 

We are seeking to bolster our successful external collaborations in areas such as careers and student recruitment.

UoE Target  11.1  establish at least five new  international partnerships for  the award of joint PhDs  SASG Targets  11.1  expand the international  benchmarking collaboration  initiated with Melbourne  University to include further  international partner  institutions

Our success depends on the establishment of strategic alliances and collaborations at home and worldwide.


SASG Strategic Plan 2009–2012 

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Strategic Theme : Stimulating alumni relations and philanthropic giving Our strategies include: · increasing our capacity to secure  funding from philanthropic and similar  sources, led by The Vice­Principal  ﴾Development﴿, supported by the  Director of Development · promoting the University to visitors of  all kinds via hospitality and high profile  events · improving event quality and reach and  communication with benefactors 

Our alumni have always been disposed towards ‘giving something back’, not least in supporting new generations of students.

UoE Targets  12.1  meet or exceed the £350  million fundraising target of the  Edinburgh Campaign  12.2  raise £35 million through  fundraising for scholarships as  part of the Edinburgh  Campaign  12.3  deliver a threefold increase in  the participation rate of alumni  who give to the University  SASG Targets  12.1  deliver the above University  targets within the timeframe of  the Edinburgh Campaign,  scheduled to conclude in 2011  12.2  plan and implement new  fundraising and alumni  relations targets for the  University's post­Campaign  period

We continue to enhance relationships with our 130,000 alumni worldwide.


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Requests for additional information should be addressed to: The University of Edinburgh Student and Academic Services Group Business Unit Old College South Bridge Edinburgh EH8 9YL Telephone : 0131 650 2144 Email : University.Secretary@ed.ac.uk

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SASG Strategic Plan 2009-12