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Archivo de la informaci贸n en soporte inform谩tico


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Las bases de datos Una base de datos es un sistema formado por una serie de datos, organizados y relacionados entre sí, junto con el programa para su gestión. Las bases de datos

Clases

- Relacionales: estructuran y organizan la información con tablas. - Jerárquicas: enlazan los registros en una estructura en forma de árbol, organizándolos en ficheros, registros y campos. - En red. - Orientadas a objetos.

Estructura

- Tablas: son las estructuras en las que se almacena la información, ordenada en filas y columnas. - Filas o registros: contienen los datos de cada uno de los elementos de la tabla. - Columnas o campos: son las unidades más simples de información y se corresponden con los atributos de cada registro.


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Ventajas e inconvenientes de las bases de datos

Ventajas e inconvenientes de las bases de datos

Ventajas

- Evitan duplicidad de datos y errores en los mismos. - Incrementan la seguridad en la custodia de los datos frente a intentos de acceso y manipulación de usuarios no autorizados. - Permiten realizar consultas de forma rápida y simple. - Los datos pueden ser utilizados por varios usuarios simultáneamente. - Facilitan la realización de copias de seguridad y recuperación de fallos.

Estructura

- Hacen necesario tener conocimientos sobre aplicaciones informáticas de bases de datos. - Requieren el uso de equipos informáticos y programas muy costosos.


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Procedimientos de protección de datos El acceso y gestión de datos conlleva una serie de responsabilidades, sobre todo en el caso de datos confidenciales. Para cumplir esta responsabilidad se deben definir y seguir una serie de procedimientos de protección de datos, que se pueden abordar desde tres perspectivas diferentes.

Perspectiva de seguridad Perspectivas de procedimientos de protección de datos

Perspectiva física

Perspectiva legal


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Perspectiva de seguridad Para prevenir sobre posibles pérdidas de información, hay que definir una política de seguridad y de copia de datos por parte de la empresa. Perspectiva de seguridad

Plan de contingencia

En las grandes empresas, se debe elaborar un plan de contingencia ante posibles catástrofes, identificando los riesgos y nombrando responsables de seguridad.

Copias de seguridad

- Se realizan en soportes externos, como unidades de cinta magnética, CD, DVD, Pendrive, etc. - Las copias se harán con distinta periodicidad, dependiendo del tipo de información, con frecuencia: diaria, semanal mensual y anual. - Se recomienda que los soportes donde se guarda la información, se almacenen fuera de la oficina o del edificio donde se han realizado. - Si las copias no pueden trasladarse, se aconseja que se guarden en un armario o caja ignífugo. - Cada cierto tiempo, debe realizarse una simulación de recuperación de las copias de seguridad para verificar que funcionan correctamente.


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Perspectiva física

Requisitos del lugar de almacenamiento de la información Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar en lugares ignífugos (soportan el fuego y temperaturas muy elevadas). Debe haber equipos de respaldo en distintas ubicaciones físicas, para evitar que haya posibles interrupciones del servicio, en caso de mal funcionamiento o roturas de los equipos. El acceso a los lugares en que se almacena la información deberá estar restringido a determinados usuarios.


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Perspectiva legal La normativa legal en materia de protección de datos de carácter personal es la establecida por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que ha sido desarrollada por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de Protección de Datos. La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto a los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección.

Nivel de protección básico Niveles de seguridad de datos

Nivel de protección medio

Nivel de protección alto


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Archivos y carpetas Además de las bases de datos para la gestión de la información, se usa otra forma de organización de los datos que nos facilita la manera de trabajar con ellos. Esta forma es estructurar la información en soporte informático mediante archivos y carpetas.

Archivos y carpetas

Concepto archivo informático

Un archivo informático es el conjunto de información guardada en un formato que permite su lectura y almacenamiento en un ordenador u otro dispositivo informático.

Concepto carpeta o directorio

Una carpeta o directorio es un contenedor de archivos según el criterio del usuario.


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Gestión de archivos y carpetas Los archivos informáticos presentan una estructura jerárquica (llamada estructura en árbol, pues tiene la forma de un árbol invertido), que permite su ordenación y facilita su utilización.

Gestión de archivos y carpetas

El Escritorio

Cuando se inicia la ejecución de Windows en un mostrador, la primera pantalla que aparece es el Escritorio. Es el elemento de conexión y comunicación entre el usuario y el ordenador.

Unidades de almacenamiento

Dentro de Mi PC, las unidades están clasificadas en: – Unidades de disco duro. – Unidades de almacenamiento extraíble. – Unidades de red: si el equipo está dentro de una red. – Otros: aquí se muestran otros dispositivos como PDA, teléfonos móviles.


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Creaciรณn de archivos y carpetas Una de las partes esenciales en la administraciรณn de un Archivo informรกtico es la creaciรณn de los elementos que lo integran (archivos y carpetas).

Todos los archivos de trabajo deben estar en Mis Documentos, no en carpetas del Escritorio o en Archivos de Programa. Normas de administraciรณn de carpetas

Hay que crear una estructura con carpetas y subcarpetas. Se deben usar nombres de archivo relevantes.


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Organización de carpetas y sistemas de comunicación telemática El envío de correo electrónico es una herramienta muy utilizada por las empresas. Veremos cómo se organiza el correo electrónico utilizando una aplicación de correo electrónico, como el Outlook Express, o un servicio de Webmail.

Habilidades de comunicación oral

Outlook Express

La filosofía de trabajo del Outlook Express es a través de carpetas. Por defecto incluye la carpeta llamada Carpetas locales que, a su vez, incluye las siguientes subcarpetas: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados y Borradores. Permite administrar y gestionar la organización de las carpetas y su contenido desde el menú Archivo.

Webmail

Es un tipo de acceso al correo electrónico, mediante la Web, a través de proveedores de correo electrónico, que proporcionan una interfaz para su gestión, denominada webmail. Los proveedores también permiten ordenar y organizar el correo a través de carpetas.

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