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Cรณdigo: MF-RH-12-37

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

Versiรณn: 07 Fecha: 23-May-2012

DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato:

SECRETARIA DIRECTOR DE INTERVENTORIA

Cargo bajo dependencia directa:

รrea a la que pertenece: Proceso al que pertenece:

CONTROL ADMINISTRATIVO MISIONAL

N/A

OBJETIVO Llevar a cabo actividades de apoyo secretarial y administrativo de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos, con el objetivo de asistir a las diferentes รกreas

FUNCIONES

Manejo y control de la caja menor

Manejo y control de la correspondencia

CONTRIBUCION INDIVIDUAL

FRECUENCIA

Desembolsar el efectivo de la caja menor

cuando se requiera

Llevar el control de los diferentes soportes de la caja menor

cuando se requiera

Diligenciar cuadro de gastos de caja menor

cuando se requiera

Radicaciรณn de correspondencia cuando el mensajero se encuentra ausente

cuando se requiera


Distribuir internamente la correspondencia y elaborando las planillas de control para la misma, utilizando los sistemas de información y formatos adoptados para este fin

Diario

suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos

cuando se requiera

Manejo y control de la correspondencia Hacer seguimiento de respuestas en tiempo oportuno, informando a la coordinación del proyecto de su estado.

Diario

Realizar la migración de datos de correspondencia, colaborar con la verificación de la información migrada, y verificarla en la base de datos

Diario

Scanear la correspondencia recibida y actualizar la base de datos.

Diario

Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.

Cuando se requiera

RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:

QHSE:

Equipos de oficina, recursos fisicos del proyecto Proceso de interventoria de estudios y diseño y/o contrucción. Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fín de minimizar los incumplimientos en la organización

Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios

Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la informacion de manera etica, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la informacion de la organización. manejo de caja menor Responsable de realizar copias de seguridad de la informacion que esta bajo su responsabilidad y del correo


AUTORIDAD Realizar solicitud de insumos de papeleria y mantenimiento de equipos y recursos fisicos del proyecto. RENDICION DE CUENTAS Mantener actualizada la base de datos de la correspondencia enviada y recibida. Control del manejo de la caja menor del proyecto.

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Minimo bachiller

FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de Correspondencia (Esta formación es propia de MAB ingeneria de valor según procedimientos establecidos). Manejo de office. Formacion en Ergonomia, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.

N/A

HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio

A

B

C

D

SECRETARIA  

Manual SECRETARIA

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