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TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION

Presentado por: MARÍA EUGENIA BARROSO ZÚÑIGA

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL I GRUPO 1 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA 2012


TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN

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1. Concepto Gestión Documental

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2. Conceptos “Documento” y “Documentos de archivo”

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3. Ley General de Archivos

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4. Explicación Ley General de Archivos Título V. Gestión de Documentos

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5. Objetivos de un Programa de Gestión Documental

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6. Aspectos a considerar en la elaboración de un Programa de Gestión

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Documental. 7. Importancia y etapas de las Tablas de Retención Documental

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8. Importancia y ventajas de un Programa de Gestión Documental

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9. Marco legal de un Programa de Gestión Documental

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10. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos

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CONCLUSIONES

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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INTRODUCCION

A continuación se presentan los conceptos básicos referentes a los documentos, Programa de Gestión Documental, Ley General de Archivos, Tablas de Retención Documental y se menciona el marco legal que respaldan los derechos de los ciudadanos frente a los documentos; temas que nos introducen a ese contexto de la gestión documental.

Como estudiante de CIDBA es importante identificar los fundamentos legales y técnicos de un Programa de Gestión Documental – PGD; tema que cuenta con el respaldo de entidades como el Archivo General de la Nación, ente responsable de la política archivística del país y quien tiene como misión la protección de los archivos, mediante los cuales se preserva la memoria colectiva de la Nación.

Esta entidad ha publicado material bibliográfico de gran trascendencia para el quehacer archivístico, como la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, la cual establece las directrices para

el diseño y aplicación en las

entidades públicas y privadas. Esta guía fue de gran apoyo para el desarrollo de la temática.

El objetivo que persigue este trabajo es conocer e interpretar la conceptualización de la Gestión Documental y su importancia en el entorno empresarial.

.

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1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. GESTION DOCUMENTAL es la actividad administrativa tendiente a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una Institución, con el fin de ejercer el control desde su creación hasta su disposición final durante el ciclo vital del documento. Los fines de la Gestión Documental son la transparencia y la eficiencia de la función administrativa del Estado. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. DOCUMENTO es el registro de información en un objeto producido por el hombre independientemente de su suporte y de los fines para los cuales fue creado. DOCUMENTO

DE

ARCHIVO

es

el registro

de

información, cualquiera sea su soporte, producido por una institución en razón de unas funciones que le han sido conferidas por mandato legal. Estos documentos nacen con un valor administrativo, legal, contable, legal, fiscal o técnico, los cuales determinan su conservación total o eliminación.

Los documentos de archivo se

caracterizan por ser seriados y únicos, por lo cual son considerados fuente primaria de información. 3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de los Archivos

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4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.? La Ley 594 – Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21: establece que las instituciones públicas están obligadas a la implementación de un programa de Gestión Documental que controle la documentación durante el ciclo vital del documento, a través de los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Utilizando para estas actividades las nuevas tecnologías pero con sujeción a los principios archivísticos. 5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un Programa de Gestión Documental.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública para el funcionamiento de la misma, garantes de la participación ciudadana, la transparencia y control de la gestión pública, los derechos individuales y colectivos. Racionalizar y controlar la producción documental en atención a los procesos y procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales; lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. Normalizar las actividades que buscan controlar la correspondencia mediante sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización de documentos y archivos, a partir del concepto de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar la aplicación de las tablas de retención documental y procedimientos resultantes de las mismas. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean centros de información, útiles para la administración y la cultura.

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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Para elaborar un Programa de Gestión Documental se deben considerar los siguientes aspectos: 

Administrativos: Situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.

Estos son:

los conceptos de archivo total, ciclo vital del

documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Las Tablas de Retención Documental se convierten en la herramienta indispensable en la gestión documental,

permite

la

racionalización

de

la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades públicas.

Los beneficios de aplicar las Tablas de Retención Documental son administrativos y archivísticos,

a

continuación

se

realiza

una

presentación

de

ellos:

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Beneficios Administrativos - Facilitan el manejo de la información

Beneficios Archivísticos - Permiten el manejo integral de los documentos.

