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Tema1: Validaci贸n de datos

Excel avanzado y macros Patricia Acosta V. Juan Carlos Trujillo


Capacitación en Modalidad Virtual Excel avanzado y macros, Validación de datos Juan Carlos Trujillo Patricia Acosta V.

Levantamiento de texto: Juan Carlos Trujillo Diseño de la cubierta: José Luís García Santillán Diagramación: Juan Carlos Trujillo Responsables de la edición: Juan Carlos Trujillo y Mariela Oviedo

Registro de derecho autoral: en trámite ISBN de este volumen: en trámite Depósito Legal: en trámite

Publicado en http://cursos.cec-epn.edu.ec/aulavirtual/ desde febrero 2007

CENTRO DE EDUCACIÓN CONTINUA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CONSULTORÍA Quito -Ecuador


CEC-EPN

La facturaci´ on en CEC-Multiservicios Introducci´ on c es una aplicaci´on de Microsoft Office usada para la creaci´on de hojas de c´alculo que en esta Excel 2003° versi´on cuenta con mayor funcionalidad que en las anteriores. El conocimiento de Excel permite optimizar el tiempo que se invierte en el desarrollo de actividades rutinarias en diferentes campos como: las finanzas, el mercadeo, las ventas, la industria, la contabilidad, la banca, etc. El objetivo de este material es que adquieras conocimientos para que puedas ofrecer soluciones que se caractericen por un alto grado de autonom´ıa. Entre las herramientas que ofrece Excel para dotar a una hoja de c´alculo con estas caracter´ısticas, est´an: la Validaci´on de datos y las funciones. ´ El m´etodo que utiliza este material es el de proponer un problema o proyecto al inicio. Este ser´a resuelto a lo largo del curso, introduciendo los conceptos necesarios y mostrando su aplicaci´on para llegar a la soluci´on. El primer tema que se va a estudiar es la Validaci´on de datos. Esta herramienta aportar´a una primera soluci´on al problema planteado, permitiendo que Excel supervise el ingreso de informaci´on en una hoja de c´alculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. El segundo tema presenta Funciones. Esta es la base de la automatizaci´on de cualquier proceso. Una segunda soluci´on, la que tendr´a ya un alto grado de autonom´ıa, ser´a desarrollada utilizando, principalmente, funciones matem´aticas, de informaci´on y de b´ usqueda y referencia. A continuaci´on, encontrar´as el planteamiento del problema.

El problema La empresa CEC Multiservicios, creada recientemente, ofrece capacitaci´on, asesor´ıa, venta de equipos y suministros y pr´estamos de consumo. Por ahora, la facturaci´on es un proceso manual en el que el vendedor debe llenar a mano todos los datos de la factura: el RUC y los datos del cliente, los c´odigos de los productos, los nombres de los productos, los precios (los que debe consultar en su “lista de precios”) y los valores unitarios; luego debe calcular los subtotales, el importe por concepto del IVA, el descuento y el valor neto de la factura. Hasta que la empresa pueda adquirir el software para administrar la contabilidad, la gerencia te ha encargado la tarea de automatizar la elaboraci´on de la factura al menor costo posible. Como toda factura, la de CEC Multiservicios debe contener: 1. Informaci´on sobre el cliente, la que incluye la forma de pago, pues eso caracteriza la relaci´on del cliente con la empresa: (a) Cliente: el nombre del cliente al que se le venden los productos y/o servicios. (b) RUC1 : c´odigo que identifica a un cliente en el sistema de pago de impuestos. (c) Direcci´on: la direcci´on del cliente. (d) Fecha: la fecha de facturaci´on. ´ (e) Forma de pago: o ”CONTADO” o ”CREDITO”, que son las dos formas en que la empresa CEC Multiservicios permite que sus clientes paguen. (f) Tel´efono: el n´ umero de tel´efono del cliente. Esta informaci´on se la ubica en el encabezado de la factura. En esta zona de la factura tambi´en se incluye la fecha de facturaci´on. 1 En

el Ecuador, para efectos de la declaraci´ on de impuestos, todo cliente es identificado por el estado mediante un c´ odigo ´ denominado Registro Unico de Contribuyentes (RUC).

