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Instituto tecnológico de los Mochis

Ingeniería en informática – 4to Semestre

Administración de los recursos y función informática

Profesor: Sebastián Escudero Adulfo

Alumno(a): Zúñiga Valle Héctor Michelle

Trabajo de la investigación

20/Marzo/2014

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Índice Introducción………………………………………….….3 Estilos de gestión de los equipos de trabajo………...4 Equipos jerárquicos vs equipos democráticos……….6 Importancia de la comunicación al interior y Exterior de los equipos………………………………….7 Agilidad en los equipos de trabajo……………………..9 Equipos de trabajo colaborativos y a distancia……….10 Herramientas para el control y trabajo colaborativo Y a distancia……………………………………………...11 Asignación de roles y/o funciones dentro de los Equipos……………………………………………………12 Controles administrativos (generación de políticas Y diseño de los procedimientos)……………………….17 Círculos de calidad………………………………………18 Bibliografías………………………………………………22

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Introducción En este trabajo me dedique a la investigación y la indagación con la finalidad de reunir información para de esta manera saber cómo tener un mejor equipo de trabajo para las diferentes áreas, así como también los tipos jerárquico y democráticos que existen, podrás saber la importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipos de trabajo de la empresa, saber que agilidad puede o debe tener el equipo de trabajo y como y donde aplicarla, así como también como y a quien asignarle un rol dentro de un equipo de trabajo de acuerdo a las expectativas que tiene cada quien, y por último los controles administrativo y los círculos de calidad.

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Estilos de gestión de los equipos de trabajo. A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores. Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa. Podemos diferenciar los siguientes estilos de dirección: 1. Estilo Autocrático: El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos. 2. Estilo Paternalista: Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas. No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad. 3. Estilo Laissez faire: El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones. Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo.

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4. Estilo Democrático: El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente. 5. Estilo Burocrático: La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas. 6. Estilo Institucional: El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.

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Equipos jerárquicos vs equipos democráticos Equipo

Jerárquicos

Funciona mejor para grandes proyectos ventajas

Democráticos  Relativa que tiene frente a los países más ricos del mundo, porque gracias a ella no debe destinar en lo inmediato tanto dinero a jubilaciones.  Requiere de experiencia similar entre todos sus componentes.

Se suele tender a

desventajas

Aspectos positivos destacan y aspectosnegativos destacan.

ü que deben convertir en un promocionar a los buenos factor de desarrollo y no programadores a puestos en una calamidad, de gestión. sabemos que esto es Funciona pobremente con lógica elemental, ya que proyectos pequeños, una sociedad con alta tareas simples o proporción de proyectos de trabajadores tiene más investigación. capacidad para aumentar Requiere un gran ratio su producción, supervisión/personal.

 Ambientes de trabajo bien Excesiva comunicación para la toma de decisiones, comunicados y sin provocando una cierta presiones. lentitud.

ü Posibilidad de aprendizaje mutuo, entre los componentes. ü Mejora la calidad general.

Ausencia de autoridad y responsabilidad personalizada, por lo que se requiere a un grupo de personas con ciertos perfiles de responsabilidad

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Importancia de la comunicación al interior y exterior de los equipo. La comunicación interior: La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. Es un error pensar que la comunicación interna es «un lujo» y algo exclusivo de las grandes empresas y máxime en la etapa que estamos atravesando que viene marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles. De ahí que se esté convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde todavía son pocas las entidades que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía para conseguir retener el talento. Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía. Para aumentar la eficacia del equipo humano, verdadero artífice de los resultados, ha de sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías.

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Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna. En cuanto a los tipos de comunicación interna, podemos hablar de dos: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos. Debemos recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. El feed back es fundamental en este tipo de comunicación. Y decimos esto porque todavía existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor. La comunicación exterior La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

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Agilidad en los equipos de trabajo Se divide en: * Equipos de trabajo * Colaboración * Desacuerdos * Agilidad

Equipos de trabajo -permanente: aquellos que se ocupan las tareas habituales de las empresas -temporales: se encargan de tratar las innovaciones, cambios tecnológicos y nuevos trabajos

Colaboración: Forma parte de la alianza, cooperación y asociación.

Agilidad: -Detectar que se avecina o se necesita un cambio -Planear la mejor acción para lograr los objetivos deseados -Comunicar a todos los participantes las claves del nuevo plan, para llevar a cabo tareas organizacionales

