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TALLER N째 1

LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA


TALLER N째 1

LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA


TAREA (En issuu)

(Individual)

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?


11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente(URL) donde quedó su trabajo en ISSUU.


1. Origen de la Gestión Documental

En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años. 

Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (ej. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).

Posteriormente –el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado.

En las oficinas se llenan papeles por sistema (las oficinas tienen diferentes sistemas, diferentes estructuras organizativas, diferentes herramientas de localización, etc...). Pero la gestión documental supone un punto crítico, si no se gestiona correctamente puede suponer un caos total a nivel de donde se almacenan los documentos y como se indexan y distribuyen los mismos (lo fácil que es encontrar un documento).

Inicio de las Computadoras, en los inicios del sistema operative DOS, los documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5' 25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512Kb o 1024Kb) donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba.


El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, así

se

creaban

documentos

con

el

nombre

NOMBRECLIENTE.FAC

o

NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato. Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la empresa.

Con el crecimiento de los sistemas Windows y Max, con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los "floppy disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives", y posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores), todo ello sin embargo bastante parecido al método con discos "floppy disks".

A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener necesariamente tener un componente en papel.

En el siglo 21, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que se comprenden por cualquiera de los anteriores").


Los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.

2. Archivo General de la Nación Según el Archivo General de la Nación la Gestión Documental es la encargada de la conservación, uso y descarte de los documentos. Su objetivo es lograr documentación exacta de las políticas y procedimientos de una organización.

Podemos determinar que la Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas cuyo fin es administrar el flujo de documentos dentro de una organización, permitiendo la recuperación, tiempo de vida, uso y descarte de la información, aplicando principios de racionalización y economía.

3. AGN Documento Es la prueba o testimonio de un acto que tiene información relacionada con una institución u organización en el desarrollo de sus funciones y actividades, puede presentarse de forma física o digital.


Documento de Archivo Un documento de archivo es el resumen de la información que produce una persona u organización en el ejercicio de sus actividades, dicha información debe tener valor económico, social, cultural, científico, etc. que debe ser conservada. En este punto se excluyen documentos que puedan ser conservados como material de referencia u otro tipo de información que sea guardada para ser expuesta al público.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación? La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se siguiera en todas las posesiones españolas.

En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran en un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.


Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.

La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real. En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador del Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de paja..."

El Archivo General de la Nación fue creado a través de la Ley 80 de 1989.

5. Sistema Nacional de Archivos Es el conjunto de instituciones archivísticas que desean pertenecer al sistema, estas deben tener funciones privadas y públicas y pueden ser de orden nacional, distrital, departamental o municipal, y de las comunidades indígenas


creadas por ley. Articuladas dentro de ellas permiten la homogenización y normalización de procesos archivísticos, promoviendo el desarrollo de estos centros de información.

El Sistema Nacional de Archivos recibe orientación del Archivo General de la Nación quien aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, brindando asesoría sobre su organización, manejo, preservación, servicio, conservación y control de los archivos.

Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así:

• En el nivel Nacional Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

• En el nivel Departamental Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.


• En el nivel Distrital Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

• En el nivel Municipal Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

6. Art. 3 Ley 594 de 2000.

7. Se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.


8. Objetivos Objetivo General Normalizar el programa de forma sistemática para la orientación de entidades y hacer más eficiente su implantación.

Objetivos Específicos Definir el Programa de Gestión Documental en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

9. Aspectos Administrativos Un programa debe poseer trasparencia como también deberá simplificar trámites en el manejo de la documentación.


Económicos -

Reducción de costos en la conservación de documentos que no son necesarios o no tienen un valor considerable

-

Destino de los recursos

Archivísticos Principio de procedencia y principio de orden original. Ley 594 de 2000

10. Procesos de un programa de gestión documental La Ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos relacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia durante las etapas del ciclo vital del documento.

-

Producción


-

Recepción

-

Distribución

-

Trámite

-

Organización

-

Consulta

-

Conservación

-

Disposición final del documento

Producción documental Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones Marco normativo Ley 43 de 1913 Código Penal Artículos 218 al 228 y 231 Código de Procedimiento Penal Artículos 261, 262 y 263 Código de Comercio Artículos 48, 51 y 54 Decreto 2649 de 1993 Artículo 123 Decreto 1584 de 1994 Decreto 2150 de 1995 Acuerdo AGN 060 de 2001


Circular Interna AGN N° 13 DE 1999 NTC 1673 NTC 222:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436

Recepción de documentos Conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una institución para la admisión de los documentos remitidos a una persona natural o jurídica. Marco Normativo Constitución política Artículo 15 Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 32 Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12

Distribución de documentos Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.