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2. El detalle de los productos y/o servicios vendidos; es decir, por cada producto y/o servicio vendido, la siguiente informaci´on: (a) El Item: el c´odigo del producto. (b) Descripci´on: el nombre del producto como consta en el inventario. (c) Cantidad: el n´ umero de unidades que se venden. (d) Valor unitario: el valor de cada unidad. (e) Valor total: el valor total por la cantidad de unidades vendidas. Esta informaci´on ocupa el centro de la factura. 3. Los valores parciales correspondientes al precio de los productos vendidos, al IVA y a los descuentos; es decir, la siguiente informaci´on: (a) Subtotal: la suma de los valores totales. (b) Descuento: valor que es un porcentaje del subtotal y que, seg´ un el tipo de cliente, la empresa le aplica un descuento. (c) IVA2 : porcentaje del subtotal, dado por las reglas tributarias del gobierno, que se a˜ nade al valor total a pagar por el cliente. (d) Total: el valor total a pagar por el cliente, que es la suma del subtotal y el IVA, menos el descuento. Esta informaci´on ocupa el pie de la factura, en el lado derecho. 4. Los par´ametros generales, como la categor´ıa a la que pertenece el cliente, el porcentaje vigente del IVA y el porcentaje de descuento; es decir, la siguiente informaci´on: (a) Categor´ıa: si el cliente es mayorista o minorista. (b) Exento del IVA: se especifica si el cliente debe pagar o no IVA. (c) % IVA: el porcentaje vigente del IVA. (d) % Descuento: el porcentaje de descuento que se calcula sobre la base de la pol´ıtica establecida por la empresa.

Pol´ıtica de descuento de CEC Multiservicios Para el c´alculo del descuento, la empresa aplica la siguiente pol´ıtica: 1. Los clientes se dividen en dos categor´ıas: mayoristas y minoristas. 2. Si un cliente mayorista paga al contado, se le aplica un descuento del 20%. 3. Si un cliente mayorista paga a cr´edito, se le aplica un descuento del 15%. 4. Si un cliente minorista paga al contado, se le aplica un descuento del 10%. 5. Si un cliente minorista paga a cr´edito, no recibe descuento alguno. A continuaci´on puedes ver una factura de CEC Multiservicios: 2 En

el Ecuador, IVA significa “Impuesto al valor agregado”.

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En este curso vas a aprender c´omo crear una soluci´on a este problema utilizando la validaci´on de datos, las funciones, y las macros de Excel.

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Esta hoja estรก en blanco intencionalmente


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Tema 1 Validación de datos Objetivos 1. Presentar una primera solución al problema de la facturación de la empresa CEC Multiservicios utilizando la herramienta de Excel Validación de datos. 2. Utilizar la Validación de datos para que:

a. Un usuario elija datos de una lista desplegable en lugar de digitarlos directamente en una celda. b. Excel alerte a un usuario cuando éste digita un dato no permitido en una celda. c. En un conjunto de datos, Excel localice aquellos que están fuera de un rango previamente establecido y los resalte.

Contenidos VALIDACIÓN DE DATOS ....................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 5 CONTENIDOS......................................................................................................................................... 5 1 2 2.1 3 3.1 4 4.1 4.2 4.3 4.4 5 6 7 8 9

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 6 DISEÑO GENERAL DE LA SOLUCIÓN ................................................................................................. 6 Diseño de la factura............................................................................................................................. 6 VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL: UNA PRIMERA APROXIMACIÓN A LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA ..... 9 Tipo de validación: lista .................................................................................................................... 13 OTROS TIPOS DE VALIDACIÓN ....................................................................................................... 14 Resaltar celdas con valores no válidos .............................................................................................. 14 Ocultar los círculos de validación ..................................................................................................... 16 Quitar la validación de datos............................................................................................................. 16 Estilos de error .................................................................................................................................. 16 EPÍLOGO...................................................................................................................................... 18 RESUMEN .................................................................................................................................... 18 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 19 ENLACES A LECTURAS ADICIONALES ............................................................................................. 20 GLOSARIO ................................................................................................................................... 20