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EQUIPOS DE TRABAJOS COLABORATIVOS Y A DISTANCIA

Equipo Colaborativo: El equipo colaborativo consiste en un grupo de personas que tienen una meta en común y que para alcanzar esa meta deben trabajar conjuntamente para lograrlo ayudados unos de otros. En el equipo colaborativo los miembros suelen tener buenas relaciones con los otros miembros del equipo por lo que en ocasiones suele ser de gran beneficio para todo el equipo ya que al relacionarse no se necesitan mucho que decir para cumplir el objetivo en común. Normalmente el equipo colaborativo suele trabajar en un ambiente conjunto, es decir, que todos suelen trabajar cercanamente lo que en ocasiones suele ser un problema ya que cada individuo puede tener prioridades externas al equipo que puede verse afectada a la falta de este y a la perdida de información en su ausencia. Equipo a Distancia: En un equipo de distancia, los miembros del equipo suelen trabajar separados unos de otros efectuando diversas partes del trabajo a fin a la meta por alcanzar. Normalmente suelen tener una distancia considerable en sus zonas de trabajos que puede resultar muy útil a la hora de la administración del tiempo personal, lo que contribuye a una buena productividad siempre y cuando se elabore el trabajo. La comunicación entre cada miembro del equipo es muy pobre ya que cada quien trabaja por su cuenta y al no haber tanta comunicación puede haber problemas con la administración del trabajo que se está realizando dentro del equipo.

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Herramientas para el control y trabajo colaborativo y a distancia. En el equipo de trabajo colaborativo existe igualdad en todos los integrantes, así es como colaboran todos para poder llegar al objetivo, y tiene la ventaja de que es más rápida la comunicación y mejor organización. El equipo de trabajo a distancia es más complejo por el motivo de que no están ubicados en un solo lugar, también trabajan para poder llegar a un objetivo. El equipo de trabajo colaborativo es aquel en el que todos sus integrantes elaboran por igual hacen el mismo esfuerzo por hacer el trabajo, y el equipo a distancia es aquel que como su nombre lo dice sus integrantes no se reúnen físicamente para elaborar el trabajo sino que cada integrante colabora desde otras partes. Los miembros de un equipo deben realizar un verdadero trabajo colectivo en el cual se promueva el rendimiento de los demás. Se prestan apoyo, tanto en lo laboral como en lo personal, tienen una base de compromiso e interés recíprocos. También son responsables de evaluar el proceso y los resultados individuales y grupales. En los equipos de Trabajo a distancia algunas de sus Característica son: -Integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas. -Responsabilidades compartidas por los miembros. -Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.

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Asignación de roles y/o funciones dentro de los equipos. La asignación de roles es un tema que siempre es un problema, sobre todo para organizaciones pequeñas. Uno de los roles que causa más conflicto es el de QA (Quality Assurance) porque normalmente no existe esa función o proceso en la organización y no es claro de donde sacarlo. Asignación de las funciones de QA en organizaciones de diferentes tamaños Organizaciones pequeñas Organizaciones con mayor disponibilidad de recursos Organizaciones pequeñas El QA puede llevar funciones y tareas que no demandan mucho esfuerzo continuo, por ejemplo actividades de soporte y mantenimiento a aplicaciones, de manera que puede revisar sin problema los proyectos de desarrollo. El líder funge como analista y eventualmente programado En organizaciones con mayor disponibilidad de recursos Los equipos de proyecto están estructurados por producto, proyectos, plataformas o clientes, el QA normalmente es una persona o grupo independiente que además participa en los grupos de procesos, métricas y capacitación.

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Importancia de la asignación de roles: La organización de roles se convierte en la estructura a través de la cual todos los esfuerzos dentro del proyecto son coordinados e integrados en un objetivo común. Roles Principales: Administrador de Proyectos El Ingeniero de Proyectos Administrador de Diseño Ingeniero de Diseño Equipo de Programadores Equipo de Mantenimiento Administrador de Proyectos: Encargada de Resolver Problemas Aprovechar las oportunidades que se cruzan Debe tener una visión general Coordina todas las tecnologías para asegurar un diseño técnico satisfactorio del sistema. El Ingeniero de Proyectos El Administrador de Diseño: Se encarga de participar en el desarrollo de planes y en la determinación de las necesidades de recursos para el proyecto. Además, define la carga de trabajo para el diseño y asigna el personal adecuado para las necesidades.

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El Ingeniero de Diseño: Ejecuta tareas de diseño y prepara planes detallados y calendarios para el diseño de tareas consistente con todo el plan de proyecto, incluyendo la definición inicial de requerimientos. Equipo de Programadores. Se encargan de convertir a código en computadora todo el trabajo realizado por el equipo de diseño. Equipo de Mantenimiento. Este grupo contempla tres tipos de actividades, como mejoramiento de las capacidades del producto, adaptación del producto a nuevos ambientes de cómputo, y depuración de errores. Problemas con la asignación de roles QA: Garantía de calidad (QA) se refiere a las actividades planificadas y sistemáticas aplicadas en un sistema de calidad para que los requisitos de calidad para un producto o servicio se cumplirá. Existen 10 roles primarios que se agrupan en 3 categorías Roles interpersonales Los roles de esta categoría involucran proporcionar información e ideas. Representante Se encarga de: Las responsabilidades legales Es la fuente de inspiración Es la imagen y la reputación 14


Líder Se encarga de: Dar liderazgo al equipo Regula las responsabilidades y el desempeño de los demás Aporta inteligencia emocional. Enlace Se encarga de: Comunicación con internos y externos Interconectan efectivamente para la organización. Roles informativos Estos roles de esta categoría involucran procesar información. Monitor Busca regularmente información relacionada a la organización. Monitorea productividad y bienestar del equipo Recopila información y supera sobrecarga Estrategias de lectura siempre al día. Difusor Comunica la información útil al equipo en reuniones Sabe como compartir información efectivamente Grandes habilidades de comunicación Grandes habilidades de escritura. Porta voz Hablan en nombre de la organización Transmiten la información y metas a gente externa Sabe como representar a la organización en una conferencia Trabaja con los medios de comunicación. Roles decisionales Estos roles de esta categoría involucran usar información.

