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Código: MF-RH-12-27

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DIRECTOR DE INTERVENTORIA N/A

Área a la que pertenece: Proceso al que pertenece:

CONTROL ADMINISTRATIVO MISIONAL

OBJETIVO Responder por las actividades de soporte administrativo de los proyectos incluyendo la administración del archivo , la caja menor y la recepción de llamadas y manejo de correspondencia según el Manual de Procedimientos.

FUNCIONES

Manejo y control de la caja menor

Manejo y control de la correspondencia

CONTRIBUCION INDIVIDUAL

FRECUENCIA

Desembolsar el efectivo de la caja menor

cuando se requiera

Llevar el control de los diferentes soportes de la caja menor

cuando se requiera

Diligenciar cuadro de gastos de caja menor

cuando se requiera

Radicación de correspondencia cuando el mensajero se encuentra ausente

cuando se requiera

Distribuir internamente la correspondencia y elaborando las planillas de control para la misma, utilizando los sistemas de información y formatos adoptados para este fin

Diario

suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos

cuando se requiera


Manejo y control de la correspondencia Hacer seguimiento de respuestas en tiempo oportuno, informando a la coordinación del proyecto de su estado.

Diario

Realizar la migración de datos de correspondencia, colaborar con la verificación de la información migrada, y verificarla en la base de datos

Diario

Sanear la correspondencia recibida y actualizar la base de datos.

Diario

Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.

Cuando se requiera

RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:

QHSE:

Equipos de oficina, recursos físicos del proyecto Proceso de interventoría de estudios y diseño y/o construcción. Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización

Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios

Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Control de Correspondencia y manejo de caja menor. Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo

AUTORIDAD Realizar solicitud de insumos de papelería y mantenimiento de equipos y recursos físicos del proyecto. RENDICION DE CUENTAS


Mantener actualizada la base de datos de la correspondencia enviada y recibida. Control del manejo de la caja menor del proyecto.

ESTUDIOS

EXPERIENCIA

FORMACION / ENTRENAMIENTO

Manejo de Correspondencia (Esta formación es propia de MAB ingeniera de valor según 1 años de experiencia en trabajo administrativo, procedimientos establecidos). archivo, digitación o similares. Manejo de office. Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.

Mínimo bachiller

AUXILIAR ADMINISTRATIVO I ESTUDIOS Administrador industrial.

de

empresas,

EXPERIENCIA

FORMACION / ENTRENAMIENTO

ingeneiro Mayor de tres (3) años en cargos relacionadas con el área.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO II ESTUDIOS EXPERIENCIA Estudiante de administración de empresas, Entre dos (2) y tres (3) de experiencia en cargos ingeniero industrial o tecnologo en carreras a relacionados. fines. AUXILIAR ADMINISTRTAIVO III ESTUDIOS EXPERIENCIA Estudiante de tecnologia en carreras a fines.

Entre uno (1) y dos(2) años de experiencia en cargos relacionados.

HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio

A

B

C

D

Manejo de Office Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.


Manejo de la informaci贸n


Mf rh 12 27 auxiliar administrativo