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1 Introducción La creación de la solución al problema planteado en el tema anterior consistirá en desarrollar una secuencia de soluciones parciales, siendo cada una de éstas una mejora de la anterior, hasta que la última de ellas sea la solución definitiva al problema. Para el desarrollo de cada una de estas soluciones parciales, deberás conocer la Validación de datos, las Funciones y las Macros, herramientas de Excel, útiles para la automatización de tareas como las que se realizan en el proceso de facturación de la empresa CEC Multiservicios. En particular, en este primer tema vas a aprender la primera herramienta: Validación de datos.

2 Diseño general de la solución La solución consiste en crear tres libros: uno contiene la interfaz de la aplicación, es decir, contiene la factura como tal; en este libro, que consta de una sola hoja, está la factura que va a ser llenada por el vendedor y los botones que le permitirán administrar la información necesaria para la creación de una factura, como, por ejemplo: datos del inventario: los códigos de los productos y/o servicios que la empresa ofrece, sus nombres y el número de unidades disponibles de cada uno; datos de los clientes: número de RUC, nombres completos, teléfono. Este primer libro se denominará “Factura.xls” y su única hoja se denomina “Facturación”. La información sobre el inventario estará registrada en un segundo libro de nombre “Inventario.xls” y tendrá una sola hoja de nombre “Productos”. Finalmente, el tercer libro, de nombre “Clientes.xls”, contendrá la hoja “Clientes” con los datos de los clientes de la empresa. A medida que se vaya desarrollando la solución, irás conociendo la estructura de cada uno de los libros mencionados. Ahora te vas a dedicar a diseñar la primera versión del libro “Factura”. Más precisamente, vas a diseñar la interfaz de la factura.

2.1 Diseño de la factura Crea en la unidad “C” un directorio de nombre “Excel avanzado”. Inicia MS Excel y abre un archivo nuevo; guárdalo con el nombre “Factura.xls”. Cambia el nombre de la primera hoja a “Facturación”. En una primera versión, esta hoja se deberá ver así:

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Figura 1: Formulario de la factura Para obtener este diseño, realiza lo siguiente: 1. Encierra con bordes exteriores en negrita (

)B4:H27, C7:G9, C12:G22 y F23:G26.

2. Combina las celdas del rango C5:G5. El formato para estas celdas combinadas es el siguiente: Fuente

Arial

Tamaño

20

Negrita

si

Color de

Color de

relleno

fuente

Azul

Blanca

Contenido

CEC Multiservicios

Tabla 1: Formato de celdas

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3. La fuente y el tamaño para las celdas restantes es “Arial” , negrita y de tamaño 10; el contenido de estas celdas se detalla en la siguiente tabla: Celda

Formato

Contenido

Comentario

C7

General

Cliente

Etiqueta

C8

General

RUC:

Etiqueta

C9

General

Dirección:

Etiqueta

F7

General

Fecha:

Etiqueta

F8

General

Forma de pago:

Etiqueta

F9

General

Teléfono:

Etiqueta

C12

General

Item

Etiqueta

D12

General

Descripción

Etiqueta

E12

General

Cantidad

Etiqueta

F12

General

Valor Unitario

Etiqueta

G12

General

Valor Total

Etiqueta

F23

General

Subtotal

Etiqueta

F24

General

Descuento

Etiqueta

F25

General

Impuesto IVA

Etiqueta

F26

General

TOTAL

Etiqueta

D23

General

CATEGORÍA

Etiqueta

D24

General

EXENTO DE IVA

Etiqueta

D25

General

% IVA

Etiqueta

D26

General

% DESCUENTO

Etiqueta

D7

Texto

D8

Texto

D9

Texto

G7

Personalizada: dd-mmm-aa

G8

Texto

G9

Texto

E23

Texto

E24

Texto

E25

Porcentaje

E26

Porcentaje

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Se despliega el nombre del cliente. Se digita el RUC del cliente. Se despliega la dirección del cliente. Se digita la fecha, que desplegará en el formato de día, mes y año. Celda en la que puedes seleccionar la forma de pago. Se despliega el teléfono del cliente. Celda en la que puedes seleccionar la categoría del cliente. Celda en la que puedes seleccionar si el cliente es o no exento del IVA. Celda en la que puedes ingresar el porcentaje del IVA a aplicar. Celda en la que puedes 8

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E13:E22

Número sin decimales

F13:F22

C13:C22

Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Texto

D13:D22

Texto

G23

Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales. Moneda con dos posiciones decimales.

