ILIE SIMION Lipsă de predictibilitate La multiplele întâlniri la care am participat cu actualii responsabili de soarta fondurilor europene am cerut cu insistență să se comunice un calendar estimativ pentru procesul de evaluare-selecție-contractare. Aceasta este o practică banală în Europa care ajută potențialii beneficiari să facă niște minime previziuni. Să luăm un exemplu concret pentru a fi mai explicit: atunci când vrei să aplici cu un proiect al cărui grup țintă este format din elevi sau studenți, iar durata maximă a proiectului nu poate depăși 18 luni, este esențial să anticipezi dacă proiectul are vreo șansă să înceapă odată cu anul școlar sau dacă dimpotrivă primele 3 luni din proiect se vor suprapune cu lunile de vacanță. La întâlnirile anterioare lansării call-urilor s-a opinat că ar fi imposibil de făcut un astfel de calendar deoarece nu se poate anticipa numărul de aplicații depuse. Acesta este un răspuns inacceptabil din punctul nostru de vedere, deoarece considerăm că o minimă prognoză trebuie să existe. Nu mai avem nici măcar scuza lipsei de experiență. Au trecut 6 ani din actualul exercițiu financiar, avem date istorice referitoare la call-urile anterioare, etc! După închiderea call-urilor însă, s-a cunoscut cu exactitate numărul de aplicații depuse, dar tot nu a fost făcut public un calendar! Fie și pentru a scuti personalul call-center-ului de mii de telefoane penibile și tot cred că se merită să publici un astfel de calendar. Nu mai vorbim de comunicare, transparență, predictibilitate… Problemă de management a timpului Noi credem că problema întocmirii unui calendar este rezolvabilă, cu condiția să existe în eșalonul 2 o serie de tehnicieni care să poată pune în practică o
37 Revista Română de Managementul Proiectelor
serie de reguli minimale de management al timpului, iar în eșalonul întâi să existe politicienii care săși reafirme voința declarată, aprobând un astfel de calendar și punând la dispoziție resursele necesare. O combinație destul de simpla de estimare prin analogie și estimare parametrică ar fi soluția problemei aparent insolvabile, dar mai întâi să furnizăm datele acesteia: Ce știm? Pe baza informațiilor istorice și a regulilor existente cunoaștem/putem afla următoarele date: • Se vor depune între 4000 și 6000 de proiecte. • Aproximativ jumătate din acestea vor fi depuse la call-urile ce se vor închide la finalul lunii iunie (Lotul 1) și cealaltă jumătate la call-urile ce se vor închide la finalul lunii august. (Lotul 2) • Proiectele vor fi evaluate faza A și faza B. • Proiectele care nu trec de faza A (aprox 25%) nu vor fi evaluate în faza B. • Rezultatele evaluării vor fi făcute publice doar după încheierea celor două faze de evaluare • Fiecare proiect trebuie evaluat de 2 evaluatori independenți atât în faza A, cât și în faza B • Un evaluator Faza A nu poate evalua în Faza B, dar un evaluator calificat să evalueze în Faza B, poate evalua și proiecte în Faza A • Un evaluator poate evalua în medie 2 proiecte pe zi pentru faza A și 1 proiect pe zi pentru faza B. • Pentru a asigura o evaluare corectă și unitară, un eșantion aleatoriu format din 20% din proiectele evaluate vor fi auditate de experți independenți pe care îi pune la dispoziție autoritatea contractantă • Așteptările stakeholderilor proiectului sunt ca tot procesul să se finalizeze până la finalul lunii octombrie (această dată a fost comunicată în repetate rânduri de Ministrul Fondurilor Europene) • Evaluarea proiectelor este o activitate subcontractată pentru care se va face achiziție în cadrul