- Contribuyen a la racionalización de la producción documental. - Facilitan la organización de los documentos, a partir del concepto de - Permiten a la administración prestar un Archivo Total. servicio eficaz y eficiente. - Ayudan a controlar la producción y - Facilitan el control y acceso a los trámite documental. documentos, a través de los tiempos en ella estipulados. - Identifican y reflejan las funciones institucionales. - Garantizan la selección y conservación de documentos que tienen carácter permanente. - Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. - Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. - Permiten identificar los documentos de apoyo que sirven a la gestión - Sirven para la racionalización de los procesos administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de administrativos. gestión.

Las etapas que comprenden elaboración de las Tablas de Retención Documental son las siguientes:  PRIMERA ETAPA: Incluye toda la compilación de normas que evidencian los cambios organizacionales, creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de funciones. También la aplicación de encuestas a las oficinas productoras de documentos, con el fin de identificar las unidades documentales que producen.  SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada en la etapa anterior, con el fin de identificar las series documentales y subseries con sus tipos documentales, valores primarios valores, establecimiento de tiempos de retención y determinación del destino final.  TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental por parte del Jefe de Archivo de la entidad, con los anexos que sustenten el proceso, a efectos de que la instancia competente realice la evaluación y aprobación.

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 CUARTA ETAPA: Aplicación de las Tablas de Retención Documental. Aquí se ejecuta la organización de los documentos conforme los plazos de retención y los procedimientos establecidos para cada una de las series y subseries. En los resultados de esta aplicación se encuentran las transferencias primarias y secundarias, las actas de eliminación.  QUINTA ETAPA: Seguimiento y Evaluación de las Tablas de Retención Documental de acuerdo a un cronograma que se planifica para la verificación de la aplicación. Las modificaciones serán aprobadas por el Comité de Archivo. 8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental - PGD para las empresas.

Antes de implementar un PGD…

Después de implementar un PGD …

La implementación de un Programa de Gestión Documental – PDG es importante porque permite recuperar de una documentación organizada la información que la empresa requiere para uso de la gestión administrativa en atención a los servicios que demanda el ciudadano y como fuente de la historia. Permite el control de los archivos a través de los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta el concepto de archivo total, estableciendo de esta manera una circulación normalizada en las diferentes fases. Las ventajas de implementar un Programa de Gestión Documental son: 8


 Reducción del volumen documental. Uno de los primeros resultados obtenidos es la disminución en el volumen de documentos que se producen en la organización, en particular aquellos documentos considerados innecesarios o que no aportan ningún valor informativo o de otra naturaleza.

 Mejoras

en

la

eficiencia

administrativa.

La

revisión

de

los

procesos

organizacionales permite reducir procesos redundantes, innecesarios y muy complejos, cuyo desarrollo implica la realización de tareas que solo aumentan los tiempos del proceso y no tienen un objetivo claro dentro del mismo.  Incremento de la productividad organizacional. El más significativo beneficio de la gestión de documentos se refleja en el aumento de la productividad de los empleados.

Gracias a la reducción de los documentos, las actividades se

vuelven menos dependientes de la producción, consulta, validación, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicación a labores propias del negocio.  Reducción de los costos de infraestructura. Con la estandarización del anejo de los documentos se obtiene igualmente una reducción en la infraestructura necesaria para la producción, distribución, utilización, acceso y conservación de los documentos, representados en menor necesidad de equipos, espacio para archivo, mobiliario, tecnología, etc.�  Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La aplicación de los conceptos de gestión documental permite un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información, y en especial al mejor uso de los sistemas de información, la ofimática, la automatización de oficina, etc. � De igual forma, la gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la empresa, por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la gestión de información.

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 De igual forma, la gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad

de la empresa, por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la gestión de información. 9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Norma

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 527 de 1999. Por medio se define y se reglamenta el acceso y uso del mensaje de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales.