G13:G22

G24 G25 G26

ingresar el porcentaje de descuento. Celdas en las que se ingresa la cantidad Celdas en las que se visualiza el valor unitario Celdas en las que se calcula el valor total Celdas en las que se ingresa los items. Celdas en las que se visualiza la descripción del item. Celda en la que se calcula el subtotal de la factura En la que se calcula el descuento En la que se calcula el impuesto al IVA. En la que se calcula el total de la factura.

Tabla 2: Formato de celdas del contenido de la factura

3 Validación de datos en Excel: una primera aproximación a la solución del problema Esta solución dista mucho de la que te han solicitado. Más aún, es exactamente igual a una factura en papel. Herramientas de Excel como la Validación de datos, las Funciones y las Macros te posibilitarán la creación de un aplicativo que te permita facturar automáticamente. En esta unidad, vas a desarrollar una primera solución a tu problema, utilizando la Validación de datos. Para que te hagas una primera idea de esta herramienta, estudia el siguiente ejemplo. Al llenar la factura, el vendedor deberá escribir el número de RUC del cliente; este código contiene exactamente 13 dígitos. El vendedor podría equivocarse de diferentes maneras al escribir este número; por ejemplo, podría omitir el último dígito. Tal como está tu solución en este momento, si el vendedor no se da cuenta de ese error, podría terminar de realizar la factura e imprimirla con el mismo. Sin embargo, mediante la Validación de datos, Excel te alerta del error inmediatamente después de que lo has cometido, e incluso te ofrece información sobre el tipo de error. Para lograr esto, procede de la siguiente manera: 1. Selecciona la celda D8 (que es la que corresponde al RUC). 2. Elige Datos > Validación… Se despliega el siguiente cuadro diálogo:

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Figura 2: Validación de datos 3. Selecciona la pestaña “Configuración”. En la lista desplegable “Permitir”, elige Longitud del texto; en la lista desplegable “Datos”, selecciona igual a; y en la caja de texto “Longitud” escribe el número 13 (el número de dígitos del RUC).

Figura 3: Configuración de criterio de validación Para seguir con el proceso, haz clic en la pestaña “Mensaje entrante”. Verifica que la casilla de verificación “Mostrar mensaje al seleccionar la celda” esté seleccionada. En el cuadro de texto “Título” digita “Formato del RUC” y en el cuadro de texto “Mensaje de entrada”, “Ingrese un número de RUC válido (13 dígitos)”.

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Figura 4: Mensaje entrante 4. Selecciona la pestaña “Mensaje de error”. Verifica que la casilla de verificación “Mostrar mensaje si se introducen datos no válidos” esté seleccionada. En el cuadro de texto: “Título” escribe “Error: RUC no válido”; en el cuadro de texto “Mensaje de error” digita: “El RUC debe contener 13 dígitos; escriba un número de RUC válido.

Figura 5: Mensaje de error 5. Haz clic en el botón “Aceptar”. Ahora vas a probar cómo funciona lo que acabas de hacer.

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1. Haz clic en la celda C8 que corresponde al RUC. Observa que inmediatamente después del clic se despliega un cuadro de texto con el “Título” y el “Mensaje de entrada” que indicaste en la pestaña “Mensaje entrante”:

“Mensaje entrante”

Figura 6: Mensaje entrante De esta manera Excel te ofrece información sobre las características del número que debes ingresar en esta celda. 2. Ahora digita un número cualquiera pero que tenga menos de 13 dígitos. Por ejemplo, el número “123” y presiona la tecla “Entrar”. Excel emite inmediatamente un cuadro de diálogo en el que te indica el error que acabas de cometer:

“Título” “Mensaje de error”

Figura 7: Mensaje de error emitido Observa que el título y el mensaje de de este cuadro de diálogo se corresponden con el “Título” y el “Mensaje de error” que especificaste en la pestaña “Mensaje de Error”. Si haces clic en el botón “Reintentar”, Excel selecciona la celda D8 en espera de que corrijas el error ingresando un número de RUC válido. Si haces clic en “Cancelar”, el cuadro de diálogo se cierra.