Marco normativo Decreto 229 de 1995 Decreto 2159 de 1995 Artículo 25 Acuerdo 060 del 2001 Artículo 3

Trámite de documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Marco Normativo Constitución Política Artículo 23 Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995 Artículos 6, 16, 17, 22 y 25 Decreto 1222 de 1999 Artículo 33 Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8


Organización de los documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Marco Normativo Ley 4 de 1913 Artículos 229 y 337 Ley 80 de 1993 Artículo 55 Código de Comercio Artículo 60 Decreto 1382 de 1995 Decreto 254 del 2000 Decreto 4124 de 2004 Acuerdo AGN 007 de 1994 Acuerdo AGN 09 de 1995 Acuerdo AGN 12 de 1995 Acuerdo AGN 09 de 1997 Acuerdo AGN 16 de 2002 Acuerdo AGN 030 de 2002 Acuerdo AGN 041 de 2002 Acuerdo AGN 042 de 2002


Acuerdo AGN 015 de 2003 Acuerdo AGN 02 de 2004 Acuerdo AGN 07 de 2002 Acuerdo AGN 01 de 2003 Circular AGN 07 de 2002 Circular AGN 01 de 2003 Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003 Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004 Circular AGN 01 de 2004 Resolución AGN 147 de 1997 Resolución AGN 081 de 2001 Resolución AGN 183 de 2004 Resolución MinSalud 1995 de 1999 Resolución MinProtección Social 001715 de 2005 NTC 4095 NTC 5029


Consulta de documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen (GRGA). Marco Normativo Constitución Política Artículo 20 Ley 4 de 1913 Ley 57 de 1985 Artículos 1 y del 12 al 27 Decreto 01 de 1984 Decreto 2126 de 1992 Artículo 51 Acuerdo AGN 47 de 2000 Acuerdo AGN 56 de 2000

Conservación de documentos Conjunto de medidas preventivas o correctivas, afoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA). Marco Normativo Constitución Política Artículo 8 y 95


Código Procedimiento Civil Artículo 251 Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 Ley de 1981 Artículos 1, 2, 3 y 4 Ley 63 de 1986 Ley 6 de 1992 Artículo 74 Ley 80 de 1993 Artículo 39 Ley 397 de 1997

Disposición Final de los documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Marco Normativo Constitución Política Artículo 63, 70 y 71 Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 Ley 163 de 1959


Ley 39 de 1981 Ley 80 de 1993 Artículo 39 Decreto 2527 de 1950 Decreto 3354 de 1954 Decreto 2620 de 1993 Decreto 960 de 1970

11. Tablas de Retención Documental VENTAJAS DE LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y EL LEVANTAMIENTO TÉCNICO DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SU APLICACIÓN AL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO

El proceso de elaboración de las Tablas de Retención documental para la entidad gracias a la aplicación de la Tablas de Retención Documental facilita la administración, racionalización en los procesos documentales y el manejo Integral de la información, además que reduce en gran medida el exceso de documentos que generalmente se conservan en la institución y que no son importantes para la misma.

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.


Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. Incremento en la satisfacción de Usuarios.

12. Ventajas Programa Gestión Documental El programa de gestión documental es una guía que permite definir el proceso que debe tener todo documento en sus etapas. Ventajas 

Localización. Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se accederá a ellos

Ahorro de tiempo en la recuperación de un documento

Seguridad. Las normas de restricción del acceso al documento permite su conservación

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos

Productividad. Acceso mas eficiente


13. ENUNCIADO

EXPLICACION

Acuerdo AGN 060 De 2001

Define las clases de documentos y

Por el cual se establecen pautas para la forma de radicar, reglamenta acceso administración de las comunicaciones y manejo de la correspondencia y oficiales en las entidades públicas y las comunicaciones oficiales, internas, privadas

que

cumplen

funciones externas, personal, entre otros.

públicas Acuerdo AGN 002 de 2004 Por

el

cual

lineamientos

se

Establece los lineamientos a seguir

establecen

básicos

para

organización de fondos acumulados.

los por las entidades del estado y las la privadas

que

prestan

funciones

públicas, para la organización de fondos acumulados y aplicación de las TVD.

NTC 2223:1986

Es una norma técnica en donde se

Equipos y Útiles de oficina. Tinta Liquida especifican para escribir.

las

condiciones

que

debe cumplir la tinta para impresión de

documentos,

garantizar

la

con

el fin

de

perdurabilidad

y

conservación en el tiempo. Acuerdo N° 047 de 2000

Reglamenta

el

acceso

a

los

Por el cual se establecen pautas para la documentos con el fin de garantizar administración de las comunicaciones su preservación, como fuentes de


oficiales en las entidades públicas y las consulta privadas

que

cumplen

y

memoria

histórica,

funciones garantizando el cumplimiento de los

públicas"

derechos

y

deberes

de

los

ciudadanos. Decreto 2527 de 1950: Procedimiento

de

Es

microfilmen

conveniente

de

los

mayor

los seguridad a los archivos, tanto

archivos y valor probatorio de las copias oficiales fotostáticas

darle

de

la

Administración

documentos Pública, como a los demás de

microfilmados.

interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las

entidades

vinculadas

a

la

economía y a la cultura patrias; conservar

los

archivos

en

condiciones de seguridad, economía y eficacia.

14. Privacidad de los documentos Constitución política de Colombia Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.


De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución.

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.


Taller 1 Luis Yovani González Cediel