Ley 962 de 2005. Ley Antrámites

Explicación Como sabemos los archivos son el lenguaje natural de la gestión pública, su desorganización favorece la corrupción administrativa. Esta norma incorpora medidas para dar más publicidad a las actuaciones públicas mediante sistemas de información; establece mecanismos de reclutamiento del talento humano, difusión de la gestión de las entidades públicas, modificaciones del Código Civil y Penal, así como controles. Se crean las Comisiones para la Moralización y de Lucha contra la Corrupción, respectivamente. Esta norma establece la regulación de los mensajes de datos como el correo electrónico, se establece su viabilidad como prueba legal, se establece el amparo a las transacciones que se realicen comercialmente por este medio de la Internet. También se establecen las firmas digitales y las entidades que pueden prestar este servicio. Mediante esta norma se simplifica algunos trámites ante las entidades públicas y se establecen procedimientos comunes para todas las entidades públicas. Entre los que se destacan: gratuidad de los formularios que requieran los ciudadanos en sus trámites, publicación electrónica de normas y actos generales, entrega de información ante los 10


Ley 951 de 2005. Por el cual se crea el informe de gestión.

Ley 734 de 2002. Código disciplinario único

ciudadanos, efectos legales para la factura electrónica, regulación de procedimientos ante los sectores de justicia, relaciones exteriores, hacienda y crédito público, protección social, industria y turismo, educación, transporte, vivienda, cultura, minas, comunicaciones, registraduría. Esta norma establece el acta relacionada con el informe de gestión y el estado de los recursos administrativos, financieros y talento humano que deben elaborar aquellos servidores públicos al entregar el cargo de representantes legales de las entidades públicas. Esta entrega se hará a los servidores públicos que remplacen la representación, quienes están en la obligación de revisar toda la información que se relaciona con el estado de la entidad. Esta ley establece los deberes y derechos de los servidores públicos. Se destacan los numerales 5 y 22 del artículo 34. Deberes, relacionados con la obligatoriedad de custodiar, proteger y conservar la documentación que por razón de sus empleos deben tramitar.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Norma Constitución Política de Colombia, artículo 15

Derecho Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidad públicas y privadas. - En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

Constitución Política de Colombia, artículo 20

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Se garantiza a toda persona la libertar de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad.

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Constitución Política de Colombia, artículo 23

Constitución Política de Colombia, artículo 70

Constitución Política de Colombia. Artículo 74 Declaración Universal de los Derechos Humanos, artículo 12 Declaración Universal de los Derechos Humanos, artículo 19

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Nadie será objeto de injerencias arbitrarios en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques. Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el no ser molestado, a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones, y opiniones y el difundirlas sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.

Los derechos inherentes al acceso de los documentos están respaldados por la Constitución Política del país, los cuales tienen asidero jurídico en la Declaración Universal de los Derechos Humanos.

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CONCLUSIONES

Una de las fortalezas del quehacer archivístico del país es la expedición de las normas que respaldan la administración o gestión de los archivos y también del papel que ha jugado el Archivo General de la Nación en su función de impulsar esta disciplina, que pretende que la gestión pública se desarrolle de forma eficaz y eficiente para beneficio de los ciudadanos.

Las normas que respaldan el acceso a los documentos públicos es amplia, así como la protección de la información personal de los ciudadanos. El desarrollo de estos derechos está íntimamente ligado al tipo de estado de gobierno que se establezca en los países; Colombia por fortuna es un estado democrático y de derecho, que a través de la Constitución Política los protege, lo que no podría decirse de otros países.

Esta conceptualización es muy amplia y nos compromete a investigar las particularidades de cada uno de los temas tratados relacionados con la Gestión Documental.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Triana Torres, Jorge William. (2006) Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Colombia. Archivo General de la Nación. . Zapata Cárdenas, Carlos Alberto.

Directrices para estructurar un programa de

Gestión de Documentos en las organizaciones. Recuperado el día 5 de mayo de 2012

de

http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Pro grama_de_Gestion_de_Documentos_en_las_Organizaciones.pdf

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Introducción a la Gestión Documental  

Tarea de consulta e investigación Gestión Documental I

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