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Emprendedor Crea y controla el cambio Buena habilidad en el manejo del cambio Grandes habilidades creativas y de solución de problemas Crea nuevas ideas y las implementa óptimamente. Controlador de disturbios Ayuda a mediar disputas Enfrenta obstáculos inesperados Excelente en resolución de conflictos Sabe como manejar las emociones del equipo Asignado de recursos Sabe dónde aplicar mejor los recursos de la organización Sabe como administrar presupuesto y dar prioridades Reduce costos. Negociador Participa en importantes negociaciones con el equipo Aprende y mejora sus habilidades de negociación Negociaciones donde todos ganan Practica para mejorar.

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Controles administrativos (generación de política y diseño de procedimientos) El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control: Control de sí o no: En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza. Control post-acción: En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico.

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Círculos de calidad Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación.

 Atributos del Círculo de Calidad: - La participación en el Círculo de Calidad es voluntaria. - Son grupos pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes. - Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes. - Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe. - Cada Círculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Círculo. Dicho jefe es por lo general, un supervisor que recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo. 18


- La junta de gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los círculos mediante los recursos adecuados y el interés de la dirección. Todo aquel que participa en un programa de Círculos de Calidad recibe formación acorde con el grado de participación que tenga en el sistema. Propósitos de los Círculos de Calidad - Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata únicamente de aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovación, productividad y servicio al cliente, crecer cualitativamente, en definitiva, es la única forma de asentar el futuro de la empresa sobre bases sólidas. - Lograr que el lugar de trabajo sea cómodo y rico en contenido. Los círculos aspiran a lograr que el lugar de trabajo sea más apto para el desarrollo de la inteligencia y la creatividad del trabajador. - Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. El factor humano es el activo más importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su potenciación constante provoca un efecto multiplicador cuyos resultados suelen sobrepasar los cálculos y estimaciones más optimistas. Principios de los Círculos de trabajo

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- Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquél que lo realiza cotidianamente. - Potenciación de las capacidades individuales a través del trabajo en grupo. - Referencia a temas relacionados con el trabajo. Condiciones de los Círculos de trabajo - Participación voluntaria. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente. - Trabajo en grupo. El espíritu de equipo favorece una sana competencia entre los distintos círculos, y ésta se traduce en una superación constante tanto en las ideas como en las soluciones aportadas. - Respeto al compañero, méritos colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas como fruto del trabajo de los círculos son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado. - Grupo reducido. Funcionan mejor aquellos círculos compuestos por pocos individuos. - Reuniones cortas y en tiempo de trabajo. - Respetar el horario, una vez fijado éste. - Reconocimiento explícito y formal, por parte de la empresa.

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- Apoyo de la alta dirección.

Puntos focales de los Círculos de Calidad - Calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los Círculos; los mercados son cada vez más competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educación y exigencia lo que provoca que la calidad sea una preocupación central para la mayor parte de las empresas. - Productividad. Los círculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido más amplio y en todas las áreas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicación del conjunto de los recursos de la empresa, un índice fiable de que todos los recursos están bien dirigidos y administrados. - Mejora de costes. El conocimiento de los costes evita el despilfarro y la mala administración de los recursos. Los Círculos de Calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costes de todo tipo: administrativos, comerciales, transportes, entre otros. - Motivación. Gracias a los Círculos de Calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a los trabajadores, ofreciéndoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse valorados por el trabajo bien hecho. - Integración. Los Círculos de Calidad facilitan y permiten que sus integrantes conozcan el trabajo de los demás y comprendan mejor sus necesidades y problemas.

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Bibliografias http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r8289 9.PDF

http://admondrecuryfuncinfor.blogspot.mx/2012/03/tablacomparativa-de-los-equipos.html

http://www.mindmeister.com/es/144286740/agilidad-en-losequipos-de-trabajo

http://clubensayos.com/Temas-Variados/EQUIPOS-DE-TRABAJOCOLABORATIVOS-Y/795659.html

http://prezi.com/yf1sdrx8kqwd/asignacion-de-roles-yo-funcionesequipo-six/

http://www.teschi.edu.mx/TESCHI-web/TESCHIdescargas/TESCHI-circulos-calidad-01.pdf

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Investigacion documento