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Código: MF-RH-12-23

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato: Cargo bajo dependencia directa:

PROFESIONAL DE APOYO DIRECTOR DE INTERVENTORIA N.A.

Área a la que pertenece: TECNICA Proceso al que pertenece: OPERATIVO

OBJETIVO Realizar el manejo administrativo, financiero y legal de los proyectos asignados, con el fin de dar cumplir a los requerimientos de la entidad contratante

FUNCIONES

CONTRIBUCION INDIVIDUAL

FRECUENCIA

Recibir y digitalizar la correspondencia enviada y recibida Trazabilidad de la correspondencia enviada y recibida

Diario

Almacenar la documentación en el sistema de gestión documental y archivo físico Elaborar y/o imprimir la correspondencia enviada (seguimiento al proceso de radicación) Actualizar el archivo magnético información propia del proyecto

actualizado

de

la

Diario Diario Semanal

Almacenamiento de la información Realizar backup de la información propia del proyecto

Semanal

Diligenciar los documentos designados para las diferentes Actualización del sistema de gestión integral que aplica a cada actividades (correspondencia, elaboración de informes, uno de los proyectos revisión de actas, control de documentos, control de registros).

Cuando se requiera

Resolver las inquietudes y necesidades del cliente

Cuando se requiera

Gestionar oportunamente los requerimientos del cliente Diligenciar los documentos solicitados por la entidad contratante (acta de inicio, acta de suspensión, acta de liquidación, acta de reinicio, acta de recibo definitivo, entre otras) Elaborar y realizar seguimiento al acta de costos de la interventoría

Seguimiento legal y financiero

Mensual

Realizar seguimiento al acta de pago del contratista y/o concesionario

Mensual

Verificar que la entidad contratante este amparada por las garantías contractuales (contratista - interventoría)

Periódicamente

Realizar control financiero de las cuentas de pago (interventoría - contratista) Elaborar y/o editar los informes semanales, mensuales, finales y otros informes solicitados por la entidad contratante y/o la organización Seguimiento a informes

Cuando se requiera

Periódicamente Cuando se requiera

Consolidar la información de los anexos de los informes

Cuando se requiera

Realizar seguimiento y tramite de los informes para la entrega oportuna ante la entidad contratante

Cuando se requiera

Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.

Cuando se requiera


Código: MF-RH-12-23 Versión: 08 Fecha: 25-Sep-2013

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO

RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:

QHSE:

Uso y reserva de la información Informes: Información de usuarios

Computador, impresora, fax y fotocopiadora Interventoría de estudios y diseños y/o construcción Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fin de minimizar los incumplimientos en la organización Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la información de manera ética, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la información de la organización. Responsable de realizar copias de seguridad de la información que esta bajo su responsabilidad y del correo corporativo

AUTORIDAD Dar trámite a la correspondencia enviada y recibida RENDICION DE CUENTAS Diligenciar los documentos del sistema de gestión integral aplicables a cada uno de los proyectos Manejar y organizar el archivo físico - magnético de la documentación relacionada con los diferentes proyectos. Realizar las actas legales y financieras de Interventoría y algunas del contratista PROFESIONAL DE APOYO I ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Ingeniero Civil, arquitecto, o áreas a fines.

FORMACION / ENTRENAMIENTO

Mayor o igual a un (1) año.

PROFESIONAL DE APOYO II ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Ingeniero Civil, arquitecto o áreas a fines.

Manejo de Office Formación en Ergonomía, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.

De cero (0) a once (11) meses.

PROFESIONAL DE APOYO III ESTUDIOS

EXPERIENCIA

Estudiante de ingeniería civil o arquitectura o áreas a fines. HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio

A

B

C

D


Mf rh 12 23 profesional de apoyo