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Istruzioni per il salvataggio e la conversione dei file del registro personale del docente NOTA BENE Il programma Axios permette di estrarre i file delle singole materie di ogni quadrimestre, perciò ogni docente dovrà salvare tanti file quanti sono le sue materie, naturalmente per ogni classe, di ogni quadrimestre. I file vengono esportati tutti con lo stesso nome, contrassegnato dal codice individuale. Porre attenzione a non fare confusioni. Durante le fasi di salvataggio utilizzare computer e/o profili non accessibili ad estranei, cancellare il prima possibile i file dalla cartella “Download” e svuotare il cestino (naturalmente un esperto li può recuperare!). Fasi della procedura 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Creare le cartelle per il salvataggio (1 sola volta – referente) Esportare i file del registro di ogni docente (ogni docente) Convertire i file in pdf (ogni docente) Salvare i file nella cartella adeguata (ogni docente) Cancellare i file di lavoro (ogni docente) Masterizzare tutti registri del plesso(1 sola volta – referente)

1 – Creare le cartelle Un docente referente, sul computer/profilo non accessibile ad alunni ecc., deve creare una struttura di cartelle con classi, sezioni e quadrimestri in una posizione facilmente individuabile (documenti, desktop)

2 – Esportare i file del registro di ogni docente Ogni docente deve accedere al registro on-line con le proprie credenziali, selezionare scuola, quadrimestre e materia. Si consiglia di procedere con ordine e completare in un’unica sessione l’esportazione dei file di ogni quadrimestre Attenzione: in caso di disconnessione, voluta o non, il programma attualmente dà l’accesso ai registri del 2° quadrimestre. Tenerne conto nel caso si stia operando sul 1° quadrimestre. Le immagini seguenti si riferiscono al browser Chrome, ma la procedura è identica per tutti gli altri.

Isa Sozzi

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settembre 2013


a) Selezionare scuola, quadrimestre e materia/classe, nell’ordine

b) Nella pagina iniziale della materia, selezionare nella colonna REGISTRO DEL DOCENTE COMPLETO

c) Per esportare cliccare sull’icona con la stampante e attendere che il server invii il file

Dopo qualche momento nella parte bassa della finestra viene visualizzato il file scaricato. Tutti i file dello stesso docente hanno nome identico. Il browser li contrassegna in ordine crescente con un numero tra parentesi. Perciò controllare bene per evitare di scaricare due volte lo stesso registro e tralasciarne un altro!

Isa Sozzi

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settembre 2013


3 - Convertire i file in pdf La procedura per convertire i file excel in PDF è leggermente diversa a seconda dei programmi disponibili sul computer in uso.

Procedura per EXCEL 2007 e successivi – non con le versioni starter a) Aprire il file. Sono visibili tre fogli di lavoro. Vanno esportati tutti, mentre di default viene convertito solo quello visualizzato. Nella prima parte del foglio sono ben evidenti la scuola, il quadrimestre ecc.

b) Dal pulsante Office, selezionare SALVA CON NOME e successivamente PDF o XPS. Potrebbe essere necessario installare un componente aggiuntivo per questa operazione (vedere procedura alla fine del documento)

Isa Sozzi

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settembre 2013


c) Selezionare la cartella dove salvare il file e correggere il nome con l’aggiunta della materia

1 2 d) Cliccare sul pulsante OPZIONI e controllare che ci sia il segno di spunta su INTERA CARTELLA DI LAVORO nella sezione elementi da pubblicare. Poi confermare, infine cliccare su PUBBLICA

Isa Sozzi

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settembre 2013


Procedura per OPEN OFFICE Usare OO è più semplice, ma se non fosse il programma predefinito per l’apertura dei fogli di calcolo, preliminarmente procedere così: a) Localizzare il file del registro (normalmente nella cartella Download) b) Click col tasto destro del mouse c) Selezionare APRI CON d) Selezionare OpenOffice CALC

Isa Sozzi

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settembre 2013


e) Una volta aperto il file selezionare FILE, ESPORTA NEL FORMATO PDF. (è presente anche un’icona nella barra degli strumenti, ma non è possibile modificare le impostazioni di esportazione)

f)

Nella finestra seguente controllare che sia selezionato TUTTO come intervallo da esportare, poi selezionare ESPORTA. Questo passaggio potrebbe essere superfluo le volte successive, perché di solito il programma è già preimpostato così, ma è meglio controllare! Infine scegliere la cartella corretta per il salvataggio e impostare il nome file con il riferimento alla materia

Isa Sozzi

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settembre 2013


Installare il componente aggiuntivo per Office Ăˆ possibile salvare un file con estensione PDF o XPS da un programma di Microsoft Office System 2007 e successivi solo dopo avere installato un componente aggiuntivo. 1) 2) 3) 4)

Andare alla pagina http://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=7 Selezionare la lingua e cliccare sul pulsante SCARICA Salvare sul disco rigido il file Fare doppio clic sul file SaveAsPDFandXPS.exe precedentemente salvato per avviare il programma di installazione. 5) Seguire le istruzioni visualizzate per completare l'installazione. Naturalmente esistono altri programmi e modi per trasformare un file di word o excel in PDF, ma questi sono quelli che non richiedono all’utente installazioni e passaggi piÚ complessi.

Isa Sozzi

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settembre 2013

Istruzioni salvataggio registro personale docente  

Passo passo per i docenti che usano il registro online della Axios

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