Page 1

REGISTRO DE TRAMITES LIMA EN EL SISTEMA WEB KYODAI ESPAÑA


Ubicar la opci贸n en Servicios Per煤 / Tramites Lima

El sistema muestra los registros, y se puede agregar una Nueva Solicitud

Para registrar una nueva solicitud se ingresa primero los datos del Solicitante.


Para esto se puede buscar al socio por nombre, apellidos, dar clic en Buscar, y luego de ubicar dar click en la flecha de selecci贸n con lo cual los datos pasan a los datos a registrar.

Luego se comienza a registrar uno a uno los Tramites (Documentos) que se van a procesar, para lo cual se da click en Nuevo Tramite


Aquí se registran los datos del tramite, si se requiere se busca la Ubicación geográfica.

Quedando registrado como sigue, si se desea se puede agregar máximo 5 items por Solicitud, o modificar en caso algún error, usando los botones Nuevo Tramite o Modificar Datos.

Finalmente se ingresa los Datos de Entrega, donde se puede indicar: • Fecha de Compromiso de Entrega, para cuando se “queda” con la persona que esa fecha estará listos los documentos, para que Lima le haga seguimiento especial. • Observaciones generales a toda la solicitud


• Forma de Entrega, en oficina BCN, Oficina LIMA, a Domicilio España, Domicilio Perú

Luego de ingresar alguna solicitud, la información esta clasificada de la siguiente forma. Datos de la Solicitud


Datos del Solicitante

Detalle


Datos de Entrega

Incidencias / Comunicaciones / Cambios de Estado del Tramite


Registro de Cambios de Estados En la pestaña de Incidencias de los Tramites, se va a poder registrar presionando click sobre Nueva Incidencia, lo siguiente: • Datos de Envios de email al socio o destinatario referentes al tramite. • Envios de mensajes de texto al socio o destinatario referentes al trámite. • Llamadas realizadas o recibidas referentes al trámite. • Observaciones Internas en General • Cambios de Estado del Tramite Para esto el sistema solicita, la Fecha, Hora, Tipo de Evento a registrar. En caso de llamadas, se puede seleccionar eventos específicos de llamadas (Llamo, No contesta, Comunicación Personal, etc.) En el caso de Cambios de estados, esto se explica a continuación.


Cambios de Estados de los Trámites Con el siguiente cuadro se explica el uso de la sección ESTADO DE TRAMITE.

ESTADO

OFICINA QUE MARCA EL ESTADO LIM BCN A

EMITIDO

X

ACTIVADO

X

TRANSITO BCN-LIM

X

RECEPCION LIMA SOLICITAD O AL PROVEEDO R RENIEC Y RREE RELACIONE S EXTERIORE S UGEL LIMA MINISTERI O EDUCACIO N CONSULAD O DHL Etc., etc.

X

DESCRIPCION

Al registrar la solicitud, los trámites por defecto se colocan en este Estado. Para el caso de Tramites, en los que NO se envía documentos a Lima, Barcelona ACTIVA el item para que Lima lo pueda ir trabajando, si no se activa, Lima no toma acción alguna (no lo procesa). En caso sean tramites, en que los documentos deben ser enviados a Lima, se activa la orden marcando como Transito Barcelona-Lima. En caso los documentos necesarios para realizar el tramite estén en TRANSITO BCNLIM, Lima marca la llegada con este estado cuando los recepciona.

X

X

X X X

X X

Lima, va a marcar estos estados y otros mas de acuerdo a como vaya avanzando el proceso del tramite.


TRANSITO LIM-BCN

X

LLEGADA BCN

X

ENTREGA BCN

X

ENTREGA LIMA

X

Cuando el documento este listo, y se debe enviar a Barcelona, se marca la salida de la oficina Lima con este estado. Cuando el documento llega a la oficina Barcelona, se marca este estado. Cuando se entrega finalmente el documento al Solicitante en EspaĂąa, se marca este estado. En caso la entrega sea en Lima se marca este estado.

1. Es importante entonces, que en Barcelona, se Activen los tramites para que Lima comience a trabajar con ellos. 2. Igualmente importante es registrar la Llegada y Entrega de los mismos para que no sigan marcados En Proceso aun cuando ya se haya finalizado el trĂĄmite.

Registro Tramites Lima  

Registro de Tramites Lima en el sistema web Kyodai España

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you