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Hacer que sea la aplicación quien esté alerta sobre lo qué se digita en una celda y, en caso de que se digite un “dato no válido”, se emita de manera automática una alarma que informe el error y el formato del “dato válido”, es lo que Excel denomina Validación de datos. Mediante esta herramienta, se pueden validar no solo celdas individuales, sino también rangos de celdas para, entre otras características, restringir la entrada de datos a un tipo concreto como, por ejemplo, números enteros, decimales, texto, listas; también permite que se establezcan límites para las entradas definidas como válidas. Las validaciones se clasifican según el tipo de dato que permitan en una celda. La validación que utilizaste en el ejemplo anterior se denomina “Longitud de texto” y, como ya te has dado cuenta, permite controlar el número de caracteres que debe tener el contenido de una celda o rango. Más adelante encontrarás detalles adicionales sobre este tipo de validación. A continuación vas a conocer el tipo de validación denominado “lista”. Para ello vas a validar la celda F8 de la factura que corresponde a la forma de pago. Esta es tu segunda mejora al aplicativo.

3.1 Tipo de validación: lista Recuerda que los clientes de CEC Multiservicios pueden efectuar su pago en dos formas: a crédito o a contado. En lugar de que el vendedor digite una de las dos palabras cuando está elaborando la factura, Excel le ofrecerá una lista con esas dos palabras de donde puede elegir una de ellas. Para lograrlo, vas a utilizar el tipo de validación “lista” mediante el siguiente procedimiento: 1. Especificación de la lista: en las celdas I8 e I9 digita los textos “CONTADO” y “CRÉDITO”, respectivamente. Estas dos palabras conforman la lista de la cual el vendedor elegirá el tipo de pago. 2. Configuración: selecciona la celda G8 (la que corresponde a la forma de pago). Ahora elije Datos > Validación… En la pestaña “Configuración”, selecciona “Lista” en la lista desplegable “Permitir”:

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Cuadro para seleccionar la lista, que en este caso está en el rango I8:I9

Figura 8: Validación de datos opción Configuración. Observa que aparece el cuadro de selección “Origen”. A través de éste, vas a indicar a Excel en dónde se encuentra la lista que debe desplegarse. Por eso este cuadro se llama “Origen”. En tu caso, la lista se encuentra en el rango I8:I9. Selecciónalo. Finalmente, haz clic en el botón “Aceptar”.

4 Otros tipos de validación 4.1 Resaltar celdas con valores no válidos Imagina que tu empresa realiza ventas en varias ciudades de América Latina. Los valores de estas ventas en varios años se encuentran especificados en la siguiente tabla:

Figura 9: Ventas por ciudad En el informe que te encuentras preparando para la gerencia, quisieras incluir esta tabla, pero que todas las celdas con ventas fuera del rango de 20 000 a 30 000 dólares estén

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resaltadas. La Validación de datos de Excel provee una solución sencilla. Procede de la siguiente manera: 1. Selecciona las celdas del rango [poner rango] y haz clic en Datos>Validación… 2. Selecciona la pestaña “Configuración”. En la lista desplegable “Permitir”, elige “Decimal” (has elegido este tipo porque los datos son números decimales). 3. En el cuadro “Datos”, selecciona “entre”. Se despliegan dos cuadros de texto: “Mínimo” y “Máximo”. Estos son los extremos del intervalo de datos válidos. En este caso, como quieres que las ventas no seleccionadas sean las que están fuera del rango [20 000, 30 000], el intervalo de valores válidos es, precisamente, [20 000, 30 000]. Por ello, digita “20 000” y “30 000” en los cuadros “Mínimo” y “Máximo”, respectivamente:

