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Preparaci贸n de la documentaci贸n contable. Obligaciones legales


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Análisis de la documentación mercantil y contable

La documentación mercantil es cualquier comprobante por escrito en el que se deja constancia de los movimientos que se llevan a cabo en la actividad comercial de acuerdo con las disposiciones legales.

Objetivo de la documentación mercantil – Reflejar la relación entre las partes que llevan a cabo una operación comercial. – Demostrar que ha existido esa relación comercial. – Servir de base para contabilizar las operaciones comerciales. – Proporcionar un control para la empresa que realiza las operaciones comerciales.

Las operaciones comerciales se contabilizan efectuando los asientos correspondientes en el libro Diario a partir de los datos contenidos en los documentos mercantiles.


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Documentos justificantes mercantiles

Son los documentos que fundamentan las variaciones patrimoniales y se utilizan para realizar los asientos contables y como prueba formal de que han existido variaciones reales en el patrimonio.

Operación comercial

Justificante

Proceso de compraventa

Pedido, albarán, factura.

Pagos y cobros de la compraventa

Recibo, letra de cambio, cheque, transferencia bancaria.

Ámbito laboral

Nómina, TC1, TC2, documentación relativa a la prevención de riesgos laborales.

Pago de impuestos

Liquidación de IVA, documento de liquidación de retenciones por IRPF, liquidación del Impuesto sobre sociedades.

Otro tipo de documentos

Recibo y pago de cobro de alquiler, recibos y extractos bancarios, pólizas de seguros, etc.


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Organización y archivo de los justificantes mercantiles

Obligación legal de conservar la documentación

Los empresarios deberán conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados.

Durante 6 años, a contar desde el último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por otras disposiciones.

Proceso de archivo eficaz Recopilar…

Guardar…

Todos los documentos generados por la empresa. Ordenadamente, la documentación recogida para poder localizarla fácil y rápidamente cuando se necesite.


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Obligaciones legales de los empresarios Los empresarios deber谩n llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita seguir cronol贸gicamente todas sus operaciones y elaborar peri贸dicamente Inventarios y Balances.

os libros contables Un libro contable es aquel que tiene la finalidad de registrar las operaciones de la empresa.

Obligatorios

Facultativos

La ley los exige expl铆citamente

La ley no los exige, pero los considera necesarios


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Legalización de los libros contables Procedimiento de legalización de los libros de contabilidad

Antes de usarlos

Después de usarlos

El registrador mercantil extiende en el primer folio de cada uno una diligencia firmada y sella todas las hojas del libro. Se pueden realizar asientos y anotaciones sobre hojas, encuadernarlas para formar los libros obligatorios y legalizarlos en el Registro Mercantil antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Procedimiento de legalización de los libros de actas Podrán estar formados por hojas móviles y deberán legalizarse por el registrador mercantil necesariamente antes de su utilización.


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Llevanza y conservación de los libros

¿Quién debe llevar los libros?

¿Cómo deben hacerse las anotaciones?

¿Cómo se conservan los libros?

La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.

Los libros y documentos contables deben ser llevados, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.

Los empresarios deben conservar, de forma ordenada, los libros durante 6 años, a contar desde el último asiento realizado en ellos, salvo lo que se establezca por otras disposiciones.


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Valor probatorio, comunicación y exhibición de los libros

Valor probatorio de los libros contables

Será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.

Publicidad de los libros contables

La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo dispuesto en las Leyes.

Comunicación y exhibición de los libros contables

Sólo podrá decretarse en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a examinarlos directamente.


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Cuentas anuales Cuentas anuales obligatorias

Pymes

Resto de empresas

Plazo de formulación

Normas de formulación

-Balance -Cuenta de pérdidas y ganancias -Estado de cambios en el Patrimonio Neto -Memoria Además de los de las pymes, el estado de flujos de efectivo. Tienen una periodicidad de doce meses. Se formularán en un plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio. -Se elaboran por el empresario o los administradores. -En cada documento se debe indicar su denominación y la empresa y el ejercicio al que se refieren. -Se formulan en euros.


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