Figura 10: Tipo de validación “Decimal” Ya estás listo para que Excel remarque aquellas celdas que contienen datos fuera del intervalo de datos válidos [20 000, 30 000]. Para esto, procede de la siguiente manera: 1. Elige Ver>Barra de herramientas>Auditoría de fórmulas. Se visualiza la siguiente barra de herramientas:

Figura 11: Barra de Auditoría de fórmulas

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Haz clic en el botón “Rodear con un círculo datos no válidos” así:

4.2

. La tabla de tu informe se verá

Ocultar los círculos de validación

Si quieres ocultar los círculos, vuelve a hacer clic en el botón “Borrar círculos de validación” de la barra de herramientas “Auditoría de fórmulas”. Tipo: personalizada

4.3 Quitar la validación de datos Para eliminar la validación de datos de una celda o un rango de celdas, procede como sigue: 1. Selecciona el rango de celdas de las cuales quieres quitar la validación de datos.

2. Elige Datos>Validación… 3. Haz clic en el botón “Borrar todos” de la pestaña “Configuración“. 4.4 Estilos de error Cuando se configura una celda o un rango de celdas para que validen los datos que se deben ingresar, las acciones que, por defecto, Excel ejecuta son las siguientes: 1. Cuando el usuario selecciona la celda, se emite el “Mensaje entrante”, 2. Si el usuario digita un dato no válido en la celda, se muestra un cuadro de diálogo con el “Mensaje de error” y con dos botones: “Reintentar” y “Cancelar”. Independientemente de cual botón se seleccione, Excel no dejará realizar ninguna acción sino se corrige el error, es decir, si no se escribe un dato válido en dicha celda o, simplemente, se deja en blanco.

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Sin embargo, esta rigidez con que Excel trata los datos no válidos puede ser relajada un poco, si, en la configuración del “Mensaje de error”, se modifica el “Estilo”. Hay tres tipos:

1. Límite: este es el estilo por defecto. Como ya lo has observado, cuando se digita un dato no válido en una celda, se despliega el cuadro de diálogo con los botones “Reintentar” y “Cancelar”:

Figura 12: Estilo “Límite” del “Mensaje de error” 2. Advertencia: cuando se digita un dato no válido en una celda, el cuadro de diálogo del “Mensaje de error” es el siguiente:

Figura 13: Estilo “Advertencia” del “Mensaje de error”

En este caso, hay tres botones. Si se selecciona “Sí”, Excel permitirá el dato no válido; la selección de los otros dos botones produce los mismos resultados que el estilo “Límite”. Con esta configuración, Excel suaviza la restricción de no ingresar datos no válidos, dejando en el usuario la libertad de permitirlo o no. 3. Información: cuando se digita un dato no válido en una celda, el cuadro de diálogo del “Mensaje de error” es el siguiente:

Figura 14: Estilo “Información” del “Mensaje de error”

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Solo hay dos botones. Al elegir “Aceptar”, Excel permite el dato no válido. La elección del otro botón, exige corregir el error. Esta tercera opción suaviza aún más las restricciones impuestas por la validación de datos: se limita a informar del error mas no a exigir su corrección.

5 Epílogo

En este tema has desarrollado una primera solución del problema de automatizar la elaboración de una factura de la empresa CEC Multiservicios utilizando la Validación de datos de Excel. Como ya te habrás dado cuenta, esta herramienta puede ser aplicada en diversas situaciones. En el siguiente tema vas a mejorar la solución a tu problema utilizando las funciones de Excel. Verás que ésta es una herramienta poderosa y que le dará gran funcionalidad a tu aplicación.

6 Resumen La Validación de datos es una herramienta que permite que Excel controle que el usuario digite datos válidos en una celda, mediante la emisión de mensajes de error.

Para

Haga

Validar una

1. Selecciona la celda o el rango.

celda o un rango

2. Elige Datos > Validación. 3. Selecciona

la

pestaña

“Configuración”.

En

el

cuadro

combinado “Permitir”, elige el tipo de validación que deseas realizar. 4. Ingresa la información necesaria de acuerdo con el tipo de validación que seleccionaste. 5. Haz clic en “Aceptar”.

Configurar el

1. Selecciona la celda o el rango validado.

“Mensaje

2. Elige Datos > Validación.

entrante”

3. Selecciona la pestaña “Mensaje entrante”. 4. Verifica que la casilla “Mostrar mensaje al seleccionar la celda” esté seleccionada.

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5. En el cuadro de texto “Título” digita un título relacionado con la validación que deseas realizar. 6. En el cuadro de texto “Mensaje de entrada”, digita un mensaje adecuado para que el usuario pueda ingresar el tipo de datos requerido.

1. Selecciona la celda o el rango validado. Configurar el

2. Elige Datos > Validación.

“Mensaje de

3. Selecciona la pestaña “Mensaje de error”.

error”

4. Verifica que la casilla “Mostrar mensaje si se introducen datos no válidos” esté seleccionada. 5. En el cuadro de texto: “Título” escribe un título relacionado con la validación que deseas realizar. 6. En el cuadro de texto “Mensaje de error” digita un mensaje adecuado para que el usuario conozca el tipo de error cometido.

7 Bibliografía 1. Ayuda de Microsoft Excel 2003. 2.

Estudio Rojas-Benarroch. Excel 2003. 8441516707.

Ed. Anaya Multimedia, 2004. ISBN:

3. Rodríguez, Fernando Microsoft Excel 2003: nociones para el nivel básico, intermedio y avanzado, Ideaspropias Editorial,1ª edición, 2005. ISBN: 8493460702. 4. Frye, Curtis. Excel. Ed. Anaya Multimedia, 1ª edición, 2006. ISBN: 8441519757.

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8 Enlaces a lecturas adicionales Validar datos Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la Validación de datos en Excel.

Información general y ejemplos de validación de datos En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en Excel. Crear una lista desplegable de un rango de celdas Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel que presenta ejemplos e información más detallada que incluye las diferentes versiones de Excel desde el 2000 hasta el 2007.

9 Glosario Aplicación:

“cada uno de los programas que, una vez ejecutados, permiten trabajar con el computador. Son aplicaciones los procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos, programas de dibujo, paquetes estadísticos, etc.”1

Configurar:

adaptar una aplicación de software o un elemento hardware al resto de los elementos del entorno y a las necesidades específicas del usuario.

Datos:

los datos son hechos y cifras tales como órdenes y pagos y que se procesan para obtener información; por ejemplo, el saldo deudor y el monto disponible. Sin embargo, en el uso común, los términos datos e información se toman como sinónimos2.

Herramienta:

es una componente de Excel (o de cualquier aplicación) que permite realizar una tarea específica.

Lista desplegable o cuadro combinado3:

es un control de Visual Basic para Aplicaciones que despliega una lista de datos cuando se hace clic sobre él, lo que permite que el usuario pueda seleccionar uno de los datos de esa lista.

1

Tomado del Diccionario Informático” del sitio www.lawebdelprogramador.com.

2

Ibid.

3

“Cuadro combinado o Lista Deplegable ” es la traducción al español de la palabra en inglés “comboBox”.

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Lista:

enumeración, generalmente en forma de columna, de personas, cosas, cantidades, etc., que se hace con un determinado propósito.

Macro:

es un grupo de comandos de una aplicación, organizados según un determinado juego de instrucciones y cuya ejecución puede ser pedida de una sola vez, para realizar la función que se desea4.

Mensaje de error:

mensaje que Excel despliega cuando un usuario ha digitado un dato en una celda que ha sido validada para permitir datos con formato diferente al dato ingresado.

Mensaje entrante:

mensaje que Excel despliega y en el que indica el tipo de dato que un usuario debe escribir en una celda, cuando el usuario ha seleccionado dicha celda y ésta ha sido configurada para validar los datos.

Validación:

es el proceso de comprobar la adecuación de los datos a un conjunto de reglas establecidas previamente.

4

Tomado del Diccionario Informático del sitio www.lawebdelprogramador.com.

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